NHỮNG KHÓ KHĂN, THUẬN LỢI CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ CƠ QUAN THÔNG TIN – THƯ VIỆN KHI ÁP DỤNG CNTT Việc ứng dụng tin học hoạt động thư viện – thông tin diễn vòng chục năm gần làm thay đổi diện mạo ngành thư viện – thông tin Công nghệ thông tin tạo thuận lợi thách thức cho ngành thư viện – thông tin Khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý thư viện nảy sinh nhiều vấn đề sau: Tổ chức nguồn nhân lực: Những nhiệm vụ không phân chia đồng theo sơ đồ cũ khối lượng công việc thêm vào nhằm phát triển trì hoạt động CNTT lúc phù hợp với trật tự có Một số việc liên quan đến phận thư viện truyền thống số việc khác lại liên quan đến Nhìn chung công tác tin học hóa thư viện đưa đến cho đội ngũ cán làm việc nhiều nhiệm vụ Nhiều công việc xuất mà trước chưa có làm Làm việc tình trạng liên tục thay đổi có nghĩa phải thường xuyên đương đầu với nhiệm vụ công nghệ mới, cạnh tranh với đồng nghiệp sức ép liên tục để thực thi công việc không để tụt hậu Một việc phải thay đổi mối ưu tiên kế hoạch chiến lược thư viện, thực tất nhiệm vụ với đội ngũ cũ vấn đề Nói mặt hành nhiều thư viện có cấu tổ chức theo hệ thống cũ tức dựa phòng ban truyền thống phòng bổ sung, phòng biên mục, phòng tạp chí, Nhân viên cảm thấy yên tâm khung hành nhiều người số họ có chức vụ đặc quyền khác Nhiệm vụ phân cấp thường định rõ hệ thống khó thay đổi Có nhiều lý lẽ để biện minh cho cấu tổ chức thư viện theo kiểu truyền thống số cán chưa hiểu hết lợi ích ứng dụng CNTT họ có tư tưởng ngại thay đổi ảnh hưởng đến quyền lợi họ Tin học hóa hoạt động hoàn toàn đơn vị thư viện thông tin người quản lý chưa thể có đủ kinh nghiệm để hiểu lường tất công tác có liên quan đến nhiệm vụ tin học hóa Vào thời điểm vấn đề phù hợp với hoàn cảnh chưa thích hợp tương lai Một số nhiệm vụ đưa tới phòng ban số nhiệm vụ biến sau thời gian công việc cụ thể hoàn thành Vì có cách tiếp cận khác làm cho thư viện đáp ứng nhiệm vụ mà không làm thay đổi tổ chức nhân mặt hành thư viện Giải pháp cho vấn đề số phận thư viện phải kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ Ví dụ phòng nghiệp vụ làm thêm công tác đào tạo người sử dụng Khi máy tính thư viện ngày tăng việc thiếu nhân viên có đủ tri thức kỹ thuật trở thành rào cản cho phát triển lớn mạnh Mạng Internet mở nhiều hội mới, nhân viên có nhiều tri thức hiểu biết kỹ thuật Để mở rộng dịch vụ thư viện nối mạng đầu tư nhiều ngân sách cần phải có mức độ bảo dưỡng kỹ thuật thật tốt Nhu cầu cần có phận kỹ thuật thư viện kết phát triển thư viện đại Tuy nhiên nhiều thư viện với quy mô vừa nhỏ khó xin thêm biên chế cho phận kỹ thuật nên giải pháp cho vấn đề đảm bảo kỹ thuật phát triển cán thư viện lĩnh vực công nghệ thông tin, vừa không phát sinh biên chế mà vận hành hoạt động hệ thống Những thay đổi xảy tương lai hoạt động quản lý, tổ chức nhân sự: họat động bị ảnh hưởng nhiều phát triển thư viện đại Khó tiên đoán chất tốc độ thay đổi thư viện đại nhân tố xác định tương lai tổ chức thư viện Nhờ thành tựu công nghệ mà số phận thư viện không cần nhiều nhân viên phận liên thư viện phận phân phối tài liệu ngày có nhiều tư liệu mạng cho người dùng tin Những thay đổi công tác nghiệp vụ: So với phương pháp truyền thống áp dụng CNTT hoạt động nghiệp vụ thay đổi nhiều cụ thể số công đoạn sau: * Bổ sung: Trước người cán bổ sung phải đến nhà xuất để lấy danh mục sách sau lựa chọn loại tài liệu phù hợp với đơn vị tiến hành bổ sung, với CNTT người cán việc truy cập vào Website nhà xuất để xem đặt sách cần thiết Thông thường sách nhà xuất có biên mục sẵn nên tiết kiệm thời gian khâu xử lý tài liệu Bổ sung theo phương pháp thực tra trùng xử lý trùng cách dễ dàng, điều mà phương pháp truyền thống thực Lưu trữ toàn thông tin công tác bổ sung giúp người quản lý theo dõi trạng thực đơn đặt, kế toán ngân sách bổ sung từ giúp cho việc quản lý tài liệu bổ sung tài có hiệu Khi áp dụng CNTT thư viện tiến hành bổ sung tập thể nhằm để giảm chi phí Để hoạt động bổ sung liên thư viện có hiệu tổ hợp thư viện cần có thư viện có sức mua tài liệu tương đương để thành viên tổ hợp gánh chịu chi phí ngang Cách tiếp cận theo hình thức liên thư viện sử dụng để xây dựng nội dung kỹ thuật số, hỗ trợ cho chi phí số hóa tư liệu trở thành nét đặc trưng dịch vụ thư viện chúng trở nên phổ biến Tất điều khiến cho vai trò người thủ thư bị mai dần với tư cách người lựa chọn tài liệu * Biên mục: Đối với công tác biên mục xuất hình thức biên mục mạng hay gọi biên mục chép Điều có nghĩa người cán biên mục lấy thông tin thư mục danh sách tài liệu mà đơn vị đăng ký bổ sung tìm tài liệu mạng thông qua số ISBN (mỗi sách có số này) Sau thêm số yếu tố riêng đơn vị như: ký hiệu kho, ngày tháng xử lý tài liệu Việc biên mục giúp cho cán xử lý tài liệu tiết kiệm nhiều thời gian, đồng yếu tố xử lý Giống công tác bổ sung tiến hành biên mục tập trung thư viện Hình thức giúp cho thư viện tiết kiệm kinh phí xử lý tài liệu đồng yếu tố mô tả * Quản lý lưu thông tài liệu: CNTT tạo công cụ hữu ích cho người quản lý so với phương pháp quản lý truyền thống cho phép thực quản lý nghiệp vụ yêu cầu (qua mạng phiếu) như: mượn/trả, gửi/trả, phôtô tài liệu Người quản lý xem thông tin bạn đọc: thông tin cá nhân, thông tin mượn trả, thông tin lịch sử mượn trả đồng thời tra cứu tài liệu để nắm tình trạng tài liệu đó: đâu, nắm giữ, đến hạn trả Có thể tiến hành thống kê số lượng phục vụ tần suất sử dụng tài liệu cách dễ dàng thuận tiện Nhờ áp dụng hệ thống mã vạch, cán thư viện thực thao tác xuất, nhập tài liệu nhanh chóng xác, đưa liệu mượn trả tài liệu công cụ đắc lực cho việc quản lý lưu thông tài liệu, hệ thống quản lý thông tin đại Có thể nói quản lý lưu thông công cụ đắc lực hỗ trợ cho cán quản lý nhiều việc định * Tra cứu tìm tin trực tuyến: Tra cứu tìm tin theo phương pháp đại cho phép người dùng tìm kiếm theo điểm truy cập khác theo tên tài liệu, tên tác giả theo số ( phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, ISBN, ISSN ), nước xuất bản, ký hiệu xếp giá, tìm kiếm cao cách tự động tổ hợp từ tìm kiếm theo toán tử tùy theo lựa chọn Ngoài cung cấp cho người dùng khả tìm kiếm toàn văn tóm tắt tài liệu xuất phẩm số hóa Với chức độc giả không nhiều thời gian việc tìm kiếm tài liệu kết tìm tin xác Đây công cụ hữu ích cho bạn đọc việc tiếp cận nguồn thông tin thư viện * Sản phẩm dịch vụ thông tin: Xuất nhiều loại hình sản phẩm thông tin mới: CSDL, tin điện tử, sách điện tử, trang chủ Các dịch vụ thông tin mới: tra cứu trực tuyến, tra cứu chọn lọc Các sản phẩm dịch vụ thông tin coi hàng hóa nên người quản lý cần phải có chiến lược việc đánh giá, lựa chọn, phát triển Nếu tổ chức tốt sản phẩm dịch vụ thông tin có chất lượng cao nguồn kinh phí để bổ sung cho hoạt động thư viện * Vấn đề an ninh thư viện: Khi áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện vấn đề xuất an ninh thư viện Công tác an ninh thư viện hiểu hoạt động để bảo vệ tài sản thư viện thiết bị đại Các thiết bị để đảm bảo cho công tác anh ninh thư viện cổng từ, camera, Thực tốt công tác an ninh thư viện hạn chế mát tài liệu phận phục vụ tự chọn kho mở, phòng đa phương tiện Kinh phí: Để tiến hành tin học hóa công tác thư viện đòi hỏi phải có nguồn kinh phí lớn mà ngân sách nhà nước cấp cho thư viện hạn chế nên vấn đề kinh phí toán nan giải cho nhà quản lý Đầu tư cho thư viện thường không thấy hiệu việc xin kinh phí khó khăn việc phát triển thư viện thường không đồng bộ, manh mún Hiện nhiều thư viện người quản lý động nên xin viện trợ tổ chức nước để đầu tư cho thư viện Nhưng vấn đề nảy sinh có nguồn tài để trì hoạt động thư viện hết nguồn kinh phí tài trợ, toán khó thư viện đơn vị kinh doanh có thu Để giải toán người quản lý phải động việc tạo sản phẩm dịch vụ thông tin có chất lượng như: dịch tài liệu, làm tổng luận, xây dựng sở liệu, để tạo nguồn thu ngân sách Những yêu cầu nhà quản lý Đứng trước hội thách thức mà CNTT mang lại nhà quản lý cần phải ý đến vấn đề sau: * Quản lý chiến lược: Để đem lại chuyển đổi sang hình thái thư viện mới, người quản lý thư viện cần phải có tầm nhìn rõ ràng, sáng sủa hình thức dịch vụ thư viện, cách thức hoạt động liệu dịch vụ đánh tương lai Tầm nhìn không xa vời hay không nên vượt sức tưởng tượng đội ngũ nhân viên để họ chấp nhận Nhưng tầm nhìn phải động lực hướng dịch vụ thư viện lên phía trước đảm bảo người chịu trách nhiệm thực cải tổ phải thực cảm thấy tâm dắc với trình Quan trọng không tầm nhìn phải bao trùm quan điểm người dùng - đối tượng phục vụ thư viện * Công nghệ thông tin: Đây vấn đề then chốt việc tin học hóa công tác thư viện nên cần quan tâm đầu tư tốt Người quản lý phải nắm bắt công nghệ để tiến hành tổ chức quản lý tốt hoạt động thư viện Phải nắm quy trình xử lý tài liệu, tạo sản phẩm dịch vụ thông tin chất lượng cao * Nhân tổ chức nhân sự: Vì quản lý nhân thuộc quản lý xã hội phức tạp nên đòi hỏi người lãnh đạo phải hiểu biết kỹ thành viên quyền quản lý trình độ nhận thức, khả chuyên môn, mức độ sử dụng ngoại ngữ Từ hiểu biết phân công, điều động người việc có chế độ ưu đãi thích hợp để nhân viên yên tâm công tác, cống hiến hết khả họ Người quản lý phải có sách việc bồi dưỡng cho nhân viên trình độ chuyên môn, khả sử dụng máy tính ngoại ngữ Người quản lý phải có chiến lược việc phát triển nguồn để tránh hẫng hụt vị trí công tác ... thông tin có chất lượng cao nguồn kinh phí để bổ sung cho hoạt động thư viện * Vấn đề an ninh thư viện: Khi áp dụng CNTT vào hoạt động thư viện vấn đề xuất an ninh thư viện Công tác an ninh thư. .. * Công nghệ thông tin: Đây vấn đề then chốt việc tin học hóa công tác thư viện nên cần quan tâm đầu tư tốt Người quản lý phải nắm bắt công nghệ để tiến hành tổ chức quản lý tốt hoạt động thư viện. .. việc quản lý tài liệu bổ sung tài có hiệu Khi áp dụng CNTT thư viện tiến hành bổ sung tập thể nhằm để giảm chi phí Để hoạt động bổ sung liên thư viện có hiệu tổ hợp thư viện cần có thư viện có