XÂY DỰNG HỆ THỐNG TIN HỌC QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH

Chuyên đề thực tập Lời giới thiệu Núi n qun lý hn khụng l khụng bit n tm quan trng ca nú õy l mt rt cp thit v cú liờn quan ti nhiu lnh vc khỏc Chớnh vỡ l ú m hỡnh thc qun lý cng khỏc nhau: dõn s, nhõn s, cụng c, ti chớnh, thu, giỏo viờn, hc sinh Bi toỏn qun lý luụn luụn l mt bi toỏn phc mi bi toỏn Nhng bi toỏn qun lý luụn ũi hi mt s hp lý cao, c bit l bi toỏn Qun lý nhõn s Ngy s phỏt trin ca kinh t hng hoỏ v cụng ngh kộo theo s phỏt trin cỏc doanh nghip, c quan thỡ qun lý ũi hi mc cao v hp lý Chớnh vỡ vy m cú l qun lý nhõn s c t lờn hng u Chọn ti xây dụng hệ tin học QUảN Lý NHâN Sự chi nhánh ngân hàng sách xã hội tỉnh nghệ an mc dự bit rng hin ó rt nhiu ngi gii quyt ny v chỳng c ng dng khỏ rng Nhng khụng ngoi mc ớch no khỏc l trau di kin thc v hc hi kinh nghim, em mong rng s rỳt c nhng bi hc quý cho bn thõn sau hoàn tất đề tài Khi thc hin ti ny em ó c gng thc hin tt nhng yờu cu ca chng trinh qun lý, nhng chc chn s khụng trỏnh nhng thiu sút em mong c s giỳp ca thy cụ v cỏc bn Cui cựng em xin gi li cm n ti TS Trần Thị Song Minh_ ngi ó hng dn em thc hin ti ny, Ban giỏm c v Phũng Kế toán Ngân quỹ ni em thực tập thc hin ti, cựng bn bố ó giỳp em thc hiờn ti ny ! Em xin chõn thnh cm n! Chuyên đề thực tập Chơng I: tổng quan vè CHi nhánh ngân hàng sách xã hội tỉnh nghệ an Khái quát Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An 1.1 Quá trình hình thành Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh nghệ an đợc thành lập theo Quyết Định số 44/QĐ - HĐQT ngày 14 tháng 01 năm 2003 Chủ tịch hội đồng quản trị Ngân hàng sách xã hội việt nam Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An vào hoạt động từ ngày 10 tháng 04 năm 2003, thời gian từ ngày thành lập đến toàn thể nhân viên Chi nhánh Ngân hàng sách xã hội tỉnh Nghệ An vừa củng cố sở vật chất, vừa ổn định cấu tổ chức cán bộ, vừa phải bớc đa Ngân hàng Chính sách xã hội ngày lớn mạnh làm tròn trách nhiệm đợc giao Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Ngân hàng Chính sách xã hội, Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xã hội định thành lập, sát nhập giải thể Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội đại diện pháp nhân theo uỷ quyền Tổng giám đốc việc đạo hoạt động Ngân hàng Chính sách xã hội địa bàn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Chức Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội - Triển khai thực chủ trơng, sách tính dụng u đãi Nhà nớc ngời nghèo đối tợng sách địa bàn - Thực hoạt động nghiệp vụ huy động vốn; cho vay dịch vụ Ngân hàng theo quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng Chính sách xã hội - Nhận uỷ thác cho vay u đãi quyền địa phơng, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, hiệp hội, hội, tổ chức phi Chính phủ, cá nhân nớc Chuyên đề thực tập - Kiểm tra, giám sát việc vay vốn tổ chức, cá nhân; việc thực hợp đồng đơn vị nhận uỷ thác Nhiệm vụ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội - Huy động vốn + Nhận tiền gửi có trả lãi tự nguyện không lấy lãi tổ chức, nhân nớc nớc đồng Việt Nam ngoại tệ; nhận tiền gửi tiết kiệm ngời nghèo + Tổ chức thực việc phát hành trái phiếu giấy tờ có giá để huy động vốn địa bàn theo định Tổng giám đốc thời kỳ + Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác quyền địa phơng, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ, cá nhân nớc theo quy định Tổng giám đốc + Vay vốn tổ chức tài chính, tín dụng nớc Tổng giám đốc cho phép - Cho vay: Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội thực cho vay ngắn hạn, trung hạn dài hạn hợp đồng Việt Nam đối tợng đợc quy định điều Nghị định số 78/2002/NĐCP ngày 04 tháng 10 năm 2002 Chính phủ tín dụng ngời nghèo đối tợng sách khác - Thực dịch vụ ngân hàng theo đạo Tổng giám đốc - Thực hạch toán kế toán thống toàn hệ thống Chấp hành chế độ quản lý tài theo quy định - Kiểm tra việc thực hợp đồng vay vốn trả nợ tổ chức, cá nhân vay vốn Ngân hàng Chính sách xã hội - Thực chế độ cán bộ, viên chức Chi nhánh về: tuyển dụng, đào tạo, nâng lơng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thi đua khen thởng, kỉ luật theo phân cấp Tổng giám đốc Chuyên đề thực tập - Thực kiểm tra, kiểm toán nội Kiểm tra, giám sát đơn vị nhận uỷ thác địa bàn theo quy định Ngân hàng Chính sách xã hội - Phổ biến, hớng dẫn triển khai thực chế, quy chế nghiệp vụ văn pháp luật Nhà nớc, ngành ngân hàng Ngân hàng Chính sách xã hội liên quan đến hoạt động Chi nhánh đơn vị nhận uỷ thác - Nghiên cứu, phân tích kinh tế hoạt động tín dụng cho vay hộ nghèo đối tợng sách khác để đề giải pháp triển khai thực sách tín dụng phù hợp với chơng trình, dự án phát triển kinh tế xã hội địa phơng - Chấp hành đầy đủ quy định báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu Tổng giám đốc - Thực số nhiệm vụ khác đợc Tổng giám đốc Ngân hàng Chính sách xã hội giao 1.3 Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An Về tổ chức quản lý, đứng đầu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Giám đốc - ngời trực tiếp điều hành hoạt động Chi nhánh Ngân hàng Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc, trớc pháp luật hoạt động đạo Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Giúp việc Giám đốc có hai Phó Giám đốc Phòng chuyên môn nghiệp vụ Cơ cấu phòng chuyên môn nghiệp vụ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội gồm: - Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ tín dụng - Phòng Kế toán Ngân quỹ - Phòng Hành Tổ chức - Phòng kiểm tra kiểm toán nội Điều hành phòng chuyên môn nghiệp vụ Trởng phòng Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng chuyên môn nghiệp vụ Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Giám đốc Chi nhánh quy Chuyên đề thực tập định phù hợp với nhiệm vụ Chi nhánh hớng dẫn Phòng chuyên môn nghiệp vụ Hội sở Công tác tổ chức mạng lới đào tạo cán - Về công tác tổ chức mạng lới: Toàn tỉnh hình thành hoàn thiện phòng giao dịch 18 huyện, thị xã văn phòng ngân hàng Tỉnh Tổng số CBCNV 156 ngời biên chế - Công tác đào tạo: Ngân hàng tỉnh mở lớp bồi dỡng nghiệp vụ cho 180 lợt cán tín dụng, kế toán, ngân quỹ, tin học cán Tổ chức cho đoàn cán ( Giám đốc phòng giao dịch, trởng phó phòng ngân hàng tỉnh 14) học tập kinh nghiệm số tỉnh hoạt động tốt Bên cạnh việc đào tạo, tập huấn tập trung thời gian định toàn chi nhánh trì chế độ học tập hàng tuần vào chiều thứ tạo điều kiện tốt cho đội ngũ cán tiếp cận với tài liệu sách báo có ý nghĩ thiết thực hoạt động tín dụng sách Sơ đồ hoạt động trụ sở Chi nhánh Ngân hàng sách xã hội tỉnh Nghệ An (còn gọi Văn phòng ngân hàng tỉnh) Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán Ngân quỹ Phòng tín Dụng Phòng hành Chính Tổ chức Phòng kiểm tra kiểm soát II Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An Chuyên đề thực tập Hiện nay, tất phòng Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An hầu hết đợc trang bị máy vi tính Hầu hết tất nhân viên Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội sử dụng thành thạo máy vi tính, tất máy đợc trang bị máy in đầy đủ, đặc biệt quầy giao dịch với khách hàng đợc trang bị thêm máy in kim Hiện tại, Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội sử dụng phần mềm giao dịch với khách hàng qua chơng trình Giao Dịch, chơng trình đợc Tổng Ngân hàng Chính sách xã hội cung cấp, chơng trình đợc viết ngôn ngữ FoxPro Chơng trình đợc cài đặt hớng dẫn sử dụng thông qua Đồng chí Nguyễn Văn Triển cán phòng Kế toán Ngân quỹ nhng trực tiếp chịu trách nhiệm tin hoc toàn Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An Trong năm 2005 Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An đợc cấp thêm số máy tính, máy in chấn lu ổn định điện nhằm phục vụ cho chơng trình Giao Dịch số công nghệ khác Do Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Nghệ An đợc thành lập nên Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội cha có phòng tin học riêng cho mà phòng tin học toàn Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội nằm phòng Kế toán Ngân quỹ Trong Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An có đồng chí Nguyễn Văn Triển chịu trách nhiệm tin học cho toàn Ngân hàng Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội bớc cải thiện công tác tin học nh nâng cao trình độ của nhân viên toàn Ngân hàng để phục vụ tốt cho công tác giao dịch để không nhằm mục đích khác phục vụ khách hàng đợc tốt Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An có tất 18 phòng giao dịch huyện thị xã Trong có chi nhánh Thành phố Vinh, đợc đạt tên Văn phòng Ngân hàng Tỉnh trụ sở Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tinh Nghệ An Do địa hình tỉnh Nghệ An nhiều đồi núi với đa dạng thành phần dân tộc vùng rẻo cao nên công tác quản lý gặp nhiều trở ngại, khó khăn Song với nhiệt tình với công việc cộng với trách nhiệm mà Đảng nhà nớc giao phó toàn thể nhân viên thuộc Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã Chuyên đề thực tập hội tỉnh Nghệ An nỗ lực phấn đấu đến đợc làng dân tộc, hộ dân để mang đến lợi ích sách mà Đảng Nhà Nớc đề Sau thời gian thực tập tìm hiểu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh Nghệ An vào kiến thức học, em chọn đề tài Xây dựng hệ tin học Quản lý nhân Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xã hội Tỉnh Nghệ An làm đề tài nghiên cứu cho đề án tốt nghiệp Do điều kiện lại khó khăn nên đề tài em thực phạm vi văn phòng ngân hàng tỉnh Hiện văn phòng ngân hàng tỉnh có tất 35 nhân viên 33 ngời nhân viên thức lại hai hợp đồng hai bảo vệ Chuyên đề thực tập Chơng II: Phơng pháp luận đề tài Hệ thống thông tin quản lý nhân I Tổng quan hệ thống thông tin quản lý I.1 Hệ thống thông tin nguyên nhân dẫn tới việc phát triển hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (HTTT) tập hợp yếu tố có liên quan tới làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối tình hình hoạt động quan Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ quản lý liệu kho liệu, nơi cất giữ liệu cách có tổ chức cho tìm kiếm cách nhanh liệu cần thiết Kho liệu đợc cài đặt phơng tiện nhớ máy tính điện tử đợc bảo quản nhờ chế độ bảo mật lu liệu Quản lý cách biểu ý chí muốn biến đổi phục tổng thể tợng Đó việc tạo kiện, thay kiện xảy bộc phát Đây lắp ráp nhiệm vụ rời rạc mà hoạt động phân biệt rõ ràng với chức khác tổ chức Mục tiêu cuối cố gắng phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt Phát triển hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực tiến hành cài đặt Trong năm trớc máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi hệ thống quản lý, hệ thống quản lý phải thực theo phơng pháp thủ công hệ thống quản lý nhân nằm số Nh biết hoạt động tồi tệ hệ thống thông tin, vấn đề quản lý việc thâm thủng ngân quỹ nguyên nhân thúc đẩy yêu cầu phát triển hệ thống Nhng số nguyên nhân khác nh yêu cầu ngời quản lý, công nghệ thay đổi thay đổi sách lợc trị I.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin gồm giai đoạn, giai đoạn lại có công việc khác cần tiến hành Chuyên đề thực tập Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin Đánh giá yêu cầu quan trọng cho việc thành công dự án Một sai lầm phạm phải giai đoạn làm lùi bớc tiến hành dự án, kéo theo kinh phí lớn cho tổ chức Các công đoạn giai đoạn là: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả thi, Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Phân tích chi tiết Mục đích giai đoạn phân tích chi tiết đa đợc chuẩn đoán hệ thống tồn nghĩa xác định vấn đề nh nguyên nhân chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc hệ thống đề xuất đợc yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đề Các công cụ mô hình hóa: Sơ đồ luông thông tin, Sơ đồ luồng liệu Thiết kế logic Mục đích giai đoạn xác định cách chi tiết xác mà hệ thống phải làm để đạt đợc mục tiêu đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà tuân thủ ràng buộc Bắt đầu từ thông tin đầu hệ thống để chuẩn hoá thiết kế sơ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế dòng vào Đề xuất phơng án giải pháp Mục đích chủ yếu giai đoạn thiết lập phác hoạ cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho phác hoạ, xác định khả đạt mục tiêu nh tác động chúng vào lĩnh vực tổ chức nhân làm việc hệ thống đa kiến nghị cho lãnh đạo phơng án hứa hẹn Các công việc phải làm giai đoạn xây dựng phơng án giải pháp là: xác định ràng buộc tin học tổ chức, xây dựng phơng án, đánh giá phơng án, chuẩn bị trình bày báo cáo Thiết kế vật lý Thiết kế vật lý mô tả chi tiết phơng án giải pháp đợc chọn giai đoạn trớc Đây giai đoạn quan trọng, mô Chuyên đề thực tập tả xác có ảnh hởng tác động trực tiếp tới công việc hàng ngày ngời sử dụng Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết giao diện vào ra, thiết kế phơng thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế thủ tục thủ công Triển khai hệ thống thông tin Mục tiêu giai đoạn xây dựng hệ thống hoạt động tốt Những công giai đoạn triển khai bao gồm: Lập kế hoạch triển khai, thiết kế vật lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống tài liệu, đào tạo ngời sử dụng Cài đặt khai thác Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác bảo trì, đánh giá II Khái quát hệ thống thông tin quản lý nhân I.1.1 Tổng quan hệ thống quản lý Quản lý cách biểu ý chí muốn biến đổi phục tổng thể tợng Đó việc tạo kiện, thay kiện xảy bộc phát Đây lắp ráp nhiệm vụ rời rạc mà hoạt động phân biệt rõ ràng với chức khác tổ chức Trong năm trớc máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi hệ thống quản lý, hệ thống quản lý phải thực theo phơng pháp thủ công hệ thống quản lý nhân nằm số I.1.2 Chức nhiệm vụ hệ thống quản lý nhân Hệ thống quản lý nhân có chức thờng xuyên thông báo cho ban lãnh đạo mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lơng, thi đua, chấm công, khen thởng, kỷ luật hệ thống đợc đặt dới đạo trực tiếp giám đốc Với chức nh vậy, hệ thống quản lý nhân có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ cán công nhân viên theo quy định, thờng xuyên bổ xung thông tin thay đổi trình công tác cán công nhân viên, việc theo dõi quản lý lao động để chấm công toán lơng nhiệm 10 Chuyên đề thực tập Các ký pháp dùng sơ đồ luồng thông tin IFD Xử lý Thủ công Giao tác ngời máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lu trữ liệu Thủ công Dòng thông tin Tin học hoá Tài liệu Điều khiển Sơ đồ liệu DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng liệu DFD dùng để mô tả HTTT nh sơ đồ luồng thông tin nhng góc độ trừu tợng Trên sơ đồ bao gồm luồng liệu, xử lý, lu trữ liệu, nguồn đích nhng không quan tâm tới nơi, thời điểm xử lý liệu đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD mô tả đơn HTTT làm để làm Các ký pháp dùng sơ đồ DFD Tiến trình: Biểu diễn hình tròn tên xử lý đợc bắt đầu động từ thể công việc khái quát công việc thực Tên tiến trình xử lý 19 Chuyên đề thực tập Nguồn đích tới liệu: Đợc biểu diễn hình chữ nhật đợc đặt tên danh từ Nguồn đích đến liệu thờng nhóm tổ chức bên phạm vi hệ thống nghiên cứu, nhng có số hình thức tiếp xúc với hệ thống Chúng nguồn gốc cung cấp thông tin cho hệ thống nơi nhân sản phẩm hệ thống Do vậy, chúng gọi tác nhân Tên ngời phận nhận/phát tin Dòng liệu: Đợc biểu mũi tên hớng dògn liệu Dòng liệu đợc hiểu việc chuyển thông tin vào hay khỏi xử lý từ nguồn/ đích liệu từ xử lý khác Tên dòng liệu Kho liệu: Đợc biểu diễn dạng khung với hai đờng viền song song tên kho Kho liệu đợc dùng để lu trữ liệu tạo nguồn liệu cho xử lý Tên kho liệu Sơ đồ DFD có mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1, Tuỳ theo trờng hợp khác tuỳ vào tính chất khác hệ thống mà ta cần phải phân rã mức DFD khác Chơng III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân CHi nháNH NGÂN HàNG CHíNH SáCH Xã HộI TỉNH NGHệ AN 20 Chuyên đề thực tập I Mục tiêu hệ thống thông tin quản lý hồ sơ lơng nhân viên Đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý: Ban giám đốc Ngân hàng cần có thông tin chi tiết, nhanh chóng cán công nhân viên Ngân hàng chẳng hạn nh trình công tác, khen thởng, kỷ luật, thống kê số lợng lao động để đa dự báo sẵng sàng giải kịp thời trờng hợp nhân viên cha đợc nâng lơng, ngời hu để bổ xung kịp thời Đối với ngời thờng xuyên tiếp xúc làm việc với chơng trình việc truy nhập liệu nhanh chóng, thao tác vào liệu phải đơn giản, xác dễ thực điểm quan trọng hàng đầu Các thông báo phải đợc hiển thị rõ ràng, sáng sủa, có khả phát xử lý lỗi tốt, có hệ thống kiểm tra báo cập nhật liệu Giao diện phải đợc trình bày đẹp mắt, thân thiện, dễ hiểu thống phơng pháp làm việc tránh sai xót không đáng có II Phân tích hệ thống quản lý hồ sơ lơng nhân viên thực tế vĂN PHòNG CHI NHáNH NGÂN HàNG CHíNH SáCH Xã HộI TỉNH NGHệ AN II.1 Phơng pháp thu thập thông tin ngân hàng Để tiến hành phân tích hệ thống trớc hết phải thu thập thông tin hệ thống Tại em sử dụng phơng pháp thu thập thông tin nh sau: Nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu thông tin giấy tờ phản ánh khứ, tại, tơng lai ngân hàng Phơng pháp cho phép nghiên cứu tỉ mỉ khía cạnh: lịch sử hình thành phát triển ngân hàng, tình trạng tài chính, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ thành viên ngân hàng, Phỏng vấn: Hỏi trực tiếp ngời chịu trách nhiệm quản lý nhân để nắm bắt nội dung hệ thống mà hiểu đợc tài liệu Quan sát: Trong trình thực tập ta để ý công việc thờng xuyên tiến hành trình quản lý nhân nh việc lu tài liệu, thói quen sử dụng ngời trực tiếp dùng 21 Chuyên đề thực tập Việc kết hợp phơng pháp đem lại thông tin đầy đủ hệ thống cần phân tích II.2 Các thông tin đầu vào hệ thống quản lý hồ sơ lơng nhân viên Các sách, luật quy định lơng, BHXH, BHYT, Chính phủ Hồ sơ tất nhân viên ngân hàng: Sơ yếu lí lịch Bản giấy khai sinh Giấy chứng nhận sức khoẻ Bản văn bằng, chứng xác nhân trình đào tạo Các văn pháp lý có liên quan tới trình công tác: QĐ tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, bậc lơng, Sổ bảo hiểm xã hội Sổ lao động II.4 Sơ đồ mô tả hệ thống quản lý hồ sơ lơng nhân viên II.4.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD Thời điểm Cán công nhân viên Bộ phận quản lý Phòng ban nhân &lơng chức 22 Lãnh đạo Chuyên đề thực tập Đợc tuyển dụng vào quan hay có thay đổi Thông tin từ ngời lao động Tiếp nhân, xử lý thông tin Thông tin nhân sự, l ơng Thông tin đ ợc xử lý chọn lọc Nhập thông tin xử lý Khi có yêu cầu hay theo định kỳ CSDL nhân Các báo cáo In báo cáo Các báo cầutới ba đối tợng chủ yếu cán Ta thấy HTTT quản lý cótheo liênyêu quan cáo công nhân viên, cán trực tiếp làm công tác quản lý nhân sự, lãnh đạo ngân hàng Các thông tin cán công nhân viên đợc lu vào CSDL trình, sau lên báo cáo cần thiết II.4.2 Sơ đồ luồng liệu hệ thống DFD Sơ đồ ngữ cảnh Thể khái quát nội dung HTTT quản lý, tức cần nhìn vào sơ đồ ta nhân biết nội dung hệ thống Sơ đồ DFD hệ thống nhân văn phòng chi nhánh ngân hàng sách xã hội tỉnh nghệ an 23 Chuyên đề thực tập Cán bộ, công nhân viên Thông tin cá nhân Hệ quản lý nhân Báo cáo nhân Thông tin phản hồi Ban giám đốc Yêu cầu báo cáo Sơ đồ phân cấp chức Quản lý hồ sơ & lơng nhân Quản lý hồ sơ Quản lý lơng Tìm kiếm thông tin Báo cáo Nhập lý lịch NV Tính lơng Tìm theo lý lịch Báo cáo lao động Chỉnh sửa hồ sơ Tổng lơng Tìm theo SL tổng hợp Báo cáo l ơng 24 Tìm theo l ơng Chuyên đề thực tập 1.0 Thông tin Yêu cầu Quản lý hồ cá nhân nhân Ban giám đốc CBCNV Sơ đồ luồng liệu hệ thống sơ quản lý nhân mức ( DFD mức 0) Yêu cầu tìm kiếm cá nhân HS nhân viên Báo cáo Báo cáo thống kê Hồ sơ nhân Yêu cầu Trả lời Dữ liệu 4.0 Tìm kiếm 3.0 Thống kê, báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu tìm kiếm cá nhân Ban giám đốc Trả lời Dữ liệu Lơng Thông tin lu Thông tin tính lơng Báo cáo Yêu cầu thông tin lơng 2.0 Quản 25ơnglý l QĐ nâng l ơng CBCNV Chuyên đề thực tập Giải thích: Khi thông tin Nhân đợc chuyển vào hệ thống, chức Quản lý hồ sơ sau phân loại xử lý đa thông tin vào kho Hồ sơ Hồ sơ lu Chức Quản lý long thực việc chấm công tình lơng cho nhân sau đa thông tin kho bảng lơng Chức Tra cứu,Tìm kiếm nhận thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống tác nhân Ban lãnh đạo, CBCNV Nó tién hành xử lý tìm kiếm kho liệu trả kết Chức Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân Ban lãnh đạo sau xử lý đa báo biểu Phân rã sơ đồ DFD mức Quản lý hồ sơ 1.2 Cập nhật hồ sơ CBCNV Thông tin cá nhân 1.1 Phân loại hồ sơ HS phân loại 1.3 Huỷ hồ sơ Ban giám đốc Báo cáo NS 1.4 Lập báo cáo 26 Dữ liệu NS Hồ sơ lu trữ Hồ sơ NS Chuyên đề thực tập Giải thích: Thông tin nhân đợc đa vào hệ thống chức Quản lý hồ sơ phân loại: + Nếu thông tin thông báo nhân nghỉ hu, chết lý không làm việc quan huỷ hồ sơ Chức huỷ đợc thực + Nếu thông tin thông báo nhân vào hệ thống thêm hồ sơ Nếu có thông tin thay đổi nhân hệ thống có thay đổi sửa chữa cho phù hợp Chức cập nhập hồ sơ thực công việc Tất thông tin sau sửa đổi, nhập đợc lu vào kho hồ sơ nhân Bộ phận quản lý hồ sơ thực lập báo cáo để cung cấp cho ban giám đốc thông tin cần thiết - Chức thống kê Mức lơng Hồ sơ lu Bảng lơng 3.1 Báo cáo, thống kê Hồ sơ NS Báo cáo 4.2 Yêu cầu lý lịch Các yêu cầu Ban lãnh đạo Thông tin HS Yêu cầu CBCNV Giải thích: Khi nhận đợc thông tin yêu cầu, chức Báo cáo Hồthống sơ NSkê tiến Báothông cáo tin xác 4.1định Phân hành phân loại lấy liệu kho để xử lý Sau loại yêu cầu đa Báo Biểu Lơng Báo cáo tìm kiếm, tra cứu Chức Ban lãnh đạo Yêu cầu 27 4.3 Yêu cầu l ơng Chuyên đề thực tập Giải thích: - Chức Tra cứu, Tìm kiếm nhận đợc thông tin yêu cầu từ hệ thống tác nhân Ban lãnh đạo Nó thực phân loại thông tin Tuỳ thuộc vào thông tin yêu cầu hồ sơ lý lịch, lơng tiến hành tra cứu tìm kiếm kho tơng ứng *Biểu đồ luồng liệu mức dới đỉnh tổng hợp Cập nhật hồ sơ Chấm công Bảng chấm công Hồ sơ Nhân Lu trữ hồ sơ Tính Lơng Báo cáo, thống kê 28 Bảng lơng Tra cứu tìm kiếm Chuyên đề thực tập Ban lãnh đạo Hồ sơ lu - III Thiết kế sở liệu hệ thống quản lý hồ sơ lơng nhân viên thực tế văn phòng chi nháNH ngân hàng CHíNH SáCH Xã HộI TỉNH NGHệ AN Việc thiết kế CSDL có ý nghĩa quan trọng, tránh đợc số liệu trùng lặp CSDL giảm thiểu không gian lu trữ, tăng khả xử lý nhớ Mặt khác, thống liệu tệp Trên thực tế có hai phơng pháp chủ yếu dùng để thiết kế CSDL thiết kế CSDL từ thông tin đầu thiết kế CSDL phơng pháp mô hình hoá III.1 Thiết kế sở liệu từ thông tin đầu Các thông tin đầu thu thập đợc phục vụ cho việc thiết kế CSDL cho trình nh: danh sách cán bộ, danh sách phòng ban, danh sách cấp lại phiếu khám chữa bệnh, danh sách lao động quỹ tiền lơng trích nộp BHXH, danh sách lao động điều chỉnh mức lơng, phụ cấp nộp BHXH, báo cáo lao động tháng, khảo sát chất lợng lao động, báo cáo thu nhập Bớc Từ đầu đợc thu thập ta tiến hành liệt kê phần tử thông tin: Đầu hồ sơ cán bao gồm thuộc tính sau: - Mã công nhân viên - Họ tên 29 Chuyên đề thực tập - Ngày tháng năm sinh - Giới tính - Dân tộc - Tôn giáo - Quê quán - Địa nơi - Chức vụ - Ngạch lơng - Bậc lơng - Ngày tham gia cách mạng - Ngày tuyển dụng - Tình trạng sức khoẻ - Trình độ học vấn - Trình độ chuyên môn - Danh hiệu đợc phong tặng - Năm phong tặng - Trình độ lý luận - Trình độ ngoại ngữ - Trình độ tin học - Là Đảng viên Đảng CSVN - Ngày vào Đảng - Là Đoàn viên - Ngày vào đoàn 30 Chuyên đề thực tập - Tham gia quân đội nhân dân Việt Nam - Ngày nhập ngũ - Ngày xuất ngũ Quá trình công tác - Ngày bắt đầu - Ngày kết thúc - Chức vụ công tác - Cơ quan đơn vị - Mức lơng Xác định thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh, thực hiên gạch chân thuộc tính khoá, loại bỏ thuộc tính thứ sinh để lại thuộc tính sở Bớc Thực chuẩn hoá danh sách thuộc tính liệt kê loại bỏ thông tin đầu Quá trình chuẩn hoá bao gồm việc áp dụng liên tiếp mức chuẩn hoá sau: Chuẩn hoá mức (1NF) Chuẩn hoá mức quy định danh sách không chứa thuộc tính lặp Nếu có thuộc tính lặp phải tách thuộc tính thành danh sách con, có ý nghĩa dới góc độ quản lý Gán cho danh sách tách tên tìm thuộc tính định danh riêng Chuẩn hoá mức (2NF) Chuẩn hoá mức quy định danh sách thuộc tính phải phụ thuộc hàmvào toàn khoá không phụ thuộc mộ phần khóa Nếu có phụ thuộc nh phải tách thuộc tính phụ thuộc hàm vào phận khoá thành danh sách Lấy phân khóa làm khoá cho danh sách Đặt cho danh sách tên riêng cho phù hợp 31 Chuyên đề thực tập Chuẩn hoá mức (3NF) Chuẩn hoá mức quy định danh sách không đợc phép có phụ thuộc bắc cầu thuộc tính Nếu có phụ thuộc bắc cầu xẩy phải tách chúng thành danh sách phụ thuộc hàm thuộc tính khoá Sau chuẩn hoá CSDL ta thu đợc tệp sau: Hợp đồng lao động (Mã nhân viên, NgàyHD, SốHD, LoạiHD, ) Quá trình đào tạo (Mã nhân viên, Chuyên ngành, Từ ngày, .) Quan hệ gia đình (Mã nhân viên, Quan hệ, Họ tên, ) Sổ BHYT (Mã nhân viên, Số BHYT, Ngày cấp, ) Sổ BHXH (Mã nhân viên, Số BHXH, Ngày cấp ) Hồ sơ nhân viên (Mã nhân viên, Họ tên, Ngày sinh, Phái ) Một số danh mục: Đơn vị, Phòng ban, Chức vụ, Tông giáo, Dân tộc, Tỉnh thành, Ngoại ngữ Bớc Xây dựng mối quan hệ tệp CSDL: 32 Chuyên đề thực tập Một số tệp: Mã phòng ban Số sổ BHYT Mã nhân viên Mã nhân viên Mã học vấn Mã nhân viên Số sổ BHXH Mã nhân viên Mã nhân viên Ngày khen thởng Họ tên Ngày sinh Mã hợp đồng Mã nhân viên Mã nhân viên Mã hợp đồng Tên hợp đồng Ngày kỷ luật Mã nhân viên 33 [...]... dung chính của HTTT quản lý, tức là chỉ cần nhìn vào sơ đồ là ta có thể nhân biết nội dung chính của hệ thống Sơ đồ DFD hệ thống nhân sự của văn phòng chi nhánh ngân hàng chính sách xã hội tỉnh nghệ an 23 Chuyên đề thực tập Cán bộ, công nhân viên Thông tin cá nhân Hệ quản lý nhân sự Báo cáo nhân sự Thông tin phản hồi Ban giám đốc Yêu cầu báo cáo Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý hồ sơ & lơng nhân sự Quản. .. của hệ thống mà ta cần phải phân rã các mức DFD khác nhau Chơng III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại CHi nháNH NGÂN HàNG CHíNH SáCH Xã HộI TỉNH NGHệ AN 20 Chuyên đề thực tập I Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý hồ sơ và lơng nhân viên Đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý: Ban giám đốc Ngân hàng cần có những thông tin chi tiết, nhanh chóng về cán bộ công nhân viên trong Ngân. .. gian và công sức, mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng Từ những nhợc điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý nhân sự cũng nh các hệ thống quản lý khác I.1.4 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần đợc... II.4 Sơ đồ mô tả hệ thống quản lý hồ sơ và lơng nhân viên II.4.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD Thời điểm Cán bộ công nhân viên Bộ phận quản lý Phòng ban nhân sự &lơng chức năng 22 Lãnh đạo Chuyên đề thực tập Đợc tuyển dụng vào cơ quan hay có sự thay đổi Thông tin từ ngời lao động Tiếp nhân, xử lý các thông tin Thông tin nhân sự, l ơng Thông tin đã đ ợc xử lý và chọn lọc Nhập các thông tin đã xử lý Khi... nhớ của máy tính Nhờ đó mà CSDL đợc bảo quản và các dữ liệu luôn thờng xuyên đợc cập nhật để có thể đáp ứng các nhu cầu thông tin thực tế Ta có thể mô hình hoá CSDL về quản lý nhân sự nh sau: Phần mềm quản trị nhân sự Phần mềm quản trị CSDL II.3.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management Systems) là một hệ thống các chơng trình Cơ máysởtính tạo lập, dữ giúp liệu nhân sựduy... thụng tin( b sung, tớch ly) mi v nhõn viờn: + Nhúm cỏc thụng tin liờn quan n bn thõn nhõn viờn: quan h gia ỡnh, trỡnh chuyờn mụn + Nhúm cỏc thụng tin biu th quan h gia nhõn viờn v n v: phõn cụng cụng tỏc, khen thng, k lut - Sa i cỏc thụng tin liờn quan n nhõn viờn: do nhp sai hoc thụng tin ú lc hu so vi thc t II.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự. .. lý lỗi tốt, có hệ thống kiểm tra và báo khi cập nhật dữ liệu Giao diện phải đợc trình bày đẹp mắt, thân thiện, dễ hiểu thống nhất về phơng pháp làm việc tránh những sai xót không đáng có II Phân tích hệ thống quản lý hồ sơ và lơng nhân viên thực tế tại vĂN PHòNG CHI NHáNH NGÂN HàNG CHíNH SáCH Xã HộI TỉNH NGHệ AN II.1 Phơng pháp thu thập thông tin tại ngân hàng Để tiến hành phân tích hệ thống trớc hết... công nhân viên theo quy định, thờng xuyên bổ xung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lơng cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự Không những thế HTTT quản lý nhân. .. trơng chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức Trớc hết để quản lý đợc một khối lợng nhân viên của một cơ quan, phải tổ chức tốt hệ thống lu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng đợc những yêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi Hệ thống quản lý mới phải khắc phục đợc những nhợc diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ... quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự I.1.3 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn Trớc một khối lợng lớn nhân viên cũng nh các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý theo phơng pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng đợc, do đó gặp rất nhiều khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều ... thụng tin bin ng liờn quan n nhõn viờn cú hai loi I.1.6.2.1 Thụng tin b sung: L nhng thụng tin cựng loi vi nhng thụng tin ó cp nht t trc nhng nú b sung cho cỏi trc ó cp nht Vớ d nh: Thụng tin v... tập - Thờm cỏc thụng tin( b sung, tớch ly) mi v nhõn viờn: + Nhúm cỏc thụng tin liờn quan n bn thõn nhõn viờn: quan h gia ỡnh, trỡnh chuyờn mụn + Nhúm cỏc thụng tin biu th quan h gia nhõn viờn... v cỏc con, thụng tin khen thng k lut ca nhõn viờn I.1.6.2.2 Thụng tin nht thi: L nhng thụng tin l nhng thụng tin cựng loi nhng thụng tin cp nht vo sau s lm mt hiu lc ca thụng tin trc ú Vớ d :