Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho

Viện công nghệ thông tin được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phân viện chiến tranh thông tin và Phân viện công nghệ thông tin.

LỜI NÓI ĐẦUTrong những năm gần đây cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh

tế và sự phát triển của ngành CNTT Tin học đang và sẽ phát triển một cáchmạnh mẽ không ngừng, các ứng dụng của nó đã phổ biến trong các nghànhQuản lí kinh tế, Sản suất kinh doanh,Y tế và Giáo dục,… Máy tính đã trở nênquen thuộc và được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội Tin học đã thâmnhập vào bất kì một công việc nào đặc biệt là trong lĩnh vực quản lí , nó đã giúpcho các nhà Quản lí xử lí khối lượng công việc khổng lồ một cách mau lẹ vàchính xác

Trong lĩnh vực kinh doanh, hoạt động Quản lí vật tư hàng hoá nếu phảithực hiện bằng phương pháp thủ công “ ghi chép bằng tay “ hoặc nếu chỉ dừng ởviệc sử dụng máy tính với phần mềm Excel để làm thì rất khó khăn ,tốn nhiềuthời gian và không thực sự hiệu quả

Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập “Viện Công Nghệ Thông Tin Bộ Quốc Phòng”, em nhận thấy nhu cầu về một phần mềm Quản lí vật tự

hàng hoá lưư kho là rất cần thiết cho đơn vị Được sự hỗ trợ của cơ quan nơithực tập, được sự hướng dẫn của thầy giáo Nguyễn Bá Tiến , em đã chọn đề tài:

"Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lí hàng hoá vật tư lưu kho" để làm

khoá luận tốt nghiệp của mình, đồng thời lấy đó làm tiền đề cho công việc saunày của mình

ĐỀ TÀI BAO GỒM CÁC CHƯƠNG SAU :

+ Chương 1: Tổng quan về Viện Công Nghệ Thông Tin, Bộ Quốc Phòng + Chương 2: Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài + Chương 3: Phân tích và thiết kế phần mềm Quản lý hàng hoá vật tư lưu kho.

Do thời gian có hạn, kinh nghiệm khảo sát, phân tích và lập trình chưanhiều nên chắc chắn sẽ có những thiếu sót trong chương trình Em rất mongnhận được sự quan tâm chỉ bảo của các Thầy cô giáo cũng như những góp ý củacác bạn SV để chương trình được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Bá Tiến – Giáo viên hướng dẫn,

và các Thầy cô giáo trong trường ĐHDL Phương Đông đã tận tình giúp đỡ emthực hiện đề tài này

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BỘ QUỐC PHÒNG

1.1 TỔNG QUAN VỀ VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

1.1.1.Tên tổ chức khoa học công nghệ

Viện công nghệ thông tin- Trung tâm khoa học kĩ thuật và công nghệ quân sự

1.1.2.Cơ quan ra quyết định thành lập

- Bộ quốc phòng

- Quyết định số 429/QĐ-TM ngày 12/5/2003 của tổng tham mưu trưởng

về việc thành lập viện công nghệ thông tin trực thuộc trung tâm khoa học kĩthuật- Công nghệ quân sự Bộ quốc phòng

- Viện công nghệ thông tin được thành lập trên cơ sở hợp nhất Phân việnchiến tranh thông tin và Phân viện công nghệ thông tin Phân viện công nghệthông tin tiền thân là Phân viện Toán- máy tính, sau đó là Trung tâm Toán –máy tính của Bộ quốc phòng, được chính thức đưa vào hoạt động với dàn máytính đầu tiên từ ngày 15/4/1974 Phân viện chiến tranh thông tin được hình thànhnăm 2000 trên cơ sở bộ phận công nghệ thông tin của Viện KTQS2/BQP

1.1.3.Thành phần kinh tế : Nhà nước

1.1.4.Trụ sở chính thức:

- Địa chỉ 1 31 A Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội

- ĐT: (04)846364;(069)552612

1.1.5.Họ và tên người lãnh đạo của tổ chức

- Đại tá: Nguyễn Quang Bắc

- Ngày sinh : 29/12/1952

- Chức danh : Tiến sỹ khoa học

1.1.6.Các cơ sở giao dịch : Cơ sở phía nam

- Địa chỉ: 2 Hồng Hà - Quận Tân Bình - TPHCM

- ĐT : (08)8446027 – (069)665420

1.1.7.Biên chế

- Chính nhiệm : 181 người

- Kiêm nhiệm: 0

1. 1.8 Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn

Viện công nghệ thông tin có chức năng là 1 tổ chức nghiên cứu khoa học

kĩ thuật và phát triển công nghệ trong các lĩnh vực thuộc ngành công nghệ thôngtin phục vụ quốc phòng an ninh và kinh tế quốc dân Là đơn vị đầu ngành vềcông nghệ thông tin của Bộ quốc phòng, Viện công nghệ thông tin có các nhiệm

vụ sau:

 Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học kĩ thuật và công nghệ theochương trình nghiên cứu của nhà nước và Bộ quốc phòng phù hợp với chứcnăng nhiệm vụ của Trung tâm khoa học kĩ thuật- Công nghệ quân sự trên cáclĩnh vực công nghệ thông tin và toán quân sự, tự động hoá chỉ huy, chiến tranhthông tin, số hoá và điều khiển đáp ứng yêu cầu của quốc phòng an ninh

 Nghiên cứu thiết kế, chế tạo ra các sản phẩm phục vụ cho sản xuất, sửachữa, cải tiến và từng bước hiện đại hoá vũ khí, trang bị quân sự kĩ thuật

 Tham gia nghiên cứu cơ bản, phát triển khoa học kĩ thuật và công nghệnói chung làm cơ sở cho việc xây dựng ngành công nghệ thông tin đặc thù quốcphòng

 Ứng dụng các thành tựu, kết quả nghiên cứu khoa học công nghệ vàoviệc tổ chức sản xuất sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh Xây dựng quytrình công nghệ và tổ chức sản xuất thử nghiệm để hoàn thiện trước khi chuyểngiao công nghệ

 Tham gia tư vấn, thẩm định trong các lĩnh vực có liên quan Thực hiệnnhiệm vụ của một cơ sở công nghệ thông tin phục vụ, tính toán của quân đôi

 Xây dựng và phát triển tiềm lực khoa học của viện

 Tham gia đào tạo thạc sỹ, tiến sĩ và tham gia đào tạo nguồn lực chocác học viện, nhà trường trong quân đội thuộc ngành công nghệ thông tin

 Tổ chức hợp tác về khoa học công nghệ, về chuyển giao công nghệ vớicác cơ sở nghiên cứu trong và ngoài nước, tham gia các hoạt động kinh tế gắnvới chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của viện theo quy định của nhà nước và

Bộ quốc phòng

- Viện công nghệ thông tin được quyền đứng tư cách pháp nhân để:

 Trực tiếp kí kết các hợp đồng về nghiên cứu khoa học công nghệ,chế thử sản phẩm, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ, chủ trìhoặc tham gia thiết kế, chỉ đạo thi công các công trình xây dựng cơbản ở đất liền, ngoài biển, đảo và biên giới phù hợp với khả năngchuyên môn để phục vụ kịp thời các yêu cầu của quân đội và xâydựng kinh tế

 Được liên doanh, kí kết với các đối tác trong và ngoài nước nhằmnhanh chóng tiếp thu các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến có liên quanđến sự phát triển kĩ thuật công trình quân sự trong các lĩnh vực hoạt động khoahọc công nghệ đã đăng kí theo quy định của Bộ quốc phòng và nhà nước

 Được tham gia sinh hoạt các hiệp hội khoa học kĩ thuật chuyên ngành

và các học thuật khác, trao đổi, đào tạo chuyên gia, tiếp nhận đầu tư trang bị kĩthuật, tài liệu và kinh nghiệm trong, ngoài quân đội và nhà nước để cùng hợp tácnghiên cứu, chế thử và sản xuất phát triển các sản phẩm có tính chuyên ngànhtheo đúng quy định của nhà nước và Bộ Quốc Phòng

 Được dự tuyển, chủ trì hoặc tham gia thực hiện các đề tài, chươngtrình, đề án, dự án về nghiên cứu và triển khai khoa học kĩ thuật, công nghệ củaquân đội và nhà nước trên các lĩnh vực khoa học kĩ thuật liên quan

 Quản lý, khai thác cơ sở nghiên cứu , phòng thí nghiệm, hệ thống trangthiết bị thuộc quyền phục vụ nghiên cứu khoa học công nghệ, cung cấp các tưliệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của viện Được lựa chọn cán bộ khoahọc kĩ thuật - công nghệ đủ phẩm chất chính trị , có năng lực chuyên môn giỏi,đúng chuyên ngành của viện, báo cáo cơ quan có thẩm quyền điều động, bố trí

Được cấp kinh phí cả ngoại tệ khi cần thiết phục vụ cho nghiên cứu khoa học vàcông nghệ.

 Mọi cán bộ của viện được hưởng đầy đủ các chế đồ bồi dưỡng, đàotạo, xét phong các chức danh khoa học theo chế độ của nhà nước Mọi hoạt độngkhoa học công nghệ và sản xuất của viện theo đúng cơ chế, chính sách, các quyđịnh, điều lệ, pháp luật hiện hành của nhà nước và Bộ quốc phòng

1.1.9 Đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ

- Đội ngũ cán bộ, công nhân viên của viện được thành lập và phát triển

30 năm nay Đến nay đã có một đội ngũ cán bộ khoa học công nghệ tương đốimạnh, gồm 2 tiến sĩ khoa học, 5 tiến sĩ, 12 thạc sĩ, 84 kĩ sư và cử nhân, 42 nhânviên kĩ thuật

- Cán bộ khoa học công nghệ của viện công nghệ thông tin có trình độđại học trở lên, có khả năng thiết kế các hệ thống thông tin và viết phần mềm

- Viện hiện có 5 phòng ban cơ quan, 15 phòng nghiên cứu

1.1.10 Năng lực công nghệ và kinh nghiệm triển khai các hệ thống công nghệ thông tin

 Làm chủ các hướng công nghệ, Viện công nghệ thông tin đã duy trìđược đội ngũ cán bộ nghiên cứu tương đối toàn diện đã làm việc với hầu hết cácsản phẩm tin học mới như :

- Các hệ thống phần mềm trên UNIX ,Window NT, Linux, NetWare,

- Mạng Intranet/ Internet, công nghệ Portal.

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUYÊN MÔN ĐÃ TÌM HIỂU TẠI NƠI THỰC TẬP

Trong quá trình thực tập tại Viện công nghệ thông tin, em đã tìm hiểu vànghiên cứu được một số vấn đề liên quan đến việc quản lý hàng hoá lưu kho, cácchiến lược kho bãi, hệ thống quản lý thông tin, xử lý nguyên vật liệu và hànghoá, trong công tác quản lý hàng hoá vật tư tại viện nhằm đáp ứng các nhu cầutrong và ngoài quân đội Sau đây là một vài nội dung chính trong vấn đề quản lýhàng hoá vật tư lưu kho.

1.2.1 Quản lý hàng hoá lưu kho

Hàng hoá lưu kho là một nội dung trong công tác hậu cần và đã nhậnđược sự quan tâm lớn của các nhà quản lý trong các thập kỉ vừa qua Các nhàđiều hành ngày nay nhận ra rằng duy trì hàng hoá quá mức sẽ rất đắt Bởi vậy rấtnhiều nỗ lực đã được triển khai để loại bỏ hàng hoá lưu kho không cần thiết.Tuy nhiên có vô vàn tình huống mà ở đó phải duy trì hàng hoá lưu kho, đặc biệt

là khi đáp ứng nhu cầu của khách hàng bên ngoài Mục tiêu của nhà quản lý chỉđược thực hiện khi nó là cái cần thiết để thoả mãn nhu cầu khách hàng và quản

lý một cách hiệu quả

Các vấn đề về hàng hoa lưu kho có liên hệ rất chặt chẽ với các nội dungcủa dịch vụ khách hàng Khách hàng hy vọng tìm những sản phẩm mong muốnsẵn có khi họ cần chúng Nếu các khách hàng nội bộ phải đối mặt với một giáhàng trống rỗng, quá trình sản xuất lợi ích sẽ dừng lại Các khách hàng bênngoài, những người không thể hoàn tất một chuyến mua hàng gần như sẽ chuyểnsang một đối thủ cạnh tranh

Về thực chất quản lý hàng hoá lưu kho bao gồm việc cân bằng chi phí củaviệc duy trì hàng hoá lưu kho với chi phí của việc không duy trì hàng hoá lưukho Trong trường hợp đầu, các tổ chức gánh chịu các chi phí trực tiếp liênquan đến bảo hiểm, thuế, kho bãi và sự lạc hậu cũng như các quỹ gắn với cácmặt hàng đang có trong tổ chức Thêm vào đó tổng tài sản sẽ gia tăng bởi khốilượng hàng hoá lưu kho, dẫn đến kết quả đầu tư ở mức thấp hơn Việc giảmhàng hoá lưu kho có thể dẫn đến những hậu quả khác thậm chí là những chi phí

cao hơn dưới dạng dịch vụ khách hàng nghèo nàn, giảm doanh thu hoặc ngưngtrệ sản xuất Bởi vậy các nhà quản lý phải cân nhắc một cách thật kỹ lưỡng tất

cả những chi phí liên quan trong quyết định duy trì hàng hoá lưu kho ở mức nào

1.2.2. Chiến lược kho bãi

Kho bãi có thể đóng vai trò đa dạng trong hệ thống quản lý của một hãng.Kho bãi có thể đóng vai trò như các cơ sở tập hợp, trung tâm dỡ hàng và trongmột vai trò đa chức năng bao gồm cả hai Đối với một số tổ chức, các kho bãiđóng vai trò như một điểm thống nhất hoặc tập hợp Ví dụ những số lượng nhỏcủa các hàng hoá đa dạng có thể được nhận vào kho bãi từ nhiều nhà bán lẻ quanhững chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng tối đa Tại cơ sở, rất nhiều mặthàng sau đó được kết hợp thành một loại hàng hoá dựa trên đơn đặt hàng củakhách hàng và được vận chuyển đến khách hàng với số lượng đủ tải trọng củaphương tiện Ví dụ, một nhà sản xuất có thể mua các yếu tố từ nhiều nhà bán lẻkhác, chúng được kết hợp vào một chuyến xe tải tại kho để vận chuyển đến nhàmáy lắp ráp Trong sự sắp xếp này, mục tiêu là sử dụng nhà kho như một công

cụ để thiểu hoá khoảng cách mà một chuyến vận chuyển thấp hơn tải trọng phảiđược vận chuyển

Chức năng kho bãi là một nhân tố rất quan trọng của hệ thống cung ứng,không chỉ trên cơ sở hàng ngày, mà còn bởi vì các quyết định xung quanh khobãi có các chi phí dài hạn quan trọng và việc áp dụng các dịch vụ khách hàng.Kho bãi phải đuợc định vị sao cho phục vụ các khách hàng của công ty một cáchtối ưu Một khi một cơ sở được xác định, các nhà quản lý phải quyết định nó nênđược quản lý như thế nào hay sử dụng một số hình thức kết hợp Những vấn đềnày trở nên đặc biệt phức tạp và đa diện đối với một hãng phục vụ cho thịtrường toàn cầu bởi vì các thị trường khác nhau yêu cầu các cách tiếp cận khácnhau Cùng với một số các yếu tố của hệ thống, của rất nhiều lựa chọn khácnhau về kho bãi phải được cân nhắc thận trọng để đảm bảo rằng các nhu cầu củakhách hàng được đáp ứng ở mức giá thấp nhất có thể

1.2.3 Hệ thống xử lý nguyên vật liệu và bao gói hàng hoá

Hệ thống xử lý thủ công thường yêu cầu nhiều lao động Các kho bãi sửdụng một phương thức không tự động hoá thường dựa trên một hệ thống kháđơn giản, đó là các giá và ngăn để lưu trữ hàng hoá

Các nhân viên vận hành sắp xếp hoặc di dời hàng hoá bằng tay hoặc quamột số thiết bị được cơ giới hoá như một thiết bị nâng( xe nâng) Hệ thống thủcông yêu cầu những khoảng cách khá rộng để phù hợp với những phương tiện

và bị hạn chế theo chiều thẳng đứng bởi vì tất cả các mặt hàng phải ở trong tầmvới của người công nhân hoặc xe nâng, hệ thống thủ công có thể làm việc tốtnhất ở những nơi có nhu cầu hoặc rất cao hoặc rất thấp đối với những hàng hoáđược dự trữ ở trong đó Chúng cung cấp một sự linh hoạt rất lớn trong việc thựchiện các đơn đặt hàng, bởi vì chúng sử dụng hệ thống xử lý linh hoạt nhất là conngười

Tuy nhiên, kho bãi có nhiều nhân công có thể có chi phí rất lớn nếu mứclương ở địa phương cao Hơn nữa, người làm việc có thể sắp xếp hàng hoá vàocác vị trí không đúng, ghi chép sai về thông tin vị trí, làm hỏng hàng hoá, và lựachọn sai đơn đặt hàng của khách hàng Rất nhiều những lỗi này có thể được loại

bỏ qua sự tự động hoá của chức năng xử lý nguyên vật liệu

1.2.4 Quản lý thông tin

Thông tin là một yếu tố chủ yếu của bất cứ một hệ thống hậu cần nào bởi

vì nó đóng vai trò như keo dán hệ thống này lại với nhau Những tiến bộ trong

hệ thống thông tin đang làm thay đổi cách thức quản lý Việc tự động hoá chứcnăng xử lý đơn đặt hàng dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và thu thập đượcnhiều thông tin hơn cho những phân tích sau này Việc sử dụng ngày càng nhiềucủa hệ thống trợ giúp ra quyết định đang giúp các nhà quản lý cải thiện cả việc

ra quyết định của họ lẫn khả năng dự toán Giao dịch dữ liệu điện tử đem lại chocác hãng một công cụ để truyền thông tin qua kênh một cách chính xác hơn và ởmức chi phí thấp hơn so với hệ thống thủ công Cuối cùng những tiến bộ vềcông nghệ trong rất nhiều loại của phần cứng sẽ tiếp tục tăng cường chất lượng

của thông tin có thể sử dụng đối với nhà quản lý, cải thiện dịch vụ khách hàng

và giảm thời gian phục vụ

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

2.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.1 Khái niệm về dữ liệu và thông tin

Thông tin và dữ liệu là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùnglẫn lộn Dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước chưa được xử lý Thông tin

là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có nghĩa và có giá trị đốivới đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định Thông tin của quá trình xử lýnày có thể trở thành dữ liệu của quá trình khác

Để mô tả thông tin người ta thường sử dụng hai khái niệm độ cứng và độphong phú của thông tin

Độ cứng của một thông tin là thước đo khách quan của tính chính xác vàmức độ tin cậy của một mẩu tin

Độ phong phú của thông tin diễn tả một quan niệm cho rằng thông tin đógiàu hay nghèo Nó phụ thuộc vào phương tiện thông tin liên lạc Sau đây làbảng chỉ ra độ phong phú của thông tin truyền đưa qua một số phương tiệnthường dùng

Phong phú

Nghèo nànnhất

Mặt đối mặt Điện thoại Tài liệu gửi

đích danh

Tài liệu viếtkhông giành choriêng ai

Số liệu

2.1.2.Hệ thống thông tin

a.Khái niệm về hệ thống thông tin

Trong bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp, xã hội, chính trị nào cũng đều tồntại một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, thiết

bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, … thực hiện hoạt động thu thập dữ liệu, xử lý

và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu

và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy

từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng của nó cùng với các dữ kiện đãđược lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhậtvào kho dữ liệu

Để một hệ thống thông tin có thể được nhìn một cách trực quan người tatiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin Nhờ có việc mô hình hoá các hệthống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách nhanh hơn công việccủa mình Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thùriêng tuy nhiên nó cũng tuân theo một quy tắc nhất định

Mô hình hoá hệ thống thông tin

PHÂN PHÁT

XỬ LÝ VÀ LƯU GIỮ

XỬ LÝ VÀ LƯU GIỮ

KHO DỮ LIỆU

KHO DỮ LIỆU THU THẬP

Thông qua mô hình trên, ta thấy mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận:

bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Ví dụ: Trong quản lý hàng hoá vật tư thì nguồn chính là các phiếu xuất vànhập vật tư Qua đây ta cần phải thu thập được các thông tin như hàng hoá đượcxuất và nhập từ kho nào, chất lượng và số lượng hàng ra sao, đơn vị nhận là đơn

vị nào

Vấn đề xử lý: chương trình phải cập nhật được dữ liệu đưa vào như cậpnhật được danh mục hàng hoá, vật tư, phiếu xuất, phiếu nhập, phải in ra đượccác báo cáo đầu ra cần thiết

Sau khi xử lý và lưu trữ, các dữ liệu phải được đưa vào kho dữ liệu như cácdanh mục…

Đích chính là các đầu ra, đó là các báo cáo như báo cáo hàng tồn kho, báocáo xuất, nhập hàng hoá

Có nhiều cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức nhưng có haicách phân loại thông dụng nhất là:

Phân loại theo mục đích của thông tin đầu ra Phân loại theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định

b.Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Với cùng một hệ thống thông tin có nhiều cách mô tả khác nhau tuỳ theoquan điểm của người mô tả Ví dụ trong một chương trình quản lý vật tư hànghoá thì người sử dụng coi chương trình này như một thực thể cấu thành từ một

đầu cuối đối với những thông báo được hiện ra trên màn hình và một tập hợp cácthủ tục cần thực hiện ( viết các báo cáo xuất, nhập, nhập mới các danh mục đơn vịnhập, đơn vị xuất, rồi in ra báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất, nhập hàng hoá…).Còn cán bộ kỹ thuật tin học thì nhìn chương trình này như một thực thể vớinhững thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình gì và chúng tốndung lượng là bao nhiêu.

Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin:

mô hình lô gíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Một hệ thống thông tin theo ba mô hình

Mô hình lô gíc ( thể hiện góc nhìn của quản lý) mô tả hệ thống làm gì: dữliệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quảhoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra

Mô hình này trả lời câu hỏi " Cái gì ? " và " Để làm gì ?".

Mô hình vật lý ngoài ( thể hiện góc nhìn của người sử dụng ) chú ý đếnnhững khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vậtmang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tácvới hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong

LÔGIC VẬT LÝ NGOÀI VẬT LÝ TRONG

LÔGIC VẬT LÝ NGOÀI VẬT LÝ TRONG

LÔGIC VẬT LÝ NGOÀI VẬT LÝ TRONG

ĐÍCH TIN

ĐÍCH TIN

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong Thông tin vào Thông tin ra

Lưu trữ dữ liệu

động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý

dữ liệu, loại màn hình, bàn phím sử dụng Mô hình này chú ý đến mặt thời gian

hệ thống Mô hình này trả lời các câu hỏi " Cái gì?" , "Ai?", "ở đâu ?" và "Khi nào?"

Mô hình vật lý trong ( thể hiện góc nhìn kỹ thuật ) chú ý đến những thôngtin liên quan loại trang bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưutrữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấutrúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi

" Như thế nào ?"

2.1.3.Cơ sở dữ liệu

Một trong những nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý là quản lý dữliệu Dữ liệu được coi là nguyên liệu để chế biến thành thông tin dưới dạng tiệndùng và có ích cho việc ban hành các quyết định Dù ở trong thời đại nào thìviệc thu thập dữ liệu cũng rất quan trọng Khi máy tính điện tử chưa ra đời thìtất cả thông tin vẫn được thu thập, lưu trữ, xử lý và cập nhật Các dữ kiện nàyđược ghi trong sổ sách hay ghi trong các phích bằng bìa cứng… Ngày nay nhờ

sự phát triển bùng nổ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trởnên thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong nhữngkho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìmkiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được đặt trêncác phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trìnhmáy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu

Phương pháp phổ biến để thiết kế các cơ sở dữ liệu là mô hình dữ liệu Môhình dữ liệu của một cơ sở dữ liệu là một bản phác thảo mà họ chỉ ra các thựcthể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng Thôngqua mô hình dữ liệu ta có thể biết được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu.Lập mô hình dữ liệu là một phần việc chính của quá trình thiết kế một cơ sở dữliệu Có lập mô hình dữ liệu đúng thì thiết kế cơ sở dữ liệu mới tốt được Thiết

kế mô hình dữ liệu là yếu tố quan trọng làm cho cơ sở dữ liệu trở thành công cụhữu ích cho việc ra quyết định

Một số khái niệm liên quan đến mô hình dữ liệu quan hệ:

Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin

về nó Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinhviên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tàikhoản, dự án, nhiệm vụ công tác

Mỗi thực thể có những đặc điểm và tính chất được gọi là thuộc tính Mỗi

thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt thường không chia nhỏ được nữa Cácthuộc tính mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ

Dòng ( bản ghi ) dùng để ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện

riêng biệt thực thể

Cột ( trường ) dùng để lưu trữ thông tin về từng thực thể Giao giữa một

dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của các thựcthể trên dòng đó

Bảng gồm toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin do một thực thể tạo ra một

bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

Trong một bảng thì thường có các khóa chính Khoá chính là một kiểu chỉmục đặc biệt Khoá chính thể hiện tính duy nhất của mẩu tin Vì vậy sẽ không cóhai mẩu tin trong cùng một bảng mà có cùng giá trị cho trường khoá chính cũngnhư trong trường khoá chính sẽ không có giá trị rỗng

Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin Có nhiều loại cơ sở dữ liệu Sau

đây là những khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu quan hệ, đây là cơ sở dữ liệu(quan hệ) phổ biến nhất hiện nay

Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa các dữ liệu trong các bảng, được cấu tạobởi các dòng còn gọi là các mẩu tin, và cột còn gọi là các trường Một cơ sở dữliệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối cácbảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trongcác bảng khác nhau

Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật tư có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên làdb1.mdb.Trong này có các bảng như DM_DVN, DM_DVX, CTCHUNG,CTVT,…Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, sốchứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá,….

Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sơ dữ liệu thông qua việcnhập liệu Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thểthức dữ liệu được nhìn thấy khi nhập Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứngdụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điềnbiểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhậpthông tin hay đánh dấu các mục được chọn

- Truy vấn dữ liệu: Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu

từ cơ sở dữ liệu Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn: ngôn ngữ truy vấn

có cấu trúc SQL (Structured Query Language)

- Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu: Báo cáo là những dữ liệu được kếtxuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn Lập báocáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để lấy dữ liệu từ cơ

sở dữ liệu để xử lý và đưa ra cho người sử dụng trong một thể thức sử dụngđược

2.2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN

Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấpcho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt Phát triển một hệthống thông tin thì bao gồm việc phân tích, thiết kế và cài đặt Phân tích một hệthống bao gồm việc thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng để đưa ra chẩn đoán vềthực tế Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cảithiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoàicủa hệ thống đó Còn cài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của

tổ chức

2.2.1 Mô hình phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

2.2.2 Các phương pháp thường dùng để phát triển một hệ thống thông tin

Phương pháp 1:phương pháp nguyên mẫu (protyping)

S

Đ

BĐ

MẪU MẪU

Ý KIẾN NSD

Ý KIẾN NSD

Hệ thống thông tin mới sẽ làm cái gì

PHÂN TÍCH

Xem hệ thống thông tin mới hoạt động như thế nào

Xem hệ thống thông tin mới hoạt động như thế nào

Phương pháp 2: Phương pháp chu kỳ phát triển (system development life cycle)

Thiết kế vật lý ngoài

2.2.3 Các công đoạn của phát triển hệ thống:

2.2.3.1 Đánh giá yêu cầu

Khi thấy được sự cần thiết cần thay đổi hay điều chỉnh một hệ thống thôngtin thì người quản lý chịu trách nhiệm đề đạt yêu cầu phát triển hệ thống tới lãnhđạo bộ phận tin học hoặc đến một hãng chuyên môn Một dự án phát triển hệthống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu mà cần phải có sựphân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này gọi làthẩm định yêu cầu hay nghiên cứu khả thi và cơ hội

Việc đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự

án Chỉ cần một sai lầm trong giai đoạn này cũng sẽ làm lùi bước trên toàn bộ dự

án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêuvấn đề, ước toán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác độngcủa những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ýcho người ra quyết định

Đánh giá yêu cầu bao gồm bốn công đoạn:

a Lập kế hoạch

Đây là công đoạn đầu tiên cho bất cứ một quá trình phát triển hệ thốngnào Việc lập kế hoạch cho quá trình phát triển thông tin là việc cần làm và cầnphải được làm cẩn thận

Về cơ bản thì lập kế hoạch là làm quen với hệ thống đang xét, xác địnhthông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng Quy

mô số lượng, độ đa dạng của nguồn thông tin này tuỳ thuộc vào mức độ phântích của từng dự án Đối với dự án lớn thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từngthành viên cũng như các phương tiện đi kèm với từng nhiệm vụ

b Làm rõ yêu cầu

Làm rõ yêu cầu với mục đích làm cho phân tích viên xác định chính xácyêu cầu của người sử dụng tránh việc xác định sai yêu cầu

Thông qua việc đánh giá xem liệu yêu cầu đó có đúng như đề nghị của tổchức hay có thể giảm xuống hoặc tăng cường mở rộng thêm.

Phân tích viên sẽ thực hiện nhiều hình thức như: phỏng vấn, quan sát,nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra để có cái nhìn khác nhau về vấn đềgốc của yêu cầu, hay nói cách khác là xác định khung cảnh chính xác nhất về hệthống

c Đánh giá khả thi

Tính khả thi của một dự án được đánh giá qua: khả thi về tổ chức, khả thi

về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật

Khả thi về tổ chức: Là xét giải pháp được thực hiện trong môi trường của tổchức Phân tích viên phải trả lời hàng loạt các câu hỏi: Dự án có tôn trọng chínhsách quản lý nhân sự của tổ chức hay không? Nó ảnh hưởng như thế nào tớikhông khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Tác động của dự án đối với các

hệ thống bên cạnh? Người sử dụng có sẵn sàng tham gia vào dự án haykhông?

Khả thi về kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện cóhoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất, cũng nhưviệc các thiết bị đó có tương thích với công nghệ có sẵn trong tổ chức

Khả thi về tài chính: Cần xem xét giữa lợi ích thu được từ hệ thống so vớichi phí bỏ ra để thực hiện dự án

Khả thi về thời gian: Là xem xét các khả năng trên có thể hoàn thành đúngthời gian đã đặt ra hay không.Trong giai đoạn này phải đưa ra được bảng tiến độthời gian

d Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu

Báo cáo này được gửi cho người có thẩm quyền quyết định việc có thựchiện bước tiếp theo của dự án Vì thế báo cáo phải là bức tranh toàn cảnh về hệthống mới và những kiến nghị trong những bước thực hiện tiếp theo một cách rõràng đầy đủ nhất

Báo cáo cần trình bày rõ các nội dung sau:

 Nhắc lại yêu cầu (tên yêu cầu, tên người yêu cầu, hệ thống thông

tin nghiên cứu, những vấn đề do người yêu cầu nêu lên)

 Phương pháp tiến hành yêu cầu ( các công cụ thu thập thông tin,những người đã gặp và làm việc )

 Mô tả khung cảnh (nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí côngtác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêutên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng

về công nghệ, khung cảnh tài chính )

 Hệ thống nghiên cứu (tên gọi và mô tả, mục đích của hệ thống)

 Nêu các vấn đề (vấn đề dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan vàdưới góc độ nhà phân tích )

 Đánh giá về tính khả thi (tổ chức, kỹ thuật, thời gian, tài chính)

 Kiến nghị

 Đề xuất của dự án (Mô tả nhiệm vụ cần thực hiện, đề xuất về thờihạn, đề xuất về chi phí )

2.2.3.2 Phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được những chẩn đoán về hệthống đang tồn tại, nghĩa là : xác định những vấn đề chính, nguyên nhân chính,mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải phápcho phép đạt được mục tiêu đã đặt ra

a.Thu thập thông tin.

Để có thể tiến hành phân tích chi tiết trước hết ta phải thu thập thông tin Có

nhiều phương pháp thu thập thông tin như phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sửdụng phiếu điều tra, quan sát

Các thông tin thu thập được cần phải được phân loại theo các tiêu chí

- Hiện tại / tương lai:

Thông tin cho hiện tại phản ánh chung về môi trường hoàn cảnh, các thôngtin có lợi ích cho nghiên cứu hệ thống quản lý

Thông tin cho tương lai được thu thập từ các mong muốn, phàn nàn, các dựkiến kế hoạch

- Tĩnh / động / biến đổi:

Các thông tin tĩnh là các thông tin sơ đẳng, cấu trúc hoá Ví dụ các thôngtin về mã khoa, mã lớp, sinh viên, …

Các thông tin động thường là các thông tin về không gian, thời gian, …

Các thông tin biến đổi: thông tin biến đổi là do các quy tắc quản lý, các quyđịnh của nhà nước…

- Môi trường / nội bộ: Phân biệt các thông tin của nội bộ hay môitrường có tác động tới hệ thống

b Mã hoá dữ liệu

Việc xây dựng hệ thống thông tin rất cần phải mã hóa dữ liệu Mã hoá làtên viết tắt gắn cho một đối tượng nào đó Trong mỗi đối tượng gồm nhiều thuộctính khác nhau thì yêu cầu mã hoá cho các thuộc tính là một yêu cầu cần thiết.Ngoài ra mã hoá còn là hình thức chuẩn hoá dữ liệu để phân loại dữ liệu lưu trữ

và tìm kiếm có hiệu quả và bảo mật dữ liệu đặc biệt trong các hệ thống thông tin

xử lý bằng máy tính

VD: Khi ta nói mã số chứng từ là 1111/PX thì chỉ có duy nhất một phiếu là

có mã số đó trong số các phiếu xuất

Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu

Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

Mô tả nhanh chóng các đối tượng

Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

c Các công cụ mô hình hoá

 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trongthế giới vật lý bằng sơ đồ

 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin

- Xử lý:

Thủ công Giao tác người

máy Tin học hoáhoàn toàn

- Kho lưu dữ liệu:

- Dòng thông tin

- Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừutượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệunguồn và đích, không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu tráchnhiệm xử lý

 Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Nguồn hoặc đích :

Nguồn hay đích có thể là một người hay một nhóm tổ chức ở bên ngoàilĩnh vực nghiên cứu của hệ thống thông tin nhưng đặc biệt có một số hình thứctiếp xúc trao đổi thông tin với hệ thống

Biểu diễn: bằng hình chữ nhật có gán nhãn được xác định bằng các danh từ

hoá

TÊN NGƯỜI / BỘ PHẬN PHÁT / NHẬN TIN

VD Trong quản lý hàng hoá, vật tư thì các tổ chức cung cấp hàng hoá chođơn vị hoặc các tổ chức,cá nhân mà đơn vị bán hàng … được coi là nguồn hayđích

Chức năng xử lý:

Chức năng xử lý là chức năng biểu đạt các thao tác nhiệm vụ hay tiến trình

xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng xử lý là biến đổi thông tin, tức

là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chứclại thông tin, bổ xung thông tin,…

Biểu diễn: Chức năng xử lý được biểu diễn bằng đường tròn hay ô van,trong đó có ghi tên của chức năng Tên của chức năng là các thao tác nên nóphải là một động từ cộng với bổ ngữ

VD Trong quản lý hàng hoá,vật tư thì có một số chức năng như: Viết phiếuxuất, viết phiếu nhập, tổng hợp tồn kho, xem thẻ kho,…

QUẢN LÝ

BÁO CÁO TỔNG HỢP BÁO CÁO

Biểu diễn: Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên có hướng chỉ hướngcủa luồng thông tin Trên đó có tên là luồng thông tin mang theo Tên là mộtdanh từ cộng thêm tính từ (nếu cần)

VD Trong quản lý hàng hoá vật tư có các luồng dữ liệu như: phiếu xuấthàng, phiếu nhập hàng,…

Phân rã sơ đồ

Để mô tả chi tiết hệ thống thông tin người ta tiến hành phân phân rã sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh người ta phân rã thành các mức tiếp theo

d Các công đoạn của phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm 7 công đoạn

Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết

Thành lập đội ngũ thực hiện dự án: Việc đầu tiên trong giai đoạn này đó làđưa ra được đội ngũ thực hiện dự án Để hệ thống có thể đáp ứng tốt nhất yêucầu của người sử dụng thì trong quá trình xây dựng hệ thống nên có nhữngthành viên của tổ chức tham gia trực tiếp cùng các phân tích viên Tuy nhiênđiều này phụ thuộc rất nhiều vào quy mô của từng dự án, cũng như điều kiện cụthể của từng tổ chức.

Lựa chọn phương pháp và công cụ: Trong giai đoạn phân tích chi tiết thìlập trình viên cần phải lựa chọn được phương pháp và công cụ thu thập thông tin

và phân tích thông tin phù hợp, hiệu quả Công cụ thu thập thông tin thườngdùng là: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát Còncông cụ phân tích hay dùng là: Sơ đồ luồng thông tin IFD, sơ đồ luồng dữ liệuDFD, các phích từ điển hệ thống thông tin

Ngoài ra vấn đề xác định thời gian cũng rất cần thiết Dù hoạt động tronglĩnh vực nào, công việc nào thì khi lập kế hoạch ta không thể không đề cập tớivấn đề thời gian Trong xây dựng hệ thống cũng vậy, thời gian luôn luôn phảiđược đảm bảo một cách chính xác nhất tới mức có thể Đây là vấn đề cần quantâm nhưng thường thì nó hay sai lệch so với dự kiến

Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

Bất cứ một điều gì cũng không thể tồn tại một cách đơn lẻ, luôn luôn cócác yếu tố xung quanh mà nó chịu tác động cũng như nó tác động ngược trở lạicác yếu tố đó

Môi trường bao quanh hệ thống thông tin: môi trường ngoài, môi trường

tổ chức, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật

- Môi trường ngoài : phải xem xét các tổ chức khác hoạt động ra sao, có

các sản phẩm, dịch vụ gì Xu thế phát triển chung của các ngành cũng như cácyếu tố mang tính chất cạnh tranh biểu hiện ra sao Ngoài ra cũng cần xem xétcác chính sách bộ luật mà ngành này phải tuân thủ, những nhân tố ảnh hưởngđến sự thành công của các tổ chức cùng ngành

- Môi trường tổ chức : Đó chính là lý do hình thành cũng như lịch sử ra

đời của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức trong ngắn hạn vàdài hạn, các đối tác cũng như các đối thủ cạnh tranh của tổ chức Đồng thời cầnchú ý đến cơ cấu tổ chức, các hoạt động chính mà tổ chức thực hiện, cũng nhưcác vấn đề về tình trạng tài chính, đầu tư dự kiến,

- Môi trường vật lý: Việc phân bổ người sử dụng và khách hàng ra sao, tổ

chức của những nơi thực hiện xử lý dữ liệu Bên cạnh đó là vấn đề an ninh, kiểmsoát

- Môi trường kỹ thuật: Là các phần cứng, phần mềm được dùng để xử lý

dữ liệu, cũng như các thiết bị ngoại vi khác Đồng thời luôn chú ý đến vấn đềphát triển nhân sự và mở rộng hệ thống trong tương lai

Nghiên cứu hệ thống hiện tại:

Trước hết cần phải thu thập các thông tin về hệ thống hiện tại:

Cuối cùng dựa trên mô hình vật lý ngoài và các dữ liệu thu thập được môhình lô gíc sẽ được xây dựng.

Hai mô hình cho chúng ta hai cảnh sắc khác nhau của cùng một hệ thốngđang nghiên cứu Tài liệu lúc này sẽ là sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu.Cũng như mô hình vật lý, mô hình lô-gíc cho phép nhà phân tích hợp lệ hoá sựhiểu biết của mình về hệ thống với người sử dụng và là công cụ để xác định một

số vấn đề của hệ thống cũng như các nguyên nhân của chúng Đồng thời môhình này cũng được dùng cho việc đưa ra các chẩn đoán cho hệ thống thực tại vàxác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới

Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề

Trong thực tế thì ba nhiệm vụ chẩn đoán, xác định mục tiêu, xác định cácyếu tố của giải pháp được thực hiện cũng một lúc, tuy nhiên khi trình bày thì cácnhiệm vụ này được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia

- Đưa ra chẩn đoán là "xác định bản chất của căn bệnh trên cơ sở các triệuchứng" Vì vậy lúc này phân tích viên sẽ sử dụng các phích tài liệu, kỹ thuậtphân tích nguyên nhân, để từ đó tìm ra một số nguyên nhân của những vấn đề

đã được chỉ ra Lúc này nhiệm vụ chính của phân tích viên không phải là sửachữa các lỗi được chỉ ra, mà quan trọng hơn cả là phân tích viên phải tìm và báosớm nhất những nguyên nhân gây ra sai lầm mà thôi

Dựa trên các kết quả đã có, trong giai đoạn tiếp theo, hai mục tiêu chính

sẽ được xây dựng: để hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và để đánh giá

hệ thống mới sau khi nó được cái đặt Có hai nguyên tắc cần tuân thủ đối với haimục tiêu là: phải đo được và phải có giá trị bằng số cần đạt được

Như ta đã biết, các mục tiêu của hệ thống mới luôn gắn chặt với các vấn đềcủa hệ thống, còn các yếu tố giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân của các vấn

đề Vì thế khi thời gian trả lời của hệ thống quá lâu vì năng lực của máy tính thìyếu tố giải pháp trước tiên là phải nâng cao năng lực đó

Đánh giá lại tính khả thi

Vào lúc này, một khối lượng lớn thông tin về hệ thống và môi trường của

nó, cùng với các nguyên nhân và giải pháp đã được làm sáng tỏ thì việc đánh giákhả thi có phần chính xác hơn Tuy nhiên ta cần phải có thông tin về hệ thống sẽxây dựng và sẽ cài đặt ở giai đoạn tiếp theo, vì vậy việc đánh giá tính khả thi sẽkhông chỉ dừng lại vào thời điểm này, mà nó còn tiếp tục đi theo cho mãi tới khikết thúc dự án Và tất nhiên nó vẫn phải đảm bảo xem xét với các ràng buộc về:

tổ chức, kỹ thuật, tài chính, thời gian

Sửa đổi đề xuất của dự án

Qua các thông tin mới thu thập được và qua báo cáo đánh giá tính khả thi,

đề xuất của dự án mới sẽ được xem xét và sửa đổi, sao cho: người ra quyết định

sẽ được cung cấp một bức tranh rõ hơn về dự án, về các nhiệm vụ phải thựchiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Mỗi báo cáo ở cuối mỗi kỳ đều rất quan trọng, vì nó phục vụ cho việc raquyết định tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Vì thế, báo cáo vừa chứa đựng nhữngthông tin tổng quát nhất mà phân tích viên đã tìm thấy (có thể đính kèm phụ lục

mô tả chi tiết), đồng thời không đưa quá nhiều các thông tin chi tiết cho nhữngngười ra quyết định Ví dụ : không nên đưa ra các bảng DCI, DFD, từ điển dữliệu, trong bảng báo cáo

Đề cương báo cáo phân tích chi tiết

1 Trình bày lại yêu cầu

2 Mô tả phương pháp phân tích

Trình bày về các thu thập thông tin được dùngTrình bày các công cụ xây dựng tài liệu hệ thống

3 Mô tả về môi trường

4 Mô tả về hệ thống thông tin đang tồn tại

5 Chẩn đoán về hệ thống thông tin và xác định các yếu tố giải pháp

Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình vôcùng phức tạp, các sản phẩm phải đưa ra được trong giai đoạn này là sơ đồluồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu

lô gíc của từ điển hệ thống

a Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc từ thông tin đầu ra

Bước 1 Xác định các thông tin đầu ra

- Liệt kê toàn bộ thông tin đầu ra

- Nội dung khối lượng tần xuất và nơi nhận chúngVD: Quản lý hàng hoá vật tư có thể có các thông tin đầu ra là: các phiếu xuất,phiếu nhập vật tư, thông tin về tồn kho,…

Bước 2 Xác định các tệp cần để cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra các

thông tin đầu ra theo yêu cầu

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra thành một danh sách các thuộctính, đánh dấu các thuộc tính lặp (ký hiệu R), đánh dấu các thuộc tính thứ sinh(S) - thuộc tính được sinh ra từ các thuộc tính khác, sau đó loại bỏ chúng ra khỏidanh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở Gạch chân các thuộc tính khoá chothông tin đầu ra

Các mức chuẩn hoá dữ liệu

- Chuẩn hoá mức 1 (1NF): Trong một danh sách không được chứa những

thuộc tính lặp Cần tách các thuộc tính lặp này ra một danh sách con, có ý nghĩa

dưới góc độ quản lý Cần gắn cho danh sách mới một cái tên, và tìm thuộc tínhđịnh danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc Trong một sốtrường hợp nếu có thuộc tính ít ý nghĩa thì cũng có thể bỏ đi.

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ

thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá.Nếu có sự phụ thuộc này thì cần phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào

bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đồng thời đặt chodanh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tínhtrong danh sách

- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Trong danh sách không cho phép có sự phụ thuộc

bắc cầu giữa các thuộc tính Ví dụ : Z=f(Y) và Y=g(X), vì thế cần phải tách rahai danh sách chứa quan hệ Z với Y và Y với X

Mô tả các tệp

Sau khi chuẩn hoá xong mức 3, mỗi danh sách tương ứng trong mức 3 sẽcho ta một tệp cơ sở dữ liệu Mỗi một thuộc tính trong danh sách tương ứng làmột thuộc tính trong tệp

Bước 3: Tích hợp các tệp nói về cùng một thực thể thành một tệp duy nhất

cho thực thể đó

Bước 4: Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

Để thiết kế bằng phương pháp nàyngười ta đưa ra một số phương pháp sau:

VD Thực thể "Đơn vị nhập hàng" hàm ý mô tả tập hợp các đơn vị nhận hànghoá

Biểu diễn thực thể: Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật trong đó

Kiểu liên kết: là tập hợp các liên kết cùng bản chất Giữa các thực thể có

thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất

ĐƠN VỊ NHẬN HÀNG ĐƠN VỊ XUẤT HÀNG

ĐƠN VỊ XUẤT HÀNG

- Liên kết một nhiều (1 - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng vớimột thực thể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thựcthể trong B chỉ có 1 thực thể trong A

- Liên kết nhiều nhiều (N - N) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng vớimột thựcthể trong A có nhiều thực thể trong B và ngược lại ứng với một thựcthể trong B có nhiều thực thể trong A

Ví dụ: Thực thể kho và danh mục vật tư có quan hệ nhiều nhiều Một kho có thể

có nhiều vật tư, đồng thời 1 vật tư có thể thuộc nhiều kho

- Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể

Ví dụ: Mã đơn vị nhập, tên đơn vị xuất, mã kho, ngày hết hạn,…

- Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thựcthể có quan hệ

Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được thường xuyêncập nhật để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh được tình trạng dữ liệu mới nhấtcủa các đối tượng mà nó quản lý

Phân tích cập nhật phải thông qua các bước sau:

- Lập bảng sự kiện cập nhật

- Xác định cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật

Tính toán số lượng xử lý, tra cứu và cập nhật: Một xử lý trên sơ đồ con

logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật Đểtính khối lượng cho chúng, ta phải quy đổi khối lượng hoạt động của các thaotác xử lý về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị

2.2.3.4 Đề xuất các phương án của giải pháp:

Mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho mô hình vật lý,tạo ra sự mềm dẻo cho dự án, đáp ứng nhu cầu của nhà quản lý, đánh giá lựachọn phương án tối ưu, tạo ra cơ hội để nhà thiết kế trình bày ý tưởng khác nhaucủa mình

Trong giai đoạn này, cần phải làm các công việc sau:

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Các nguyên tắc cơ bản khi thiết kế vật lý ngoài

- Đảm bảo người sử dụng kiểm soát được hoạt động của hệ thống

- Xem xét và thiết kế bề ngoài của hệ thống theo thói quen, kinhnghiệm của người sử dụng

- Sử dụng thuật ngữ, các dạng thức và các thủ tục

- Che khuất toàn bộ yếu tố bên trong của phần mềm và phần cứng tạothành hệ thống

- Hệ thống cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình

- Giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng hệ thống phải nhớtrong khi sử dụng

- Chấp nhận các quy tắc chung

2.2.3.6 Triển khai hệ thống thông tin

Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựachọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhậptới các bản ghi và các chương trình máy tính khác cấu thành nên hệ thống thôngtin

Thiết kế vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tìm cách tiếp

cận với dữ liệu nhanh và hiệu quả nhất

Thiết kế vật lý trong các xử lý Để có thể thiết kế được tốt cần phải chú ý

các khái niệm sau:

- Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện củamột xử lý nào đó

Ví dụ: Sau khi viết phiếu nhập hay phiếu xuất xong thì sự việc này làkhởi điểm để in các phiếu xuất, nhập, hay xem tồn kho,…

- Công việc: là một dãy xử lý có chung một sự kiện khởi sinh

Ví dụ: Sau khi viết phiếu xong thì các công việc sau sẽ được thực hiện:+ Tính tồn kho.

+ Xem lại các phiếu xuất, nhập đã viết, có thể chỉnh sửa

+ In ấn các phiếu

+Xem thẻ kho

- Tiến trình: là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nónằm trong một lĩnh vực nghiệp vụ

- Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về mặt tổ chức

- Pha xử lý: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và

sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉphụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu

- Modul xử lý: là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của mộtpha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu

2.2.3.7 Cài đặt bảo trì hệ thống

Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, tức là tíchhợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấpnhất và đáp ứng những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng

Bảo trì hệ thống là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để cho hệthống có những thay đổi yêu cầu về mặt nghiệp vụ tốt hơn

2.3 GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS VÀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC

2.3.1 Giới thiệu về Microsoft Access

Microsoft Access là một phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong

bộ Microsoft Office Microsoft Access có một giao diện tinh xảo dễ dùng để tạocác đối tượng cơ sở dữ liệu Vì vậy Microsoft Access được sử dụng rất phổ biến

ở nước ta và nhiều nơi trên thế giới Dữ liệu trên Microsoft Access được tổ chứctrên một File duy nhất *.mdb.Trên file dữ liệu được tổ chức thành bảng có quan

hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thông qua câu truy vấn Mộtcâu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin Sử dụng các câutruy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiềubảng.

2.3.2 G iới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng vai trò quan trọng đến việc thànhcông của chương trình Các ngôn ngữ được đánh giá bởi các tiêu thức như: Mức

độ hỗ trợ cho người lập trình, khả năng trong việc thiết kế giao diện, sự đáp ứngyêu cầu trong trong quản lý cơ sở dữ liệu, yêu cầu về phần cứng, tính thôngdụng

Ngôn ngữ Visual Basic có nhiều ưu điểm thể hiện qua những chức năng ưuviệt sau:

- Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diệnngười dùng đồ họa (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìnngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện Đây làthuận lợi lớn so với ngôn ngữ lập trình khác Visual Basic cho phép chỉnh sửađơn giản nhanh chóng hình dáng kích thước, mầu sắc của các đối tượng có mặttrong ứng dụng

- Visual Basic có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động DDL(Dinammic link liblary) Nó có thể dễ dàng sử dụng các chức năng sẵn có củaWindows mà không cần mất công thiết kế lại như nó có thể sử dụng các hộpthoại dùng chung với Windows, truy xuất tới các thư viện liên kết động

- Visual Basic có thể liên lạc với các ứng dụng khác chạy trongWindows thông qua công nghệ OLE (Object Linking and Embedding) củaMicrosoft

- Phương pháp lập trình sự kiện của Visual Basic làm cho việc xâydựng chương trình đơn giản rất nhiều

- Các chương trình được tạo ra bởi Visual Basic có thể đứng một cáchđộc lập như một phần mềm thực sự chạy trong môi trường Windows

- Trong các ứng dụng có liên quan đến cơ sở dữ liệu Visual Basic cóthể dễ dàng truy xuất và điều khiển các cơ sở dữ liệu của các hệ quản trị cơ sở

dữ liệu thông dụng như Access, Foxpro, SQL,… và còn rất hay là các chươngtrình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quảntrị cơ sở dữ liệu mẹ giống như Access

- Visual Basic cho phép dễ dàng xây dựng các chương trình và các ứngdụng Internet

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ

3.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU

3.1.1 Phân tích yêu cầu của bài toán

Quản lý hàng hoá vật tư là hoạt động có ở bất cứ cơ sở sản xuất kinhdoanh nào, kể cả nhà nước lẫn tư nhân, trong quân đội cũng như ngoài quân đội.Việc quản lý hàng hoá vật tư thủ công làm mất rất nhiều thời gian, chi phí màhiệu quả lại không cao Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật

và công nghệ thì các đơn vị sản xuất dần dần chuyển từng bước áp dụng côngnghệ thông tin vào quản lý nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, nâng cao hiệu quảtrong công tác quản lý Yêu cầu đặt ra đối với một bài toán quản lý hàng hoá đó