Thiết kế cơ sở dữ liệu cho phần mềm Quản lý hàng hóa vật tư lưu kho

Cơ sở dữ liệu

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Một số thực thể có vẻ vật chất như vật tư, máy móc, khách hàng, sinh viên…, còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm như tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác.

Một cơ sở dữ liệu cho phép truy vấn các tập hợp các dữ liệu con từ các bảng, cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẩu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau. Ví dụ trong việc quản lý hàng hoá vật tư có sử dụng cơ sở dữ liệu có tên là db1.mdb.Trong này có các bảng như DM_DVN, DM_DVX, CTCHUNG, CTVT,…Trong các bảng có chứa các thông tin về đơn vị nhập, đơn vị xuất, số chứng từ, ngày viết chứng từ, tên vật tư, số lượng, đơn giá,…. Ngày nay, phần lớn những phần mềm ứng dụng cho phép chúng ta sử dụng giao diện đồ hoạ bằng hình thức các form điền biểu hiện bản ghi của cơ sở dữ liệu với những ô trắng để người sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu các mục được chọn.

Mô hình phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Còn cài đặt một hệ thống tức là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.

Các công đoạn của phát triển hệ thống

• Mô tả khung cảnh (nêu các bộ phận, các chức năng, các vị trí công tác có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng của hệ thống nghiên cứu, nêu tên các nhà quản lý có trách nhiệm, đặc trưng về tổ chức, đặc trưng về công nghệ, khung cảnh tài chính ). Mục đích chính của giai đoạn này là đưa ra được những chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là : xác định những vấn đề chính, nguyên nhân chính, mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đã đặt ra. Mô hình vật lý chỉ có giá trị khi nó là bức tranh trung thực của hệ thống, vì vậy trong quá trình xây dựng phân tích viên phải đặt mình trong một quá trình lặp, tức là không tự đưa ra những câu trả lời, mà cần phải lấy thông tin từ người sử dụng.

Qua các thông tin mới thu thập được và qua báo cáo đánh giá tính khả thi, đề xuất của dự án mới sẽ được xem xét và sửa đổi, sao cho: người ra quyết định sẽ được cung cấp một bức tranh rừ hơn về dự ỏn, về cỏc nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện hệ thống thông tin mới. Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình vô cùng phức tạp, các sản phẩm phải đưa ra được trong giai đoạn này là sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu lô gíc của từ điển hệ thống. Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi và các chương trình máy tính khác cấu thành nên hệ thống thông tin.

Giới thiệu về Microsoft Access

- Tiến trình: là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong một lĩnh vực nghiệp vụ. - Nhiệm vụ: là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về mặt tổ chức. - Pha xử lý: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu.

- Modul xử lý: là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, tức là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Bảo trì hệ thống là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để cho hệ thống có những thay đổi yêu cầu về mặt nghiệp vụ tốt hơn.

GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS VÀ NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC. Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin. Sử dụng các câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ

TỔNG HỢP BÁO CÁO

Bảng TON_DAU lưu trữ các thông tin về số lượng hàng tồn trong từng kho vào đầu mỗi ki là bao nhiêu và chất lượng ra sao.  Hệ thống đã được thiết kế để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong qúa trình sử dụng chương trình. Form Đăng nhập hệ thống: Khi người sử dụng đăng nhập vào chương trình thì phải khai báo tên và mật khẩu để truy nhập.

Form Quản lý người dùng: Cho phép người quản lý có thể tạo thêm mới người sử dụng, đồng thời có thể chỉnh xoá sửa các thông tin của người dùng. Form Nhập tồn đầu cho các kho: Hệ thống cho phép thực hiện cập nhật những hàng hoá tồn trong các kho khi bắt đầu hệ thống đi vào hoạt động, thủ kho có thể xem, chỉnh sửa các thông tin về hàng hoá tồn trong kho. Form Đổi mật khẩu: Người dùng có thể sử dụng chức năng thay đổi mật khẩu trong chương trình để đảm bảo tính bảo mật của hệ thống.

Form Sao lưu dữ liệu: Cho phép người quản trị hệ thống có thể sao lưu dữ liệu một cách dễ dàng, nhằm giảm thiểu những rủi ro không đáng có. Form Cập nhật phiếu nhập vật tư: Cho phép người dùng có thể xem các phiếu đã viết trước, có thể chỉnh sửa phiếu và viết thêm các phiếu nhập mới. Form Cập nhật chi tiết phiếu nhập: Được sử dụng để cập nhật, chỉnh sửa và xoá các thông tin về vật tư trong phiếu nhập.

Form Cập nhật phiếu xuất vật tư: Cho phép người sử dụng có thể xem, chỉnh sửa các phiếu cũ, đồng thời viết mới các phiếu xuất kho. Form Tìm kiếm: Form này cho phép thủ kho có thể tìm kiếm các phiếu xuất và phiếu nhập hiện đang tồn tại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Form Chi tiết phiếu: Cho biết trong các thông tin cụ thể về các phiếu xuất, nhập khi người dùng kích đúp chuột vào các phiếu đó.

Form Báo cáo xuất hàng: Dùng để tổng hợp các hàng hoá mà đơn vị đã xuất trong 1 khoảng thời gian nào đó theo các điều kiện khác nhau. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình phức hợp và khá mạnh nên để có thể sử dụng được Visual Basic thì hệ thống cần phải đủ mạnh, để có thể chạy được trên phiên bản Visual Basic Enterprise thì hệ thống tối thiểu phải đảm bảo: Bộ xử lý 486 hay Pentium III trở lên, hơn 100 Mb không gian đĩa và 16 Mb Ram. Chương trình “Quản lý hàng hoá vật tư lưu kho” có quy mô nhỏ nên ít đỏi hỏi về phần cứng và có thể chạy trên hầu hết hệ thống có cài đặt hệ điều hành Windows và một số hệ điều hành khác.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HÀNG HOÁ VẬT TƯ LƯU KHO

Các kết quả nghiên cứu do chính tôi thực hiện dưới sự chỉ đạo của giáo viên hướng dẫn.