PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN COBIT

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ và tạo lợi thế cạch tranh cho các tổ chức doanh nghiệp là một nhu cầu tất yếu.

Trang 1

PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ

THỐNG THÔNG TIN COBIT

SINH VIÊN :

DƯƠNG TÂN VIỆT – A08661.

TRẦN DUY DƯƠNG – A08959.

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN :

THS.NGUYỄN TUẤN KHANG.

HÀ NỘI 8/ 2009

Trang 2

THUẬT NGỮ

BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Ký hiệu Giải nghĩa tiếng anh Giải nghĩa tiếng việt

AI Acquire and Implement Xây dựng và thực hiện

AIS Accounting Information

System

Hệ thống thông tin kế toán

CMM Capability Maturity Model Mẫu đánh giá khả năng

CRM Customer Relationship

Management

Quản lý quan hệ khách hàng

COBIT Control objected for

information and related

technology

Quản trị, đánh giá hệ thống thông tin

và giải pháp công nghệ.

DS Deliver and Support Triển khai và hỗ trợ

ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp

ME Monitor and Evalute Kiểm soát và đánh giá

PO Plan and Organise Hoạch định và tổ chức

Trang 3

MỤC LỤC HÌNH ẢNH

Mục lục hình ảnh

Hình 1.1 Máy tính là một hệ thống thông tin 5

Hình 1.2 Hệ thống thông tin có sử dụng máy tính 6

Hình 1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin 9

Hình 1.4 Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ 14

Hình 1.5 Hệ thống tài nguyên doanh nghiệp và ERP 22

Hình 2.1 Mô hình Governance 25

Hình 2.2 Cấp độ CNTT 29

Hình 2.3 Sơ đồ tiếp cận chiến lược CNTT 31

Hình 2.4 ITIL trong hoạt động của doanh nghiệp 37

Hình 2.5 Thành phần của ITIL 38

Hình 2.6 Quy trình hoạt động của ITIL 39

Hình 2.7 Sơ đồ phân tích hiện trạng và mục tiêu 40

Hình 2.8 Cấp độ tổ chức và cấp độ quy trình trong ITIL 44

Hình 2.9 Khối lập phương COBIT 45

Hinh 3.1 Các phiên bản COBIT 45

Hinh 3.2 Thành phần COBIT 45

Hinh 3.3 Sơ đồ yêu cầu 45

Hinh 3.4 Mối quan hệ qua lại giữa các thành phần COBIT 45

Hinh 3.5 Quy trình làm việc 45

Hinh 3.6 Cách xây dựng quy trình 45

Hình 4.1 Biểu đồ đánh giá hiện trạng về trình ứng dụng trong HTTT của InforWay 45

Hình 4.2 Quy trình hoạt động chính 45

Hình 4.3 Chức năng quản trị 45

Hình 4.4 Quy trình hoạch định 45

Hình 4.5 Biểu đồ đánh giá HTTT CRM chuẩn theo hãng SAP 45

Hình 4.6 Đánh giá tình hình thông tin có thể thay đổi trước và sau khi triển khai hệ thống 45

Trang 4

MỤC LỤC

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4

1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin (information system) 4

1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 7

2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 9

2.1 Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý 9

2.2 Các loại tài nguyên trong hệ thống thông tin 10

3 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 12

3.1 Những loại hình hệ thống thông tin doanh nghiệp cần quan tâm 13

3.2 HTTT Kế toán (Accounting Information System - AIS) 16

3.3 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) 19

3.4 Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) 21

CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN NAY 25

1 GIẢI PHÁP NÀO CHO NHỮNG CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CNTT HIỆN NAY? 26

1.1 Chiến lược CNTT của quốc gia 26

1.2 Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp 27

1.3 Phương pháp nào có ưu thế trong tiếp cận và lập chiến lược CNTT? 29

2 TỔNG QUAN NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ, ĐÁNH GIÁ CNTT HIỆN NAY VÀ ƯU THẾ CỦA COBIT 32

2.1 Phương pháp quản trị và đánh giá ITIL 36

2.2 Phương pháp quản trị và đánh giá CMMi 42

2.3 Phương pháp quản trị và đánh giá ISO 17799 45

2.4 Phương pháp quản trị và đánh giá COBIT 45

2.5 So sánh chung về các phương pháp quản trị và đánh giá trên 45

CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ HTTT COBIT 45

1 TỔNG QUAN VỀ COBIT 45

1.1 Giới thiệu 45

1.2 Lịch sử phát triển 45

1.3 Các phiên bản: 45

1 4 Nhiệm vụ COBIT 45

1.5 Tư tuờng COBIT 45

1.6 Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng COBIT 45

2 CẤU TRÚC COBIT 45

2.1 Thành phần COBIT 45

2.2 Phạm vi, Quy trình, Mục tiêu kiểm soát 45

3 QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA COBIT 45

3.1 Cách thức xây dựng quy trình 45

Trang 5

MỤC LỤC

CHƯƠNG IV: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG COBIT 45

1 GIỚI THIỆU ĐỐI TƯỢNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP COBIT 45

1.1 Giới thiệu về công ty thực hiện ứng dụng phương pháp COBIT 45

1.2 Những khó khăn hiện tại trong hoạt động kinh doanh của công ty InforWay 45

1.3 Xác định phạm vi và đánh giá hiện trạng 45

1.4 Những chiến lược phát triển CNTT của công ty 45

2 QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC CNTT 45

2.1 Nhận định quy trình hoạt động và hướng triển khai xây dựng CNTT trong doanh nghiệp 45

2.2 Hoạch định và tổ chức dự án xây dựng chiến lược CNTT 45

2.3 Tiến trình và ra quyết định 45

2.4 Hỗ trợ và triển khai dịch vụ ứng dụng CNTT 45

2.5 Kiểm soát và đánh giá 45

3 NGHIÊN CỨU RỦI RO, NHỮNG CHÚ Ý VÀ BÀI HỌC 45

TỔNG KẾT 45

Trang 6

MỤC LỤC

Trang 7

GIỚI THIỆU CHUNG

GIỚI THIỆU CHUNG

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệthống thông tin hỗ trợ và tạo lợi thế cạch tranh cho các tổ chức doanh nghiệp làmột nhu cầu tất yếu Tuy nhiên, một hệ thống thông tin thế nào là tốt? Hệ thốngthông tin có thể phù hợp với tổ chức này nhưng có phù hợp với tổ chức kháckhông? Và hệ thống thông tin dùng trong doanh nghiệp đang “chuẩn” ở mứcnào? Cần tiến tới mục tiêu nào để tạo lợi thế cạnh tranh so với các tổ chức,doanh nghiệp khác? Để trả lời được các nhà quản lý phải trang bị một phươngpháp quản trị và đánh giá hệ thống thông tin doanh nghiệp của mình Mộtphương pháp tốt sẽ quản trị và đánh giá hệ thống thông tin của doanh nghiệptốt, xác định được vị trí hiện tại và mục tiêu cần tiến đến của doanh nghiệp sẽđược đảm bảo thành công hơn… Trải qua những kinh nghiệm trong nhiều năm

và đã tổng hợp thành những phương pháp quản trị hữu ích, đến nay thế giới cómột số phương pháp quản trị phổ biến như: ITIL, COBIT, ISO17799/ ISO27001,CMMi, COSO, PMBOX… Đề tài này tìm hiểu về COBIT, là một trong nhữngphương pháp đó, tuy còn khá xa lạ với Việt Nam nhưng phương pháp này cónhiều tính ưu việt, nhất là tính ứng dụng rộng, phù hợp với nhiều tổ chức, kinhdoanh Và phương pháp COBIT hiện đang là phương pháp hàng đầu trong sựlựa chọn của đa số tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới

Khái quát nội dung đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung chuyên đề này gồm 4 phần:

 Phần I: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý:

Phần đầu tiên này mang đến người đọc những khái niệm về HTTT, giới thiệu chung về thành phần của HTTT Bên cạnh đó sẽ đưa ra vai trò của CNTT đối với HTTT Và thông qua những HTTT hữu ích (HTTT có sự tham gia của CNTT)

đang được triển khai trong những tổ chức doanh nghiệp hiện nay (ví dụ: HTTT

kế toán, HTTT CRM, HTTT ERP…) để nêu bật lên vị trí quan trọng mang tínhchiến lược của một HTTT áp dụng CNTT vào quản lý và hoạt động Tuy nhiên

con đường để tiến tới thành công của một HTTT hữu ích không phải dễ dàng, đã

Trang 8

có nhiều bài học kinh nghiệm, những khó khăn được đưa ra Điều này dẫn đến

sự cấp thiết có một phương pháp hướng dẫn xây dựng những HTTT tốt, phù

hợp với doanh nghiệp Kết thúc phần này, chúng ta sẽ đặt ra một hỏi: Cần phương pháp nào để triển khai xây dựng HTTT thành công?

 Phần II: Vị thế của COBIT giữa những phương pháp quản trị và đánh giá hiện nay:

Mở đầu phần này bằng 2 bài toán về xây dựng HTTT của quốc gia và doanhnghiệp ở nước ta để nhận định rằng phương pháp COBIT giải quyết được 2 bàitoán đó Bước khởi đầu là bước khó khăn nhất, và ở đây tiếp cận chính là bướcđầu tiên để xây dựng HTTT thành công, phương pháp COBIT có quy trình trongbước tiếp cận bởi vậy COBIT sẽ là phương pháp có những bước tiến vững chắcngay từ ban đầu Có thể nào việc chọn COBIT là chủ quan? Bằng cách giới thiệucác phương pháp hàng đầu hiện nay trên thế giới như ITIL, CMMI, ISO… và kếtthúc bằng sự so sánh giữa các phương pháp đó với COBIT một lần nữa khẳngđịnh vị trí hàng đầu của phương pháp quản trị và đánh giá COBIT, ưu thế củaCOBIT cũng là vượt trội Thiết thực nhất là COBIT đảm bảo giải quyết được 2bài toán về quốc gia và doanh nghiệp, đồng thời trả lời cho câu hỏi ở phần 1,

“phương pháp COBIT là phương pháp để triển khai và xây dựng HTTT thành công !” Kết thúc phần 2 thúc đẩy chúng ta đến công việc nghiên cứu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT.

 Phần III: Giới thiệu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT:

Tập trung đi sâu vào tìm hiểu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT.COBIT xuất phát từ đâu? Gồm thành phần nào và quy trình hoạt động củaCOBIT diễn ra như thế nào? Đây là phần nghiên cứu về phương pháp COBIT vàtìm hiểu cách ứng dụng phương pháp COBIT Phần 2 và 3 đã nêu lên ưu thế và

chức năng, thành phần của phương pháp COBIT nhưng quan trọng là nó được dùng thế nào vào thực tiễn? Câu trả lời sẽ đến ở phần 4

Trang 9

 Phần IV: Triển khai ứng dụng phương pháp quản trị và đánh giá COBIT:

Triển khai COBIT với việc xây dựng chiến lược phát triển CNTT ở công tyInforWay Mang đến những bài học, chú ý khi triển khai xây dựng hệ thống thôngtin và áp dụng cách quản trị, đánh giá của COBIT vào quá trình xây dựng đểđảm bảo sự thành công của chiến lược CNTT trong doanh nghiệp đó Phần nàytrả lời cho câu hỏi “Dùng COBIT thế nào?”

Bên cạnh đó là những khó khăn, thử thách mà phương pháp COBIT cũngnhư một số phương pháp khác gặp phải Nêu lên khó khăn để chú ý và khắcphục là cách đảm bảo thành công khi xây dựng chiến lược phát triển CNTT trongdoanh nghiệp, tổ chức

Kết luận:

Tổng kết lại những ý chính và nêu ý nghĩa của tiểu luận về phương phápquản trị, đánh giá COBIT

Trang 10

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1 Khái niệm hệ thống thông tin (information system)

Là một hệ thống mà mục tiêu, nhiệm vụ của nó là cung cấp thông tin phục vụcho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó Ta có thể hiểu hệ thốngthông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối

liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.

Chúng ta phải dựa vào hệ thống thông tin để trao đổi và duy trì hoạt động Hệ

thống thông tin thường là sự trao đổi thông tin của hệ thống các công việc:

 Thu thập thông tin: là nhập những thông tin đầu vào, cần thiết để hệ thốnghoạt động.Ví dụ như nhập tồn kho, nhập chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ

và nhập doanh thu giúp hệ thống kế toán tính được lợi nhuận của doanhnghiệp…

 Truyền thông tin: là sự trao đổi thông tin từ nơi nhập thông tin đến nơi xử

lý thông tin và từ nơi xử lý thông tin đến nơi hiển thị ra kết quả hoặc lưutrữ chúng Thường là những thiết bị truyền thông như đường điện thoai,đường internet… để truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết nhanh nhấttrong hệ thống thông tin

 Lưu trữ: là chứa những thông tin dưới dạng dữ liệu, cất dữ những thôngtin đó để phục vụ cho những hoạt động xử lý thông tin khác Có thể là kholưu trữ hồ sơ, có thể là các thiết bị như ổ cứng, usb … là tất cả những gìdùng ðể cất dữ thông tin

 Phục hồi: là giai đoạn lấy những lại những thông tin cũ và dùng lại làmyêu tố đầu vào cho hoạt động của hệ thống thông tin

Trang 11

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN

 Xử lý: là hoạt động tính toán, phân tích, đánh giá … các thông tin đầu vào

để đạt được kết quả nào đó Ví dụ tính doanh thu, nghiên cứu thị trường…

 Hiển thị: là việc đưa ra kết quả của hệ thống thông tin Có thể ở dạng báocáo, tổng kết, biểu đồ, những kết quả phân tích được …

Một số ví dụ về hệ thống thông tin đơn giản:

Máy vi tính chính là một hệ thống thông tin, nhiệm vụ của máy vi tính là xử lýthông tin và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của con người Máy vi tínhthông thường luôn gồm 3 thành phần: thiết bị đầu cuối, bộ vi xử lý và kho lưu trữ

dữ liệu Các thành phần này luôn liên hệ và có sự trao đổi thông tin như sau:thiết bị đầu vào (input) đưa thông tin vào máy tính, bộ xử lý thực hiện tính toán,phân tích, sắp xếp… dữ liệu được xử lý đưa vào bộ lưu trữ, khi cần lại tải dữ liệu

từ bộ lưu trữ ra xử lý, cuối cùng dữ liệu được hiển thị ra người dùng ở thiết bị ra(output)

Rộng hơn là một ví dụ về hệ thống thông tin có sử dụng máy tính, như hình ảnh sau đây:

Thiết bị đầu cuối

Bộ vi xử lý của máy tính

Kho dữ liệu

Hình 1.1 Máy tính là một hệ thống thông tin.

Trang 12

Các hệ thống thông tin trong các tổ chức kinh tế xã hội như hệ thống quản lýnhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình

về hệ thống thông tin có sự tham gia của máy tính Một công ty sản xuất muốnđưa ra sản phẩm mới hệ thống thông tin sẽ hoạt động như sau: Thu thập thôngtin mong muốn của khách hàng, đưa dữ liệu vào máy tính để tính toán và phântích xem xu thế về sản phẩm nào được mong muốn nhất, máy tính lưu ra file cáckết quả phân tích được, lập báo cáo giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược sản xuấtsản phẩm mới Trong hệ thống thông tin này, máy tính chỉ đóng vai trò là mộtthành phần trong cả hệ thống và cùng với bộ phận thu thập tin, bộ phận sảnxuất, bộ phận lãnh đạo… tạo thành hệ thống thông tin sản xuất sản phẩm mới

Trong 2 ví dụ trên máy tính đóng vai trò như một hệ thống thông tin hay mộtthành phần quan trọng nhưng trước khi có máy tính thì không có hệ thống thôngtin hay sao? Trước khi có máy tính con người đã có tổ chức, có nền kinh tế và

có các cơ sở kinh doanh sản xuất Và bất kỳ một tổ chức hay cơ sở kinh doanhnào cũng có hệ thống thông tin khi đó không hề có sự hiện diện của máy tínhhay bất cứ thứ gì liên quan đến công nghệ thông tin Chúng ta cần phân biệt kháiniệm về hệ thống thông tin và công nghệ thông tin

Phân biệt 2 khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT) và Công nghệ thông tin

Hoạt động thu thập tin

Hoạt động

thu thập tin Hoạt động báo cáo kết quả

Hoạt động báo cáo kết quả

Hệ thống máy tính

File lưu trữ

Hình 1.2 Hệ thống thông tin có sử dụng máy tính.

Trang 13

 HTTT: mô tả các thành phần, tài nguyên cần thiết để cung cấp một chức

năng nghiệp vụ hay thông tin cụ thể trong một tổ chức doanh nghiệp

 CNTT: đề cập tới việc sử dụng các thiết bị phần cứng, phần mềm, mạng,

thiết bị lưu trữ dữ liệu cần thiết để duy trì hoạt động một HTTT

HTTT ngày nay thường được ngầm hiểu là có sử dụng tới máy tính (CNTT).Các chuyên gia nghiệp vụ phải sử dụng rất nhiều loại HTTT có sử dụng máy tính

và CNTT Đơn giản là do máy tính và công nghệ thông tin ngày nay đã quá phổbiến và được dùng ở bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào, hơn nữa CNTTngày càng hỗ trợ, gắn liền với từng thành phần của mỗi hệ thống thông tin Dovậy, thuật ngữ HTTT và CNTT đôi khi được sử dụng hoán đổi cho nhau, vớinghĩa tương tự nhau

1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý

Nói đến hệ thống thông tin quản lý nghĩa là nói đến tầm quan trọng và vai tròcủa hệ thống thông tin trong tổ chức và doanh nghiệp Phần lớn hệ thống thôngtin thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó,hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc quản lýthông thường như tính toán, thống kê Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thôngtin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông

tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý.

Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý:

 Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan

 Hệ thống quản lý sinh viên trong một trường đại học

 Hệ thống kế toán trong một siêu thị

 Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay

 Hoặc hệ thống quản lý bàn hàng của một công ty

Trang 14

Nhiệm vụ hệ thống thông tin quản lý là cung cấp các thông tin cần thiết phục

vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức hoặc doanh nghiệp Thành phầnchiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợpnhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin

về các hoạt động diển ra trong hệ thống Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất,

hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau

và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cậpthông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng như: Thu nhập, phân tích

và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúchoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học Thay đổi, sửachữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới Phânphối và cung cấp thông tin

Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tínhnhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống

và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống Hầu hết các hệ thống thông tin đều có vaitrò trong công tác quản lý và luôn được nâng cao chất lượng để phục vụ côngtác quản lý, bởi vậy nhắc đến một hệ thống thông tin thì ta luôn hiểu là một hệthống thông tin quản lý của tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó

Trang 15

2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Hình 1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin.

Hình ảnh thể hiện luồng hoạt động chung của một HTTT bất kỳ gồm nhập dữliệu, xử lý dữ liệu được thực thi điều khiển và lưu trữ, cuối cùng dữ liệu chuyểnthành thông tin hiển thi ra ngoài Để hoạt động thì HTTT phải đủ các thành phần:Tài nguyên nhân lực, tài nguyên phần mềm, tài nguyên phần cứng (thiết bị máymóc), tài nguyên mạng, tài nguyên dữ liệu (thông tin thu thập)

2.1 Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý

Hoạt động của hệ thống thông tin luôn bao gồm các bước: nhận nguồn dữliệu đầu vào (input) bằng các thiết bị quét mã vạch, nhận dạng đầu vào… Tiếp

Trang 16

theo sẽ xử lý dữ liệu như tính toán giá trị hàng hóa, tính lương, giao dịch kếtoán… Dữ liệu được xử lý có thể hiển thị kết quả ra ngoài (output) và cũng cóthể lưu trữ lại trong hệ thống Thường sẽ lưu trữ về thông tin khách hàng đã muasản phẩm, nhân viên đã bán sản phẩm, sản phẩm được tiêu thụ nhiều Nhàquản lý đọc thông tin kết quả đó ở thiết bị ra dưới dạng báo cáo, sau đó xem xét

và ra quyết định chiến lược kinh doanh Bên cạnh quá trình truyền thông tintrong hệ thống thì việc kiểm soát và bảo vệ những nguồn thông tin ấy là vô cùngquan trọng có ý nghĩa sống còn hoặc quyết định lợi thế cạnh tranh của doanhnghiệp Bởi vậy phải luôn kiểm soát nguồn dữ liệu, tạo ra các tín hiệu cảnh báo

có chủ ý về sự kiện nào đó để kiểm soát tình hình hoạt động

Với mỗi hoạt động trong hệ thống đều có sự hiện diện của CNTT, sử dụngCNTT càng hiện đại dữ liệu càng truyền nhanh, xử lý hiệu quả, chính xác, lưutrữ đa dạng… và quan trọng nhất là an ninh cũng đảm bảo hơn Hiện nay, vớimỗi hoạt động đều có phần cứng và phần mềm hỗ trợ, tuy nhiên xu hướng tạo

ra một chỉnh thể thống nhất đã và đang được phát triển, hình thành nên những

hệ thống thông tin tích hợp quản lý toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin

2.2 Các loại tài nguyên trong hệ thống thông tin

Là những tài nguyên trong hình 1.3, chúng là dữ liệu, là thông tin, là những

yếu tố chính mà HTTT cần xử lý Quản lý HTTT doanh nghiệp chính là quản lýnhững tài nguyên này

 Tài nguyên nhân lực:

Đề cập đến vấn đề con người, con người là một yếu tố quan trọng của hệthống thông tin Con người có kĩ thuật, có khả năng để điều khiển mọi hoạt độngcủa HTTT và con người cũng chính là chủ thể là mục tiêu mà HTTT phục vụ.Các chuyên gia HTTT, những người điều khiển hệ thống như chuyên gia phântích viên hệ thống, chuyên gia phát truyển, quản trị hệ thống… Người dùng cuối

là tất cả những người sử dụng HTTT trong doanh nghiệp , từ các nhà lãnh đạo,

Trang 17

 Tài nguyên phần mềm:

Là những ứng dụng, những chương trình góp phần điều khiển và xử lý thôngtin trong toàn bộ hệ thống Nhận sự điều khiển của con người và thực hiện xử lýthông tin theo lộ trình đã được thiết lập sẵn Các chương trình: Hệ điều hành,các chương trình ứng dụng, các chương trình nghiệp vụ như tính lương, quản lýkhách hàng… (dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin) Các quy trình thủtục: cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra… (dùng để điều chỉnh hoạt động của conngười)

 Tài nguyên phần cứng:

Là máy móc, là thiết bị hiện hữu, trực tiếp thao tác, vận hành trong hệthống Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét… (tức là cácthiết bị dùng trong xử lý) Môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD,bìa nhớ, giấy, v.v (tức là các phương tiện dùng để lưu trữ)

 Tài nguyên mạng:

Mang yếu tố của hoạt động truyền thông trong hệ thống, giúp truyền thông tin

dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với bên ngoài Môi trường truyền thông,quản lý và truy cập mạng, các dịch vụ mạng

 Tài nguyên dữ liệu (Data resources):

Dữ liệu là những thông tin được đưa vào hệ thống, chúng được xử lý, phântích và lưu trữ trong hệ thống thông tin Dữ liệu là nhân tố chính để hệ thốngthông tin hoạt động, là yêu tố đầu vào cho hệ thống, là cái mà hệ thống cần phảithao tác, lưu trữ… và bảo vệ mật thiết (an ninh thông tin) Mô tả dữ liệu: các bảnghi của khách hàng, các hồ sơ nhân viên, thông tin sản phẩm, CSDL Cơ sở trithức: những kiến thức, những thông tin kinh doanh, hoạt động thị trường…

Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cáinhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức doanh nghiệpcủa bạn, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT vào tổ chức

đó phục vụ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp Đó là một cách nhìn,một cách tiếp cận hết sức cơ bản, xem xét các sự vật trong các mối tương quan

Trang 18

của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệthống, hay quan điểm hệ thống

3 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Hệ thống thông tin đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tùy vào vị trí, khảnăng ứng dụng của hệ thống mà nó có những vai trò quan trọng khác nhau Dướiđây là một số vai trò phổ biến của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp:

 Hỗ trợ các quy trình và hoạt động nghiệp vụ Các HTTT sử dụng máy tính để

hỗ trợ nhân viên ghi nhận các hóa đơn bán hàng, quản lý kho, trả lương,nhập hàng… Nghiệp vụ kế toán cần sự chính xác và có quy trình vào ra rõràng của các thông tin bởi vậy rất cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin

 Hỗ trợ nhân viên và các nhà quản lý trong công việc ra quyết định dựa trênhiện trạng của doanh nghiệp HTTT hỗ trợ người quản lý và các chuyên gianghiệp vụ trong việc đưa ra những quyết định hợp lý với xu hướng pháttruyển Bởi sau khi tổng hợp dữ liệu tình hình nghiên cứu, phát triển HTTTthường có nhiệm vụ tạo báo cáo để hỗ trợ việc đưa ra quyết định… Quyếtđịnh xem nên duy trì mặt hàng nào, loại bỏ mặt hàng nào ít tiềm năng, đầu tưthêm những gì …HTTT tổng hợp ý kiến khách hàng, tổng hợp đánh giá chấtlượng sản phẩm và báo cáo tất cả bởi vậy giúp so sánh và loại sản phẩmkém hơn

 Hỗ trợ đưa ra các chiến lược phát truyển và nâng cao năng lực cạnhtranh.Xây dựng một chiến lược nhằm dành lấy lợi thế so với đối thủ, sử dụngnhững ứng dụng thông tin chiến lược Ví dụ như cài đặt các kiosk điện tử đểbày bán hàng tự động tại nhiều địa điểm khác nhau, xây dựng các websitequảng bá và bán hàng trên mạng theo mô hình thương mại điện tử…

Trang 19

Một hệ thống thông tin là cần thiết và không thể thiếu trong bất cứ tổ chứchay doanh nghiệp nào bởi vậy vai trò của nó là không thể phủ nhận Và có một

hệ thống tốt đồng nghĩa với việc hệ thống đó sẽ thực hiện vai trò của nó tốt hơn

3.1 Những loại hình hệ thống thông tin doanh nghiệp cần quan tâm

Doanh nghiệp có thể áp dụng các HTTT khác nhau tùy thuộc mục đích ứngdụng, quy mô hoạt động, và các điều kiện khác Nhìn chung khi ứng dụng CNTT,

cụ thể là các HTTT, doanh nghiệp đều nhằm đến các mục tiêu từ thấp đến caosau đây: hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết địnhquản lý, và hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh

Các HTTT được xây dựng là nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh nói trêntrong sự phát triển của chúng, đồng thời cũng phản ánh sự tiến hóa rất nhanhcủa bản thân CNTT Kết quả là có một danh sách rất rộng các HTTT dùng cho doanh nghiệp Có nhiều cách để phân loại các HTTT đó Hình 4 dưới đây là một

sơ đồ phân loại dựa trên việc chúng cung cấp cho doanh nghiệp loại hỗ trợ nào

Trang 20

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động:

Hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinhdoanh và sinh ra trong các hoạt động đó Các hệ thống này sinh ra nhiều sảnphẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Tuy nhiên chúngkhông chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý(muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các HTTT quảnlý) Các hệ thống hỗ trợ hoạt động này thường đảm nhận các vai trò như là xử lýmột cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh; điều khiển các tiến trình côngnghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm); hỗ trợ việc giao tiếp và cộng táctrong toàn xí nghiệp; cập nhật các CSDL cấp Công ty (vi dụ: Marketing, kế toán(AIS), tài chính (FIS))…

Các hệ thống hỗ trợ quản lý:

Các hệ thống hỗ trợ hoạt động

nghiệp).

Hệ thống điều khiển tiến trình (đk các quá trình công

nghiệp).

Hệ thống cộng tác xí nghiệp (Hỗ trợ giao tiếp, cộng tác).

Hệ thống thông tin quản lý (các báo cáo theo mẫu).

Hệ thống hỗ trợ quyết định (Hỗ trợ quyết định tương tác).

Hệ thống thông tin điều hành (thông tin cho lãnh đạo cấp cao).

Hình 1.4 Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ.

Trang 21

trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định Chúng cung cấp các thôngtin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do cácnhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện Về mặt ý niệm,thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách raquyết định khác nhau:

 Các HTTT quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theomẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyêngia khác của doanh nghiệp

 Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặttính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theomẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo địnhkỳ)

 Các HTTT điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định từ cácnguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hìnhthức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành

Ví dụ:Phần mềm quản lý điều hành và sản xuất (MAS),phần mềm quản lýnhân sự (HRM)…

Ngoài các HTTT trên, còn có thể kể đến một số loại khác sau đây:

 Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tínhchuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối.Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán

Trang 22

 Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp):

Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năngchủ chốt của công ty Thí dụ: các HTTT hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị,quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực

 Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt độnghoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạtđược các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tínhchiến lược Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục

vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối vớicác hãng vận chuyển)

Phần tiếp sẽ giới thiệu về một số mô hình HTTT điển hình và có ứng dụngCNTT đang phổ biến hiện nay HTTT đó đem lại lợi ích gì? Những khó khăn nàogặp phải khi tiến hành xây dựng HTTT đó?

3.2 HTTT Kế toán (Accounting Information System - AIS)

Giới thiệu hệ thống kế toán:

Là một trong những hệ thống hỗ trợ ghi nhận và báo cáo các giao dịch nghiệp

vụ và các sự kiện kinh tế khác của doanh nghiệp Các thành phần cơ bản củaAIS gồm:

Trang 23

 Kế toán phải thu (AR): lưu trữ dữ liệu các giao dịch của khách hàng vềmua hàng và trả tiền

 Kế toán phải trả (AP): lưu trữ dữ liệu các giao dịch của nhà cung cấp đãmua hàng và trả tiền

 Lương: quản lý thông tin chấm công của nhân viên cũng như các thông tin

về công việc khác liên quan tới quy trình tính lương của doanh nghiệp

 Sổ cái (G/L): tổng hợp dữ liệu từ AR, AP, lương và các HTTT kế toánkhác

 Xử lý đơn hàng: ghi nhận, xử lý các đơn hàng của khách hàng; và đưa racác báo cáo cần thiết để hỗ trợ quá trình phân tích bán hàng và kiểm soátkho

 Kiểm soát kho: Xử lý dữ liệu phản ánh sự thay đổi của các thành phầntrong kho (thành phẩm, nguyên vật liệu) Hỗ trợ cung cấp các dịch vụ chấtlượng cao, giảm thiểu chi phí đầu tư trong quản lý kho và chi phí vậnchuyển hàng giữa các kho

Bất cứ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng đều có hệ thống thông tin

kế toán Vì vậy có rất nhiều phần mềm (CNTT) hỗ trợ và phát truyển HTTT kếtoán của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, giúp công việc

kế toán được giải quyết nhanh chóng và chính xác

Khó khăn ngay trong khâu lựa chọn:

Chính bởi tính cần thiết và phổ dụng của hệ thống kế toán mà trên thị trườngtràn lan các hệ thống kế toán với quy mô khác nhau, cách hoạt động khác nhau

và giá cả khác nhau… Cần phải đánh giá và có sự tư vấn, tìm hiểu để doanhnghiệp lựa chọn được hệ thống phù hợp, đem lại hiệu quả cao

Một số hình ảnh phần mềm kế toán:

Nguồn: http://my.opera.com/aisc/blog/gioi

Trang 24

Minh họa đăng nhập

Minh họa nhập vật tư

Minh họa quản lý thông tin tài sản

Trang 25

3.3 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Giới thiệu hệ thống quản lý quan hệ khách hàng:

Khách hàng ngày càng trở nên quan trọng với sự sống còn của doanhnghiệp, một doanh nghiệp giỏi phải có nhiều dịch vụ phục vụ khách hàng vàđược khách hàng đánh giá tốt Doanh nghiệp nhìn nhận mối quan hệ với kháchhàng là một tài sản quan trọng nhất của công ty Chiến lược của doanh nghiệp làlàm sao có thể duy trì và gia tăng lợi nhuận từ các mối quan hệ khách hàng

Qua đó không thể phủ nhận tầm quan trọng của quan hệ khách hàng, nhiềudoanh nghiệp xác định hành động cần thiết là triển khai CNTT vào HTTT nhằmthực hiện chiến lược hướng tới khách hàng và tạo lợi thế cạch tranh trong quan

hệ với khách hàng trước các đối thủ Hệ thống cần quan tâm đó chính là

Customer Relationship Managemet – CRM

Cách hiểu đúng nhất đối với CRM là: Đó là toàn bộ các quy trình thu thập,tổng hợp và phân tích thông tin về khách hàng, hàng bán, hiệu quả của các côngtác tiệp thị, khả nǎng thích nghi của công ty đối với các xu hướng của thị trườngnhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận caonhất cho công ty

CRM hỗ trợ doanh nghiệp thông qua các chức năng như:

Trang 26

ở bộ phận này Bởi vậy nâng cao hiệu quả trung tâm hỗ trợ khách hàngchính là tạo sự tin cậy của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng

 Trợ giúp nhân viên bán hàng thực hiện đơn hàng một cách nhanh nhất.Bán hàng cần thiết là nhanh chóng, chính xác Sự thuận tiện, nhanh chóngchính là yếu tố mà khách hàng luôn luôn mong đợi khi mua sản phẩm hay

sử dụng một dịch vụ nào đó

 Đơn giản hoá tiến trình tiếp thị và bán hàng Đơn giản hóa là việc mangtính tích kiệm chi phí mà đem lại hiệu quả cao, nhất là khi tiếp thị và bánhàng hiện nay quá phức tạp gây nhiều phản cảm ở khách hàng Tạo chodoanh nghiệp một phong cách tiếp thị, bán hàng chuyên nghiệp là chứcnăng tốt của hệ thống CRM

 Phát hiện các khách hàng mới Nhờ vào những thông tin phân tích thịtrường, đánh giá khách hàng tiềm năng, hệ thống CRM sẽ chỉ ra nhữngkhách hàng cần phải thu hút và được quan tâm đúng mức

 Tǎng doanh thu từ khách hàng Khi hệ thống đạt hiệu quả cao, kháchhàng sẽ tin tưởng và yêu thích các dịch vụ của doanh nghiệp vì vậy mà họ

sẽ mua nhiều hơn, khách hàng tăng lên và vì vậy doanh thu tăng

Những thách thức khi xây dựng một dự án CRM?

Theo thống kê, hơn 50% các dự án CRM không mang lại kết quả như mongmuốn Những kỳ vọng quá mức hay những áp dụng không phù hợp với hệ thốngcủa tổ chức và doanh nghiệp gây ra sự cố này Hơn nữa CRM là hệ thống mangtính hỗ trợ thiết lập dịch vụ giúp nâng cao quan hệ với khách hàng nếu không có

sự tích cực của yêu tố con người thì hệ thống cũng không thể đem lại hiệu quả

Trang 27

không chỉ đơn thuần là xây dựng cơ sở vật chất mà còn xây dựng cả con người

và CRM là một hệ thống thể hiện rõ nhiệm vụ này

72% cho rằng việc triển khai CRM tốn quá nhiều thời gian Xây dựng một hệthống dịch vụ thống nhất và hoàn chỉnh tất nhiên là tốn thời gian hơn nữa việcnhận xét này cho thấy sự đánh giá tầm quan trọng của hệ thống CRM còn thấp.Bởi vậy để xây dựng được hệ thống trước tiên phải đào tạo và truyền đạt hiểubiết về hệ thống đến người sử dụng, chỉ ra được vai trò của hệ thống này

Từ những thách thức trên ta thấy rõ một số nguyên nhân gây thất bại trong dự án:

 Thiếu sự hiểu biết và chuẩn bị cho sự thay đổi về quy trình nghiệp vụ saukhi CRM được triển khai

 Không có sự liên quan của các chuyên viên nghiệp vụ và nhận viên tronquá trình triển khai, gây ra khó khăn và sự phản ứng của người dùng

 Người dùng không sẵn sàng cho một mô hình và quy trình mới (theoCRM)

Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều nhằm tác động vào khách hàng nhằmtạo hành động mua hàng, phục vụ tốt khách hàng thì mới bán được nhiều hơn,lợi nhuận cao hơn Vì vậy không thể phủ nhận vai trò quan trọng của hệ thốngCRM CRM là quan trọng, CRM là cần thiết nhưng xây dựng hệ thống CRM lạikhông dễ chút nào Để khác phục các doanh nghiệp cần có chuyên viên tư vấngiải pháp và tư vấn về nghiệp vụ tránh việc tự xây dựng CRM mà ko có hiểu biết

và không có ý thức tự thay đổi cách thức làm việc

Nguồn tin: theo CIO.com.

3.4 Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP)

Giới thiệu hệ thống ERP:

Trang 28

ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, nghĩa là hoạch định

tài nguyên doanh nghiệp

Hình 1.5 Hệ thống tài nguyên doanh nghiệp và ERP

ERP là một hệ thống phần mềm đóng vai trò như là xương sống xuyên suốtcác phòng ban (quy trình hoạt động) của doanh nghiệp Tích hợp và tự động hóacác quy trình nghiệp vụ bên trong doanh nghiệp và các HTTT trong các bộ phậnsản xuất, phân phối sản phẩm, tài chính, kế toán và quản lý nhân sự ERP giúpcho doanh nghiệp đạt được mức độ hiệu quả, mạnh mẽ và khả năng đáp ứngnhanh với nhu cầu của khách hàng Doanh nghiệp còn có được cái nhìn đầy đủtheo thời gian thực về mọi quy trình nghiệp vụ chính trong tổ chức Bộ ERP đầy

đủ thường tích hợp đầy đủ một số module sau: Kế toán, quản lý nhân sự, bánhàng, sản xuất, phân phối…

Những lợi ích của ERP đem lại cho doanh nghiệp:

Trang 29

ERP là hệ thống tích hợp và tự động hóa phần lớn các chu trình hoạt độngtrong doanh nghiệp Như hình 1.5 là hệ thống tích hợp gồm hệ thống quản lýnguồn tài chính, quản lý nguồn cung cấp, quản lý nguồn nhân lực, quản lý quan

hệ khách hàng và lập kế hoạch sản xuất Với sự tích hợp đầy đủ các quy trìnhcủa doanh nghiệp, ERP thực sự đem lại một hệ thống hoàn thiện và thống nhất,đây chính là lợi ích đầu tiên và cũng quan trọng nhất HTTT ERP đem lại

HTTT ERP chia sẻ dữ liệu và hoạt động trong toàn doanh nghiệp Giữa cácquy trình đều được thống nhất và liên kết theo hệ thống ERP vì vậy việc chia sẻ

dữ liệu và hoạt động kết nối là rất dễ dàng và nhanh chóng Và HTTT ERP thựchiện xử lý và truy xuất thông tin theo thời gian thực Yếu tố thời gian, nhanhchóng sẽ quyết định nguồn lợi, tạo tác phong chuyên nghiệp, ERP đảm bảo mọi

xử lý và truy xuất theo thời gian thực, đáp ứng mọi yêu cầu ngay lập tức ôngEtienne Laude, giám đốc điều hành của Đồng Tâm, là một doanh nghiệp đã xâydựng HTTT ERP đánh giá: Dự án đã đạt kết quả tốt, đóng góp quan trọng cho

sự phát triển công ty Giải pháp hỗ trợ tất cả nhân viên và ban quản lý thông tinđánh giá kết quả hoạt động nhanh, chính xác hơn Đây chính là lợi ích thiết thựccủa HTTT ERP đem lại

Cũng để tạo ra những lợi ích mang tính chiến lược cho doanh nghiệp nhưvậy mà HTTT ERP có các tiện ích như: chuẩn hóa quy trình và thông tin giữacác bộ phận giúp cải thiện quy trình, tăng hiệu quả trao đổi thông tin, kết nốithông tin nhanh giữa các bộ phận DN Tích hợp thông tin tài chính, kế toán đảmbảo tạo ra một thông tin duy nhất vì tất cả đều dùng chung một hệ thống Tíchhợp thông tin khách hàng đảm bảo thông tin khách hàng khi mua sản phẩm hay

sử dụng dịch vụ được chuẩn xác và thực hiện được nhanh chóng Giảm thiểutồn kho: sản xuất trơn tru, khả năng đánh giá đơn hàng cao hơn, tăng độ chínhxác thực hiện kế hoạch vì vậy sẽ giảm thiểu tồn kho nguyên vật liệu hay hànghóa

Một số vấn đề triển khai ERP:

Trang 30

Người dùng không thích phải thay đổi, tuy nhiên ERP lại yêu cầu họ thay đổi

cách thức họ làm việc Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP nhưng lại

không thay đổi cách thức hoạt động của nhân sự thì sẽ không thu được giá trị gì

từ ERP Như vậy, để đảm bảo quá trình triển khai ERP được thành công, doanh

nghiệp cần quan tâm một số vấn đề sau: Sự thay đổi trong quy trình làm việc

nếu triển khai ERP, lập kế hoạch phát triển giải pháp, đào tạo nhân sự, tích hợp

và kiểm thử, tùy biến, chuyển đổi dữ liệu, hiện tượng trì trệ sau khi triển khai ERP, đánh giá hiệu quả đầu tư Khó khăn và công việc xây dựng HTTT không

dễ dàng cần có quyết tâm cao, Ông giám đốc công ty Đồng Tâm đã nói về quyết

tâm của công ty mình: “Chúng tôi đã có lúc dừng sản xuất để tập trung cho hệ thống ERP Điều này thể hiện quyết tâm ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản

lý sản xuất của ban lãnh đạo công ty.”

Cũng như hệ thống kế toán và hệ thống CRM ở trên, hệ thống thông tin ERPcũng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và kinh doanh tốt hơn Ngoài ra, ERP

có bộ tích hợp đầy đủ gồm kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, sản xuất vàphân phối sản phẩm… điều này có nghĩa là: doanh nghiệp xây dựng giải pháp

hệ thống thông tin ERP là xây dựng một quy trình đồng nhất giữa các hoạt độngchính của doanh nghiệp Hệ thống ERP liên kết và tạo sự tương tác chặt chẽgiữa các hoạt động nghiệp như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất vàphân phối sản phẩm… Hệ thống thông tin ERP đã khắc phục một số rủi ro khithực hiện từng hệ thống nghiệp vụ riêng lẻ tuy nhiên cũng gặp phải những khókhăn mới như vốn đầu tư lớn hơn, thay đổi trong quy trình làm việc và khi xâydựng cũng có rất nhiều điều phát sinh và zíc zắc trong bước triển khai Vậy mộtchuyên viên tư vấn phải có kiểm soát và đánh giá quá trình xây dựng hệ thốngERP tránh việc triển khai lòng vòng không đồng nhất…

Trang 31

CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN NAY

Một hệ thống thông tin tốt, phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp của mình làđiều cần thiết Nhưng với những khó khăn tồn tại như đã phân tích trong một vài

hệ thống thông tin cho thấy chúng ta cần một phương pháp quản trị và đánh giá

hệ thống thông tin đó Đề tài này tập trung nghiên cứu phương pháp quản trị vàđánh giá COBIT, và trước tiên chúng ta cùng đánh giá vị trí và ưu thế củaphương pháp này trong ngôi nhà quản trị (Governance) Phương pháp COBIT

có tốt không? Phương pháp COBIT có hữu dụng không?

1 GIẢI PHÁP NÀO CHO NHỮNG CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CNTT HIỆN NAY?

ISO 17799

Iso/Six Sigma

Iso/Six SigmaITIL

CMM/RUP

COSOCOBIT

Hình 2.1 Mô hình Governance.

Trang 32

CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN NAY

Một phương pháp quản trị tốt là một phương pháp đưa ra được những giảipháp để hoàn thành được những chiến lược phát triển CNTT của tổ chức, doanhnghiệp Phương pháp COBIT là phương pháp tốt khi nó giải quyết được nhữngchiến lược CNTT thực tế hiện nay

1.1 Chiến lược CNTT của quốc gia

Theo thông tin từ trang:

nghe-thong-tin-quoc-gia-den-2015.htm

http://vneconomy.vn/20091019083655541P0C16/bon-muc-tieu-ung-dung-cong-Bốn mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin quốc gia đến 2015 là:

“Thứ nhất là, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên quy mô quốc gia Kết nối được vào mạng truyền dẫn tốc độ cao, an toàn, bảo mật của Đảng và Nhà nước Được cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số và xác thực quốc gia; bảo đảm hạ tầng kết nối các hệ thống thông tin có quy mô quốc gia của các cơ quan nhà nước theo mô hình thống nhất.

Thứ hai, xây dựng các hệ thống thông tin nền tảng quy mô quốc gia nhằm tạo môi trường làm việc điện tử giữa các cơ quan nhà nước Trong đó, 70% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan nhà nước được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử; bảo đảm 100% các cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với các bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thể được thực hiện trên môi trường mạng.

Thứ ba, xây dựng, hoàn thiện các hệ thống thông tin chuyên ngành quy mô quốc gia thiết yếu, phục vụ cung cấp dịch vụ cho người dân và doanh nghiệp Trong đó, 80% người dân và doanh nghiệp nộp hồ sơ khai thuế qua mạng; 90% Cục hải quan các tỉnh, thành phố triển khai thủ tục hải quan điện tử; 30% các đấu thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và dịch vụ tư vấn cho các cơ quan nhà

Trang 33

nước được thực hiện qua mạng; 100% hộ chiếu được cấp cho công dân Việt Nam phục vụ công tác xuất, nhập cảnh là hộ chiếu điện tử…

Cuối cùng là bảo đảm ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước các cấp được hiệu quả, đồng bộ và thống nhất theo định hướng chung của quốc gia, với mục tiêu: tỷ lệ trung bình cán bộ, công chức được cung cấp hộp thư điện

tử và thường xuyên sử dụng trong công việc là 90%; tỷ lệ trung bình cơ quan nhà nước các cấp sử dụng phần mềm ứng dụng quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng là 90%; tỷ lệ trung bình máy tính trên cán bộ, công chức tại các cơ quan nhà nước là 90% Ngoài ra, cũng sẽ đẩy mạnh triển khai cung cấp các dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 hoặc 4 cho người dân và doanh nghiệp.”

Phương pháp quản trị, đánh giá phù hợp:

Trong hình 2.1 đưa ra 6 hoạt động CNTT và 4 chiến lược của nhà nước ta

cũng không nằm ngoài mô hình này Các phương pháp như ITIL, ISO, ITStrategy là những phương pháp có thể giải quyết bài toán chiến lược tuy nhiênITIL thì quá tập trung vào quy trình dịch vụ, ISO chỉ tập trung phần an ninh thôngtin, IT strategy cũng mạnh trong hoạch định; vì thế không đáp ứng được toàn bộ

4 chiến lược đề ra Cobit là phương pháp bao quát và có khả năng giải quyếtphù hợp nhất Xây dựng chiến lược theo phương pháp Cobit là tạo ra một hệthống thông tin thống nhất , đồng bộ về cơ sở hạ tầng, ứng dụng và các dịch vụhoạt động của tổ chức nhà nước mà luôn đảm bảo được an ninh quốc gia.Những chiến lược này mang tính quản trị lâu dài, có tính hoạch định cao vàCobit là một phương pháp như thế

1.2 Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp

Trang tin có đưa:

http://www.pcworld.com.vn/pcworld/magazine_b.asp?

t=mzdetail&atcl_id=5f5e5d5b58575f

Trang 34

“Công ty TRG International giới thiệu 3 giải pháp giúp cho các doanh nghiệp giảm chi phí và nâng hiệu quả kinh doanh gồm: Tổ chức hợp lý hệ thống thông tin gồm các hoạt động: Tiến trình dịch vụ; Quản lý ngân sách; Kiểm tra giám sát Giải pháp tổ chức hợp lý tiến trình dịch vụ mua hàng hỗ trợ quản lý hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, xử lý hoàn toàn trên web và tự động hóa toàn bộ quy tŕnh mua hàng như lập yêu cầu cung ứng, duyệt, đặt hàng, nhận hàng và xử

lý hóa đơn, kiểm tra ngân sách và cam kết mua hàng trong thời gian thực và tích hợp với hệ thống dữ liệu Giải pháp quản lý ngân sách là một công cụ cho phép thiết lập quy trình lập ngân sách theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp và kiểm soát chặt chẽ quá trình thực hiện Giải pháp kiểm tra giám sát là phân hệ bổ sung giúp người quản lý yên tâm rằng mọi hoạt động trong hệ thống hệ thông tin đều tuân thủ những quy chế đã được định sẵn.”

Để thực hiện một hệ thống thông tin tốt để đạt được lợi ích mong muốn củadoanh nghiệp chúng ta cần thực hiện những giải pháp như ở trên Một hệ thốngthông tin thống nhất và đảm bảo các hoạt động dịch vụ, cơ sở hạ tầng hiện đại,đồng bộ, đảm bảo an toàn thông tin… bên cạch đó người quản trị cần có cáinhìn chiến lược tất cả đều cần thiết để đạt được lợi ích kinh doanh và có sự bềnvững lâu dài

Xét về quy trình dịch vụ trong kinh doanh thì phương pháp ITIL rất mạnh cókhả năng ứng dụng cao Tuy vậy phải nhìn nhận lâu dài và bền vững hơn chohoạt động chiến lược CNTT của doanh nghiệp Một dịch vụ tốt thì hệ thốngthông tin tốt có thể đáp ứng được, nhưng để có cái nhìn chiến lược lâu dàichúng ta cần phương pháp Cobit Đồng bộ về cơ sở hạ tầng, dịch vụ và hướngdẫn quản trị, đánh giá là ưu điểm của Cobit Phương pháp Cobit là phương phápbền vững mà vẫn đem lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp

Dù là doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng cần có một chiến lược phát triển hệthống thông tin nhằm nâng cao khả năng quản lý và rút ngắn thủ tục đem lại hiệuquả cao cho công việc Phương pháp quản trị và đánh giá Cobit đã thể hiện rõ

sự hữu dụng của mình trên 2 linh vực chính là tổ chức và kinh doanh

Trang 35

1.3 Phương pháp nào có ưu thế trong tiếp cận và lập chiến lược CNTT?

Có một chiến lược thì phải tiếp cận và xây dựng chiến lược ấy Sử dụngphương pháp quản trị, đánh giá là cần thiết vậy cần thiết thế nào? Nó có ý nghĩa

gì ở giai đoạn tiếp cận chiến lược này?

Một số cấp độ ứng dụng CNTT:

Hình 2.2 Cấp độ CNTT

Trong 5 cấp độ này thì tổ chức, doanh nghiệp của bạn đang đứng ở cấp độnào? Mức độ tổ chức và doanh nghiệp bạn muốn tiến đến? Là điều quan trọngnhất trong việc tiếp cận mục tiêu và hoạch định chiến lược

Giả sử bạn bị lạc giữa sa mạc Sahara bạn sẽ cần những gì để thoát ra khỏiđó?

Trả lời: Một cái bản đồ để tìm ra vị trí nào mình cần đến; Một cái kế hoạch đểbiết mình có khả năng đi đến đó không và đi như thế nào cho an toàn, đúng

Trang 36

đường, đúng thời gian; Một ai đó chỉ dẫn cho bạn nếu tự đi bạn rất có thể lại lạcđường

Minh họa hình ảnh lạc giữa sa mạc.

Ngay cả khi đã có những thứ đó thì quan trọng nhất vẫn là :

Bạn phải biết mình đang đứng ở đâu: Nghĩa là xác định hiện trạng của mình,

vị trí mình đứng, lương thực, nước đang có

Và bạn định đi đến đâu: Nghĩa là xác định mục tiêu cho mình, xác định nơi

đến gần nhất để thoát khỏi xa mạc, xác định những mục tiêu từng bước trênđoạn đường mà đảm bảo mình đủ khả năng để thực hiện mục tiêu đó

Vậy, việc thực hiện chiến lược phát triển CNTT không chỉ là có mô hình vàhiểu biết mô hình Mà cần một phương pháp luận để xây dựng kế hoạch pháttriển CNTT Và kế hoạch đó cần chỉ rõ xem tổ chức hay doanh nghiệp đó đang ởđâu (hiện trạng doanh nghiệp), cần phải tới đâu (mục tiêu doanh nghiệp), đi nhưthế nào để đạt được mục đích

Trang 37

CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ

HIỆN NAY

Sơ đồ phương pháp tiếp cận lập chiến lược CNTT:

Liên kết chặt chẽ giữa chiến lược của doanh nghiệp với chiến lược phát triển

CNTT là một mô hình tất yếu Tuy nhiên cần phải có phương pháp luận hợp lý

để đánh giá và xây dựng chiến lược CNTT hiệu quả Trong sơ đồ phương pháp

tiếp cận trên đã chỉ ra mỗi bước đi của doanh nghiệp đều phải xác định vị trí và

mục tiêu Phương pháp quản trị và đánh giá đề ra tiêu chí nhằm xác định vị trí

hiện trạng, xác định mục tiêu cần hướng tới và xác định sự đúng đắn trong lộ

trình phát triển chiến lược của tổ chức hay doanh nghiệp góp phần rất quan

trọng Phương pháp ấy sẽ đảm bảo sự thành công của chiến lược đặt ra Những

phương pháp phổ biến hiện nay trên thế giới : ITTL, COBIT, CMMs, COSO, ISO

17799…

Làm sao để biết chúng ta đi đúng hướng

Chúng ta muốn đi đâu?

Chúng ta muốn đi đâu? Chúng ta đến đó bằng cách

nào?

Chúng ta đến

đó bằng cách nào?

Lộ trình

(kế hoạch hành động)

Lộ trình

(kế hoạch hành động)

Đặt ra các mục tiêu cụ thể

Đánh giá hiện trạng

COBIT/ ISO 17799

Đánh giá hiện trạng

COBIT/ ISO 17799

Lập chiến lược: tái cơ cấu và

nâng cao quy trình nghiệp vụ, quản lý thay đổi và đào tạo.

ITIL/ COBIT/ ISO 17799

Lập chiến lược: tái cơ cấu và

nâng cao quy trình nghiệp vụ, quản lý thay đổi và đào tạo.

ITIL/ COBIT/ ISO 17799

Trang 38

Hình 2.3 đã thể hiện sự sát sao, hỗ trợ đầy đủ của phương pháp quản trị,đánh giá COBIT Sự thành bại của việc xây dựng chính là phải tiếp cận chiếnlược đúng COBIT có đánh giá, COBIT có lộ trình, COBIT có kiểm soát vì vậy ápdụng phương pháp COBIT sẽ thành công Cobit giúp bạn biết mình đang ở đâu(ở mức độ nào), biết mục tiêu mà bạn cần hướng tới và quan trọng là nó cònđóng vai trò là người hướng dẫn tin cậy để bạn triển khai vững chắc trên conđường tiến tới mục tiêu mới Phương pháp Cobit là phương pháp tốt trong việctiếp cận chiến lược CNTT

2 TỔNG QUAN NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ, ĐÁNH GIÁ CNTT HIỆN NAY VÀ ƯU THẾ CỦA COBIT

Hiện nay ở nước ta gần như chưa có giải pháp kiểm soát và đánh giá nào,chính vì vậy thường hay có sự nhận xét chung chung về một hệ thống nào đóđang vận hành “khá” hay “cũng tốt” Khá thế nào, cũng tốt thế nào; nếu khá, tốtrồi thì cần phát triển không? Chính sự đánh giá chung chung và đại khái dẫn đến

sự khó khăn trong phát triển chiến lược CNTT trong doanh nghiệp, tạo sự rủi rolớn trong quá trình thực hiện Và thất bại là điều dễ hiểu Nước ta cần phươngpháp quản trị và đánh giá cho những chiến lược CNTT

Phương pháp COBIT có phải là sự lựa chọn tốt nhất giữa những phươngpháp quản trị và đánh giá hiện nay? Dùng Cobit nghĩa là rủi ro giảm và chúng ta

sẽ thành công, xây dựng được những chiến lược CNTT mong muốn?

Những thất bại của dự án CNTT:

Tại sao 62% dự án CNTT thất bại?

Một khảo sát do Dynamic Markets thực hiện với 800 nhà quản

lý CNTT đã cho thấy 62% các dự án IT không đáp ứng kế hoạch Khảo sát doDynamic Markets thực hiện và được trang web chuyên dành cho các nhà quản

Trang 39

khác: 49% bị ảnh hưởng bởi ngân sách vượt quá mức; 47% có chi phí duy trìcao hơn dự đoán và; 41% thất bại trong việc chuyển tải giá trị kinh doanh như kỳ

vọng và cái thu về được từ khoản đầu tư Song CIO.com lưu ý rằng những con

số đã không cải thiện thích đáng trong một thập kỷ qua và trong một số trườnghợp, chúng còn tệ hơn?

Một vấn đề khác là sự mất liên lạc giữa bộ phận IT và các chủ doanh nghiệp,người tài trợ cho các dự án IT Hai bên thường có các ý tưởng rất khác nhaunhư điều mà họ muốn Đứng ở phương diện doanh nghiệp, họ thường ham mênhững thứ giới thiệu hơn công nghệ Điều này đôi khi tốt nhưng thường là tồi tệ.Một khách hàng đã phải trì hoãn triển khai một dự án một năm bởi dự án batháng với một sản phẩm thích đáng cần phải mất đến hơn 15 tháng Phần mềmthích hợp mà IT đang cố triển khai trông khá được khi chạy giới thiệu nhưng làmột đống việc vặt khi triển khai

Còn trong nhiều trường hợp khác, phòng IT với sự hiểu biết về công nghệ lạikhông thèm để ý đến các yêu cầu của doanh nghiệp Có khách hàng nỗ lực triểnkhai sản phẩm mà thiếu thiết bị thích ứng và chủ doanh nghiệp cuối cùng từchối dự án

Không rõ là giải pháp nào dành cho sự rời rạc này giữa IT và doanh nghiệpnhưng chắc chắn, đó là nguyên nhân gây ra nhiều dự án IT thất bại hơn bất cứ

lý do gì (Theo ICTnews)

Còn nguyên nhân ở Việt Nam?

Năm nguyên nhân thường làm các dự án ứng dụng CNTT thất bại do nướcngoài tổng kết cũng khá đúng ở Việt Nam Luật sư Wayne Bennett ở Boston nói:

“Rất khó tính toán thiệt hại do các dự án CNTT không thành công gây ra bởiphạm vi ảnh hưởng của chúng rất sâu rộng Chúng thường động chạm đếnnhiều thành phần của tổ chức đến mức khó có thể đánh giá được sự lan toả củachúng”

Trang 40

Từ nhận định trên, các nhà lãnh đạo, quản lý Việt Nam cần suy nghĩ xem:Các dự án ứng dụng CNTT dự định triển khai có tác động thật sự hay đụngchạm dữ dội trong tổ chức của mình không?

Dường như doanh nghiệp Việt Nam chúng ta lại thường đi theo hướngngược lại Chúng ta ít có dự án loại này, phổ biến chỉ là các dự án ứng dụngCNTT mà sự thành bại của chúng chẳng tác động gì đến tổ chức hiện hữu Đó lànguyên nhân hàng đầu dẫn đến nhiều dự án ứng dụng CNTT ở Việt Nam, gọi là

“thành công” hay “thất bại” đều được cả Nhưng thực sự đó là thất bại

(nguồn:http://vietbao.vn/Vi-tinh-Vien-thong/Vi-sao-cac-du-an-CNTT-hay-that-bai/10730946/217/ )

Giải pháp cho tình hình trên:

Ở Mỹ có đạo luật SOX (Sarbanes- Oxley ) yêu cầu doanh nghiệp phải tuânthủ một loạt các luật lệ, quy định và các tiêu chuẩn Đạo luật này chú trọng vàocác cơ chế kiểm soát nội bộ trong việc tạo ra các báo cáo tài chính và yêu cầucác doanh nghiệp phải đánh giá độ hiệu quả của mình trong tác vụ kiểm soát nộibộ

Ủy ban chứng khoán Mỹ yêu cầu các doanh nghiệp phải sử dụng mộtphương pháp kiểm soát nội bộ đã được công nhận Phần lớn sử dụng COSO(Committee of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission),ngoài ra ITIL, COBIT, CMMs… cũng được công nhận trên thế giới

Mô hình IT Governance:

Là mô hình quản trị CNTT gồm ra các hoạt động chính và phương pháp quản trị ảnhhưởng đến hoạt động đó