QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN Sự cần thiết của việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán. • Việc lưu trữ tài liệu kế toán có ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức, lãnh đạo, quản lí cũng như đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. • Thực tế, một phần công việc này đã lưu trữ, cung cấp các thông tin trong tài liệu phục vụ cho các nhận định quyết định cho hoạt động quản lí, kinh doanh của doanh nghiệp.Một phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp hành các hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng. Mặt khác, xét trên phương diện khoa học, qua tài liệu lưu trữ các nhà quản trị sẽ phần nào đó học hỏi, rút được kinh nghiệm trong quá trình điều hành và tiếp nhận các kỷ thuật, khoa học công nghệ để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
Trang 1QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ BẢO QUẢN VÀ LƯU
TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Sự cần thiết của việc bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.
• Việc lưu trữ tài liệu kế toán có ý nghĩa rất lớn trongviệc tổ chức, lãnh đạo, quản lí cũng như đưa ra các quyết địnhsản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp
• Thực tế, một phần công việc này đã lưu trữ, cungcấp các thông tin trong tài liệu phục vụ cho các nhận địnhquyết định cho hoạt động quản lí, kinh doanh của doanhnghiệp Một phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc chấp hànhcác hoạt động thanh tra, kiểm tra của các cơ quan chức năng.Mặt khác, xét trên phương diện khoa học, qua tài liệu lưu trữcác nhà quản trị sẽ phần nào đó học hỏi, rút được kinh nghiệmtrong quá trình điều hành và tiếp nhận các kỷ thuật, khoa họccông nghệ để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp
• Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
1.1 Khái quát chung về tài liệu kế toán và hoạt động lưu trữ tài liệu kế toán:
• Tài liệu kế toán:
Tại Khoản 8, Điều 4, Luật kế toán Số 03/2003/QH11 năm
2003 quy định “ Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế
toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểmtoán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quanđến kế toán”
• Hoạt động lưu trữ
Tại Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 quy định “ Hoạt
động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”
Trang 2• Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.
• Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ.
Căn cứ Điều 25, luật lưu trữ 2011 về trách nhiệm bảo quản
tài liệu lưu trữ:
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xâydựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thựchiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản antoàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ
• Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nướcchưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy địnhtại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
và phải trả phí theo quy định của pháp luật
• Trách nhiệm bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán Tại Điều 40, luật 2003 quy định:
Khoản 1 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản
đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ
Khoản 4 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán
chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo quyết định số 128/2000/QĐ- BTC của Bộ tài chính quy
định tại:
Điều 6: “ Tại mỗi đơn vị, kế toán trưởng hoặc người phụ
trách kế toán chịu trách nhiệm giúp Giám đốc (hoặc ngườiđứng đầu) đơn vị tổ chức, phân loại, sắp xếp tài liệu và làmthủ tục đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ”
Điều 9: “ Người được giao nhiệm vụ quản lý, bảo quản
tài liệu kế toán lưu trữ phải chịu trách nhiệm trước ngườiđứng đầu đơn vị, trước pháp luật về sự mất mát, hư hỏng hoặc
sự cố khác đối với tài liệu do chủ quan mình gây ra”
Trang 3Và theo số 01/2011/QH13 của Quốc hội quy định về Luật lưu trữ tại Khoản 2- Điều 9:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tàiliệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫnviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”
• Yêu cầu của bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán.
• Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Theo Điều 35-NĐ số 18/2004/NĐ-CP của chính phủ quy định
về việc : Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, việc bảo quản, lưu trữtài liệu kế toán được quy định như sau:
1 Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ,
an toàn trong quá trình sử dụng Người làm kế toán có tráchnhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sửdụng
2 Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định củapháp luật cho từng loại tài liệu kế toán Trường hợp tài liệu kếtoán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải cóbiên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu,
bị mất hoặc bị huỷ hoại Đối với chứng từ kế toán chỉ có mộtbản chính nhưng cần phải lưu trữ ở cả hai nơi thì một tronghai nơi được lưu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định tại
Điều 18 của Nghị định này.
3 Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịutrách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự antoàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế toán
4 Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống,phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tựthời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm
Trang 4• Nơi lưu trữ tài liệu kế toán.
Theo Điều 36- NĐ số 128/2004/NĐ- CP quy định nơi lưu
trữ tài liệu kế toán như sau:
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toánđược quy định như sau:
• Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưutrữ của đơn vị đó Kho lưu trữ tài liệu kế toán phải bố trí gầnđịa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, phải có đầy đủ thiết bị bảoquản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trìnhlưu trữ theo quy định của pháp luật
• Trường hợp đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặckho lưu trữ tại đơn vị thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tàiliệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật
• Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trongthời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhậpđược lưu trữ tại đơn vị mới thành lập Trường hợp tài liệu kếtoán của đơn vị kế toán bị chia, tách không phân chia đượccho các đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặclưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyềnquyết định chia, tách
• Tài liệu kế toán của đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tàiliệu kế toán của kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưutrữ và tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưutrữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyếtđịnh chấm dứt hoạt động
• Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữvĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật
• Theo Điều 29- NĐ số 129/2004/NĐ- CP quy định nơi
lưu trữ tài liệu kế toán :
Trang 5Căn cứ Điều 40 của Luật kế toán,nơi lưu trữ tài liệu kế toánđược quy định như sau:
• Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào được lưu trữ tạikho của đơn vị kế toán đó.Kho lưu trữ phải có đầy đủ thiết bịbảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quátrình lưu trữ theo quy định của pháp luật.Đơn vị kế toán có thểthuê tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ
sở hợp đồng ký kết giữa các bên
• Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nướcngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệpnước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt độngtại Việt Nam theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy phép thành lậpđược cấp,phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán trong lãnh thổnước công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Khi doanh nghiệp
có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và Văn phòng đại diệncủa doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam kết thúchoạt động tại Việt Nam thì tài liệu kế toán được lưu trữ tại nơitheo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị
kế toán
• Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tàiliệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạnlưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể, phá sảnđược lưu trữ tại nơi theo quyết định của người đại diện theopháp luật của đơn vị kế toán
• Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hóa, chuyển đổi hìnhthức sở hữu, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán nămđang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quanđến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu được lưu trữ tạiđơn vị kế toán là chủ sở hữu mới hoặc lưu trữ tại nơi theoquyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định cổ phầnhóa, chuyển đổi hình thức sở hữu
Trang 6• Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trongthời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách thành hai haynhiều đơn vị mới: nếu tìa liệu kế toán phân chia được cho đơn
vị kế toán mới thì phân chia và lưu trữ tại đơn vị mới; nếu tàiliệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kếtoán bị chia hoặc bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết địnhcủa cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị Tàiliệu kế toán liên quan đến chia, tách thì lưu trữ tại các đơn vị
kế toán mới chia, tách
• Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trongthời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến sáp nhập cácđơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập
• Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải đưa vào lưutrữ theo quy định của pháp luật
• Các loại tài liệu kế toán và thời hạn lưu trữ các tài liệu
kế toán
• Các loại tài liệu kế toán
Các loại tài liệu kế toán được quy định theo Điều Nghị định 128/BTC/ 31/05/2004 và Điều 27 - Nghị định 129/NĐ-CP/ (16/10/2013) Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán,
34-loại tài liệu kế toán phải lưu trữ được quy định như sau:
• Chứng từ kế toán
• Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
• Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
• Tài liệu khác có liên quan đến kế toán ngoài các tài liệuquy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này gồm: cácloại hợp đồng; các tài liệu liên quan đến nhận và sử dụng kinhphí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế đối với Nhànước; tài liệu liên quan đến kiểm kê, đánh giá tài sản; tài liệu
Trang 7liên quan đến kiểm tra, thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quanđến chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động; biên bản tiêuhuỷ tài liệu kế toán và các tài liệu kế toán khác có liên quanđến kế toán.
• Thời hạn lưu trữ các loại tài liệu kế toán:
Căn cứ Khoản 5 Điều 40 Luật kế toán quy định tài liệu kế
toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
• Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản
lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toánkhông sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tàichính;
• Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụngtrực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán
và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quyđịnh khác;
• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu,
có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng"
Cụ thể được quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành tại Điều
37, 38, 39 trong Nghị định 128 của chính phủ số128/2004/NĐ-CP như sau:
Điều 37 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán cóthời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm, gồm:
• Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thườngxuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kếtoán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính
từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếunhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng
kế toán
Trang 8• Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành vàchứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lậpbáo cáo tài chính."
Điều 38 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán phảilưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:
• Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán vàlập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các
sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chínhtháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu
kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán
và lập báo cáo tài chính
• Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định
• Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự ánhoàn thành của Ban quản lý dự án
• Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sápnhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán
• Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trongmột số trường hợp mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó
• Tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhànước.”
Điều 39 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, tài liệu kế toán phảilưu trữ vĩnh viễn gồm:
• Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đãđược Quốc hội phê chuẩn
Trang 9• Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản
dự án thuộc nhóm A
• Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quantrọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn
do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngànhhoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sửliệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng Thờihạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lêncho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc đượctiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật củađơn vị kế toán."
• Thời điểm bắt đầu thời hạn lưu trữ
Thời điểm bắt đầu thời hạn lưu trữ được được quy địnhĐiều 41, Nghị định 128 như sau:
“Điều 41 Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, thời điểm tính thời hạnlưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toánquy định tại Điều 37, khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 38của Nghị định này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toánquy định tại khoản 3 Điều 38 của Nghị định này được tính từngày Báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành đượcduyệt
• Thời điểm tính thời hạn lưu trữ đối với tài liệu kế toánquy định tại khoản 4 và tài liệu, hồ sơ kiểm toán quy định tại
Trang 10khoản 6 Điều 38 của Nghị định này được tính từ khi kết thúccông việc
• Tiêu hủy tài liệu kế toán.
• Tiêu hủy tài liệu kế toán
Theo Điều 42- NĐ số 128/2004/NĐ- CP và Điều 35- NĐ
số 129/2004/NĐ- CP quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế
toán như sau:
Căn cứ Điều 40 của Luật kế toán, việc tiêu hủy tài liệu kếtoán được quy định như sau:
• Tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ theo quy định thì đượcphép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo phápluật của đơn vị kế toán, trừ khi có quyết định của cơ quan nhànước có thẩm quyền
• Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị
kế toán đó thực hiện tiêu hủy
• Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để thựchiên tiêu hủy tài liệu kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn Đối với tài liệu kế toán bí mật thì tiêu hủy bằng cách đốt cháy,cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công, đảm bảo tài liệu kếtoán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin,số liệutrên đó
• Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán.
Theo Điều 43- NĐ số 128/ 2004/ NĐ- CP và Điều
36-NĐ số 129/ 2004/ 36-NĐ- CP quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
Căn cứ Điều 40 của Luật kế toán, thủ tục tiêu hủy tài liệu kếtoán được quy định như sau:
Trang 11• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyếtđịnh thành lập “ Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thờihạn lưu trữ ” Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị,
kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ
• Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê,đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập “Danhmục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “ Biên bản tiêu hủy tài liệu
kế toán hết thời hạn lưu trữ ”
• “ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõcác nội dung: loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữcủa mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của cácthành viên Hội đồng tiêu hủy
Tình huống 1: Đầu năm 2010, tại Công ty may Sông Hồng
ký kết nhiều hợp đồng nên kho lưu trữ tài liệu kế toán không còn đủ chỗ và kế toán đã phản ánh lại với giám đốc
mở rộng phòng ban lưu trữ Sau đó GĐ đã cử 1 nhân viên
kế toán đem tiêu hủy bằng hình thức đốt tất cả các tài liệu
kế toán đã có thời hạn sử dụng quá 5 năm Hỏi việc làm của Công ty X có vi phạm pháp luật k? Tại sao?