Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất.
Trang 1Mục lục
ĐẶT VẤN ĐỀ 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3
1 Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý 3
2 Biểu đồ phân rã chức năng - BPC 3
3 Biểu đồ luồng dữ liệu – BLD 4
4 Biểu đồ quan hệ thực thể 7
5 Mô hình dữ liệu quan hệ 7
KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG 9
1 Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ 9
2 Đánh giá thực trạng và phát hiện yếu kém: 9
3 Xác định mục tiêu dự án của hệ thống mới 9
4 Yêu cầu của hệ thống: 9
5 Mô tả hệ thống 10
XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ CHỨC NĂNG 12
XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 13
1 Biểu đồ mức ngữ cảnh 13
2 Biểu đồ mức đỉnh 15
3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 16
XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ QUAN HỆ THỰC THỂ 18
KẾT LUẬN 21
Trang 2Đ T V N Đ ẶT VẤN ĐỀ ẤN ĐỀ Ề
Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong
đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự pháttriển công nghệ thông tin nhiều nhất Hầu hết các công việc trước đây được thựa hiệnbằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thể thực hiện dễdàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học Đối với các hệ thống quản lýphức tạp thì cần phải có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêngcho các hệ thống này, ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo củamột trường đại học, quản lý ngân hàng, kho bạc…
Trong một doanh nghiệp nếu muốn hoạt động và kinh doanh tốt đều phải có một cơcầu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với hệ thống các thông tin có mối quan hệ ràng buộc
và liên quan chặt chẽ tới nhau mà khi nhìn vào hệ thống đó nhà quản trị có thể biết đượccác thông tin cần thiết về tổ chức và doanh nghiệp Tất cả các mối quan hệ đó được kháiquát hoá thành các biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu Thông qua cácbiểu đồ này giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tổ quát mô hình hoạt động của tổ chức,
để từ đó có thể đưa ra các quyết định cho công việc đúng đắn nhất Ngoài ra mô hình nàycòn giúp các nhân viên thấy được vị trí và vai trò của mình trong nhóm và trong toàn hệthống của tổ chức từ đó các nhân viên sẽ nhận thấy tầm quan trọng của mình trong tổchức nâng cao ý thức làm việc cho mỗi nhân viên
Trong bài thảo luận này, nhóm chúng tôi đi sâu tìm hiểu và làm rõ những vấn đềxung quanh việc xây dựng và phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC),biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD) Ứng dụng cụ thể trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạnParadis
Trang 3C S LÝ THUY T Ơ SỞ LÝ THUYẾT Ở LÝ THUYẾT ẾT
1 Khái ni m v h th ng, h th ng thông tin qu n lý ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ề hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ống, hệ thống thông tin quản lý ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ống, hệ thống thông tin quản lý ản lý
Hệ thống: Là tập hợp các phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùnghoạt động chung cho một số mục tiêu nào đó Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môitrường ngoài
Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi íchnào đó Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và có sự trao đổi thôngtin Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:
Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp trựctiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra
Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phépđiều khiển hoạt động của hệ thống trong hệ này lại có hai hệ thống con là hệ quyết định(Đưa ra các quyết định) và hệ xử lý thông tin
Hệ thống thông tin: Là một hệ thông sử dụng công nghệ thông tin để thu thập,truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh Hệthống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thốngquản lý Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là trao đổi thông tin với môi trường ngoài vàthực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệquyết định
2 Biểu đồ phân rã chức năng - BPC
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống Để phân tích yêucầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng
gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năngcũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó
Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệthống Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khungcủa sơ đồ Do hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp nên BPC được phân cấp theocấu trúc hình cây, cho biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thếnào
Các quy tắc xây dựng BPC:
Trang 43 Bi u đ lu ng d li u – BLD ểu đồ luồng dữ liệu – BLD ồ luồng dữ liệu – BLD ồ luồng dữ liệu – BLD ữ liệu – BLD ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý
BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệthống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:
- Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ xung
các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng
- Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống
- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống
Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
Chức năng (Tiến trình)
- Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động
lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó
chưa phải là chức năng trong BLD
Trang 5Kho dữ liệu
Cập nhật
Ra Vào
Tên tác nhân Tên tác nhân
Tác nhân trong Tác nhân trong
Chú ý: các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật
lý Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau
Kho dữ liệu:
Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng sửdụng chúng
Biểu diễn
Cách đặt tên: Danh từ + Tính từ (chỉ nội dung dữ liệu trong kho)
Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu
Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa
cập nhật lại thông tin
Biểu diễn:
Trang 6Tên: Động từ + Bổ ngữ
Các quy tắc xây dựng BLD
Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của nó.Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi Ngược lại, tiến trình là không cầnthiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó
Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trìnhphải có tên duy nhất Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài
và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ đểtạo thành các luồng dữ liệu đi ra
Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy không cầnviết tên luồng Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc đó phải đặttên cho luồng
Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào Đối tượng chỉ có cái
ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)
Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào Một đối tượng chỉ có cái vào thì chỉ cóthể là tác nhân ngoài (đích)
Xây dựng BLD
Biểu đồ ngữ cảnh (biểu đồ khung cảnh): Là mô hình luồng dữ liệu ở mức khái quátnhất, gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năngnày được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống Các luồng dữ liệu giữa chức năng vàtác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống
Biểu đồ mức đỉnh: Là BLD mức ngữ cảnh được phân rã với các chức năng tươngứng mức 2 của BPC Ở mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức ngữ cảnh đượcgiữ nguyên với các luồng thông tin vào ra, có xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồngthông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh
Biểu đồ mức dưới đỉnh: Là BLD được phân rã từ BLD mức đỉnh Các thành phầncủa biểu đồ được phát triển từ chức năng cấp trên phân rã thành các chức năng mức dướithấp hơn Những luồng dữ liệu vào ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, có thêm các lườngnội bộ kho dữ liệu xuất hiện theo nhu cầu nội bộ Các tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ởmức khung cảnh, ở mức dưới không phải thêm gì cả
Trang 74 Bi u đ quan h th c th ểu đồ luồng dữ liệu – BLD ồ luồng dữ liệu – BLD ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ực thể ểu đồ luồng dữ liệu – BLD
Khái niệm về thực thể: thực thể là một đối tượng trong bài toán quản lý, có thể làmột nhóm người hoặc phòng, ban, chức năng hoặc các đối tượng khác
Thuộc tính của thực thể: là các thông tin đặc trưng cho thực thể để phân biệt cácthực thể với nhau
Mối quan hệ giữa các thực thể: là sự liên quan giữa các thực thể Có các loại mốiquan hệ sau:
- Quan hệ 1-1: Một thể hiện cụ thể của thực thể A quan hệ với một thể hiện của thựcthể B và ngược lại
- Quan hệ 1-N: một thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể
B Không có chiều ngược lại
- Quan hệ M-N: Một thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể
Nếu là thuộc tính duy nhất (thuộc tính khóa) thì thường được gạch chân ở dưới đểphân biệt
5 Mô hình d li u quan h ữ liệu – BLD ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý
Quan hệ còn được gọi là bảng, được đặc trưng bởi hàng và cột trong đõ cột là cácthuộc tính của đối thượng Hàng là thể hiện cụ thể của đối tượng, được biểu diễn bằngbảng hai chiều
Khóa là thuộc tính nhỏ nhất mà giá trị của nó xác định được duy nhất giá trị cácthuộc tính còn lại
Tên thực thể
Tên thuộc tính
Trang 8Quy tắc chuyển sơ đồ quan hệ thực thể về mô hinh dữ liệu quan hệ :
- Thực thể : mỗi thực thể được chuyển thành một bảng, tên thực thể chính là tênbảng Thuộc tính khóa trở thành khóa chính của bảng
- Mối quan hệ 1-1 : ghép hai bảng dồn lại một, lấy khóa của một trong hai bảng làmkhóa chính trong bảng mới Có một cách khác là đưa khóa chính cảu bảng ít dùng hơnsang làm khóa ngoại của bảng hay dùng hơn
- Mối quan hệ 1-N : đưa khóa chính của bảng phía một sang làm khóa chính củabảng phía nhiều
- Mối quan hệ M-N : tách thành bảng mới, khóa của bảng mới là sự kết hợp giữakhóa của các bảng tham gia vào mối liên kết, đồng thời thuộc tính của mối liên kết trởthành các cột của bảng và các bảng trong mối liên kết quan hệ 1-N với bảng vừa tạo ra
Trang 9KH O SÁT VÀ MÔ T H TH NG ẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG ẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG Ệ THỐNG ỐNG
1 Kh o sát th c tr ng ho t đ ng nghi p v ản lý ực thể ạng hoạt động nghiệp vụ ạng hoạt động nghiệp vụ ộng nghiệp vụ ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ụ
Việc quản lý khách sạn Paradis sẽ bao gồm các hoạt động sau:
Quản lý đặt phòng về việc nhận đặt phòng trước của khách hàng, xem xét khả năngđáp ứng cả khách hàng khi khách hàng đến mà chưa đặt phòng trước
Quản lý sử dụng dịch vụ về những nhu cầu mà khách hàng yêu cầu, sử dụng trongsuốt qua trình lưu lại khách sạn
Quản lý lưu trú cho khách hàng để tiện theo dõi khách hàng ở phòng nào, thời gianlưu lại khách sạn, và để khai báo tạm trú, tạm vắng với nhà chức trách
Quản lý đặt tiệc cho việc kinh doanh nhà hàng của khách sạn
Quản lý thanh toán khi khách hàng rời khỏi khách sạn, khách sẽ chịu trách nhiệmthanh toán tiền phòng và bảng kê dịch vụ đã sử dụng trong quá trình lưu lại khách sạn
2 Đánh giá th c tr ng và phát hi n y u kém: ực thể ạng hoạt động nghiệp vụ ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ếu kém:
Hiện khách sạn đều thực hiện các nghiệp vụ trên bằng thử công, điều này sẽ giảmhiệu năng hoạt động của hệ thống, khiến khách hàng phải chờ đợi những thủ tục phiền hà
và mất thời gian Nhân viên của khách sạn phải ghi chép sổ sách rất vất vả và thỉnhthoảng lại bị nhầm lẫn
Sự chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ trong khách sạn,cùng với việc tra cứu thông tin chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm khách sạn để lỡcác cơ hội cho thuê phòng Bất kể một sai sót nào dù nhỏ đều có thể khiến uy tín kháchsạn bị giảm sút
Các dịch vụ của khách sạn đôi khi bị thất thoát Khách sạn bận rộn nhiều nên nhiềulúc muốn biết ngay lập tức tình hình kinh doanh lúc cần thiết, nhưng thường thì phải đợitới lúc cuối thời kỳ kinh doanh, nhân viên kinh doanh mới hoàn tất các báo cáo
Khách sạn cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý tự động cho việc quản lý đểgiải quyết các vấn đề nan giải nêu trên và tối ưu hóa hoạt động của khách sạn
3 Xác đ nh m c tiêu d án c a h th ng m i ịnh mục tiêu dự án của hệ thống mới ụ ực thể ủa hệ thống mới ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ống, hệ thống thông tin quản lý ới
Giúp cho hoạt động quản lý khách sạn được thuận lợi và khoa học, giúp cho nhàquản lý nắm bắt được các hoạt động của khách sạn, giúp cho nhân viên chủ động trongcông việc, nâng cao ý thức lao động để phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình
Trang 104 Yêu c u c a h th ng: ầu của hệ thống: ủa hệ thống mới ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ống, hệ thống thông tin quản lý
Quản lý tối ưu các dữ liệu sau:
Quản lý phòng: quản lý những thông tin sau:
Quản lý theo dõi lưu trú: quản lý những thông tin sau
+ Họ tên người lưu trú
+ Thời gian đến – đi
+ Các giấy tờ tùy thân
+ Theo dõi các mất mát, hư hại của khách sạn trong quá trình khách lưu trú
Quản lý thanh toán: quản lý những thông tin sau
+ Họ tên khách hàng thanh toán
+ Hình thức thanh toán
+ Thành tiền
+ Nhân viên nhận thanh toán
+ Ngày thanh toán
5 Mô t h th ng ản lý ệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý ống, hệ thống thông tin quản lý
Bộ phận quản lý phòng: Khách đặt chỗ trước phải liên hệ với nhân viên của phòng
tiếp tân, nhân viên sẽ phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ đặt phòng bà hiệntrạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách Xác định số lượng khách, thời gian
Trang 11lưu trú của khách, loại phòng và những yêu cầu đặc biệt của khách Khi khách hàng đến,nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi khách có đặt phòng trước không, và đặt phòng trươc với tênnào Nếu khách đến mà không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận sẽ xem xét còn phòngtrống không Nếu còn phòng trống thì nhân biên tiêp nhận sẽ yêu cầu khách xuất trìnhgiấy tờ và giữ lại, giấy tờ này sẽ được hoàn trả khi khach rời đi và hoàn thành thủ tụcthanh toán Trái lại, nếu không có phòng đáp ứng yêu cầu của khách, nhân viên tiếp nhận
sẽ giới thiệu cho khách những khách sạn khác có thể đáp ứng
Bộ phận theo dõi lưu trú: Ghi phiếu đến cho khách, trên phiếu ghi rõ số phòng
khách ở, loại phòng, thời gian, giá phòng Khi khách rời đi, bộ phận này sẽ kiểm tra tìnhtrạng phòng ở xem có hư hại gì không, nếu có hư hại đồ đạc trong phòng thì khách sẽphải đền bù
Bộ phận quản lý dịch vụ: Bộ phận này sẽ lập bảng kê và theo dõi những yêu cầu về
dịch vụ của khách hàng trong suốt quá trình lưu trú Trong bảng kê có ghi chi tiết kháchyêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu Bảng kê này sẽchuyển giao cho bộ phận thanh toán giữ lại để yêu cầu khách thanh toán khi làm thủ tụcrời khách sạn
Bộ phận phục vụ yêu cầu đặt tiệc: Nếu khách có yêu cầu tiệc tùng, nhân viên sẽ
lập một hóa đơn Trên hóa đợn ghi rõ những món mà khách yêu cầu Qua hóa đơn đó thểhiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mĩ, cách thức và thời gian bài trí), từ đó nhânviên thỏa thuận với khách đơn giá tương ứng chuẩn bị cho từng món Một bản sao hóađơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có một số thứ tự
và ghi cho chỉ một khách hàng Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc để bộ phận giữlại và chuyển cho bộ phận thanh toán để yêu cầu khách thanh toán sau này Cuối ca làmviệc, nhân viên sẽ bàn giao hồ sơ cho nhân viên ca khác, nộp lại số tiền khách đã thanhtoán cho thủ quỹ
Bộ phận thanh toán: Khi khách rời đi, bộ phận thanh toán sẽ tổng hợp những phiếu
đến, bảng kê dịch vụ, hóa đơn tiệc tùng, cập nhật lại tình trạng của phòng khách ở từ bộphận theo dõi lưu trú, từ đó làm cơ sở để yêu cầu khách thanh toán Khi khách trả tiền,một phiếu thu sẽ được lập Trên phiếu thu có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một kháchhàng, ngày thu, lý do và thu với số tiền bao nhiêu Nhân viên lập phiếu ký xác nhận vàophiếu thu, lập thành hai liên, còn một liên giao cho khách hàng
