Tài liệu Huong dan su dung

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ CẬP NHẬT DỮ LIỆU MỚI Trong tập này sử dụng cho tất cả các môn học trong nhà trường THCS . @ 4 thư mục dành riêng cho 4 khối : 6,7,8,9 +Khi sử dụng ,” TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC ĐỔI TÊN CỦA BẤT CỨ TẬP TIN HOẶC THƯ MỤC NÀO TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC ĐỔI TÊN CỦA BẤT CỨ TẬP TIN HOẶC THƯ MỤC NÀO “ Nếu đối tên các phần tự động không nhận ra đường dẫn và sẽ MẤT TÁC DỤNG . • Trong mỗi khối có một danh sách học sinh bạn phải nhập cho đúng và nhập đủ các dữ liệu theo yêu cầu trong trang ( Nữ HS cần phải nhập số 1 )( Phần này trường SẼ cập nhật đầu năm ), muốn mở danh sách và kể cả các mục trong chương trình nên mở ra từ “Trang bìa“. + Trong mỗi khối có điểm phải nhập của các môn học mà bất cứ GV nào chỉ cần biết đóng mở vi tính đều thực hiện được cho môn của mình(chỉ có nhập điểm và lưu chứ không làm gì khác),các thống kê tự động chạy khi có điểmkỳ, tên và số nữ đã mặc định ngay từ đầu năm học . Trong chủ nhiệm ( có 36 lớp ) sẽ : Tự động nhập điểm trung bình của các môn và tự động xếp loại học lực , thống kê chất lượng , hạnh kiểm theo tỷ lệ cho từng lớp có cả tỷ lệ nữ khá , giỏi cho từng môn , có thống kê điểm thi của các bộ môn và kết quả cho 9 lớp chủ nhiệm trong khối học. . Trong khối 7,8,9 có bị lỗi về tên của tập tin chưa có điều kiện sửa được , BẠN KHÔNG ĐƯỢC TỰ SỬA TÊN THƯ BẠN KHÔNG ĐƯỢC TỰ SỬA TÊN THƯ MỤC VÀ TÊN TẬP TIN MỤC VÀ TÊN TẬP TIN Nếu bạn tự sửa thì đường dẫn bị sai và sẽ không cập nhật các dữ liệu vào các bảng thống kê được . Nếu tập điểm GV nhận về có sửa tên hoặc thu dãn các khoảng cách của tên thì khi cập nhật trang chủ nhiệm sẽ “Trơ trơ”không có điểm của môn đó . Khắc phục bằng cách đổi cho đúng tên lại hoặc coppy điểm của môn đó dán vào tập điểm tương ứng đã dự phòng . ( Hãy lưu riêng các tập điểm phát cho GV vào nơi cần lưu giữ khi cần nếu bị sai tên) Khi CẬP NHẬT DANH SÁCH CÓ SỬA ĐỔI HOẶC ĐIỂM khi nhận của GV hãy đưa tập tin TB môn học ra khỏi thư mục để tiếp trực tiếp ổ dĩa cứng (nên cut ) khi cập nhật cần mở các danh sách : DSHS , CN Lớp và các bộ môn cần cập nhật khi xong phải lưu ” Tất cả “ rồi dán vào trong thư mục của khối cũ (NHỚ ĐỪNG LÔN KHỐI), xong cho khối này rồi mới thực hiện tiếp tục cho khối khác được, phần này nhà trường thực hiện cập nhật ở cuối kỳ , Chú ý: Nếu địa phương nào tính bằng điểm cho tất cả các môn thì hãy dùng các tập điểm dự trù có sẵn trong thư mục “Thống kê HL-HK “ để thay thế . Các thống kê để nguyên trạng trong tập ( ĐIỂM TOÀN TRƯỜNG ) khi cập nhật , trước mắt có phiền phức đấy nhưng hãy cố gắng nhé ! Vì chỉ có một số thao tác như trên nhưng sẽ bù lại cho bạn một số nhiều công việc thống kê “Rất vất vả “ mà trước đây đây phải làm như: TK học lực , hạnh kiểm , điểm thi “Có cả số nữ kèm theo ! ) .Biết tình hình chung của trường ,của khối,lớp như : Tổng số HS đầu năm , cuối mỗi học kỳ . Khi cập nhật đủ các các yêu cầu hãy cắt thư mục TB các môn học dán vào đúng khối ( theo dõi dung lượng để xác định )trong tập ĐIỂM TOÀN TRƯỜNG . Lưu ý : Tập ĐIỂM TOÀN TRƯỜNG phải nằm lộ diện trên màn hình không đặt nó trong bất kỳ thư mục nào. Riêng GVBM và GVCN có rất nhiều thuận lợi như : Đầu năm GVBM kể cả GVCN chỉ phải nhận một thư mục có tập tin của bộ môn mình trong đó đã có sẵn chức năng chạy tự động điểm TB và thống kê học lực bộ môn , điểm thi, đã có “ Tên học sinh “theo thứ tự, có sẵn danh sách lớp CN…) Thư mục nhận của môn mình (nếu có chủ nhiệm thì có tập hạnh kiểm của lớp mình )về nhà nạp vào máy , bạn chỉ có nhiệm vụ nhập điểm hoặc coppy điểm dán vào của môn mình chứ không làm gì khác ( Nếu làm điểm thuộc chương trình khác khi dán cần chú ý có thể bị lấp vào cột đã bị ẩn (hide) mà không thấy thêm cột nữa sẽ bị sai , vì thế bạn nên unhide tất cả các cột để dễ nhìn thấy) . Chú ý : Muồn dán điểm TB của HK thì phải dán vào cột điểm thi HK , khi nhập điểm phải chú ý về DẤU (nên dùng dấu chấm trên phím số) , phải vào lớp của mình dạy (lớp không dạy bỏ trống) , (Lần nữa xin nhắc lại Không được sửa tên thư mục bị lỗi , nếu sửa hoặc thay đổi thì thư mục đó sẽ khó cập nhật , bạn chỉ có thể tạo thư mục mới đặt tên đưa nguyên thư mục coppy vào ) , và bạn cũng sẽ có một sổ điểm cá nhân có sẵn danh sách HS của từng lớp theo đúng thứ tự ( Nhà trường cung cấp) . Nhiệm vụ của GVBM là cuối học kỳ phải cóp lại tập tin đã có điểm bộ môn , GVCN là phải cóp tập tin về xếp loại hạnh kiểm.đem nộp cho trường để cập nhật điểm chủ nhiệm và hạnh kiểm (riêng hạnh kiểm thì dán vào tập phát và nhận trong thư mục thống kê chung mở mục bản gốc hạnh kiểm và lớp chủ nhiệm từ trang bìa để cập nhật), Riêng nhà trường khi dán thư mục hay tập tin của GV thì phải dán vào đúng bộ môn của khối đó (Nếu nhiều GV dạy cùng khối thì phải dán từng phần , nếu dán nguyên tập tin thì tập tin sau sẽ đẩy tập tin của GV trước và sẽ mất dữ liệu của GV trước đó). GVBM và GVCN không cần phải thống kê bất kỳ dữ liệu nào như : Tỷ lệ điểm thi , tỷ lệ học lực , hạnh kiểm , cộng điểm chủ nhiệm , xếp loại HS thuộc lớp chủ nhiệm , không cần phải biết số nữ của bộ môn , của lớp … GVCN chờ nhận bảng kết quả chủ nhiệm để ghi vào sổ điểm nhà trường , còn nhà trường cũng không phải thống kê bất kỳ dữ liệu gì để nộp cấp trên vì chương trình này hoàn toàn chạy tự động sẽ cho biết tất cả . Để dùng được chương trình này cho toàn trường thì tất cảc các bộ môn đều phải thực hiện , Có thể trường nhập điểm chỉ một phần (do vài GV không có máy) còn chủ yếu là lại nhận lại của GV nộp ở cuối kỳ .Để cuối kỳ trường cập nhật vào các lớp chủ nhiệm và các bản thống nộp lên cấp trên thì GVBM+GVCN phải nộp lại thư mục (có điểm và xếp loại hạnh kiểm lớp mình) đã nhận nộp cho nhà trường tiến hành cập nhật như hướng dẫn ở trên .(K t qu nhi u th ng kê c aế ả ề ố ủ tr ng PTc n và đi m trung bình +x p lo i h c l c +h nh ki m + th ng kê các t l gi i , khá ườ ầ ể ế ạ ọ ự ạ ể ố ỷ ệ ỏ ,y u , kém v h c l c , h nh ki m có c n HS theo thông t 40+51 c a b GD c a 36 l p ch ế ề ọ ự ạ ể ả ữ ư ủ ộ ủ ớ ủ nhi m s có ngay sau kho ng 30 phút c t dán và c p nh t khi nh n đ nh ng t p tin v đi m và ệ ẽ ả ắ ậ ậ ậ ủ ữ ậ ề ể h nh ki m HS c a GV)ạ ể ủ , cũng có thể chỉ chạy cho một khối khi trường có ít người sử dụng vi tính (chỉ cần một người thực hiện cập nhật cho tất cả GV dạy cùng khối sử dụng với chỉ một thư mục TB các môn học).” Để kiểm tra hãy cắt (cut)thư mục TB các môn học của 3 khối gửi vào nơi khác(tạo thư mục riêng để gửi) sau đó copy TB các môn học của khối còn lại dán vào cả 3 khối kia rồi cập nhật như hướng dẫn , nếu các số liệu của các khối hoàn toàn giống nhau có nghĩa là chương trình TK đã chính xác “. Đầu năm sau khi cập DSHS mới nên cóp các thư mục về bộ môn dán vào thư mục”Chuyển cho GV”từ thư mục đó có thể đặt tên thầy, cô bộ môn để dễ quản lý khi phát và nhận lại của GV.(Vì Excel Đầu năm khi các tập điểm đã có tên HS mới hãy coppy từng môn của khối bỏ vào các thư mục tương ứng (Nên đặt tên từng thầy cô bộ môn để dễ phat và nhận). Từ tập này phát cho từng GVBM +GVCN đem về nhà nhập điểm cho HK và năm học , không nên dùng các chương trình khác sau HK sẽ khó cập nhật vì phải coppy dán nhiều lần vất vả ,dễ gặp sai sót .Riêng GVCN ghi tên HS trong sổ chính của nhà trường phải đúng với DSHS trong chương trình ( có thể ghi theo danh sách trong bộ môn được nhận).Nếu kỳ II có HS nghỉ học cũng phải chừa trống khoảng đó, tuân thủ thứ tự của kỳ I. không thể mở cùng lúc 2 tập tin trùng tên vì vậy khi cóp dán điểm các tập tin có nhiều người dạy trong cùng một môn , bạn hãy đổi tên tập tin mới nhận để dễ thực hiện , nếu môn chỉ một GV trong khối thì coppy tập tin bộ môn dán vào tư mục môn học , nếu máy báo tín hiệu trùng tên và hỏi bạn có muốn thực hiện không vậy thì đã đúng hãy OK , nếu không có tín hiệu báo giống nhau tức là tên tập tin đã bị khác như vậy bạn phải coppy nguyên các phần điểm của tập tin nhận của GV đó dán vào tâp tin đã lưu trước khi phát cho GV đó . Không nên coppy thư mục của môn để dán vì trong thư mục có tập tin ?) Chúc thành công . Chắc rằng còn nhiều thiếu sót khác mong bạn hãy phản ảnh qua số điện thoại 0975327607 để tôi chỉnh sửa chương trình này được hoàn thiện hơn . Xin cám ơn . Cát Hanh ngày 1/4/2008 Người lập chương trình : Nguyễn Văn Phước A BỔ SUNG CÁC CÁCH KIỂM TRA SỰ CHÍNH XÁC CỦA CÁC SỐ LIỆU CÓ TRONG CHƯƠNG TRÌNH Gói chương trình này có rất nhiều file và thư mục vì nó có đủ các thông tin cho một trường PTCS cần, vì thế nếu không có cách để người dùng kiểm tra trực diện thì sẽ không có sự tin tưởng để sử dụng cho một nhà trường phổ thông có đến tôi đa 36 lớp học.Ngoài các sự hướng dẫn kiểm tra đã nêu ở phần trên ra,để tạo thêm sự tin cậy độ chính xác của chương trình tác giả xin trích dẫn thêm các cách thực hiện kiểm tra nữa như sau: 1.Kiểm tra các dữ liệu UPDATE từ bộ môn lên các bảng thống kê: Hãy mở mục thống kê chung, coppy tập “TBcác môn học” thuộc thư mục “Các môn có điểm giống nhau dùng để kiểm tra”dán vào các thư mục”TB MÔN KHỐI” 6,7,8,9 ( Chú ý : Trước khi dán hãy tạo thư mục mới để gửi tập TB MÔN sẵn có,sau khi thực hiện kiểm tra xong thì xoá “các tập có điểm giống nhau dùng để kiểm tra”rồi thay thế vào vị trí cũ để sử dụng.Có thể bạn hãy nhân đôi tập ĐIỂM TOÀN TRƯỜNG vào 2 phân vùng khác nhau của máy vi tính ,dùng một tập để kiểm tra,khi kiểm tra xong thì xoá đi ).Khi đã thực hiện xong hãy mở ”Trang bìa”mở và UPDATE tất cả các mục thống kê để đối chiếu. Vì các môn học đã có điểm giống nhau vì vậy các số liệu trong các thống kê nếu giống nhau hoàn toàn thì có nghĩa là các dự liệu từ bộ môn lên các bảng TKđã chính xác( Để dễ nhận thấy bạn hãy nhìn vào các bản TKê1, TKê2 ở đây đã xếp loại vị thứ cho tất cả các môn học). 2.Kiểm tra các dữ liệu UPDATE từ bộ môn lên các bảng CHỦ NHIỆM LỚP: Để kiểm tra các dữ liệu: Điểm số, xếp loại, thống kê…hãy làm như sau: Coppy tập “TB CÁC MÔN HỌC”có điểm số giống nhau dùng để kiểm tra dán trực tiếp lên màn hình máy tính, sau đó coppy tập chủ nhiệm của 1 trong 4 khối của tập “ĐIỂM TOÀN TRƯỜNG”(Có dữ liệu điểm số khác nhau) dán vào tập “TB CÁC MÔN HỌC có điểm số giống nhau dùng để kiểm tra”,lúc đó máy báo dấu hiệu trùng tên hãy OK.Mở tập chủ nhiệm vừa dán vào , chọn Don”t Update lúc đó các số liệu trong bản chủ nhiệm là khác nhau . Mở DSHS của tập, mở lần lược các tập điểm giống nhau có sẵn : Toán, lý,hoá…Chọn Don”t Update khi mở xong từng tập đồng thời theo dõi các dữ liệu đã cập sẵn trong tập lớp chủ nhiệm lần lượt là : Toán, lý, hoá…Các cột điểm lần lược đã hiển thị nếu hoàn toàn có điểm số là giống nhau, điều đó có nghĩa là toạ độ từng ô Excel trong trang chủ nhiệm đã chính xác(vì các tập điểm đã có điểm số giống nhau). Các tập điểm giống nhau này bạn có thể tạo ra theo ý mình bạn hãy tự tìm hiểu thêm. 3.Các bản thống kê có mở rộng cho trường hợp các bộ môn không thể nộp được bản điểm điện tử của chương trình này cho môn mình dạy, cũng có thể nộp thay thế bỡi bản điểm điện tử của bất kỳ chương trình nào khác, lúc đó trước khi cập nhật lên chương trình hãy coppy 2 cột là điểm thi và điểm trung bình của môn dán vào 2 cột tương ứng của bộ môn trong chương trình (Các tập này có sẵn trong mục “ Tập điểm chỉ dùng để cập nhật các môn thuộc chương trình khác” trong thư mục “Thống kê chung”!!! ). Nếu có bộ môn nào ’ Không thể ’nộp bản điểm điện tử nào thì phải nộp đủ các số liệu thống kê cần báo của bộ môn mình để nhà trường nhập “Số liệu bắt buộc” vào các thống kê đã được cập nhật nhưng còn thiếu dữ liệu của môn đó để có số liệu tổng thể cần biết của trường học.Khi đó sẽ thiếu đi cột điểm của môn đó trong bản Tổng kết học kỳ của lớp chủ nhiệm , lúc đó các GV chủ nhiệm nên coppy tập chủ nhiệm đã cập nhật nhưng số liệu chưa đầy đủ, đem về tiếp tục nhập điểm trung bình của môn đó vào để có đủ các môn học ( Kể cả hạnh kiểm HS nếu thiếu ) để lấy các kết quả về chủ nhiệm lớp sẽ giảm đi rất nhiều công sức phải nhập dự liệu cho tất cả các môn học từ các con số “viết tay” của sổ điểm hợp pháp của nhà trường đồng thời hãy lưu trử lại để dùng cho học kỳ II và cả năm. Lưu ý : +Các mục viết ở phần 3 này càng ít sử dụng thì càng thuận lợi cho bộ phận quản lý và cho hầu hết các GV trong trường học, vì vậy nhà trường nên khuyến khích tất cả GV hãy dùng toàn bộ tập điểm trong chương trình này( Vì đã có sẵn tên HS toàn trường, đã có mặc định sẵn số nữ và có nhiều thống kê cần thiết cho bộ môn và chủ nhiệm…sẽ thuận lợi hơn). +Nếu chỉ có một vài môn học thực sự không thể nộp bản điểm điện tử vì nhiều lý do thì bộ phận chuyên môn nên nhập 2 cột điểm cho môn đó để có số liệu hoàn chỉnh trong bản Tổng kết học kỳ của lớp chủ nhiệm và các biểu mẫu thống kê, lúc đó sẽ giảm công phải nhập dữ liệu vào bản tổng hợp “Học lực – hạnh kiểm “cho cả trường học. + Khi đã nhập dữ liệu bắt buột vào Ô nào trmg các thống kê hoặc vào chủ nhiệm lớp thì Ô đó mất đường dẫn và không tự chạy cho lần sau. Để khắc phục có thể thay thế bỡi bản gốc, hoặc phủ công thức lại cho Ô đó vì còn nhiều ô có công thức sẵn. Bổ sung ngày 25/11/2010 MỘT SỐ ĐIỂM CHÍNH VỀ XẾP LOẠI HỌC LỰC HS THCS THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 40&51 CỦA BỘ GD @Cách tính điểm trung bình từng môn cuối mỗi học k ì: Điểm hệ số 1 + (Điểm hệ số 2) x2 + (Điểm thi học kì) x 3 chia đều cho tổng hệ số. @Cách tính điểm trung bình từng môn cuối năm: Điểm trung bình học kì I + (Điểm trung bình học kì II)x 2, chia cho 3 Riêng môn Nhạc và Hoạ nếu chỉ học 1 học k ì thì kết quả học kì đó xem như là của cả năm. @Cách tính điểm trung bình các môn cuối học kì và cả năm : (Điểm trung bình Văn + Toán) x 2 + Điểm trung bình các môn khác : chia cho tổng hệ số. Tất cả kết quả đều làm tròn lấy 1 chữ số thập phân. @Tiêu chuẩn xếp loại: LOẠI GIỎI: Điểm trung bình các môn tính điểm từ 8 trở lên, một trong hai môn V ăn, Toán từ 8 trở lên, không có môn dưới 6.5; các môn xếp loại từ Khá trở lên. trở lên, không có môn dưới 6.5. LOẠI KHÁ: Điểm trung bình các môn tình điểm từ 6.5 trở lên, một trong hai môn V ăn, Toán từ 6.5 trở lên, không có môn dưới 5; các môn xếp loại từ Tb trở lên. LOẠI T.BÌNH: Điểm trung bình các môn tính điểm từ 5 trở lên, một trong hai môn V ăn, Toán từ 5 trở lên, không có môn dưới 3.5; các môn xếp loại từ Tb trở lên. LOẠI YẾU: Điểm trung bình các môn tính điểm từ 3.5 trở lên, một trong hai môn V ăn, Toán từ 3.5 trở lên, không có môn d ưới 2; các môn xếp loại từ Yếu trở lên. LOẠI Kém: Các trường hợp còn lại. Tuy nhiên, nếu: @Điểm trung bình các mô n đạt loại GIỎI , nhưng có một môn làm hạ xuống loại TB thì được nâng lên loại KHÁ. @Điểm trung bình các môn đạt loại GIỎI , nhưng có một môn làm hạ xuống loại YẾU hoặc KÉM thì được nâng lên loại TB. @Điểm trung bình các môn đạt loại KHÁ , nh ưng có một môn làm hạ xuống loại YẾU thì được nâng lên loại TB. @Điểm trung bình các môn đạt loại KHÁ , nh ưng có một môn làm hạ xuống loại KÉM thì được nâng lên loại YẾU Những trường hợp “điều chỉnh” này không áp d ụng cho học sinh xếp loại T.bình trở xuống. . nộp đủ các số liệu thống kê cần báo của bộ môn mình để nhà trường nhập “Số liệu bắt buộc” vào các thống kê đã được cập nhật nhưng còn thiếu dữ liệu của môn. sẽ đẩy tập tin của GV trước và sẽ mất dữ liệu của GV trước đó). GVBM và GVCN không cần phải thống kê bất kỳ dữ liệu nào như : Tỷ lệ điểm thi , tỷ lệ học