Tài liệu sử dụng open office.org Calc

Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 GIỚI THIỆU  OpenOffice.org phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở phát triển Sun Microsystems cộng đồng nguồn mở, có tính tương tự Microsoft Office OpenOffice.org chạy nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong có phiên tiếng Việt), thường xuyên cập nhật nâng cấp Phiên OpenOffice.org 3.x.x kế thừa toàn tính ưu việt phiên trước, đồng thời cải tiến giao diện biểu tượng đẹp hơn, trực quan sinh động hơn, thêm nhiều tính như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng Microsoft Office 2007, bổ sung hình Welcome to OpenOffice.org nhiều tính khác Bộ sách OpenOffice.org 3.x.x bao gồm 03 tài liệu đĩa chứa chương trình phần mềm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress.Trong tài liệu này, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Calc có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office Excel, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Calc ngày ưa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao công việc Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh đọc hết tài liệu, sau tiến hành thực hành máy tính kết thúc chương, có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng Đối với người dùng có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu có giá trị để tra cứu trình sử dụng Nội dung tài liệu bao gồm: ♦ Chương 01: Làm quen với Calc ♦ Chương 02: Các thao tác với trang tính ♦ Chương 03: Xử lý liệu bảng tính ♦ Chương 04: Hàm Calc ♦ Chương 05: Đồ thị ♦ Chương 06: Quản trị liệu ♦ Chương 07: Trình bày trang in ♦ Phụ lục: Những khác Calc Excel Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC  Cách khởi động Calc Có nhiều cách khởi động phần mềm Calc Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động: - Cách 1: Nhấn nút 3.x.x\OpenOffice.org Calc Start\Programs\OpenOffice.org Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.x.x\OpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet - Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng Calc nhìn thấy chỗ hình Desktop,… - Cách 4: Nếu muốn mở nhanh bảng tính gần máy tính làm việc, chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần mở Khi Calc khởi động mở bảng tính vừa định Màn hình làm việc Calc Sau khởi động, hình làm việc Calc có dạng sau: - Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm hình hiển thị tên bảng tính thời Nếu bảng tính tạo tên Untitled X, với X số - Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa lệnh để gọi tới chức Calc làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn Trang Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Thanh công cụ chuẩn công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp biểu tượng chức năng, giúp việc thực lệnh bản, quản lý xử lý trang tính nhanh - Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái công thức ô nhập liệu nhỏ gọi ô Tên, bao gồm chữ số, ví dụ: D7 Đây chữ tên cột số dòng ô thời Bên phải ô Tên biểu tượng chức hàm Nội dung ô thời (dữ liệu, công thức hàm) hiển thị ô lại công thức Bạn sửa nội dung ô thời đây, sửa ô thời - Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên trang tính - Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang tính thời tổng số trang tính, độ thu phóng trang tính, trạng thái phím Insert,… - Cột (Column): Là tập hợp ô trang tính theo chiều dọc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, , đến AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột) Ngoài bên trái nút chọn (đánh dấu khối) toàn trang tính - Hàng (Row): Là tập hợp ô trang tính theo chiều ngang đánh thứ tự số từ đến 65536 - Ô (Cell): Là giao cột hàng Địa ô xác định cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23 - Ô thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với chấm vuông nhỏ góc (Mốc điền) hay gọi Con trỏ ô (sau gọi trỏ) Tọa độ ô hiển thị công thức Tạo bảng tính Làm việc với Calc làm việc bảng tính Bạn mở bảng tính cho dù thời điểm sử dụng chương trình khác OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình Writer Draw Bạn chọn cách sau: - Vào menu File\New\Spreadsheet; - Nhấn chuột vào biểu tượng New công cụ Nhấn giữ biểu tượng New nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng New để mở menu con, từ chọn Spreadsheet; - Nếu bạn mở bảng tính, nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để mở bảng tính Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Lưu bảng tính lên đĩa Thư mục mặc định để lưu bảng tính thư mục My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thông số làm việc với Calc Để lưu bảng tính làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: - Vào menu File\Save; - Nhấn chuột vào biểu tượng Save công cụ Biểu tượng có màu xanh đen không chọn tệp lưu thay đổi mới; - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Nếu trước bảng tính chưa lưu, với cách nêu mở hộp hội thoại Save As Trong hộp hội thoại bạn đặt tên cho bảng tính xác định vị trí lưu bảng tính - Chọn vị trí lưu bảng tính - Đặt tên bảng tính ô File name - Chọn phần mở rộng tệp ô Save as type Mặc định phần mở rộng ODF Spreadsheet (.ods), nhiên bạn chọn lưu tệp dạng xls, xml,… - Nhấn nút để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa Trang Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Nếu bảng tính lưu trước đó, thao tác lưu ghi đè lên bảng tính tồn mà không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, vào menu File\Save As Bạn nên thực thao tác lưu thường xuyên soạn tài liệu để tránh liệu gặp cố điện, máy tính hỏng… Mở bảng tính tồn đĩa Calc cho phép bạn không mở bảng tính tạo chương trình này, mà mở bảng tính tạo chương trình MS Excel (tệp xls, chí xlsx) Để mở bảng tính có đĩa, bạn chọn cách sau: - Vào menu File\Open; - Nhấn chuột vào biểu tượng Open công cụ; - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Hộp hội thoại Open xuất hiện: Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở đĩa, chọn tệp tài liệu Nhấn nút hộp hội thoại, tệp tài liệu chọn mở hình Calc Bạn mở bảng tính làm việc trước menu File\Recent Documents Tại hiển thị danh sách 10 tệp mở chương trình OpenOffice.org Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Đóng bảng tính thoát khỏi Calc Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực theo cách sau: - Vào menu File\Exit; - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q Trang Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH  Thêm xoá trang tính Theo mặc định, bảng tính chứa ba trang tính trống Nếu không cần tất ba trang tính, bạn dễ dàng xoá bỏ trang tính không cần thiết Nếu muốn có thêm trang tính, bạn chèn trang tính tuỳ theo nhu cầu Cách thực sau: - Thêm trang tính: + Vào menu Insert\Sheet, nhấn chuột phải lên thẻ tên trang tính chọn Insert Sheet, xuất hộp hội thoại: + Chọn vị trí xuất trang tính phần Position: o Before current sheet: Xuất trước trang tính thời o After current sheet: Xuất sau trang tính thời + Chọn số lượng trang tính cần thêm ô No of sheets + Đặt tên cho trang tính ô Name + Nhấn nút để thêm trang tính - Xoá trang tính: + Chọn trang tính cần xoá + Vào menu Edit\Sheet\Delete, nhấn chuột phải lên thẻ tên trang tính chọn Delete Sheet + Xuất cảnh báo xoá, chọn Đổi tên trang tính Ngầm định trang tính đặt tên Sheet1, Sheet2 Sheet3 Tuy nhiên bạn đổi tên trang để dễ nhận biết nội dung trang tính Cách thực sau: Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Vào menu Format\Sheet\Rename, nhấn chuột phải lên thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hộp hội thoại: - Nhập tên cho trang tính ô Name - Nhấn nút để chấp nhận tên trang tính Sao chép/Di chuyển trang tính Bạn chép trang tính để tạo trang tính mới, đồng thời thay đổi vị trí trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cách thực sau: - Trên thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần chép di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hộp hội thoại: - Tích chọn ô Copy bạn muốn chép trang tính - Chọn vị trí cho trang tính phần Insert before (Trang tính di chuyển trước trang tính chọn danh sách này, di chuyển xuống cuối bảng tính bạn chọn move to end position) - Nhấn nút để chép di chuyển trang tính Bạn chép di chuyển nhanh trang tính cách sau: + Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính di tên trang tính vị trí thả chuột + Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính di tên trang tính vị trí thả chuột Ẩn lại trang tính Bạn ẩn trang tính cho lại trang tính cần Cách Trang Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 thực sau: - Ẩn trang tính: + Chọn trang tính cần ẩn + Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính chọn biến chuyển trang tính sau thành trang thời - Hiện lại trang tính: + Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hộp hội thoại: + Chọn trang tính cần danh sách + Nhấn nút để lại trang tính Bảo vệ trang tính Để bảo vệ trang tính khỏi thay đổi liệu người khác gây nên, bạn thực sau: - Chọn trang tính cần bảo vệ - Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hộp hội thoại: - Nhập mật bảo vệ vào ô Password - Nhập lại mật bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận - Nhấn nút để chấp nhận mật Sau thực chức trên, toàn trang tính bảo vệ không thay đổi thực trang tính Để bỏ bảo vệ, thực sau: - Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ - Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hộp hội thoại: Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Nhập mật bảo vệ vào ô trống - Nhấn nút để bỏ bảo vệ Với chức bảo vệ trang tính, người dùng khác nhìn thấy liệu không thay đổi liệu Để bảo vệ bảng tính khỏi truy nhập nhìn thấy liệu người khác, bạn thực theo cách sau: + Vào menu File\Save As + Trên hộp hội thoại Save As ra, tích chọn ô Save with password + Nhấn nút , xuất cảnh báo, chọn + Trên hộp hội thoại Enter Password ra, nhập mật bảo vệ bảng tính vào ô Password Confirm (giống hệt nhau) + Nhấn nút để chấp nhận mật Sau thực thao tác trên, mở bảng tính, hộp hội thoại Password xuất yêu cầu bạn nhập vào mật bảo vệ Nếu nhập Calc mở bảng tính Chọn nhiều trang tính - Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift nhấn chuột vào thẻ tên cuối - Cách nhau: Giữ phím Ctrl nhấn chuột vào thẻ tên cần chọn - Để bỏ chọn trang tính: Giữ phím Ctrl nhấn chuột vào thẻ tên trang tính cần bỏ chọn Trang 10 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây dựng - Nếu muốn ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị miền riêng, tích chọn ô Copy result to chọn miền khung bên - Nhấn nút để thực lọc liệu nâng cao Tổng kết theo nhóm 4.1 Tổng kết theo loại nhóm (Subtotals): Chức cho phép tạo dòng tổng kết sở liệu, ví dụ: tổng kết có nam, nữ tổng số nhân viên danh sách Chức chèn tính toán thống kê theo yêu cầu bạn vị trí cần thiết Cách thực sau: - Chọn sở liệu cần tổng kết - Vào menu Data\Subtotals, xuất hộp hội thoại: - Chọn trường liệu dùng để nhóm ô Group by - Tích chọn trường liệu dùng để tổng kết khung Calculate subtotals for Trang 58 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết liệu ô Use function - Nhấn nút để thực việc tổng kết theo nhóm Ví dụ: Danh sách nhân viên tổng kết theo nhóm Giới tính: Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút hộp hội thoại Subtotals 4.2 Tổng kết theo nhiều loại nhóm Chức Calc cho phép tự động hóa trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích đánh giá số liệu mà sau gọi là: Bảng tổng hợp •Bảng tổng hợp chia làm vùng: - Page Field: Toàn liệu tổng kết theo nhóm trường chọn Page Field nằm phía bảng tổng hợp - Row Field: Mỗi nhóm liệu trường chọn tổng kết dòng Nếu số trường chọn nhiều 1, bảng tổng hợp tổng kết trường theo thứ tự từ xuống - Column Field: Mỗi nhóm liệu trường chọn tổng kết cột Nếu số trường chọn nhiều 1, bảng tổng hợp tổng kết trường theo thứ tự từ trái sang phải - Data Field: Vùng liệu sử dụng để phân tích phép toán khác Sum, Count, Average,… •Tạo bảng tổng hợp: - Chọn miền liệu kể tiêu đề cột - Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hộp hội thoại: Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 59 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Tích chọn Current selection nhấn nút , xuất hộp hội thoại: - Kéo thả nút tên trường vùng thích hợp để phân tích liệu - Riêng với vùng Data Fields, sau thả tên trường cần phân tích vào bạn nhìn thấy phép toán dùng để phân tích liệu trường Theo mặc định phép toán Sum Bạn đổi sang phép toán khác Count, Average, Max, Min,… cách nhấn vào tên trường nhấn nút - Nhấn nút để hoàn thành bảng tổng hợp Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền lĩnh theo phòng theo chức vụ: •Điều chỉnh bảng tổng hợp: - Thay đổi vị trí trường: Trong bảng tổng hợp kéo thả tên trường vị trí mong muốn - Bổ sung trường: + Chọn ô bảng tổng hợp + Vào menu Data\DataPilot\Start + Thực lại bước tạo bảng tổng hợp để bổ sung trường vào vị trí mong muốn Trang 60 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Xóa trường: Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xóa khỏi bảng - Cập nhật thay đổi liệu vào bảng tổng hợp: + Chọn ô bảng tổng hợp + Vào menu Data\DataPilot\Refresh Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 61 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 CHƯƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN  Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề - Vào menu Format\Page, xuất hộp hội thoại Page Style, chọn thẻ Page - Thay đổi định dạng trang giấy khung Paper format: + Chọn khổ giấy ô Format tự chọn chiều rộng giấy ô Width, chiều cao giấy ô Height + Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang Landscape để in giấy dọc - Đặt lề cho giấy khung Margin: + Left Lề trái + Right Lề phải + Top Lề + Bottom Lề - Nhấn nút Đơn vị đo Calc mặc định Inch Bạn thay đổi sang đơn vị Centimeter (cm) Milimeter (mm) cách: + Vào menu Tools\Options, xuất hộp hội thoại Options + Tại ô trái hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General + Tại phần bên phải hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong Trang 62 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 muốn ô Measurement unit + Nhấn nút Bạn điều chỉnh lề trang tính cách dễ dàng chế độ Xem trước in Cách thực sau: - Vào menu File\Page Preview - Nhấn nút công cụ, xuất đường kẻ lề xung quanh trang giấy hình sau: - Để điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải điều chỉnh vị trí tiêu đề trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lề tới vị trí mong muốn Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang - Vào menu Edit\Headers & Footers, xuất hộp hội thoại: Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 63 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Calc ngầm định tiêu đề đầu trang tên trang tính, tiêu đề cuối trang chữ Page kèm theo số thứ tự trang tính Bạn thay đổi tiêu đề trang Header Footer hộp hội thoại - Ý nghĩa thông tin trang Header (hoặc Footer): + Left area Đặt tiêu đề bên trái + Center area Đặt tiêu đề + Right area Đặt tiêu đề bên phải + Header/Footer Chọn kiểu tiêu đề sẵn có + Custom header/footer Định dạng cho tiêu đề - Nhập chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) mong muốn - Nhấn nút Bạn tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) cách vào menu Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) bỏ dấu tích ô Header on (hoặc Footer on) Lặp lại tiêu đề bảng tính sang trang Ở bảng tính lớn, sang trang, để tránh phải gõ lại tiêu đề, bạn tiến hành bước sau: - Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hộp hội thoại: Trang 64 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Nếu cần lặp lại hàng tiêu đề, điền số hàng tiêu đề khung Rows to repeat Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 dùng chuột chọn ô hàng Để lặp lại hàng 2, nhập $1:$2 dùng chuột chọn hai ô hai hàng - Nếu cần lặp lại cột, điền chữ cột khung Columns to repeat Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A dùng chuột chọn ô cột A Để lặp lại cột A B, nhập $A:$B dùng chuột chọn hai ô hai cột - Nhấn nút Nếu muốn in liệu vùng đó, điền địa vùng vào khung Print range Bạn thấy ý nghĩa thao tác chọn xem trước in (Page Preview) in giấy In - Trước in, bạn nên: + Xem trước in: Vào menu File\Page Preview nhấn chuột vào biểu tượng công cụ để xem bố cục trang tính cần in, đảm bảo trang tính in mong muốn + Kiểm tra xem máy in sẵn sàng chưa - Sau nội dung in máy in sẵn sàng, tiến hành thao tác sau: + Vào menu File\Print nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hộp hội thoại: + Lựa chọn nội dung in khung Print: ƒ All sheets ƒ Selected sheets In trang tính chọn ƒ Selected cells In ô chọn In tất trang tính + Lựa chọn vùng in khung Print range: Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 65 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 All pages In tất trang Pages Chỉ in trang bạn nhập vào (nếu trang đầu trang cuối cách dấu gạch ngang, ví dụ: 1-5 Nếu trang không liền nhau, nhập vào trang cần in cách dấu chấm phẩy, ví dụ: 1;5;8 + Nhập vào số lượng cần in ô Number of copies + Nhấn nút Bạn in nhanh trang tính chọn cách nhấn chuột vào biểu tượng công cụ Nếu máy in bạn hỗ trợ chế độ in hai mặt, bạn chọn chế độ để tiết kiệm giấy in Khi đó, máy in bạn sau in mặt thứ tự động kéo giấy trở lại để in mặt Cách thực sau: - Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút - Chọn trang Finishing tích chuột vào ô Print On Both Sides - Nhấn nút thực in ấn bình thường Trang 66 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL  Giao diện người sử dụng - Calc sử dụng Giao diện văn bản, điều có nghĩa văn có cửa sổ riêng văn hiển thị thời điểm - Excel sử dụng Giao diện đa văn bản, có nghĩa tất văn hiển thị cửa sổ mẹ Khi đóng cửa sổ mẹ này, tất tệp đóng Các tham số khác hàm - Điều khác Calc Excel Calc luôn dùng dấu chấm phẩy (;) để tham số khác hàm Excel sử dụng dấu phẩy dấu chấm phẩy, tùy thuộc vào hệ thống (ví dụ dấu phẩy hệ thống tiếng Anh, dấu chấm phẩy hệ thống tiếng Đức) Thuật ngữ - Sự khác lớn Calc Excel việc sử dụng thuật ngữ, bảng sau tổng kết điểm khác Đối tượng Excel Calc Một ô riêng (A1) Ô Ô Toàn tập tin Sổ làm (Workbook) Một nhãn trang tính sổ làm việc Bảng công (Worksheet) Ghi ô Chú thích (Comments) việc tác Bảng tính (Spreadsheet) Trang tính (Sheet) Ghi (Notes) Rê thả Có chút khác việc rê thả Calc so với Excel: - Trong Excel, sau bạn chọn ô miền cần di chuyển, bạn cần di chuột đến viền ô miền để xuất mũi tên bốn chiều, sau rê chuột thả ô miền tới vị trí mong muốn Trong Calc, sau chọn ô miền, bạn đặt trỏ vị trí miền - Trong Calc, để rê thả ô đơn, cần thực sau: + Chọn ô + Rê chuột để chọn thêm ô + Rê chuột trở lại để ô mong muốn di chuyển chọn Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 67 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Khi bạn rê thả ô tới vị trí - Trong Calc, để chép ô miền nguồn rê thả, rê chuột theo cách bình thường, sau trước thả chuột nhấn giữ phím Ctrl Các phím tắt Sự khác việc sử dụng phím tắt Calc Excel mô tả bảng sau: Chức Phím tắt Excel Chuyển địa tương đối F4 thành tuyệt đối ngược lại Sửa ghi Đến ô Chèn Hàm Nhập vào toàn ô chọn Shift+F2 F5 Không có Ctrl+Enter Phím tắt Calc Shift+F4 Ctrl+F1 F5 (hiển thị Navigator) Ctrl+F2 Alt+Enter Alt+Shift+Enter (sao chép định dạng) Trong hai trường hợp ô phải liền Danh sách phạm vi - Excel cho phép tất tham số danh sách phạm vi Ví dụ: =SUM(A1,A3) tổng hai ô (gồm tham số) =SUM((A1,A3)) tương tự với tham số trở thành danh sách phạm vi =INDEX((A2:A3,C2:C3),1,1,2) - Calc cho phép danh sách phạm vi hàm INDEX Ví dụ: =INDEX((A2:A3;C2:C3);1;1;2) trả ô hàng thứ hai danh sách phạm vi Xoá nội dung ô - Trong Excel, nhấn phím Delete xoá nội dung ô - Trong Calc, nhấn phím Delete xuất hộp hội thoại cho phép bạn chọn xoá mục sau đây: Delete all Xoá tất Text Văn Numbers Số Date & time Ngày Formulas Công thức Trang 68 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Notes Ghi Formats Định dạng Objects Đối tượng Những mục mặc định chọn là: Text, Numbers, Date & time, Formulas, Notes Chính nhấn phím Delete sau nhấn phím Enter xoá mục tích chọn mặc định Bạn xoá mục cách nhấn phím Backspace thay nhấn phím Delete Định dạng số mặc định Calc Excel sử dụng định dạng số mặc định khác nhau: - Với Excel, ô thiết lập mặc định định dạng số “General”, bạn nhập vào số 25.12345 hiển thị “25.12345” - Trong Calc ô định dạng mặc định “Number”, bạn nhập vào số 25.12345, số 25.12 hiển thị Thông dịch nội dung ô - Trong Calc ô định nghĩa kiểu văn bản, chí ô chứa nội dung số, sau ô xem kiểu văn đặc biệt có giá trị số Ví dụ: ô A1 định dạng văn nội dung chứa ký tự “1”, Excel công thức =A1+1 trả giá trị 2, Calc trả giá trị 10 Giới hạn Calc Excel mặc định có trang tính bảng tính Tuy nhiên, số trang tính tối đa tạo lại khác nhau: - Trong Calc, số trang tính tối đa 256 - Trong Excel, số trang tính tối đa phụ thuộc vào nhớ sẵn có 11 Địa hóa trang tính - Trong Calc có khả địa hóa trang tính Giống việc tham chiếu với cột ô, dấu $ sử dụng làm ký hiệu xác thực tên trang tính Ví dụ: =$Sheet2.$A$1 tới ô trang tính =Sheet2.$A$1 trang tính 1, chép tới trang tính khác tới ô trang tính - Excel khả 12 Công thức kiểu mảng Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 69 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - Calc hỗ trợ công thức tính kiểu mảng (các công thức đưa cách dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter), Calc mảng số công thức Công việc theo vòng tròn để có giá trị không đổi ô bảng tính tham chiếu tới chúng - Một vài công thức mảng Excel dường dựa vào cách Excel tính toán kết không theo tài liệu, giống thói quen không tốt chí Excel, tất nhiên không tốt nhập tệp chứa công thức vào Calc 13 Cửa sổ Styles and Formatting - Calc có hai loại style bao gồm: ô (Cell Styles) trang (Page Styles) - Để hiển thị cửa sổ Styles and Formatting, vào menu Format\Styles and Formatting nhấn phím F11 - Để thêm, sửa, xoá style, nhấn chuột phải vào cửa sổ Styles and Formatting chọn chức tương ứng danh sách sổ 14 In ấn Calc Excel có chức in giống nhau, có số khác sau: - Theo mặc định Excel in bảng tính chọn Trái lại, Calc theo mặc định in toàn bảng tính - Nếu bạn muốn in phần bảng tính, cần xác định phạm vi in (tương đương với việc thiết lập menu File\Page Setup\Sheet Excel) Cách thực sau: + Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hộp hội thoại Edit Print Ranges + Tại khung Print range, chọn vùng muốn in Bạn chọn vùng in không liên tiếp, ngăn cách dấu chấm phẩy Mỗi vùng in trang tách biệt + Nhấn nút để chấp nhận vùng in chọn - Để tiến hành in: + Vào menu File\Print + Nhấn nút để thay đổi thiết lập cho trang trắng bảng tính chọn + Các thiết lập khác giống Excel Trang 70 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 TÀI LIỆU THAM KHẢO  -1 Luật Công nghệ thông tin Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ họp thứ thông qua ngày 29/6/2006 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2007; Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24/3/2008 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước năm 2008; Chỉ thị số 07/2008/CT-BTTTT ngày 30 tháng 12 năm 2008 Bộ Thông tin Truyền thông đẩy mạnh sử dụng phần mềm mã nguồn mở hoạt động quan, tổ chức nhà nước; Chỉ thị 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30 tháng 09 năm 2008 Về tăng cường giảng dạy, đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin ngành giáo dục giai đoạn 2008-2012; Quyết định số 21/2006/QĐ-UBND ngày 27/4/2006 UBND tỉnh An Giang việc phê duyệt Kế hoạch tổng thể ứng dụng phát triển công nghệ thông tin truyền thông địa bàn tỉnh giai đoạn 2006-2010 định hướng đến 2020; Tài liệu hướng dẫn sử dụng Ubuntu tiếng Việt- tháng 02 năm 2008 Vũ Đỗ Quỳnh http://vi.wikipedia.org/wiki/Ubuntu http://www.ubuntu-vn.org/ http://kythuatmaytinh.wordpress.com 10 http://saylinux.wordpress.com/ 11 http://tuoitre.vn 12 http://ctu.edu.vn 13 http://pcworld.com.vn 14 http://ubuntu.com 15 http://www.openoffice.org/ 16 http://forum.ubuntu-vn.org/ 17 http://www.vnlinux.org/ 18 http://www.diendanlinux.org/ 19 http://www.thongtincongnghe.com/ 20 http://sourceforge.net/ Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 71 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 MỤC LỤC  -Giới thiệu Trang 01 Chương 01: Làm quen với Calc Trang 02 Chương 02: Các thao tác với trang tính Trang 07 Chương 03: Xử lý liệu bảng tính Trang 11 Chương 04: Hàm Calc .Trang 34 Chương 05: Đồ thị .Trang 50 Chương 06: Quản trị liệu .Trang 55 Chương 07: Trình bày trang in .Trang 62 Phụ lục: Những khác Calc Excel .Trang 67 Tài liệu tham khảo Trang 71 Trang 72 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc [...]... bằng cách sử dụng bàn phím hoặc sử dụng hộp hội thoại Function Wizard Sử dụng bàn phím - Nhấn chọn ô muốn nhập công thức - Gõ dấu bằng (=) - Gõ tên hàm, dấu mở ngoặc đơn, các tham biến theo đúng dạng thức quy định, dấu đóng ngoặc đơn - Nhấn phím Enter, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời Trang 34 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Sử dụng hộp hội... này sang ô khác (từ miền nguồn tới miền đích) Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển dữ Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 19 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó •Di chuyển dữ liệu: - Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển -Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X... Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 •Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc): - Vào menu Format\Cells - Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment - Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm: + Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang + Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc + Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập... Ctrl+Shift+Enter Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng - Sửa một công thức mảng: + Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng Sửa, xóa dữ liệu •Sửa: Làm theo một trong hai cách sau: - Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn...Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH  1 Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào Các kiểu dữ liệu trong một ô được tạo ra như sau: 1.1 Dạng chuỗi (Text) - Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z - Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện... trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07 Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán 2 Các toán tử trong công thức 2.1 Toán tử số Phép toán Ví dụ + cộng 10 + 5 = 15 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 11 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 - trừ 10 - 5 = 5 * nhân 10*5 = 50 / 90/3 = 30 chia ^ lũy... bỏ mọi sửa đổi - Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter •Xóa - Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter 5 Các thao tác với ô 5.1 Chọn ô Trước khi đưa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và cột) muốn đưa dữ liệu vào Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau hay không liền nhau Trang 16 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn... Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 17 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm + Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp: Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm Giữ phím Ctrl Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn - Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên trái của trang tính Có thể sử dụng bàn phím... 16/05/2010, … Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Trang 13 Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 + Chọn bước nhảy tại ô Increment + Nhấn nút •Điền một danh sách tự tạo: - Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu Tools\Options: - Trong khung Entries lần lượt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng - Nhấn nút Để sử dụng danh sách tự tạo:... menu Window\Freeze - Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa để Trang 24 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 bỏ dấu tích trước chức năng này 7 Định dạng dữ liệu 7.1 Định dạng ký tự •Dùng thanh công cụ định dạng: - Chọn miền dữ liệu cần định dạng - Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name - Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size - Chọn Bold để (hoặc bỏ) ... Cách 1: Nhấn nút 3.x.xOpenOffice.org Calc StartProgramsOpenOffice.org Cách 2: Nhấn nút StartProgramsOpenOffice.org 3.x.xOpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này,... 10 Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1.2 CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH  Các kiểu liệu Trong ô chứa kiểu liệu, kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký... gọi tới chức Calc làm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn này, sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn Trang Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc Ứng dụng văn phòng OpenOffice.org