Bài giảng quản lý dự án TS mai văn nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ-QTKD BÀI GiẢNG QUẢN LÝ DỰ ÁN GV: TS Mai Văn Nam QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN I: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN II: GIÁM SÁT VÀ LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN I: QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN I Quản lý dự án gì? Là việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN II Nội dung quản lý dự án Tổ chức Kiến thức Nhân Kỹ Quản lý Thời gian Công cụ Chi phí Kỹ thuật Mâu Thuẫn QUẢN LÝ TỔ CHỨC Các đặc điểm văn hoá (văn hoá cộng đồng) Tính đồng hành vi ứng xử: Khi cá nhân liên quan đến DA làm việc với nên sử dụng ngôn ngữ, hình thức cách cư xử Các chuẩn mực: Là quy định, ràng buộc có ý nghĩa chi phối hoạt động thành viên DA Tính tham gia cộng đồng: Là lợi ích kết mong đợi (mục tiêu DA) mà DA mong đợi cần cộng đồng ủng hộ, chấp nhận, tham gia chia sẻ QUẢN LÝ TỔ CHỨC Các đặc điểm văn hoá cộng đồng Chính sách khuyến khích động viên: Cần có sách khuyến khích động viên DA cá nhân tích cực tham gia Bầu không khí làm việc: Cần tạo điều kiện làm việc, cách thức cư xử quan hệ hợp tác tốt người DA DA với bên Kỹ quản lý tổ chức: Phát huy mạnh, lực khả đặc biệt thành viên DA để thực thành công công việc cụ thể QUẢN LÝ TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức Các cấp độ cấu tổ chức: Lãnh đạo; Trợ lý; Thực  Địa phương; Nhà tài trợ; Dự án; Tiểu dự án; Cộng đồng QUẢN LÝ NHÂN SỰ Người cán QLDA cần tìm câu trả lời cho câu hỏi sau:  Dự án cần đối tượng nhân nào?  Có thể tuyển họ đâu?  Bố trí họ nào? (cơ cấu tổ chức hợp lý?) QUẢN LÝ NHÂN SỰ  Chuẩn bị bảng mô tả công việc cho chức danh  Bố trí sử dụng nhân lực Cần ý đến vấn đề tổ chức: - Đối với dự án mới, nên xác định cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm nhân để việc quản lý thuận tiện hiệu - Đối với dự án triển khai, việc bố trí nên tính đến khả thích ứng nhân khả tiếp nhận tổ chức nhân nhằm đảm bảo tạo môi trường làm việc tốt cho nhân GIÁM SÁT DỰ ÁN Các loại báo (tt):  Chỉ báo tổ chức/hoạt động: báo giúp xác định khó khăn mặt tổ chức chức hoạt động; báo cần áp dụng thật phù hợp với trường hợp cụ thể Ví dụ: hệ thống tổ chức, số lượng nhân tuyển dụng, …  Chỉ báo xã hội: báo liên quan đến khía cạnh xã hội hầu hết hoạt động/dự án GIÁM SÁT DỰ ÁN Đối với DA/chương trình tín dụng:  Quy mô khoản tín dụng; tiêu chuẩn xác định  Tiêu chuẩn lựa chọn đối tượng thụ hưởng  Tỷ lệ hoàn vốn  Đối với DA/chương trình đào tạo:  Bao lâu tổ chức lần (tần suất)  Tỷ lệ tham dự  Các báo định tính GIÁM SÁT DỰ ÁN Đối với nhân viên văn phòng DA:  Chỉ báo định lượng: số lần tần suất thăm vùng DA  Chỉ báo định tính: chủ đề chuyến thăm, chất lượng báo cáo GIÁM SÁT DỰ ÁN Phiếu giám sát hoạt động: Để thu thập thông tin cần thiết nhằm đo lường báo, áp dụng phiếu giám sát sau GIÁM SÁT DỰ ÁN Phiếu kiểm kê Dự án ………………………………………………………………………… Sản phẩm: phân bón Ngày Mô tả Lượng Lượng Đơn vào giá 02/01/99 Tồn đầu kỳ 3T 25/01/99 Mua từ …… 2T 26/02/99 Bán cho … 4T 1T 20/5/99 Bán cho … 0.5T 0.5T 15/7/99 Mua từ …… 2T 2.5T 20/9/99 Mua từ …… 2.5T 5T 10/10/99 Bán cho … 2T 3T 15/12/99 Bán cho … 2.5T 0.5T 31/12/99 Tồn cuối kỳ (1) Tổng Tồn kho 3T 5T 0.5T GIÁM SÁT DỰ ÁN Phiếu giám sát tín dụng Tên dự án: ………………………………… Chu kỳ: năm Lãi suất: 10% Địa điểm: ………………………………… Quy mô: 01 triệu Ngày Số vay 01/6/99 625.000 Trả hàng năm (cả lãi) Đã trả 250.000 x Cần trả tiếp 750.000 01/6/00 250.000 500.000 01/6/01 250.000 250.000 01/6/02 250.000 00 GIÁM SÁT DỰ ÁN Phiếu giám sát tín dụng Tên dự án: ………………………………… Chu kỳ: năm Lãi suất: 10% Địa điểm: ………………………………… Quy mô: 01 triệu DS người thụ hưởng Số tiền vay Số tiền phải trả Ngày dự kiến trả Trả vốn vay ngày số tiền Nợ GIÁM SÁT DỰ ÁN Giám sát tài chính: Giám sát tài không quy trình mang tính nghiệp vụ kếù toán nhằm thu thập liệu kế toán, mà công cụ hỗ trợ công tác định Giám sát tài giúp phát phân tích sai lệch trình thực hiện, từ tìm cách điều chỉnh GIÁM SÁT DỰ ÁN Giám sát tài chính: Dự toán ngân sách Dự án: …………………………………………………… Hoạt động Ngân sách dự kiến hàng năm Ngân sách thực cấp Chi quý/ tháng Chi quý/ tháng … Tổng chi GIÁM SÁT DỰ ÁN Giám sát tài chính: Giám sát thu-chi Dự án: ……………………………………………………………………………… … Ngày Tổng cộng Hoạt động Thu Chi GIÁM SÁT DỰ ÁN Giám sát tài chính: Bảng cân đối thu-chi Dự án: ………………………………………………………………………… Ngày Tổng cộng Hoạt động Thu Chi Cân đối LƯỢNG GIÁ Tại phải lượng giá? Lượng giá mục tiêu kiểm tra giám sát  Lượng giá mục tiêu tăng lực, hoàn thiện Lượng giá mục tiêu rút kinh nghiệm, học tập LƯỢNG GIÁ Kế hoạch lượng giá  Hoạch định trước  Hợp đồng tư vấn  Sử dụng TOR Quản lý rủi ro Những điểm cần kiểm tra nhà QLDA:  Nếu bạn không quản lý rủi ro, rủi ro quản lý bạn  Rủi ro liên quan trực tiếp đến tính không chắn;  Quản lý rủi ro nên tập trung vào việc giải hiệu ứng âm (negative externalities), hay mối đe doạ  Bốn bước quản lý rủi ro hiệu ứng âm (negative externalities): (1) Xác định loại rủi ro xảy -> (2) xác định XS (P) mức thiệt hại (Q) -> (3) xác định mức độ rủi ro (PxQ) trung bình, thấp nhất, cao -> (4) chọn lựa giải pháp phù hợp để hạn chế rủi ro (chú ý biên độ biến động mức rủi ro)  Quản lý rủi ro từ lúc ý tưởng DA -> DA tiền khả thi -> DA khả thi -> phê duyệt DA -> trình thực DA  QUẢN LÝ DA: “Nếu bạn không quản lý rủi ro, rủi ro quản lý bạn”! [...]... hiện về chi phí của dự án do giá thực tế thay đổi so với giá dự toán: CLGIÁ = P1Q1 - PkQ1  Các chỉ số thực hiện: CSTDKL = PkQ1/PKQK CSTDG = P1Q1/PkQ1 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ Dự báo thực hiện chi phí tương lai:  Dự báo chi phí để hòan thành dự án (DBCP) DBCP = (PkQTH – PkQ1) x CSTDG Ở đó PkQTH là dự chi tại thời điểm hòan thành dự án 4 QUẢN LÝ MÂU THUẪN Bốn câu hỏi:  Mục tiêu của dự án là gì, của tiểu...2 QUẢN LÝ NHÂN SỰ  Việc quản lý nhân sự luôn gắn liền với quy trình tổ chức, các chuẩn mực hoạt động, sự phân công – phân nhiệm rõ ràng, động viên – khuyến khích 2 QUẢN LÝ NHÂN SỰ Lý thuyết nhu cầu của Maslow Tự thể hiện Tự trọng Cấp cao Xã hội An toàn Sinh lý (nhu cầu thiết yếu) Cấp thấp 2 QUẢN LÝ NHÂN SỰ Ứng dụng thuyết nhu cầu của Maslow: Muốn động viên mức độ tham gia DA của cộng đồng: cán bộ... tham dự (hội họp) hay không Biết cách nói ‘không’ Bắt đầu ngay 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Quản lý thời gian hiệu quả (tt) Giải quyết những việc khó, việc quan trọng trước Từ chối tham gia những hoạt động không cần thiết Xây dựng lịch tiếp khách Kiểm soát thời gian điện thoại Xác định có nên đi công tác hay không Làm việc khi dừng chân trong các chuyến công tác …… 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Biểu mẫu quản lý. .. công việc đã được hòan thành 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ Đánh giá thực hiện  Chênh lệch chi phí thực hiện: Chỉ ra trên thang thời gian dự án chậm bao nhiêu so với kế họach CHI PHÍ = P1Q1 – PkQk  Chênh lệch chi phí do tiến độ thực hiện: Đo sự thực hiện về chi phí của dự án do sự chênh lệch về khối lượng thực tế thực hiện so với kế hoạch KHỐI LƯỢNG = PkQ1 – PkQk 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ Đánh giá thực hiện (tt)  Chênh... bị ai đó làm gián đoạn? Bạn có đề ra một quy trình để xử lý gián đoạn không? Bạn có thể làm việc liên tục mà không bị gián đoạn không? Khi đó có phải làm thêm giờ không? 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Các câu hỏi liên quan đến quản lý thời gian (tt) Bạn xử lý thế nào đối với các vị khách bất ngờ và những cú điện thoại không mong đợi? Bạn hoàn thành công việc nhiều hơn hay ít hơn 3 hoặc 6 tháng trước? Bạn... thực hiện theo từng giai đoạn để xem số thực chi nhiều hơn hay ít hơn số dự toán Nhược điểm: Trong quản lý dự án, chỉ phân tích chênh lệch về chi phí là không đủ, bởi vì nó không chỉ tạo ra bao nhiêu phần công việc đã hoàn thành và cũng không chỉ ra chi tiêu trong tương lai sẽ là bao nhiêu 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ Các khái niệm cơ bản  Dự chi của công việc theo kế họach: PkQk Tổng chi phí (hoặc giá trị) của... tại của con người 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Các kinh nghiệm: “Một số cán bộ QLDA ít kinh nghiệm thường có thời gian làm việc ngoài giờ rất lớn và họ cho rằng đây là cách duy nhất hiệu quả giải quyết công việc tồn động” “Trong khi đó, các cán bộ QLDA có kinh nghiệm cảm thấy thoải mái hơn nhờ biết cách phân quyền và sử dụng có hiệu quả” 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Các câu hỏi liên quan đến quản lý thời gian Bạn có... cần làm Hoàn thành 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Tuần: …………/tháng………./………… Thời gian Ưu tiên Đã bắt đầu Đang thực hiện Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu Thứ bảy Chủ nhật Hình 2.3b – Công việc hàng tuần Hoàn thành 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Lời khuyên dành cho cán bộ QLDA: Biết khả năng hoàn thành công việc hàng ngày, hàng tuần của chính mình và của nhân viên để có sự phân công thực hiện hợp lý; Hiểu được năng... GIAN Một số nguyên nhân làm mất thời gian của cán bộ QLDA (tt) Những vị khách bất ngờ và những cuộc điện thoại không mong đợi; Quá nhiều hội họp, đi công tác xa, … Có quá nhiều người cùng làm việc trong một không gian chật hẹp; Thiếu năng lực quyết định; V.v …… 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN Quản lý thời gian hiệu quả Có nhiều kỹ thuật giúp cán bộ QLDA sử dụng hợp lý nhất thời gian của mình: Phân quyền Bám... của các dự án khác, với mục tiêu chiến lược phát triển địa phương hay định hướng phát triển địa phương không?  Tại sao mâu thuẫn lại xuất hiện?  Chúng ta có thể giải quyết những mâu thuẫn đó bằng cách nào?  Có những tiên đoán hay điều tra nào có thể giúp xác định mâu thuẫn trước khi nó xảy ra? 4 QUẢN LÝ MÂU THUẪN Các dạng mâu thuẫn thường gặp:  Mâu thuẫn về cách thức xếp ưu tiên trong dự án;  Mâu ...QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN I: QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN II: GIÁM SÁT VÀ LƯỢNG GIÁ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN PHẦN I: QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN I Quản lý dự án gì? Là việc... dự án để đáp ứng yêu cầu dự án QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN II Nội dung quản lý dự án Tổ chức Kiến thức Nhân Kỹ Quản lý Thời gian Công cụ Chi phí Kỹ thuật Mâu Thuẫn QUẢN LÝ TỔ CHỨC Các đặc điểm văn. .. P1Q1/PkQ1 QUẢN LÝ CHI PHÍ Dự báo thực chi phí tương lai:  Dự báo chi phí để hòan thành dự án (DBCP) DBCP = (PkQTH – PkQ1) x CSTDG Ở PkQTH dự chi thời điểm hòan thành dự án 4 QUẢN LÝ MÂU THUẪN