Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I.docx

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Ta biết kinh tế nước ta giai đoạn phát triển Cùng với xu hướng hội nhập nay, muốn phát triển kinh tế nữa, cạnh tranh khu vực tồn giới điều địi hỏi nỗ lực lớn tất ngành kinh tế Chúng ta muốn phát triển, muốn đưa tổ chức ngày lớn mạnh điều quan trọng phải có tảng vững chắc, mà tảng máy tổ chức doanh nghiệp Một máy tổ chức tốt có nghĩa tổ chức có cấu hợp lý, sử dụng nguồn lực hợp lý, với khoa học Khi có cấu hợp lý doanh nghiệp chắn ngày hoạt động có hiệu phát triển Một cấu tổ chức hợp lý, với khoa học tác động tích cực lớn đến hoạt động tổ chức đó, điều lại minh chứng cách tốt em thực tập trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I Qua thời gian thực tập phòng TC-CB, với hướng dẫn nhiệt tình anh chị phịng ngồi phịng, với hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo hướng dẫn Thạc sỹ : Lương Văn Úc cho em khẳng định thêm vai trò cấu tổ chức hoạt động doanh nghiệp Chính tầm quan trọng cấu tổ chức nên qua thời gian thực tập vừa qua em định lựa chọn đề tài: Hoàn thiện cấu tổ chức trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B PHẦN I CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Khái niệm,vai trò cấu tổ chức 1.1 Khái niệm Tổ chức tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Các tổ chức tồn xã hội vô phong phú đa dạng Tuy nhiên tổ chức có đặc điểm chung sau: -Mọi tổ chức mang tính mụch đích.Mục đích yếu tố tổ chức nào.Nếu khơng có mụch đích tổ chức khơng cịn lý để tồn -Mọi tổ chức đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những người có quan hệ với tổ chức hoạt động chức định -Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mụch đích-kế hoạch -Mọi tổ chức phải thu hút phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mụch đích -Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác -Mọi tổ chức cần nhà quản trị,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp người bên bên ngoàI tổ chức nguồn lực khác để đạt mụch đích hiệu cao Như tổ chức có đặc điểm trên,thiếu thuộc tính tổ chức hoạt động khơng hiệu quả.Mỗi tổ chức phải hoạt động theo hình thái cấu định Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ,mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Như mục đích cấu tổ chức bố trí,sắp xếp,và phối hợp hoạt động người tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung.Cơ cấu tổ chức phải xác định,phối hợp nhiệm vụ riêng lẻ trình hoạt động nhằm đạt mục tiêu mà tổ chức đặt Cơ cấu tổ chức thể thông qua sơ đồ cấu tổ chức.Sơ đồ tổ chức thể vị trí,mối quan hệ báo cáo kênh thơng tin thức tổ chức.Sơ đồ cấu tổ chức biểu thị mối quan hệ thức người quản lý cấp với cấp nhân viên tổ chức.Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức.Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý,cấp quyền lực tồn tổ chức 1.2 Vai trò cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức có vai trị quan trọng,quyết định đến tồn hoạt động tổ chức.Cơ cấu tổ chức hợp lý,gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu tổ chức giúp cho việc thực nhiệm vụ cách nhanh chóng,đạt hiệu cao, Ngược lại tổ chức không hợp lý với nhiều đầu mối, nhiều phận chồng chéo dẫn đến trì trệ,mâu thuẫn, hiệu quả.Vì cần phải đánh giá mức độ hợp lý cấu tổ chức.Một cấu tổ chức coi hợp lý khơng có vừa đủ phận cần thiết để thực chức tổ chức mà phải có tập thể vững mạnh với người có đủ phẩm chất cần thiết để thực chức công việc giao Những yêu cầu cấu tổ chức Từ ta thấy cấu tổ chức có vai trị quan trọng tổ chức.Do tầm quan trọng cấu tổ chức nên xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau đây: Thứ tính mục tiêu.Một cấu tổ chức coi có kết thực trở thành công cụ hữu hiệu để thực mục tiêu tổ chức SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B Thứ hai tính tối ưu.Trong cấu tổ chức có đầy đủ phân hệ, phận người để thực hoạt động cần thiết.Giữa phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ Thứ ba tính tin cậy.Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ tất thông tin sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức Thứ tư tính linh hoạt.Được coi hệ tĩnh, cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức ngồi mơi trường Thứ năm tính hiệu quả.Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí nhỏ Những nguyên tắc tổ chức Để tổ chức hoạt động có hiệu cần tuân thủ nguyên tắc sau tổ chức Thứ nguyên tắc xác định theo chức năng.Một vị trí cơng tác hay phận định nghĩa rõ ràng theo kết mong đợi, hoạt động cần tiến hành, quyền hạn giao mối liên hệ thông tin với vị trí cơng tác hay phận khác, người chịu trách nhiệm đóng góp xứng đáng cho việc hồn thành mục tiêu tổ chức Thứ hai nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn Việc giao quyền cho người cần phảI tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả thực kết mong muốn Thứ ba nguyên tắc bậc thang.Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao tổ chức đến vị trí bên rõ ràng, vị trí chịu trách nhiệm định rõ ràng q trình thơng tin tổ chức có hiệu Thứ tư nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhiệm Ta biết quyền hạn quyền cụ thể để tiến hành công việc giao trách nhiệm nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, trách nhiệm hành động lớn trách nhiệm nằm quyền hạn giao phó, khơng thể nhỏ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Thứ năm nguyên tắc tính tuyệt đối trách nhiệm.Cấp phải chịu trách nhiệm việc thực nhiệm vụ trước cấp trực tiếp mình, họ chấp nhận phân công quyền hạn thực thi cơng việc, cịn cấp khơng thể lẩn trách nhiệm hoạt động thực cấp trước tổ chức Thứ sáu nguyên tắc thống mệnh lệnh.Mối quan hệ trình báo cấp lên cấp hồn hảo, mâu thuẫn thị ý thức trách nhiệm cá nhân trước kết cuối lớn Thứ bảy nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc.Việc trì phân quyền định đòi hỏi định phạm vi quyền hạn phải người đưa không đẩy lên cấp Thứ tám nguyên tắc quản trị thay đổi Một tổ chức linh hoạt tổ chức đưa vào cấu biện pháp kỹ thuật dự đoán phản ứng trước thay đổi.Ngược lại tổ chức xây dựng cứng nhắc, với thủ tục phức tạp hay với tuyến phân chia phận vững chắc,đều có nguy đổ vỡ trước thách thức thay đổi kinh tế, trị, xã hội,cơng nghệ sinh thái Thứ chín ngun tắc cân bằng.Việc vận dụng nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, vào toàn kết cấu việc đáp ứng mục tiêu tổ chức Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 4.1 Chiến lược quản trị đại chiến lược cấu tổ chức hai mặt tách rời nhau.Bất chiến lược lựa chọn sở phân tích:(1) hội đe doạ mơi trường, (2) điểm mạnh điểm yếu tổ chức có cấu yếu tố quan trọng tổ chức.Bất kỳ chiến lược tổ chức phải phù hợp với cấu tổ chức mang lại hiệu cao Người ta chứng minh cấu chiến lược có mối quan hệ mật thiết với nhau.Điều thể thông qua bảng sau SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B Chiến lược -Kinh doanh đơn ngành nghề Cơ cấu tổ ch -Chức -Đa dạng hoạt động dọc theo dây chuyền sản xuất -Chức -Đa dạng hoá ngành nghề có mối quan hệ chặt chẽ -Đơn vị chiế -Đa dạng hố ngành nghề có mối quan hệ khơng chặt chẽ -Đa dạng hố hoạt động độc lập -Cơ cấu hỗn phận -Công ty mẹ Mối quan hệ chiến lược cấu tổ chức(trích giáo trình quản trị học trang 205) 4.2 Quy mơ Quy mô tổ chức ảnh hưởng đáng kể đến cấu tổ chức.Tổ chức có quy mơ lớn thường có xu hướng chun mơn háo, có nhiều cấp quản lý, nhiều luật lệ quy định, phận hố cao tổ chức có quy mơ nhỏ 4.3 Cơng nghệ Cơng nghệ bao gồm q trình sử dụng trí tuệ máy móc nhằm chuyển yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu phục vụ khách hành tổ chức Giữa công nghệ cấu tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:Những cơng nghệ mang tính thơng lệ cao thường gắn với cấu tổ chức tập quyền.Ngược lại, cơng nghệ khơng mang tính thơng lệ cao, tức công nghệ dựa nhiều vào kiến thức hiểu biết chuyên gia chuyên ngành thường gắn với tổ chức trao quyền 4.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực Thái độ lãnh đạo cấp cao tác động đến cấu tổ chức.Các cán quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng hình thức tổ chức điển tổ chức theo chức với hệ thống thứ bậc Khi lựa chọn mơ hình tổ chức cần xem xét đến đội ngũ cơng nhân viên.Nhân lực có trình độ, kỹ cao thường hướng tới mơ hình quản trị mở.Các nhân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp viên cấp thấp cơng nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mơ hình tổ chức có nhiều tổ đội, phận chun mơn hố tổ chức theo chức năng, mơ có phân định nhiệm vụ rõ ràng tạo hội để liên kết đối tượng có chun mơn tương đồng Như thái độ lãnh đạo cấp cao,năng lực đội ngũ nhân lực cấu tổ chức có mối quan hệ liên quan với nhau.Khi thiết kế cấu tổ chức ta phải lưu ý đến yếu tố để xây dựng cấu cho phù hợp với tổ chức 4.5 Môi trường Giữa mơi trường cấu tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.Nừu cấu tổ chức bắt kịp biến đổi mơi trường chắn tổ chức hoạt động có hiệu quả.Trong điều kiện mơi trường phong phú nguồn lực, đồng nhất, tập trung ổn định, tổ chức thường có cấu học, việc định mang tính tập trung với thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao.Ngược lại, tổ chức muốn thành công điều kiện môi trường khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính chất phi tập trung với thể lệ mềm mỏng, phận liên kết chặt chẽ với tổ đội đa chức II CÁC MƠ HÌNH QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP Mơ hình tổ chức đơn giản Mơ hình có nghĩa tổ chức khơng hình thành nên phận.Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tất nhân viên tổ chức.Còn người lao động tuyển để thực nhiệm vụ cụ thể.Với mơ hình tổ chức đơn giản phù hợp với tổ chức nhỏ hộ kinh doanh cá thể, trang trại Mơ hình tổ chức phận theo chức Theo mơ hình tổ chức phân thành phòng ban chức năng, thực hoạt động mang tính chất tương đồng như(marketing, sản xuất, tài chính, quản trị nguồn nhân lực…) hợp nhóm đơn vị cấu.Mơ hình thể qua sơ đồ sau: SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B (trích theo giáo trình quản trị học trang 173 Từ sơ đồ ta thấy ưu điểm mơ hình :Sẽ phát huy đầy đủ ưu chun mơn hố ngành nghề, giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo, tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao nhất.Tuy nhiên mơ hình có nhược điểm thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lược, thiếu phối hợp phòng ban chức năng,hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản trị chung, đổ trách nhiệm vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao Mơ hình tổ chức theo sản phẩm /địa dư/khách hàng/đơn vị chiến lược Các mơ hình tổ chức theo sản phẩm, địa dư, khách hàng, đơn vị chiến lược phát huy tác dụng tổ chức hoạt động môi trường biến động Thứ với mơ hình tổ chức theo sản phẩm thể qua sơ đồ sau: Một cách hợp nhóm phận theo sản phẩm (giáo trình quản trị học trang 175) Thứ hai với mơ hình tổ chức theo địa dư thể qua sơ đồ sau: Mô hình tổ chức theo sản phẩm địa dư(trang 176 giáo trình quản trị học) Thứ ba với mơ hình tổ chức theo khách hàng thể qua sơ đồ sau: Mơ hình phân chia phận theo khách hàng công ty thương mại(trang 175) Khi sử dụng ba mơ hình có chung ưu điểm sau:(1)tập trung ý vào sản phẩm, khách hàng lãnh thổ đặc biệt, (2)việc phối hợp hành động phịng ban chức mục tiêu cuối có hiệu hơn, (3)tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ cán quản trị chung, (4)các đề xuất đổi công nghệ dễ quan tâm, (5)có khả lớn khách hàng tính tới định, (6)sử dụng lợi nguồn lực địa phương khác nhau.Tuy nhiên ba mơ hình có số nhược điểm mà tổ chức xây dựng phải cần lưu ý là:(1)sự tranh giành nguồn lực tuyến dẫn đến Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phản hiệu quả, (2)có khó khăn việc thích ứng với yếu tố tác động lên tồn tổ chức, (3)cần nhiều người có lực quản trị chung, (4)có xu làm cho việc thực dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn, (5) làm nảy sinh khó khăn với việc kiểm sốt cấp quản trị cao Ngồi ba mơ hình tổ chức người ta sử dụng mơ hình khác mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược.Các đơn vị chiến lược phân hệ độc lập, đảm nhận hay số ngành nghề hoạt động khác tổ chức Với mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược thể qua sơ đồ sau: (trích trang 177 giáo trình quản trị học) Khi sử dụng mơ hình theo đơn vị chiến lựơc có ưu điểm (1)mơ hình giúp ta đánh giá vị trí tổ chức thị trường, đối thủ cạnh tranh diễn biến môi trường,(2) hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát sở chung thống nhất, (3) có đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng,và từ cho phép tăng cường phối hợp phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp.Tuy nhiên sử dụng mô hình gặp số khó khăn là:(1)Khi lợi ích đơn vị lấn át lợi ích tồn tổ chức dễ xuất tình trạng cục bộ, (2) kỹ thuật chuyên viên bị phân tán đơn vị chiến lược khơng chuyển giao dễ dàng, (3) cơng tác kiểm sốt cấp quản trị cao gặp nhiều khó khăn, (4) sử dụng mơ hình tính trùng lặp cơng việc tăng dấn đến chi phí cho cấu tăng Như qua mơ hình ta thấy với mơ hình có lợi nhược điểm khác nhau.Tuỳ thuộc vào mục đích chiến lược tổ chức,vào đội ngũ nhân lực tổ chức tuỳ thuộc vào môi trường mà tổ chức hoạt động lựa chọn cho mơ hình tổ chức phù hợp Mơ hình tổ chức theo ma trận SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B Mơ hình ma trận kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức khác nhau.Trong sử dụng mơ hình ma trận ta định hướng hoạt động theo kết cuối cùng,sẽ tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, kết hợp lực nhiều cán quản trị chuyên gia, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi môi trường.Tuy nhiên sử dụng mơ hình gặp phải số nhược điểm :Đó tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống mệnh lệnh, quyền lực trách nhiệm nhà quản trị trùng lắp tạo xung đột, không sử dụng mơ hình gây tốn kém, có cấu phức tạp khơng bền vững Một ví dụ kiểu mơ hình ma trận mơ hình tổ chức theo chức kết hợp với mơ hình tổ chức theo sản phẩm tổ chức theo ma trận kỹ thuật(trang 178 giáo trình quản trị học) III TÁC DỤNG CỦA VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Sự phát triển tổ chức Cơ cấu tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ đến phát triển tổ chức.Trong tổ chức cấu mà gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu tổ chức nhiệm vụ thực cách nhanh chóng đạt hiệu cao Các thông tin,nhiệm vụ từ cấp quản trị cao đến cấp thấp không bị suy diễn, chiến lược tổ chức triển khai hiệu thề tổ chức ngày phát triển.Ngược lại tổ chức có cấu cồng kềnh, nhiều phận nhiều phân hệ chồng chéo thực cơng việc tổ chức khơng có hiệu Đặc biệt tổ chức hoạt động môi trường ln biến động cấu khơng hợp lý tiền đề cho tổ chức thất bại Như tổ chức muốn tồn ngày phát triển điều quan trọng xây dựng cho tổ chức cấu phù hợp, phù hợp bên tổ chức môi trường mà tổ chức hoạt động Quá trình phát triển đất nước 10 Trước tình tơi xin đưa số đề suất vấn đề tuyển dụng tạo điều kiện cho việc ngành nghề, lao động trung tâm có cấu hợp lý tạo điều kiện cho phát triển lâu dài Trong phòng tổ chức cán nên có chuyên viên làm vấn đề tuyển dụng có nghĩa nguời với trưởng phịng ban giám đốc cơng ty hàng năm phải đánh giá chất lượng lao động trung tâm, xây dựng bảng mô tả công việc cho vị trí để từ có mục tiêu rõ ràng công tác tuyển chon 54 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp KẾT LUẬN Như qua thời gian thực tập trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I ta thấy trung tâm có cấu hợp lý, đội ngũ nhân lực có trình độ cao, đội ngũ quản lý trung tâm cao Chính điều làm sở cho trung tâm ngày phát triển, ngày mở rộng phạm vi hoạt động cạnh tranh khu vực giới Trong thời gian qua trung tâm có nhiều cố gằng việc hoàn thiện máy tổ chức quản lý, đem lại hiệu qủa cao năm vừa qua.Tuy nhiên máy tổ chức quản lý trung tâm cịn vài hạn chế, để có cấu hợp lý thời gian thực tập trung tâm cho tơi có nhìn tổng qt máy tổ chức hoạt động trung tâm Cùng với giúp đỡ anh chị phòng TCCB với phòng ban khác đặc biệt hưỡng dẫn tận tình thầy hưỡng dẫn cho tơi mạnh dạn góp vài ý kiến để làm cho máy tổ chức quản lý thêm hồn thiện Tơi mong với góp ý phần đóng góp vào việc hoàn thiện máy tổ chức trung tâm, giúp trung tâm ngày phát triển phát triển SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Đoàn thị Thu Hà, TS Nguyễn thị Ngọc Huyền-Giáo trình quản trị học TS Trần xn cầu- giáo trình phân tích lao động xã hội TS Bùi anh Tuấn- giáo trình hành vi tổ chức ThS Nguyễn vân Điềm, PGS.TS Nguyễn ngọc Quân-giáo trình quản trị nhân lực Luân văn khoá 42 khoa kinh tế lao động Luận văn khoá40 khoa khoa học quản lý 56 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG QUỐC TẾ KHU VỰC I NHẬN XÉT ĐƠN VỊ THỰC TẬP Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I xác nhận sinh viên TRần thị Thắm-sinh viên quản trị nhân lực 44b Trong thời gian thực tập vừa qua kể từ ngày 9/1/06 đến ngày 30/4/06, sinh viên thực đầy đủ nội quy nhà trường đề ra, chấp SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B hành nghiêm ngặt kỷ luật trung tâm, chăm làm viêc Không ngừng học hỏi qua anh chị phòng ban đặc biệt phòng TC-CB Qua thời gian nghiên cứu học hỏi thực tế trung tâm, trung tâm mà đại diện phòng TC-CB giúp đỡ hưỡng dẫn sinh viên giai đoạn thực tập tổng hợp làm chuyên đề Trung tâm cung cấp cho sinh viên số liệu hữu ích giúp sinh viên hồn thành nhiệm vụ mà nhà trường giao, hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp 58 ... cho tồn ngành viễn thơng II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM VIỄN THÔNG QUỐC TẾ KHU VỰC I SV: Trần Thị Thắm - QTNL 44B Cơ cấu tổ chức trung tâm Cơ cấu tổ chức trung tâm bố trí xếp... III TÁC DỤNG CỦA VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Sự phát triển tổ chức Cơ cấu tổ chức có mối quan hệ chặt chẽ đến phát triển tổ chức. Trong tổ chức cấu mà gọn nhẹ,phù hợp với yêu cầu tổ chức nhiệm... tổ chức. Sơ đồ cấu tổ chức định dạng tổ chức cho biết mối quan hệ báo cáo quyền lực tổ chức. Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý,cấp quyền lực tồn tổ chức 1.2 Vai trò cấu tổ chức Cơ cấu tổ