Phân tích thiết kế phần mềm quản lí học sinh sinh viên

Phân tích thiết kế phần mềm quản lí học sinh sinh viên

Lêi nhËn xÐt cña gi¸o viªn

Lời Mở Đầu

ở nớc ta, trong những năm vừa qua, việc phát triển công nghệ tin học và ứng dụng công nghệ tin

học đã có những bớc chuyển biến đáng kể Tin học đã và đang thâm nhập vào hầu hết tất cả các lĩnh vực của xã hội, chinh phục khoa học và đời sống bởi tính chính xác, nhanh gọn của nó

Hiện nay, ngoài những công ty chuyên về tin học ra thì các cơ quan, tổ chức khác cũng đang sử dụng tin học nh là một công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý của mình u điểm chính xác, nhanh gọn, hiệu quả của tin học đợc khai thác một cách triệt để, nhất là trong lĩnh vực quản lý hoạt động kinh doanh nh tài chính, ngân hàng, bu điện, quản lý học sinh-sinh viên và các loại hình dịch vụ khác Chính vì vậy rất nhiều hệ thống trợ giúp quản lý thông tin đã đợc đa vào sử dụng Để tạo ra đợc một

hệ thống nh vậy, phải trải qua nhiều công đoạn, trong đó thì việc phân tích và thiết kế hệ thống là rất quan trọng, nhất là đối với những hệ thống lớn và phức tạp, có nhiều ngời tham gia xây dựng

Trong phạm vi của một bài tập hết môn, em xin trình bày việc phân tích và thiết kế hệ thống trợ giúp quản ly HS-SV( Phần mềm quản lý HS-SV) Bài làm này là sự tổng kết quả trình học tập của môn học phân tích và thiết kế hệ thống Vì thời gian và trình độ có hạn nên bài làm không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận đợc sự chỉ bảo của thầy và những góp ý của bạn bè để hoàn thiện bài làm

Em xin tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo NgUYễN MINH QUý – ngời trực tiếp giảng

dạy bộ môn Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống đã truyền đạt cho em những kiến thức quý báu để hoàn thành bài viết này

Em xin chân thành cảm ơn!

Nhóm Thực Hiện

Trịnh Quốc Nhân

Đặng Thị Thuỳ Trang

Vũ Thị Thu Phơng

Phân tích và thiết kế phần mền quản lí học sinh sinh viên –

A đặt vấn đề

Có lập luận rằng, với công nghệ 4GT (fourth generation technology): lập trình nhanh, lập một

ph-ơng án thô của hệ thống, đem cho ngời dùng dùng thử Phát hiện đợc chỗ ngời dùng cha bằng lòng, thì chỉnh sửa để đa ra một phơng án mới tốt hơn Cứ thế, thành lập dẫy các nguyên mẫu, rốt cục ngời ta

đạt đợc hệ thống thoả mãn mọi yêu cầu của ngời dùng Cho nên việc phân tích và thiết kế hệ thống là thừa

Thực ra là không đúng, bởi vì hai lẽ:

Ngời dùng chấp nhận không có nghĩa là hệ thống đáp ứng đúng cấc nhu cầu đặt ra đối với nó Bởi vì ngời dùng vốn quen dùng hệ thống cũ lạc hậu, nay thấy cái mới rất dễ thoả mãn Vả lại ngời dùng vốn không ý thức đợc nhu cầu của mình một cách chính xác Vậy ngời xây dựng hệ thống phải thẩm định nhu cầu của ngời dùng, phân tích nó thì mới rõ đợc là đó có phải là nhu cầu chính đáng hay khôngl

Hơn nữa, những cái mới đa vào cho mỗi bớc xây dựng nguyên mẫu không thể đợc chọn lựa một cách tuỳ tiện, hú hoạ đợc Ngợc lại phải bảo đảm đó là giải pháp tốt , hợp lý và hữu hiệu Có thế thì nguyên mẫu mới phát triển đúng hớng và tiệm cận dần đến hệ thống mong muốn Và nh vậy cũng không tránh khỏi phải phân tích và thiết kế về các yếu tố mới bổ sung này

Tóm lại là dựng nguyên mẫu bằng cách nào thì vẫn phải phân tích và thiết kế, cho dù có lúc phân tích và thiết kế không hoàn chỉnh và làm nhanh chóng

B Mô tả hệ thống

I Mô tả bằng lời:

Trong quản lý HS-SV :

Trớc kia, công tác quản lý HS-SV ở trong các trờng nói chung và các khoa nói riêng, thì hình thức quản lý chủ yếu là trên giấy tờ, hồ sơ Hình thức này nhanh chóng tỏ ra lạc hậu khi số lợng HS-SV ngày càng đông, hồ sơ, sổ sách ngày càng nhiều gây khó khăn cho ng… ời quản lý

Ngày nay, khi những ứng dụng CNTT ngày càng đợc ứng dụng rộng rãI trong đời sống thì rất nhiều những công việc nặng nhọc trớc đây đã đợc thay bằng những phần mềm ứng dụng tiện ích Công tác quản lý HS-SV cũng vậy Ngày nay, việc áp dụng CNTT trong quản lý ở những trờng ĐH-CĐ trở nên phổ biến Nhng phần mềm này giúp cho ngời quản lý có những công cụ quản lý hiệu quả Trong phần thực hiện bài tập lớn này, nhóm đợc giao nhiệm vụ “phân tích thiết kế phần mềm quản lý HS-SV cho một khoa Đây là cơ hội tốt cho nhóm tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào thực tế Nhóm đã cố gắng tìm hiểu, khảo sát các phần mềm có sẵn để có thể phân tích nhằm thiết kế một phần mềm với những tinh năng tơng tự

Tuy nhiên cũng bị hạn chế về nhiều mặt trong quá trình thực hiện, tuy nhóm có cố gắng để có thể phân tích một cách rõ ràng và chi tiết nhất về các chức năng trong hệ thống Nhng những hạn chế về kiến thức cũng nh không có kinh nghiệm quản lý, do vậy phân mềm phân tích thiết kế của chúng em chắc chắn cũng còn nhiều thiếu xót Nhóm mong nhận đợc sự giúp đỡ của thầy và các bạn trong lớp Mỗi hệ thống cụ thể có mô hình hoạt động và đặc điểm riêng, vì thế rất khó để xây dựng một hệ thống trợ giúp chung Với đề tài đợc chọn:

II.Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý hS-SV

Em xin áp dụng yêu cầu của đề tài vào trực tiếp tại trờng ta( Trơng Đại học s phạm kĩ thuật Hng Yên) Sau một thời gian khảo sát hoạt động quản lý của trờng va thực tế khỏa sat các giáo viên chịu trách nhiệm quản lý( giáo vụ) của khoa điện và khoa tin, em xin mô tả bằng lời nh sau:

Trong khâu quản lý, ở trờng ta mỗi khoa có một hình thức quản lý riêng Nh thực tế khảo sát thì hình thức quản lý của khoa điện vẫn chủ yếu là bằng tay, tức là trên văn bản ,hồ sơ và giấy tờ cha đợc trang bị đầy đủ các thiết bị quản lý cân thiết nh máy tính và đặc biệt là một phần mềm quản lý chuyên biệt Làm cho việc quản lý trở lên phức tạp và khó khăn khi số lợng hồ xơ, sổ sách ngày càng nhiều Còn ở khoa tin thì các thiết bị quản lý hiện dại và đầy đủ hơn nên công tác quản lý cũng dễ dàng va tốt hơn

Công viêc quản lý ở đây gồm có:QL Ngời dùng, QL hồ sơ HS-SV, QL danh sách HS-SV, QL học bổng và miễn giảm học phí

1) Phân tích yêu cầu ng ời dùng:

Với hệ thống này của chúng bọn em thì đối tợng ngời dùng của chúng em là các giáo vụ

Qua khảo sát các giáo vụ tại trờng và yêu cầu thực tiễn thi chúng em đã tổng kết đợc những yêu câu của ngời dùng về hệ thống nh sau:

Cần có một phần mềm quản lý đáp ứng nhung nhu cầu:

Quản lý hồ sơ, Quản lý danh sách, Quản lý học bổng và miễn giảm học phí Hàng ki, năm sẽ có các thông báo, quyết định : kết quả học tập( điểm trung bình, xếp loại hạnh kiểm), tốt nghiêp, lớp hệ

đào tạo, khen thởng kỉ luật, học bổng, học phi Và danh sách đó phảI đ… ợc thống kê theo các kì liên tiếp thi sẽ dễ quản lý hơn Lu các kết quả học tập, kết quả rèn luyện trong các kì ở cùng một tệp thi khi

ma đánh giá kết quả sẽ dễ dàng và mức độ đánh giá sẽ chính xác hơn Hiện tại thì ở trờng ta vẫn cha làm đợc điều này( Em cũng hi vọng rằng sau khi thực hiên đề tài này chúng em sẽ khắc phục đợc những nhợc điểm này của hệ thống quản lý hiện tại)

2) Yêu cầu của đề tài:

+) Thiết kế một phần mềm trợ giúp công tác quản ly HS-SV của một khoa Phần mềm cung cấp những chức năng cơ bản giúp ngời sử dụng quản lý HS-SV một cách đầy đủ và chính xác

+) Đối tợng sử dụng trực tiếp phần mềm là GV phụ trách HS-SV của khoa va các khoa

+) Phần mềm phảI đảm bảo:

- Có giao diện đẹp

- Dễ sử dụng

- Cung cấp đầy đủ công cụ quản lý cơ bản

- Chạy trên môI trơng Window, môi trờng mạng Lan

3) Kết quả khảo sát hiện trạng :

- Hiện nay trong nhà trờng cũng nh ở các khoa trong trờng đều thực hiện việc quản lý

HS-SV bằng “ Phần mềm quản lý đào tạo EDUSOFT”

- Phần mềm đợc đánh giá là tốt, cung cấp đầy đủ các chức năng cho công tác quản lý đào tạo nói chung và công tác quản lý HS-SV nói riêng

- Tuy nhiên, đây là phần mềm thiết kế bao gồm nhiều phân hệ chức năng khác nhau, trong đó có phân hệ “ Quản lý HS-SV ” Nếu chỉ sử dụng riêng chức năng này thì không đủ cho công tác quản lý HS-SV, mà cần sử dụng thêm các chức năng khác đi kèm trong hệ thống

- Một số ứng dụng cũng không thực sự tiện ích cho ngời dùng ( nh không thể xem danh sach cho một lớp mà chỉ có thể có DS một lớp bằng cách chọn “ In danh sách một lớp “ Vì DS

đ-a rđ-a là DS HS-SV toàn trờng )

- Cũng gặp khó khăn khi ngời dùng muốn xem điểm cho một HS-SV ( do phần nhập mã

số SV chỉ cho phép 8 chữ số trong khi mã Sinh Viên có 9 chữ số ) Để xem đợc ngời dùng cần phảI chọn mã SV danh sách

III các biểu đồ

1.biểu đồ phân cấp chức năng

2.Biểu đồ luồng dữ liệu:

a) BLD : Mức bối cảnh:

QL.HS-SV

Đăng kí

Đăng nhập

Cập nhật

Thống kê

Tìm kiếm

In ấn

Cập nhật

Thống kê

Tìm kiếm

In ấn

Cập nhật

Thống kê

In ấn

HS-SV

Thông tin yêu cầu Thông tin nhập vào

Kết quả trả ra Kết quả trả ra theo yêu cầu

b)Mức đỉnh:

Người Dùng

QL Người Dùng

QL Điểm

QL

Hồ Sơ

QL Danh Sách

Người Dùng

TT.Đăng Ký TT.Đăng Nhập

KQ.Đăng Ký KQ.Đăng Nhập

TT Tìm Kiếm

TT Thống Kê

TT

In ấn

KQ Thống Kê

TT Cập Nhật

K

Q In ấn KQ Tìm Kiếm

KQ Cập Nhật

KQ Cập Nhật

K Q

In ấn

KQ Thống Kê

TT Thống Kê

TT Cập Nhật

TT In

ấn

KQ Cập Nhật

KQ Thống Kê K

Q

In ấn

KQ Tìm Kiếm

TT Thống Kê

TT Cập Nhật

TT Tìm Kiếm K

Q

In ấn

c)Mức d ới đỉnh :

Đăng ký

Đăng nhập

DSND Người Dùng

TT.Đăng nhập

KQ.Đăng nhập KQ.Đăng ký TT.Đăng ký

Cập Nhật

Tìm Kiếm

Thống Kê

In ấn

TT.Tìm Kiếm

KQ.Tìm Kiếm

KQ.Cập Nhật

Bản In

KQ.Thống Kê

TT.Thống Kê TT.In ấn

d)Møc 2:

CËp NhËt

Thèng Kª

In Ên

TT In Ên

KQ In Ên

KQ CËp NhËt

TT CËp NhËt

KQ Thèng Kª

TT Thèng Kª

IV.Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu

1.biểu đồ thực thể quan hệ

Lớp

Mã lớp

Tên lớp

Khoa

Mã khoa Tên khoa

Hồ sơ HS-SV

Mã Hồ Sơ

Họ và Tên khai sinh

Ho và Tên thờng dùng Ngày Sinh Giới tính Quê quán Email

Số ĐT

Số CMND

Địa chỉ liên lạc Tên lớp Mã lớp

Thông tin

tìm kiếm

Mã SV

Họ Tên

Lớp/Ma lớp

Quê quán

Giới tính

………

Bảng

Điểm

Mã Môn Mã SV Mã Lớp Tên Môn

Thông tin

chỉnh sửa

Mã SV Tên

TT cũ

TT Mới

Phiếu thông báo

Mã SV Tên SV

Địa chỉ thông báo Nội dung thông báo

2 Biểu đồ quan hệ:

IV.Mô tả hệ thống:

Khi hoàn thiện, hệ thống bao gồm các chức năng sau:

Chức năng 1: Quản trị ng ời dùng.

Chức năng này để xác định quyền sử dụng của ngời dùng với hệ thống Chức năng này thực hiện 2 công việc sau:

a) Đăng nhập:

Trớc khi sử dụng, ngời dùng đợc cấp phát một pass riêng để đăng nhập vào hệ thống Pass này có thể thay đổi đợc trong quá trình sử dụng

Sau khi ®¨ng nhËp thµnh c«ng , phÇn mÒm cã giao diÖn nh sau:

Tïy thuéc vµo chøc n¨ng muèn sö dông mµ ngêi dïng cã thÓ tïy chän c¸c chøc n¨ng kh¸c nhau:

+ Qu¶n lý hå s¬ HS-SV

+ Qu¶n lý theo danh s¸ch líp

+ Qu¶n lý ®iÓm , häc bæng vµ miÔn gi¶m häc phi

Chøc n¨ng2: Qu¶n lý hå s¬ HS-SV

Chức năng này đợc xây dựng để quản lý hồ sơ của HS-SV trong quá trình học tập tại trờng Thông tin đầu vào của chức năng này chính là các bản khai lý lịch của sinh viên mà đợc nhà trờng phát cho khi mới nhập trờng Khi thu lại những hồ sơ này, ngời phụ trách công tác quản lý HS-SV ở khoa sẽ nhập và lu những thông tin này vào hệ thống, ( chức năng nhập thông tin hồ sơ HS-SV ) Thông tin này thờng bao gồm:

+) Họ và Tên khai sinh………Giới tính………

+) Họ và tên thờng dùng………

+) Sinh ngày ………tháng………… năm………

+) Quê quán………

+) Hộ khẩu thờng trú………

+) Họ và Tên bố……….Nghề nghiệp………

+) Chỗ ở hiện tại………

+) Họ và Tên mẹ……….Nghề nghiệp………

+) Chỗ ở hiện tại………

Sauk hi nhập những thông tin trên vào hệ thống thì thông tin đầu ra của chức năng này chính là những bản hồ sơ lý lịch ( có thể xem là hồ sơ lý lịch) Khi ngời dùng muốn xem thông tin về ai đó trong hệ thống, ngời dùng sễ sử dụng chức năng “tìm kiếm” trong phần này, hệ thống sẽ yêu cầu những thông tin cần thiết cho việc tìm kiếm ( họ và tên, tên, MaSV ) Thông tin ra của hệ thống… chính là danh sách hồ sơ của những sinh viên có thông tin thỏa mãn với yêu cầu tìm kiếm

Ngời dùng trong phần này cũng có thể chỉnh sửa những thông tin cần thiết hồ sơ HS-SV, ngời dùng tới hồ sơ của sinh viên muốn sửa đổi th mục đó thực hiện thao tác sửa đổi Thông tin và lu lại thông tin mới trong hệ thống ( Với những ngời dùng đặc biệt mới có thể thực hiện chỉnh sửa hồ sơ)

Trong phần này, hệ thống cung cấp chức năng “in ấn” để in ra những thông tin cần thiết( nh in lý lịch của sinh viên nào đó)

Chức năng 3: Quản lý danh sách theo lớp

Đây là chức năng quan trọng của hệ thống đợc sử dụng thờng xuyên Chức năng này giúp cho

ng-ời dùng có thể nhập thông tin về danh sách lớp, xem danh sách lớp, chỉnh sửa danh sách, in ấn

Ngời sử dụng hệ thống nhập vào danh sách lớp khi có quyết định thành lập lớp Theo những thông tin cần thiết

Thông tin nhập vào của danh sách lớp thờng gồm có những phần chi tiết sau:

+ Xem thông tin danh sách lớp:

Khi muốn xem danh sách lớp của lớp nào đó, ngời dùng phải chọn tên lớp ( hoặc mã lớp) muốn xem, và hệ thống sẽ đa ra danh sách lớp theo yêu cầu của thông tin nhập vao

+ Chỉnh sửa thông tin:

Khi ngời dùng muốn sửa đổi thông tin, ngời dùng sẽ tìm tới thông tin cũ cần sửa sau đó tiến hành thao tác sửa đổi dữ liệu và lu lại trong hệ thống ( ngời dùng đặc biệt mới có quyền sửa đổi thông tin trong chức năng này)

-Tìm kiếm thông tin:

Khi ngời dùng có nhu cầu cần xem những thông tin của một sinh viên nào đó, thì sẽ sử dụng chức năng này để tìm kiếm theo những điều kiện tổng hợp ( những điều kiện này không nhất thiết phảI điền

đầy đủ mà chỉ cần một điều kiện đợc đáp ứng thì hệ thống vẫn thực hiện đợc chức năng này ) và thông tin đợc đa ra là những danh sách HS-SV thỏa mãn những điều kiện tìm kiếm,

-In ấn:Cho phép ngời dùng in ra danh sách lớp (chọn lớp muốn in ra rồi thao tác)

Chức năng 4: Quản lý điểm, học bổng và miễn giảm học phí.

giáo viên bộ môn hay ngời quản lý điểm, dau đó nhập điểm vào hệ thống ( có thể là nhập theo danh sách cả lớp cho tng môn, cũng có thể nhập cho một HS-SV điểm tất cả các môn trong học kì hay năm học, khóa học)

Khi đã nhập điểm, ngời dùng có thể xem danh sach điểm cho tong môn học của tong lớp hoặc cũng có thể xem điểm của một HS-SV Khi dùng chức năng này, ngời dùng chọn tên lớp, muốn xem ( tên môn học ) hoặc MaSV khi muốn xem điểm cho tong sinh viên

Xem điểm cho từng môn:

Trong chức năng này, còn cho phép ngời dùng có thể lập danh sách điểm tổng kết môn học,

điểm rèn luyện, từ đó đa ra kết quả tổng kết học tập của HS-SV Từ đó có đợc danh sách HS-SV nhận học bổng, thi lại, nợ trình ( thi lại thì thi lại môn nào, nợ trình thì nợ môn nào? bao nhiêu đơn vị học trình?)

Trong chức năng này cũng tùy theo đối tợng HS-SV (con thơng binh, gia đình chính sách) mà

có chế độ miễn giảm học phí Hay nhận học bổng khuyến khích học tập

Thông tin ra của chức năng là danh sách bảng điểm cho tong môn học của từng lớp, danh sách HS-SV phảI thi lại, danh sách nợ trình hay ngừng học, học vợt (tuy theo điều kiện)

Ngời dùng cũng có thể sử dụng chức năng “in ấn” trong phần này để in ra những bản danh sach nêu trên

Kết luận:

Hệ thống đợc mô tả với những chức năng cơ bản thờng đợc dùng trong công tác quản lý HS-SV trong nhà trờng cũng nh o các khoa Tuy nhiên, công tác quản lý HS-SV là một công tác đặc thù trong nghanh giáo dục mà phần mềm này không thể nêu hết ra đợc Do đó, phần mềm tuy đã đợc cả nhóm cố gắng nghiên cứu và phân tích nhng những hạn chế là không thể tránh khỏi

Nhóm rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến của thầy cũng nh toàn thể mọi ngời quan tâm tới phần mềm này nói riêng và với công tác quản ly HS-SV nói chung