MỘT SỐ VẤN ĐỀ GIAO TIẾP KINH DOANH HIỆN ĐẠI

Đề tài: MỘT SỐ VẤN ĐỀ GIAO TIẾP KINH DOANH HIỆN ĐẠI

MỘT SỐ VẤN ĐỀ

GIAO TIẾP KINH DOANH

HIỆN ĐẠI

NGUYỄN HỒ TRUNG

Lớp QT2 K13 HHC

STT 150

NỘI DUNG MỘT QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP KINH DOANH

Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp Vì vậy, để quá trình giao tiếp có hiệu quả, chúng ta cần chú ý các vấn đề sau:

1 Cấu trúc (Structure)

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba

thành phần sau:

- Mở đầu;

- Nội dung;

- Kết thúc

Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa - bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ

là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu Trong các trường hợp này, kích

cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến

* Mở đầu: Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh

chóng hiểu được nội dung giao tiếp là gì Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại.

* Nội dung: Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp

giao tiếp

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và dễ hiểu Đừng làm đối tượng giao tiếp

sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc.

Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn

sẽ giới thiệu cho một đứa trẻ lớp bảy xem Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với mọi người

* Kết thúc: Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của

mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt

và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn họ

sẽ thực hiện tiếp theo.

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.

2 Rõ ràng (Clarity)

Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn

truyền tải bởi vì những thông điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai

Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới, trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn

Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt

3 Nhất quán (Consistency)

Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên

bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông điệp giao tiếp của bạn Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những

gì bạn mong muốn Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn

Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi

Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp giao tiếp là không được thay đổi

4 Phương tiện truyền đạt (Medium)

Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm

những công cụ giao tiếp mới.Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn Điểm quan trọng là lựa chọn đúng phương tiện

Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:

- với độ chuẩn xác cao nhất;

- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;

- với chi phí tài chính thấp nhất;

- với chi phí thời gian ngắn nhất

Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên Vậy những

phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:

- Bản ghi nhớ bằng giấy;

- Thư;

- Thuyết trình mặt đối mặt;

- Seminar;

- Trao đổi qua điện thoại;

- Họp bàn;

- Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;

- Email; Voice email; Trang web; Webcast/webvideo;

- Truyền thanh; Truyền hình;

- PR; Quảng cáo TV/Film; Cd-rom/DVD

5 Thích hợp (Relevancy)

Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ

quan tâm tới thông điệp giao tiếp của họ - và sau đó tiếp tục đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ có thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương thích hay không Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một

ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển đạt Nói cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào hăng nữa

6 Trước tiên/Mới đây (Primacy/Recency)

Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ

bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:

- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;

- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;

Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu tiên là “Tác động Trước tiên”

(Primacy Effect) Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect)

Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất với họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh mẽ và đáng nhớ

Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối tượng giao tiếp:

- một trích dẫn;

- một câu nói đùa;

- một lời đồn;

- một tuyên bố đặc biệt

Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề giao tiếp Ví dụ, trong khi dòng

mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe

sẽ rất bực bội Họ có cảm giác mình bị lừa bịp

Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người Và bạn đừng cho rằng

sự hài hước sẽ có tác dụng lớn Giao tiếp kinh doanh mang tính nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người nghe mà vẫn giữ được các nguyên tắc như trên

Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:

- Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực Điểm nút sẽ thú

vị hơn nhiều nếu chúng ta không mong đợi nó

- Kể một câu chuyện để xây dựng điểm mấu chốt kinh doanh của bạn Nếu bạn không tạo được điểm mấu chốt, câu

chuyện hài hước sẽ không có ý nghĩa nào cả

- Đảm bảo bạn kể câu chuyện một cách chính xác, đừng quá

sa đà vào từ ngữ vui nhộn, và đảm bảo sự tương thích

Phần mở đầu và kết thúc của những giao tiếp kinh

doanh của bạn là dễ được ghi nhớ nhất và vì thế nó cần có đầy đủ các nhân tố thiết yếu Hãy chắc chắn rằng bạn đưa ra cho người nghe điều gì đó đáng nhớ

7 Nguyên tắc tâm lý 7±2 (Psychological Rule of 7±2)

Từ lâu, các nhà tâm lý học biết rằng não con người có

một khả năng có hạn để lưu giữ các thông tin trong ngắn hạn hay một trí nhớ lâu dài Tương tự, não người cũng được cấu trúc để lưu giữ thông tin theo các cụm hay các nhóm riêng biệt Số lượng các nhóm này trung bình chỉ khoảng 7, cộng trừ 2 Nó cách khác, con người chỉ có thể lưu giữ từ 5 đến 9 nhóm thông tin trong một thời điểm Đồng thời, người nghe

sẽ phân nhóm thông điệp giao tiếp kinh doanh của bạn thành

4 đến 8 thông điệp nhỏ hơn trong trí nhớ lâu dài

Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc gạn lọc các thông điệp cùng phần mở đầu và kết thúc đáng nhớ, dễ phân biệt Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ phải giới hạn các giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận điểm cụ thể

Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó

được người nghe nhớ kỹ sau đó 5 tuần, hãy đảm bảo rằng các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp ngắn gọn và dễ nhớ

Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ Vì vậy, nếu bạn giao tiếp hay có một tài liệu dài cần truyền đạt, đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu thành:

- 7±2 chương hay mục

- 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn

Nếu cuối cùng bạn vẫn có 10 hay 11 tiêu đề nhỏ trong mỗi mục lớn, hãy thử xem xem bạn có thể hợp nhất một vài tiêu đề với nhau không, hay có thể tạo ra một mục lớn mới cho chúng hay không

HÌNH THỨC TRONG GIAO TIẾP KINH DOANH

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và

nhiều khi mang tính quyết định trong thành công của một

thương vụ lớn Không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau

1.Ngoại hình

Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ Ngoại hình chính là công cụ để bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên Trong giao tiếp kinh

doanh, ngoại hình càng đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt

Bạn không cần có một khuôn mặt khôi ngô, xinh đẹp, một vóc dáng người mẫu mà lựa chọn trang phục và các phụ kiện đi kèm một cách khéo léo mới chính là điểm then chốt để thể hiện cá tính của bạn Chọn trang phục phù hợp dáng

người, phù hợp môi trường gặp gỡ, gọn gàng, thơm tho,

những phụ kiện đi kèm như túi xách, đồng hồ, điện thoại

không quá lòe loẹt, rối rắm sẽ thể hiện bạn là một doanh

nhân trẻ đầy chuyên nghiệp và tự tin

2 Lời nói

Ngôn ngữ là công cụ cơ bản để giao tiếp, truyền thông tin giữa mọi người Ngữ điệu trong giọng nói cần được sử dụng hợp lý với từng môi trường, từng đối tượng khác nhau

Bạn hãy luôn nhã nhặn với phụ nữ, khẳng khái khi trình bày vấn đề của mình và dõng dạc khi tuyên bố một quyết định Ngẫu hứng trong lời nói là điều nên có với một doanh nhân Một câu bông đùa, một mẩu chuyện hài hước đúng với bản chất công việc sẽ làm không khí thêm phần thoải mái và đối tác, khách hàng sẽ cảm thấy dễ chịu, cảm mến và từ đó tin tưởng bạn

3 Ngôn ngữ cơ thể

Là một phần không thể thiếu trong đời sống giao tiếp của con người, ngôn ngữ cơ thể nhiều khi còn có sức mạnh hơn tất cả kỹ năng khác trong nghệ thuật giao tiếp Ánh mắt,

nụ cười hay cái hất tay có thể truyền đạt đến người nghe một lượng thông tin đi kèm cảm xúc mà không có công cụ giao tiếp hay thông tin nào có thể làm được

Một nụ cười thể hiện sự đồng ý, cái liếc mắt lém lỉnh tạo

sự thiện cảm, hay mím miệng thể hiện sự bất đồng một cách nhẹ nhàng Vẻ mặt nhiều khi có sức thuyết phục hơn là hàng giờ diễn thuyết Cử chỉ nhiều khi đều nằm trong bản năng con người Trong môi trường giao tiếp hàng ngày, một tật xấu như cắn móng tay, vân vê nút áo có thể làm trở nên cá tính, khó quên và dễ mến trong mắt người thân, nhưng là doanh nhân, tất cả tật xấu ấy là điều nên tránh vì những tật xấu ấy nói lên sự lúng túng, thiếu tự tin của bạn

Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý Nhờ đó mà nhà lãnh đạo sẽ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên một cách dễ dàng và hấp dẫn

4 Sự chuẩn bị

Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết Trên thực

tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các

doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại

Chuẩn bị trang phục đến một hội thảo lại khác một buổi tiệc tùng, lời nói trên bục thuyết trình lại khác lời nói trên bàn nhậu, cử chỉ khi tiếp xúc khách hàng khác xa khi chính bạn là khách hàng quan trọng của đối tác

Trên tất cả, để có được một buổi thương thảo thành công, một buổi tiệc tùng gây nhiều ấn tượng, bạn cần chuẩn

bị một tâm lý thật vững vàng nhưng thoải mái Làm sao bạn

có thể giao tiếp thành công khi bạn còn mang ý nghĩ thua kém đối tác hay không thiện cảm với khách hàng của mình Tinh thần phấn chấn, nhiều cảm hứng sẽ là xúc tác để bạn có những cái bắt tay đầy tự tin, những câu bông đùa khôn

ngoan, phong thái đĩnh đạc hay đơn giản là trao danh thiếp đúng thời điểm Tất cả sẽ làm nên hình ảnh một doanh nhân đáng tin cậy

VẤN ĐỀ KIÊNG KỴ TRONG GIAO TIẾP KINH DOANH

Sách biên khảo về phong tục tập quán Việt Nam có liệt

kê ra đến 50 điều cấm kỵ Những điều mang tính dị đoan đã

bị lược bỏ, nhưng vẫn còn nhiều điều đã ăn sâu vào tiềm thức của người dân như “người bán gánh hàng rong khi đặt đòn xuống đất, kỵ có người bước ngang qua đòn gánh” Bên cạnh đó, còn rất nhiều điều cấm kỵ có ý nghĩa ảnh hưởng ít nhiều đến sinh hoạt giao tiếp kinh doanh thời hiện đại

Đối với các doanh nghiệp, vào mùng một Tết, người ta rất kỵ trả nợ, đòi nợ vì sợ xui xẻo cả năm, vì thế, tất cả các khoản nợ nần đều phải trả hết vào trưa 30 Tết Trong buôn bán kỵ nói con khỉ, con tiều, nghĩa là kỵ nói tục vì sợ ế ẩm Ngày nay, trong buôn bán kinh doanh người ta rất kỵ những

lời nói tục, những hành động cư xử thiếu văn hóa hay những lời nói thô lỗ làm mất lòng khách hàng, người ta còn kỵ ở mãi một xó không chịu đi xa, kỵ làm ăn không có lòng thành thật, gây ngờ vực, kỵ cả mau nản chí và kỵ phù phiếm xa hoa Những điều kiêng kỵ đó ngày nay mang ý nghĩa to lớn, có nghĩa là khi mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, là giao dịch với doanh nhân nước ngoài, hai điều cấm kỵ đầu tiên là không nên hỏi họ về mức lương và tuổi tác, vì hỏi như vậy trong xã giao là xâm phạm đời tư của họ, chúng ta nên tạo chữ tín với các đối tác hay khách hàng, kiên trì chịu đựng và

tiết kiệm, tích lũy vốn

13 điều tối kỵ trong giao tiếp kinh doanh

1 Ngồi chờ “sung rụng”

Nhiều người chỉ thấy được tác dụng của “mạng lưới các

mối quan hệ” khi đã thất nghiệp hoặc thất bại trong làm ăn Đây là thói quen hoàn toàn sai lầm Bạn nên giữ chặt lấy các mối quan hệ ở mọi thời điểm vì ai mà biết, sẽ có lúc nào bạn cần đến họ

2.Không mục đích

Sai lầm nhất của bạn là tạo những mối quan hệ mà

không biết để làm gì Nếu bạn không biết mình muốn gì ở người đối diện, ắt những thể hiện tình cảm của bạn sẽ hời hợt và vô duyên

3 Không chuẩn bị

Chỉ cần bạn có thái độ không quan tâm hay không tôn trọng một ai đó, rất có thể bạn sẽ không còn ở trong nhóm đó nữa

4 Quên danh thiếp

Còn gì tệ hơn việc bạn vừa làm quen được một đối tác

“sộp”, họ đã trao danh thiếp cho bạn Và bạn cũng thò tay vào ví, nhưng chẳng có chiếc card nào trong đó cả

5 Sử dụng địa chỉ email thật ngộ nghĩnh

Bạn vừa ghi lại cho một cộng sự làm ăn địa chỉ e-mail kèm theo lời nhắn: “Hãy gửi báo giá cho tôi theo địa chỉ thư