Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sapa - Geleximco.doc

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sapa - Geleximco

Lời cảm ơn

Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức

của công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco” cùng với sự cố gắng của bản thân tôi đã

nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía nhà trường, giáo viên hướng dẫn với sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo và CBCNV của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco.

Đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo khoa Quản trị doanh nghiệp, các thầy cô bộ môn Nguyên lý quản trị cùng các giáo viên đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn và tạo mọi điều kiện cho tôi trong quá trình học tập tại trường Đại học Thương Mại.

Xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S Nguyễn Thị Thanh Nhàn đã trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài này.

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo và CBCNV công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco đã tạo điều kiện cho tôi thực tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài này.

Sinh viên thực hiệnNguyễn Văn Mạnh

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 4

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA – GELEXIMCO 22

CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA - GELEXIMCO 54

KẾT LUẬN 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động SXKD của Công ty qua 3 năm 2008, 2009, 2010 Bảng 2.2: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm

Bảng 2.3: Đánh giá tình hình tuân thủ các nguyên tắc tổ chức Bảng 2.4: Kết quả điều tra vể cơ cấu tổ chức

Bảng 2.5 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức của Công ty Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng Kinh doanh

Bảng 3.2: cơ cấu nhân sự phòng Tổ chức

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức đơn giản Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức dạng ma trận Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức hỗn hợp

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI1.1.Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài

Mỗi doanh nghiệp khi thành lập bao giờ cũng phải thiết kế một cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu chiến lược, quy mô về vốn và nhân lực Khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức kinh doanh cũng cần phải thay đổi cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với hình thức kinh doanh mới Việc thiết kế cơ cấu tổ chức luôn bắt đầu bằng việc thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức hay còn gọi là cơ cấu tổ chức căn bản, và thiết lập những hệ thống hỗ trợ quản lý cho cơ cấu tổ chức căn bản này Có thể thấy cơ cấu tổ chức là một phần rất quan trọng, nó quyết định mọi hoạt động của công ty Trong thực tế các doanh nghiệp rất quan tâm đến việc hoàn thành cơ cấu tổ chức nhằm có thể thực hiện tốt hơn những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, vì thời gian và hoàn cảnh mục tiêu của các doanh nghiệp cũng cần thay đổi cho thích ứng với sự thay đổi của nền kinh tế, không thua kém các doanh nghiệp khác Một cơ cấu tổ chức tốt và thích hợp sẽ là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc tích cực hơn, hiệu quả hơn, do đó các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có một cơ cấu tổ chức hơp lý.

Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco , tôi đã nhận thấy có những vấn đề còn bất cập trong cơ cấu tổ chức của công ty Sau hơn 18 năm xây dựng và phát triển, công ty đã chuyển đổi từ doanh nghiệp TNHH sang công ty cổ phần được 4 năm nhưng cơ cấu tổ chức của công ty vẫn chưa được thiết kế sao cho phù hợp nhất với hình thức tổ chức mới.

Công ty Cổ phần Sapa - Geleximco tiền thân là chi nhánh công ty GELEXIMCO, được thành lập cùng công ty mẹ ngày 09/01/1993 Tuy nhiên trong cơ cấu tổ chức của công ty vẫn còn nhiều vấn đề bất cập, công tác điều hành còn thiếu khoa học dẫn đến sự chồng chéo trong quản lý và có ảnh hưởng đến các đơn vị xí nghiệp, chưa tạo ra động lực mạnh mẽ trong việc thực hiện sản xuất Các phòng ban nghiệp vụ của công ty giải quyết công việc thiếu chủ động, phối hợp chưa tốt giữa các bộ phận nên chưa kịp thời yêu cầu của công việc SXKD do đó đôi lúc gây ra bức xúc cho các đơn vị xí nghiệp trực tiếp sản xuất của công ty Do cơ cấu tổ chức có vai trò

ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp nên trong thời

gian thực tập tại công ty cổ phần Cổ Phần Sapa - Geleximco tôi đã chọn đề tài “Hoàn

thiên cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco” với mong muốn

vận dụng những kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty.

1.2.Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu và giải quyết vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần năm 2007 trước đây là công ty TNHH sau khi chuyển đổi công ty có một số vấn đề tồn tại về cơ cấu tổ chức Những vấn đề mà công ty gặp phải là tình trạng của hầu hết các công ty khi chuyển sang cổ phần hóa: cơ cấu tổ chức hoạt động chưa đạt yêu cầu, ảnh hưởng đến hoạt động SXKD, việc phân công, giao trách nhiệm còn có vướng mắc, tình trạng chồng chéo trong quản lý SXKD, sự phối hợp không đồng đều giữa các phòng bạn trong công ty.

Tên đề tài cụ thể là “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa –

Geleximco”

1.3.Các mục tiêu nghiên cứu

Đề tài hoàn thành cần đạt được:

Làm rõ một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong Công ty cổ phần

Những vấn đề tồn tại của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco về hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco

1.4.Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần

Sapa - Geleximco những năm gần đây, tập trung chủ yếu vào 3 năm 2008, 2009, 2010 Dựa trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty để đáp ứng những thay đổi của nền kinh tế trong những năm tới

- Về không gian: đề tài nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa -

- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty Sapa-

Geleximco, xem xét thực trạng sắp xếp bố trí các phòng, ban của công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco

1.5.Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu

1.5.1.Một số khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức trong hoạt động quản trị

1.5.1.1.Tổ chức

a Khái niệm về tổ chức:

Tổ chức theo tiếng Hy lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống.

Theo Harold Koontz (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267)”: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiêt để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”

Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất:

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.

Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt muc tiêu.

Tổ chức là phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu.

Tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; và hai là xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận.

Mục đích nghiên cứu của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là: Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu.

Xây dựng cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và có hiệu lực Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức Xây dựng nề nếp văn hóa của tổ chức.

Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường.

b Vai trò của tổ chức :

Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng Công tác hoạch định, lãnh đạo, kiểm soát đều phải dựa trên một cấu trúc tổ chức nhất định, nói cách khác, mọi hoạt động quản trị căn bản trên cũng phải được tổ chức sao cho phù hợp và hiệu quả.

Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn lực và cơ sở vật chất kĩ thuật Việc phân công lao động khoa học, phân quyền hợp lí và xác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt năng lực sở trường của họ Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, nâng cao tính độc lập, tự chủ, sáng tạo cho đội ngũ các nhà quản trị.

Nếu công tác tổ chức không được thực hiện tốt sẽ gây ra nhiều khó khăn, phức tạp cho công tác quản lí Có khoảng từ 75% - 80% những vấn đề khó khăn, phức tạp trong công tác quản trị phải được xem xét giải quyết bắt đầu từ những nhược điểm của công tác tổ chức Hơn nữa, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do có sự coi thường và vi phạm các quy luật của tổ chức.

Tạo ra văn hóa tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

1.5.1.2.Cơ cấu tổ chức

a Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Cấu trúc (hay cơ cấu ) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định.

b Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.

Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức.

Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra quyết định quản trị.

1.5.2.Phân định nội dung nghiên cứu

1.5.2.1.Đặc điểm của cơ cấu tổ chức:

Tính tập trung: phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ

chức cho các cá nhân hay bộ phận Ví dụ: Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân (hoặc một bộ phận), tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.

Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức

Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.

Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi

của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức

1.5.2.2.Các nguyên tắc cơ cấu tổ chức

a Tương thích giữa hình thức và chức năng:

Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “Hình thức phải đi sau chức năng” Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận (hay đơn vị) và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu đã xác định

b Thống nhất chỉ huy:

Theo nguyên tắc này mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình Trong cơ cấu tổ chức của công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi nhà quản trị, theo cơ cấu đó nhân viên cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo lại kết quả công việc cho đúng nhà quản trị có trách nhiệm Mỗi phòng, ban đều có các Trưởng, phó phòng chịu trách nhiệm quản lý công việc và báo cáo kết quả cho Tổng giám đốc của công ty Trong công ty thì Tổng giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, đầu tư và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị, do vậy mọi công việc đều phải được báo cáo và xin ý kiến Tổng giám đốc trước khi thực hiện Đây chính là việc tuân thủ nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mạng tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chổng chéo, mâu thuẫn

c Cân đối:

Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức Đối với công ty, việc phân công chức năng nhiệm vụ phải có sự tương xứng, không thể chỉ giao trách nhiệm công việc mà

không giao cho quyền được xử lý các vấn đề trong quá trình thực hiện Việc phân công không cân đối dẫn đến quan liêu trong quản lý và hậu quả là kết quả SXKD không đạt yêu cầu đặt ra ban đầu Mô hình tổ chức của công ty phải có sự cân đối giữa các phòng, ban để tránh hiện tượng chồng chéo trong quản lý công việc Sự phân công quyền hành cho các nhân viên trong mỗi phòng ban cũng phải có sự tương xứng với năng lực, chức vụ và khả năng thực hiện công việc, tránh tình trạng thiên vị và có tư tưởng phân biệt trong công việc gây ảnh hưởng không tốt đến tâm lý của nhân viên

d Tin cậy:

Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành

e Linh hoạt và thích nghi với môi trường:

Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như môi trường bên trong tổ chức Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng sự thay đổi của tổ chức Cơ cấu tổ chức được thiết kế dựa trên mục tiêu của doanh nghiệp, mục tiêu đó được xác định cho một thời gian dài, theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải có sự thay đổi kịp thời sao cho đáp ứng sự thay đổi của môi trường, của công việc SXKD để vẫn có thể thích ứng với môi trường thay đổi mà vẫn hướng đến mục tiêu ban đầu đã đề ra Tổ chức công ty cần có sự linh hoạt trong phân công nhiệm vụ các phòng, ban tạo ra sự liên kết chặt chẽ nhưng vẫn có sự độc lập trong thực hiện công việc

f Đảm bảo tính hiệu quả quản lý:

Cấu trúc tổ chức phải được xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về) Mỗi doanh nghiệp đều muốn đạt kết quả cao nhất trong hoạt động SXKD Vì vậy khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần dựa trên nguyên tắc giảm chi phí Chi

phí thấp nhất nhưng hiệu quả lại lâu dài, có thể sử dụng trong thời gian dài và có tính linh hoạt trong mọi trường hợp Để thực hiện được nguyên tắc này cần xác định rõ cơ cấu tổ chức của công ty cần những gì, thiện nó như thế nào và từ đó có chi phí hiệu quả cho đúng mục đích Công ty chỉ cần số phòng, ban vừa đủ theo yêu cầu công việc, thực hiện đầy đủ các công việc với mức chi phí cho phép để thực hiện tốt nhất mục tiêu của công ty

1.5.3.Các mô hình cơ cấu tổ chức

1.5.3.1.Cơ cấu tổ chức đơn giản (hay cơ cấu tổ chức trực tuyến):

Đặc điểm cơ cấu tổ chức đơn giản:

+ Quyền hành quản trị tập trung cao độ vào tay một người + Có ít cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên không nhiều.

+ Mọi thông tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó.

Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức đơn giản

Ưu điểm:

+ Gọn nhẹ, linh hoạt

+ Không phát sinh tình trạng chồng chéo mệnh lệnh + Chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao.

+ Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan

Nhược điểm:

+ Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa.

+ Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị.

Cấu trúc tổ chức đơn giản chỉ nên áp dụng đối với các tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất hoạt động đơn giản.

1.5.3.2.Cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Đặc điểm cơ cấu tổ chức chức năng:

+ Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức Mỗi bộ phận này được đặt dưới sự điều hành của một giám đốc chức năng.

+ Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing…

Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng:

Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Ưu điểm:

+ Phản ánh logic chức năng.

+ Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc + Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu.

+ Đơn giản hóa việc đào tạo và huấn luyện nhân sự.

Cấu trúc tổ chức theo chức năng chỉ phát huy tác dụng trong hoạt động của tổ chức tương đối ổn định với cơ cấu sản phẩm duy nhất hoặc hoạt động kinh doanh đòi hỏi trình độ chuyên môn hóa và sử dụng trang thiết bị chuyên dùng công nghệ cao Ngược lại nó bộc lộ các nhược điểm nếu môi trường kinh doanh không ổn định hoặc kinh doanh dạng hóa sản phẩm

1.5.3.3.Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:

Đặc điểm:

+ Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định.

+ Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc.

Ưu điểm:

+ Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm.

+ Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới + Phối hợp tốt giữa các bộ phận, các nhóm trong tổ chức + Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.

+ Linh hoạt trong việc đa dạng hóa, có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường.

Nhược điểm:

+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.

+ Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành cao.

+ Khó kiểm soát.

+ Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.

Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:

Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm thường phát huy tác dụng khi môi trường hoạt động của tổ chức có sự thay đổi hay nhiều biến động, có nhiều yếu tố nhấn mạnh đến khía cạnh kinh doanh hơn là việc đảm bảo yêu cầu kỹ thuật cao, hoặc khi tổ chức theo đuổi chiến lược đa dạng hóa sản phẩm

1.5.3.4.Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý:

Đặc điểm:

+ Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của tổ chức theo từng khu vực địa lý

+ Mỗi quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể.

Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý:

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý

Ưu điểm:

+ Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vi công việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao.

+ chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương + tận dụng tốt các lợi thế theo vùng

+ quan hệ tốt với các đại diện địa phương + tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên.

+ chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó (ví dụ như các doanh nghiệp sản xuất các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chính phủ, người tiêu dùng trực tiếp…) + mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của tưng nhóm khách hàng chuyên biệt.

Ưu điểm:

+ toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào kết quả cuối cùng + rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.

Nhược điểm:

+ cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.

+ công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khách hàng khác nhau + khó kiểm soát.

+ cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.

Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng:

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng1.5.3.6.Cơ cấu tổ chức dạng ma trận:

Đặc điểm:

+ cấu trúc ma trận là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng.

+ cấu trúc ma trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi ( theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng), vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến.

Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận:

Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức dạng ma trận

Ưu điểm:

+ cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích + trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ.

+ kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực trong tổ

+ giải quyết được những tình huống phức tạp + cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức + rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.

a Mục tiêu và chiến lược của tổ chức:

Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược

b Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức:

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình (chẳng hạn: cấu trúc tổ chức một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trường đại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau).

c Quy mô của tổ chức:

Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, nhiều đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức

d Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức:

Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn

e Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị:

Với một đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau

Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức sẽ đơn giản hơn

1.5.4.2.Nhân tố khách quan

Môi trường bên ngoài của tổ chức:

Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn và đòi hỏi sự linh hoạt là cao hơn.

Môi trường bên ngoài của tổ chức bao gồm: Môi trường chung:

- Yếu tố văn hóa: ảnh hưởng của văn hóa là tác động lên hành vi của các chủ thể kinh doanh hay hành vi của các nhà quản trị Yếu tố văn hóa luôn có ảnh hưởng rộng lớn tới toàn xã hội và tạo nên những đặc tính chung trong nhu cầu, hành vi tiêu dùng của khách hành Và chính những nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hành sẽ làm ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty sao cho đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Kinh tế: tài chính luôn và vấn đề của mọi công ty Vì vậy một nền kinh tế ổn định sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro về tài chính Sức mạnh tài chính càng lớn thì công ty càng có thể mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hóa các sản phẩm vì vậy cơ cấu tổ chức càng phức tạp để đáp ứng nhu cầu đó

- chính trị, luật pháp.

Môi trường ngành: những cá nhân, nhóm tổ chức ảnh hưởng tới tổ chức, những yếu tố kinh tế trong môi trường như tỉ lệ lãi suất, tỉ lệ thất nghiệp và các yếu tố thuộc về thương mại quốc tế tỉ lệ lãi suất, tỉ lệ thất nghiệp sẽ ảnh hưởng tới việc thuê nhân công, tới số lượng công nhân được tuyển dụng vào trong công ty Yếu tố thương mại quốc tế tác động tới việc xuất nhập khẩu các mặt hàng vì vậy trong cơ cấu tổ chức của công ty cũng phải có thêm phòng ban về xuất nhập khẩu

Môi trường tổ chức có ảnh hưởng tới chiến lược cơ cấu và hoạt động của tổ chức Một tổ chức ở trong một môi trường phức tạp ,luôn luôn thay đổi ,năng động thì phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp và thích nghi với môi trường đó, ngược lại nếu một tổ chức ở trong môi trường ổn định thì tính ỳ của tổ chức đoa sẽ rất cao

1.6.Sự cần thiết hoàn thiện cơ cấu tổ chức:

Quản trị doanh nghiệp là một phần không thể thiếu của thế giới, trong đó nhà quản trị đóng vai trò quan trọng Để là một nhà quản trị giỏi cần nhiều yếu tố, một trong các yếu tố quan trọng là tổ chức doanh nghiệp Một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức tốt thì doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa các nguồn lực bên trong, các cơ hội bên ngoài và hướng tới thực hiện tốt mục tiêu chiến lược Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco tôi đã nhận thấy tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong việc tổ chức doanh nghiệp Vấn đề tổ chức lại doanh nghiệp sau khi thực hiện cổ phần hóa là vấn đề tất yếu mà hầu như doanh nghiệp nào cũng đều gặp phải

khi chuyển đổi sang cổ phần Từ thực tế đó tôi đã lựa chọn cho mình đề tài: “ Hoàn

thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco” để làm đề tài luận

văn tốt nghiệp Trong luận văn này tôi đã xem xét những vấn đề mà các công ty cổ phần gặp phải trong việc thực hiện cơ cấu tổ chức, dựa trên lý thuyết để áp dụng cho công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco Dựa trên các số liệu về kết quả SXKD trong 3 năm gần đây, các tài liệu chuyên môn có liên quan để nghiên cứu vấn đề và đưa ra một số giải pháp để khắc phục những vướng mắc trong cơ cấu tổ chức của công ty nhằm góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty Dựa trên kiến thức đã học, thực tế tại công ty đề tài đã đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện phân công chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban; nâng cao trình độ quản lý của Ban điều hành để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức của công ty.

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA – GELEXIMCO

2.1.PHƯƠNG PHÁP HỆ NGHIÊN CỨU2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1.Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu gốc chưa qua xử lý Để thu thập được loại dữ liệu này thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do đó em đã sử dụng phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn

a Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm

Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế để điều tra về tình hình cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco hiện nay còn có vướng mắc gì trong việc tổ chức Việc phân công trách nhiệm cho các bộ phận đã đầy đủ, hợp lý chưa hay còn chồng chéo, bỏ sót Đối tượng để điều tra là các nhà quản trị trong công ty Cổ phần Sapa - Geleximco, cụ thể là các trưởng phòng của các phòng ban nghiệp vụ, các giám đốc của các đơn vị xí nghiệp trực thuộc

b Phương pháp phỏng vấn

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty Bởi vì nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty cũng như phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Những câu hỏi đã giúp em định hướng ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco

2.1.1.2.Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Các dữ liệu thứ cấp là những thông tin có sẵn được thu thập từ trước và đã qua xử lỹ Những thông tin trong luận văn được thu thập từ các nguồn sau:

- Báo cáo kết quả SXKD, tình hình cơ cấu lao động của công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco trong thời gian 3 năm gần đây 2008, 2009 và 2010

- Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về tổng số lao động của công ty, bảng cơ cấu lao động theo trình độ, cơ cấu lao động theo độ tuổi

- Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công ty.

- Các giáo trình: nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.

- Đề tài nghiên cứu cấp trường: luận văn khóa trước

- Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên các Website

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu

Thông qua dữ liệu thứ cấp đã thu thập được, lập bảng thống kê so sánh để đối chiếu các số liệu qua các năm với nhau để nhận thấy tình trạng mà công ty đang gặp phải.

Phương pháp phân tích kinh tế

Dựa vào bảng so sánh các chỉ tiêu qua 3 năm đưa ra các nhận xét và rút ra kết luận về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.

Phương pháp phân tích tổng hợp

Đối với dữ liệu sơ cấp: Tổng hợp phiếu điều tra, đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty Qua phỏng vấn các nhà quản trị, tổng hợp các quan điểm và ý kiến đánh giá để đưa ra các giải pháp phù hợp.

Đối với dữ liệu của công ty cung cấp

Phân tích tổng hợp các kết quả, các chỉ tiêu khác nhau nhằm đảm bảo tính toàn diện và khách quan Từ đó đưa ra các kết luận và đánh giá về thực trạng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

2.2.ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN SAPA - GELEXIMCO

2.2.1.Đánh giá tổng quan tình hình

2.2.1.1 Giới thiệu chung về công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco

 Lịch sử hình thành và phát triển:

Sản xuất bột giấy, giấy và bìa

Sản xuất nhãn, bìa nhãn, bao bì từ giấy, bìa và plastic Sản xuất các sản phẩm từ giấy và bìa, plastic

Mua bán bao bì các loại

Kinh doanh, nhập khẩu máy móc, thiết bị

Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng tiểu thủ công nghiệp, công nghệ thực phẩm Xay xát và sản xuất bột thô

Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính, được mở tài khoản tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý của Nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất nhậ khẩu thông qua Bộ Thương Mại hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước và trực tiếp được điều chỉnh bởi luật doanh nghiệp.

Thành lập ngày 09/01/1993, là chi nhánh của Công ty GELEXINCO

Ngày 09/02/1993 Công ty được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu số 2052023 của ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.

Ngày 18/09/1995 Công ty được cấp chứng nhận đăng ký kinh doanh số 040684.

Ngày 23/03/2003 Công ty được đưa từ chi nhánh lên thành Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu tổng hợp Hưng Yên.

Ngày 11/06/2008 Công ty được đổi tên thành Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco để hoạt động hiệu quả và phù hợp với nền kinh tế hiện nay.

 Chức năng nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco

Kinh doanh xuất nhập khẩu các sản phẩm công nghiệp thực phẩm, hàng tiêu dùng thiết yếu, máy móc… tổ chức thực hiện việc sản xuất bao bì PP phục vụ cho ngành đóng gói vật tư nông nghiệp, thức ăn gia súc.

Xây dựng, tổ chức và thực hiện các mục tiêu do nhà nước đề ra, SXKD theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp.

Tuân thủ chính sách chế độ pháp luật của Nhà nước về quản lý quá trình thực hiện sản xuất và tuân thủ những quy định trong các hợp đồng kinh doanh với các bạn hàng trong và ngoài nước.

Thực hiện việc nghiên cứu phát triển nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trường trong và ngoài nước.

Chịu sự thanh tra và kiểm tra của các cơ quan nhà nước, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Thực hiện những quy định của Nhà nước về bảo vệ quyền lợi của người lao động, vệ sinh và an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái, đảm bảo phát triển bền vững, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kỹ thuật mà công ty áp dụng cũng như những quy định liên quan đến hoạt động của công ty.

 Đặc điểm SXKD của Công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco:

• Về hoạt động xuất khẩu: hàng xuất khẩu chủ yếu là bao bì PP thị trường chủ yếu là Nhật, Trung Quốc, các nước Đông Nam Á…

móc thiết bị, dây truyền phục vụ cho các ngành sản xuất công nghiệp thị trường chủ yếu là các nước có công nghệ cao như Nhật, Mỹ, Nga, Đức…

gia súc Các hoạt động kinh doanh sản xuất bao bì là sản xuất theo đơn đặt hàng của các chủ hàng và sản xuất để phục vụ cho việc đóng gói sản phẩm vật tư nông nghiệp, thức ăn chăn nuôi do công ty cũng buôn bán những loại sản phẩm này

2.2.1.2 Phân tích kết quả SXKD của Công ty.

Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đánh giá tình hình hoạt động SXKD, thông qua đó ta có thể đánh giá được hiệu quả cơ cấu tổ chức của Công ty.

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động SXKD của Công ty qua 3 năm 2008, 2009, 2010

8 Lợi nhuận từ hoạt

(Nguồn: Phòng kế toán)

Theo bảng trên ta thấy các chỉ tiêu tổng doanh thu, chi phí quản lý và tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty đều tăng qua các năm.

Năm 2009 so với năm 2008, Tổng doanh thu tăng 11.492% tương ứng tăng 4384 triệu đồng Chi phí quản lý tăng 1.335% tương ứng tăng 1.153 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế tăng 11.675% tương ứng tăng 219.095 triệu đồng

Năm 2010 so với năm 2009, Tổng doanh thu tăng 7.692% tương ứng tăng 3288 triệu đồng, chi phí quản lý tăng 3.687% tương ứng tăng 3.226 triệu đồng Lợi nhuận sau thuế tăng 7.835% tương ứng tăng 164.205 triệu đồng.

Như vậy ta thấy chi phí quản lý tăng 1.335% năm 2009/2008 và tiếp tục tăng 3.226% năm 2010/2009 Trong khi đó tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế tăng năm 2009/2008 là 11.675% và giảm xuống còn 7.835% năm 2010/2009 Từ đó cho ta thấy tốc độ tăng của chi phí quản lý tăng trong khi tốc độ tăng của lợi nhuận giảm, điều này chứng tỏ hiệu quả của cơ cấu tổ chức đang giảm dần.

2.2.2.Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Sapa – Geleximco

2.2.2.1.Nhân tố khách quan

a Môi trường vĩ mô

• Kinh tế

Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh sẽ khiến giá cả tăng theo và khi nền kinh tế khó khăn sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới các nhân viên của công ty Với các nhà quản trị

thì không khó khăn mấy nhưng với nhân viên thì họ rất khó khăn, luôn muốn được làm việc trong công ty có mức lương cao Điều đó dẫn đến việc nhân viên có thể dời bỏ công ty làm cho cơ cấu tổ chức có sự thay đổi.

• Văn hóa, xã hội

Môi trường văn hóa có ảnh hưởng lớn đến nhân viên trong công ty Với công ty Sapa – Geleximco các nhân viên đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau như Hưng Yên, Hà Nội, Bắc Ninh… sẽ có các lối sống khác nhau ảnh hưởng tới công tác quản lý và xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty

• Chính trị, pháp luật

Chính trị, pháp luật ảnh hưởng tới các chính sách kinh doanh quốc tế của công ty Sapa - Geleximco Công ty phải kinh doanh những mặt hàng theo quy định của pháp luật như bao bì, xuất nhập khẩu máy móc, sản phẩm từ giấy bìa, nền chính trị của Việt Nam có sự ổn định tạo điều kiện cho công ty Sapa – Geleximco có thể phát triển, cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước từ đó có thể học tập các mô hình quản lý hiệu quả của nhau

• Công nghệ, kỹ thuật

Trong thời kỹ công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay tạo cơ hội cho các nhân viên trong công ty Sapa – Geleximco có thể học tập nhau và trau dồi kiến thức trên mạng Internet như các kiến thức về máy tính, kiến thức về chuyên môn và nhiều kiến thức trong cuộc sống khác Vì vậy cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi sao cho phù hợp với trình độ của nhân viên, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật để đạt hiệu quả cao

• Thị trường lao động

Lao động là yếu tố quan trọng của cơ cấu tổ chức trong công ty Bởi vậy vấn đề quản trị nhân lực luôn được các nhà quản lý quan tâm Chất lượng lao động và cơ cấu lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của công ty

Bảng 2.2: Tình hình lao động của công ty qua 3 năm

Qua Bảng 2.2 cho thấy lực lượng lao động của Công ty được bố trí hợp lý,

tổng số lao động hiện nay là 320 người tổng số lao động của Công ty tăng liên tục trong 3 năm (2008 – 2010) tăng cả về số lượng lao động và trình độ lao động về số lượng lao động bình quân 3 năm tăng 11,19% trong đó, năm 2009 tăng 8,108% so với năm 2008, năm 2010 tăng 14,286% so với năm 2009 Sở dĩ lao động năm 2010 tăng mạnh là do Công ty lắp đặt thêm dây chuyền sản xuất Về trình độ lao động bình quân 3 năm trình độ lao động trên Đại học tăng 122,474%, trình độ đại học tăng 115,470%, trình độ Cao đẳng, trung cấp tăng 109,545%

Do đặc tính công việc nên số lượng lao động nữ trong Công ty chiếm nhiều hơn lao động nam Lao động nữ chủ yếu thuộc phân xưởng may và dệt.

Về trình độ lao động, Công ty không ngừng tạo điều kiên nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn cho CBCNV của Công ty Số lao động có trình độ chiếm tỷ lệ tương đối Do mở rộng sản xuất nên số lượng lao động phổ thông cũng tăng lên về số lượng và cơ cấu.

Đặc điểm của Công ty là SXKD nên chủ yếu là lao động trực tiếp số này chiếm khoảng 84,17% trong tổng số Theo hình thức sử dụng lao động, trong Công ty chủ yếu là lao động chế biến là lao động hợp đồng ngắn hạn Hiện nay Công ty đang có xu thế phát triển loại hợp đồng dài hạn (3 năm hoặc không xác định thời hạn) Lao động hợp đồng ngắn hạn (1 năm) sẽ được dần chuyển sang hợp đồng dài hạn do hình thức sử dụng lao động hợp đồng ngắn hạn không được nhà nước khuyến khích.

Công ty cần phải quan tâm tới trình độ, độ tuổi, giới tính và thâm niên công tác của CBCNV bởi vì những yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả lao động của người lao động Để có thể từ đó sắp xếp và bố trí nhân sự một cách hợp lý nhằm giảm chi phí quản lý và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức

Có thể nói, quy mô về lao động của Công ty liên tục tăng qua 3 năm Công ty đang có những thay đổi về cơ cấu tổ chức lao động nhằm tổ chức lại bộ máy sản xuất, nâng cao trình độ nâng cao năng suất lao động.

• Môi trường quốc tế

Công ty Sapa – Geleximco là công ty chuyên sản xuất các mặt hàng bao bì, Kinh doanh, nhập khẩu máy móc, thiết bị…nên môi trường quốc tế cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty Qua môi trường quốc tế công ty mở rộng được tầm nhìn về công nghệ, về các mô hình quản lý mới, về phong cách tổ chức lãnh đạo của các nước trên thế giới và tiếp thu cái hay, phù hợp hoàn cành của công ty.

b Môi trường đặc thù

• Các cơ quan hữu quan

Các tổ chức, đoàn thể tại nơi công ty Sapa - Geleximco đang kinh doanh như các tổ chức Công đoàn , các tổ chức Phụ nữ có những hoạt động về chính sách cho người lao động, trợ cấp việc làm, hay chế độ nghỉ thai sản đã góp phần định hướng và lãnh

đạo cho thế hệ cán bộ, nhân viên trẻ để họ có thể đóng góp công sức và trí tuệ cho việc phát triển công ty nói riêng và phát triển đất nước nói chung Từ đó công ty môi trường làm việc của công ty, cơ cấu tổ chức công ty gọn nhẹ nhưng làm việc lại có hiệu quả.

• Nhà cung cấp

Nhà cung cấp của công ty chính là những doanh nghiệp chế biến nhựa plastics, các doanh nghiệp buôn bán đay cho sản xuất bao bì carton, cùng nhiều doanh nghiệp về nhập khẩu máy móc thiết bị khác Với số lượng nhà cung cấp đa dạng thì công ty Sapa – Geleximco phải có quản lý tốt của các nhà quản trị để tổ chức cơ cấu tổ chức quản lý tốt và hiệu quả

• Khách hàng

Khách hàng của công ty là các chủ hàng đặt theo đơn đặt hàng, các doanh nghiệp kinh doanh bìa nhãn, bìa nhựa plastic, và các doanh nghiệp kinh doanh bột xay sát Với hệ thống khách hàng rộng lớn như vậy thì cơ cấu công ty cần phù hợp đủ nhân lực, làm việc chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty diễn ra bình thường, đạt hiệu quả cao.

• Đối thủ cạnh tranh

Công ty Sapa – Geleximco kinh doanh chính là các mặt hàng bao bì, ngoài ra còn kinh doanh các mặt hàng xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp khác các đối thủ cạnh tranh chính của công ty gồm : Cty Nhựa Hưng Yên, Nhà máy sx giấy và bao bì Thanh Long, Cty Đay Hưng Yên, Xí Nghiệp Bao bì Xuất khẩu

Các công ty này là những công ty nhiều kinh nghiệm kinh doanh mặt hàng bao bì và xuất nhập khẩu trong địa bàn tỉnh Hưng Yên Họ có tiềm lực tài chính cũng không thua kém Sapa – Geleximco Vì vậy Công ty phải có đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả để ngày càng mở rộng thị trường kinh doanh của mình.

2.2.2.2.Nhân tố chủ quan

a Chiến lược của công ty

chiến lược của công ty có sự ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty Chiến lược kinh doanh của công ty Sapa – Geleximco thay đổi trong từng giai đoạn từ như dẫn đầu thị trường thì tất cả mọi hoạt động của công ty đều hướng tới mục tiêu đó, điều đó kéo theo quy mô hoạt động, số lượng nhân viên cũng phải được đảm bảo để hoàn thành công việc

b Quy mô

quy mô của công ty Sapa – Geleximco có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức quy mô mà càng lớn thì số lượng các phòng ban trong công ty sẽ tăng theo do đó sự quản lý cũng phức tạp hơn Các nhà quản trị công ty phải biết sắp xếp sao cho các phòng ban càng gọn nhẹ linh hoạt càng tốt cho việc giải quyết công việc được nhanh gọn Hiện nay quy mô của công ty Sapa – Geleximco gồm có 5 phòng ban và 3 phân xưởng nên sự phối hợp giữa các phân xưởng phải linh hoạt thì mới đảm bảo yêu cầu công việc

c Trình độ quản trị viên và trang thiết bị

Trình độ quản trị viên của công ty Sapa – Geleximco càng cao thì sự đáp ứng yêu cầu công việc càng cao Với những nhà quản trị viên có kinh nghiệm Công ty Sapa - Geleximco như có người dẫn dắt, hướng tới mục tiêu chung của toàn công ty là đem lại lợi ích cho mỗi thành viên, và lợi ích cho xã hội Trình độ trang thiết bị của công ty thể hiện ở việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt đông sản xuất kinh doanh của mình Công ty có đầy đủ trang thiết bị thì mọi việc truyền đạt thông tin được nhanh chóng.

2.3.Kết quả phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sapa – Geleximco

PHỤ LỤC 1

PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Đối tượng: nhà quản trị (công ty Cổ phẩn Sapa – Geleximco)

Cơ cấu tổ chức là một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường đầy tính cạnh tranh này, mỗi doanh nghiệp cần có một cơ cấu tổ chức thật sự hợp lý để phát huy tốt nhất thế mạnh của mình Sau thời gian thực tập tôi

đã chọn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần SAPA –

Để có thêm cơ sở dữ liệu , thông tin, nhằm thực hiện đề tài, rất mong có sự giúp đỡ của quý vị, kính đề nghị quý vị vui lòng cho biết các thông tin sau:

Kính gửi: Ông (bà):……… Chức vụ công tác:………

(Xin vui lòng trả lời bằng cách đánh dấu (√) vào những lựa chọn trong các câu hỏi sau đây).

PHẦN I: THÔNG TIN CÁ NHÂN

1.Thời gian Ông (bà) làm việc tại công ty CP Sapa - Geleximco ?□ Dưới 1 năm□ từ 1 đến 3 năm□ trên 3 năm2.Độ tuổi của Ông (bà) ?

□ Dưới 30 tuổi□ từ 30 đến 40 tuổi□ trên 40 tuổi

PHẦN II: CƠ CẤU TỔ CHỨC

3.Xin Ông (bà) cho biết cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay theo mô hình nào?

□ Mô hình tổ chức đơn giản□ Mô hình tổ chức chức năng

□ Mô hình tổ chức phân ngành