Bài giảng soạn thảo thư chào hàng TS vũ thế dũng

Cuối buổi học này, các bạn sẽ có thể:  Giải thích “Một thư chào hàng là gì?”  Hiểu cách cơ cấu một thư chào hàng chuyên nghiệp  Có kinh nghiệm trong việc thiết lập một đề án  Có kin

Core Consultant Course

Soạn Thảo Thư Chào Hàng

TS Vũ Thế Dũng Đại Học Bách Khoa Tp.HCM

Cuối buổi học này, các bạn sẽ có thể:

 Giải thích “Một thư chào hàng là gì?”

 Hiểu cách cơ cấu một thư chào hàng chuyên nghiệp

 Có kinh nghiệm trong việc thiết lập một đề án

 Có kinh nghiệm với những thách thức đặc thù từ phía

khách hàng khi trình bày một đề án

Tôi sẽ học được gì?

Chuơng trình

Thư chào hàng là gì?

Lợi ích của khách hàng là gì?

Kể một sự việc hợp lý…

Chuyển đổi thông điệp cho thích ứng với nhu cầu của khách hàng

Tại sao họ nên thuê bạn?

Các ví dụ và nguồn lực

Bạn muốn thực hiện dự án này như thế nào?

Bạn có nắm rõ khách hàng muốn / cần gì?

Chương trình

Thư chào hàng là gì?

Lợi ích của khách hàng là gì?

Kể một sự việc hợp lý…

Chuyển đổi thông điệp cho thích ứng với nhu cầu của khách hàng

Tại sao họ nên thuê bạn?

Các ví dụ và nguồn lực

Bạn muốn thực hiện dự án này như thế nào?

Bạn có nắm rõ khách hàng muốn / cần gì?

Thư Chào Hàng Là Gì?

a) Một báo cáo đáp lại “Yêu cầu gửi thư chào

hàng (Request For Proposal)

b) Một buổi trình bày để cơ cấu một buổi họp bán

hàng

c) Một cơ hội để bạn thể hiện rằng bạn thật sự

hiểu được nhu cầu của khách hàng và có thể

đáp ứng được

d) Một dịp để truyền đạt thông tin trong một chiến

dịch bán hàng

e) …tất cả những yếu tố trên

Bạn Cần Lưu Ý Điều Gì?

 Biến đổi thông điệp của bạn theo nhu cầu của

khách hàng

Với hình thức nào?

Thư, Báo cáo, Trình bày?

Bạn Có Hiểu Rõ Khách Hàng Muốn / Cần Gì?

 Thể hiện rằng bạn hiểu tường tận các thách thức

 Nhắc lại vấn đề, hoàn cảnh của khách hàng

 Họ cần sự giúp đỡ ở những chỗ nào?

 Hãy xem xét công ty, lĩnh vực kinh doanh của họ và vận

dụng kinh nghiệm của bạn để bình luận vấn đề:

“…Theo kinh nghiệm của tôi đó là những vấn đề điển

hình mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam hay

gặp phải khi qui mô công ty của họ tăng trưởng đến 200

nhân viên ”

 Xây dựng “vấn đề nóng bỏng”

 Chỉ ra tại sao họ thực sự cần thực hiện dự án

 Vấn đề hiện tại sẽ trở nên trầm trọng ở mức độ nào trong

khoảng 6 tháng / 2 năm vấn nếu họ không đầu tư vào dự

án này?

 Nêu ra phần thưởng

 Nếu như khách hàng đầu tư bây giờ, 2 năm sau họ sẽ được

Hòan cảnh /Vấn đề

Giải pháp / Dự án

Điều gì nếu bạn

không ?

Bạn Muốn Thực Hiện Dự Án Đến Mức Độ

Nào?

Hỏi: Bạn có thể / bạn có muốn thực hiện dự án?

Xem xét những nỗ lực (thời gian và tiền bạc) bạn muốn đầu tư để lấy được dự án Tùy thuộc vào:

Mức độ cạnh tranh của đợt thầu?

Bạn “nhập cuôc để thắng” hay biết trước rằng bạn

sẽ không lấy được hợp đồng?

Độ sâu và mức quan hệ của bạn với khách hàng?

Tầm quan trọng của khách hàng đối với công ty của bạn?

Sự chắc chắn trong hành động của khách hàng

Bao nhiêu thời gian/nổ lực bạn có thể đầu tư vào

dự thầu?

Những Lợi Ích Cho Khách Hàng ?

 Đâu là những giá trị cho khách hàng? Có một lý do hấp

dẫn nào để thực hiện dự án không ?

 Nếu Có – Bạn cần giải thích:

dựa án sẽ mang đến (hoặc không)

 Nếu Không - Dừng lại đây và nói cảm ơn với với khách

hàng

Tóm Tắt Tình Huống

Thế Nó có Giống Tình Huống Kinh doanh

Không?

chính cho thư chào hàng

chứng minh tại sao bạn nên thực hiện

dự án này

huống khác nhau sẽ giúp bạn đưa ra

các đề nghị tốt nhất cho khách hàng

lục

phí thời gian để làm thư chào hàng)

Thư Chào Hàng

 Cái gì?

 TạI Sao? – Có phải bởi vì

nó đáp ứng nhu cầu khách hàng?

 TạI sao? - Bởi vì nó tạo ra nhiều giá trị cho công ty hơn là chi phí để thực hiện dự án.

 Như thế nào?

 Bao Nhiêu?

 TạI sao lại là chúng ta?

Tóm tắt Tình Huống

 Những ảnh hưởng chủ yếu là gì?

 Dự toán lợi ích & chi phí và những giả định, Phân tích tính nhạy cảm và rủi ro?

 Thời gian hoàn vốn?

Tường Thuật Một Sự Kiện Hợp Lý…

Hoàn cảnh Vấn đề Giải pháp Giá trị Cách tiếp cận Nguồn lực Kinh nghiệm CVs

Thư ủy nhiệm

 Hoàn cảnh khách hàng – Ngành kinh doanh, vị thế canh tranh

 Vấn đề gặp phải là gì?

 Dấu hiệu của vấn đề là gì?

 Bạn khuyến cáo điều gì? Tại sao lạI là sự lưa chọn này

 Điều gì thuộc phạm vi ? / ngoài phạm vi của dự án?

 Những sản phẩm chuyển giao?

 Bạn sẽ mang đến sự thay đổi như thế nào?

 Những cột mốc quan trọng là gì? Những thành công ngay ?

 Những rủi ro và yếu tố phụ thuộc?

Tiến trình của một thư chào

hàng tốt là khi bạn đi dến

mục LÀM NHƯ THế NÀO,

bạn đã thực hiện việc bán







  Những kỹ năng cần có?

 Đội ngũ tư vấn dự án / Yêu cầu về nguồn lực từ khách hàng

 Trước đây bạn đã

Biến đổi thông điệp của bạn cho thích ứng

với khách hàng

Bạn phải hiểu những giá trị khác nhau của khách hàng

Mỗi cá nhân sẽ có một vai trò khác nhau trong tiến trình mua hàng Ai với vai trò nào chấp nhận thư chào hàng của bạn?

 Những vai trò chính yếu

 Người mua kinh tế (economic buyer)sẽ ra quyết định chấp thuận sau cùng($)

 Người mua với tư cách là ngườI sử dụng đánh giá sự ảnh hưởng của sản

phẩm đến cách thực hiện công việc

 Chuyên gia có thể từ chối các giải pháp/phương pháp tiếp cận dựa trên góc độ

kỹ thuật

 Những vai trò hỗ trợ

 Những người có ảnh hưởng có thể tác động đến quyết định mua hàng

 Người huấn luyện sẽ cung cấp thông tin hỗ trợ việc bán hàng

 Những giá trị khách hàng sẽ thay đổi, và có những thời điểm những giá trị này trở nên mâu thuẫn – thí dụ như:

 Sự đầu tư mang tính chiến lược trong dài hạn khác biệt với sự đầu tư ngắn hạn

 Phần mềm chi phí thấp khác với hệ thống dễ sử dụng

Thí dụ: Những Giá Trị Người Mua Khác Nhau

“Chúng ta nên mua sản

phẩm này cho hệ thống

quản lý kế toán mới bởi

vì ”

Kinh tế

Chi phí mất đi

Phù hợp vớI ngân sách

Tăng năng suất

Khả năng tạo ra lợi nhuận

Độ linh họat

Chuyên gia

Đáp ứng nhu cầu tốt nhất Giải pháp kỹ thuật tốt nhất chức năng hoạt động tốt nhất

Sự phù hợp với luật lệ / các

quy định

Người sử dụng

Thao tác tốt hơn/nhanh hơn/dễ dàng hơn

Độ tin cậy của hệ thống

Sư gia tăng hiệu qủa

Dễ học và dễ sử dụng Thêm nhiều kỹ năng

Trợ lý hành chính

Tổng Giám Đốc

Giám đốc tài chính

Những ai khác có ảnh hưởng đến quyết đinh mà bạn

Tại Sao Họ Nên Thuê Bạn?

Bạn có thể trả lời các câu hỏi này không?

 Lợi thế cạnh tranh của bạn là gì?

 Bằng chứng nào bạn có thể chứng minh BẠN là sự lựa chọn tốt nhất?

bạn đưa ra

tư vấn của bạn

tra

liên quan (ẩn danh nếu cần) – Tốt nhất là có phần trích dẫn ý kiến của khách hàng

Phí: Tình Thế Khó Xử….

 Bạn sẽ cơ cấu dự án thế nào?

doanh)

 Thách Thức

 Xem xét:

Tóm Tắt

Điều gì làm nên một thư chào hàng tốt đáp ứng mong đợi của khách hàng?

Tập Dượt Trước Buổi Họp

Nếu bạn phải trình bày thư chào hàng, đảm bảo rằng bạn

chuẩn bị tốt với các thành viên trong nhóm:

 Thống nhất vai trò của từng thành viên

 Ai sẽ giới thiệu nhóm?

 Giải quyết những điểm bất đồng giữa các thành viên – bạn

phải trình bày một mối liên kết hoàn toàn thống nhất với thư

chào hàng của bạn

 Suy nghĩ cách bạn sẽ trả lời các câu hỏi / vấn đề như thế

nào

 Thực hiện thử nghiệm một buổi họp với một người nào đó

khách quan đóng vai là khách hàng

Các Công Cụ và Nguồn Lực

Đáp ứng theo “Yêu cầu thư chào hàng” (RFP)

 Mẫu thư chào hàng theo tiêu chuẩn viết dưới dạng

Word

Cấu trúc mẫu của thư chào hàng viết dưới dạng

Powerpoint

Chúng Ta Đã Học Được Gì?

Bây giờ các bạn có thể:

 Thế nào là một thư chào hàng tốt

nghiệp

cho một thư chào hàng

Những Điểm Chính Cần Nhớ …

ích bạn sẽ mang lại

nó theo những nhu cầu và sự ưa thích của khách

hàng; nắm bắt sự chú ý của họ và lôi kéo họ tham gia