QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Câu 1: Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng.(Chương 1) Câu 2: Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp (Chương 2) Câu 3: Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng (Chương 3) Câu 4: Vai trò của thông tin trong tổ chức, doanh nghiệp (Chương 4) Câu 5: Hãy nêu các nguyên nhân làm lãng phí thời gian trong công tác văn phòng (Chương 5) Câu 6: Những nguyên tắc cơ bản của hoạt động lễ tân cơ quan doanh nghiệp (Chương 6) Câu 8: Các hoạt động hoạch định sắp xếp chuyến công tác xa cho thủ trưởng (Chương 8) Câu 9: Nguyên tắc đóng dấu lên văn bản (Chương 9) Câu 10: Ý nghĩa của công tác văn thư (Chương 9) Câu 11: Tiếp nhận,đăng ký văn bản đến các cơ quan doanh nghiệp (Chương 9) Câu 12: Các yêu cầu của công tác lưu trữ (Chương 10) Câu 13: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (Chương 10) Câu 14: Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước (Chương 11) Câu 15: Các chức năng của văn bản quản lý (Chương 11) Câu 16: Ý nghĩa, tác dụng của thể thức văn bản quản lý nhà nước (Chương 11) Câu 17: Nêu các yêu cầu trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý (Chương 11) Câu 18: Nêu các bước khi soạn thảo văn bản hành chính (Chương 11) Câu 19: Các yêu cầu khi soạn thảo một báo cáo (Chương 12)

QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG + + + + + + + + + + + + + + + Câu 1: Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng.(Chương 1) Hoạt động văn phòng chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố bên bên ngoài: - Yếu tố bên Điều kiện tự nhiên: gồm yếu tố địa lý, khí hậu, thủy văn, nguồn tài nguyên thiên nhiên quốc gia, vùng, địa phương… Điều kiện ảnh hưởng phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, chi phí khắc phục rủi ro Yếu tố giúp cho công việc văn phòng có hiệu quả, phát huy tác dụng ngược lại Điều kiện trị, pháp lý: nhà nước quản lý vĩ mô thông qua công cụ định hướng, sách, chế độ Nếu định hướng công cụ hữu hiệu làm thúc đẩy công tác văn phòng Những công cụ mang tính chất pháp lý vừa bảo vệ, giúp cho hoạt động quan, văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống hoạt động quan Điều kiện kinh tế: Sự tăng trưởng kinh tế tạo thuận lợi, khó khăn cho văn phòng Sự phát triển kinh tế theo hướng hội nhậpđã tác động to lớn đến cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực công tác văn phòng Điều kiện xã hội: gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn hóa, quan niệm đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội Những yếu tố ảnh hưởng đến nội dung nhiệm vụ yêu cầu thực nhiệm vụ quản trị viên văn phòng Khoa học kĩ thuật: Sự phát triển mạnh mẽ KH-KT ảnh hưởng rõ rệt đến công tác văn phòng Đặc biệt, phát triển công nghệ thông tin làm thay đổi nội dung, hình thức phương pháp nghiệp vụ thông tin văn phòng Yếu tố bên trong: ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng Quy mô cấu tổ chức quan đơn vị: ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể văn phòng Vì quan có quy mô lớn có nhiều phận hoạt động văn phòng, công việc văn phòng ngày phức tạp Yếu tố người: hoạt động văn phòng trực tiếp, gián tiếp liên quan đến yếu tố người Mọi người quan có hiểu biết văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ Quy chế hoạt động quan đơn vị: quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân với Quy chế hoạt động ảnh hưởng đến cấu tổ chức nhiệm vụ Cơ sở vật chất kỹ thuật: đại đầy đủ góp phần bảo vệ sức khỏe cho cán văn phòng Câu 2: Chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp (Chương 2) Chức năng: xử lý thông tin yểm trợ hành giúp cho hội đồng quản trị tổng giám đốc (TGĐ) (giám đốc (GDD)) quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Nhiệm vụ: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ doanh nghiệp Xây dựng kế hoạch, lịch công tác HĐQT, TGĐ (GĐ) Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực chương trình kế hoạch công tác Thu nhập , tổng hợp, cung cấp thông tin xác, kịp thời cho công tác quản lý, điều hành HĐQT TGĐ (GĐ) Truyền đạt nghị HĐQT, QĐ, thị TGĐ (GĐ) cho người, phận doanh nghiệp Biên tập báo cáo thường kỳ văn khác doanh nghiệp HĐQT TGĐ (GĐ) giao Thực công tác hành văn thư, lưu giữ Chuẩn bị tổ chức họp HĐQT, lãnh đạo DN, chuyến công tác lãnh đạo + + + + + + + + + + + + + - - - Thực công tác bảo vệ Bảo đảm yếu tố vật chất cho HĐQT, lãnh đạo DN, quan DN làm việc Phối hợp công đoàn chăm lo đời sống vật chất cho cán nhân viên Câu 3: Chức nhiệm vụ thư ký văn phòng (Chương 3) Chức năng: Liên quan đến văn đi, đến, đăng ký văn bản, dự thảo văn kiểm tra việc thi hành thị, định thủ trưởng Liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm thoại, chuẩn bị công tác thủ trưởng đảm bảo điều kiện vật chất cho đơn vị, tổ chức Nhiệm vụ: Vào sổ gửi văn đến – Soạn thảo, đánh máy, in văn trao đổi thủ trưởng Kiểm tra thể thức văn trình ký Lập công tác hàng ngày, tuần, tháng thủ trưởng Kiểm tra, báo cáo việc thực thị, định thủ trưởng Chuẩn bị chuyến công tác tiếp khách thủ trưởng Chuẩn bị, triệu tập ghi chép biên họp trao đổi thủ trưởng Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ, giải thủ tục hành chính, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động thủ trưởng Câu 4: Vai trò thông tin tổ chức, doanh nghiệp (Chương 4) Thông tin phương tiện để thống hoạt động tổ chức Thông tin sở để nhà quản trị ban hành định cách đắn Thông tin phương tiện để gắn hoạt động quan, đơn vị với môi trường bên Thông tin phương tiện đặc trưng cho hoạt động quản lý Câu 5: Hãy nêu nguyên nhân làm lãng phí thời gian công tác văn phòng (Chương 5) Thiếu kỹ gọi điện thoại: nói dài, thiếu chuẩn bị Thiếu kỹ hội họp: kéo dài, kế hoạch, kỹ điều hành Thiếu kỹ ủy nhiệm: không chặt chẽ, không chu đáo dẫn đến thiếu trách nhiệm có vụ Công việc bị ngắt quãng: thăm viếng, xã giao, tiếp khách; câu hỏi nhân viên Trì hoãn công việc đến cần Vùi đầu vào giấy tờ Không biết từ chối việc không can hệ Lựa chọn biện pháp truyền thông không phù hợp Cầu toàn, làm lấy được, bất chấp thời gian Tổ chức, công việc văn phòng kém: bàn giấy ngổn ngang, bừa bộn; đọc tài liệu chậm, cách đọc nhanh Câu 6: Những nguyên tắc hoạt động lễ tân quan doanh nghiệp (Chương 6) Tuân thủ quy định, tập quán, thông lệ quốc tế Tôn trọng quy định, tập quán, tập tục quốc gia Tôn trọng tập quán, phong tục địa phương, vùng Thực nguyên tắc bình đẳng, hợp tác có lợi Lịch sự, nghiêm túc khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách Câu 8: Các hoạt động hoạch định xếp chuyến công tác xa cho thủ trưởng (Chương 8) Xây dựng chương trình cho chuyến công tác: xác định mục đích, nọi dung, số người tham gia, địa điểm đến, ngày tháng bắt đầu kết thúc, phương tiện… - - - - - + Giải thủ tục giấy tờ: định cử công tác,giấy giới thiêu, giấy đường, giấy phép xuất cảnh hộ chiếu bảo hiểm, chứng minh nhân dân, giấy tờ chức danh khoa học trị Chuẩn bị phiên tiện lại cho đoàn: chế độ tiêu chuẩn thành viên, bảng đến, giá vé, độ dài quảng đường, Liên hệ với nơi đoàn kết để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ làm việc Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu Chuẩn bị kinh phí Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm nhà Kiểm tra chuyến phút chót Câu 9: Nguyên tắc đóng dấu lên văn (Chương 9) Chỉ đóng lên VB, giấy tờ có chữ ký cấp có thẩm quyền Đóng rõ ràng, ngắn từ 1/3 đến ¼ chữ ký phía bên trái Đóng dấu ngược mờ, phải hủy VB làm lại VB khác Chỉ người giao giữ dấu phép trực tiếp đóng dấu vào VB Dấu quan đóng vào VB quan xây dựng ban hành Đối với quan nhà nước, không đóng dấu vào hành Trường hợp đặc biệt thủ trưởng quan cho phép Câu 10: Ý nghĩa công tác văn thư (Chương 9) Đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành Đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức vừa có chức truyền đạt, phổ biến thông tin văn Giải công việc tổ chức cách nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế quan liêu giấy tờ Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải công việc phản ánh xác, chân thực Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Câu 11: Tiếp nhận,đăng ký văn đến quan doanh nghiệp (Chương 9) Tiếp nhận văn đến Phân loại hồ sơ, bóc bì văn đến Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Đăng kí văn đến Lưu ý: Phân tích sau vào ý, tự hiểu Câu 12: Các yêu cầu công tác lưu trữ (Chương 10) Tính khoa học: đảm bảo an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo phương pháp khoa học Phải thường xuyên nghiên cứu lý luận thực tiễn, ứng dụng thành KH-KT vào hoàn cảnh thực tế đât nước Tính mật: tài liệu lưu trữ chứa đựng bí mật nhà nước, kẻ thù dung nhiều thủ đoạn để đánh cấp, đánh tráo khai thác tài liệu để phục vụ cho mưu đồ phá hoại chúng Công tác lưu trữ cảnh giác giữ nguyên tắc để đảm bảo bí mật quốc gia Câu 13: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (Chương 10) Nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ Nhân tố tự nhiên: độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, trực tiếp phá hoại đến tài liệu Nước ta khí hậu nóng ẩm, nhiệt độ độ ẩm cao, côn trùng sản sinh nhanh Nó khó khan cho việc bảo quản + + + + + + - + + + + + + + + + + + + + + - Nhân tố người: kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp, cẩu thả thiếu trách nhiệm nhân viên,sử dụng tài liệu chấp hành không cách bảo quản Các nhân tố thuộc hóa học: Các hóa chất trình bảo quản, chất xâm nhập từ môi trường ô nhiễm bên vào tài liệu Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ Phòng lưu trữ phải khô ráo, sẽ, xa ao hồ, cống rãnh, mạch nước ngầm Nơi để tài liệu cách biệt phòng khác Kho phải đầy đủ thiết bị cho công tác bảo quản Phải để tài liệu hộp kín xếp lên giá tủ Phải có ghi biên giao nhận tài liệu Nội quy thực phòng cháy chữa cháy nghiêm ngặt Câu 14: Đặc điểm văn quản lý nhà nước (Chương 11) Được ban hành quan nhà nước, danh nghĩa quan người đứng đầu quan Là phương tiện phục vụ hoạt động quản lý nhà nước quan thể ý chí giai cấp nắm quyền lãnh đạo mang tính quyền lực đơn phương Việc ban hành văn quản lý nhà nước phải tuân thủ thể thức, thủ tục, trình tự pháp luật quy định Việc ban hành văn quản lý nhà nước quan nhà nước đặt áp dụng biện pháp đảm bảo thực theo quy định pháp luật Câu 15: Các chức văn quản lý (Chương 11) Chức thông tin Ghi lại thông tin quản lý Giúp cho quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý Giúp quan xử lý, đánh giá thông tin thu thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác Chức pháp lý: Các văn quy phạm pháp luật ghi lại quy phạm pháp luật, quan hệ mặt pháp luật tồn xã hội kỳ Là sở pháp lý để điều chỉnh quan hệ xã hội Là sở pháp lý cho hoạt động quan, tổ chức Văn sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động quan tổ chức Chức quản lý: Thu nhập truyền đạt thông tin truyền đạt định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực định Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu hoạt động quản lý Chức văn hóa: Là sản phẩm sáng tạo người hình thành trình lao động Giúp người ghi chép, lưu trữ truyền bá truyền thống văn hóa qua thời kỳ, hệ Văn quản lý định chế nếp sống, văn hóa thời kỳ khác Chức xã hội: Thể cách thức đề cập, giải vấn đề xã hội khác Có tác dụng tích cực việc xây dựng, giữ gìn định chế xã hội, phù hợp nhu cầu tiến chung Góp phần thúc đẩy kìm hãm phát triển xã hội giai đoạn khác Câu 16: Ý nghĩa, tác dụng thể thức văn quản lý nhà nước (Chương 11) Đảm bảo kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lí văn Thể quyền uy trách nhiệm quan ban hành người ký văn + + + + + + + + + + + + + + + + - - Nâng cao hiệu suất, chất lượng văn tính thẩm mĩ văn ban hành Tạo điều kiện cho việc quản lí, giải văn lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ quan Câu 17: Nêu yêu cầu quy trình soạn thảo văn quản lý (Chương 11) Bảo đảm tính mục đích: Nội dung phù hợp với đường lối Đảng Đáp ứng nhiệm vụ trị đất nước, địa phương giai đoạn cách mạng Phản ánh đắn đầy đủ lợi ích nguyện vọng nhân dân lao động, nhân dân ủng hộ thực Bảo đảm tính khoa học: Về nội dung: • Đủ lượng thông tin quy phạm thông tin thực tế cần thiết • Các kiện, số liệu phải xác có giá trị thời, không sử dụng thông tin cũ • Nội dung phải phù hợp với vận động quy luật khách quan xu thể thời đại • Các đề phải rõ rang tránh bị hiểu nhần Về hình thức: • Logic nội dung: quán chủ đề, bố cục chặt chẽ • Thể thức văn theo quy định • Thống với văn khác Đảm bảo tính quy phạm: Những điều kiện , hoàn cảnh chủ thể mà nhà nước cần tác động Khách quan, phi cá tính: không tự ý đưa quan điểm riêng Đảm bảo tính đại chúng: Chính xác, rõ rang dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, bảo đảm đến mức tối đa tính phổ cập Sử dụng ngôn ngữ phổ thông quen thuộc hiểu thực đúng, cần hạn chế việc sử dụng từ ngữ nước Bảo đảm tính khả thi: Có khả thực thực tế Không có nội dung lạc hậu, nắm vững điều kiện, khả đối tượng thực để xác lập nhiệm vụ họ Câu 18: Nêu bước soạn thảo văn hành (Chương 11) Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Phân công soạn thảo Đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Bước 2:Xây dựng dự thảo văn phù hợp với hình thức, thể thức văn theo quy định Nhà nước Viết thảo Xin ý kiến góp ý cho thảo Tổng hợp ý kiến góp ý(nếu có) hoàn thành chỉnh thảo Bước 3: Duyệt văn Bước 4: Hoàn thiện thể thức làm thủ tục ban hành Lưu ý: Các bước nói nội dung tự hiểu Câu 19: Các yêu cầu soạn thảo báo cáo (Chương 12) Phải bảo đảm trung thực, xác: Phản ánh thật khách quan, nêu ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc giải quyết, việc tồn đọng, không hư cấu chủ quan ý chí Người soạn thảo không thêm bớt ,bóp méo thật Bảo đảm tính kịp thời: Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm thông tin từ cấp dưới, dẫn đến hậu ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có định mệnh lệnh xác Cụ thể có trọng tâm ,trọng điểm: phải đầu tư thời gian, chọn lọc số liệu kiện vấn đề thuộc chức nhiệm vụ yếu tổ chức để đưa vào báo cáo; Một báo cáo túy thống kê việc mà không rút kinh nghiệm, học báo cáo chất lượng, hiệu quả; Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể, mạch lạc  ... động quản lý Chức văn hóa: Là sản phẩm sáng tạo người hình thành trình lao động Giúp người ghi chép, lưu trữ truyền bá truyền thống văn hóa qua thời kỳ, hệ Văn quản lý định chế nếp sống, văn hóa... thể thức văn quản lý nhà nước (Chương 11) Đảm bảo kỷ cương thống việc soạn thảo ban hành văn Đảm bảo tính chân thực hiệu lực pháp lí văn Thể quyền uy trách nhiệm quan ban hành người ký văn + +... hiệu suất, chất lượng văn tính thẩm mĩ văn ban hành Tạo điều kiện cho việc quản lí, giải văn lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ quan Câu 17: Nêu yêu cầu quy trình soạn thảo văn quản lý (Chương 11)