Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại và công nghiệp Mỹ Việt

Luận văn kinh tế: Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại và công nghiệp Mỹ Việt

Trang 1

Lời nói đầu

Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹthuật, lĩnh vực công nghệ thông tin ngày càng có những tiến bộ vượt bậc.Công nghệ thông tin được áp dụng trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống xãhội và đặc biệt hơn nữa là công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ đắclực trợ giúp cho các nhà quản lý Ở Việt Nam, việc áp dụng hệ thống thôngtin trong các doanh nghiệp, nhà máy ngày càng trở nên phổ biến và đã đem lạihiệu quả kinh tế rõ rệt như tăng năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng hiệuquả quản lý, tăng độ chính xác, nhanh chóng và thuận tiện

Đối với một doanh nghiệp, vấn đề được các nhà quản lý đặt lên hàng đầu đó

là làm thế nào để đạt được mức doanh thu lớn nhất Để tăng doanh thu, doanhnghiệp luôn phải tiến hành cải tiến kỹ thuật sản xuất và đặc biệt là cải thiệnđược quá trình quản lý Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, cácdoanh nghiệp đang đứng trước rất nhiều những cơ hội cũng như thách thức tolớn Vì vậy nếu không có được một hệ thống thông tin quản lý tốt thì sẽ gặprất nhiều khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường Nhậnthức được điều đó, ngay từ khi mới thành lập, Công ty TNHH thương mại vàcông nghiệp Mỹ Việt đã từng bước áp dụng công nghệ thông tin vào quá trìnhquản lý Với một môi trường kinh doanh rộng mở như hiện nay, thì việc quản

lý khách hàng tại công ty đang được xem là một vấn đề rất quan trọng khi sốlượng khách hàng ngày một lớn và các thông tin cần lưu trữ và xử lý ngàymột nhiều Bên cạnh đó, việc quản lý các hợp đồng và các giao dịch phát sinhcũng gặp nhiều khó khăn khi số lượng của chúng là rất lớn Qua thời gian họctập nghiên cứu lý luận tại trường và thời gian thực tập tìm hiểu trong thực tế,được sự giúp đỡ của các chuyên viên kinh doanh của Công ty TNHH thươngmại và công nghiệp Mỹ Việt và đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo Trần

Bích Hạnh, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng

Trang 2

của công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt” Mục đích của đề

tài là áp dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn tại công ty, nhằm giảm côngsức, tiền bạc và thời gian khi quản lý khách hàng

Chuyên đề được chia làm ba chương:

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH thương mại và côngnghiệp Mỹ Việt

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận xây dựng phần mềm ứng dụng

Chương 3: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý khách hàng tại Công tyTNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt

Trang 3

CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP MỸ VIỆT.

1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Thương mại và Công nghiệp Mỹ Việt

Tên công ty : Công ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt

Tên giao dịch : Myviet Trading and Industrical Company

Ngành nghề kinh doanh : Sản xuất và kinh doanh tấm lợp,kết cấu thép địa hình,khung nhà thép tiền chế,bình nước nóng thiết bị vệ sinh nhà tắm.Trụ sở chính: Xã Lạc Đạo – Huyện Văn Lâm – Tỉnh Hưng Yên

VP giao dịch: 19/29 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội

Điện thoại: 04.35148270

Fax: 04.35148271

Website: http://olympicmyviet.com.vn

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Năm 1994: Nhập khẩu và bán buôn các sản phẩm thiết bị vệ sinh phòngtắm, nhà bếp: Bình nước nóng, bồn tắm, sen vòi, chậu inox, khử mùi…

Năm 1997: Xây dựng thành công thương hiệu tấm lợp OLYMPIC chất lượng cao, nhập khẩu nguyên liệu trực tiếp từ Đài Loan

Năm 1999-2005: Là nhà phân phối độc quyền bình nước nóng

ARISTON – Ý trên toàn Việt Nam

Năm 2000: Xây dựng thành công thương hiệu xà gồ OLYMPIC Nhập khẩu trực tiếp và bán buôn sản phẩm điện lạnh: Tủ lạnh, điều hoà, máy giặt, bếp gas âm ARISTON

Trang 4

Năm 2006: Xây dựng nhà máy sản xuất trên diện tích 15 ha tại Lạc Đạo, Văn lâm, Hưng Yên Triển khai sản xuất bình nước nóng thương hiệu OLYMPIC.

Tháng 6/2007: Tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO

9001 : 2000 cho toàn bộ hệ thống quản lý và sản phẩm của Công ty

Tháng 8/2007: Sản phẩm bình nước nóng OLYMPIC chính thức đưa vào thị trường Việt nam

1.1.2 Sản phẩm của công ty:

 Tấm lợp và kết cấu bao che

 Máy giặt ARISTON

1.1.3 Hệ thống chức năng,nhiệm vụ của công ty

Sơ đồ tổ chức công ty

Trang 5

1.2 Thực trạng hoạt động của công ty :

GĐĐH nhà máy

P.Xưởng SX Tấm lợp-xà gỗ

QC Phòng kỹ

thuật cơ điện

Phân xưởng

SX bình nước nóng,chậu inox

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức

Trang 6

1.2.1 Báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008:

Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty vẫn không ngừng tăngtrưởng, doanh thu tấm lợp OLYMPIC tăng 20 % so với doanh thu năm 2007,doanh thu thép cuộn và xà gồ thép đen OLYMPIC tăng gấp đôi Bên cạnh đó,năm 2008 sản phẩm Bình nước nóng OLYMPIC của Công ty đã được ngườitiêu dùng yêu thích và được bình chọn là sản phẩm dịch vụ xuất sắc năm2008

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh được thông qua hội nghịkhách hàng 2008 của Công ty Thương mại Mỹ Việt đã diễn ra với quy môhoành tráng tại khách sạn Sheraton ngày 11/1/ 2009 với sự tham dự của Banlãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong Công ty và góp mặt của hơn 400 đại lýthân thiết đã đồng hành cùng Công ty trong suốt những năm qua…

1.2.2 Năng lực kỹ thuật:

1.2.2.1 Đội ngũ nhân viên:

Công ty có đội ngũ nhân viên có trình độ cao đẳng và đại học,đã tham gia nhiều khóa học đào tạo của công ty

Nhiệm vụ của nhân viên:

Ngiên cứu các sản phẩm của công ty

Tư vấn và cung cấp các thông tin sản phẩm cho khách hàng

Trang 7

 Khi cần bảo hành, người dùng trực tiếp liên hệ với Trung tâm bảo hành gần nhất, xuất trình Phiếu bảo hành hợp lệ và còn hiệu lực Mọi trường hợp không xuất trình được Phiếu bảo hành hoặc Phiếu bảo hành không hợp lệ sẽ không được hưởng chế độ bảo hành do nhà sản xuất quy định.

 Phiếu bảo hành hợp lệ phải là bản chính và đã được người bán điềnđầy đủ thông tin trên phiếu Các trung tâm bảo hành có quyền từchối bảo hành khi thông tin trên phiếu không phù hợp với các thôngtin nhà sản xuất ghi trên nhãn máy

 Bình chứa tráng Hitech được bảo hành 7 năm với điều kiện bìnhphải được các trung tâm dịch vụ Olympic bảo trì định kỳ 1 năm mộtlần Người sử dụng phải trả chi phí bảo trì

 Các linh kiện điện và điện tử được bảo hành 18 tháng

 Thanh Magie trong bình chứa không được bảo hành vì là loại vậtliệu hao mòn tự nhiên Cần thay thế ít nhất 1 năm một lần

 Các chi tiết nhựa và vỏ bọc ngoài không được bảo hành

 Thời gian bảo hành bắt đầu từ ngày sản xuất (không qua 86 thángcho bình chứa và 20 tháng cho linh kiện điện tử) hoặc từ ngày ngườitiêu dùng mua hàng (không quá 84 tháng cho bình chứa và 18 thángcho linh kiện điện tử) tuỳ theo điều kiện nào đến trước

 Việc bảo hành có nghĩa thay thế hay sửa chữa miễn phí những bộ phận hư hỏng nêu ở mục 3 và 4 do lỗi trong quá trình sản xuất

 Trung tâm bảo hành có quyền từ chối không bảo hành cho các trường hợp hư hỏng do chuyên chở, lắp đặt, sửa chữa hoặc sử dụng sai

Trang 8

 Nhà sản xuất không chịu trách nhiệm về những thiệt hại gây ra cho người, đồ dùng hoặc vật nuôi trong nhà do không tuân thủ những hướng dẫn trong quyển hướng dẫn kèm theo mỗi máy.

 Đối với sản phẩm Sen vòi JODEN và máy Khử mùi OLYMPIC,bảo hành theo đúng quy định ghi trên phiếu

1.2.2.3 Vận chuyển hàng

Công ty vận chuyển hàng miễn phí đến tận chân công trình(điểm gần nơi giao hàng nhất mà ôtô có thể vào được theo quy định của nhà nước) Với hệ thống Đại lý ở khu vực tỉnh, hàng sẽ được chuyển đến Đại

lý bằng xe Công ty với số lượng hàng đủ xe ( Trong trường hợp không đủ xe,

Công ty sẽ chuyển hàng qua bến và hỗ trợ cho Đại lý tiền vận chuyển )

Với hệ thống Đại lý ở khu vực Hà Nội, hàng sẽ được chuyển đến

Đại lý bằng xe Công ty trong thời gian xe được phép chạy

1.2.3 Quan hệ với các đại lý phân phối sản phẩm:

Từ ngày thành lập công ty đến thời điểm hiện tại đã có hơn 400 đại lýphân phối sản phẩm đồng hành cùng công ty

Quan hệ của công ty và các đại lý phân phối sản phẩm: Hợp tác,giúp

đỡ và cùng phát triển

1.2.4 Danh sách các đại lý trong nước:

Hà Nội,Vĩnh Phúc,Thái Nguyên,Lạng Sơn,Bắc Giang,Hưng Yên,Hải Dương,Thanh Hóa,Hà Nam,Nam Định.Thái Bình,Hòa Bình,Ninh Bình,Hải Phòng,Quảng Ninh,Vinh,…

1.2.5 Các hoạt động chính của công ty:

Trang 9

Với phương châm:”Chất lượng là vàng,khách hàng là yếu tố thành

công”,công ty đã ngày càng hoàn thiện và phát triển mạnh mẽ hơn

1.2.5.1 Cung cấp các sản phẩm,thiết bị công nghiệp

Tấm lợp và kết cấu bao che

Máy giặt ARISTON

1.2.5.2 Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu khách hàng

Dịch vụ tư vấn sản phẩm cho khách hàng theo yêu cầu:

Khách hàng mua sản phẩm sẽ được tư vấn các thông tin về sảnphẩm của công ty

Khách hàng có thể nhận được những lời khuyên từ các chuyênviên kinh doanh để có thể mua và sử dụng những sản phẩm ưu việt của công

ty sao cho phù hợp với ngôi nhà và công trình xây dựng của mình

Dịch vụ vận chuyển:

Khách hàng mua sản phẩm tại công ty sẽ được công ty cử nhânviên kỹ thuật vận chuyển miễn phí đến tận nhà và lắp đặt hoàn chỉnh sảnphẩm

Dịch vụ bảo hành,bảo trì:

Công ty đã có những quy định về bảo hành,bảo trì.Khách hàngmua sản phẩm tại công ty sẽ được công ty bảo hành,bảp trì miễn phí tận nhà

Trang 10

Các dich vụ của công ty luôn đảm bảo quyền lợi cho các kháchhàng mua sản phẩm tại công ty bởi vì:”Khách hàng là yếu tố thành công”.

1.2.5.3 Nghiên cứu và phát triển

Công ty luôn cập nhật những công nghệ tiên tiến nhất để có thể tạo

ra các sản phẩm ngày càng hoàn thiện hơn,đáp ứng nhu cầu của khách hàng

1.3 Thực trạng ứng dụng tin học hỗ trợ quản lý và nghiệp vụ tại công

ty TNHH thương mại và công nghiệp Mỹ Việt:

Hiện nay công ty đã và đang ứng dụng các chương trình phần mềm vàocông tác quản lý của mình tuy nhiên những ứng dụng đó còn rời rạc và chưađầy đủ

Ví dụ:

Một số khâu trong công đoạn sản xuất hay việc phân phối sản phẩm tớikhách hàng,việc tin học hóa vẫn còn chậm,chưa thống nhất và đôi khi vẫn cònnhững thiếu xót ko đáng có.Thông tin chưa chính xác,dẫn đến những vấn đềbất cập trong quản lý.Việc quản lý nảy sinh các vấn đề khó khăn,thậm chímắc những sai lầm nghiêm trọng,ảnh hưởng đến tất cả các công đoạn trongquá trình sản xuất và phân phối sản phẩm

Do đó cần phải đẩy mạnh việc tin học hóa như 1 vấn đề cấp thiếtnhất,đảm bảo cho việc hoạt động sản xuất,phân phối sản phẩm được chínhxác và đạt hiệu quả cao nhất

Không chỉ riêng sản xuất và phân phối sản phẩm,việc tin học hóa cầnphải được hoàn tất để toàn bộ hệ thống của công ty làm việc 1 cách thốngnhất,nhanh gọn,chính xác

1.4 Xác định đề tài:

Trang 11

Trong thời gian thực tập tại công ty,em thấy việc quản lý khách hàng tạicông ty vẫn còn những thiếu xót.Hiện nay,việc quản lý khách vẫn dựa trênnhững hóa đơn khi khách hàng mua sản phẩm tại công ty.Chưa có một phầnmềm hoàn chỉnh nào giúp việc quản lý này.Việc quản lý như vậy dễ dẫn đếnnhững thiếu xót trong việc bảo hành,bảo trì sau này và cảm ơn khách hàngthông qua các hội nghị khách hàng hàng năm.Nhận được lời đề nghị của công

ty về việc xây dựng phần mềm quản lý khách hàng cho nên em quyết định lựachọn đề tài:”Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHHthương mại và công nghiệp Mỹ Việt”

1.5 Giải pháp thực hiện:

 Cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003

 Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0

 Lập báo cáo: Crystal Report

Trang 12

CHƯƠNG 2 :

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

2.1 Một số khái niệm về hệ thống thông tin và công nghệ phần mềm

2.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin

Định nghĩa về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liêu… thực hiện nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, xử lý vàphân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theonguyên tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tinhọc.Đầu vào (inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn và được

xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc được cập nhật và các kho dữliệu

Trang 13

2.1.2 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thôngtin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Sự hoạt động kém củamột hệ thống thông tin sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng.Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thông tin được đánh giá thôngqua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng củathông tin như sau:

 Độ tin cậy: thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác

 Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các yêucầu của nhà quản lý

 Tính thích hợp và dễ hiểu

 Tính được bảo vệ: thông tin là một nguồn lực quý báu của tổchức do vậy nó phải được bảo vệ, những người có quyền mới đượctiếp cận

 Tính kịp thời: thông tin nhanh nhạy, gửi tới người sử dụng vàolúc cần thiết

2.1.3 Khái niêm công nghệ phần mềm (CNPN)

Công nghệ phần mềm:

CNPN là một tổ hợp các công cụ, phương pháp, thủ tục làm cho ngườiquản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển phần mềm và giúpcho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phầnmềm

Trang 14

Quá trình phát triển của một dự án phần mềm đều trải qua 3 giai đoạn

 Giai đoạn 1:

Trả lời cho câu hỏi “Cái gì ?” Tức là nhóm sản xuất phần mềm phảixác định cụ thể và chi tiết sản phẩm phần mềm mà mình cần tạo ra Đây làcông đoạn cực kỳ quan trọng trong sản xuất phần mềm ở quy mô côngnghiệp, vì chỉ có xác định rõ ràng phạm vi của sản phẩm và các ràng buộc liênquan ta mới có thể xác định được kết quả của các công đoạn sau

Giai đoạn 1 phải giải quyết 3 vấn đề mấu chốt là tiến hành phân tích hệthống một cách toàn diện theo quan điểm một phần mềm là một thành phầncủa hệ thống quản lý do đó nó phải được đặt trong tổng thể hệ thống đó vàxem xét mối quan hệ ràng buộc các yếu tố quản lý khác

Kỹ sư phần mềm

Hình 2.2 Sơ đồ cấu trúc công nghệ phần mềm

Trang 15

hóa, kiểm thử Mã hóa trong công nghệ phần mềm là viết mã chươngtrình: biên dịch chương trình từ ngôn ngữ thiết kế sang một ngôn ngữ

Thiết kế

Mã hóa Kiểm thử

Bảo trì sửa đổi Bảo trì thích nghi Bảo trì hoàn thiện

Trang 16

Khái niệm phần mềm (PM):

Theo Roger Pressman PM là một tập hợp gồm 3 yếu tố là: các chương

trình máy tính, cấu trúc dữ liệu và hệ thống tài liệu hướng dẫn

2.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

2.2.1 Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động, tức là việc mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu

trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Kho lưu trữ dữ liệu

Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn

toàn

Trang 17

- Dòng thông tin - Điều khiển

Lưu ý

+ Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên

chỉ hướng

+ Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.

2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu ( Sơ đồ DFD)

Sơ đồ luồng dữ liệu được dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng

dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích chứ không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì?

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Nguồn hoặc đíchDòng dữ liệu

Trang 18

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân

rã sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, tiếp sau mức 1 là mức 2…

Một số quy ước và quy tắc liên quan đến DFD

Tệp dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Hình 2.5 Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD

Trang 19

1 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên, trừ luồng giữa xử lý và kho

dữ liệu

2 Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

3 Xử lý luôn phải được đánh mã số

4 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

5 Tên cho xử lý phải là một động từ

6 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý

Đối với việc phân rã DFD

7 Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc thì chỉ chiếm một trang giấy thì không phân

rã tiếp

8 Cố gắng chỉ để tối đa bảy xử lý trên một trang DFD

9 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

10 Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối

11 Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một xử lý logic trong từ điển hệ thống

Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường được sử dụng nhiều nhất để phân tích và thiết kế HTTT

2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu

2.3.1 Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra

 Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra

Trang 20

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra.

- Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng

 Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo

ra từng đầu ra

Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

- Trên mỗi thông tin đầu bao gồm các phần tử thông tin như

Số hoá đơn, Tên hàng, Đơn vị tính… được gọi là các thuộc tính Phân tích viên liệt kê danh sách thuộc tính và đánh dấu những thuộc tính lặp

- Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, để lại các thuộc tính cơ sở

Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF)

- Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý

- Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc

Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF)

- Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới

Trang 21

- Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách.

Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

- Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

- Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới

 Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

- Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách là liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

 Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp

- Xác định độ dài cho một thuộc tính Tính độ dài cho bản ghi

Đối với mỗi tệp CSDL (gọi là R) ta sử dụng những số đo kinh điển cho việc tính toán khối lượng dữ liệu:

L(R) Là độ dài của một bản ghi tính theo số lượng ký

tự

N(R) Là số lượng trung bình các bản ghi của R

NP(R) Là số lượng trang logic dùng bởi R

TP Là kích thước của trang logic

Khi đó:

Trang 22

NP(R) = E1[N(R) / E(TP/L(R)) ]

trong đó E1(x) là số nguyên được làm tròn lên của x

và E(x) là phần nguyên của x

Khối lượng dữ liệu của một sơ đồ sẽ được tính theo công thức sau:

 Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu

Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tênhai chiều, nếu có mối quan hệ một - nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó

2.3.2 Thiết kế cơ sở dữ kiệu bằng phương pháp mô hình hóa

Phương pháp này dựa vào các khái niệm thực thể, thuộc tính, liên kết, quan hệ để xây dựng nên những mối ràng buộc chặt chẽ giữa các thực thể với nhau Từ đó sẽ tiến hành chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ

đồ cấu trúc dữ liệu

Theo phương pháp này, ta không đi mô tả và liệt kê các thông tin đầu ra

mà ta sẽ dùng các mô hình để biểu diễn các thông tin, biểu diễn sự liên kết giữa các thực thể thông tin với nhau Các thực thể không tồn tại độc lập

mà có quan hệ với nhau, các quan hệ này gồm có: liên kết một – một, liên kết một – nhiều, liên kết nhiều – nhiều

Trang 23

Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất hiện của thực thể

A liên kết với một hay nhiều lần xuất hiện của thực thể B nhưng mỗi lần xuất hiện của B chỉ liên kết với một lần xuất hiện của A

 N@M Liên kết Nhiều – Nhiều:

Mối lần xuất hiện của A ứng với một hay nhiều lần xuất hiện của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B Để biểu diễn quan hệ nhiều – nhiều giữa các thực thể, người ta dùng thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ nhiều – nhiều

2.4 Cơ sở lý luận về công cụ phát triển hệ thống thông tin

2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

Microsoft Access 2003 là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụquản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Microsoft Access 2003 cũng là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nótrợ giúp cho người sử dụng lưu trữ thông tin dữ liệu bên ngoài vào máy tínhdưới dạng các bảng và có thể xử lý dữ liệu trong các bảng đã lưu trữ

Microsoft Access 2003 là hệ quản trị Cơ sở dữ liệu được sử dụng phổ

biến trong các chương trình máy tính liên quan đến dữ liệu Hệ quản trị nàylưu trữ các thông tin cần thiết để xử lý, thay đổi được thực hiện bởi các phầnmềm ứng dụng Nó đảm bảo tính trung thực và dễ sử dụng, thân thiện vớingười sử dụng, dễ thiết kế và một đặc điểm nổi trội của Access có khả năngđảm bảo đầy đủ các yêu cầu cần thiết của một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu

Microsoft Access 2003 có các đặc điểm nổi bật sau:

 Hỗ trợ cơ chế tự kiểm tra khoá chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trịcủa cơ sở dữ liệu bên trong các bảng cơ sở dữ liệu một cách chặt chẽ

Trang 24

 Công cụ Wizard cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đốitượng một cách dễ dàng.

 Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiềungười sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt

 Có khả năng trao đổi với các ứng dụng khác và chuyển đổi dữ liệu

 Dữ liệu được gói trong một tập tin

Đây là những tính chất rất thuận lợi cho việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu củamột hệ thống thông tin Vì thế em đã sử dụng Microsoft Access 2003 đểlàm công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu cho Hệ thống thông tin Quản lý kháchhàng tại công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long

2.4.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Microsoft Visual Basic (viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất

để xây dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Windows

VB cung cấp sẵn một tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giản quátrình phát triển ứng dụng VB là sản phẩm nằm trong bộ Visual Studio củahãng Microsoft, nó là ngôn ngữ lập trình đa năng được sử dụng phổ biến đểxây dựng và phát triển phần mềm quản lý VB được bán ở ba bản khác nhau,phù hợp cho những yêu cầu phát triển khác nhau Đó là bản Visual BasicLearning, bản Professional, bản Enterprise Do một số đặc điểm sau mà nóthường được sử dụng trong việc xây dựng và phát triển phần mềm:

 Kế thừa mọi đặc điểm của ngôn ngữ lập trình Visual Basic nên rất quenthuộc với lập trình viên trong quá trình lập trình

 Tạo ra các ứng dụng độc lập và tương thích hoàn toàn trong môi trườngWindow

 Ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng hoàn toàn cho phép tạo ra các ứngdụng có tính kế thừa

Trang 25

 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ lập trình viên vànhất là trong lập trình ứng dụng cơ sở dữ liệu.

 Có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặt chẽ rất dễ học tập vàthành thạo

Đây là những tính năng rất ưu việt của Visual Basic so với những ngônngữ lập trình khác Vì thế, em quyết định chọn Visual Basic làm ngôn ngữ đểviết phần mềm quản lý khách hàng của công ty TNHH Thương mại và Côngnghiệp Mỹ Việt

Trang 26

CHƯƠNG 3 : XÂY DỰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

Hình 3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh

3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Phần mềm quản lý khách hàng

Quản lý hố sơ

khách hàng

Quản lý hợp đồng

Báo cáo nhân viên Báo cáo hàng hóa

Báo cáo khách hàng

Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng