Bài giảng soạn thảo thư chào hàng TS vũ thế dũng

Core Consultant Course Soạn Thảo Thư Chào Hàng TS Vũ Thế Dũng Đại Học Bách Khoa Tp.HCM ©MPDF 2005 All rights reserved Tôi học gì? Cuối buổi học này, bạn có thể:  Giải thích “Một thư chào hàng gì?”  Hiểu cách cấu thư chào hàng chuyên nghiệp  Có kinh nghiệm việc thiết lập đề án  Có kinh nghiệm với thách thức đặc thù từ phía khách hàng trình bày đề án ©MPDF 2005 All rights reserved Chuơng trình Thư chào hàng gì? Bạn có nắm rõ khách hàng muốn / cần gì? Bạn muốn thực dự án nào? Lợi ích khách hàng gì? Kể việc hợp lý… Chuyển đổi thông điệp cho thích ứng với nhu cầu khách hàng Tại họ nên thuê bạn? Các ví dụ nguồn lực ©MPDF 2005 All rights reserved Chương trình Thư chào hàng gì? Bạn có nắm rõ khách hàng muốn / cần gì? Bạn muốn thực dự án nào? Lợi ích khách hàng gì? Kể việc hợp lý… Chuyển đổi thông điệp cho thích ứng với nhu cầu khách hàng Tại họ nên thuê bạn? Các ví dụ nguồn lực ©MPDF 2005 All rights reserved Thư Chào Hàng Là Gì? a) Một báo cáo đáp lại “Yêu cầu gửi thư chào hàng (Request For Proposal) b) Một buổi trình bày để cấu buổi họp bán hàng c) Một hội để bạn thể bạn thật hiểu nhu cầu khách hàng đáp ứng d) Một dịp để truyền đạt thông tin chiến dịch bán hàng e) …tất yếu tố ©MPDF 2005 All rights reserved Bạn Cần Lưu Ý Điều Gì?       Bạn có hiểu rõ khách hàng muốn / cần gì? Bạn muốn thực dự án mức độ nào? Những lợi ích phía khách hàng? Tường thuật kiện hợp lý… Biến đổi thông điệp bạn theo nhu cầu khách hàng Tại họ nên thuê bạn? Với hình thức nào? Thư, Báo cáo, Trình bày? ©MPDF 2005 All rights reserved Bạn Có Hiểu Rõ Khách Hàng Muốn / Cần Gì?  Thể bạn hiểu tường tận thách thức  Nhắc lại vấn đề, hoàn cảnh khách hàng  Họ cần giúp đỡ chỗ nào? Hãy xem xét công ty, lĩnh vực kinh doanh họ vận dụng kinh nghiệm bạn để bình luận vấn đề: “…Theo kinh nghiệm vấn đề điển hình mà doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam hay gặp phải qui mô công ty họ tăng trưởng đến 200 nhân viên ”    Hòan cảnh /Vấn đề Giải pháp / Dự án Xây dựng “vấn đề nóng bỏng”  Chỉ họ thực cần thực dự án  Vấn đề trở nên trầm trọng mức độ khoảng tháng / năm vấn họ không đầu tư vào dự án này? Điều bạn không ? Nêu phần thưởng  Nếu khách hàng đầu tư bây giờ, năm sau họ gì? ©MPDF 2005 All rights reserved Bạn Muốn Thực Hiện Dự Án Đến Mức Độ Nào? Hỏi: Bạn / bạn có muốn thực dự án? Xem xét nỗ lực (thời gian tiền bạc) bạn muốn đầu tư để lấy dự án Tùy thuộc vào: Mức độ cạnh tranh đợt thầu? Bạn “nhập cuôc để thắng” hay biết trước bạn không lấy hợp đồng? Độ sâu mức quan hệ bạn với khách hàng? Tầm quan trọng khách hàng công ty bạn? Sự chắn hành động khách hàng Bao nhiêu thời gian/nổ lực bạn đầu tư vào dự thầu? ©MPDF 2005 All rights reserved Những Lợi Ích Cho Khách Hàng ?  Đâu giá trị cho khách hàng? Có lý hấp dẫn để thực dự án không ?  Nếu Có – Bạn cần giải thích:  Đâu giá trị khách hàng? Tóm Tắt  Các khoản chi phí ? Tình Huống  Thời gian hoàn vốn?  Nếu KHÔNG thực ?  Sử dụng tình kinh doanh (đơn giản) giúp bạn hiểu giá trị dựa án mang đến (hoặc không)  Nếu Không - Dừng lại nói cảm ơn với với khách hàng ©MPDF 2005 All rights reserved Thế Nó có Giống Tình Huống Kinh doanh Không?  Tình kinh doanh tư liệu cho thư chào hàng  Những kết phân tích giúp bạn chứng minh bạn nên thực dự án  Trong vài trường hợp, tình khác giúp bạn đưa đề nghị tốt cho khách hàng  Các chi tiết đưa vào phụ lục  Nếu theo tình bạn thấy dự án không đáng để làm thảo luận điều với khách hàng (đừng phí thời gian để làm thư chào hàng) ©MPDF 2005 All rights reserved Thư Chào Hàng Cái gì?  TạI Sao? – Có phải đáp ứng nhu cầu khách hàng?  TạI sao? - Bởi tạo nhiều giá trị cho công ty chi phí để thực dự án  Như nào?  Bao Nhiêu?  TạI lại chúng ta?  Tóm tắt Tình Huống 10 Tường Thuật Một Sự Kiện Hợp Lý… Cái & sao? Hoàn cảnh  Vấn đề Giải pháp Như nào? Giá trị Cách tiếp cận Nguồn lực Kinh nghiệm CVs Thư ủy nhiệm Hoàn cảnh khách hàng – Ngành kinh doanh, vị canh tranh   Vấn đề gặp phải gì?  Dấu hiệu vấn đề gì?   Bạn khuyến cáo điều gì? Tại lạI lưa chọn  Điều thuộc phạm vi ? / phạm vi dự án?  Những sản phẩm chuyển giao?    Tiến trình thư chào hàng tốt bạn dến mục LÀM NHƯ THế NÀO, bạn thực việc bán hàng ©MPDF 2005 All rights reserved  Những ảnh hưởng chủ yếu gì? Dự toán lợi ích & chi phí giả định, Phân tích tính nhạy cảm rủi ro? Thời gian hoàn vốn?  Bạn mang đến thay đổi nào?  Những cột mốc quan trọng gì? Những thành công ?  Những rủi ro yếu tố phụ thuộc?   Những kỹ cần có?  Đội ngũ tư vấn dự án / Yêu cầu nguồn lực từ khách hàng  Trước bạn thực việc đâu?  Chứng hỗ 11 trợ  Biến đổi thông điệp bạn cho thích ứng với khách hàng Bạn phải hiểu giá trị khác khách hàng Mỗi cá nhân có vai trò khác tiến trình mua hàng Ai với vai trò chấp nhận thư chào hàng bạn?    Những vai trò yếu  Người mua kinh tế (economic buyer)sẽ định chấp thuận sau cùng($)  Người mua với tư cách ngườI sử dụng đánh giá ảnh hưởng sản phẩm đến cách thực công việc  Chuyên gia từ chối giải pháp/phương pháp tiếp cận dựa góc độ kỹ thuật Những vai trò hỗ trợ  Những người có ảnh hưởng tác động đến định mua hàng  Người huấn luyện cung cấp thông tin hỗ trợ việc bán hàng Những giá trị khách hàng thay đổi, có thời điểm giá trị trở nên mâu thuẫn – thí dụ như:  Sự đầu tư mang tính chiến lược dài hạn khác biệt với đầu tư ngắn hạn  Phần mềm chi phí thấp khác với hệ thống dễ sử dụng ©MPDF 2005 All rights reserved 12 Thí dụ: Những Giá Trị Người Mua Khác Nhau “Chúng ta nên mua sản phẩm cho hệ thống quản lý kế toán ” Người sử dụng Trợ lý hành Thao tác tốt hơn/nhanh hơn/dễ dàng Độ tin cậy hệ thống Sư gia tăng hiệu qủa Dễ học dễ sử dụng Thêm nhiều kỹ Tổng Giám Đốc Giám đốc tài Chuyên gia Kinh tế Đáp ứng nhu cầu tốt Chi phí Giải pháp kỹ thuật tốt Phù hợp vớI ngân sách Tăng suất Khả tạo lợi nhuận Độ linh họat Tỷ lệ hòan vốn đầu tư ©MPDF 2005 All rights reserved chức hoạt động tốt Những khác có ảnh hưởng đến đinh mà bạn đáp ứng được? Sự phù hợp với luật lệ / quy định Độ tin cậy 13 Tại Sao Họ Nên Thuê Bạn? Bạn trả lời câu hỏi không?  Lợi cạnh tranh bạn gì?  Bằng chứng bạn chứng minh BẠN lựa chọn tốt nhất?  Thể hiểu biết bạn ngành kinh doanh họ  Mô tả kinh nghiệm bạn dự án trước  Sử dụng nghiệm có để chứng minh thuyết phục giải pháp bạn đưa  Nêu kinh nghiệm thành công với lợi ích mang lại  Chỉ kỹ kinh nghiệm độc đáo nhóm nhà tư vấn bạn  Cung cấp cho khách hàng địa tham khảo để họ kiểm tra  Đính kèm thư tham khảo (1 trang) dự án tương tự / có liên quan (ẩn danh cần) – Tốt có phần trích dẫn ý kiến khách hàng ©MPDF 2005 All rights reserved 14 Phí: Tình Thế Khó Xử…  Bạn cấu dự án nào?     Thách Thức     Thời gian & Vật chất Dựa theo cột mốc (tính phí theo sản phẩm chuyển giao) Rủi ro & phần thưởng (phần trăm phí liên hệ vớI kết kinh doanh) Cân nguồn lực thời gian Khách hàng không thích khoản phí phải trả hàng ngày cao Thiếu rõ ràng cách tính phí (và sản phẩm so với thực thi) Xem xét:  Mức lợi nhuận – dựa tổng chi phí  Mức tính phí/ Mức sử dụng ©MPDF 2005 All rights reserved 15 Tóm Tắt Điều làm nên thư chào hàng tốt đáp ứng mong đợi khách hàng?  Thuyết phục họ thuê người/công ty cho công viêc  Tự tin bạn thưc hiểu rõ vấn đề họ  Thuyết phục khách hàng nên đầu tư vào dự án  Hiểu rõ lợi ích  Tin bạn có khả thực công việc  Nghĩ bạn đề nghị mức giá hợp lý  Hiểu rõ chuyển giao cho khách hàng  Tin điều bất ngờ ngòai ý muốn khách hàng  Có thư tham khảo tốt từ khách hàng cũ bạn ©MPDF 2005 All rights reserved 16 Tập Dượt Trước Buổi Họp Nếu bạn phải trình bày thư chào hàng, đảm bảo bạn chuẩn bị tốt với thành viên nhóm:  Thống vai trò thành viên  Ai giới thiệu nhóm?  Giải điểm bất đồng thành viên – bạn phải trình bày mối liên kết hoàn toàn thống với thư chào hàng bạn  Suy nghĩ cách bạn trả lời câu hỏi / vấn đề  Thực thử nghiệm buổi họp với người khách quan đóng vai khách hàng  Gọt dũa lại trình bày bạn ©MPDF 2005 All rights reserved 17 Các Công Cụ Nguồn Lực  Các mẫu thư chào hàng  Đáp ứng theo “Yêu cầu thư chào hàng” (RFP)  Mẫu thư chào hàng theo tiêu chuẩn viết dạng Word  Cấu trúc mẫu thư chào hàng viết dạng Powerpoint ©MPDF 2005 All rights reserved 18 Chúng Ta Đã Học Được Gì? Bây bạn có thể:  Thế thư chào hàng tốt  Hiểu cách cấu trúc thư chào hàng chuyên nghiệp  Hiểu nhân tố thành công quan trọng cho thư chào hàng ©MPDF 2005 All rights reserved 19 Những Điểm Chính Cần Nhớ …  Xác lập “một tảng cấp thiết” hiểu Vấn Đề, chứng minh Cần Thiết cho Hành Động  Đưa đề xuất với GÍA TRỊ - Xác định rõ lợi ích bạn mang lại  Làm cho HẤP DẪN – kể câu chuyện, huớng theo nhu cầu ưa thích khách hàng; nắm bắt ý họ lôi kéo họ tham gia  Tại bạn? ©MPDF 2005 All rights reserved 20 [...]... hoàn toàn thống nhất với thư chào hàng của bạn  Suy nghĩ cách bạn sẽ trả lời các câu hỏi / vấn đề như thế nào  Thực hiện thử nghiệm một buổi họp với một người nào đó khách quan đóng vai là khách hàng  Gọt dũa lại bài trình bày của bạn ©MPDF 2005 All rights reserved 17 Các Công Cụ và Nguồn Lực  Các mẫu thư chào hàng  Đáp ứng theo “Yêu cầu thư chào hàng (RFP)  Mẫu thư chào hàng theo tiêu chuẩn viết... theo tiêu chuẩn viết dưới dạng Word  Cấu trúc mẫu của thư chào hàng viết dưới dạng Powerpoint ©MPDF 2005 All rights reserved 18 Chúng Ta Đã Học Được Gì? Bây giờ các bạn có thể:  Thế nào là một thư chào hàng tốt  Hiểu cách cấu trúc một thư chào hàng chuyên nghiệp  Hiểu được các nhân tố thành công quan trọng cho một thư chào hàng ©MPDF 2005 All rights reserved 19 Những Điểm Chính Cần Nhớ …  Xác lập... thế nào? Giá trị Cách tiếp cận Nguồn lực Kinh nghiệm CVs Thư ủy nhiệm Hoàn cảnh khách hàng – Ngành kinh doanh, vị thế canh tranh   Vấn đề gặp phải là gì?  Dấu hiệu của vấn đề là gì?   Bạn khuyến cáo điều gì? Tại sao lạI là sự lưa chọn này  Điều gì thuộc phạm vi ? / ngoài phạm vi của dự án?  Những sản phẩm chuyển giao?    Tiến trình của một thư chào hàng tốt là khi bạn đi dến mục LÀM NHƯ THế. .. giao) Rủi ro & phần thư ng (phần trăm phí liên hệ vớI kết quả kinh doanh) Cân bằng giữa các nguồn lực và thời gian Khách hàng không thích khoản phí phải trả hàng ngày cao Thiếu sự rõ ràng trong cách tính phí (và sản phẩm so với thực thi) Xem xét:  Mức lợi nhuận – dựa trên tổng chi phí  Mức tính phí/ Mức sử dụng ©MPDF 2005 All rights reserved 15 Tóm Tắt Điều gì làm nên một thư chào hàng tốt đáp ứng mong... hợp lý  Hiểu rõ những gì sẽ được chuyển giao cho khách hàng  Tin rằng sẽ không có những điều bất ngờ ngòai ý muốn khách hàng  Có được các thư tham khảo tốt từ các khách hàng cũ của bạn ©MPDF 2005 All rights reserved 16 Tập Dượt Trước Buổi Họp Nếu bạn phải trình bày thư chào hàng, đảm bảo rằng bạn chuẩn bị tốt với các thành viên trong nhóm:  Thống nhất vai trò của từng thành viên  Ai sẽ giới thiệu...  Trước đây bạn đã thực hiện việc này ở đâu?  Chứng cứ hỗ 11 trợ  Biến đổi thông điệp của bạn cho thích ứng với khách hàng Bạn phải hiểu những giá trị khác nhau của khách hàng Mỗi cá nhân sẽ có một vai trò khác nhau trong tiến trình mua hàng Ai với vai trò nào chấp nhận thư chào hàng của bạn?    Những vai trò chính yếu  Người mua kinh tế (economic buyer)sẽ ra quyết định chấp thuận sau cùng($)... độc đáo của nhóm những nhà tư vấn của bạn  Cung cấp cho khách hàng các địa chỉ tham khảo để họ có thể kiểm tra  Đính kèm một thư tham khảo (1 trang) của các dự án tương tự / có liên quan (ẩn danh nếu cần) – Tốt nhất là có phần trích dẫn ý kiến của khách hàng ©MPDF 2005 All rights reserved 14 Phí: Tình Thế Khó Xử…  Bạn sẽ cơ cấu dự án thế nào?     Thách Thức     Thời gian & Vật chất Dựa theo... bán hàng rồi ©MPDF 2005 All rights reserved  Những ảnh hưởng chủ yếu là gì? Dự toán lợi ích & chi phí và những giả định, Phân tích tính nhạy cảm và rủi ro? Thời gian hoàn vốn?  Bạn sẽ mang đến sự thay đổi như thế nào?  Những cột mốc quan trọng là gì? Những thành công ngay ?  Những rủi ro và yếu tố phụ thuộc?   Những kỹ năng cần có?  Đội ngũ tư vấn dự án / Yêu cầu về nguồn lực từ khách hàng. .. hưởng có thể tác động đến quyết định mua hàng  Người huấn luyện sẽ cung cấp thông tin hỗ trợ việc bán hàng Những giá trị khách hàng sẽ thay đổi, và có những thời điểm những giá trị này trở nên mâu thuẫn – thí dụ như:  Sự đầu tư mang tính chiến lược trong dài hạn khác biệt với sự đầu tư ngắn hạn  Phần mềm chi phí thấp khác với hệ thống dễ sử dụng ©MPDF 2005 All rights reserved 12 Thí dụ: Những Giá Trị... hàng tốt đáp ứng mong đợi của khách hàng?  Thuyết phục được rằng họ thuê đúng người/công ty cho công viêc  Tự tin rằng bạn thưc sự hiểu rõ các vấn đề của họ  Thuyết phục được khách hàng nên đầu tư vào dự án  Hiểu rõ các lợi ích  Tin rằng bạn có khả năng thực hiện công việc  Nghĩ rằng bạn đề nghị một mức giá hợp lý  Hiểu rõ những gì sẽ được chuyển giao cho khách hàng  Tin rằng sẽ không có những ... Các mẫu thư chào hàng  Đáp ứng theo “Yêu cầu thư chào hàng (RFP)  Mẫu thư chào hàng theo tiêu chuẩn viết dạng Word  Cấu trúc mẫu thư chào hàng viết dạng Powerpoint ©MPDF 2005 All rights reserved... Được Gì? Bây bạn có thể:  Thế thư chào hàng tốt  Hiểu cách cấu trúc thư chào hàng chuyên nghiệp  Hiểu nhân tố thành công quan trọng cho thư chào hàng ©MPDF 2005 All rights reserved 19 Những Điểm... khách hàng  Tin điều bất ngờ ngòai ý muốn khách hàng  Có thư tham khảo tốt từ khách hàng cũ bạn ©MPDF 2005 All rights reserved 16 Tập Dượt Trước Buổi Họp Nếu bạn phải trình bày thư chào hàng,