Bài giảng hệ thống thông tin quản lý chương 1 một số vấn đề chung về thông tin và hệ thống thông tin

19/04/2010 THÔNG TIN VỀ HỌC PHẦN Tên học phần: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS BÀI GIẢNG Hệ đào tạo : Sau đại học Ngành học: Quản trị Kinh doanh Số tín chỉ: (45 tiết) Yêu cầu học phần: Bắt buộc Mục đích mơn học HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS) 1.Cung cấp kiến thức tổ chức thông tin hệ thống thông tin; Cơ sở công nghệ thông tin hệ thống thông tin Cung cấp cho ngƣời học phƣơng pháp luận để phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý NGUYEN MAU HAN, PHD HUE UNIVERSITY THÔNG TIN VỀ HỌC PHẦN (tt) NỘI DUNG Phân tín hoạt động: + Nghe giảng lý thuyết: 30 (=30) + Kiểm tra, làm tập lớp: 10(=5) + Tự học viết tiểu luận: 30 (=10) Chính sách học phần yêu cầu Gviên: Ngƣời học bắt buộc phải tham gia hoạt động sau: + Kiểm tra định kỳ + Thi cuối kỳ + Tiểu luận Phƣơng pháp, hình thức kiểm tra Kiểm tra – Tiểu luận : 40 % Thi cuối kỳ : 60 % CHƢƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TT VÀ HTTT CHƢƠNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HTTT CHƢƠNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THƠNG TIN CHƢƠNG THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HTTT CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH VÀ SXUẤT CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Information Systems – Foundation of E-Business, Steven Alter, Prentice Hall, 2002 [2] Management Information Systems, Managing the Digital Firm 9th edition, Laudon, K C and Laudon, J.P., Prentice Hall, New Jersey, 2006 [3] Management Information Systems, Giáo trình chương trình Bách khoa-Genetics [4] Hệ thống thông tin quản lý, Giáo trình Đại học Kinh tế Quốc dân [5] Giáo trình Phân tích & Thiết kế Hệ thống thơng tin, Nguyễn Mậu Hân, 2003 CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 19/04/2010 I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƢƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TT VÀ HTTT NỘI DUNG I • Thơng tin (Informations): KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN II PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN  kiện III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ  khái niệm IV CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA MỘT HTTT  hiểu biết V CÁC TÍNH NĂNG CỦA MỘT Hệ THốNG THƠNG TIN  phán đoán VI CÁC GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG MỘT HTTT QUẢN LÝ có đƣợc thời điểm ấn định VII CÁC MỨC BẤT BIẾN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ VIII.VAI TRÕ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HTTT TRONG DNGHIỆP tƣợng, việc hay ngƣời IX PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH TẾ CỦA HTTT DÙNG TRONG QUẢN LÝ I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống - Hệ thống thông tin Hệ thống Hệ thống mở (hệ thống có tính xác suất) đầu vào, đầu khơng thể xác định xác nhƣng dự đốn đƣợc Ví dụ: hệ thống đặt chổ vé máy bay khơng thể đốn xác chỗ đƣợc đặt cho chuyến bay Hệ thống đóng Hệ thống đốn trƣớc kết đầu biết đầu vào Vd: HTTT QLNS & TIỀN LƢƠNG  hệ thống đóng dễ quản lý hệ thống mở • Tập hợp phần tử có quan hệ qua lại với • Cùng hoạt động hƣớng đến mục tiêu chung • Tiếp nhận đầu vào sản xuất đầu nhờ trình chuyển đổi đƣợc tổ chức (Dynamic System) I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 10 I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THƠNG TIN Thơng tin Ra định Hệ thống thơng tin (information system) Về hình thức- hệ thống, gồm nhiều thành Mục đích thông tin:  giúp nhà quản lý/lãnh đạo định Ra Quyết định  hành động (hay thực hiện) nhằm thay đổi trạng thái tới trạng thái mong muốn Các loại định:  QĐ có cấu trúc  QĐ bán cấu trúc  QĐ khơng có cấu trúc 11 phần mà mối liên hệ thành phần nhƣ liên hệ chúng với hệ thống khác liên hệ thông tin Về nội dung - Là hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lƣu trữ, xử lý biểu diễn thông tin trình thực nghiệp vụ 12 19/04/2010 I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch (tt) (Transactions Processing System, TPS) Các công việc TPS thƣờng giải TPS giúp nhà quản lý Xử lý giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng Truy vấn thông tin liên quan tới giao dịch đƣợc xử lý VD: Khách hàng X có đơn đặt hàng? Giá trị bao nhiêu? Khách hàng X có mua hàng tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách khách hàng Mục đích TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực và/hoặc theo dõi hoạt động hàng ngày(các giao dịch) Thu thập lƣu trữ liệu giao dịch; kiểm sốt định đƣợc tạo nhƣ phần giao dịch Dùng cấp tác nghiệp Tự động hóa hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ xác; đạt hiệu suất lớn 13 14 I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống xử lý giao dịch (tt) Môi trƣờng hoạt động TPS: TPS trực tuyến (online) Nối trực tiếp ngƣời điều hành chƣơng trình TPS Hệ thống trực tuyến cho kết tức thời TPS theo lô (batch) Tất giao dịch đƣợc tập hợp lại với đƣợc xử lý chung lần Hệ thống xử lý giao dịch (tt)-Ví dụ TPS Phƣơng thức nhập liệu:  Thủ công  Bán tự động  tự động 15  Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS) (Management Information System, MIS) Mục đích  Tạo báo cáo thƣờng xuyên theo yêu cầu dạng tóm tắt hiệu hoạt động nội tổ chức hiệu đóng góp đối tƣợng giao dịch (khách hàng nhà cung cấp)  16 Vấn đề đặt  MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực kiểm soát)  MIS quan tâm đến hiệu hoạt động đối Chức MIS – Cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức – Lấy tổng hợp liệu từ TPSs – Cho phép nhà quản lý kiểm soát điều khiển tổ chức – Cung cấp thơng tin phản hồi xác – Cung cấp báo cáo đặc biệt sở đƣợc lập kế hoạch tƣợng tổ chức để có biện pháp đối xử phân bổ nguồn lực thích hợp 17 18 19/04/2010 Hệ thống thông tin quản lý (tt) Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) (Management Information System, MIS)  Cấu trúc chung MIS  CSDL TPS Truy vấn (queries) Đặc điểm MIS  TPS Hỗ trợ cho xử lý lƣu trữ giao dịch  MIS sử dụng CSDL hợp hỗ trợ cho nhiều chức tổ chức  MIS đủ mềm dẻo để thích ứng đƣợc với nhu cầu thông tin tổ chức  MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT phân quyền cho việc truy nhập HT  MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho nhà QL, chủ yếu thơng tin có cấu trúc CSDL MIS Chương trình MIS Biểu (forms) Báo cáo (reports) - Định kỳ - Bất thƣờng (adhoc) - Ngoại lệ 19 Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) 20 Hệ thống thông tin quản lý (tt) (Management Information System, MIS) Ví dụ: • Dự báo bán hàng (Sales forecasting) • Dự báo & quản lý tài chánh (Financial management and forecasting) • Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling) • Lập kế hoạch & quản lý tồn kho (Inventory management and planning) • Định giá sản phẩm & Quảng cáo (Advertising and product pricing) Ví dụ HTTT quản lý 21 22 Hệ hỗ trợ định Hệ hỗ trợ định (Decision Support System, DSS) (Decision Support System, DSS) Định nghĩa:  DSS kết hợp tri thức ngƣời với khả MT, cải thiện chất lƣợng QĐ, HT hỗ trợ dựa MT giúp cho nhà QL giải vấn đề bán cấu trúc  DSS hệ hỗ trợ RQĐ cho nhà QL vấn đề bán cấu trúc hồn cảnh định / khơng thƣờng xun  HTTT hỗ trợ định (DSS)– hệ thống thông tin tƣơng tác cung cấp thông tin, mơ hình, cơng cụ xử lý liệu hỗ trợ cho q trình định có tính nửa cấu trúc khơng có cấu trúc 23 Các dạng định Quyết định có cấu trúc:  định đƣa thơng qua loạt thủ tục đƣợc xác định trƣớc  có tính lặp lại  theo thông lệ VD: Xác định số lƣợng đặt hàng Máy tính hóa hồn tồn (HTTT xử lý giao dịch) 24 19/04/2010 Hệ hỗ trợ định Hệ hỗ trợ định (tt) (Decision Support System, DSS) (Decision Support System, DSS) Quyết định bán cấu trúc:  Dựa kinh nghiệm có  Ít có tính lặp lại  Con ngƣời định +sự hỗ trợ máy tính Quyết định phi cấu trúc:  Phải tự đánh giá, hiểu rõ vấn đề đƣợc đặt  Thƣờng khơng có tính lặp lại VD: Thăng tiến nhân sự, Giới thiệu công nghệ  Con ngƣời định máy tính hỗ trợ số phần việc Các vấn đề liên quan đến DSS DSS dùng để trả lời câu hỏi bất thƣờng (lâu lâu đặt không lặp lại) Các vấn đề DSS giải bán cấu trúc  Mục tiêu không rõ nhiều mục tiêu  Số liệu thu thập đƣợc khơng xác  Q trình xử lý số liệu khơng chặt chẽ, khơng rõ ràng Trong q trình giải vấn đề, tham gia ngƣời RQĐ quan trọng 25 26 Hệ hỗ trợ định (tt) Hệ hỗ trợ định (Decision Support System, DSS) (Decision Support System, DSS) Các thành phần DSS  CSDL  Các mơ hình sở: Các mơ hình phân tích tốn học giải đáp; ví dụ: mơ hình – dạng phân tích liệu khác  Hệ thống phần mềm hỗ trợ định: cho phép ngƣời sử dụng can thiệp vào CSDL & mơ hình sở 27 28 HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS) Tri thức "những cảm nhận, hiểu biết bí thực tế mà có-là nguồn lực cho phép hành động cách thông minh." theo Wiig, 1996 Đặc điểm: tri thức đƣợc hình thành từ não ngƣời, ngƣời sử dụng tri thức để tƣ định tạo giá trị Quá trình phát triển tri thức gắn liền với học hỏi, đổi sáng tạo 29 30 19/04/2010 HTTT quản lý tri thức HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS) (Knowledge Management System-KMS) Các loại tri thức:  Biết (Know-what): tri thức kiện  Biết (Know-why): tri thức giới tự nhiên, xã hội suy nghĩ ngƣời  Biết (Know-who): giới quan hệ xã hội, tri thức biết đƣợc Việc biết đƣợc ngƣời cần thiết đơi cịn quan trọng quản lý biết đƣợc nguyên tắc quản lý  Biết chỗ biết thời gian (Know-where Know when): ngày quan trọng kinh tế linh hoạt động  Biết cách làm (Know-how): kỹ khả thực hành thành thạo công việc Tri thức tồn dƣới hai dạng: Tri thức tƣờng minh: tri thức đƣợc "mã hoá" dễ dàng chuyển giao từ ngƣời sang ngƣời khác, thƣờng nằm hệ thống văn tổ chức, quy trình, quy tắc, hƣớng dẫn cơng việc, chuẩn mực hoạt động, sở liệu,… tri thức thƣờng học đƣợc qua giáo dục đào tạo quy Tri thức ẩn tàng tri thức thu đƣợc từ trải nghiệm thực tế, dạng tri thức thƣờng ẩn cá nhân khó "mã hóa", thƣờng bao gồm: niềm tin, giá trị, kinh nghiệm, bí quyết, kỹ năng,… 31 32 HTTT quản lý tri thức HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS) (Knowledge Management System-KMS) Nội dung quản lý tri thức: QL tri thức trình, bao gồm:  Các hoạt động bản: kiến tạo, khai thác, sử dụng, chia sẻ  Phát triển nguồn tài sản tri thức tổ chức nhằm tạo giá trị  QL tri thức trình liên tục thân tri thức thay đổi Tri thức không ngẫu nhiên mà có, q trình nỗ lực học hỏi khơng ngừng cá nhân tổ chức để tìm kiếm ý tƣởng sáng tạo Nội dung quản lý tri thức: QL tri thức cần phải quan tâm đến 02 loại tri thức: tri thức tƣờng minh tri thức ẩn tàng Việc khai thác tri thức ẩn tàng biến thành tri thức tƣờng minh phụ thuộc nhiều vào môi trƣờng văn hố tổ chức Cần tạo mơi trƣờng tin cậy, cởi mở, khuyến khích đổi mới, sáng tạo va chấp nhận rủi ro, thất bại phép khai thác tối đa tri thức ẩn ngƣời tổ chức 33 34 HTTT quản lý tri thức HTTT quản lý tri thức (Knowledge Management System-KMS) Nội dung quản lý tri thức: QL tri thức cần tiếp cận cách có hệ thống mang tính chiến lƣợc gắn kết chặt chẽ với chiến lƣợc mục tiêu kinh doanh Đối với doanh nghiệp cần xác định thật rõ chiến lƣợc mục tiêu kinh doanh giai đoạn gắn kết mục tiêu quản lý tri thức để thức hoá mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp 35 Các yếu tố quản lý tri thức Con ngƣời: tạo tri thức sử dụng tri thức để làm việc tạo giá trị Nhƣ điều quan trọng quản lý tri thức doanh nghiệp tạo mơi trƣờng mà tri thức đƣợc kiến tạo, sử dụng chia sẻ, ý tƣởng sáng tạo đƣợc nuôi dƣỡng, cổ vũ phát huy 36 19/04/2010 HTTT quản lý tri thức HTTT quản lý tri thức Các yếu tố quản lý tri thức Quy trình: QL tri thức thiết phải gắn liền với trình kinh doanh cốt lõi doanh nghiệp Tri thức cần tập trung vào cải tiến đổi trình nghiên cứu triển khai sản phẩm mới, trình sản xuất, kinh doanh bán hàng Các yếu tố quản lý tri thức Công nghệ: CNTT bao gồm phần cứng phần mềm có vai trị quan trọng quản lý tri thức, công cụ để lƣu trữ, chuyên chở, chia sẻ tri thức qua tăng cƣờng khả đóng góp tri thức cho phát triển Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lƣỡng nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin để đầu tƣ cho phù hợp với nhu cầu trình độ sử dụng 37 38 HTTT quản lý tri thức HTTT quản lý tri thức Đặc điểm quản lý tri thức  Quản lý tri thức công việc tốn  Quản lý tri thức hiệu đòi hỏi phải xây dựng hệ thống giải pháp lai ghép ngƣời công nghệ  Quản lý tri thức cần phải có ngƣời quản lý có kiến thức  Quản lý tri thức có lợi từ việc xếp, định hƣớng nhiều từ mơ hình, đƣợc xây dựng từ thị trƣờng từ hệ thống cấp bậc Đặc điểm quản lý tri thức  Chia sẻ sử dụng thông tin thƣờng hành động tự nhiên  Quản lý tri thức có ý nghĩa phát triển trình xử lý tri thức  Truy cập liệu bƣớc  Quản lý tri thức khơng có điểm dừng 39 40 Hệ chuyên gia (Expert System, ES) HTTT quản lý tri thức  Chuyên gia ngƣời có kiến thức kinh nghiệm đặc biệt lĩnh vực cần giải vấn đề VD: Chọn lựa thiết bị, ngân sách cho quảng cáo, chiến lược quảng cáo So sánh việc xử lý tri thức xử lý thông tin thông thƣờng 41  ES HT dựa máy tính (gồm phần cứng phần mềm máy tính) giúp nhà QL giải vấn đề RQĐ tốt  ES nhánh trí tuệ nhân tạo đƣợc áp dụng nhiều lĩnh vực khác VD: Chẩn đốn y học, thăm dị mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, … 42 19/04/2010 Hệ chuyên gia (Expert System, ES) Hệ chuyên gia Các thànhSystem phần hệ) chuyên gia (Expert , ES Hệ chuyên gia (Expert System - ES)  Một hệ thống kiến thức sử dụng kiến thức cho lĩnh vực ứng dụng thủ tục can thiệp để giải vấn đề mà thông thƣờng phải yêu cầu tới chuyên gia giải  Kiến thức sâu lĩnh vực hẹp  Thƣờng sử dụng quy luật nếu-thì  Cơ sở liệu chuyên gia 43 44 Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Đặc điểm ES Cấu trúc chung ES Kiến thức chuyên gia (Quy tắc) Hệ thống Giải thích  Giao diện Ngƣời sử dụng Máy suy luận Hệ thống thu thập Kiến thức  Nhà quản lý/ Ngƣời sử dụng    Kiến thức Các kiện chuyên gia Cụ thể (các quy tắc) (CSDL) Cơ sở tri thức  Áp dụng kiến thức lĩnh vực riêng biệt cho hoàn cảnh hay vấn đề không chắn hay thiếu thông tin Đƣa giải pháp hiệu kết quả, chẩn đốn vấn đề, đánh giá hồn cảnh, cho lời khuyên, … Giải thích lý giải lời khun mà đƣa Cung cấp thơng tin thêm lĩnh vực chuyên gia Nhận hạn chế lĩnh vực biết ln chuyên gia khác cho lời khuyên Cải thiện tri thức chuyên môn đƣợc “học” thêm cách cho thêm tri thức vào 45 Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) 46 Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Ích lợi ES Ƣu điểm  Bảo tồn đƣợc tri thức chuyên gia  Giúp cho nhiều ngƣời có trình độ “chun gia” để RQĐ  Tăng hiệu trình RQĐ  QĐ qn, phụ thuộc vào ngƣời  Có thể dùng làm cơng cụ huấn luyện 47  Hồn thành phần cơng việc chí nhanh chun gia  Tỷ lệ sai sót thấp (đơi cịn thấp chun gia)  Có khả tạo đƣợc lời khuyên phù hợp không thay đổi  Có thể đóng vai trị chuyên gia lĩnh vực hẹp  Khi đƣợc sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp trình học hiệu  Có thể sử dụng ES cho môi trƣờng gây nguy hiểm cho ngƣời  Có thể sử dụng để tạo kiến thức tổ chức  Có thể cung cấp kiến thức thời điểm 48 19/04/2010 Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Hệ chuyên gia (tt) (Expert System, ES) Nhƣợc điểm  Giới hạn mặt cơng nghệ  Khó thu thập kiến thức cho ES  Phải xác định đƣợc chuyên gia cho lĩnh vực quan tâm  Phải có thống chuyên gia lĩnh vực giải pháp cho vấn đề cụ thể  Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với nhân cơng kiến thức  Khó trì chun gia tổ chức Các lĩnh vực ứng dụng ES  Phân loại  Chẩn bệnh  Điều khiển  Kiểm sốt q trình  Thiết kế  Lập kế hoạch lịch trình  Tạo lựa chọn  … 49 50 51 52 Tƣơng quan hệ thống III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ Có thành phần:  Thành phần định: Chức năng: định  Thành phần thông tin: Chức năng: tiếp nhận, xử lý, truyền tin lƣu trữ thông tin  Thành phần tác nghiệp: Chức năng: bảo đảm hoạt động sở tổ chức 53 54 19/04/2010 III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin tổ chức tập hợp phƣơng tiện, nhân lực, vật lực, thông tin phƣơng pháp xử lý tin nhằm cung cấp thông tin cho trình định thời hạn đủ độ tin cậy 55 III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ Trong đó: *Tổ chức: hệ thống đƣợc tạo từ cá thể để làm dễ dàng việc đạt mục tiêu hợp tác phân công lao động Ở tổ chức đƣợc hiểu quan, xí nghiệp, trƣờng học, 56 III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ *Nhân lực: bao gồm tập thể, cá nhân tham gia vào việc phát triển trì Hệ THốNG *Thơng tin: Các thông tin sử dụng hệ thống, cácthông tin từ mơi trƣờng bên ngồi vào hệ thống, thơng tin từ hệ thống mơi trƣờng bên ngồi *Phƣơng tiện (phần cứng-phần mềm): sở vật chất dùng để thu nhập, xử lý, lƣu trữ, chuyển tải thông tin hệ thống nhƣ máy tính, máy in, điện thoại *Phƣơng pháp xử lý tin: tài nguyên phi vật chất nhƣ mơ hình tốn học, thuật toán, tri thức ngƣời hệ thống, phần mềm 57 III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ VAI TRÕ, NHIỆM VỤ CỦA HTTT QUẢN LÝ Vai trị  Hệ thơng tin đóng vai trị trung gian hệ định hệ tác nghiệp hệ thống quản lý Nhiệm vụ  Trao đổi thơng tin với mơi trƣờng ngồi  Thực việc liên lạc phận cung cấp thông tin cho thành phần tác nghiệp thành phần định 58 III CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT HTTT QUẢN LÝ   Hệ thống tin học: tập hợp  thiết bị xử lý thông tin  phần mềm bản, tiện ích  mạng truyền thơng HTTT tin học hóa: hệ thống bao gồm:  ngƣời  qui trình  kiện chƣơng trình  máy tính, mạng truyền thơng Chú ý:   59 Chƣơng trình thị cho máy tính Các quy trình thị cho ngƣời 60 10 19/04/2010 B Thiết kế vật lý sở liệu B Thiết kế vật lý sở liệu Các vấn đề cần ý thiết kế vật lý CSDL (tt)  Các vấn đề cần ý thiết kế vật lý CSDL (tt) Các cột (trƣờng) tuỳ chọn cột (trƣờng) bắt buộc: Nếu cột bắt buộc ngƣời sử dụng cần phải cung cấp giá trị cho cột dòng (bản ghi) thêm vào bảng cập nhật CSDL  Về khố khố Hầu hết HQTCSDL đại cho phép rõ khố chính, khố ngồi định nghĩa bảng Cột cần phải đƣợc rõ NOT NULL Nếu HQTCSDL không cho phép định nghĩa tự động cần phải rõ Khố cần phải not null Khố ngồi cần phải liên quan tới thể khố đa có nhận giá trị null Nếu cột tuỳ chọn nhận giá trị null  Chú ý: lƣu trữ giá trị cho cột tuỳ chọn khơng có giá trị cách cách hay 265 B Thiết kế vật lý sở liệu 266 B Thiết kế vật lý sở liệu Các vấn đề cần ý thiết kế vật lý CSDL (tt) Giá trị hợp lệ giá trị mặc định  Ví dụ: Một mã KH đƣợc định nghĩa nằm khoảng từ đến 1000 (giá trị hợp lệ) Giá trị mặc định cho số lƣợng bán (giá trị mặc định)  Thuận lợi việc rõ giá trị hợp lệ đƣợc gắn vào tất chƣơng trình lập trình Đảm bảo thống việc kiểm tra tính đắn liệu  Giá trị mặc định đƣợc sử dụng để giảm bớt việc gõ máy cho ngƣời sử dụng Nó giúp cho việc nhập liệu nhanh giảm bớt lỗi Một ví dụ thiết kế file liệu  Trong hệ thống thông tin “Quản lý kho hàng ” có mơ hình tổ chức liệu hệ thống quan hệ sau: 267 B Thiết kế vật lý sở liệu 268 B Thiết kế vật lý sở liệu Một ví dụ thiết kế file liệu 269 270 45 19/04/2010 B Thiết kế vật lý sở liệu II Thiết kế chức hệ thống Mục đích:  Trả lời cho câu hỏi cuối là: công việc hoạt động nhƣ nào?  Từ mơ hình tổ chức xử lý có, ngƣời phân tích tiến hành xem xét, biến chức năng, công việc thành đơn vị chƣơng trình  Ứng với đơn vị chƣơng trình ngƣời phân tích phải viết đặc tả chi tiết để chuẩn bị cho việc lập trình 271 272 II Thiết kế chức hệ thống II Thiết kế chức hệ thống A Mô đun xử lý  Mô đun xử lý thể cơng việc có liên quan với đƣợc thực liền mạch nhằm thực chức  Thơng thƣờng mơ đun xử lý thể cơng việc có chất cập nhật tra cứu liệu thao tác nhóm liệu nhỏ  Ví dụ, Chức làm phiếu xuất kho bao gồm mô đun sau:    Tra cứu danh sách đại lý để kiểm tra khách hàng Kiểm tra hàng tồn kho Lấy yêu cầu để lập phiếu xuất cập nhật tồn kho273 B Phân rã mô đun Mục đích:  Để dễ dàng việc mã hố, cài đặt chƣơng trình sửa chữa  Phân rã mơ đun nhỏ đến mức xuất mô đun chung, điều giảm nhẹ cơng sức lập trình sau  Phân rã mô đun gợi giao diện chọn chức theo kiểu thực đơn chƣơng trình tổng thể II Thiết kế chức hệ thống 274 II Thiết kế chức hệ thống C Sơ đồ phân rã chức  Một mơ đun phân rã thành nhiều mô đun Mô đun phân rã thêm đƣợc đƣợc gọi mô đun sơ cấp  Việc phân rã phải bảo đảm mối liên hệ mô đun lớn với mô đun  Dùng sơ đồ phân rã chức để mô tả việc phân rã: D Các yếu tố để phân rã mô đun  Phân rã mô đun theo điểm công tác:  Phân rã mô đun theo hƣớng chức năng: chức có chung công việc đƣợc tổ chức riêng  Phân rã mơ đun theo thời gian: Ví dụ, việc in báo cáo kết học tập sinh viên đƣợc thực vào cuối năm học với hàng loạt báo cáo khác nhƣ báo cáo khối lƣợng công tác giáo viên, 275 276 46 19/04/2010 II Thiết kế chức hệ thống II Thiết kế chức hệ thống Gộp mô đun theo hƣớng đối tƣợng: E Sơ đồ tổng thể phân rã chức   ĐÀO TẠO Dựa kết phân rã mơ đun, ngƣời phân tích phải lên sơ đồ tổng thể chức để hƣớng đến cấu trúc hố chƣơng trình SINH VIÊN CẬP NHẬT ĐIỂM THI Hiện có vài quan điểm việc gộp mơ đun thành nhóm chức chƣơng trình    CẬP NHẬT LÝ LỊCH SINH VIÊN THƠNG KÊ KẾT QUẢ HỌC TẬP Gộp mơ đun theo hƣớng đối tƣợng: nhóm chức theo liệu theo tập thực thể GIÁO VIÊN CẬP NHẬT LÝ LỊCH GIÁO VIÊN GHI NHẬN KHỐI LƢỢNG GDẠY Gộp mô đun theo hƣớng chức năng: Gộp theo kiện gộp theo hoạt động hệ thống THÔNG KÊ GIẢNG DẠY MƠN HỌC Gộp mơ đun theo tiện lợi: gộp mô đun theo tiêu chuẩn tiện dụng theo ngƣời sử dụng cụ thể theo mạch cơng việc CẬP NHẬP MƠN HỌC LẬP CHƢƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO PHÂN CƠNG GIẢNG DẠY 277 II Thiết kế chức hệ thống 278 II Thiết kế chức hệ thống Gộp mô đun theo mạch công việc Gộp mô đun theo chức năng: QUẢN LÝ KHO NHẬP HÀNG CẬP NHẬT SỐ LIỆU, CẬP NHẬT PHIẾU NHẬP, CẬP NHẬT TỒN KHO IN PHIẾU NHẬP XUẤT HÀNG CẬP NHẬT SỐ LIỆU, CẬP NHẬT PHIẾU XUẤT, CẬP NHẬT TỒN KHO IN PHIẾU XUẤT BÁO CÁO BÁO CÁO TỒN KHO CÂN ĐỐI KHO 279 II Thiết kế chức hệ thống 280 II Thiết kế chức hệ thống Mô tả mô đun F Mô tả mô đun  Chỉ thực sau phân rã mơ đun  Ngƣời phân tích chuyển giao kết phân tích thiết kế cho ngƣời lập trình để chuẩn bị cài đặt  Mỗi mô đun phải đƣợc mô tả cách chi tiết thông qua biểu đồ đƣợc gọi IPO Chart (Input- Processing - Output Chart) 281 282 47 19/04/2010 III Thiết kế giao diện hệ thống III Thiết kế giao diện hệ thống Mục đích Thiết kế môi trƣờng giao tiếp ngƣời sử dụng máy thoả mãn điều kiện:     Các loại giao diện  Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng với ngƣời khơng có kinh nghiệm Dễ học: Các chức gần gũi với tƣ ngƣời sử dụng để họ nắm bắt dễ dàng nhanh chóng  Tốc độ thao tác: Giao diện không đoi hỏi thao tác phức tạp hay dài dịng, hỗ trợ phím tắt, phím nóng Dễ phát triển: Giao diện đƣợc xây dựng dễ dàng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu thay đổi ngƣời sử dụng  Hộp hội thoại: Là giao diện phục vụ cho việc kiểm sốt hệ thống, trao đổithơng tin ngƣời sử dụng hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập (Tên, mật khẩu), hƣớng dẫn sử dụng hệ thống, thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống có Màn hình nhập liệu: khung nhập liệu cho phép ngƣời sử dụng tiến hành nhập liệu cho hệ thống hay cung cấp thơng tin cho việc tìm kiếm liệu, đƣa báo cáo theo yêu cầu Màn hình báo cáo: biểu mẫu hiển thị thông tin đƣợc thu thập tổng hợp theo yêu cầu ngƣời sử dụng 283 284 III Thiết kế giao diện hệ thống IV Thiết kế báo biểu Các nguyên tắc chung thiết kế giao diện        Luôn cung cấp thông tin phản hồi công việc tiến hành cho ngƣời sử dụng Thông tin trạng thái: cung cấp cho ngƣời sử dụng thông tin phần hệ thống đƣợc sử dụng Công việc tối thiểu: Hạn chế tối đa cố gắng không cần thiết ngƣời sử dụng Trợ giúp: Sẵn sàng cung cấp trợ giúp ngƣời sử dụng cần Dễ dàng thoát ra: Cho phép ngƣời sử dụng thoát khỏi hộp thoại dễ dàng thao tác quen thuộc Làm lại: Cho phép huỷ bỏ thao tác đa tiến hành, tăng khả thứ lỗi chƣơng trình  Hình thức tài liệu xuất: Đĩa, hình, giấy in, Dạng tài liệu xuất    Có cấu trúc: Bảng biểu, phiếu Không định dạng: Trả lời theo nhu cầu Yêu cầu tài liệu xuất    Đầy đủ, xác Dễ hiểu, dễ đọc Kích thƣớc tài liệu phải phù hợp, mục phải bố trí hợp lý 285 286 IV Thiết kế báo biểu  Các hình thức xuất tài liệu    Thiết kế kiểm sốt: Mục đích: nhằm hạn chế lỗi sau  Lỗi từ thông tin thu thập  Lỗi cố kỹ thuật gây  Sự thâm nhập trái phép ngƣời hệ thống  Rủi ro môi trƣờng nhƣ: cháy, bão lụt,  Đề xuất biện pháp nhằm đảm bảo: Khung in sẵn Khơng có khung in sẵn Cách trình bày tài liệu: gồm phần     IV Thiết kế an toàn hệ thống Phần đầu: Các tiêu đề Phần thân: Chứa nội dung thƣờng đƣợc gom thành nhóm có mối liên hệ logic với Phần cuối: ngày tháng, chữ ký có Có hai loại đƣa   Đơn Tập thể    287 Tính xác Tính an tồn Tính riêng tƣ 288 48 19/04/2010 IV Thiết kế an toàn hệ thống IV Thiết kế an tồn hệ thống Kiểm sốt xâm phạm từ phía ngƣời Kiểm sốt xâm phạm từ phía ngƣời a Xác định điểm hở hệ thống b Các biện pháp phòng ngừa, khắc phục   Điểm hở hệ thống điểm mà thơng tin hệ thống có khả bị truy cập trái phép, bị sửa chữa, lấy cắp chí phá huỷ thơng tin, gây thiệt hại lớn cho quan chủ quản hệ thống Trong hệ thống điểm hở là:     Luồng liệu đến tác nhân hệ thống Luồng liệu cắt ngang phần thực máy tính phần thực thủ công Các kho liệu tệp Các đƣờng truyền mạng (đối với hệ phân tán),  Bảo mật vật lý: khố, chng báo động  Nhận dạng nhân  Mật  Tạo mật mã: mã hố liệu sang dạng mã khơng hiểu đƣợc Ngƣời hiểu đƣợc phải có quy tắc giải mã thích hợp  Bảo mật gọi lại: truy nhập thực cách gián tiếp, qua trạm kiểm soát, tƣơng tự nhƣ gọi điện thoại qua tổng đài 289 290 IV Thiết kế an toàn hệ thống Kiểm sốt xâm phạm từ phía ngƣời b Các biện pháp phòng ngừa, khắc phục  Phân biệt riêng tƣ  Gán cho loại ngƣời dùng số quyền truy nhập định  Cho phép số ngƣời dùng đƣợc phép uỷ quyền tức giao quyền truy nhập cho ngƣời khác CHƢƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 292 291 CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Mức Quản lý Các HTTT KD&SX Hệ thống thông tin quản lý lương Tác nghiệp NỘI DUNG I CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm vịêc Hệ thống tin quản lý người lao động Hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực công việc người Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên sếp công việc HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP II HTTT NHÂN LỰC SÁCH LƢỢC III HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC IV PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 293 Sách lƣợc HTTT phân tích & thiết kế cơng vệc HTTT tuyển chọn nhân viên HTTT Qlý lương thưởng & bảo hiểm trợ cấp HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực Chiến lƣơc Kế hoạch hóa nguồn nhân lực 294 49 19/04/2010 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Lương 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Vị Trí Làm Việc  Cơng việc chấm cơng hàng ngày đƣợc nhân viên thống kê phòng nhân trực tiếp thực ghi vào sổ chấm công Sau tổng hợp lại vào cuối tháng để làm sở tính lƣơng cuối tháng, xong chuyển giao cho phịng kế tốn  Bảng chấm cơng bao gồm: Họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ khơng phép  Sau nhận đƣợc bảng chấm công, nhân viên tiền lƣơng phịng kế tốn thực việc kiểm tra đối chiếu xem số lƣợng báo cáo có khơng Nếu khơng gửi trả phịng hành tiến hành điều chỉnh lại Nếu sử dụng chƣơng trình tiến hành cập nhật thơng tin chấm cơng để 295 tính luơng 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Quản Lý Người Lao Động  Nhân viên vào làm việc công ty phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, cấp chun mơn…Khi đƣợc tuyển dụng phải thử việc tháng, sau ký hợp đồng dài hạn ngắn hạn tùy theo yêu cầu công ty Tháng thử việc đƣợc hƣởng 70% lƣơng, hồ sơ đƣợc chấp nhận ký hợp đồng xếp bậc lƣơng, khơng trả lại hồ sơ Trƣởng phòng nhân ban giám đốc ngƣời chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lƣơng, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng nhân viên công ty  Thông tin nhân viên cơng ty cần cập nhật vào máy tính để quản lý gồm: Mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giớI tính, ngày sinh, nơi sinh, địa thƣờng trú, địa tạI, số CMND, quê qn, dân tộc, tơn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lƣơng bản, bậc 297 lƣơng 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: báo cáo lên cấp Hàng tháng, liệu hệ thống thông tin quản lý lƣơng, quản lý ngƣời lao động hệ thống thơng tin đánh giá tình hình thực cơng việc đƣợc sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu luật định theo qui định phủ tình hình sức khoẻ an tồn ngƣời lao động (tai nạn hay bệnh nghề nghiệp) Những thông tin đƣợc báo cáo lên nhà quản lý( ban giám đốc) để làm sở đặt yêu cầu đào tào bảo hộ lao động hay thay đổi môi trƣờng làm việc cho phù hợp  Mục tiêu hệ thống xác định vị trí lao động tổ chức , phạm trù nghề nghiệp vị trí nhân đảm đƣơng vị trí  Định kỳ, hệ thống thơng tin vị trí việc làm tiến hành phân tích cơng việc theo u cầu phịng ban (nếu có) , sau lấy thơng tin nhân viên công ty phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục vị trí lao động theo ngành nghề , danh mục vị trí việc làm thiếu nhân lực Những danh mục liệt kê vị trí cịn khuyết theo ngành nghề có ích cho phận nhân việc định tuyển dụng 296 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: Đánh giá tình hình thực cơng việc ngƣời Hàng tháng phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực cơng việc nhân viên thuộc phịng mình, sau gửi mẩu đánh giá đến phòng nhân Phòng nhân kiểm tra đối chiếu, xin đạo giám đốc để định khen thƣởng kỷ luật.Thơng tin đánh giá cịn đƣợc sử dụng làm cho hàng loạt định nhƣ: đề bạt, thuyên chuyển, buộc việc ngƣời lao động 298 5.1 HTTT NHÂN LỰC TÁC NGHIỆP: tuyển chọn nhân viên sếp cơng việc Khi có nhu cầu tuyển dụng(thiếu nhân viên số vị trí) phận quản lý vị trí gởi yêu cầu lên phận nhân để thực tuyển chọn nhân viên Công việc tuyển chọn đƣợc tiến hành theo trình tự: ứng viên nộp đơn vào , phận tuyển chọn tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, sau ứng viên phải làm kiểm tra trắc nghiệm vấn Bộ phận tuyển dụng gởi thông tin ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc (để xét duyệt) đồng thời thông báo định tuyển cho ứng viên biết Cuối thông tin ứng viên đƣợc đƣa vào hồ sơ nhân viên (tức trở thành nhân viên mới) 299 300 50 19/04/2010 5.2 HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC 5.2 HTTT NHÂN LỰC CHIẾN LƢỢC Hỗ trợ nhà Qlý cho định:  tuyển ngƣờI lao động  Phân tích & thiết kế việc làm  định phát triển & đào tạo  kế hoạch hóa trợ cấp cho ngƣờI lao động ~ HTTT:  HTTT phân tích & thiết kế cơng vệc  HTTT tuyển chọn nhân viên  HTTT Qlý lƣơng thƣởng & bảo hiểm trợ cấp  HTTT đào tạo & phát triển nguồn nhân lực  Lập KH & định vị doanh nghiệp  Lên KH & đánh giá công nghệ  Xác định lịch trình SX  Thiết kế bố trí SX doanh nghiệp 5.3 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO HTTT NHÂN LỰC  CSDL  Bảng tính điên tử  Thống kê 301 302 CHƢƠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING NỘI DUNG CHƢƠNG 6: I CHỨC NĂNG MARKETING HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING II HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP III HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC IV HTTT MARKETING CHIẾN LƢỢC V PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO MARKETING 304 303 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING MỨC QUẢN LÝ CÁC HTTT MARKETING Mục đích: Thỏa mãn nhu cầu & ý muốn khách hàng Các chức bản: Tác nghiệp  HTTT bán hàng  HTTT khách hàng tƣơng lai  Xác định khách hàng tạI  HTTT liên hệ khách hàng  Xác định khách hàng tƣơng lai  HTTT hƣớng dẫn hỏI đáp/khiếu nại  HTTT tài liệu  Xác định nhu cầu khách hàng  HTTT bán hàng qua điện thoạI  Lập kế hoạch phát triển SP & dịch vụ để đáp ứng nhu cầu KH  HTTT quảng cáo qua thƣ  HTTT phân phốI  Định giá sản phẩm & dịch vụ  HTTT KTTC tác nghiệp hổ trợ:  Xúc tiến bán hàng  Phân phốI sản phẩm & dịch vụ đến KH  HT xử lý đơn đặt hàng  HTTT hàng tồn kho 305  HTTT tín dụng 306 51 19/04/2010 6.2 HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP 6.1 CHỨC NĂNG MARKETING MỨC QUẢN LÝ CÁC HTTT MARKETING Sách lƣợc     Chiến lƣợc   HTTT bán hàng: HTTT qlý bán hàng HTTT định giá SP HTTT xúc tiến bán hàng HT phân phối HTTT dự báo bán hàng HTTT lập KH & phát triển HTTT liên hệ khách hàng: cung cấp ttin KH, sở thích đ/v SP & dịch vụ số liệu QT mua hàng khứ HTTT khách hàng tƣơng lai: cung cấp danh mục KH theo địa điểm, loại SP, doanh thu gộp, tiêu khác quan trọng đốI vớI lực lƣợng bán hàng HTTT hƣớng dẫn hỏI đáp/khiếu nại: ghi nhận, xử lý & lƣu trữ lạI khiếu nạI phục vụ phân tích quản lý HTTT tài liệu: cung cấp tài liệu cho NV marketing sử dụng HTTT bán hàng qua điện thoạI: HTTT quảng cáo qua thƣ: Danh sách đƣợc gửI từ file KH, công nợ phảI thu, KH tƣơng lai & CSDL thƣơng mại 307 6.2 HTTT MARKETING TÁC NGHIỆP 308 6.3 HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC HTTT phân phối: Theo dỏi hàng hóa & dịch vụ phân phốI nhằm xác định & sửa chửa ~ sai sót phân phốI & giảm thờI gian phân phốI HTTT KTTC tác nghiệp hổ trợ: Mục đích  Hỗ trợ nhà Qlý Marketing qlý & kiểm tra lực lƣợng bán hàng, kỹ thuật xúc tiến bán hàng, giá cả, phân phối & cung cấp hàng hóa & dịch vụ HT xử lý đơn đặt hàng: BC tình hình đặt hàng theo thờI kỳ, theo ngƣờI bán, theo SP & theo địa điểm  dự báo bán hàng HTTT hàng tồn kho: thông tin hàng tồn kho, tình hình xuất nhập tồn, hàng hƣ hỏng  hƣớng điều chỉnh phƣơng thức bán hàng HTTT tín dụng: thơng tin tín dụng tốI đa cho phép KH  Cung cấp thông tin tổng hợp, bao gồm nguồn liệu bên & bên  Xử lý liệu khách quan & chủ quan 309 6.3 HTTT MARKETING SÁCH LƢỢC HTTT qlý bán hàng: cung cấp DL lịch sử QT kinh doanh mỗI NV bán hàng, mỗI địa điểm KD, mỗI SP & mỗI phân khúc thị trƣờng HTTT định giá SP: theo giá cộng lãi vào chi phí / giá cầu / giá bám thị trƣờng / giá hớt  mơ hình giá HTTT xúc tiến bán hàng:TT lịch sử thị trƣờng, hiệu quảng cáo & khuyến mãi, lịch sử kinh doanh SP thị trƣờng, lịch sử hãng truyền thông HT phân phối: cung cấp TT nhu cầu & tồn kho, chi phí việc sử dụng, mức độ tin cậy & bão hòa phân khúc thị trƣờng kênh phân phốI khác 310 6.4 HTTT MARKETING CHIẾN LƢỢC 311 • Hoạt động chiến lƣợc: phân khúc thị trƣờng thành nhóm KH tiềm năng, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, lập KH SP & dịch vụ thỏa nhu cầu KH, dự báo bán hàng đ/v thị trƣờng & SP Các hệ thống thông tin marketing chiến lƣợc: HTTT dự báo bán hàng: cho ngành công nghiệp, cho DN, cho loạI SP/dịch vụ  phân nhóm tiếp theođịa điểm KD & theo phận bán hàng HTTT lập KH & phát triển SP: cung cấp TT ƣa chuộng KH thông qua nghiên cứu thị trƣờng phát triển SP 312 52 19/04/2010 6.5 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO MARKETING 6.5 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO MARKETING Phần mềm Marketing chuyên biệt • Trợ giúp NV bán hàng • Trợ giúp Qlý NV bán hàng • Trợ giúp Qlý chƣơng trình bán hàng qua điện thoại • Trợ giúp Qlý hỗ trợ KH • Cung cấp dịch vụ tích hợp cho nhiều hoạt động bán hàng & Marketing Truy vấn & sinh báo cáo Đồ họa & đa phƣơng tiện Thống kê Quản trị file & CSDL Xử lý văn & chế điện tử Bảng tính điện tử Điện thoạI & thƣ điện tử 313 314 CHƢƠNG HTTT KINH DOANH VÀ SẢN XUẤT NỘI DUNG CHƢƠNG 7: HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH &SẢN XUẤT I KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX II HTTT KD&SX TÁC NGHIỆP III HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC IV HTTT KD&SX CHIẾN LƢỢC V PHẦN MỀM MÁY TÍNH DÀNH CHO KD&SX 316 315 7.1 KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX 7.1 KHÁI QUÁT VỀ HTTT KD&SX Mức Quản lý Mục đích: Hỗ trợ RQĐ đ/v hoạt động phân phốI & hoạch định nguồn lực KD &SX gồm:  HT kinh doanh:theo dõi dịng thơng tin thị trƣờng, thơng tin công nghệ đơn đặt hàng khách hàng Nhận thơng tin SP từ HTTT SX  phân tích đánh giá để đƣa kế hoạch SX phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh công ty  HTTT sản xuất: nhận kế hoạch SX từ HTTT KD quản lý thông tin nguyên vật liệu nhà cung cấp, theo dõi trình sản xuất cập nhật thơng tin tính tổng chi phí q trình sản xuất với thơng tin sản phẩm để chuyển qua HTTTKD làm sở cho hệ thống thông tin kinh doanh xác định giá, chiến lƣợc q trình phát triển cơng ty 317 Các HTTT KD&SX Tác nghiệp HTTT mua hàng HTTT nhận hàng HTTT kiểm tra chất lƣợng HTTT giao hàng HTTT kế tốn chi phí giá thành Sách lƣợc Quản trị hàng dự trữ & HTTT kiểm tra HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu HTTT Just-in-time HTTT hoạch định hàng dự trữ HTTT phát triển & thiết kế SP Chiến lƣơc Lập KH & định vị doanh nghiệp Lên KH & đánh giá cơng nghệ Xác định lịch trình SX Thiết kế bố trí SX doanh nghiệp 318 53 19/04/2010 7.2 HTTT KD&SX TÁC NGHIỆP 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC  HTTT mua hàng: trì DL mọI giai đoạn QT cung cấp NVL & hàng hóa mua vào phục vụ SX  HTTT nhận hàng: ghi nhận số lƣợng & chất lƣợng hàng giao nhằm cung cấp TT cho phận công nợ phảI trả, kho & SX  HTTT kiểm tra chất lƣợng: cung cấp TT tình trạng SP từ NVL đến SP dở dang cho tớI thành phẩm cho ~ phận mua hàng, HT phát triển & TKế SP, nhà qlý  HTTT giao hàng: hỗ trợ & kiểm soát QT dự trữ & giao hàng  HTTT kế tốn chi phí giá thành: kiểm soát nhân lực, nguyên vật liệu & MMTBị dùng cho SX; cung cấp TT bố trí SX DN để nhà QLý kiểm sốt chi phí SX & phân bổ nguồn lực SX Hỗ trợ nhà Qlý: điều khiển & kiểm soát ~ QT KD&SX Phân chia nguồn lực cóđể đạt đƣợc mục tiêu KD&SX mức chiến lƣợc đề ~ HTTT: HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu HTTT Just-in-time HTTT hoạch định hàng dự trữ HTTT phát triển & thiết kế SP 319 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HT xác định điểm đặt hàng kinh tế (EOQ) HTTT Quản trị & kiểm soát hàng dự trữ HT xác định mức tồn kho an toàn / mức đặt hàng lại Đầu vào • Nhu cầu hàng năm loạI hàng dự trữ • Số ngày SX năm • ThờI gian vận chuyển đơn đặt hàng Phƣơng pháp Reorder Level 320 Đầu • Mức đặt hàng lạI / mức tồn kho an tồn Đầu vào • Nhu cầu hàng năm loạI hàng dự trữ • Chi phí đặt hàng đơn hàng • Chi phí tồn trữ trung bình đơn vị dự trữ năm Phƣơng pháp Economic Order Quantity Đầu • Lƣợng đặt hàng tốI ƣu • Số lƣợng đơn đặt hàng yêu cầu • Khoảng cách lần đặt hàng • Tổng chi phí dự trữ 321 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC 322 7.3 HTTT KD&SX SÁCH LƢỢC HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu  HTTT Just-in-time: loại trừ lãng phí việc Đơn Đặt hàng Phƣơng pháp KH SX Dự báo bánhàng HóaĐơn NVL Hàng dự trữ Lịch trình SX tổng hợp Material Requirement Planning Đầu • Liệt kê nhu cầu & thờI gian cụ thể cho mỗI loạI NVL • Lệnh phát đơn hàng, lệnh SX, gia cơng • ~ thay đổI đơn hàng so vớI KH • BC bất thƣờng 323 dùng máy móc, khơng gian, thời gian làm việc & vật tƣ  HTTT hoạch định lực SX: xác định lực có đủ hay q ít/q nhiều  HTTT điều độ SX: phân chia việc dùng thiết bị SX đặc thù cho việc SX thành phẩm phù hợp vớI lịch trình SX  HTTT phát triển & thiết kế SP: phát triển SP đáp ứng nhu cầu KH vớI chi phí nhật nguồn lực 324 54 19/04/2010 PHẦN MỀM ỨNG DỤNG CHUNG CHO KD&SX 7.3 HTTT KD&SX CHIẾN LƢỢC  Thống kê  CSDL  Bảng tính điên tử  Quản lý dự án Phần mềm KD&SX chuyên biệt  Lập KH & định vị doanh nghiệp  Lên KH & đánh giá cơng nghệ  Xác định lịch trình SX  Thiết kế bố trí SX doanh nghiệp     Kiểm tra chất lƣợng SX & thiết kế có trợ giúp máy tính CAD/CAM Lựa chọn NVL Material Selection Software Hoạch định nhu cầu NVL Material Requirement Planning 325 326 CHƢƠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH NỘI DUNG CHƢƠNG 8: HỆ THỐNG THƠNG TIN TÀI CHÍNH I KHÁI QT VỀ THƠNG TIN TÀI CHÍNH II CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH III HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP IV HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC V HTTT TÀI CHÍNH CHIẾN LƢỢC VI PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 328 327 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH 8.1 KHÁI QT VỀ THƠNG TIN TÀI CHÍNH Các chức bản: Phần mềm chuyên dụng:  Qlý ngân quỹ  Qlý tiền vốn  Phân tích báo cáo tài  Quản trị đầu tƣ  Mơ hình hóa  Dự báo  Kiểm sốt & phân tích điều kiện tài  Quản trị HT kế tốn  Quản trị q trình lập ngân sách, dự tốn vốn  Quản trị cơng nợ khách hàng  Tính & chi trả lƣơng, qlý quỹ lƣơng, tài sản, thuế  Quản trị bảo hiểm tài sản & nhân  hỗ trợ kiểm toán  Qlý tài sản cố định, quỹ lƣơng hƣu & khoản đầu tƣ  Đánh giá khoản đầu tƣ mớI & khả huy động vốn  Qlý dòng tiền 329 330 55 19/04/2010 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH 8.2 CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH  HTTT tài tác nghiệp:  HT TSCĐ  HT công nợ phải thu khách  HT công nợ phảI trả ngƣờI bán  HT xử lý đơn hàng  HT mua hàng  HT hàng tồn kho  HT toán lƣơng HTTT tài sách lƣợc:  HT ngân sách  HT quản lý vốn  HT lập ngân sách vốn  HT quản trị đầu tƣ HTTT tài chiến lƣợc:  HT phân tích tình hình tài  HT dự báo 331 8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP 8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP Chứng từ HT kế tốn tự động gồm phân hệ: • KTốn vốn = tiền • Ktốn bán hàng & cơng nợ phảI thu • Ktốn mua hàng & cơng nợ phảI trả • Ktoán hàng tồn kho • Ktoán TSCĐ • Ktoán chi phí giá thành • Ktốn tổng hợp Phiếu kế toán Bút toán định kỳ Bút toán kết chuyển tự động Bút toán phân bổ tự động Số liệu chuyển từ phân hệ khác sang Phân hệ kế toán tổng hợp 332 Số liệu chuyển đến phân hệ khác Báo cáo Báo cáo tài Sổ sách kế tốn Báo cáo thuế 333 334 8.3 HTTT TÀI CHÍNH TÁC NGHIỆP Các giao dịch Các chu trình nghiệp vụ HTTT kế tốn:  Chu trình tiêu thụ  Chu trình cung cấp  Chu trình sản xuất  Chu trình tài Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài Hệ thống kế tốn Báo cáo tài 335 336 56 19/04/2010 Chu Trình tiêu thụ Chức năng: ghi chép kiện phát sinh liên quan tạo doanh thu Sự kiện KTế: Nhận đơn đặt hàng, giao hàng, yêu cầu toán, nhận tiền toán Lệnh bán hàng Phiếu gửI hàng HĐơn bán hàng Phiếu thu tiền Giấy báo trả tiền Ctừ hàng bán bị trả lạI giảm giá Phân tích nợ khó địi HT ghi nhận ĐĐH HT giao hàng HT lập hóa đơn bán hàng HT thu quỹ Chu Trình cung cấp Chức năng: ghi chép kiện phát sinh liên quan mua hàng / dịch vụ Sự kiện KTế: Yêu cầu đặt hàng/dịch vụ, nhận hàng, xác định nghĩa vụ toán, thực tốn Sổ kế tốn: • Nhật ký bán hàng • Nhật ký giảm giá hàng bán & trả lại • Nhật ký thu tiền • Sổ chi tiết phảI thu khách hàng Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng BC nhận hàng Ctừ toán Séc Yêu cầu trả lạI hàng BC khách hàng BC phân tích nợ theo thờI gian BC nhận tiền HT mua hàng HT nhận hàng HT tốn hóa đơn mua hàng HT thu quỹ Sổ kế tốn: • Nhật ký ghi chép ctừ tốn • Nhật ký ghi chép séc BC HĐơn chƣa xử lý BC ctừ toán BC yêu cầu tiền 337 Chu Trình sản xuất Chức năng: ghi chép & xử lý kiện phát sinh liên quan tiêu thụ lao động, vật liệu & chi phí SX chung Sự kiện KTế: Mua hàng tồn kho; bán hàng tồn kho; chuyển đổI NVL, lao động & chi phí SX khác; Chuyển đổI chi phí tạo thành phẩm; Thanh tốn lƣơng ChứngTừ HT tiền lƣơng HT hàng tồn kho HT chi phí HT TSCĐ Sổ Sách 338 Hợp đồng lao động Bảng chấm cơng Phiếu theo dỏI SX Bút tốn tính lƣơng Bút toán chi tiền HT tiền lƣơng Chức năng: Tính tốn tiền lƣơng phải trả cho nhân viên & nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân Sổ sách: • Ghi chép lƣơng Bảng tạm ứng lƣơng Bảng Thanh toán lƣơng Bảng tổng hợp lƣơng BC thu nhập Báo Cáo 339 Các chứng từ QT mua bán hàng Yêu cầu nguyên vật liệu HT hàng tồn kho Chức năng: ghi chép kế toán hàng tồn kho & quản trị hàng tồn kho Sổ sách: • Sổ chi tiết hàng tồn kho BC xuất nhập tồn kho BC hàng cần bổ sung Kiểm kê hàng tồn 340 Yêu cầu nguyên vật liệu Bảng chấm công Phiếu theo dỏI SX Lệnh SX hoàn thành HT Chi phí Chức năng: tính tốn chi phí tạo thành phẩm / dịch vụ & ghi chép kế toán Sổ sách: • Sổ chi tiết chi phí SP Các BC chi phí SP 341 342 57 19/04/2010 Yêu cầu mua tài sản Lệnh SX Tài Sản ctừ ghi sổ ghi bút toán khấu hao ctừ lý TSCĐ HT TSCĐ Chức năng: ghi chép tăng, khấu hao & lý TSCĐ Chu Trình tài Chức năng: ghi chép kế tốn kiện phát sinh liên quan huy động & qlý nguồn quỹ & tiền mặt Sự kiện KTế:tăng vốn chủ DN đầu tƣ & vay, dùng vốn để đầu tƣ Sổ sách: • Sổ chi tiết TSCĐ HT thu quỹ HT chi quỹ Chứng Từ Sổ Sách BC chi tiết TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ Báo Cáo 343 Chu Trình báo cáo tài Chức năng: thực BC nguồn tài & kết đạt đƣợc từ việc dùng nguồn tài DL kế toán DL hoạt động DN từ chu trính nghiệp vụ khác HT sổ HT BC tài 344 8.4 HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC Cung cấp BC tổng hợp định kỳ, đột xuất… Tập trung vào việc phân chia nguồn lực HTTT ngân sách, HTQL vốn = tiền, HT dự toán vốn & HT qlý đầu tƣ Sổ Sách Báo Cáo Tài Chính 345 HTTT NGÂN SÁCH •Theo dõi & so sánh số thu/chi thực với kế hoạch •So sánh ngân sách kỳ với kỳ tài trƣớc •So sánh ngân sách phận, phòng ban Hỗ trợ nhà QTrị tài xác định cách sử dụng nguồn lực để đạt mục tiêu HT sổ HT Kế toán HTTT NGÂN SÁCH 346 HTTT QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN •Cung cấp thơng tin dự báo dịng tiền Hỗ trợ nhà QTrị tài q trình định đầu tƣ, mua sắm & vay tiền HT sổ HT Kế toán Kế hoạch Phân bổ ngân sách theo khoản mục Chênh lệch ngân sách thực & kế hoạch theo khoản mục Phân bổ ngân sách năm so với năm trƣớc Số thu chi thực năm so với năm trƣớc Số thu chi tạI so với số thu chi trung bình đơn vị / phận khác HTTT QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN Kế hoạch Dự báo dòng tiền vào / 347 348 58 19/04/2010 HTTT DỰ TỐN VỐN Cung cấp thơng tin dự toán mua sắm hay bán chuyển nhƣợng TSCĐ năm tài Hỗ trợ nhà QTrị tài q trình phân tích & so sánh xếp loại dự án đầu tƣ QT dự toán vốn:  Đánh giá ~ hộI đầu tƣ tiềm  Ƣớc lƣợng ~ luồng tiền tƣơng lai cho mỗI dự án  Tính giá trị tạI mỗI dự án  Trên sở so sánh giá trị tạI & chi phí đầu tƣ cho mỗI dự án mà định chấp nhận hay không = công cụ:  ThờI gian thu hồI vốn  Giá trị tạI rịng NPV  Tỷ suất hồn vốn nộI IRR  Tỷ suất hoàn vốn nộI điều chỉnh MIRR HTTT QUẢN TRỊ ĐẦU TƢ •Theo dõi ~ khoản đầu tƣ DN cho cổ phiếu, trái phiếu & chứng khốn có giá khác Hỗ trợ nhà Qlý đầu tƣ trình định 349 350 8.5 HTTT TÀI CHÍNH SÁCH LƢỢC Liên quan việc đặt mục tiêu & phƣơng hƣớng hoạt động cho DN Dịng thơng tin: Thơng tin nộI bộ, phân tích điều kiện tài DN Thơng tin kinh tế xã hộI bên ngồi, mơ tả mơi trƣờng tạI & tƣơng lai DN ~ dự báo tƣơng lai DN HẾT CHƢƠNG 351 352 59 ... TRONG QUẢN LÝ I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống - Hệ thống thông tin Hệ thống Hệ thống mở (hệ thống có tính xác suất) đầu vào,.. .19 /04/2 010 I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƢƠNG I MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TT VÀ HTTT NỘI DUNG I • Thông tin (Informations): KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN II... diễn thông tin trình thực nghiệp vụ 12 19 /04/2 010 I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch