xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Một cửa hàng kinh doanh thương mại quản lý công việc của mình bằng cách: • Lưu trữ những bảng danh mục sau: 1. Danh mục hàng hóa, lượng tồn kho đầu kỳ 2. Danh mục kho hàng 3. Danh mục khách hàng và nhà cung cấp

Đề tài: xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Một cửa hàng kinh doanh thương mại quản lý công việc của mình bằng cách:

 Lưu trữ những bảng danh mục sau:

1 Danh mục hàng hóa, lượng tồn kho đầu kỳ

1 Nếu tổng giá trị hóa đơn từ 1 – 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 5%

2 Nếu tổng giá trị hóa đơn > 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 8%

 Một mặt hàng sẽ được bán nếu số lượng tồn kho hiện tại > số lượng yêucầu mua

 Để có hàng xuất bán thì doanh nghiệp phải nhận thêm hàng khi tồn kho <mức tối thiểu thể hiện ở các hóa đơn nhập hàng được cập nhật một cáchđịnh kỳ hoặc bất thường

 Cửa hàng có thể in báo cáo:

1 Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định

2 Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định

3 Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho

4 Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng

5 Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng

6 Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng

Cụ thể các công tác quản lý bán hàng tại trung tâm:

1 Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến thì bộ phận bán hàng có chứcnăng tiếp nhận và gửi đến bộ phận quản lý kho Sau khi bộ phận nàycân đối lượng hàng trong kho sẽ gửi thông báo về cho bộ phận bánhàng Nếu đủ hàng sẽ ghi nhận đủ sau đó viết hóa đơn xuất bán Gửihàng đồng thời gửi hóa đơn kèm theo đến khách hàng Mẫu hóa đơnbán hàng:

Ký hiệu: ………

Số: ………

Đơn vị bán: ………

Địa chỉ: ………

Mã số: ………

Họ tên người mua: ………

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng: ∑ Thuế VAT (10%): ∑ Tổng cộng: ∑ Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: ………

Số tiền bằng chữ: ………

Người mua ký: Người bán ký:

2 Thanh toán:

Tiền dùng giao dịch giữa cửa hàng và khách hàng là VNĐ Doanh nghiệp chỉ áp dụng một hình thức bán hàng là trả ngay Khi khách hàng thanh toán, bộ phận bán hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn để viết phiếu thu, phiếu thu này sẽ được lưu lại theo trình tự thời gian để cuối tháng thống kê Mẫu phiếu thu:

Bộ phận: ………

Ngày: ………

Doanh thu: ………

Số: ………

Tên người nộp tiền: ………

Địa chỉ: ………

Lý do nộp: ………

Số tiền (viết bằng chữ): ………

Ngày:……… Người thu ký: Người nộp ký:

3 Quản lý bán hàng:

Hạch toán doanh thu: cuối kỳ căn cứ vào hóa đơn bán hàng sẽ hạch toán doanh thu bán hàng của cửa hàng: báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định, báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định, báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho, báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng, báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp

và theo từng mặt hàng, báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng

I Tổng quan về đề tài:

1 Thuận lợi và khó khăn:

- Là một hệ thống nhỏ trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đôi khi phải coi như là dữ liệu đã có (Dữ liệu ở các quá trình hạch toán khác) nên làm cho dữ liệu thiếu chính xác và quá trình xử lý trở nên khó khăn

- Doanh nghiệp kinh doanh không nhiều mặt hàng nên việc quản lý

3 Phạm vi:

- Đề án môn học

- Cố gắng hoàn thiện những chức năng sẽ phân tích với yêu cầu cụthể đã nêu ở trên

- Chương trình sau khi được viết chỉ có thể chạy trên máy đơn

II Tầm quan trọng của việc phát triển HTTT trong doanh nghiệp

Phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức doanh nghiệpnhững công cụ quản lý tốt nhất bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết

kế một hệ thống mới, thực hiện tiến hành và cài đặt hệ thống

- Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, chỉnh đốn và phân tíchchúng để đưa ra được cái nhìn tổng quát về tình hình thực tế

- Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cảithiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lýngoài của hệ thống đó

- Thực hiện một HTTT có liên quan tới việc xây dựng mô hình vật lý trongcủa hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học

- Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong những nỗi bậntâm hàng đầu của nhà quản trị doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hìnhkinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho) Qua nhiều nămnghiên cứu về giải pháp quản lý bán hàng và tìm hiểu khảo sát thực tế trên mườinghìn khách hàng, người ta đã đưa ra một số thống kê về những lo lắng của cácông chủ doanh nghiệp như sau:

- Mất kiểm soát về lượng hành tồn thực tế trong kho

- Luôn cảm thấy khối lượng công việc quá lớn đè lên đôi vai

- Không có thời gian dành cho gia đình do quá bận kinh doanh

- Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng lại sợ không quản lý được

- Các báo cáo kế toán rất khó hiểu vì bản thân không có nghiệp vụ

- Cảm thấy không yên tâm về đội ngũ bán hàng của mình

- Khi cần những báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu thì không cóhoặc phải đợi rất lâu

Hoạt động kế toán cho một công ty hay cửa hàng nói chung là một chuỗi côngviệc rất vất vả và tốn nhiều công sức nếu không nói là phải có sự cần mẫn, chămchỉ và sáng suốt Sự sai sót sẽ khó tránh khỏi nếu công việc chỉ dành riêng chomột người Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng việc ghi sổ sách thủ công sẽlàm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn làm thất thoát về mặt tài

kiệm tối đa chi phí quản lý, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh Phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế nhằm thỏamãn nhu cầu đó.

II Phân tích và thiết kế hệ thống

+ Hàng hoá + Lượng tồn kho đầu kỳ

+ Hoá đơn

3 Thống kê: + Danh sách khách hàng

+ Danh sách nhà cung cấp

+ Danh mục hàng hóa + Danh mục hàng đã bán + Danh mục hàng tồn kho

4 Báo cáo: + Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời

gian xác định

+ Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời

gian xác định

+ Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho

+ Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo

 Biểu đồ phân cấp chức năng:

Danh mục nhà cung cấp

Danh mục hàng hóa

Danh mục hàng

đã bán

Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định

Tồn kho

đầu kỳ

Hóa đơn

Danh mục hàng tồn kho

Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định

Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho

Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng

Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng

Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng

 Sơ đồ ngữ cảnh:

Khách hàng

Phần Mềm QLBH

Bộ phận quản lý kho

 Sơ đồ DFD mức 0 quá trình QLBH:

Khách hàng

1.0 Xét duyệt đơn hàng

2.0

Xử lý thu tiền

3.0 Quản lý kho

4.0 Lập báo cáo Lãnh đạo

đã thanh toán

Sổ sách Kế toán

Dữ liệu Báo cáo

hàng

theo

đơn

DM khách hàng

 Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Xử lý đơn hàng”:

1.1 Ktra hàng tồn kho

1.2 Ktra thông tin KH 1.3

Lập HĐ Bán hàng

2.0 Giám đốc

DM hàng hóa

DM Khách hàng Đơn đặt hàng

Trả lời của cty

 Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Xử lý thu tiền”:

toán

2.2 Lập báo cáo kế toán Giám đốc

Dữ Liệu

Kế toán Hóa đơn đã được xét duyệt

Dữ liệu kế toán

Sổ sách kế toán

Hồ sơ đơn hàng

 Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Quản lý kho”:

2.0

3.0 Theo dõi tồn kho

3.2 Giao hàng

3.3 Lập báo cáo

Khách hàng Giám đốc

báo

 Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Lập báo cáo”:

4.1Nhận

số liệu từ các bô phận

4.2 Tổng hợp

số liệu

4.3 Lập báo cáo Giám đốc

1.3

2.1

3.1

SS kế toán TTin bán hàng

Tồn

Ycầu BC

DL

BC

#MaHH TenHH DVT DGia …

#MaKH TenKH DChi

Khách hàng

N Hàng hóa

 Các bảng dữ liệu:

DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP

STT Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích

DANH MỤC HÀNG HÓA

STT Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích

CHI TIẾT HÓA ĐƠN

STT Tên thuộc tính Kiểu Dữ liệu Kích thước Chú thích

 Mối quan hệ giữa các bảng:

#SHHD MaHH SLN GiaNhap ThanhTien DaTra ConLai NgayKy MaNCC

#SHGD MaHH SLBan GiaBan ThanhTien Thue CKTM PhaiTra NgayBan MaKH

HĐ Cung Cấp NCC

Hàng hóa

HĐ Chi Tiết

Kho Hàng

Thông báo người dùng nhập sai MK

Đếm = đếm + 1

 Thuật toán cập nhật hóa đơn:

DL hóa đơn hợp lệ

Nhập DL của Hóa đơn

Lưu DL Hóa đơn

Cập nhật tiếp

KT

S

Đ

S Đ

BĐ

 Thuật toán xóa Dữ liệu:

Chắc chắn xóa

Không xóa bản ghi hiện hành

KT

xóa bản ghi hiện

hành

Có xóa tiếp không?

Chọn bản ghi cần xóa

Đ

Đ S

 Thuật toán lập báo cáo: