2. QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNHGIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC CNTT
2.4. Hỗtrợ và triển khai dịch vụ ứng dụng CNTT
Đại diện cho công đoạn này là những quy trình quản trị của COBIT như: • DS1_ xác định và quản lý tầng dịch vụ. Quản lý yêu cầu khách hàng ở
mức độ nào bị động (cấp độ 1), sẵn sàng với các sự cố chuẩn bị trước (cấp độ 2), hay quản lý toàn bộ sự cố và giải quyết tức thời (cấp độ 3).
• DS4_ đánh giá sự hoạt động liên tục của dịch vụ. Dịch vụ có được cung cấp 24/24 không. Sẵn sàng khắc phục sự cố khi khách hàng yêu cầu bất cứ lúc nào?...
GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP COBIT
• DS5 bảo đảm an ninh hệ thống.
• DS10 quản lý sự cố. Quản lý mọi sự cố có thể và luôn sẵn sàng đáp ứng yêu cầu khách hàng.
Những quy trình khác cũng rất quan trọng tuy nhiên đánh giá một số quy trình chính cũng giúp chúng ta thấy được tính hiệu quả của các dịch vụ khi quản lý chúng. Dịch vụ quản lý yêu cầu khách hàng tốt hay không? Dịch vụ chăm sóc khách hàng thế nào? Bằng những kiểm soát và đánh giá theo những quy trình ở giai đoạn này chúng ta sẽ trả lời được cho những câu hỏi đó.
2.5. Kiểm soát và đánh giá
Là giai đoạn cuối trong quá trình xây dựng chiến lược CNTT tuy nhiên việc quản trị quan trọng nhất là kiểm soát và đánh giá. Với mỗi quy trình của phương pháp COBIT đều coi trọng việc kiểm soát, đánh giá; mỗi giai đoạn có quy trình của nó và quy trình đó luôn ánh xạ đến sự kiểm soát và đánh giá. Cuối công đoạn này thì kiểm soát và đánh giá mang tính tổng kết và xác nhận cuối dành cho quá trình triển khai chiến lược CNTT của doanh nghiệp.
4 quy trình kiểm soát đánh giá thường xuyên là:
ME1 Giám sát và đánh giá hiệu suất CNTT.
ME2 Theo dõi và đánh giá kiểm soát nội bộ.
ME3 Đánh giá mức độ hoàn thành
ME 4 Cung cấp cơ chế quản trị CNTT.
Có thể thấy các giai đoạn tiến hành ở trên đều có đánh giá về CNTT, khả năng ứng dụng và mức độ hoàn thành… Dựa vào bảng kế hoạch chúng ta có thể đánh giá sự thành công của quá trình triển khai chiến lược CNTT.
GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP COBIT
Bằng cách bám sát các quy trình của phương pháp COBIT là sự đảm bảo tốt nhất cho thành công của công ty thực hiện triển khai. Còn rất nhiều quy trình cần phân tích để hoàn thành việc triển khai xây dựng HTTT của công ty này. Tuy nhiên ở đây chỉ trình bầy một vài ý kiến và hướng dẫn thể hiện công việc của phương pháp COBIT.
3. NGHIÊN CỨU RỦI RO, NHỮNG CHÚ Ý VÀ BÀI HỌC
Lãnh đạo lăn tay vào:
Dự án CNTT này tác động tới hoạt động giữa các bộ phận và thay đổi cách thức làm việc hằng ngày của nhiều người. Nếu lãnh đạo cấp cao nhất không giải quyết những thay đổi này, cơ may thành công của dự án sẽ giảm đi.
Người lãnh đạo phải biết nhìn xa trông rộng và chịu trách nhiệm về các rủi ro. Chủ tịch Công ty tư vấn và nghiên cứu Standish Group International nói: “Họ cần thấu hiểu và biết phối hợp các bên tham gia dự án.
Phương pháp COBIT có sự hỗ trợ nhắc nhở về sự cố đến từ tài nguyên con người và lãnh đạo là đáng chú trọng nhất. Vậy cần lưu ý rủi ro này và thực hiện vận động thay đổi ở tài nguyên con người.
Thiếu sự tham gia của những người có liên quan:
Dự án ứng dụng CNTT này liên quan đến nhiều bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Nếu tất cả không hiểu, không tham gia, không đồng lòng, không cùng được đào tạo, huấn luyện đầy đủ thì sự gẫy vỡ ở một khâu sẽ ảnh hưởng cho cả hệ thống. Bởi vậy cần chú trọng việc giải thích và phân bổ công việc hợp lý tránh hiện tượng gây cảm giác sắp bị sa thải ở nhân viên. Tổ chức huấn luyện làm việc theo luồng thông tin mới.
GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP COBIT
Mong muốn phi thực tế:
Trong dự án này có rất nhiều mục tiêu tối ưu mà lãnh đạo muốn đạt được, song do quy mô còn nhỏ và khả năng CNTT ở Việt Nam chưa thể áp dụng. Kiến thức nhân viên còn chưa đủ vì thế cần chú ý nhất là đưa CNTT phù hợp vào hệ thống, tính toán chi phí tránh việc áp dụng công nghệ quá hiện đại gặp phải vấn đề chi phí thì sụp đổ. Kinh phí là vấn đề rất quan trọng cần phải hoạch toán cẩn thận.
Quản lý cấu hình:
Việc cấu hình thường mang tính qua loa, có thể có những chức năng không phù hợp vì vậy cũng cần quan tâm chú ý kiểm soát theo những yếu tố của COBIT.
Thiết kế lại quy trình nghiệp vụ:
Chú ý xem xét quy trình nghiệp vụ trên đã hợp lý chưa, nếu chưa tối ưu cần
nghiên cứu và thiết kế lại cho hợp lý hơn. Quy trình nghiệp vụ đề xuất ở trên chú
trọng vào quản lý đơn đặt hàng, tạo ra sản phẩm tốt và có dịch hỗ trợ, nâng cấp
sản phẩm của công ty này, tuy nhiên trong quá trình vận hành hoạt động cần xem
xét đến thời gian chu chuyển của thông tin, hiệu quả đem lại để có quy trình gọn
nhất, hợp lý nhất đem lại lợi ích tốt nhất.
TỔNG KẾT
Dường như hiện nay việc xây dựng hệ thống thông tin ở Việt Nam thường không trực tiếp phát triển hệ thống thông tin. Thường ít có dự án loại này, phổ biến chỉ là các dự án ứng dụng CNTT mà sự thành bại của chúng chẳng tác động gì đến tổ chức hiện hữu. Đó là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến nhiều dự án ứng dụng CNTT ở Việt Nam, gọi là “thành công” hay “thất bại” đều được cả. Nhưng thực sự đó là thất bại.
GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP COBIT
Việc tìm kiếm và đưa vào ứng dụng những phương pháp hay trên thế giới là một việc làm cấp thiết hiện nay. Điều này không chỉ nâng cao kiến thức về CNTT mà quan trong hơn chính là nâng cao những hệ thống thông tin tạo chiến lược kinh doanh nhanh chóng giúp nước ta phát triển đuổi kịp các nước phát triển trên thế giới.
Có nhiều đề tài về hệ thống thông tin trong đó không ít những đề tài hay và cực kỳ quan trọng như “tái cơ cấu nghiệp vụ (BPM)” hay những hệ thống gần gũi cần ứng dụng hiện nay như “hệ thống thông tin kế toán”, “hệ thống quản lý quan hệ khách hàng” là những hệ thống thiết thực và đem lại hiệu quả ngay cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng phải đề cập đến mức độ rủi ro và an ninh thông tin, với đề tài COBIT này không đưa ra một mô hình CNTT, không bắt buộc phải xây dựng hệ thống đã định sẵn mà chỉ ra rằng COBIT hướng dẫn cách quản trị và kiểm soát quá trình xây dựng hệ thống CNTT theo chuẩn so với các HTTT tiên tiến trên thế giới. Nhờ phương pháp quản trị và đánh giá của COBIT mà một hệ thống được xây dựng có khả năng thành công cao hơn, mức độ kiểm soát an ninh thông tin cũng chặt chẽ hơn.
COBIT là một phương pháp quản trj, đánh giá cần thiết cho tất cả các tổ chức doanh nghiệp ở nước ta hiện nay và còn đem lại lợi ích lâu dài trong tương lai. Với bản thân, COBIT không chỉ là phương pháp giúp trong công việc quản trị CNTT trong doanh nghiệp mà còn quản trị chính những con đường tiến tới thành công, thành đạt trong cuộc sống.
Tài liệu tham khảo
STT Tác giả Tên sách Nhà xuất bản Năm xuất bản
1 James O’Brien Management
Information technology. Higher Education JAN-05 2 It Governance Institute IT Governance Implementation Guide Unknown January 2003 3 Van Haren Publishing IT Governance Based on Cobit 4.1 Unknown December 2007
GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP COBIT
4 Unknown Cobit Framework Unknown April 1998
5 Greg Hines ITIL and COBIT Agenda 2004
6 Governance
Institute COBIT 4.1 Governance Institute 2007
7 Phạm Thị Minh Châu
Quản trị học Phương Đông 2006
Và một số tài liệu tham khảo:
• Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý. Tác giả: thầy Nguyễn Tuấn Khang.
• Tài liệu MIS của ĐH Tự nhiên.
Trang thông tin:
http://www.pcworld.com.vn.
http://eac.vn/he-thong-thong-tin-quan-ly-doanh-nghiep-perp http://pythis.com
http://www.itgatevn.com.vn
