Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công ty Cổ phần Hà Long

Thế giới bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc bệt là cuộc cách mạng thông tin.

Mục Lục Phần Mở Đầu Chương I.Tổng Quan Về Cơng Ty Cổ Phần Hạ Long I.Tổng quan về cơng ty Cổ phần Hạ Long 1.Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty 2.Chức năng hoạt động của cơng ty 3.Sơ đồ tổ chức của cơng ty 4.Chức năng ,nhiệm vụ các phòng ban trong cơng ty II.Tổng quan về đề tài nghiên cứu 1.Lý do lựa chọn đề tài 2.ý nghĩa của đề tài nghiên cứu Chương II.Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Cơ Bản Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình I.Tổng quan về phương pháp luận cơ bản 1.Tổ chức và thơng tin trong tổ chức 2.Chức năng của hệ thống thơng tin trong tổ chức .9 3Phương pháp phát triển một hệ thống thơng tin 9 3.1.Ngun nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thơng tin 3.2.Các ngun tắc để phát triển một hệ thống thơng tin 4.Chức năng của hệ thống thơng tin trong tổ chức 5.Tiêu chuẩn chất lượng của một hệ thống thơng tin II.Các phương pháp luận cơ bản để phân tích và thiết kế chương trình 1.Các phương pháp thu thập thơng tin 2.Các cơng cụ mơ hình hóa 2.1.Sơ đồ luồng thơng tin (IFD) 2.2.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) III.Cơ sở dữ liệu của hệ thống thơng tin quản lý 1.Một số khái niệm của cơ sở dữ liệu 2.Các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN 2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ thơng tin ra 2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mơ hình hóa 3.Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsof Access Chương III.Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Cơng Ty Cổ Phần Hạ Long I.Phân tích hệ thống 1.Khái qt về hệ thống thơng tin quản lý cán bộ 2.Sơ đồ luồng thơng tin (IFD) của hệ thống thơng tin quản lý cán bộ 3.Sơ đồ chức năng của hệ thống thơng tin quản lý cán bộ 4.Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống 4.1.Sơ đồ ngữ cảnh 4.2.Sơ đồ DFD mức 0 4.3.Sơ đồ DFD mức 1 II.Thiết kế cơ sở dữ liệu 1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thơng tin ra 2.Thiết kế cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access 3.Sơ đồ mối quan hệ giữa các thực thể 4.Thiết kế giải thuật của chương trình Kết Luận Danh mục các tài liệu tham khảo Phần Mở Đầu THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sơi động và biến đổi, trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thơng tin .Nó đã và đang thâm nhập ,tác động sâu sắc ,trực tiếp lên mọi mặt ,mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thơng tin một cách chính xác kịp thời ,đầy đủ ,góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh ,thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy ,trong q trình quản lý các cơ quan,doanh nghiệp phải thấy được vai trò của cơng nghệ thơng tin .Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất ,giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngồi nước . Qua q trình tìm hiểu ,em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ thống thơng tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp .Nó giúp cho doanh nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình. Từ những đặc trưng ,họat động chủ yếu của cơng ty,em đã hiểu được nhu cầu của cơng ty và xây dựng nên một phần mềm quản lý . Cơng ty cổ phần Hạ Long là doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực khách sạn ,ngồi ra cơng ty cũng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác như lữ hành chun tổ chức cung cấp thiết kế tour du lịch ,phục vụ ăn uống ,kinh doanh thương mại .Trong xu thế thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ ngày càng phát triển ,việc quản lý cán bộ là một vấn đề quan trọng của cơng ty .Vì vậy ,ứng dụng tin học vào quản lý cán bộ là rất cần thiết góp phần nâng cao chất lượng ,hiệu quả của đội ngũ cán bộ để cơng ty hoạt động có hiệu quả .Do đó em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý cán bộ tại Cơng Ty Cổ Phần Hạ Long”. Em xin chân thành cảm ơn đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn ,giúp đỡ em hồn thành đề án này. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Chương I: Tổng Quan Về Cơng Ty Cổ Phần Hạ Long I. Tổng quan về cơng ty cổ phần Hạ Long 1.Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty Cơng ty cổ phần Hạ Long là một trong những cơng ty có tuổi đời rất trẻ .Tiền thân là một chi nhánh của cơng ty than ng Bí tại Hà Nội. Tháng 7/1996 cơng ty quyết định thành lập khách sạn Hạ Long trực thuộc cơng ty Than ng Bí . Tháng 5/1999 khách sạn được đổi tên thành “Khách sạn Thanh lịch Hạ Long” trực thuộc cơng ty du lịch Than Việt Nam.Sau ba năm hoạt động có nhiều khởi sắc thì đến tháng 5/2002 Khách sạn Thanh lịch Hạ Long được đổi tên thành “Cơng ty cổ phần Hạ Long “trực thuộc cơng ty du lịch và thương mại Than Việt Nam. Ngày 1/3/2004 Cơng ty cổ phần Hạ Long lại được chuyển về thuộc quyền quản lý của cơng ty than ng Bí theo quyết định 248\QĐ_HĐQT ngày 23/2/2004 của chủ tịch hội đồng quản trị tổng cơng ty Than Việt Nam. Sự ra đời của cơng ty cổ phần Hạ Long là một sự thiết yếu khơng chỉ theo kịp với tiến độ phát triển của ngành du lịch Việt Nam mà còn đáp ứng mong muốn ,nhu cầu của cơng ty và của du khách . Cơng ty cổ phần Hạ Long đặt tại 297 Kim Mã,Ba Đình Hà Nội,là một khách sạn đạt tiêu chuẩn sao (1 sao) ,số lượng nhân viên là 45 trong đó 23 nữ và 22 nam .Với vị trí đẹp và nguồn nhân lực trẻ khỏe ,thơng minh và sáng tạo cùng với cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại .Như vậy ,cơng ty đã đạt được những thành tựu khơng nhỏ với doanh thu năm 2003 là 11 tỷ.Những thành cơng như trên đã tạo cho cơng ty một bước đi vững chắc trong thị trường kinh doanh du lịch và dịch vụ. 2.Chức năng hoạt động của cơng ty Cơng ty cổ phần Hạ Long mặc dù chỉ là chi nhánh nhỏ của cơng ty than ng Bí nhưng lĩnh vực hoạt động của nó rất rộng trong đó chức năng hoạt động chính là kinh doanh khách sạn ,phục vụ mọi đối tượng khách với mức giá phù hợp.Đây là nguồn doanh thu chủ yếu của cơng ty.Ngồi kinh doanh khách THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN sạn ,cơng ty cũng hoạt động trong cả lĩnh vực lữ hành chun tổ chức ,cung cấp thiết kế các tour du lịch ,nhận và gửi khách ,phục vụ nhà hàng ăn uống ,kinh doanh thương mại ,xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng tiêu dùng và đời sống 3.Sơ đồ tổ chức của cơng ty 4 Chức năng ,nghiệm vụ của các phòng ban trong cơng ty a.Phòng tổ chức _hành chính: Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Sốt Giám Đốc Cơng Ty Phó Giám Đốc Cơng Ty Phòng Tổ Chức Hnh Chính Phòng Kế Tốn Ti Chính Phòng Thươn g Mại Phòng Kinh Doanh Khách Sạn Phòng Du Lịch Lữ Hnh Đội Xe Vận Tải Đại Hội Cổ Đơng THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc cơng ty quản lý ,điều hành và thực hiện trong lĩnh vực tổ chức ,lao động tiền lương ,quản trị ,hành chính. Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy của cơng ty. Quản lý theo dõi cơng tác tổ chức nhân sự ,đào tạo phù hợp với vị trí cơng việc .Xác định nhu cầu về số lượng lao động và các u cầu về trình độ chun mơn cho các cán bộ nhân viên .Xắp xếp vị trí phù hợp với khả năng trình độ đào tạo. Quản lý ,theo dõi cơng tác lao động ,tiền lương ,bảo hiểm xã hội,bảo hộ lao động ,an tồn vệ sinh lao động . Thực hiện các biện pháp khuyến khích người lao động Tổ chức thực hiện cơng tác quản trị ,hành chính. b.Phòng Tài chính _Kế tốn: Chức năng: Tham mưu giúp giám đốc tổ chức ,quản lý,điều hành thực hiện cơng tác kế tốn tài chính . Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý ,hướng dẫn theo dõi ,thực hiện tổng hợp tình hình các mặt hoạt động về tài chính kế tốn ,thống kê,tài vụ ,vốn,tài sản trong cơng ty đảm bảo theo đúng chế độ,chính sách phù hợp với cơng ty. Thực hiện thu chi đúng ngun tắc ,hỗ trợ các hoạt động quản lý chất lượng mặt tài chính. c.Phòng Kinh doanh thương mại: Lên kế hoạch quản lý có hiệu quả ,lập kế hoạch và phát triển các sản phẩm ,dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng . Bán hàng ,quảng cáo cho sản phẩm và dịch vụ. Nghiên cứu thị trường ,đối tượng khách hàng hiện tại là ai ,khách hàng trong tương lai là ai và nhu cầu của họ. Định giá cho sản phẩm và dịch vụ. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Xúc tiến bán hàng ,phân phối sản phẩm ,dịch vụ tới khách hàng. d.Phòng Kinh doanh du lịch lữ hành: Nắm được lịch trình ,tính chất đồn khách đi hướng dẫn,thơng cho khách cùng thống nhất . Gọi điện đến các đơn vị để chào các chương trình. Hướng dẫn hồ sơ xuất nhập cảnh cho khách,giao nhiệm vụ cho hướng dẫn cụ thể chương trình ,u cầu của đồn khách . Xây dựng chương trình ,tính giá cả cho các tour ,phối hợp cùng tiếp thị để ký kết hợp đồng. e.Phòng Kinh doanh khách sạn: Bộ phận buồng :quản lý cung cấp các đồ dùng ,vật dụng cho các bộ phận khác ,có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác:lễ tân ,bảo vệ ,sửa chữa,bảo dưỡng . Bộ phận lễ tân: liên hệ giữa khách và khách sạn ,cung cấp thơng tin về dịch vụ khách sạn .Nhiệm vụ là kinh doanh phòng khách ,nghiên cứu phát triển khách ,dự tính phòng khách và cơng việc cụ thể ,tham gia vào cơng tác marketing,cung cấp thơng tin về nguồn khách ,nhu cầu của khách. II Tổng quan về đề tài nghiên cứu: 1.Lý do lựa chọn đề tài: Cơng ty Cổ phần Hạ Long là loại hình kinh doanh dịch vụ ,cơng ty tạo ra lợi nhuận từ nhiều mảng kinh doanh nhưng chủ yếu là kinh doanh khách sạn.Do đó việc quản lý nhân viên đáp ứng nhu cầu của khách là rất quan trọng .Phải quản lý sao cho tốt ,xắp xếp cán bộ cơng nhân viên vào đúng vị trí ,đúng năng lực để họ có thể phát huy hết khả năng đóng góp cho cơng ty. Sử dụng tin học trong quản lý cán bộ của cơng ty giúp ích cho việc tìm kiếm, tổng hợp những thơng tin dữ liệu cần thiết và giúp tiết kiệm thời gian,nếu có sai thì việc cập nhật sửa chữa cũng dễ dàng thuận tiện.Chính vì vậy em đã lựa chọn đề tài này. 2 .ý nghĩa của đề tài nghiên cứu : THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Đặc trưng của ngành kinh doanh dịch vụ là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất .Muốn vậy cơng ty phải quản lý tốt nguồn nhân lực của mình.Trong thời buổi ngày nay có rất nhiều cơng ty làm dịch vụ,việc quản lý, nắm rõ thơng tin càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học kỹ thuật, của tri thức vì thế việc quản lý nhân sự bằng Word, Excel sẽ khơng còn thích hợp nữa vì nó vừa tốn thời gian mà dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy em thấy vấn đề này có thể giải quyết một phần trong đề tài của mình. Nếu chúng ta khơng có một phần mềm quản lý nhân sự thì việc quản lý sẽ khó khăn hơn, cồng kềnh và vất vả hơn. Nếu có được phần mềm này đi vào hoạt động ta có thể giảm bớt được một lượng giấy tờ trong cơng ty và các phòng ban có thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhân sự của mình. Khi có quyết định về nhân sự như từ chức, thơi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhân viên từ vị trí này sang vị trí khác sẽ rất đơn giản và nhanh chóng thuận tiện, tránh được những sai sót trong q trình làm việc. THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Pháp Luận Để Phân Tích Và Thiết Kế Chương Trình I.Tổng Quan Về Phương Pháp Luận Cơ Bản: 1.Hệ thống thơng tin và các bộ phận cấu thành: Dữ liệu (data) là những mơ tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. - Thơng tin (Information) là các thơng báo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin. thơng tin Sơ đồ phản ánh của thơng tin -Hệ thống thơng tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thơng tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là mơi trường. Nguồn Đích Thu thập Phân phát Xử lý v lưu giữ Kho dữ liệu Chủ thể phản ánh Đối tượng tiếp nhận THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN [...]... biến hơn THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN ChươngIII Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý Cán Bộ Tại Cơng Ty Cổ Phần Hạ Long I Phân Tích Hệ Thống 1 Khái qt về hệ thống thơng tin quản lý cán bộ: Một hệ thống thơng tin quản lý nhân sự điển hình có thể được mơ tả như sau: Hồ sơ nhân sự Danh mục chức vụ Danh mục dân tộc Lý lịch cá nhân H CHƯƠNG TRÌNH QU N LÝ C N B TRONG CƠ QUAN Báo cáo nhân sự Danh... cáo và các thơng tin khác giống như đầu ra của hệ thống, chính cán bộ cơng nhân viên cũng là những người hưởng lợi ích do hệ thống đem lại.Lãnh đạo và các đối tượng cụ thể khác là những người sử dụng những thơng tin do hệ thống mang lại,họ chính là đối tượng phục vụ của hệ thống thơng tin Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống thơng tin quản lý cán bộ: CBCNV thơng tin về thơng tin về cán bộ cán bộ HTTT Qu n Cán. .. hệ thống thơng tin -Hệ thống thơng tin quản lý là sự phát triển và sử dụng hệ thống thơng tin có hiệu quả trong một tổ chức Gồm 5 yếu tố cấu thành xét theo trạng thái tĩnh là: Thiết bị tin học (máy tính, các thiết bị, các đường truyền , phần cứng), các chương trình (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trình và con người -Hệ thống thơng tin quản lý nhân sự là hệ thống thơng tin trợ giúp các hoạt động quản. .. thơng tin quản lý cán bộ ,hồ sơ cán bộ và các thơng tin có liên quan đến cán bộ được cập nhật và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về nhân sự ,các thơng tin này kết hợp với các dữ liệu có sẵn trong hệ thống như các tệp danh mục,các thơng tin phòng ban sẽ cho ta báo cáo về cán bộ Sơ đồ ngữ cảnh ta coi hệ thống giống như hộp đen,các thơng tin về cán bộ như đầu vào của hệ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN thống, các... lý liên quan đến cơng tác quản lý cán bộ trong thế giới bên ngồi dưới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thơng tin quản lý cán bộ liên quan đến ba đối tượng chủ yếu là cán bộ cơng nhân viên ,cán bộ làm cơng tác trực tiếp quản lý nhân sự và lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những người cần các thơng tin do hệ thống đem lại để ra các quyết định THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN Thời điểm CBCNV Bộ phận quản lý cán. .. Một hệ thống thơng tin hoạt động tốt là bộ phận khơng thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào Ngun nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thơng tin : 1.Những vấn đề về quản lý 2.Những u cầu mới của nhà quản lý 3.Sự thay đổi của cơng nghệ 4.Thay đổi sách lược chính trị 3.2 Các ngun tắc để phát triển một hệ thống thơng tin Phát triển một hệ thống thơng tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại. .. đang tồn tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra những chuẩn đốn về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mơ hình logic,mơ hình vật lý ngồi của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thơng tin liên quan... đ o thơng tin Báo cáo cá nhân 1. 1Phân lo i h sơ cán bộ 1.2 L p thơng tin về báo cáo Phòng ban thơng tin về c năng ch cán bộ cán bộ Hồ sơ đã 1.3 C p nh t h phân loại sơ D1 Hồ sơ cán bộ thơng tin hồ sơ lưu trữ 1.4 H y h sơ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN hồ sơ khơng hợp lệ Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thơng tin quản lý cán bộ phiếu lương thơng tin lương đã kiểm tra CB CNV 2.2 Tính lương thơng tin 2.1Ki m... lựa chọn Thiết kế vật lý ngồi gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mơ tả phần thủ cơng và cả những giao diện với những phần tin học hóa Những cơng đoạn chính của q trình thiết kế vật lý ngồi : 5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngồi 5.2 .Thiết kế chi... tin trợ giúp các hoạt động quản lý nhân sự và những vấn đề liên quan đến nhân sự của tổ chức Hệ thống thơng tin quản lý nhân sự khơng chỉ gồm phần mềm quản lý nhân sự mà còn cần đến các thiết bị máy tính, các phòng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chúng vào các mục đích khác nhau 2 Chức năng của hệ thống thơng tin trong tổ chức: Hệ thống thơng tin trong một tổ chức có những chức