XÂY DỰNG HỆ THỐNG TIN HỌC QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH

Chi nhánhNgân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã đi vào hoạt động từ ngày 10tháng 04 năm 2003, trong thời gian từ ngày thành lập đến nay toàn thể nhânviên của Chi nhánh Ngân hàng chí

Lời giới thiệu

Núi đến quản lý hẳn khụng ai là khụng biết đến tầm quan trọng của

nú Đõy là một vấn đề rất cấp thiết và cú liờn quan tới nhiều lĩnh vực khỏcnhau Chớnh vỡ lẽ đú mà hỡnh thức quản lý cũng khỏc nhau: dõn số, nhõn sự,cụng cụ, tài chớnh, thuế, giỏo viờn, học sinh…

Bài toỏn quản lý luụn luụn là một bài toỏn phức tạp trong mọi bàitoỏn Những bài toỏn quản lý luụn đũi hỏi một sự hợp lý cao, đặc biệt là bài

toỏn “Quản lý nhõn sự” Ngày nay sự phỏt triển của kinh tế hàng hoỏ và

cụng nghệ kộo theo sự phỏt triển cỏc doanh nghiệp, cơ quan thỡ quản lý đũihỏi ở mức cao và hợp lý Chớnh vỡ vậy mà cú lẽ quản lý nhõn sự được đặt lờnhàng đầu

Chọn đề tài “xây dụng hệ tin học QUảN Lý NHâN Sự tại chi nhánh ngân hàng chính sách xã hội tỉnh nghệ an” mặc dự biết rằng hiện nay đó rất nhiều người giải quyết vấn đề

này và chỳng được ứng dụng khỏ rộng Nhưng khụng ngoài mục đớch nàokhỏc là trau dồi kiến thức và học hỏi kinh nghiệm, em rất mong rằng sẽ rỳt

ra được những bài học quý cho bản thõn sau khi hoàn tất đề tài

Khi thực hiện đề tài này em đó cố gắng để thực hiện tốt những yờucầu của chương trinh quản lý, nhưng chắc chắn sẽ khụng trỏnh khỏi nhữngthiếu sút em rất mong được sự giỳp đỡ của thầy cụ và cỏc bạn

Cuối cựng em xin gửi lời cảm ơn tới TS Trần Thị Song Minh_ người

đó hướng dẫn em thực hiện đề tài này, Ban giỏm đốc và Phũng Kế toán –Ngân quỹ nơi em thực tập và thực hiện đề tài, cựng bạn bố đó giỳp đỡ emthực hiờn đề tài này !

Em xin chõn thành cảm ơn!

ơng I: tổng quan vè CHi nhánh ngân hàng chính sách xã hội tỉnh nghệ an

1 Khái quát về Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

1.1 Quá trình hình thành Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh nghệ an đợc thành lậptheo Quyết Định số 44/QĐ - HĐQT ngày 14 tháng 01 năm 2003 của Chủtịch hội đồng quản trị Ngân hàng chính sách xã hội việt nam Chi nhánhNgân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã đi vào hoạt động từ ngày 10tháng 04 năm 2003, trong thời gian từ ngày thành lập đến nay toàn thể nhânviên của Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh Nghệ An đã vừa củng

cố cơ sở vật chất, vừa ổn định cơ cấu tổ chức cán bộ, vừa phải từng bớc đaNgân hàng Chính sách xã hội ngày một lớn mạnh và làm tròn trách nhiệm đ-

ợc giao

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh, thành phố trực thuộctrung ơng là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Ngân hàng Chính sách xãhội, do Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xã hội quyết địnhthành lập, sát nhập và giải thể

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội là đại diện pháp nhân theo uỷquyền của Tổng giám đốc trong việc chỉ đạo các hoạt động của Ngân hàngChính sách xã hội trên địa bàn

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội.

Chức năng của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội

- Triển khai thực hiện các chủ trơng, chính sách tính dụng u đãi củaNhà nớc đối với ngời nghèo và các đối tợng chính sách trên địabàn

- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về huy động vốn; cho vay vàcác dịch vụ Ngân hàng theo quy định tại Điều lệ về tổ chức và hoạt

động của Ngân hàng Chính sách xã hội

- Nhận uỷ thác cho vay u đãi của chính quyền địa phơng, các tổ chứckinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các hiệp hội, các hội, các tổchức phi Chính phủ, các cá nhân trong và ngoài nớc

- Kiểm tra, giám sát việc vay vốn của các tổ chức, cá nhân; việc thựchiện hợp đồng của các đơn vị nhận uỷ thác.

Nhiệm vụ của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội

- Huy động vốn

+ Nhận tiền gửi có trả lãi và tự nguyện không lấy lãi của các tổ chức,các nhân trong nớc và ngoài nớc bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ;nhận tiền gửi tiết kiệm của ngời nghèo

+ Tổ chức thực hiện việc phát hành trái phiếu và các giấy tờ có giá đểhuy động vốn trên địa bàn theo quyết định của Tổng giám đốc trongtừng thời kỳ

+ Tiếp nhận các nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của chính quyền địaphơng, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị – xã hội, các hiệp hội,các tổ chức phi Chính phủ, các cá nhân trong và ngoài nớc theo quy

CP ngày 04 tháng 10 năm 2002 của Chính phủ về tín dụng đối vớingời nghèo và các đối tợng chính sách khác

- Thực hiện các dịch vụ ngân hàng theo chỉ đạo của Tổng giám đốc

- Thực hiện hạch toán kế toán thống nhất trong toàn hệ thống Chấphành chế độ quản lý tài chính theo quy định

- Kiểm tra việc thực hiện hợp đồng vay vốn và trả nợ của các tổchức, cá nhân vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội

- Thực hiện các chế độ đối với cán bộ, viên chức tại Chi nhánh về:tuyển dụng, đào tạo, nâng lơng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều

động, thi đua khen thởng, kỉ luật theo sự phân cấp của Tổnggiám đốc

- Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ Kiểm tra, giám sát các đơn

vị nhận uỷ thác trên địa bàn theo quy định của Ngân hàng Chínhsách xã hội

- Phổ biến, hớng dẫn và triển khai thực hiện các cơ chế, quy chếnghiệp vụ và văn bản pháp luật của Nhà nớc, ngành ngân hàng vàNgân hàng Chính sách xã hội liên quan đến hoạt động của Chinhánh và đơn vị nhận uỷ thác

- Nghiên cứu, phân tích kinh tế hoạt động tín dụng cho vay hộ nghèo

và các đối tợng chính sách khác để đề ra các giải pháp triển khaithực hiện chính sách tín dụng phù hợp với các chơng trình, dự ánphát triển kinh tế – xã hội tại địa phơng

- Chấp hành đầy đủ các quy định về báo cáo định kỳ, đột xuất theoyêu cầu của Tổng giám đốc

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác đợc Tổng giám đốc Ngân hàngChính sách xã hội giao

1.3 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

Về tổ chức quản lý, đứng đầu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội

là Giám đốc - ngời trực tiếp điều hành hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng.Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc, trớc pháp luật về hoạt

động chỉ đạo Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Giúp việc Giám đốc

có hai Phó Giám đốc và các Phòng chuyên môn nghiệp vụ

Cơ cấu của các phòng chuyên môn nghiệp vụ tại Chi nhánh Ngân hàngChính sách xã hội gồm:

- Phòng Kế hoạch – Nghiệp vụ tín dụng

- Phòng Kế toán – Ngân quỹ

- Phòng Hành chính – Tổ chức

- Phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ

Điều hành phòng chuyên môn nghiệp vụ là Trởng phòng

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng chuyên môn nghiệp

vụ tại Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội do Giám đốc Chi nhánh quy

định phù hợp với nhiệm vụ và Chi nhánh và hớng dẫn của các Phòng chuyênmôn nghiệp vụ tại Hội sở chính.

Công tác tổ chức mạng lới và đào tạo cán bộ.

- Về công tác tổ chức mạng lới:

Toàn tỉnh đã hình thành và hoàn thiện phòng giao dịch ở 18 huyện,thị xã và văn phòng ngân hàng Tỉnh Tổng số CBCNV 156 ngời trongbiên chế

- Công tác đào tạo:

Ngân hàng tỉnh đã mở 5 lớp bồi dỡng nghiệp vụ cho 180 lợt cán bộtín dụng, kế toán, ngân quỹ, tin học và cán bộ mới Tổ chức cho đoàncán bộ ( Giám đốc phòng giao dịch, trởng phó phòng ngân hàng tỉnh14) đi học tập kinh nghiệm ở một số tỉnh hoạt động tốt Bên cạnh việc

đào tạo, tập huấn tập trung trong một thời gian nhất định thì toàn chinhánh đã và đang duy trì chế độ học tập hàng tuần vào chiều thứ 5 vàtạo điều kiện tốt cho đội ngũ cán bộ tiếp cận với tài liệu sách báo có ýnghĩ thiết thực đối với hoạt động tín dụng chính sách

Sơ đồ hoạt động của trụ sở Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hộitỉnh Nghệ An (còn gọi là Văn phòng ngân hàng tỉnh)

II Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An.

Phòng kiểmtra kiểm soát

Hiện nay, tất cả các phòng của Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xãhội của tỉnh Nghệ An hầu hết là đã đợc trang bị máy vi tính Hầu hết tất cảnhân viên trong Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đã sử dụng thànhthạo máy vi tính, tất cả các máy đều đợc trang bị máy in đầy đủ, đặc biệt ởquầy giao dịch với khách hàng còn đợc trang bị thêm máy in kim

Hiện tại, Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đang sử dụng phầnmềm giao dịch với khách hàng qua chơng trình Giao Dịch, chơng trình này

đợc Tổng Ngân hàng Chính sách xã hội cung cấp, chơng trình đợc viết trênngôn ngữ FoxPro Chơng trình đợc cài đặt và hớng dẫn sử dụng thông qua

Đồng chí Nguyễn Văn Triển là cán bộ của phòng Kế toán – Ngân quỹ nhngtrực tiếp chịu trách nhiệm về tin hoc của toàn bộ Chi Nhánh Ngân hàngChính sách xã hội Tỉnh Nghệ An

Trong năm 2005 Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ

An đã đợc cấp thêm một số máy tính, máy in và chấn lu ổn định điện nhằmphục vụ cho chơng trình Giao Dịch và một số công nghệ khác

Do Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Nghệ An mới đợc thànhlập nên hiện tại Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội cha có phòng tinhọc riêng cho mình mà phòng tin học của toàn Chi nhánh Ngân hàng Chínhsách xã hội nằm trong phòng Kế toán – Ngân quỹ Trong Chi nhánh Ngânhàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An chỉ có mỗi một mình đồng chí

Nguyễn Văn Triển chịu trách nhiệm về tin học cho toàn Ngân hàng

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đang từng bớc cải thiện côngtác tin học của mình cũng nh là nâng cao trình độ của của nhân viên trongtoàn Ngân hàng để phục vụ tốt cho công tác giao dịch của mình để khôngnhằm mục đích nào khác là phục vụ khách hàng đợc tốt hơn

Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An hiện nay có tấtcả 18 phòng giao dịch ở các huyện và thị xã Trong đó có một chi nhánh là ởThành phố Vinh, đợc đạt tên là Văn phòng Ngân hàng Tỉnh hay là trụ sở củaChi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tại Tinh Nghệ An Do địa hình củatỉnh Nghệ An là nhiều đồi núi cùng với sự đa dạng về các thành phần dân tộc

ở các vùng rẻo cao nên công tác quản lý gặp rất nhiều trở ngại, khó khăn.Song với sự nhiệt tình với công việc cộng với trách nhiệm mà Đảng và nhà n-

ớc giao phó toàn thể nhân viên thuộc Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã

hội tỉnh Nghệ An đã nỗ lực phấn đấu đi đến đợc từng bản làng dân tộc, từng

hộ dân để mang đến những lợi ích chính sách mà Đảng và Nhà Nớc đã đề ra

Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Chi nhánh Ngân hàng Chínhsách xã hội tỉnh Nghệ An và căn cứ vào những kiến thức đã học, em đã chọn

đề tài “Xây dựng hệ tin học Quản lý nhân sự tại Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An” làm đề tài nghiên cứu cho đề án tốt

nghiệp của mình Do điều kiện đi lại khó khăn nên đề tài của em chỉ thựchiện trong phạm vi văn phòng ngân hàng tỉnh Hiện nay ở văn phòng ngânhàng tỉnh hiện có tất cả 35 nhân viên trong đó 33 ngời là nhân viên chínhthức còn lại hai hợp đồng là hai bảo vệ

Chơng II:

Phơng pháp luận của đề tài – Hệ thống thông Hệ thống thông

tin quản lý nhân sự

I Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý.

I.1 Hệ thống thông tin và nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin.

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan tớinhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin đểnhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kếhoạch, điều phối tình hình hoạt động của cơ quan

Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong nhữngkho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìmkiếm một cách nhanh nhất các dữ liệu cần thiết Kho dữ liệu này đợc cài đặttrên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ chế độbảo mật và sao lu dữ liệu

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục mộttổng thể các hiện tợng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sựkiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà

là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin làcung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất.Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống đang tồn tại,thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó

Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãitrong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theophơng pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó Nhchúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề vềquản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc

đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhng cũng còn một số nguyên nhânkhác nữa nh yêu cầu của ngời quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổisách lợc chính trị

I.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý.

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn, trongmỗi giai đoạn lại có các công việc khác cần tiến hành

1 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin.

Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự

án Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này rất có thể làm lùi các bớc tiếnhành của dự án, kéo theo các kinh phí lớn cho tổ chức

Các công đoạn của giai đoạn này là: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu,

Đánh giá khả thi, Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2 Phân tích chi tiết.

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đa ra đợc chuẩn

đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định những vấn đề chính cũng

nh nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệthống mới và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu

Bắt đầu từ những thông tin đầu ra của hệ thống để chuẩn hoá thiết kếcơ sơ dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các dòng vào

4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

Mục đích chủ yếu của giai đoạn này là thiết lập các phác hoạ cho môhình vật lý, đánh giá chi phí và lợi ích cho các phác hoạ, xác định khả năng

đạt các mục tiêu cũng nh sự tác động của chúng vào lĩnh vực tổ chức và nhân

sự đang làm việc tại hệ thống và đa ra những kiến nghị cho lãnh đạo nhữngphơng án hứa hẹn nhất

Các công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phơng án giảipháp là: xác định các ràng buộc về tin học và tổ chức, xây dựng các phơng

án, đánh giá các phơng án, chuẩn bị và trình bày báo cáo

5 Thiết kế vật lý ngoài.

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phơng án của giải pháp đã đợcchọn ở giai đoạn trớc đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô

tả chính xác ở đây có ảnh hởng và tác động trực tiếp tới công việc hàng ngàycủa những ngời sử dụng.

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết các giao diện vào

ra, thiết kế các phơng thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế các thủ tụcthủ công

6 Triển khai hệ thống thông tin.

Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thống hoạt độngtốt Những công chính của giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triểnkhai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống các tàiliệu, đào tạo ngời sử dụng

7 Cài đặt và khai thác

Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác và bảo trì, đánh giá

II Khái quát về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

I.1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục mộttổng thể các hiện tợng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sựkiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà

là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Trong những năm trớc đây khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãitrong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theophơng pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó

I.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thờng xuyên thông báo choban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lơng, thi đua, chấmcông, khen thởng, kỷ luật hệ thống này đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp củagiám đốc

Với chức năng nh vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cậpnhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thờng xuyên bổ xung nhữngthông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việctheo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lơng cũng là nhiệm

vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hìnhtheo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệthống quản lý nhân sự.

I.1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trớc một khối lợng lớn nhân viên cũng nh các yêu cầu đặt ra thì việcquản lý theo phơng pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng đợc, do đó gặp rấtnhiều khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và côngsức, mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lu trữ, tìm kiếm,

bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng

Từ những nhợc điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tinhọc hoá cho việc quản lý nhân sự cũng nh các hệ thống quản lý khác

I.1.4 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới.

Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần

đợc đầu t và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng nh giúp cấplãnh đạo thực hiện tốt các chủ trơng chính sách đối với cán bộ công nhânviên chức

Trớc hết để quản lý đợc một khối lợng nhân viên của một cơ quan,phải tổ chức tốt hệ thống lu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng đợc những yêu cầu:tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi Hệ thống quản lý mới phảikhắc phục đợc những nhợc diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải

có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từkhi cập nhật

I.1.5 Các chức năng cơ bản của hệ thống:

I.1.5.5.1>Quản lý hồ sơ:

+ Cập nhật hồ sơ

+ Lu trữ hồ sơ

I.1.5.5.2>Tra cứu, tìm kiếm:

+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch

+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp

I.1.5.5.3>Báo cáo thống kê:

+ Thống kê Báo cáo về trình độ ngời lao động trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơnvị.

I.1.6 Mô tả công việc:

I.1.6.1 Khi cú một nhõn viờn mới

Theo nhu cầu của đơn vị tuyển dụng nhõn viờn mới sẽ phải nộp Sơyếu lý lịch Đõy sẽ là cỏc thụng tin cố định về một nhõn viờn khụng thể thayđổi được như: họ tờn, mó nhõn viờn, ảnh của nhõn viờn giỳp phõn biệt giữacỏc nhõn viờn với nhau

I.1.6.2 Khi cú thụng tin thay đổi liờn quan đến một nhõn viờn

- Thụng tin biến động liờn quan đến một nhõn viờn nhằm mụ tả quỏtrỡnh cụng tỏc cũng như sinh hoạt của nhõn viờn như: quỏ trỡnh đào tạo,ngoại ngữ, chuyờn mụn…

- Thụng tin biến động giữa nhõn viờn và cỏc đơn vị cơ sở gắn liền vớinhõn viờn và quỏ trỡnh cụng tỏc của nhõn viờn tại đơn vị

Những thụng tin biến động liờn quan đến nhõn viờn cú hai loại

I.1.6.2.1 Thụng tin bổ sung:

Là những thụng tin cựng loại với những thụng tin đó cập nhật từ trướcnhưng nú bổ sung cho cỏi trước đó cập nhật

Vớ dụ như: Thụng tin về cỏc con, thụng tin khen thưởng kỷ luật… củanhõn viờn

I.1.6.2.2 Thụng tin nhất thời:

Là những thụng tin là những thụng tin cựng loại nhưng thụng tin cậpnhật vào sau sẽ làm mất hiệu lực của thụng tin trước đú

Vớ dụ : trỡnh độ chuyờn mụn của nhõn viờn…

I.1.6.2.3 Khi có các nhu cầu tham khảo đến các hồ sơ nhân viên, thống kê vềnhân sự:

- Tra cứu các thông tin về nhân viên

- Quá trình khen thưởng cũng như kỷ luật của nhân viên

- Thống kê danh sách nhân viên theo phòng ban và các đơn vị sảnxuất

- Cung cấp thông tin về khả năng lao động

I.1.7 C¸c quy íc vÒ th«ng tin lu tr÷ trong hÖ thèng th«ng tin qu¶n

lý nh©n sù.

I.1.7.1 Thông tin liên quan đến nhân viên được tổ chức dưới ba dạngchính:

- Thông tin cố định về bản thân nhân viên

- Thông tin biến động về bản thân nhân viên

- Thông tin biến động về quan hệ giữa nhân viên và đơn vị

I.1.7.2 Thông tin biến động liên quan đến mỗi nhân viên:

- Thông tin bổ sung

- Thông tin nhất thời

I.1.7.3 Các thủ tục xử lý dữ liệu:

I.1.7.3.1 Đăng ký nhân viên mới:

- Đăng ký thông tin ban đầu cố định về bản thân nhân viên

- Đănng ký các thông tin ban đầu (biến động) về bản thân nhân viên:quan hệ gia đình, trình độ chuyên môn…

- Đăng ký thông tin ban đầu (biến dộng) biểu thị mối quan hệ giữanhân viên và đơn vị: phân công tác

I.1.7.3.2 Cập nhật thông tin mới về nhân viên:

- Thờm cỏc thụng tin(bổ sung, tớch lũy) mới về nhõn viờn:

+ Nhúm cỏc thụng tin liờn quan đến bản thõn nhõn viờn: quan hệ giađỡnh, trỡnh độ chuyờn mụn

+ Nhúm cỏc thụng tin biểu thị quan hệ giữa nhõn viờn và đơn vị: phõncụng cụng tỏc, khen thưởng, kỷ luật

- Sửa đổi cỏc thụng tin liờn quan đến nhõn viờn: do nhập sai hoặcthụng tin đú lạc hậu so với thực tế

II.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một tập hợp các yếu tố có liên quan tới nhau để thu thập, xử lý, lu trữ truyền đạt, phân phối các thông tin cóliên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thờng xuyên thông báo choban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lơng, thi đua, chấmcông, khen thởng, kỷ luật hệ thống này đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp củaphòng tổ chức

Với chức năng nh vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cậpnhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thờng xuyên bổ xung nhữngthông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việctheo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lơng cũng là nhiệm

vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hìnhtheo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệthống quản lý nhân sự

Không những thế HTTT quản lý nhân sự còn cung cấp nhiều thông tin

đầu vào cho các hệ thống khác Chẳng hạn các báo cáo về nhân lực choHTTT sản xuất, báo cáo lơng cho HTTT tài chính Nh vậy là HTTT quản lýnhân sự không tồn tại độc lập mà cùng với HTTT chuyên chức năng khác tạothành HTTT quản lý hoàn chỉnh của cơ quan doanh nghiệp Các HTTT nàythờng xuyên cung cấp các thông tin khác nhau, hỗ trợ cho việc ra quyết địnhcủa lãnh đạo, đảm bảo cho các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, đạt đợcmục tiêu đề ra

Trong HTTT nhân sự các đầu vào (Input) của hệ thống đợc lấy từ cácnguồn (Sources) đợc xử lý với các dữ liệu đã lu trữ trong hệ thống Các kết

quả này đợc gọi là Output và đợc chuyển đến đích (Destination) hay cậpnhập vào các kho dữ liệu (Storage) của hệ thống.

Mô hình HTTT quản lý nhân sự

II.2 Phân loại hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Theo từng cấp độ ta có thể phân loại HTTT quản lý nhân sự thành bamức: mức tác nghiệp, mức sách lợc và mức chiến lợc

 Các hệ thống ở mức tác nghiệp

Các HTTT ở mức tác nghiệp cung cấp các thông tin hỗ trợ cho việc racác quyết định có tính thủ tục, lặp lại Có rất nhiều HTTT nhân sự ở mức tácnghiệp

 HTTT quản lý lơng

 HTTT quản lý vị trí làm việc

 HTTT quản lý ngời lao động

 HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con ngời

 HTTT báo cáo lên cấp trên

 HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Các báo cáo

dự báo cung nguồn nhân lực Những dự báo này có thể tiến hành ở mức vĩ mô hay mức vi mô.

II.3 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

II.3.1 Các khái niệm liên quan tới cơ sở dữ liệu

Cơ sơ dữ liệu (CSDL) liên quan tới một số khái niệm sau đây:Thực thể(emtity) là một đối tợng nào đó con ngời muốn quản lý thông tin liên quantới nó, thực thể có thể là ngời, sự vật, hiện tợng hay một một khái niệm nào

đó

Mỗi thực thể có các thông tin liên quan mà ta cần lu trữ gọi là các thuộctính (attribute), các thuộc tính là các yếu tố tách biệt mà không chia nhỏ đợcnữa

Bảng (table) là nơi lu trữ các thông tin về thực thể

Mỗi bảng có nhiều dòng (row) và nhiều cột (column) Mỗi dòng haycòn gọi là một bản ghi (record), nó lu trữ các thông tin đầy đủ về một cá thể(instance) Mỗi cột hay còn gọi là một trờng (field), nó ghi lại một thuộc tínhcủa tất cả các cá thể trong thực thể

Cơ sơ dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liênquan với nhau Tập hợp các CSDL có liên quan tới nhaugọi là hệ cơ sơ dữliệu (Database System), hay ngân hàng dữ liệu (Data bank)

II.3.2 Cơ sơ dữ liệu nhân sự

CSDL nhân sự bao gồm các tệp dữ liệu liên quan trực tiếp đến cán bộ

nh tệp hồ sơ cán bộ, phòng ban, khen thởng, kỷ luật tất cả đợc lu trữ trên