Tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường đại học đồng nai

Qua khảo sát thực trạng hệ thống kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai, tác giả thực hiện các mục tiêu nghiên cứu của đề tài: - Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán và

ĐỒNG NAI – NĂM 2015

- -

HOÀNG THỊ KIỀU NGUYỆT NGA

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI

Tôi xin chân thành cảm ơn đến PGS.TS Võ Văn Nhị, người đã hướng dẫn tôi chọn đề tài và tận tình góp ý chỉnh sửa bản thảo luận văn của tôi trong suốt quá trình thực hiện

Tôi xin chân thành cảm ơn sự đóng góp quý báu và tận tình của Ban giám hiệu Trường Đại học Đồng Nai, đặc biệt là phòng kế hoạch tài chính đã giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu, thu thập số liệu cũng như cho tôi những ý kiến, nhận xét

có giá trị để hoàn thành luận văn

Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô Trường Đại học Lạc Hồng đã giảng dạy, dìu dắt và cho tôi những kiến thức, kinh nghiệm quý báu làm nền tảng trong quá trình thực hiện luận văn

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến quý đồng nghiệp, bạn bè đã chia sẻ, giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn này

Tác giả luận văn

Hoàng Thị Kiều Nguyệt Nga

Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát và dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Võ Văn Nhị

Các số liệu và những kết quả trong luận văn là trung thực, chưa từng được công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu nào

Tác giả luận văn

Hoàng Thị Kiều Nguyệt Nga

Kế toán quản trị là công cụ giúp các nhà quản lý trong việc hoạch định, kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh doanh của đơn vị và đưa ra các quyết định kinh tế Để

có thể tổ chức công tác kế toán quản trị hiệu quả thì bản thân nó phải phù hợp mô hình tổ chức, trình độ quản lý, phù hợp với cơ chế của nền kinh tế Việt Nam và đảm bảo phù hợp quá trình hội nhập với thế giới, đồng thời phải hài hòa giữa chi phí và lợi ích

Qua khảo sát thực trạng hệ thống kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai, tác giả thực hiện các mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

- Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán và kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

- Từ đó xây dựng hệ thống tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

Tác giả hy vọng rằng, chúng sẽ có ích trong việc nâng cao chất lượng các thông tin của hệ thống kế toán quản trị đối với việc ra quyết định của các nhà quản

lý trong Trường

Trang

PHẦN MỞ ĐẦU……… 1

1 Lý do thực hiện đề tài……… 1

2 Các nghiên cứu có liên quan……… 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài……… 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……… 3

5 Phương pháp thực hiện ……… 4

6 Những đóng góp mới của đề tài……… 4

7 Kết cấu luận văn……… ……… 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC CÔNG LẬP…… 6

1.1 Một số vấn đề chung về kế toán quản trị……… 6

1.1.1 Định nghĩa về kế toán quản trị……… 6

1.1.2 So sánh giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị………… 7

1.2 Nội dung kế toán quản trị……… 10

1.2.1 Dự toán ngân sách……… 10

1.2.1.1 Khái niệm……… 10

1.2.1.2 Phân loại các dự toán ngân sách……… 11

1.2.1.3 Chức năng của ngân sách……… 12

1.2.1.4 Các mô hình lập dự toán ngân sách……… 12

1.2.2 Hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành……… 16

1.2.2.1 Khái niệm chi phí……… 16

1.2.2.2 Phân loại chi phí……… 16

1.2.2.3 Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành……… 18

1.2.3 Kế toán trách nhiệm……… 20

1.2.4 Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn 23 1.2.4.1 Thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn……… 23 1.2.4.2 Thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định

1.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào……… 27

1.3.2 Tổ chức hệ thống xử lý thông tin ……… 28

1.3.3 Tổ chức hệ thống xử lý thông tin đầu ra……… 28

1.4 Đặc điểm kế toán quản trị trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập……… 30

Kết luận chương 1……… 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI…… 33

2.1 Giới thiệu chung về Trường Đại học Đồng Nai……… 33

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển……… 33

2.1.2 Quy mô……… 35

2.1.3 Cơ cấu tổ chức……… 36

2.1.4 Đặc điểm tài chính, một số chỉ tiêu thu, chi tại trường ……… 38

2.1.4.1 Nội dung thu……… 38

2.1.4.2 Nội dung chi 40

2.1.5 Thuận lợi, khó khăn……… 42

2.2 Thực trạng về công tác tổ chức kế toán tại Trường ĐH Đồng Nai… 43 2.2.1 Tình hình công tác kế toán……… 43

2.2.1.1 Chế độ kế toán áp dụng……… 43

2.2.1.2 Hình thức kế toán……… 44

2.2.1.3 Bộ máy kế toán……… 45

2.2.1.4 Thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng……… 48

2.2.2 Đánh giá những ưu điểm và nhược điểm, nguyên nhân………… 49

2.2.2.1 Ưu điểm……… 49

2.2.2.2 Nhược điểm……… 50

2.2.2.3 Nguyên nhân……… 50

Kết luận chương 2……… 51

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI……… 52

3.1.1.1 Phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô của nhà trường 52

3.1.1.2 Cung cấp những thông tin hữu ích phục vụ cho công tác quản lý của nhà trường……… 53

3.1.1.3 Cân đối lợi ích và chi phí……… 54

3.1.2 Định hướng……… 54

3.1.2.1 Giai đoạn trước mắt……… 55

3.1.2.2 Giai đoạn lâu dài……… 57

3.2 Giải pháp tổ chức kế toán quản trị tại trường……… 59

3.2.1 Xác lập các nội dung thông tin mà kế toán quản trị phải cung cấp 59 3.2.1.1 Dự toán ngân sách……… 59

3.2.1.2 Tổ chức hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành………… 64

3.2.1.3 Kế toán trách nhiệm……… 68

3.2.1.4 Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn 70 3.2.2 Tổ chức kế toán quản trị tại trường……… 71

3.2.2.1 Tổ chức chứng từ……… 71

3.2.2.2 Tổ chức tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán……… 72

3.2.2.3 Tổ chức hệ thống báo cáo……… 73

3.2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán……… 75

3.2.2.5 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin……… 77

3.3 Kiến nghị……… 77

3.3.1 Đối với Ban giám hiệu……… 77

3.3.2 Đối với Phòng kế hoạch tài chính……… 78

Kết luận chương 3……… 80

KẾT LUẬN ……… 81

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BGH Ban giám hiệu

Trang

Bảng 1.1: So sánh sự khác nhau giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị…… 8

Bảng 2.1: Quy mô đào tạo từ năm 2012 đến 2014……… 36

Bảng 2.2: Trình độ chuyên môn, Tin học, Ngoại ngữ của CBCNV ……… 36

Bảng 2.3: Chi tiết nguồn thu tại trường Đại học Đồng Nai năm 2014……… 39

Bảng 2.4: Chi tiết nguồn chi tại trường Đại học Đồng Nai năm 2014……… 41

Bảng 3.1: Phân tích biến động chi phí năm 2014 ……… 67

Bảng 3.2: Bảng so sánh giữa chi phí phát sinh giữa thực tế so với kế hoạch và định mức đề nghị tại trường Đại học Đồng Nai ……… 74

Bảng 3.3: Báo cáo phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận đề nghị tại trường….……… 75

Trang

Sơ đồ 1.1: Mô hình lập dự toán thông tin từ trên xuống……… 13

Sơ đồ 1.2: Mô hình lập dự toán thông tin phản hồi……… 14

Sơ đồ 1.3: Mô hình lập dự toán thông tin từ dưới lên……… 15

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức tại trường Đại học Đồng Nai ……… 37

Sơ đồ 2.2: Hình thức nhật ký sổ cái tại trường……… 44

Sơ đồ 3.1: Mô hình lập dự toán ngân sách đề nghị tại trường ……… 62

Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tài chính & kế toán quản trị đề nghị tại trường……… 76

Trang Hình 2.1: Hình ảnh của Trường Đại học Đồng Nai……… 33

Phụ lục 1: Phiếu thu thập ý kiến

Phụ lục 2: Số liệu báo cáo tài chính năm 2014

Phụ lục 3: Tổng hợp kế hoạch đào tạo năm 2015

Phụ lục 4: Thống kê giáo viên cơ hữu

Phụ lục 5: Dự toán thu – chi ngân sách năm 2015

Phụ lục 6: Các bảng dự toán ngân sách đề nghị cần lập tại trường

Phụ lục 7: Xác định chi phí đào tạo năm 2014

Phụ lục 8: Phiếu đề xuất vật tư

Phụ lục 09: Phiếu thanh toán tiền thừa giờ phụ trội

Phụ lục 10: Báo cáo chi phí giá thành các hệ đào tạo hệ chính quy, tại chức,

liên thông

Tiếng Việt

1 Nguyễn Tấn Bình (2005), Kế toán quản trị, nhà xuất bản Đại học quốc gia

2 Lê Quốc Diễm (2013), Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Lao động – Xã hội (CSII), luận văn thạc sĩ Trường Đại học kinh tế thành phố Hồ

Chí Minh

3 Huỳnh Đức Lộng (2014), Bài giảng kế toán quản trị, Trường Đại học Lạc

Hồng

4 Huỳnh Lợi (2009), Kế toán quản trị, nhà xuất bản Giao thông vận tải

5 Trần Thanh Thúy Ngọc (2010), Tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường cao đẳng kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, luận văn thạc sĩ Trường Đại học kinh

tế thành phố Hồ Chí Minh

6 Trần Đình Phụng và cộng sự (2009), Kế toán quản trị, nhà xuất bản lao động

7 Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự (2012), Kế toán quản trị, nhà xuất bản Đại

học kinh tế quốc dân

8 Trương Thị Thủy (2008), Phân loại thông tin kế toán quản trị, Tạp chí kế toán

9 Nguyễn Phương Thúy (2013), Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Đại học sư phạm kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh, luận văn thạc sĩ

Trường Đại học kinh tế TP.HCM

10 Dương Thị Cẩm Vân (2007), Vận dụng kế toán quản trị tại các trường chuyên nghiệp, luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh

11 Bùi Thị Hoàng Yến (2013), Tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, luận văn thạc sĩ Trường

Đại học kinh tế TP.HCM

12 Trường Đại học Đồng Nai (2014), Báo cáo tài chính

13 Luật Giáo dục đại học số 08/2012/QH13, Quốc hội ban hành ngày 18/6/2012

14 Nghị định số 43/2006/NĐ-CP về việc “Quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập”, Chính phủ ban hành ngày 25/4/2006

vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập”, Bộ Tài

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do thực hiện đề tài

Ngày nay đất nước ta trong quá trình mở cửa hội nhập quốc tế, nhu cầu học tập của mọi người đều tăng lên và chính sách của nhà nước về việc thành lập các trường cũng thoáng hơn và có các tổ chức giáo dục quốc tế khiến cho các trường học phải nâng cao chất lượng để có thể đứng vững và tạo được thương hiệu cho trường mình Muốn tồn tại và phát triển thì nhà trường không chỉ có chính sách đào tạo tốt mà còn phải định hướng và sử dụng nguồn tài chính của mình như thế nào để tạo ra sản phẩm đạt chất lượng cao, đó là công việc của lãnh đạo đơn vị, mà điều này rất phụ thuộc vào thông tin do kế toán cung cấp

Đối với các trường đại học công lập khi thực hiện Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ về việc giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập Kế toán quản trị (KTQT) là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định phù hợp với các mục tiêu đã xác lập KTQT là một công cụ đắc lực giúp nhà quản trị hoạch định các chiến lược về tài chính, do đó việc tổ chức KTQT vào công tác hoạch định và quản lý của cơ sở giáo dục nói chung và trường đại học nói riêng đang trở thành một vấn đề cấp bách hiện nay

Khi nói đến KTQT nhiều người nghĩ đến đối tượng sử dụng là các doanh nghiệp mà chưa nghĩ đến các tổ chức phi lợi nhuận và cũng cần có sự hỗ trợ của kế toán quản trị để đạt được mục tiêu của mình Bởi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và các trường học nói riêng thì KTQT còn mới mẻ và rất ít được

áp dụng Chính vì vậy việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại các trường học là

rất cần thiết, do đó tác giả đã chọn đề tài “TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI” làm đề tài luận văn thạc sĩ

của mình

2 Các nghiên cứu có liên quan

Khái niệm về kế toán quản trị đối với các tổ chức phi lợi nhuận đều chưa thật

sự phổ biến, đặc biệt là áp dụng trong các cơ sở giáo dục là một vấn đề còn mới mẻ Sau đây là một số nghiên cứu liên quan đến công tác kế toán quản trị trong các đơn

vị sự nghiệp giáo dục

Do điều kiện hạn hẹp về thời gian nghiên cứu cũng như phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả chỉ giới hạn tìm hiểu các nghiên cứu trước đây trong phạm vi là trong nước để người đọc có cái nhìn sơ bộ về tình hình nghiên cứu trong môi trường giáo dục

- Tác giả Dương Thị Cẩm Vân (2007), Vận dụng kế toán quản trị tại các trường chuyên nghiệp, luận văn thạc sĩ Trường Đại học kinh tế TP.HCM Mục tiêu

nghiên cứu của đề tài này là phân tích thực trạng hệ thống kế toán tại các trường chuyên nghiệp trên địa bàn tỉnh An Giang, chỉ ra hạn chế của hệ thống làm ảnh hưởng đến công tác của đơn vị, vận dụng một số nội dung của kế toán quản trị và đưa ra giải pháp để tổ chức thực hiện kế toán quản trị cho các đơn vị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính, nâng cao chất lượng đào tạo cho các trường chuyên nghiệp trên địa bàn tỉnh An Giang

- Tác giả Trần Thanh Thúy Ngọc (2010), Tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường cao đẳng kinh tế TP.HCM, luận văn thạc sĩ Trường Đại học kinh tế

TP.HCM Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này là sử dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp giữa quá khứ và thực tế để làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu Trong luận văn tác giả đi sâu vào việc hệ thống hóa về kế toán và kế toán quản trị để tổ chức công tác kế toán quản trị cho trường cao đẳng kinh tế TP.HCM

- Tác giả Lê Quốc Diễm (2013), Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Lao động – xã hội (CSII), luận văn thạc sĩ Trường Đại học kinh tế

TP.HCM Luận văn tiến hành nghiên cứu thực trạng về tổ chức công tác kế toán và

kế toán quản trị tại Trường Đại học Lao động – xã hội (CSII) Từ đó tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường

- Tác giả Nguyễn Phương Thúy (2013), Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Trường Đại học sư phạm kỹ thuật TP.HCM, luận văn thạc sĩ Trường Đại

học kinh tế TP.HCM Luận văn tiến hành nghiên cứu thực trạng lập dự toán tại HCSN tự chủ tài chính là Trường Đại học sư phạm kỹ thuật TP.HCM Tác giả nêu các ưu điểm, nhược điểm trong quá trình lập dự toán tại đơn vị và kiến nghị các giải pháp hoàn thiện cũng như các giải pháp hỗ trợ hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách để dự toán ngân sách thực sự là một công cụ đắc lực cho công tác quản lý tại đơn vị

- Tác giả Bùi Thị Hoàng Yến (2013), Tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM, luận văn thạc sĩ Trường Đại

học kinh tế TP.HCM Luận văn nghiên cứu hệ thống hóa lý luận về vận dụng hệ thống kế toán quản trị trong hoạt động dịch vụ công-TCHC sự nghiệp có thu và thực trạng về tổ chức công tác kế toán quản trị tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM Từ đó xây dựng tổ chức hệ thống kế toán quản trị tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM

Nhìn chung các đề tài đã nghiên cứu đều đưa ra các giải pháp tổ chức công tác

kế toán quản trị hữu ích tại đơn vị của mình Tuy nhiên theo bản thân tôi cho đến nay vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường đại học trên địa bàn tỉnh Chính vì thế, tác giả mong muốn trải nghiệm việc nghiên cứu của mình vào thực tiễn để “Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai” nhằm giúp cho công tác hoạch định và quản lý của cơ sở giáo dục nói chung và Trường Đại học Đồng Nai nói riêng

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán và kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

- Từ đó xây dựng hệ thống tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: đề tài nghiên cứu về kế toán quản trị nói chung và tổ chức công tác kế toán quản trị tại đơn vị sự nghiệp công lập có thu

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Thời gian: năm 2012- 2014

+ Không gian: Trường Đại học Đồng Nai

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện được mục tiêu của đề tài, tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu là phương pháp định tính, thu thập số liệu sơ cấp bằng việc phỏng vấn, khảo sát thực tế về công tác kế toán quản trị tại trường

Ngoài ra luận văn còn kết hợp sử dụng các phương pháp phân tích, tổng hợp,

so sánh, kết hợp giữa phân tích lý luận với thực tiễn để làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu Những phương pháp được thực hiện như sau:

- Tập hợp những tài liệu có liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu từ đó phân tích đánh giá để tìm ra những nội dung kế toán quản trị thích hợp để tổ chức cho Trường Đại học Đồng Nai

- Khảo sát thực tế việc tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

- Thông qua cơ sở lý luận đã trình bày về kế toán quản trị và kết hợp với khảo sát thực tế kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai Tác giả sẽ tổng hợp và chọn lọc những nội dung cần thiết để tổ chức kế toán quản trị tại trường cũng như

đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm thực hiện tốt công tác kế toán quản trị tại đơn vị

6 Những hệ thống hóa lý luận của đề tài

- Về lý luận, tổng hợp những cơ sở lý luận cần thiết để tổ chức kế toán quản trị tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập

- Về thực tiễn đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán và kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

- Xác lập các nội dung thông tin mà kế toán quản trị phải cung cấp và tổ chức công tác kế toán quản trị tại trường

- Đề tài góp phần vào việc tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai một cách khoa học, có sự liên kết giữa các bộ phận phòng ban, khoa nhằm giúp cho Ban giám hiệu đưa ra những hoạch định, chiến lược, quyết định đúng đắn nhằm thực hiện mục tiêu chung của nhà trường một cách hiệu quả

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị trong các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập

- Chương 2: Thực trạng về tổ chức công tác kế toán và kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai

- Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị tại Trường Đại học Đồng Nai Kết luận

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC CÔNG LẬP

1.1 Một số vấn đề chung về kế toán quản trị

1.1.1 Định nghĩa về kế toán quản trị

Hầu hết những cá nhân không thuộc lĩnh vực kinh tế khi nghe nói đến từ kế toán thì trong đầu chỉ nghĩ rằng đó là công việc đơn điệu của việc ghi chép lại những nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị trong một kỳ kế toán Ngày nay kế toán được xem như là một công cụ quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Như vậy khi nói đến một hệ thống kế toán đầy đủ sẽ gồm hai bộ phận chính là

kế toán tài chính và kế toán quản trị Các định nghĩa về kế toán quản trị được chia thành hai góc độ nghiên cứu khoa học và thực hành tuy nhiên các định nghĩa dưới góc độ thực hành do các tổ chức nghề nghiệp đưa ra hiện có tính phổ biến và ngày càng gần với các định nghĩa dưới góc độ nghiên cứu Do đó tác giả có thể nêu một

số định nghĩa phổ biến trong nghiên cứu và thực hành kế toán quản trị như sau:

Theo định nghĩa của hiệp hội kế toán viên quản trị Hoa kỳ: “Kế toán quản

trị là quá trình nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, soạn thảo, diễn giải và truyền đạt thông tin được nhà quản trị sử dụng để thiết lập kế hoạch, đánh giá và kiểm tra trong nội bộ tổ chức và đảm bảo việc sử dụng hợp lý và có trách nhiệm đối với các nguồn lực của tổ chức đó”

Theo từ điển thuật ngữ kế toán của R.H parker (1992): “Kế toán quản trị

là một bộ phận của kế toán, liên quan đến việc cung cấp các báo cáo nội bộ cho nhà quản trị doanh nghiệp Nó nhấn mạnh đến việc kiểm soát và ra quyết định hơn

là phục vụ cho khía cạnh về kế toán Nó không chịu sư chi phối bởi các chuẩn mực

kế toán và thông lệ Nó có thể là tương phản với kế toán tài chính”

Theo tác giả cuốn “Advanced Managemant Accounting” ông Robert

S.Kaplan và Anthony A Atkinson (1998): “Kế toán quản trị được định nghĩa như

là hệ thống kế toán cung cấp thông tin cho những người quản lý doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát hoạt động của họ”.

Theo khoản 3, điều 4 của Luật kế toán Việt Nam đƣợc Quốc hội khóa 11

thông qua ngày 17 tháng 06 năm 2003: “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý,

tổng hợp và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”

Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang và cộng sự (2012): “Kế toán quản trị là

một môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng kết hợp với định tính về các hoạt động của một đơn vị cụ thể Các thông tin đó giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị nhằm tối ưu hóa các mục tiêu”

Như vậy, tất cả các khái niệm trên đều nhằm mục đích phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị Mục đích của kế toán quản trị là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị trong nội bộ tổ chức để đánh giá, kiểm soát quá trình hoạt động Do

đó trong một tổ chức, kế toán quản trị có ý nghĩa rất quan trọng và không thể thiếu,

nó tồn tại song song với kế toán tài chính, hỗ trợ cho nhà quản trị trong công tác điều hành, kiểm soát hoạt động

Tóm lại, kế toán quản trị là một phân hệ trong hệ thống kế toán với mục đích chủ yếu là cung cấp thông tin cho các nhà quản trị để thực hiện chức năng quản trị doanh nghiệp từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá và ra quyết định

1.1.2 So sánh giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị

Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành không thể tách rời hệ thống kế toán của doanh nghiệp Các nhà quản trị trong đơn vị cần biết được kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình trong một giai đoạn nào đó nên họ cũng cần thông tin

do kế toán tài chính cung cấp Tuy nhiên nhà quản trị cần phải lập kế hoạch, tính toán như thế nào để đưa ra quyết định kịp thời khi dựa trên những thông tin hữu ích

do kế toán tài chính cung cấp thì không đáp ứng được vì nó được lập vào cuối kỳ (tháng, quý, năm)

Để đáp ứng kịp thời những thông tin cho yêu cầu lập kế hoạch thì kế toán phải cung cấp thông tin khác hơn những gì thể hiện trên báo cáo tài chính, những thông tin cần thiết và hữu ích đó sẽ được cung cấp bởi kế toán quản trị Vì thế kế toán tài chính và kế toán quản trị lại có những điểm giống nhau và khác nhau như sau:

 Giống nhau

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán đó là hệ thống chứng từ Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính soạn thảo các báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài Đối với kế toán quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xử lý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị Kế toán quản trị sử dụng rộng rãi các ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù có triển khai và tăng thêm số liệu cũng như nội dung của các thông tin đó

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều đề cập đến các nghiệp vụ kinh tế của đơn vị từ khi thành lập đến khi giải thể hay phá sản, tức là phản ánh hoạt động kinh doanh của đơn vị đều quan tâm đến tài sản, nguồn vốn, tình hình lưu chuyển tiền tệ, công nợ và báo cáo kết quả kinh doanh

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều là công cụ quản lý, giám sát và sử dụng hiệu quả các nguồn lực kinh tế của tổ chức

- Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều thể hiện trách nhiệm của nhà quản trị Kế toán tài chính chú trọng đến trách nhiệm điều hành chung đối với toàn bộ tổ chức còn kế toán quản trị thì chú trọng đến trách nhiệm điều hành ở từng bộ phận của tổ chức cho đến cấp thấp nhất chỉ có trách nhiệm với chi phí

Thông tin kế toán quản trị chỉ

sử dụng cho các nhà quản trị trong nội bộ đơn vị như hội đồng quản trị, ban giám đốc, trưởng các phòng ban …

Thông tin kế toán quản trị thường mang tính chất bí mật Tùy theo vai trò của nhà quản

lý và cơ chế tài chính quy định để nắm bắt thông tin

kế toán theo quy định Thông tin thường phản ánh quá khứ kết quả của quá trình kinh doanh Ý nghĩa của thông tin thường phục vụ cho kỳ tới để ra các quyết định

Thông tin kế toán quản trị thường ưu tiên tính kịp thời hơn là chính xác và đầy đủ, vì cung cấp cho nhà quản trị lựa chọn phương án kinh doanh tối ưu Thông tin thường mang tính chất linh hoạt, sáng tạo Thông tin thường phản ánh hiện tại, tương lai của quá trình kinh doanh Ý nghĩa của thông tin thường phục vụ cho hiện tại hoặc tương lai

đo giá trị coi như là cơ bản trong quá trình hạch toán

Thông tin kế toán quản trị sử dụng các thước đo hiện vật, thời gian, giá trị, cơ cấu, chủng loại, chất lượng … nhưng thước đo nào là cơ bản còn phụ thuộc vào mục tiêu của việc nghiên cứu và các quyết định cụ thể

Thông tin kế toán quản trị không mang tính pháp lệnh, thông tin đa dạng, phong phú mang tính chất linh hoạt

Tiêu thức

6 Hệ thống

báo cáo kế toán

Báo cáo của kế toán tài chính trong phạm vi doanh nghiệp, mẫu biểu báo cáo thường mang tính chất thống nhất về hình thức và nội dung trình bày, kỳ báo cáo có thể là tháng, quý, năm

Báo cáo của kế toán quản trị thường theo bộ phận trong doanh nghiệp, mẫu biểu báo cáo phụ thuộc vào nhu cầu quản trị của các cấp và đặc điểm kinh doanh cụ thể của các doanh nghiệp, kỳ báo cáo

KTQT được mở rộng, liên hệ với nhiều ngành học khác như thống kê, phân tích… để có thông tin hữu ích đáp ứng cho nhu cầu thông tin của các nhà quản trị

1.2 Nội dung kế toán quản trị

1.2.1 Dự toán ngân sách

1.2.1.1 Khái niệm

Ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chức năng của nhà quản trị, đặc biệt là chức năng hoạch định và kiểm soát Trước khi thực hiện kế hoạch cần phải dự tính được bao nhiêu vốn là đủ, nguồn nhân lực sử dụng ra sao…Tất cả các yếu tố cần phải được tính toán chi tiết, tỉ

mỉ nhằm đảm bảo cho các kế hoạch được hoạt động mang lại hiệu quả cao nhằm đạt dược mục tiêu của đơn vị

Theo tác giả Huỳnh Lợi (2009): Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối

hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ, phản ánh mục tiêu và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việt nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu

về số lượng và giá trị

Theo tác giả Trần Đình Phụng và cộng sự (2009): Dự toán ngân sách là việc

tính toán một cách chi tiết về việc huy động và sử dụng các nguồn lực của một tổ chức trong một kỳ hoạt động Hay nói cách khác dự toán ngân sách là một kế hoạch hành động được lượng hóa và được chuẩn bị cho một thời gian cụ thể Lập dự toán ngân sách là cách thức để lập kế hoạch về kết quả tài chính thu được trong kỳ hoạt động Dự toán ngân sách bao gồm các thành phần chủ yếu là sự tính toán, dự kiến,

sự phối hợp chi tiết và toàn diện các nguồn lực, thời gian thực hiện, hệ thống các chỉ

tiêu về lượng và giá trị

1.2.1.2 Phân loại các dự toán ngân sách

Hiện nay có nhiều cách phân loại dự toán như phân loại dự toán theo thời

gian, theo phương pháp lập, theo mức độ phân tích

 Phân loại theo thời gian

Dự toán ngân sách ngắn hạn: còn được gọi là dự toán ngân sách hoạt động

Đây là dự toán ngân sách được lập cho kỳ kế hoạch một năm và được chia ra từng thời kỳ ngắn hơn theo từng quý, từng tháng

Dự toán ngân sách dài hạn: được gọi là dự toán ngân sách vốn Đây là dự

toán được lập liên quan tới nguồn tài chính cho đầu tư, mua sắm tài sản dài hạn được sử dụng nhiều năm

 Phân loại theo phương pháp lập

Dự toán ngân sách linh hoạt: được lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt

động, giúp xác định ngân sách dự kiến tương ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau Dự toán ngân sách linh hoạt giúp nhà quản lý có nhiều thông tin để ứng phó với các tình huống khác nhau, tuy nhiên cũng phải đòi hỏi phải tính toán, cân đối nhiều và phức tạp

Dự toán ngân sách cố định: là dự toán được thiết kế không phụ thuộc vào số

lượng đầu ra hay doanh số đạt được Việc lập dự toán ngân sách cố định tương đối đơn giản, tính toán, cân đối ít

 Phân loại theo mức độ phân tích

Dự toán gốc: là khi lập dự toán tiến hành xem xét khả năng thu nhập, những

khoản chi phí phát sinh và khả năng thực hiện lợi nhuận để lập các báo cáo dự toán

Dự toán cuốn chiếu: còn được gọi là dự toán nối mạch là phương pháp mà

các bộ phận lập dự toán dựa vào các báo cáo dự toán cũ và điều chỉnh dựa vào các

thay đổi trong thực tế để lập báo cáo dự toán mới

1.2.1.3 Chức năng của ngân sách

Dự toán ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý thực hiện chức năng quản trị của họ

Chức năng hoạch định: Dự toán ngân sách đóng vai trò hoạch định, xác định

các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong tổ chức Từ đó, chỉ

ra đường đi cụ thể đến các mục tiêu chung của tổ chức cũng như dễ dàng điều chỉnh khi hoạt động của tổ chức bị chệch hướng

Chức năng tổ chức – điều hành: Chức năng điều hành của dự toán ngân sách

thể hiện ở chỗ huy động và phân phối các nguồn lực thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý Tổ chức điều hành thông qua những công việc cụ thể, quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên Dự toán là cơ sở để triển khai hoạt động

Chức năng kiểm soát: Dự toán ngân sách được xem là thước đo, là cơ sở để

so sánh, đối chiếu số liệu thực tế đạt được của tổ chức thông qua các báo cáo quản trị Dự toán ngân sách là cơ sở để giám sát hoạt động của tổ chức trong từng thời kỳ nhất định

Chức năng ra quyết định: Ra quyết định là không phải là một chức năng độc

lập mà phải có một nền tảng thông tin vững chắc Dự toán ngân sách giúp nhà quản trị đo lường, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức thông qua các nhiệm vụ, mục tiêu cụ thể đã xác định trong dự toán Thông qua việc so sánh kết quả hoạt động với dự toán ngân sách, nhà quản lý sẽ đưa ra các quyết định một cách thích hợp

Như vậy, có thể nói dự toán ngân sách có vai trò quan trọng và gắn liền với công việc của nhà quản lý, giúp họ điều hành tổ chức đạt hiệu quả cao

1.2.1.4 Các mô hình lập dự toán ngân sách

 Mô hình 1- Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Theo mô hình này, các chỉ tiêu dự toán được lập từ ban quản lý cấp cao nhất và được truyền đạt cho các cấp quản lý trung gian, trên cơ sở đó cấp quản lý trung gian truyền đạt cho các đơn vị cấp cơ sở

(Nguồn: Trần Đình Sự và cộng sự 2009)

Sơ đồ 1.1: Mô hình lập dự toán thông tin từ trên xuống

Nhận xét: lập dự toán mô hình này mang tính chất áp đặt từ quản lý cấp cao

xuống, dễ gặp tình trạng dự toán do quản lý cấp cao tự ấn định sẽ không phù hợp với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của từng bộ phận

Khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn toàn diện đồng thời nắm được chi tiết hoạt động từng bộ phận

Điều này chỉ có thể thực hiện được đối với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít phân cấp quản lý hoặc trong trường hợp đặc biệt đơn vị phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn

 Mô hình 2 - Mô hình thông tin phản hồi

Theo mô hình này việc lập dự toán theo trình tự sau:

- Ban quản lý cấp cao ước tính các chỉ tiêu dự toán mang tính chất tham khảo

và phân bổ xuống cho các đơn vị cấp trung gian Trên cơ sở đó cấp trung gian phân

bổ cho các đơn vị cấp cơ sở

- Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ khả năng, điều kiển của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp trung gian

- Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được ở bộ phận mình và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao

- Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận

Quản lý cấp cao nhất

Quản lý cấp

cơ sở Quản lý cấp cơ sở

trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các

bộ phận cấp cơ sở

Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch

: bước 1 : bước 2

: bước 3

(Nguồn: Trần Đình Sự và cộng sự 2009)

Sơ đồ 1.2: Mô hình lập dự toán thông tin phản hồi

Nhận xét: mô hình này thu hút được trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý

khác nhau, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng của cấp quản lý trung gian và cấp cơ sở Nhờ sự kết hợp này mà dự toán có tính khả thi cao Tuy nhiên, lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua Mặt khác, nếu tổ chức quá trình lập dự toán không tốt sẽ dẫn đến không cung cấp thông tin kịp thời cho kỳ kế hoạch

Quản lý cấp cao nhất

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp

cơ sở Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp

cơ sở Quản lý cấp cơ sở

 Mô hình 3- Mô hình thông tin từ dưới lên

Theo mô hình này, dự toán được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất Các bộ phận quản lý cấp cơ sở lập các chỉ tiêu dự toán trình lên cấp quản

lý trung gian Trên cơ sở đó cấp trung gian trình lên bộ phận quản lý cấp cao Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán của cấp trung gian sẽ xét duyệt thông qua dự toán cho các cấp trung gian Trên cơ sở đó cấp trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở

: bước 1

: bước 2

(Nguồn: Trần Đình Sự và cộng sự 2009)

Sơ đồ 1.3: Mô hình lập dự toán thông tin từ dưới lên

Nhận xét: Mô hình này khắc phục nhược điểm của mô hình thông tin phản hồi

Các bộ phận tự chịu trách nhiệm với dự toán do mình lập ra, số liệu chính xác và thực tế hơn Mô hình này phù hợp với những tổ chức có sự phân quyền trong quản

lý Tuy nhiên nó tồn tại nhược điểm là dự toán xuất phát từ các đơn vị cấp cơ sở nên thường có xu hướng xác lập các chỉ tiêu dự toán dưới khả năng, điều kiện của mình

để có thể dễ dàng hoàn thành chỉ tiêu dự toán dẫn tới không khai thác hết tiềm năng

Quản lý cấp cao nhất

Quản lý cấp trung gian

Quản lý

cấp cơ sở cấp cơ sở Quản lý

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cơ sở cấp cơ sở Quản lý

của đơn vị Vì thế, các nhà quản lý cấp cao cần phải kiểm tra, cân nhắc kỹ càng trước khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dưới

Tóm lại, mỗi mô hình dự toán trên có những ưu điểm, nhược điểm riêng Việc lựa chọn vận dụng mô hình lập dự toán nào là tùy thuộc vào tình hình cụ thể, năng lực, địa điểm cũng như yêu cầu quản lý cho phù hợp với các biến động thực tế trong hoạt động của từng tổ chức

1.2.2 Hệ thống kế toán chi phí & tính giá thành

1.2.2.1 Khái niệm chi phí

Theo tác giả Nguyễn Tấn Bình (2005): “Chi phí có thể hiểu là giá trị của các

nguồn lực chi ra tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được mục đích nào đó”

Chi phí là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý bởi vì chi phí có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận Do đó để có thể hoạch định và kiểm soát tốt chi phí cũng như việc nhận diện và phân tích các hoạt động làm phát sinh chi phí là vấn đề được đặt ra cho các nhà quản trị để có thể quản lý tốt chi phí Muốn vậy nhà quản trị phải xác định rõ các cách phân loại chi phí khác nhau để cung cấp thông tin chi phí dưới nhiều góc độ nhằm giúp các nhà quản trị ra quyết định thích hợp

1.2.2.2 Phân loại chi phí

 Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí

Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành 3 loại đó là biến phí (chi phí khả biến), định phí (chi phí bất biến) và chi phí hỗn hợp

+ Định phí là chi phí mà tổng số của nó sẽ không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể khi mức độ hoạt động thay đổi Tuy nhiên nếu tính cho một đơn vị hoạt động thì định phí sẽ thay đổi vì tổng số không thay đổi nên khi mức độ hoạt động tăng thì định phí tính trên một đơn vị sẽ giảm đi và ngược lại định phí có thể chia thành 2 loại là định phí bắt buộc và định phí không bắt buộc

Định phí bắt buộc là những chi phí có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến không cho dù mức độ hoạt động giảm xuống như chi phí về máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng …

Định phí không bắt buộc là những chi phí có bản chất ngắn hạn và có thể cắt giảm chúng đi như chi phí quảng cáo, chi phí nghiên cứu, chi phí đào tạo …

+ Biến phí là chi phí mà tổng số của nó sẽ thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi Biến phí tính cho một đơn vị hoạt động là không đổi Biến phí chỉ phát sinh khi

có hoạt động

+ Chi phí hỗn hợp là những chi phí gồm cả yếu tố biến phí lẫn định phí Ở mức

độ hoạt động căn bản thì thể hiện đặc điểm của định phí nhưng khi vượt quá mức độ hoạt động đó thì nó sẽ thể hiện đặc điểm của biến phí

 Phân loại chi phí nhằm mục đích ra quyết định

+ Chi phí chìm là những chi phí đã chi ra trong quá khứ và không thể tránh được cho dù chọn phương án nào

+ Chi phí cơ hội là chi phí lợi ích bị mất đi khi lựa chọn phương án hành động này thay cho một phương án hành động khác

+ Chi phí chênh lệch là những chi phí có trong phương án này nhưng lại không hoặc chỉ có một phần trong phương án khác, do đó tạo ra chênh lệch chi phí, đây là

cơ sở để nhà quản trị ra quyết định lựa chọn phương án

 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí

+ Chi phí gián tiếp là chi phí không thể tính thẳng cho đối tượng sử dụng mà phải phân bổ theo cách thức phù hợp

+ Chi phí trực tiếp là chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến đối tượng sử dụng

và được tính thẳng cho đối tượng sử dụng đó

 Phân loại chi phí theo mối quan hệ với thời kỳ xác định KQKD

+ Chi phí thời kỳ là chi phí phát sinh trong một thời kỳ và được tính hết thành phí tồn trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh, bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí sản phẩm là chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hoặc mua hàng hóa Đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí sản phẩm gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung Đối với doanh nghiệp

thương mại thì bao gồm giá mua và chi phí mua

 Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động

Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành 2 loại:

+ Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí có liên quan đến quá trình sản xuất ra sản phẩm trong một thời kỳ nhất định, bao gồm 3 yếu tố cơ bản đó là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung

+ Chi phí ngoài sản xuất là chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm và quản lý chung của toàn doanh nghiệp, gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.2.3 Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành

Đối tượng tập hợp chi phí là phạm vi, giới hạn nhất định để tập hợp chi phí, thực chất đó là việc xác định chi phí phát sinh ở bộ phận nào và của kỳ nào để ghi nhận vào nơi chịu chi phí Thông thường để xác định đối tượng tập hợp chi phí người ta

có thể dựa vào địa bàn, cơ cấu tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ … Đối tượng tập hợp chi phí có thể là từng phân xưởng, tổ, từng giai đoạn của quy trình công nghệ

Đối tượng tính giá thành là khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành nhất định

Để xác định đối tượng tính giá thành cũng có thể dựa vào đặc điểm sản phẩm

a Kỳ tính giá thành

Kỳ tính giá thành là khoản thời gian cần thiết phải tiến hành tập hợp chi phí và tính giá thành Căn cứ vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật và nhu cầu thông tin về giá thành mà kỳ tính giá thành có thể là tháng, quý, năm …

b Phương pháp tập hợp chi phí

Việc tập hợp chi phí có thể thực hiện bằng phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp hay phương pháp tập hợp chi phí gián tiếp Theo phương pháp này thì chi phí sẽ được tập hợp chung cho nhiều đối tượng sau đó sẽ lựa chọn các tiêu thức phân bổ phù hợp để phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí Nếu chi phí sản xuất phát sinh

có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt thì áp dụng phương pháp tập hợp chi phí trực tiếp, còn nếu chi phí sản xuất phát sinh có liên quan trực tiếp đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí nhưng không thể tách riêng cho từng đối tượng thì áp dụng phương pháp tập hợp chi phí gián tiếp

c Phương pháp tính giá thành

Phương pháp tính giá thành là một trình tự các bước cần phải thực hiện để tính tổng giá thành và giá thành đơn vị của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành trên cơ sở chi

phí đã tập hợp được theo đúng đối tượng tính giá thành, tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất, quy trình công nghệ mà chọn phương pháp tính giá thành phù hợp Các phương pháp tính giá thành cơ bản bao gồm:

+ Phương pháp giản đơn

d Phân tích biến động chi phí

Biến động chi phí là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí tiêu chuẩn (định mức chi phí) Biến động chi phí được tách thành 02 thành phần đó là biến động về giá và biến động về lượng để có thể kiểm soát tốt chi phí

Biến động về giá = Lượng thực tế x (Giá thực tế - Giá định mức)

Biến động về lượng = Giá định mức x (Lượng thực tế - Lượng định mức)

Sau khi phân tích, kết quả biến động giữa thực tế với định mức được đánh giá như sau:

- Nếu kết quả biến động là âm, tức chi phí thực tế < chi phí định mức : đánh giá

là tốt nếu chất lượng của sản phẩm được bảo đảm

- Nếu kết quả biến động là dương, tức chi phí thực tế > chi phí định mức : đánh giá là không tốt

- Nếu kết quả biến động là 0, tức chi phí thực tế = chi phí định mức : đảm bảo thực hiện đúng định mức

Tuy nhiên các nhà quản lý phải xác định nguyên nhân của tất cả các biến động Vậy biến động nào nhà quản trị cần phải kiểm soát và biến động nào thì được bỏ qua Để giải quyết vấn đề này nhà quản trị phải xem xét đến bản chất của biến động

là kiểm soát được hay không kiểm soát được Đối với biến động có thể kiểm soát được thì phải được phân tích kỹ và báo cáo cho nhà quản lý để tìm ra biện pháp khắc phục, còn đối với biến động không kiểm soát được thì phần lớn biến động này

là do điều kiện khách quan của nền kinh tế do đó nó nằm ngoài tầm kiểm soát của tổ

chức Vì vậy để khắc phục những biến động này thì giải pháp tối ưu nhất là ban điều hành quản trị doanh nghiệp cần xem xét lại các định mức đã đặt ra trước đó

- Các biến động thuận lợi: những biến động thuận lợi cũng cần được xem xét

để phát huy và cải tiến

- Lợi ích và chi phí của việc kiểm soát: quyết định nên kiểm soát một biến

động hay không cần phải xem xét sự đánh đổi giữa lợi ích và chi phí để thực hiện việc kiểm soát

- Tần suất xuất hiện biến động: những biến động lặp đi lặp lại liên tục cần

được kiểm soát chặt chẽ hơn những biến động thỉnh thoảng mới phát sinh

- Xu hướng của biến động: những biến động có xu hướng tăng dần theo thời

gian là những biến động cần xác định nguyên nhân và kiểm soát

- Khả năng kiểm soát được biến động: những biến động mà những người bên

trong tổ chức có khả năng kiểm soát được thì cần tiến hành kiểm soát hơn những biến động mà tổ chức không có khả năng kiểm soát

- Độ lớn của biến động: nhà quản lý thường quan tâm đến những biến động có

giá trị lẫn về cả số tuyệt đối lẫn số tương đối Số tương đối của biến động cung cấp thông tin tốt hơn cho nhà quản lý trong việc kiểm soát

1.2.3 Kế toán trách nhiệm

Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Gắn với kế toán trách nhiệm là các trung tâm trách nhiệm Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận hay một phòng ban chức năng mà kết quả của nó được gắn trách nhiệm trực tiếp của một nhà quản lý cụ thể Có 4 loại đó chính là trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư

- Trung tâm chi phí

Trung tâm chi phí là một bộ phận mà các nhà quản trị của nó chỉ có quyền ra quyết định đối với chi phí phát sinh trong bộ phận đó Thành quả của các trung tâm chi phí thường được đánh giá bằng việc so sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán

và phân tích các chênh lệch phát sinh

Khi đánh giá thành quả trung tâm chi phí cần phân biệt 02 dạng trung tâm chi phí như sau:

(1) Trung tâm chi phí định mức (Standard cost center): đầu ra tuy không thể hiện bằng hình thái tiền tệ nhưng vẫn có thể xác định và lượng hóa được dựa trên cơ sở

đã biết phí tồn đầu vào cần thiết để tạo ra đầu ra

(2) Trung tâm chi phí tự do (Discretionary espense center): đầu ra của các trung tâm này không thể lượng hóa bằng tiền đồng thời mối quan hệ giữa đầu ra và đầu vào ở trung tâm này là không chặt chẽ, không thể so sánh được

- Trung tâm doanh thu

Trung tâm doanh thu là một bộ phận mà các nhà quản trị của nó chỉ được quyền

ra quyết định đối với doanh thu phát sinh trong bộ phận đó Thành quả của các trung tâm doanh thu thường được đánh giá bằng việc so sánh doanh thu thực tế với doanh thu dự toán và phân tích các chênh lệch phát sinh

Về mặt hiệu quả: được đánh giá thông qua tình hình thực hiện dự toán tiêu thụ,

trên dữ liệu đó phân tích chênh lệch doanh thu do ảnh hưởng bởi các nhân tố liên quan như đơn giá, số lượng sản phẩm tiêu thụ và kết cấu sản phẩm tiêu thụ

Mức chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu dự toán

Về mặt hiệu năng: do đầu ra của các trung tâm doanh thu được lượng hóa bằng

tiền nhưng đầu vào thì không Để đánh giá được hiệu quả của trung tâm này hay đánh giá thành quả quản lý của các nhà quản trị tại trung tâm doanh thu thì chúng ta phải xét đến tình hình thực hiện dự toán của trung tâm này trên cơ sở so sánh chi phí hoạt động thực tế so với chi phí dự toán đã lập

- Trung tâm lợi nhuận

Trung tâm lợi nhuận là một bộ phận mà các nhà quản trị của nó chỉ được quyền

ra quyết định đối với lợi nhuận đạt được trong bộ phận đó

Do lợi nhuận bằng doanh thu trừ chi phí nên các nhà quản trị của các trung tâm lợi nhuận có trách nhiệm cả doanh thu và chí phí phát sinh ở bộ phận đó Thành quả của các trung tâm lợi nhuận thường được đánh giá bằng việc so sánh các dữ liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh dự toán tổng thể và dự toán linh hoạt

Khi đánh giá thành quả quản lý ở trung tâm lợi nhuận:

Về mặt kết quả: được đánh giá thông qua tình hình thực hiện dự toán lợi nhuận,

so sánh lợi nhuận đạt được thực tế so với lợi nhuận ước tính theo dự toán Qua đó phân tích khoản chênh lệch lợi nhuận do ảnh hưởng bởi các nhân tố có liên quan như doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và chi phí quản lý

Mức chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế - Lợi nhuận dự toán

Về mặt hiệu quả: do có thể lượng hóa bằng tiền cả đầu ra và đầu vào nên hiệu

quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận có thể đo lường bằng các chỉ tiêu như tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu, tỷ suất doanh thu trên chi phí hay các chỉ tiêu bằng số tuyệt đối (số dư đảm phí, số dư bộ phận kiểm soát được, số dư bộ phận, lợi nhuận trước thuế)

- Trung tâm đầu tư

Trung tâm đầu tư là một bộ phận mà các nhà quản trị của nó được quyền ra quyết định đối với lợi nhuận và vốn đầu tư của đơn vị đó Thành quả của các trung tâm đầu tư thường được đánh giá bằng việc sử dụng các thước đo như tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), lợi nhuận còn lại (RI)

Đánh giá thành quả quản lý ở các trung tâm đầu tư:

So sánh doanh thu và chi phí có thể kiểm soát được giữa thực tế với dự toán và

sử dụng các thước đo thành quả đối với các khoản vốn đầu tư thuộc quyền kiểm soát của nhà quản trị ở trung tâm đầu tư như tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI), lợi nhuận còn lại (RI) Sau đây chúng ta lần lượt sử dụng từng thước đo thành quả trên

Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI: Return on Investment): Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư được tính toán dựa vào lợi nhuận trước thuế và vốn đầu tư để thu được lợi nhuận đó

Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) = Lợi nhuận trước thuế

Lợi nhuận còn lại càng lớn thì lợi nhuận hoạt động tạo ra càng nhiều hơn lợi nhuận mong muốn tối thiểu, khi đó thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm đầu tư càng được đánh giá càng cao RI khuyến khích các nhà quản trị thực hiện các cơ hội đầu tư mới có khả năng sinh lời Tuy nhiên, RI cũng có nhược điểm

là không thể sử dụng để so sánh thành quả quản lý của các nhà quản trị ở trung tâm đầu tư có quy mô tài sản được đầu tư khác nhau

Việc hệ thống kế toán trách nhiệm được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức các bộ phận trong doanh nghiệp có liên quan đến việc sử dụng chi phí, thực hiện doanh thu

và lợi nhuận, đầu tư Kế toán trách nhiệm nhằm mục đích thông tin về hiệu quả hoạt động của các bộ phận đó

Để cấp quản trị cao nhất trong một tổ chức có thể nắm được toàn bộ tình hình hoạt động của tổ chức, định kỳ các trung tâm trách nhiệm từ cấp thấp phải báo cáo dần các cấp cao hơn trong hệ thống về những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của trung tâm trong một báo cáo gọi là báo cáo kiểm soát (performance report) Một báo cáo kiểm soát trình bày các số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch những chỉ tiêu tài chính chủ yếu phù hợp với theo từng loại trung tâm trách nhiệm Thông qua các báo cáo kiểm soát, nhà quản trị sẽ kiểm soát được các hoạt động của tổ chức

một cách hiệu quả

1.2.4 Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn

1.2.4.1 Thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn

Chức năng quan trọng nhất của nhà quản trị trong quá trình điều khiển hoạt động kinh doanh là ra quyết định Để đảm bảo hiệu quả của các quyết định đưa ra nhà quản trị doanh nghiệp thường phải cân nhắc kỹ để lựa chọn một phương án tối ưu từ nhiều phương án khác nhau Mỗi phương hướng hành động là một tình huống, có số loại, số lượng các khoản mục chi phí và thu nhập khác nhau và chỉ có chung một đặc điểm là đều gắn liền với thông tin kế toán Để đảm bảo quyết định ngắn hạn được đề ra là đúng đắn, nhà quản trị cần phải có công cụ thích hợp giúp họ phân biệt thông tin cần thiết với thông tin không cần thiết Thông tin không cần thiết cần phải được loại bỏ ra khỏi cơ cấu thông tin trong các quyết định kinh doanh

Thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định ngắn hạn bao gồm nhận diện thông tin thích hợp và phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi

nhuận (CVP) Xét về mặt thời gian, một quyết định được xem là ngắn hạn nếu chỉ liên quan đến một thời kỳ hoặc ngắn hơn nghĩa là kết quả của nó thể hiện rõ trong một kỳ kế toán Nếu xét về mặt vốn đầu tư thì quyết định ngắn hạn là quyết định không đòi hỏi vốn đầu tư lớn Vì vậy quyết định ngắn hạn có tính dễ thay đổi hơn nhiều so với quyết định dài hạn Ngoài ra mục tiêu của quyết định ngắn hạn là nhằm phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu lâu dài của quyết định dài hạn Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định ngắn hạn gồm 4 bước:

- Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chi có liên quan với những phương án đầu tư đang được xem xét

- Bước 2: Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở các phương án đang xem xét

- Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở những phương án đang xem xét

- Bước 4: Những khoản thu và chi còn lại là các thông tin thích hợp cho việc lựa chọn quyết định đầu tư ngắn hạn

 Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận (CVP)

Hiểu thế nào về mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận là cần thiết cho việc quản lý thành công một đơn vị Phân tích mối quan hệ CVP cho thấy được ảnh hưởng của sự thay đổi doanh thu, chi phí, kết cấu bán hàng và giá bán sản phẩm lên lợi nhuận của đơn vị Đây là một công cụ cho nhà quản lý nhận thức rõ những quá trình thay đổi nào là có lợi nhất cho đơn vị

Việc xác định được sản lượng và doanh thu để đơn vị hòa vốn hoặc đạt được lợi nhuận mục tiêu cung cấp cho nhà quản lý thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch

và ra quyết định Hai phương pháp được sử dụng để xác định sản lượng/doanh thu

để doanh nghiệp hòa vốn hoặc đạt được mức lợi nhuận mục tiêu là phương pháp số

dư đảm phí (Contribution approach) và phương pháp phương trình (Equation approach) Một số nhà quản lý thì thích sử dụng đồ thị CVP hoặc đồ thị lợi nhuận

Để tiến hành phân tích mối quan hệ CVP thì phải nắm rõ một số khái niệm cơ bản như số dư đảm phí, tỷ lệ số dư đảm phí …

- Số dư đảm phí (Contribution margin-CM): là số tiền còn lại của tổng doanh

thu (totalr evenue-TR) sau khi trừ đi tổng chi phí khả biến (variable cost-VC) Số dư

đảm phí trước hết dùng để bù đắp định phí và phần còn lại mới chính là lợi nhuận Lợi nhuận được tính bằng cách lấy số dư đảm phí trừ cho chi phí cố định

CM = TR – VC

Nếu số dư đảm phí không trang trải đủ các chi phí cố định, đơn vị sẽ bị lỗ, nếu trang trải vừa đủ các chi phí cố định thì đơn vị sẽ hòa vốn Khi số dư đảm phí lớn hơn tổng các chi phí cố định, có nghĩa rằng đơn vị hoạt động có lợi nhuận

- Tỷ lệ số dư đảm phí (Contribution margin ratio- CMR): là chỉ tiêu biểu hiện

mối quan hệ giữa số dư đảm phí với doanh thu hoặc số dư đảm phí đơn vị với giá bán

- Phân tích điểm hòa vốn (Break even analysis)

Điểm hòa vốn (Break even point): là điểm mà tại đó doanh thu vừa đủ bù đắp chi

phí và lợi nhuận trong trường hợp này là bằng 0

Việc phân tích điểm hòa vốn giúp nhà quản trị xác định được sản xuất ở mức nào, tiêu thụ bao nhiêu thì hòa vốn để từ đó đưa ra biện pháp tích cực cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được hiệu quả cao Điểm hòa vốn được xác định như sau:

Sản lượng hòa vốn =

Định phí

Số dư đảm phí đơn vị

Doanh thu hòa vốn = Tỷ lệ số dư đảm phí đơn vịTổng chi phí cố định

- Phân tích lợi nhuận mục tiêu: Một trong những quyết định quan trọng và thường

xuyên của các nhà quản lý là “cần sản xuất và tiêu thụ bao nhiêu sản phẩm để đạt được mức lợi nhuận mong muốn (Target net profit – NTP)

lợi nhuận mục tiêu =

Tổng chi phí cố định + Lợi nhuận mục tiêu

Số dƣ đảm phí đơn vị

Doanh thu để đạt đƣợc

Tổng chi phí cố định + Lợi nhuận mục tiêu

Tỷ lệ số dƣ đảm phí

1.2.4.2 Thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định dài hạn

Các quyết định về vốn đầu tư đều hướng vào mục tiêu của quá trình sinh lời

mà doanh nghiệp đã bỏ ra kinh doanh Quá trình sinh lời của vốn lại phụ thuộc vào việc lựa chọn một phương án đầu tư đúng đắn đối với nguồn vốn hạn chế để tạo ra lợi nhuận cao nhất

Quyết định dài hạn là một trong những quyết định quan trọng của nhà quản trị

có liên quan đến vốn đầu tư dài hạn, là sự lựa chọn phương án sử dụng vốn trong mua sắm, xây dựng phù hợp với những điều kiện giới hạn về năng lực kinh tế và đáp ứng mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp

Quyết định dài hạn thường mang tính chiến lược do đó đòi hỏi một lượng vốn lớn, thời gian thu hồi vốn kéo dài trong nhiều năm và chịu nhiều rủi ro khi môi trường kinh doanh thay đổi Việc đưa ra quyết định dài hạn đúng đắn có tác dụng rất lớn đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp do đó để đảm bảo cho quá trình đầu tư dài hạn, nhà quản trị phải quan tâm đến những vấn đề cơ bản như mục đích, hiệu quả sử dụng của tài sản dài hạn trong tương lai, tài chính huy động từ những nguồn nào, các phương pháp hoàn trả, bù đắp vốn trong tương lai và những rủi ro tài chính trong quá trình thu hồi vốn