6. Ý nghĩa
3.1.5. Kiểm soát chi phí chung
Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị 1. Công tác tổ chức quản lý công trường, công tác bố trí nhân sự không hợp lý có thể dẫn đến chồng chéo về các quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực. 2. Không phát hiện được các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp và kịp thời
- Với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không nhiều nhân viên. Doanh nghiệp có thể phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm công việc kiểm tra giám sát các đội thi công.
- Tại doanh nghiệp có sử dụng mạng internet nên có thể đăng ký cho nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kế toán học trực tuyến các khóa ngắn hạn nâng cao hiểu biết về cách giám sát, kiểm tra, quản lý công nhân(nếu có). Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thông qua internet.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng các thiết bị điện trước và trong khi sử dụng có đúng theo tiêu chuẩn nhằm đảm an toàn cho quá trình thi công và công trình gián tiếp kiểm soát chi phí chung phát sinh không cần thiết.
- Hàng tuần cùng với việc tổng hợp, phân tích các khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp và kế toán viên phải tổng hợp và so sánh chi phí chung thực tế và chi phí chung dự toán của từng công trình. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán nếu có
3.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học
3.2.1. Hoạt động kiểm soát chung
Bên cạnh những thủ tục mà doanh nghiệp đã áp dụng, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả hơn doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sử dụng thêm một số thủ tục kiểm soát chung khác.
Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực thi khi phân chia các chức năng của hệ thống. Chủ doanh nghiệp cần tìm tòi học hỏi để nâng cao kiến thức trong lĩnh vực kế toán, công nghệ thông tin để thực hiện kiểm
soát quá trình sử dụng, lưu trữ tài liệu của nhân viên.
Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép đòi hỏi mỗi khi nhân viên hay người sử dụng muốn truy cập vào các chương trình, hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính riêng hay những thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu. Danh sách tên đăng ký của người được phép sử dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời mọi sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp. Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sửa, xóa” cho từng nhân viên theo chức năng quản lý bằng cách sử dụng tên đăng ký và mật khẩu. Ví dụ như: nhân viên kế toán chỉ được cấp tên đăng ký, mật khẩu và sử dụng cho các chức năng xem, thêm mà không được phép sửa, xóa. Mật khẩu cần phải đảm bảo các yêu cầu: sử dụng nhiều ký tự, không sử dụng các thông tin thân quen, không ghi mật khẩu ra giấy, trên tập tin..., và thay đổi mật khẩu định kỳ.
Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình để theo dõi mọi trường hợp truy cập không đúng tên người sử dụng, nhập sai mật khẩu và đưa ra cảnh báo khi nhập sai tên người sử dụng, sai mật khẩu lặp đi lặp lại nhiều lần. Ngoài ra cũng cần sử dụng chương trình ghi nhận lại từng công việc đã thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ và các tập tin mà nhân viên vận hành đã sử dụng.
Cần phải huấn luyện cho các nhân viên cách sử dụng, bảo quản thiết bị, phòng chống virus. Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên về sửa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi và ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sửa chữa, phục hồi thông tin ngay khi được thông báo sự cố xảy ra trong vòng 1 ngày… Không nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài. Vì sự quen thuộc giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm sẽ gây ra sự chủ quan trong việc kiểm soát, hoặc sự quen thuộc giữa nhân viên của doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm dễ dẫn đến sự thông đồng để lấy cắp dữ liệu trong hệ thống.
Đối với việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục như thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, giám sát việc sửa chữa thiết bị và cất thiết bị cách xa nơi sử dụng.
Để tạo các dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên máy tính. Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền
Tất cả các thủ tục trên cần được thiết lập thành tài liệu quản trị và truyền đạt cho nhân viên.
3.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng
Các hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng quá trình được nhập và xử lý chính xác và đầy đủ trong máy tính.
Hoạt động kiểm soát dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào được thực hiện nhờ sự kết hợp của các phần mềm và của chủ doanh nghiệp, nhân viên. Hoạt động này bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu. Phần mềm kế toán từ chối thiết lập các phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa được khai báo… nhằm đảm bảo về tính hiện hữu của nghiệp vụ. Trước khi dữ liệu được nhập liệu, chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp và tính hợp lý của dữ liệu.
Sau khi các dữ liệu đầu vào đảm bảo tính hiện hữu, tính thích hợp và tính hợp lý, việc kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các hoạt động xử lý. Các hoạt động kiểm soát có thể thực hiện trong bước này là sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt các dữ liệu không còn sử dụng; tự động thông báo khi có các dấu hiệu bất thường trong quá trình xử lý; hàng tháng đối chiếu giữa sổ sách thực tế với trên máy, giữa tổng hợp và chi tiết, giữa tháng này và tháng trước…
KẾT LUẬN
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung thường gặp khó khăn trong vấn đề huy động vốn. Với số vốn ít ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất trong ngắn hạn để tăng doanh thu. Vì thế, để có được lợi nhuận, doanh nghiệp cần quản trị chi phí có hiệu quả. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản như doanh nghiệp Minh Quang càng gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý chi phí do quá trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá cả thị trường…thì càng cần xây dựng kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp.
Trên cơ sở lý luận và thực tế nghiên cứu về kiểm soát nội bộtrong chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của CÔNG TY TNHH MINH QUANG; đề tài phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp có thể vướng phải. Đồng thời trình bày về những quy chế kiểm soát hiện tại đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Cuối cùng người nghiên cứu đề nghị thêm một số thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh những việc đã thực hiện được thì đề tài cũng còn một số hạn chế như sau:
Việc xây dựng một kiểm soát nội bộluôn dựa trên việc dự đoán các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy ra. Nhưng người nghiên cứu đề tài không thể nào dự đoán hết được các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải nên kiểm soát nội bộluôn có những hạn chế tiềm tàng vì không có những biện pháp kiểm soát cho các tình huống bất thường. Như đã trình bày ở trên kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro.
Kiểm soát nội bộđược thiết kế và vận hành bởi con người. Vì thế hiệu quả của kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, do đó có thể có các rủi ro không được thiết kế các thủ tục kiểm soát vì chi phí vượt quá lợi ích mà nó mang lại. Với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, khi thiết lập
kiểm soát nội bộnói chung và kiểm soát về chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp và người nghiên cứu cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà kiểm soát nội bộmang lại. Chủ doanh nghiệp không thể thiết lập hoặc chấp nhận một thủ tục kiểm soát mà khi đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ hơn chi phí bỏ ra để thực hiện thủ tục đó.
- Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng như sự thay đổi của môi trường kinh doanh có thể làm cho các thủ tục kiểm soát bị lỗi thời và không còn phù hợp nữa. Do đó, để có được kiểm soát nội bộhoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm soát để có những biện pháp khắc phục cũng như hoàn thiện kiểm soát nội bộcho doanh nghiệp mình.
Vì vậy, việc thiết lập kiểm soát nội bộnói chung và kiểm soát nội bộvề chi phí xây dựng là sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nhưng phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và phải là một kiểm soát nội bộcó hiệu quả. Nếu phương hướng của doanh nghiệp là mở rộng quy mô kinh doanh thì doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo về trình độ chuyên môn cũng như đạo đức cá nhân. Điều mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát. Đó là căn cứ quan trọng để thiết lập, vận hành kiểm soát nội bộhữu hiệu, góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Phụ lục 01. Dàn bài phỏng vấn
Xin chào Chú,
Tôi là Hồ Thị Đào, sinh viên khoa Kế toán – Kiểm toán, Học viện Ngân hàng. Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tôi chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH Minh Quang”, do đó những thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm nay rất quan trọng trong nghiên cứu của tôi. Chân thành cám ơn sự giúp đỡ của chú.
Công việc cụ thể của chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp là gì?
Doanh nghiệp có những giao dịch gì với ngân hàng?
Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với bao nhiêu nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó là những nhà cung cấp nào?
Doanh nghiệp có sử dụng kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị không? Nếu không, thì tại sao? Nếu có, quản lý được tổ chức như thế nào?
Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho công nhân, nhân viên theo hình thức nào?
Doanh nghiệp sử dụng những loại máy móc, thiết bị thi công nào? Loại máy móc nào được doanh nghiệp mua? Loại nào được thuê? Doanh nghiệp có sự hiểu biết về kiểm soát nội bộnhư thế nào? Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không?
Xin chào Ông/Bà, tên tôi là Hồ Thị Đào sinh viên lớp KTDND, khoa Kế toán- Kiểm toán, trường Học viện ngân hàng. Rất mong Ông/Bà dành ít phút để trả lời các câu hỏi nhỏ dưới đây. Mục đích chính của bản câu hỏi này là thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu và đánh giá về kiểm soát nội bộcủa Quí doanh nghiệp. Do vậy, hồi đáp nhiệt tình và trung thực của Ông/Bà là sự đóng góp rất quan trọng cho đề tài nghiên cứu. Chân thành cám ơn Ông/Bà!
BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
STT Câu hỏi Trả lời
Có Không
A. KIỂM SOÁT CHUNG:
1 Doanh nghiệp có sử dụng chi phí tiêu chuẩn? 2
Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không?
3 Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh không?
4 Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho từng công trình không?
5 Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không?
B. THÔNG TIN:
1 Doanh nghiệp có sử dụng máy tính, phần mềm để lập dự toán, lập báo cáo tài chính không?
2 Có những chính sách và thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thông tin máy tính không?
3 Có buộc khai báo tên người sử dụng, mật khẩu trước khi đăng nhập không?
4 Có phân loại đối tượng sử dụng không?
5 Có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng được bảo mật và luôn được thay đổi hay không?
7 có liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính và phần mềm không?
8 Có hạn chế đối tượng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với xử lý không?
9 Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa đối với từng nhân viên theo chức năng quản lý và thực hiện riêng không? 10 Có báo lỗi không khi:
11 Nhập dữ liệu trùng lắp?
12 Kiểu dữ liệu không theo qui định của phần mềm? 13 Trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn?
14 Chủ doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra quá trình nhập dữ liệu đầu vào của nhân viên không?
15 Có thường xuyên bảo trì máy tính không?
16 Có thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm không? 17 Doanh nghiệp có ngăn chặn virus kịp thời không?
C. CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP
1 Doanh nghiệp có sử dụng đơn đặt hàng khi cần mua nguyên vật liệu không?
2 Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự trước khi sử dụng không?
3 Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị lớn có sự phê duyệt của chủ doanh nghiệp không?
4 Doanh nghiệp có theo dõi sự tăng giá của vật tư xây dựng hàng tuần không?
5 Việc lựa chọn nhà cung cấp có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không?
6 Nguyên vật liệu mua có được kiểm tra về chất lượng và số lượng khi nhận không?
7
Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho không?
9
Các chức năng đặt hàng, nhận hàng, bảo quản và kế toán kho có được bố trí cho những cá nhân độc lập hay không?
10 Trước khi xuất kho nguyên vật liệu có kiểm tra số lượng, chất lượng không?
11 Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với các biến động về giá nguyên vật liệu không?
12 Có phân công người giám sát việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình thi công không?
D. CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP
1 Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, công nhân không? 2 Có thiết lập cơ chế khen thưởng khi hoàn thành hạng
mục, công trình trước thời hạn bàn giao không?
3 Có hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương không?
4 Quá trình làm việc của công nhân trong quá trình thi công có được giám sát không?
5 Doanh nghiệp có sử dụng thẻ, bảng chấm công không? 6 Có sự tách rời giữa các chức năng: theo dõi công nhân;
tính lương và ghi chép lương; phát lương không?
E. CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
1 38. Doanh nghiệp có thuê ngoài các loại thiết bị, máy