CHƯƠNG2: THỰC TRẠNG VỀ THƯƠNG HIỆU VÀ CHIẾN LƯỢC
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức
Công ty TNHH nội thất MôĐun đã tiến hành phân công công tác và sắp xếp tổ chức các phòng ban nghiệp vụ cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ của Công ty.
Theo quy định về tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty TNHH nội thất MôĐun, bộ máy quản lý bao gồm:
SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban a. Giám đốc công ty:
Chức năng:
Lãnh đạo điều hành công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban hành chiến lược, mục tiêu và phương hướng phát triển Công ty.
Lập dự thảo các chiến lược, mục tiêu và phương hướng phát triển của Công ty. Ban hành các chính sách, quy chế quản lý các hoạt động của Công ty.
Tổ chức và duy trì các điều kiện công tác, điều kiện môi trường làm việc tốt nhất để đạt hiệu quả kinh tế, bảo đảm đời sống và phát triển cho cán bộ Công ty. Đảm bảo môi trường sản xuất và làm việc phù hợp theo pháp luật Việt Nam.
Xây dựng cơ cấu tổ chức, quy định chức năng và nhiệm vụ cho các đơn vị. Quyết định các vấn đề liên quan đến nhân sự, tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và bổ nhiệm, bãi nhiệm, quyết định mức lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp khác, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, … cán bộ nhân viên toàn Công ty.
b. Phó giám đốc: Chức năng:
Phối hợp và hỗ trợ giám đốc trong việc tổ chức, triển khai các quyết định, nghị quyết, ý kiến chỉ đạo và các qui định của Nhà Nước Việt Nam liên quan đến hoạt động của Công ty.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật và Giám Đốc trong phạm vi được phân công hoặc ủy quyền.
Được thay mặt Giám Đốc ký các văn bản và giải quyết công việc thuộc phạm vi mình được phân công phụ trách.
Nhiệm vụ:
Tổ chức các hoạt động chuyên môn định kỳ hay đột xuất trong phạm vi trách nhiệm quản lý và sau đó phải báo cáo Giám Đốc về nội dung chương trình và kết quả họp.
Thừa ủy quyền của Giám Đốc làm việc với các đối tác về các vấn đề liên quan đến các hợp đồng đã ký kết.
Quyết định phân công, phân quyền cho các phòng ban có liên quan trong việc điều động, phân công, tổ chức thực hiện kế hoạch công tác.
c. Phòng hành chánh nhân sự: Chức năng:
Tham mưu cho ban Giám Đốc Công ty về cơ cấu tổ chức, chính sách duy trì và phát triển nguồn nhân lực trong toàn công ty.
Tổ chức các chương trình đào tạo và tuyển dụng đáp ứng yêu cầu về nhân sự cho công ty theo từng giai đoạn phù hợp.
Thực hiện công tác lao động tiền lương, hành chánh quản trị, hành chánh văn thư.
Giám sát công tác triển khai và thực hiện các chính sách, nội quy, quy định của Công ty.
Nhiệm vụ:
Tham mưu cho ban Giám Đốc về chính sách duy trì và phát triển nguồn nhân lực của Công ty.
Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên trong toàn Công ty, đồng thời triển khai thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe cán bộ nhân viên Công ty.
Thực hiện và kiểm soát công tác chấm công, nghỉ phép của cán bộ nhân viên trong Công ty.
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, ...Quản lý và cung cấp cơ sở vật chất. Đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong toàn Công ty. Nhận và chuyển công văn, cập nhật thông tin chính sách.
Quản lý và kiểm soát việc sử dụng con dấu theo đúng qui định Công ty.
Thực hiện công tác thanh toán các chi phí hành chính, điện thoại, điện, nước, văn phòng phẩm và các dịch vụ khác,... trong Công ty.
d. Phòng kinh doanh:
- Xây dựng các chiến lược ngắn hạn và dài hạn về cơ cấu sản phẩm, thị trường xuất khẩu trên cơ sở đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh, chủ động tìm kiếm các nguồn hàng có chất lượng, giá cả hợp lý để phục vụ sản xuất và kinh doanh.
- Phân tích đánh giá nhu cầu thị trường nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn thị trường hiện có và thị trường tiềm năng. Thường xuyên nghiên cứu lập báo cáo về thông tin thị trường các loại sản phẩm của công ty (công nghệ, mẫu mã, sản lượng, thị phần…), từ đó đề xuất chiến lược sản xuất, phương án kinh doanh với từng mặt hàng, thị trường cụ thể.
e. Phòng tài chính kế toán: Chức năng:
Đảm bảo việc thu chi hợp pháp để cung cấp nguồn tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm hệ thống hóa các nguyên tắc tài chính kế toán áp dụng trong Công ty để kiểm soát những thông tin về lợi tức hàng năm, chi phí, thuế, tài sản, tổng kết những kết những kết quả về tài chính trong kinh doanh, … nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhiệm vụ:
Tổ chức hệ thống ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, trong việc thu chi, nhập xuất tại doanh nhiệp.
Tham mưu cho ban Giám Đốc trong quá trình phân tích hoạt động kế toán nhằm phát hiện khai thác những khả năng tiềm tàng, khắc phục những thiếu sót còn tồn tại trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Lập kế hoạch tài chính, đảm bảo cung cấp kịp thời nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh
Lập báo cáo tài chính, quyết toán, báo cáo thống kê kịp thời theo đúng qui định, chế độ Nhà nước.
Tìm nguồn hàng cung ứng cho hoạt động sản xuất của Công ty. Lập cơ sở dữ liệu nhà cung ứng.
f. Phân xưởng sản xuất: Chức năng:
Mục tiêu hàng đầu của phân xưởng là sản xuất đúng số lượng, chủng loại, chất lượng, đúng thời điểm với giá thành dự kiến.
Triển khai thi công đúng tiến độ và yêu cầu kỹ thuật đã ký kết với khách hàng. Phân xưởng sản xuất có trách nhiệm không ngừng cải thiện quá trình sản xuất bằng cách xác định cách thức sử dụng nguyên vật liệu, máy móc, năng lượng, nhiên liệu một cách có hiệu quả, cũng như sử dụng tốt nhất trình độ chuyên môn của đội ngũ sản xuất.
Nhiệm vụ:
Tổ chức sản xuất có hiệu quả, đạt kế hoạch, đúng yêu cầu kỹ thuật. Đảm bảo về tiến độ, chất lượng và an toàn trong sản xuất.
Đảm bảo việc sắp xếp và bảo quản mọi tài sản, máy móc thiết bị, nguyên phụ liệu, bán thành phẩm được tốt và ngăn nắp.
Tự xây dựng và ký kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý, năm với bán Giám Đốc Công ty trên cơ sở cân đối và phát huy năng lực thiết bị, con người hiện có.
Kiểm soát sản phẩm không phù hợp trong bộ phận.
Thực hiện công tác lắp đặt thi công theo yêu cầu của Công ty