Xây dựng kiểm soát nộibộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang

1 LỜI NÓI ĐẦU Cơ sở hình thành đề tài Bất doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế hướng đến mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp ngày tăng, qui mô hoạt động ngày mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn mục tiêu ấy, việc doanh nghiệp nghiên cứu sản phẩm mới, đề kế hoạch hoạt động rõ ràng, nghiên cứu đối tác đối thủ…doanh nghiệp cần có kiểm soát nội bộhữu hiệu Bởi lợi ích kiểm soát nội bộvững mạnh đem đến cho doanh nghiệp như: đảm bảo tính trung thực hợp lý số liệu kế toán sổ sách, báo cáo tài chính; giảm bớt rủi ro gian lận trộm cắp công ty bên thứ ba nhân viên công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý nhân viên lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ sách quy trình kinh doanh công ty; cuối kiểm soát nội bộcó thể giúp ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết quản lý rủi ro chưa đầy đủ Đối với doanh nghiệp nhỏ công ty TNHH Minh Quang kiểm soát nội hiệu vô quan trọng lực cạnh tranh doanh nghiệp không mạnh doanh nghiệp vừa lớn hoạt động ngành xây lắp Mặt khác, đặc điểm trình xây lắp trình thi công chia làm nhiều giai đoạn, công việc chủ yếu thực trời nên điều kiện thiên nhiên ảnh hưởng đến tiến trình thi công Quá trình tập hợp chi phí kéo dài, phát sinh nhiều chi phí dự toán, chi phí không ổn định phụ thuộc vào giai đoạn thi công Do đó, kiểm soát tốt chi phí việc cần thiết doanh nghiệp, vừa hạ thấp giá thành sản phẩm mà đảm bảo chất lượng từ doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh chất lượng thương trường Bên cạnh đó, thủ tục chất lượng kiểm soát chi phí thể văn hóa doanh nghiệp, lực quản lý chủ doanh nghiệp việc chống lãng phí thất thoát tài sản Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh thêm khoản chi phí dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu, đánh giá đề nghị số phương pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp công ty TNHH Minh Quang” Mục tiêu Thiết kế thủ tục kiểm soát để tạo lập kiểm soát nội cho công ty TNHH Minh Quang chu trình chi phí xây lắp Nội dung nghiên cứu - Tìm hiểu kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp - Tìm hiểu hoạt động kiểm soát chu trình chi phí xây lắp - Đánh giá kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp - Xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp - Đưa số biện pháp để hoàn thiện kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp Phạm vi nghiên cứu a Nghiên cứu trường thực công ty TNHH Minh Quang b Nghiên cứu kiểm soát nội bộcủa doanh nghiệp chu trình chi phí xây lắp c Nghiên cứu hoạt động kiểm soát loại chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung Phương pháp nghiên cứu Đề tài nghiên cứu tiến hành qua bước: nghiên cứu sơ nghiên cứu thức Nghiên cứu sơ thực phương pháp nghiên cứu định tính Trong bước này, liệu thứ cấp thu thập kỹ thuật quan sát từ nguồn: báo cáo tài năm 2012, 2013 2014; sổ tài khoản liên quan; điều lệ hoạt động doanh nghiệp… Kỹ thuật thảo luận tay đôi với chủ doanh nghiệp dàn vấn sử dụng bước thu thập liệu sơ cấp Bước thực để thu thập liệu xung quanh đề tài nghiên cứu nhằm hoàn thiện bảng câu hỏi kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp phục vụ cho nghiên cứu thức Trong bước nghiên cứu sơ phương pháp tổng hợp sử dụng để phân tích liệu thu thập Nghiên cứu thức cho phép tìm hiểu sâu doanh nghiệp thực trạng kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp Từ đó, người nghiên cứu đưa nhận xét KSNB chu trình chí phí, số đề nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộtrong chu trình Phương pháp nghiên cứu định tính tiếp tục sử dụng trình nghiên cứu thức Dữ liệu thứ cấp tiếp tục thu thập kỹ thuật quan sát từ nguồn: bảng dự toán toán công trình; sổ chi tiết tài khoản liên quan; chứng từ liên quan đến trình kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp… Và liệu sơ cấp thu thập kỹ thuật vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp nhân viên văn phòng bao gồm: kế toán viên, thủ quỹ nhân viên kỹ thuật theo bảng câu hỏi dạng đóng soạn sẵn Đối với bước này, phương pháp phân tích liệu áp dụng phương pháp tổng hợp từ liệu thu thập Ý nghĩa Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp nhận thấy tầm quan trọng kiểm soát nội toàn doanh nghiệp nói chung, chu trình chi phí nói riêng Dựa vào đề tài, doanh nghiệp phân tích đánh giá hữu hiệu kiểm soát nội doanh nghiệp Từ đó, doanh nghiệp tìm phương pháp riêng kết hợp với số đề nghị người nghiên cứu để thiết lập kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí hiệu CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Định nghĩa phận hợp thành kiểm soát nội 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội Báo cáo COSO định nghĩa: “Kiểm soát nội trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm thực ba mục tiêu: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu hiệu quả.” Định nghĩa hiểu sau: Kiểm soát nội trình Kiểm soát nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Quá trình kiểm soát phương tiện để giúp cho đơn vị đạt mục tiêu Kiểm soát nội thiết kế vận hành người Bởi người định mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát nơi vận hành chúng Kiểm soát nội bao gồm người doanh nghiệp sách, thủ tục, biểu mẫu…do người doanh nghiệp đặt Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý, không đảm bảo tuyệt đối mục tiêu đạt Vì kiểm soát nội bộluôn có rủi ro tiềm tàng Kiểm soát nội ngăn chặn phát sai phạm đảm bảo chúng không xảy Đồng thời, nguyên tắc việc đưa định quản lý chi phí cho trình kiểm soát vượt lợi ích Các mục tiêu kiểm soát nội bộ: - Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội phải bảo đảm tính trung thực đáng tin cậy báo tài mà cung cấp - Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội đảm bảo tính hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định, sách đơn vị nhà nước - Đối với mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động kiểm soát nội giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín…  Các mục tiêu kiểm soát nội rộng, chúng bao trùm lên mặt hoạt động có ý nghĩa quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp 1.1.2 Các phận hợp thành kiểm soát nội Bảng 1.1: Các phận kiểm soát nội Bộ phận Môi trường kiểm Soát Đánh giá rủi Ro Hoạt động kiểm Soát Thông tin Nội dung chủ yếu Tạo sắc thái chung tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát người tổ chức, tảng cho phận khác kiểm soát nội Các nhân tố - Tính trực giá trị đạo đức - Đảm bảo lực - Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm toán - Triết lý quản lý phong cách điều hành - Cơ cấu tổ chức - Phân định quyền hạn trách nhiệm - Chính sách nhân Đơn vị phải nhận biết đối - Xác định mục tiêu đơn vị phó với rủi ro cách - Nhận dạng rủi ro thiết lập mục tiêu tổ chức - Phân tích đánh giá rủi ro hình thành chế để nhận dạng, phân tích đánh giá rủi ro có liên quan Các sách thủ - Phân chia trách nhiệm đầy đủ tục để giúp đảm bảo - Kiểm soát trình xử lý thông tin thị nhà quản - Kiểm soát vật chất lý thực có - Kiểm tra độc lập việc thực hành động cần thiết đối phó - Phân tích rà soát hay soát xét lại việc với rủi ro nhằm đạt thực mục tiêu đơn vị Thông tin thiết lập để thành viên đơn vị - thông tin, bao gồm hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng có khả nắm bắt trao truyền đổi thông tin cần thiết cho Thông việc điều hành, quản trị kiểm soát hoạt động Toàn quy trình hoạt động phải giám sát điều chỉnh cần thiết Hệ Giám thống phải có khả phản Sát ứng động thay đổi theo yêu cầu môi trường bên bên 1.2 Đặc điểm sản phẩm xây dựng thông tin - Truyền thông bảo đảm kênh thông tin bên bên hoạt độnghiệu - Giám sát thường xuyên - Giám sát định kỳ Quá trình sản xuất doanh nghiệp xây lắp sản phẩm xây lắp có đặc điểm riêng biệt, khác với ngành sản xuất vật chất khác điều ảnh hưởng đển công tác quản lý, kiểm soát chi phí sản xuất, sản phẩm xây lắp: Mang tính riêng lẻ, có kết cấu kỹ thuật, mỹ thuật, vật tư, địa điểm, nhân lực, dự toán phương pháp thi công khác Có giá trị lớn thường vượt khả vốn lưu động doanh nghiệp kỳ; trình thi công thường kéo dài, chịu chi phối thời tiết Thời gian hữu dụng tương đối dài; đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật trình thi công, bàn giao khắt khe Gắn liền với địa điểm cố định suốt trình thi công sử dụng 1.3 Khái niệm, phân loại ý nghĩa khoản mục chi phí sản xuất xây lắp 1.3.1 Khái niệm Chi phí sản xuất xây lắp toàn chi phí lao động sống lao động vật hóa phát sinh trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp chi phí sản xuất khác 1.3.2 Phân loại Xuất phát từ đặc điểm doanh nghiệp xây lắp phương pháp lập dự toán xây lắp nên phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến doanh nghiệp xây lắp áp dụng phân loại theo khoản mục chi phí, bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp thi công xây lắp công trình, hạng mục công trình - Chi phí nhân công trực tiếp: lương bản, khoản phụ cấp có tính chất lương chi phí theo chế độ tính cho ngày công định mức liên quan trực tiếp đến thi công xây lắp công trình, hạng mục công trình - Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận hành, khấu hao máy móc thiết bị thi công công trình, hạng mục công trình - Chi phí chung: bao gồm toàn chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản lý trình thi công tính theo tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp 1.3.3 Ý nghĩa khoản mục chi phí xây lắp Cung cấp thông tin thực trạng, quy mô sản xuất doanh nghiệp Ảnh hưởng trực tiếp đến khoản mục bảng cân đối kế toán báo cáo kết hoạt động kinh doanh Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài Chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sử dụng máy thi công - Chi phí chung Bảng Cân đối kế toán: Hàng tồn kho Chi phí sản xuất dở dang Lợi nhuận chưa phân phối Thuế khoản phải nộp nhà nước Báo cáo kết hoạt động kinh doanh: Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp Lợi nhuận Tổng lợi nhuận trước thuế Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Cùng với thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin Lợi nhuận sau thuế chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc định chiến lược kinh doanh mới, hay dự toán xây dựng công trình chủ doanh nghiệp Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận… 1.4 Kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp 1.4.1 Các rủi ro thường gặp trình sản xuất sản phẩm xây lắp 1.4.1.1 Rủi ro chung trình sản xuất - Lập dự toán sản xuất không xác người lập dự toán nhập sai khối lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng… - Xây dựng không kịp tiến độ thi công phát sinh thêm hạng mục công trình phải làm, hạng mục công trình không theo yêu cầu phải phá bỏ làm lại, tác động thời tiết mưa, bão… - Sản phẩm không theo yêu cầu kỹ thuật hạng mục công trình đổ bêtông lót móng có chiều rộng 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng m cát sử dụng 1m3 cát Về tiêu chuẩn mỹ thuật sai màu sơn tường, sai vị trí đặt cửa đi, cửa sổ… 1.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:  Mua hàng không nhu cầu  Mua giá cao  Sai sót ghi chép nghiệp vụ báo cáo sai sót việc ghi nhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có chênh lệnh số liệu ghi nhật ký mua hàng sổ tài khoản 152…  … - Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:  Xuất vật tư không nhu cầu người yêu cầu xuất vật tư người yêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm  Vật tư bị thất thoát bị cắp, ảnh hưởng môi trường Xuất vật tư chưa xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có đồng ý người có thẩm quyền phê duyệt yêu cầu xuất vật tư không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác 1.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp - Rủi ro xác định mức lương: xác định mức lương cao so với thị trường làm tăng chi phí doanh nghiệp Nhưng xác định mức lương thấp không khuyến khích hăng hái làm việc công nhân - Rủi ro tính lương: ghi chép nhiều ngày công thực tế công nhân tính sai mức lương vị trí: đội trưởng, đội phó công nhân - Rủi ro chi trả lương: trả lương cho nhân viên nghỉ việc, trả lương cho nhân viên thực việc cập nhật liệu nhân không đầy đủ, kịp thời - Rủi ro ghi nhận báo cáo quy trình nhân – tiền lương ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ số lượng nhân công, ngày công 1.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công - Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không phê duyệt người có trách nhiệm - Ghi nhận sai số chạy máy thi công - Sai sót việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công … 1.4.1.5 Đối với chi phí chung: - Công cụ, dụng cụ bị thất thoát - Cách phân bổ chi phí không đồng công trình, hạng mục … 10 1.4.2 Thủ tục kiểm soát khoản mục chi phí xây lắp - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: tách biệt nhân viên có nhiệm vụ ghi chép bảng chấm công nhân viên có nhiệm vụ toán lương; nhân viên kiểm kê vật tư nhập xuất kho với nhân viên toán tiền cho nhà cung cấp… - Kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ: bao gồm kiểm soát chứng từ, sổ sách kiểm soát nghiệp vụ phát sinh chứng từ, sổ sách kế toán tham gia vào trình kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, giấy xác nhận giao dịch qua ngân hàng, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng tổng hợp vật tư xuất dùng, bảng tổng hợp chi phí vật tư, bảng dự toán chi phí xây lắp- CPNVLTT… Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPNVLTT, sổ tài khoản CPNVLTT, sổ tài khoản NVL (152), sổ tài khoản khoản phải trả (331)… + Chi phí nhân công trực tiếp: Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng toán lương, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng … Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPNCTT, sổ tài khoản CPNCTT, sổ tài khoản khoản phải trả (331), sổ tài khoản phải trả công nhân viên (334)… + Chi phí sử dụng máy thi công: Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động máy thi công, hợp đồng thuê máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân bổ CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảng tính khấu hao máy móc thi công… Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPSDMTC, sổ tài khoản CPSDMTC, sổ tài khoản khoản phải trả (331), sổ tài khoản NVL (152)… 44 Để tạo dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sửa liệu trực tiếp máy tính Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp phải có giám sát chủ doanh nghiệp người có thẩm quyền Tất thủ tục cần thiết lập thành tài liệu quản trị truyền đạt cho nhân viên 3.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng Các hoạt động nhằm đảm bảo cho liệu trình nhập xử lý xác đầy đủ máy tính Hoạt động kiểm soát liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính xác liệu nhập vào thực nhờ kết hợp phần mềm chủ doanh nghiệp, nhân viên Hoạt động bao gồm kiểm soát nguồn liệu kiểm soát nhập liệu Phần mềm kế toán từ chối thiết lập phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa khai báo… nhằm đảm bảo tính hữu nghiệp vụ Trước liệu nhập liệu, chủ doanh nghiệp người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp tính hợp lý liệu Sau liệu đầu vào đảm bảo tính hữu, tính thích hợp tính hợp lý, việc kiểm soát trình xử lý liệu thực nhằm đảm bảo tính tin cậy xác hoạt động xử lý Các hoạt động kiểm soát thực bước sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt liệu không sử dụng; tự động thông báo có dấu hiệu bất thường trình xử lý; hàng tháng đối chiếu sổ sách thực tế với máy, tổng hợp chi tiết, tháng tháng trước… 45 KẾT LUẬN Các doanh nghiệp vừa nhỏ nói chung thường gặp khó khăn vấn đề huy động vốn Với số vốn ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất ngắn hạn để tăng doanh thu Vì thế, để có lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản trị chi phí có hiệu Đặc biệt, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng doanh nghiệp Minh Quang gặp nhiều khó khăn công tác quản lý chi phí trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá thị trường…thì cần xây dựng kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp Trên sở lý luận thực tế nghiên cứu kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi phương hướng phát triển CÔNG TY TNHH MINH QUANG; đề tài phân tích rủi ro mà doanh nghiệp vướng phải Đồng thời trình bày quy chế kiểm soát áp dụng doanh nghiệp Cuối người nghiên cứu đề nghị thêm số thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí, chống thất thoát, lãng phí nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh việc thực đề tài số hạn chế sau: Việc xây dựng kiểm soát nội bộluôn dựa việc dự đoán rủi ro, sai sót gian lận xảy Nhưng người nghiên cứu đề tài dự đoán hết rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải nên kiểm soát nội bộluôn có hạn chế tiềm tàng biện pháp kiểm soát cho tình bất thường Như trình bày kiểm soát cung cấp đảm bảo hợp lý không đảm bảo tuyệt đối ngăn ngừa tất rủi ro Kiểm soát nội bộđược thiết kế vận hành người Vì hiệu kiểm soát bị ảnh hưởng phong cách điều hành chủ doanh nghiệp, tính trực giá trị đạo đức người quản lý nhân viên doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa mối quan hệ lợi ích chi phí, có rủi ro không thiết kế thủ tục kiểm soát chi phí vượt lợi ích mà mang lại Với qui mô doanh nghiệp, thiết lập 46 kiểm soát nội bộnói chung kiểm soát chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp người nghiên cứu cần cân nhắc lợi ích chi phí mà kiểm soát nội bộmang lại Chủ doanh nghiệp thiết lập chấp nhận thủ tục kiểm soát mà đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ chi phí bỏ để thực thủ tục - Quá trình phát triển doanh nghiệp thay đổi môi trường kinh doanh làm cho thủ tục kiểm soát bị lỗi thời không phù hợp Do đó, để có kiểm soát nội bộhoạt động hữu hiệu hiệu người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát đánh giá thủ tục kiểm soát để có biện pháp khắc phục hoàn thiện kiểm soát nội bộcho doanh nghiệp Vì vậy, việc thiết lập kiểm soát nội bộnói chung kiểm soát nội bộvề chi phí xây dựng cần thiết doanh nghiệp, phải phù hợp với quy mô doanh nghiệp phải kiểm soát nội bộcó hiệu Nếu phương hướng doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo trình độ chuyên môn đạo đức cá nhân Điều mấu chốt chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đắn coi trọng mức công tác kiểm soát Đó quan trọng để thiết lập, vận hành kiểm soát nội bộhữu hiệu, góp phần quan trọng để trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu PHỤ LỤC Phụ lục 01 Dàn vấn Xin chào Chú, Tôi Hồ Thị Đào, sinh viên khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng Trong thời gian thực tập doanh nghiệp, chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp công ty TNHH Minh Quang”, thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm quan trọng nghiên cứu Chân thành cám ơn giúp đỡ Công việc cụ thể chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp gì? Doanh nghiệp có giao dịch với ngân hàng? Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó nhà cung cấp nào? Doanh nghiệp có sử dụng kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị không? Nếu không, sao? Nếu có, quản lý tổ chức nào? Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho công nhân, nhân viên theo hình thức nào? Doanh nghiệp sử dụng loại máy móc, thiết bị thi công nào? Loại máy móc doanh nghiệp mua? Loại thuê? Doanh nghiệp có hiểu biết kiểm soát nội bộnhư nào? Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không? Phụ lục 02: Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí xây lắp Xin chào Ông/Bà, tên Hồ Thị Đào sinh viên lớp KTDND, khoa Kế toánKiểm toán, trường Học viện ngân hàng Rất mong Ông/Bà dành phút để trả lời câu hỏi nhỏ Mục đích câu hỏi thu thập liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu đánh giá kiểm soát nội bộcủa Quí doanh nghiệp Do vậy, hồi đáp nhiệt tình trung thực Ông/Bà đóng góp quan trọng cho đề tài nghiên cứu Chân thành cám ơn Ông/Bà! BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ STT Câu hỏi A KIỂM SOÁT CHUNG: Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chuẩn? Mọi biến động trọng yếu chi phí dự toán với chi phí thực tế có doanh nghiệp phát kịp thời không? Định kỳ hàng tuần có so sánh chi phí dự toán chi phí thực tế phát sinh không? Các khoản mục chi phí phát sinh có tập hợp rõ ràng cho công trình không? Có thường phát sinh chi phí dự toán không? B THÔNG TIN: Doanh nghiệp có sử dụng máy tính, phần mềm để lập dự toán, lập báo cáo tài không? Có sách thủ tục văn bảo mật hệ thống thông tin máy tính không? Có buộc khai báo tên người sử dụng, mật trước đăng nhập không? Có phân loại đối tượng sử dụng không? Có kiểm soát mật nhằm đảm bảo chúng bảo mật thay đổi hay không? Có ghi nhận tự động trình sử dụng nhân Trả lời Có Không viên không? Doanh nghiệp có quy định rõ ràng sách nhân có liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính phần mềm không? Có hạn chế đối tượng bên tiếp cận trực tiếp với xử lý không? Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa nhân viên theo chức quản lý thực riêng không? 10 Có báo lỗi không khi: 11 Nhập liệu trùng lắp? 12 Kiểu liệu không theo qui định phần mềm? 13 Trình tự nhập liệu thời gian bị đảo lộn? 14 Chủ doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra trình nhập liệu đầu vào nhân viên không? 15 Có thường xuyên bảo trì máy tính không? 16 Có thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm không? 17 Doanh nghiệp có ngăn chặn virus kịp thời không? C CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Doanh nghiệp có sử dụng đơn đặt hàng cần mua nguyên vật liệu không? Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự trước sử dụng không? Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị lớn có phê duyệt chủ doanh nghiệp không? Doanh nghiệp có theo dõi tăng giá vật tư xây dựng hàng tuần không? Việc lựa chọn nhà cung cấp có phê duyệt người có thẩm quyền không? Nguyên vật liệu mua có kiểm tra chất lượng số lượng nhận không? Hóa đơn mua hàng có kiểm tra tính toán xác đối chiếu với đơn đặt hàng phiếu nhập kho không? 10 11 12 Mỗi cuối tuần có đối chiếu giá trị hóa đơn phát sinh với nhà cung cấp không? Các chức đặt hàng, nhận hàng, bảo quản kế toán kho có bố trí cho cá nhân độc lập hay không? Trước xuất kho nguyên vật liệu có kiểm tra số lượng, chất lượng không? Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với biến động giá nguyên vật liệu không? Có phân công người giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu trình thi công không? D CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, công nhân không? Có thiết lập chế khen thưởng hoàn thành hạng mục, công trình trước thời hạn bàn giao không? Có hoạch định theo dõi việc thực bảng dự toán tiền lương không? Quá trình làm việc công nhân trình thi công có giám sát không? Doanh nghiệp có sử dụng thẻ, bảng chấm công không? Có tách rời chức năng: theo dõi công nhân; tính lương ghi chép lương; phát lương không? E CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG 38 Doanh nghiệp có thuê loại thiết bị, máy móc thi công công trình không? 39.Có sử dụng thiết bị phân công công nhân theo giỏi số chạy máy thi công? Doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra chất lượng thiết bị, máy móc thi công không? Có thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng loại máy móc, thiết bị thi công không? Định kỳ hàng năm có cải tiến công nghệ cho thiết bị, máy thi công không? Doanh nghiệp có theo dõi chi phí sử dụng máy thi công cho công trình không? Có theo dõi chi phí nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không? F CHI PHÍ CHUNG Các tiêu chí phân bổ chi phí chung có áp dụng quán suốt năm tài không? Công cụ dụng cụ mua với số lượng lớn có phê chuẩn người có thẩm quyền không? Khi nhập kho, công cụ dụng cụ có kiểm tra số lượng chất lượng không? Có so sánh giá công cụ dụng cụ nhà cung cấp hay không? Khi xuất kho công cụ có kiểm tra số lượng chất lượng không? Hàng tuần có kiểm tra số lượng chất lượng công cụ không? Chi phí tiếp khách có giá trị lớn có phê duyệt người có thẩm quyền không? Có phân công nhân viên khác kiểm tra, giám sát trình làm việc đội trưởng? Chủ doanh nghiệp có kiểm tra trình độ đội trưởng trước ký hợp đồng tuyển dụng không? TÀI LIỆU THAM KHẢO Đoàn Văn Hoạt 2007 “ kiểm soát nội bộ” Vũ Hữu Đức Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Nguyễn Thế Lộc 2007 “ Kiểm toán môi trường tin học” Vũ Hữu Đức Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Giáo trình Kiểm toán hoạt động 2009 Chủ biên: GS.TS Nguyễn Quang Quynh NXB Kinh tế Quốc dân Trang web Tailieu.vn NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG - - CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: XÂY DỰNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH QUANG Họ tên sinh viên : Hồ Thị Đào Lớp : KTDND Khóa : 14 Khoa : Kế toán-Kiểm toán HÀ NỘI – 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập thực Các số liệu thu thập kết phân tích báo cáo trung thực, không chép từ đề tài nghiên cứu khoa học Ngày 25 tháng năm 2015 Sinh viên thực Hồ Thị Đào DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CPC : Chi phí chung CPNCTT : Chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSDMTC : Chi phí sử dụng máy thi công DN : Doanh nghiệp KSNB : Kiểm soát nội NVL : Nguyên vật liệu TK : Tài khoản MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Cơ sở hình thành đề tài Mục tiêu Nội dung nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Định nghĩa phận hợp thành kiểm soát nội 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội .4 1.1.2 Các phận hợp thành kiểm soát nội 1.2 Đặc điểm sản phẩm xây dựng .6 1.3 Khái niệm, phân loại ý nghĩa khoản mục chi phí sản xuất xây lắp 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Phân loại .6 1.3.3 Ý nghĩa khoản mục chi phí xây lắp .7 1.4 Kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp 1.4.1 Các rủi ro thường gặp trình sản xuất sản phẩm xây lắp .8 1.4.2 Thủ tục kiểm soát khoản mục chi phí xây lắp 10 1.4.3 Các đối tượng tham gia vào trình kiểm soát chu trình chi phí xây lắp 11 1.4.4 Kiểm soát nội môi trường tin học 11 CHƯƠNG 14 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG 14 2.1 Giới thiệu doanh nghiệp 14 2.1.1 Lịch sử hình thành trình phát triển 14 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 14 2.1.3 Chính sách kế toán áp dụng đơn vị .16 2.1.4 Tình hình hoạt động năm 2012, 2013, 2014 16 2.2 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp doanh nghiệp .17 2.2.1 Quy chế kiểm soát chung 17 1.2 Trường hợp chủ đầu tư giao cho doanh nghiệp xây dựng công trình .18 2.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 20 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 22 2.2.4 Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 24 2.2.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung 26 2.3 Kiểm soát nội môi trường tin học .27 2.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 27 2.3.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 28 2.4 Nhận xét thực trạng kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp công ty TNHH Minh Quang 30 2.4.1 Ưu điểm 30 2.4.2 Hạn chế .31 2.5 Phương hướng kinh doanh doanh nghiệp tương lai 32 2.5.1 Định hướng phát triển doanh nghiệp 32 2.5.2 Mục tiêu phát triển doanh nghiệp 32 2.6 Những thuận lợi khó khăn doanh nghiệp .33 2.6.1 Thuận lợi 33 2.6.2 Khó khăn 33 CHƯƠNG 34 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘTRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG 34 3.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp 34 3.1.2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 36 3.1.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 39 3.1.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 40 3.1.5 Kiểm soát chi phí chung 41 3.2 Kiểm soát nội môi trường tin học .42 3.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 42 3.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 44 KẾT LUẬN 45 PHỤ LỤC 47 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Các phận kiểm soát nội .5 Bảng 3.1: Kết hoạt động kinh doanh từ năm 2012 đến năm 2014 16 Bảng 2.2: Trích bảng câu hỏi kiểm soát nội .19 Bảng 2.3: Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát doanh nghiệp sử dụng máy thi công doanh nghiệp mua thuê 24 Bảng 2.4: Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công 26 Bảng 3.1: Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát chung đề nghị .34 Bảng 3.2: Những gian lận, sai sót thủ tục kiểm soát CPNVLTT 36 Bảng 3.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 39 Bảng 3.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công .40 Bảng 3.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung 41 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 15 Sơ đồ 2.2: trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 22 [...]... cũng sẽ đẩy chi phí sử dụng máy thi công thực tế lên cao làm lợi nhuận của doanh nghiệp giảm 2.2.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung 27 Chi phí chung đối với doanh nghiệp xây dựng bao gồm nhiều loại: chi phí công cụ dụng cụ sử dụng trong quá trình thi công; chi phí lương cho các đội trưởng, chi phí giao tiếp (chi phí tiếp khách)… nên rất khó phân bổ và kiểm soát Theo dự toán, chi phí chung được tính... BỘTRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH MINH QUANG Trên cơ sở nghiên cứu về mặt lý luận và phân tích tình hình thực tế về kiểm soát nội bộđối với chu trình chi phí của công ty TNHH Minh Quang Cùng với việc tìm hiểu về phương hướng phát triển, những thuận lợi và khó khăn của đơn vị; bên cạnh những quy chế kiểm soát mà doanh nghiệp đã áp dụng, người nghiên cứu đề nghị một số các thủ tục kiểm soát. .. lập bảng chấm công - Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện: so sánh chi phí xây lắp thực tế phát sinh và chi phí dự toán ban đầu, chi phí thực tế giữa các công trình, hạng mục công trình 1.4.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát chu trình chi phí xây lắp Đối tượng bên trong doanh nghiệp: chủ doanh nghiệp, nhân viên, công nhân Đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: kiểm toán viên... mềm cũng cài đặt sẵn kiểm tra về số 30 lượng tính toán như chi phí chung được phân bổ cho từng công trình theo tỷ lệ doanh thu của công trình đó, tỷ lệ do doanh nghiệp quy định và nhập vào qua bàn phím, phần mềm sẽ tự động nhân tỷ lệ này với doanh thu và cho ra kết quả cuối cùng 2.4 Nhận xét về thực trạng của kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang 2.4.1 Ưu điểm Tuy... chương trình, dữ liệu… - Hoạt động kiểm soát ứng dụng: chỉ liên quan đến từng phần hành cụ thể, bao gồm hoạt động kiểm soát được lập trình sẵn trong máy tính và hoạt động kiểm soát do con người thực hiện + Kiểm soát dữ liệu nhập: kiểm soát nguồn dữ liệu như đánh số trước các chứng từ trắng; kiểm soát quá trình nhập liệu bằng cách kiểm tra trình tự nhập liệu… + Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm soát tham chi u... sau 3.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp Quy chế kiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp Bảng 3.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị 1 Bản vẽ thiết kế và bảng dự - Trường hợp bản vẽ thiết kế hoặc bảng dự toán toán công trình không chínhhoặc cả 2 do chủ đầu tư đưa ra => doanh nghiệp xác do việc phân công 2 người cụ... quá trình do không đủ nhân công làm việc - Tuy mỗi khi hoàn thành hạng mục công trình, công trình doanh nghiệp đều tiến hành so sánh giữa tổng chi phí dự toán và tổng chi phí thực tế nhưng không thể biết được nguyên nhân tăng, giảm của từng loại chi phí Do trong quá trình thi công xây dựng không kiểm soát kịp thời, ngăn ngừa phát sinh các chi phí không cần thiết đến khi nghiệm thu thì không biết chi phí. .. pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp Bảng 2.2: Trích bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ Câu hỏi 1 Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chu n? 2.Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực Trả lời Có Không √ √ tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không? 3 Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh không? 4 Các khoản mục chi phí phát sinh... Việc kiểm tra được thực hiện đối với khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan Nhưng đối với các công trình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra... các thủ tục kiểm soát cần thiết 2.2 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp 2.2.1 Quy chế kiểm soát chung 2.2.1.1 Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự toán đến xây dựng công trình Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc 18 đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công trình, lập dự