3. VAI TRÒ CỦA HỆTHỐNG THÔNGTIN TRONG DOANH NGHIỆP
3.4Hệthống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP)
Giới thiệu hệ thống ERP:
ERP là viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, nghĩa là hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN
Hình 1.5 Hệ thống tài nguyên doanh nghiệp và ERP
ERP là một hệ thống phần mềm đóng vai trò như là xương sống xuyên suốt các phòng ban (quy trình hoạt động) của doanh nghiệp. Tích hợp và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ bên trong doanh nghiệp và các HTTT trong các bộ phận sản xuất, phân phối sản phẩm, tài chính, kế toán và quản lý nhân sự. ERP giúp cho doanh nghiệp đạt được mức độ hiệu quả, mạnh mẽ và khả năng đáp ứng nhanh với nhu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp còn có được cái nhìn đầy đủ theo thời gian thực về mọi quy trình nghiệp vụ chính trong tổ chức. Bộ ERP đầy đủ thường tích hợp đầy đủ một số module sau: Kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, sản xuất, phân phối…
Những lợi ích của ERP đem lại cho doanh nghiệp:
ERP là hệ thống tích hợp và tự động hóa phần lớn các chu trình hoạt động trong doanh nghiệp. Như hình 1.5 là hệ thống tích hợp gồm hệ thống quản lý
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN
hệ khách hàng và lập kế hoạch sản xuất. Với sự tích hợp đầy đủ các quy trình của doanh nghiệp, ERP thực sự đem lại một hệ thống hoàn thiện và thống nhất, đây chính là lợi ích đầu tiên và cũng quan trọng nhất HTTT ERP đem lại.
HTTT ERP chia sẻ dữ liệu và hoạt động trong toàn doanh nghiệp. Giữa các quy trình đều được thống nhất và liên kết theo hệ thống ERP vì vậy việc chia sẻ dữ liệu và hoạt động kết nối là rất dễ dàng và nhanh chóng. Và HTTT ERP thực hiện xử lý và truy xuất thông tin theo thời gian thực. Yếu tố thời gian, nhanh chóng sẽ quyết định nguồn lợi, tạo tác phong chuyên nghiệp, ERP đảm bảo mọi xử lý và truy xuất theo thời gian thực, đáp ứng mọi yêu cầu ngay lập tức. ông Etienne Laude, giám đốc điều hành của Đồng Tâm, là một doanh nghiệp đã xây dựng HTTT ERP đánh giá: Dự án đã đạt kết quả tốt, đóng góp quan trọng cho sự phát triển công ty. Giải pháp hỗ trợ tất cả nhân viên và ban quản lý thông tin đánh giá kết quả hoạt động nhanh, chính xác hơn. Đây chính là lợi ích thiết thực của HTTT ERP đem lại.
Cũng để tạo ra những lợi ích mang tính chiến lược cho doanh nghiệp như vậy mà HTTT ERP có các tiện ích như: chuẩn hóa quy trình và thông tin giữa các bộ phận giúp cải thiện quy trình, tăng hiệu quả trao đổi thông tin, kết nối thông tin nhanh giữa các bộ phận DN. Tích hợp thông tin tài chính, kế toán đảm bảo tạo ra một thông tin duy nhất vì tất cả đều dùng chung một hệ thống. Tích hợp thông tin khách hàng đảm bảo thông tin khách hàng khi mua sản phẩm hay sử dụng dịch vụ được chuẩn xác và thực hiện được nhanh chóng. Giảm thiểu tồn kho: sản xuất trơn tru, khả năng đánh giá đơn hàng cao hơn, tăng độ chính xác thực hiện kế hoạch vì vậy sẽ giảm thiểu tồn kho nguyên vật liệu hay hàng hóa.
Một số vấn đề triển khai ERP:
Người dùng không thích phải thay đổi, tuy nhiên ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách thức họ làm việc. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP nhưng lại không thay đổi cách thức hoạt động của nhân sự thì sẽ không thu được giá trị gì từ ERP. Như vậy, để đảm bảo quá trình triển khai ERP được thành công, doanh nghiệp cần quan tâm một số vấn đề sau: Sự thay đổi trong quy trình làm việc nếu triển
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆTHỐNG THÔNGTIN
khai ERP, lập kế hoạch phát triển giải pháp, đào tạo nhân sự, tích hợp và kiểm thử, tùy biến, chuyển đổi dữ liệu, hiện tượng trì trệ sau khi triển khai ERP, đánh giá hiệu quả đầu tư. Khó khăn và công việc xây dựng HTTT không dễ dàng cần có quyết tâm cao, Ông giám đốc công ty Đồng Tâm đã nói về quyết tâm của công ty mình: “Chúng tôi đã có lúc dừng sản xuất để tập trung cho hệ thống ERP. Điều
này thể hiện quyết tâm ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quản lý sản xuất của ban lãnh đạo công ty.”
Cũng như hệ thống kế toán và hệ thống CRM ở trên, hệ thống thông tin ERP cũng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và kinh doanh tốt hơn. Ngoài ra, ERP có bộ tích hợp đầy đủ gồm kế toán, quản lý nhân sự, bán hàng, sản xuất và phân phối sản phẩm… điều này có nghĩa là: doanh nghiệp xây dựng giải pháp hệ thống thông tin ERP là xây dựng một quy trình đồng nhất giữa các hoạt động chính của doanh nghiệp. Hệ thống ERP liên kết và tạo sự tương tác chặt chẽ giữa các hoạt động nghiệp như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất và phân phối sản phẩm… Hệ thống thông tin ERP đã khắc phục một số rủi ro khi thực hiện từng hệ thống nghiệp vụ riêng lẻ tuy nhiên cũng gặp phải những khó khăn mới như vốn đầu tư lớn hơn, thay đổi trong quy trình làm việc và khi xây dựng cũng có rất nhiều điều phát sinh và zíc zắc trong bước triển khai. Vậy một chuyên viên tư vấn phải có kiểm soát và đánh giá quá trình xây dựng hệ thống ERP tránh việc triển khai lòng vòng không đồng nhất…
CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN NAY
Một hệ thống thông tin tốt, phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp của mình là điều cần thiết. Nhưng với những khó khăn tồn tại như đã phân tích trong một vài hệ thống thông tin cho thấy chúng ta cần một phương pháp quản trị và đánh giá hệ thống thông tin đó. Đề tài này tập trung nghiên cứu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT, và trước tiên chúng ta cùng đánh giá vị trí và ưu thế của phương pháp này trong ngôi nhà quản trị (Governance). Phương pháp COBIT có tốt không? Phương pháp COBIT có hữu dụng không?