Giáo trình office2007 (unicodechuan)

Tập huấn Công nghệ thông tin PHẦN I TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT OFFICE 2007 GIAO DIỆN TIẾNG VIỆT WINWORD, EXCEL, POWER POINT 1. Đặc điểm của Microsoft Office 2007. Microsoft Office 2007 so với các phiên bản trước thì phiên bản 2007 đã khắc phục được hầu hết các hạn chế, mở rộng thêm các chức năng và các nhóm lệnh linh hoạt hơn. Đặc biệt hãng phần mềm Microsoft đã hỗ trợ gói sản phẩm ngôn ngữ giao diện Tiếng Việt đem lại thuận lợi cho những người sử dụng máy tính chưa thành thạo Tiếng Anh, gói sản phẩm ngôn ngữ Tiếng Việt này chỉ hỗ trợ cho bộ Microsoft Office 2007 có bản quyền. Microsoft Office 2007 có màn hình giao diện làm việc khác biệt so với các phiên bản trước về cả cấu trúc đến các Modul lệnh, đặc biệt được bổ sung thêm nhiều chức năng xử lý văn bản, xử lý dữ liệu nhanh chóng mà các phiên bản Office trước không có. 2. Màn hình làm việc và cấu trúc các nhóm lệnh. Lấy màn hình giao diện của Microsoft Winword để mô phỏng (Hình 1) Thanh chức năng Tab chức năng Các nhóm lệnh của Tab chức năng Thước căn lề và khổ giấy Thanh cuốn trang văn bản Thanh trạng thái Hình 1 Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 2 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 3. Các thao tác cơ bản khi sử dụng Microsoft Office 2007. - Thanh chức năng: Chứa các nút lệnh hay dùng (dùng thường xuyên) như Lưu văn bản, In ấn, mở văn bản, sao chép, cắt dán … Các nút lệnh này hoàn toàn do người sử dụng thiết lập để phù hợp với công việc của từng người. Cách thiết lập thanh chức năng như sau. Bấm chuật vào nút Office ở góc trên bên trái màn hình làm việc của chương trình, sau đó chon Tuỳ chỉnh Word (hoặc Tuỳ chỉnh Excel, Tuỳ chỉnh Power Point) xuất hiện 1 cửa sổ, sau đó chọn tiếp vào mục “Tuỳ chỉnh” để cho phép chúng ta thiết lập các nút lệnh cho Thanh chức năng (hình 2). Các nút lệnh hay dùng khi thao tác Lựa chọn nhóm lệnh hiện thị Chú ý Mỗi nút lệnh được gán 1 số theo thứ tự để sử dụng làm phím nóng VD: Để mở văn bản ta nhấn Alt + 4, Để Ghi văn bản ta nhấn Alt + 1, Mục “Tuỳ chỉnh” Liệt kê các nút lệnh của nhóm lệnh Thêm nút lệnh vào thanh chức năng Thay đổi thứ tự của các nút lệnh Hình 2 Kết thúc các thiết lập chọn nút OK để ghi lại những thiết lập. - Tab chức năng: Chứa các nhóm lệnh theo chủ đề công việc: Tuỳ theo gói sản phẩm mà các Tab chức năng chứa các nhóm lệnh phù hợp với gói sản phẩm (Word, Excel, Power Point). Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 3 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin + Tab Trang đầu: Chứa các nhóm lệnh Bảng tạm, Phông, Đoạn văn, Kiểu, Soạn thảo. Trong các nhóm lệnh này chứa tất cả các lệnh thực hiện một công việc cụ thể của nhóm lệnh đã lựa chọn: Các lệnh phục vụ việc sao chép, di chuyển, các lệnh thay đổi về kiểu chữ, loại chữ, cỡ chữ, và các hiệu ứng đặc biệt của phông chữ. + Tab Chèn: Chứa các nhóm lệnh phục vụ chèn đối tượng vào văn bản như: Bảng biểu, hình ảnh, Hình dạng, ký hiệu đặc biệt, công thức toán học, chèn tiêu đề đầu, cuối của trang văn bản, đánh số trang văn bản … + Tab Bố trí trang: Chứa các nhóm lệnh về chủ đề văn bản, Thiết lập trang in (chọn khổ giấy, hướng in, đặt lề cho trang in …), Nền trang, Đoạn văn (thay đổi khoảng cách dãn dòng, dãn đoạn, căn lề đoạn văn bản), Sắp đặt … + Tab Xem lại: Chứa các nhóm lệnh soát lỗi văn bản, chú thích cho văn bản, theo dõi quá trình sửa chữa văn bản, nhóm lệnh bảo mật cho tài liệu … + Tab Xem: Chứa các nhóm lệnh chọn Dạng xem tài liệu, Hiện/ Ẩn các thanh thước hay đường lưới, Thu/phóng để xem tài liệu, các lệnh với Cửa sổ, Macro … Chú ý 1: Để sử dụng các Phím tắt trong Microsoft Office 2007 ta nhấn phím Alt và kết hợp với các chữ cái, chữ số được hiện thị khi nhấn phím Alt Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 4 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Các chữ cái và chữ số để sử dụng làm phím nóng Ví dụ: Để chọn Tab chức năng “Trang đầu” ta nhấn Alt + U Để chọn Tab chức năng “Bố trí trang” ta nhấn Alt + A Để chọn Tab chức năng “Tham chiếu” ta nhấn Alt + M Để chọn Tab chức năng “Gửi thư” ta nhấn Alt + I Để chọn Tab chức năng “Xem lại” ta nhấn Alt + X Để chọn Tab chức năng “Xem” ta nhấn Alt + Z Để chọn nút lệnh “Ghi” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 1 Để chọn nút lệnh “Undo” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 2 Để chọn nút lệnh “OPen” trên thanh chức năng ta nhấn Alt + 4 Chú ý 2: Ngoài việc sử dụng phím nóng để chọn chức năng nào? nhóm lệnh nào?Người sử dụng nhấn chuột trái tại đối tượng đó: Ví dụ: Để chọn nhóm lệnh “Đoạn văn” ta làm như sau: Nhấn nút trái chuột tại biểu tượng nhóm lệnh cần chọn (mũi tên) ở góc dưới, bên trái của Bấm chuột trái tại đây để mở cửa sổ chứa các lệnh và chức năng dùng để trình bày đoạn văn bản Bấm chuột trái để chọn lệnh căn đoạn văn bản vào giữa Bấm chuột trái để chọn lệnh căn đều đoạn văn bản theo hai lề Trái và Phải Chú ý 3: Tuỳ thuộc vào các gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint mà các Tab chức năng là khác nhau, các nhóm lệnh của Tab chức năng là khác nhau để phù hợp với công việc cụ thể của từng gói sản phẩm. Chú ý 4: Trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 có một tính năng rất thuận tiện cho người sử dụng là bấm phải chuột vào đối tượng cần thao tác sẽ xuất hiện một thực đơn nhanh cung cấp các lệnh, nhóm lệnh phụ thuộc vào đối tượng mà lệnh tác động. Ví dụ 1: Đang làm việc trong bảng biểu mà bấm phải chuột thì hệ thống Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 5 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Bảng biểu. Ví dụ 2: Chọn một khối văn bản sau đó bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Đoạn văn bản. Ví dụ 3: Chọn vùng các ô bảng tính của gói sản phẩm Excel sau đó bấm phải chuột thì hệ thống sẽ cung cấp cho các lệnh và nhóm lệnh phục vụ cho đối tượng là Ô bảng tính (Căn chỉnh, định dạng dữ liệu cho các ô đã chọn …). Chú ý 5: Trong bộ phần mềm Microsoft Office 2007 có rất nhiều cách để thực hiện một Lệnh, một công việc nhưng trong phạm vi cuốn tài liệu này thì sẽ cung cấp cho người sử dụng cách làm đơn giản nhất, dễ dùng nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. 4. Soạn thảo văn bản Tiếng Việt trên Microsoft Office 2007. 4.1 Nhập văn bản. Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản (Text) trên một tài liệu là rất nhiều, bạn tiếp cận được càng nhiều những tính năng nhập văn bản thì càng tốt, bởi lẽ nó sẽ làm tăng tốc độ chế bản tài liệu. a. Sử dụng bộ gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính chưa có bảng mã tiếng Việt mà chỉ có duy nhất bảng mã chuẩn ASCCI. Bảng mã này bao gồm 128 ký tự La tinh (các phím chữ, các phím số và một số các ký hiệu đặc biệt). Để có thể đưa được tiếng Việt sử dụng trên máy tính, các nhà lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ phông chữ tiếng Việt đi kèm. Hiện nay có khá nhiều các bộ gõ tiếng Việt đang được sử dụng như: VNI- được sử dụng rộng rãi ở phía Nam, VietWare- được sử dụng nhiều ở miền Trung và ABC, Vietkey, UniKey thì được sử dụng rộng rãi ngoài Bắc. Do mỗi nơi sử dụng những bộ gõ riêng (bảng mã tiếng Việt cũng khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn. Mới đây Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và bộ phông chữ Unicode. Với hệ thống Font chữ chuẩn mới này nên việc trao đổi thông tin đã trở thành đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên nó vẫn gặp phải một số khó khăn vì tính tương thích với các hệ thống phần mềm cũ vẫn đang được sử dụng. Hiện nay tất cả các văn bản đã và đang sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode. Phần mềm Tiếng Việt giới thiệu trong cuốn tài liệu này là Vietkey hoặc UniKey với kiểu gõ Telex. Máy tính của bạn phải được cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 6 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Để soạn thảo được văn bản tiếng Việt cần đồng thời thoả mãn các yêu cầu sau (Phần mềm Tiếng Việt VietKey hay Unikey phải được kích hoạt, Kiểu gõ và Bảng mã của phần mềm gõ tiếng Việt, Phông chữ của chương trình soạn thảo) * Phần mềm gõ Tiếng Việt. Khi nào xuất hiện biểu tượng hoặc ở góc dưới phải của màn hình Windows hoặc biểu tượng ở trên màn hình nền của Windows là khi “Phần mềm gõ Tiếng Việt” đã được kích hoạt - Nếu biểu tượng xuất hiện chữ V gõ văn bản tiếng Việt, chữ E gõ văn bản Tiếng Anh. Để chuyển đổi giữa gõ văn bản Tiếng Việt và văn bản Tiếng Anh, người sử dụng nhấn chuột lên biểu tượng V hoặc E hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển đổi chế độ gõ văn bản. * Kiểu gõ và Bảng mã của “Phần mềm gõ Tiếng Việt”. Nhấn phải chuột vào biểu tượng chữ V hoặc E để mở bảng điều khiển của phần mềm Tiếng Việt UniKey 4.0 chọn vào Tab bảng mã và kiểu gõ như sau: Hình 3 + Bảng mã: Chọn bảng mã Unicode nếu dùng Phông chữ Times New Roman, Tahoma, Arial … Chọn bảng mã TCVN3 nếu dùng Phông chữ VnTime, VnTimeH … (các phông chữ có vn ở trước tên) …. + Kiểu gõ: Chọn kiểu gõ Telex (Đây là kiểu gõ thường dùng nhất) * Phông chữ của phần mềm Soạn thảo (Word, Excel, PowerPoint). Trên chương trình soạn thảo văn bản người dùng phải chọn phông chữ theo bảng mã và kiểu gõ đã thiết lập (thiết lập ở bước Bảng mã và Kiểu gõ) Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 7 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn phông chữ Times New Roman cho bảng mã Unicode và kiểu gõ Telex Hình 4 Qui tắc gõ văn bản tiếng Việt như sau: Gõ Được chữ Gõ Được dấu aa â f huyền aw ă s sắc oo ô j nặng ow ơ r hỏi w (uw) ư x ngã dd đ z Xoá dấu ee ê Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt và gõ lên tài liệu như sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” b. Sử dụng bàn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là: 1- Các phím chữ a, b, c, .. z; 2- Các phím số từ 0 đến 9; 3- Các phím dấu: ‘ , > < ?[ ] { }… 4- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu đặc biệt; 5- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường; Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 8 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 6- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản (chấp nhận lệnh); 7- Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab, di chuyển con trỏ; 8- Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách; 9- Sử dụng các phím mũi tên: ← ↑ ↓ → để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu (kết hợp với phím Shift để chọn hay bôi đen khối văn bản); 10- Sử dụng phím Page Up à Page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình; 11- Phím Home, End đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản; 12- Phím Delete để xoá ký tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ và đối tượng đã chọn như các tệp, thư mục, biểu tượng Shortcut, khối văn bản. 13- Phím Backspace để xoá ký tự đứng kề trước điểm trỏ. 4.2 Thao tác trên khối văn bản. Mục này cung cấp những kỹ năng thao tác trên một khối văn bản (đối tượng chọn để sao chép như: Khối văn bản, ô bảng tính) bao gồm: Sao chép, Cắt Dán, Di chuyển khối văn bản. Giúp làm tăng tốc độ soạn thảo văn bản. a. Sao chép. Sao chép khối văn bản là quá trình tạo một khối văn bản mới từ một khối văn bản đã có sẵn. Phương pháp này được áp dụng khi bạn cần phải gõ lại một đoạn văn bản giống hệt hoặc gần giống với một đoạn văn bản đã có sẵn trên tài liệu về mặt nội dung cũng như định dạng (chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm định dạng ở phần tiếp theo). Cách làm như sau: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) khối văn bản cần sao chép. Để lựa chọn khối văn bản bạn làm như sau: - Bấm giữ chuột và di chuyền qua vùng văn bản cần chọn. - Dùng các phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó. Bước 2: Ra lệnh sao chép dữ liệu bằng một trong các cách: - Dùng các phím mũi tên ←↑↓→ kết hợp việc giữ phím Shift để chọn vùng văn bản. Chọn đến đâu bạn sẽ thấy văn bản được bôi đen đến đó. Bấm phải chuột ở giữa vùng đã bị “Bôi đen” chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng “Sao” trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + C Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 9 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Bước 3: Dán khối văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Làm như sau: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh “Dán” thực hiện theo cách sau: Bấm phải chuột ở vị trí cần dán khối văn bản chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của Tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V Sau khi thực hiện sẽ thấy một đoạn văn bản mới được dán vào vị trí cần thiết. người sử dụng có thể thực hiện nhiều lệnh dán liên tiếp, dữ liệu được dán ra sẽ là dữ liệu của lần ra lệnh Copy gần nhất. b. Di chuyển khối văn bản. Với phương pháp sao chép văn bản, sau khi sao chép được đoạn văn bản mới thì đoạn văn bản cũ vẫn tồn tại đúng vị trí của nó. Nếu muốn khi sao chép đoạn văn bản ra một nơi khác và đoạn văn bản cũ sẽ được xoá đi (tức là di chuyển khối văn bản đến một vị trí khác), phương pháp này sẽ giúp làm điều đó. Có thể thực hiện theo hai cách như sau: Bước 1: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển; Bước 2: Ra lệnh di chuyển khối văn bản bằng một trong các cách: Bấm phải chuột ở giữa vùng đã bị “Bôi đen” chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng “Cắt” trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + X Bước 3: Dán khối văn bản đã chọn lên vị trí cần thiết. Làm như sau: Đặt con trỏ vào vị trí cần dán văn bản, ra lệnh “Dán” bằng một trong các cách sau: Bấm phải chuột ở vị trí cần dán khối văn bản chọn hoặc bấm chuột vào biểu tượng trên nhóm lệnh “Bảng tạm” của Tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctrl + V. Chú ý: Thao tác Sao chép và Di chuyển được thực hiện tương tự khi thao tác trên gói sản phẩm Winword, Excel, PowerPoint (đối tượng bôi đen có thể khác nhau). 5. Thiết lập đồng bộ ngày giờ cho máy tính. (Cài đặt ngày, giờ, đơn vị sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn Việt Nam) 5.1. Cài đặt ngày giờ hệ thống cho hệ điều hành. (Để thống nhất việc gửi báo cáo hay các văn bản có dữ liệu kiểu ngày tháng, đơn vị đo hay số liệu là kiểu số) Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 10 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin - Mở START \Setting\Control Panel xuất hiện hộp thoại: Hình 5a Thay đổi ngày giờ hệ thống Hình 5a - Mở biểu tượng Regional and Language Options xuất hiện hộp thoại Hình 5b. Chọn mục Custom ize để khai báo Hình 5b Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 11 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin * Cài đặt định dạng ngày hệ thống. Hình 5c Kiểu định dạng ngày tháng mẫu Khai báo kiểu định dạng ngày tháng (dd-ngày; MM-tháng; yyyy-năm) Kiểu ngày tháng hiện thị ở khay đồng hồ Hình 5c * Cài đặt kiểu dữ liệu là số (thập phân). Hình 5d Kiểu hiện thị mẫu khi thay đổi Ký hiệu phần thập phân (dấu thập phân) Số chữ số thập phân ngầm định Ký hiệu phân lớp hàng nghìn Hình 5c Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 12 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin (Khai báo các thông số theo mẫu trong hình trên) Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 13 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin * Cài đặt đơn vị dữ liệu kiểu tiền tệ. Hinh 5d Kiểu hiện thị mẫu khi thay đổi Khai báo đơn vị tiền tệ Kiểu hiện thị tiền tệ Hình 5d * Cài đặt đơn vị dữ liệu kiểu giờ hệ thống Hình 5e. Ký hiệu và giải thích kiểu định dang giờ hệ thống Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 14 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 5e 5.2. Kỹ năng định dạng dữ liệu trong Excel 2007. - Chọn các ô cần định dạng dữ liệu. - Mở Tab chức năng “Trang đầu” chọn mục “Căn chỉnh” sau đó chọn tiếp nhãn “Số” để định dang dữ liệu.Hình 5f Danh sách các kiểu dữ liệu cần định dạng theo một mẫu có sẵn hay do người sử dụng tự khai báo (Tuỳ chỉnh) Hình 5f Kết thúc các khai báo, thiết lập chọn OK. Ghi chú: Yêu cầu tất cả các đơn vị sau khi tập huấn sẽ tiến hành cài đặt lại toàn bộ máy tính của đơn vị mình theo tiêu chuẩn gợi ý ở trên, để sau này tất cả các báo cáo, văn bản gửi về Sở giáo dục và Đào tạo được thống nhất và đúng theo quy định của tiêu chuẩn Việt Nam. (ngày, tháng, năm, số thập phân ...) Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 15 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin PHẦN II HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WINWORD 2007 Hệ soạn thảo văn bản Microsoft Winword 2007 là gói sản phẩm đã được hãng phần mềm Microsoft nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sung nhiều tính năng mới và tiện dụng cho người dùng. Đặc biệt đã có ngôn ngữ Tiếng Việt hỗ trợ về giao diện cũng như về hướng dẫn sử dụng chương trình hoàn toàn bằng ngôn ngữ tiếng Việt dễ dùng và đem lại hiệu quả cao. Là một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word 2007 của hãng Microsoft hay còn gọi phần mềm Winword 2007. 1- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng; 2- Khả năng đồ hoạ mạnh, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v. 3- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. 4- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet. 1. Khởi động Winword 2007. - Mở Start của Windows chọn Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Word 2007 theo như Hình 5: Hình 5 - Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word 2007 nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền (Desktop) của Windows … Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 16 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin 2. Môi trường làm việc của Winword 2007. Sau khi Winword 2007 được khởi động, màn hình làm việc như sau: Thanh chức năng Tab chức năng Các nhóm lệnh của Tab chức năng Thước căn lề và khổ giấy Thanh cuốn trang văn bản Thanh trạng thái Hình 6 2.1. Mở một tài liệu mới. Khi khởi động chương chình Word 2007 luôn mở sẵn một tài liệu mới (Documents) với tên tài liệu ngầm định là Document xx. Khi đang làm việc với một tài liệu của Word 2007 muốn mở một tài liệu mới để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. 2.2. Lưu trữ (Ghi) tài liệu vào đĩa cứng (Hard Disk). Mỗi tài liệu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần tên chinh (Tuỳ đặt) và phần mở rộng DOCX nếu ghi theo đinh dạng Word 2007 còn phần mở rộng là DOC nếu ghi theo định dang Word 97/Word 2003. Theo ngầm định của hệ thống khi cài đặt thì các tệp tài liệu của bạn sẽ được cất vào thư mục C:\Documents and Settings\All Users\Documents trên đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thư mục này bằng cách chọn đến thư mục cần thiết khi Ghi văn bản (tài liệu). Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 17 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Để thực hiện ghi tài liệu lên đĩa ta thực hiện như sau: Mở Nút Office chọn mục “Lưu như …” sau đó chọn cách thức định dạng lưu File tài liệu (theo giải thích của Hình 7) xuất hiện hộp thoại để thực hiện các thao tác như đặt tên File, chọn ổ đĩa, thư mục cần thiết để lưu File (Hình 8) kết thúc thao tác chọn nút để lưu File văn bản và thư mục đã chọn. Lưu văn bảnvới định dạng Word2007 có phần mở rộng là DOCX Lưu văn bảnvới định dạng theo khuôn mẫu của tài liệu đã trình bày Lưu văn bảnvới định dạng Word2003 có phần mở rộng là DOC Lưu văn bảnvới một định dạng khác (Rich Text Format - RTF) Hình 7 Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu tệp văn bản Nhập tên File đặt cho văn bản cần lưu chữ Chọn kiểu định dạng Lưu trữ cho File văn bản Hình 8 Chú ý 1: Cần thực hiện thao tác Ghi văn bản thường xuyên trong quá Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 18 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin trình soạn thảo văn bản, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, hay những trục trặc khác của máy tính. (Nhấn Ctrl + S). Chú ý 2: Khi có sự thay đổi về nội dung của tệp văn bản mà chưa kip ghi hoặc tệp văn bản chưa được đặt tên, mà người sử dụng ra lệnh thoát khỏi Word hệ thống sẽ cảnh báo là có ghi lại những thay đổi đó không? Hình 9 Hình 9 Chú ý 3: Khi thực hiện ghi File văn bản trong cùng một Thư mục mà cùng tên thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo, thực hiện các lựa chọn cần thiết, phù hợp để lưu văn bản. Nếu chọn mục “Thay thế tệp hiện có” thì nội dụng File văn bản cũ được thay thế bằng nội dung của văn bản mới. (nội dung của file cũ không thể khôi phục lại được nữa). Hình 10 Hình 10 2.3. Mở tài liệu đã có trên đĩa cứng (Hard Disk). Để mở một văn bản Word 2007 đã có trên đĩa cứng, thực hiện như sau: Khởi động Word 2007, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn nút lệnh Open xuất hiện hộp thoại Hình 11 và thực hiện theo các chỉ dẫn trên hình vẽ để mở văn bản theo cầu, kết thúc các thao tác chọn nút . Chú ý: Cũng có thể mở File văn bản bằng cách bấm đúp chuột trái vào tên File văn bản trong trình duyệt Explore của Windows, tự động gọi Word để mở. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 19 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn Ổ đĩa, đường dẫn, Thư mục chứa tệp văn bản cần mở Danh sách các Thư mục và các File có trong Thư mục hiện hành (Thư mục đang làm việc) Chọn kiểu định dạng để liệt kê danh sách các File Hình 11 2.4. Thoát khỏi môi trường làm việc Word 2007. Khi không làm việc với Word 2007, thực hiện một trong các cách sau: Mở nút Office chọn nút Thoát khỏi Winword nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 hoặc bấm chuột vào dấu màn hình làm việc của Winword. hoặc ở góc trên bên phải 3. Định dạng văn bản. 3.1. Thiết lập Tab. Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập và trình bày văn bản. Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột. Bài toán đặt ra: Hãy tạo văn bản với dữ liệu như sau (không dùng bảng biểu để xử lý dữ liệu) STT Họ và tên Địa chỉ 1. Nguyễn Văn Quang 123, Tây Sơn 2. Hồ Hải Hà 68, Nguyễn Du 3. Dương Quốc Toản 23/10 Nguyễn Trãi Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 20 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin 4. Nguyễn Anh Đức 32/7 Nguyễn Trãi Phân tích dữ liệu như trên, ta thấy STT dùng kiểu Tab giữa dùng Tab trái , địa chỉ dùng Tab phải . , Họ và tên Để thay đổi các kiểu Tab bấm chuột vào phần giao nhau giữa thước dọc và thước ngang, mỗi lần kích chuột sẽ chuyển một kiểu Tab. Sau khi chọn được kiểu Tab phù hợp, bấm chuột trên thước ngang để chọn điểm dừng Tab tương ứng. Để loại bỏ một điểm Tab trên thước ngang, bấm giữ chuột tại Tab cần loại bỏ kéo ra khỏi thước rồi thả chuột. Để giải quyết bài toán trên ta thực hiện theo các bước sau: B1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng (bôi đen 5 dòng dữ liệu trên). B2: Bấm chuột ở phần giao giữa thước dọc và thước ngang để chọn kiểu Tab tương ứng, sau đó bấm chuột trên thước ngang để chọn điểm dừng Tab phù hợp với cấu trúc dữ liệu cần định dạng. Kết quả như Hình 12: Điểm dừng Tab trên thước ngang Hình 12 B3: Huỷ bỏ bôi đen và di chuyển con trỏ đến vi trí văn bản tương ứng rồi nhấn phím “Tab” trên bàn phím. Kết quả đạt được như Hình 13. Hình 13 Chú ý: Để thay đổi khoảng cách dừng Tab trên thước, bôi đen các đoạn văn bản cần thay đổi khoảng cách Tab, bấm và giữ chuột vào ký hiệu Tabtrên thước ngang đồng thời di chuyển dọc theo thước ngang. Thao tác này chỉ tác động lên các đoạn văn bản được bôi đen, không ảnh hưởng tới các đoạn văn bản khác của dữ liệu đang soan thảo. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 21 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin 3.2. Định dạng phông chữ. Để định dạng phông chữ cho đoạn văn bản ta làm như sau: B1: Chọn (bôi đen) khối văn bản; B2: Dùng chuột bấm lên hộp thoại Phông (Ctrl+Shift+F) trên Tab chức năng “Trang đầu” hoặc nhấn Ctrl + D để mở hộp thoại định dạng phông chữ, sau đó chọn nhãn Phông và làm theo chỉ dẫn ghi chú trên Hình 14. Chọn phông chữ Chọn cỡ chữ Chọn kiểu chữ Các hiệu ứng đặc biệt của ký tự Xem trước nhưng thay đổi khi chọn lệnh Ghi lại những giá trị hiện tại cho lần sử dụng sau Hình 14 3.3. Định dạng đoạn văn bản. Ở mục 3.2 chúng ta đã làm quen với các thao tác động lên các ký tự của vùng văn bản đã được chọn (được bôi đen). Trong phần này, chúng ta thực hiện các thao tác tác động lên các đoạn văn bản đã được chọn. Mỗi đoạn văn bản trong vùng chọn (vùng bôi đen) sẽ lần lượt được coi là đoạn văn bản hiện thời. Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản. Khi định dạng đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ đoạn văn bản, mà chỉ cần Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 22 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin đặt con trỏ soạn thảo trong đoạn văn bản cần định dạng. Mục đích của việc định dạng Đoạn văn bản nhằm thực hiện các công việc sau: Dãn khoảng cách giữa các dòng văn bản trong đoạn, dãn khoảng cách giữa đoạn văn bản hiện thời với đoạn văn bản kế trước, kế sau, căn đoạn văn băn theo lề trái, lề phải, tạo khoảng cách thụt đầu dòng, sử dụng hộp thoại Tab. Cách thực hiện như sau: B1: Chọn (bôi đen) các đoạn văn bản; B 2: Dùng chuột bấm vào góc dưới bên phải của hộp thoại Đoạn văn hoặc bấm phải chuột trên vùng văn bản rồi chọn lệnh sau đó bấm chuột chọn nhãn “Thụt lề và Giãn cách” của hộp thoại “Đoạn văn” và thực hiện các thao tác theo chỉ dẫn ghi ở hình 15. Chọn kiểu căn lề cho các đoạn văn bản theo lề Trái,theo lề Phải Khai báo khoảng cách từ vị trí đầu, cuối của đoạn văn bản so với vị trí mép lề Trái, mép lề Phải Khai báo khoảng cách thụt đầu dòng Chọn đối tượng để tạo khoảng cách thụt đầu dòng Khai báo giá trị tương ứng với kiểu dãn dòng Chọn kiểu dãn các dòng văn bản trong các đoạn văn bản được chọn Khoảng cách đoạn văn bản hiện thời so với đoạn văn bản kế trước, kế sau Hình 15 Chọn để kết thúc quá trình thiết lập thông số cho đoạn văn bản. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 23 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin 3.4. Chèn các đối tượng đặc biệt vào văn bản. 3.4.1. Chèn ký tự đặc biệt. Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn ký tự đặc biệt rồi thực hiện mở Tab chức năng Chèn chọn mục Ký hiệu sau đó chọn mục xuất hiện hộp thoại và làm theo chỉ dẫn như hình 16. Lựa chọn kiểu hiện thị các ký tự đặc biệt Các ký tự đặc biệt của kiểu đã chọn hiện thị tại đây Hình 16 Để chèn ký tự đặc biệt nào người sử dụng kích kép chuột vào ký tự đó hoặc chọn ký tự cần chèn rồi bấm chọn nút , kết thúc quá trình chèn các ký tự đặc biệt người sử dụng bấm nút để đóng hộp thoại. Chú ý: Ký tự đặc biệt sau khi chèn vào văn bản sẽ mang đầy đủ tính năng như ký tự được gõ từ bàn phím. 3.4.2. Chèn phương trình và công thức toán học. Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn phương trình hay công thức rồi thực hiện mở Tab chức năng Chèn chọn mục Phương trình xuất hiện một hộp thoại chứa phương trình mẫu như Hình 17, chọn kiểu phương trình cần tạo hay chọn xuất hiện thanh công cụ “Thiết kế” cho phép nhập công thức hay phương trình và làm theo chỉ dẫn như Hình 18, kết thúc quá trình nhập công thức hay phương trình ta bấm chuột ra ngoài phạm vi Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 24 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin vùng nhập công thức. Danh sách liệt kê các mẫu phương trình, công thức có sẵn trong hệ thống Hình 17 Ví dụ: Chọn kiểu thứ 4 sẽ xuất hiện công thức mẫu như sau, bấm chuột vào vị trí trong công thức để sửa chữa và thay đổi nội dung của công thức. Chọn các chức năng để gõ công thức, phương trình theo yêu cầu Phạm vi và vị trí hiện thị công thức hay phương trình trong quá trình soạn thảo Hình 18 3.4.3. Chèn hình ảnh, hình dạng vào tài liệu (văn bản). Để chèn các đối tượng vào văn bản hay tài liệu, người sử dụng đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn. Bấm chọn Tab chức năng “Chèn” rồi tiến hành bấm chuột vào đối tượng muốn chèn như: Hình ảnh, Clip Art (hình ảnh có sẵn), hình dạng, biểu đồ, số trang văn bản, tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, WordArt (chữ kiểu quảng cáo), ngày giờ, bảng biểu …. Hình 19. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 25 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 19 Hình 19 Ví dụ: Để chèn hình ngôi sao ta thực hiện như sau: Đặt con trỏ vào vùng cần vẽ ngôi sao mở mục Hình dạng chọn hình ngôi sao, lúc này trỏ chuột có dạng hình chữ thập mảnh, bấm giữ và kéo chuột trên vùng cần vẽ, kết thúc băng cách thả chuột hình 20. Danh sách các hình vẽ theo từng chủ đề: Dạng cơ bản, mũi tên hình khối, lưu đồ, khung chú thích, hình ngôi sao và biểu ngữ … Chọn hình ngôi sao để vẽ Hình 20 4. Bảng biểu trong Microsoft Winword 2007. 4.1. Tạo bảng biểu. Đặt con trỏ vào vị trí cần tạo bảng, mở Tab chức năng “Chèn” chọn vào hộp “ Bảng” xuất hiện cửa sổ đổ xuống, bấm giữ chuột trái và kéo qua số ô cần tạo theo yêu cầu Hình 21. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 26 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Các ô được chọn để tạo bảng (gồm 6 côt và 3 hàng) Chức năng chèn bảng theo số cột, số dòng do người sử dụng khai báo Hinh 22 Chức năng chèn bảng tính Excel để tính toán được Hinh 23 Chức năng chèn bảng biểu theo mẫu bảng có sẵn của hệ thống Hinh 24 Hinh 21 Khai báo số cột, số hàng cần tạo cho bảng biểu Các tuỳ chọn làm việc khi tạo bảng biểu theo yêu cầu cụ thể của công việc Hình 22 Vùng nhập số liệu và nội dung công thức như làm việc trên Excel 2007 Hình 23 Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 27 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Liệt kê các các biểu mẫu có sẵn trong hệ thống để người sử dụng chọn biểu mẫu phù hợp với công việc Hình 24 4.2. Trình bày bảng biểu. 4.2.1. Trình bày dữ liệu trong bảng. Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu tiến hành nhập, định dạng dữ liệu giống như nhập và trình bày dữ liệu ở soạn thảo văn bản bình thường chỉ khác đối tượng làm việc được giới hạn các lề là đường viền của ô bảng tính đang làm việc (chú ý quan sát các lề của ô bảng tính trên thước ngang và thước dọc) 4.2.2. Trình bày đường viền cho bảng. Chọn các ô hay các hàng, cột của bảng để trình bày sau đó mở Tab chức năng “Thiết kế” và chọn mục “Vẽ viền” Hình 25 Hộp chức năng để kẻ đường viền. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 28 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn kiểu đường viền cần kẻ Bấm chuột vào từng đường kẻ để kẻ viền theo tuỳ chọn Lựa chọn mầu và độ rộng của đường viền cho bảng Hinh 25 4.3. Các xử lý trên bảng biểu. Trong khi làm việc với bảng biểu người sử dụng muốn thay đổi cấu trúc của bảng biểu như thêm hàng, cột, ô hay xoá bỏ bít hàng, cột, ô hoặc cũng có thể gộp các ô của bảng thành một ô, tách 1 ô của bảng làm nhiều ô… Chọn đối tượng làm việc trong bảng: Đối tượng làm việc trong bảng là ô, hàng, cột khi ta chọn đối tượng nào thì hệ thống sẽ cung cấp các lệnh tương ứng cho đối tượng đã được chọn (Dùng Menu nhanh khi bấm phải chuột vào đối tượng đã chọn và chọn lệnh tương ứng). Ví dụ: Ta có bảng dữ liệu như sau (tạo bảng và nhập dữ liệu). STT 1 2 Họ tên Nguyễn Văn Nam Trần Thị Bình Ngày sinh 12/3/1983 22/1/1981 - Chèn thêm một cột Giới tính vào sau cột Họ tên: Đặt con trỏ vào ô họ tên rồi bấm phải chuột chọn chèn cột vào bên phải của ô, trước khi thực hiện thao tác này cần chuẩn bị phần giấy trống để khi chèn thêm cột bảng không bị tràn, bị vỡ bảng. - Muốn xoá hàng, ô nào của bảng ta chọn hàng, ô đó rồi bấm phải chuột Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 29 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin tại vùng chọn (vùng bôi đen) rồi tiến hành chọn lệnh tương ứng để thực hiện. - Muốn gộp nhiều ô thành 1 ô ta chọn các ô muốn gộp, rồi bấm phải chuột tại vùng chọn rồi tiến hành chọn lệnh “Kết hợp ô” để thực hiện Hinh 26. Cột được chọn Các lệnh Chèn trong nhóm lệnh Chèn (Menu lệnh này cũng sẽ thay đổi tuỳ thuộc vào công việc mà người sử dụng cần làm) Menu nhanh xuất hiện khi bấm phải chuột tại đối tượng đã chọn (tuỳ theo đối tượng Menu sẽ thay đổi để gọi lệnh tương ứng) Hình 26 5. In ấn văn bản tài liệu. 5.1. Quy trình in ấn một tài liệu. In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạn thảo văn bản, tài liệu. Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, thực hiện theo qui trình sau: - Định dạng trang in: Đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Word; - Soạn thảo tài liệu: Bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu. - Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (nếu cần thiết). - Xem lại toàn cục của tài liệu đây là khâu rất quan trọng. Cho phép bạn có thể xem nội dung, bố cục các trang trước khi in. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 30 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin - Thực hiện lệnh để đưa dữ liệu ra máy in để in lên giấy (Máy in đã được cài đặt và sẵn sang thực hiện công việc in tài liệu). 5.2. Định dạng trang in. Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in: Đặt lề trang in, chọn khổ giấy in, chọn hướng in, đặt lề cho tiêu đề đầu, tiêu đề cuối. Thực hiện như sau: - Đặt con trỏ vào văn bản đang soạn thảo. - Chọn Tab “Bố trí trang”, chọn tiếp mục “Thiết lập trang” Hình 27 Bấm chuột trái tại ký hiệu mũi tên để mở hộ thoại Thiết lập trang Hình 27 * Đặt lề và chọn hướng in. Để đặt lề và chọn hướng in ta chọn nhãn “Lề” của hộp thoại “Thiết lập trang” như Hình 28. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 31 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Khai báo khoảng cách lề cho trang in và phần dành cho đóng gáy thành quyển Chọn hướng in cho tài liệu (In ngang khổ giấy hay in dọc theo khổ giấy) Xem văn bản trước những thay đổi khi thiết lập Chọn phạm vi tài liệu chịu tác động của các thiết lâh thông số Hình 28 * Chọn khổ giấy in. Để chọn khổ giấy in ta chọn nhãn “Giấy” của hộp thoại “Thiết lập trang” như Hình 29. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 32 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn cỡ giấy in: Khổ A4, A3, Letter … Kích thước của khổ giấy đã chọn Chọn nguồn giấy của máy in (khay tay hay khay tự động) Xem trước những thay đổi trong khi thiết lập Hình 29 5.3. In tài liệu (Văn bản). Trước khi thực hiện lệnh in văn bản ra máy in người sử dụng tiến hành xem bố cục của văn bản trước (Xem văn bản trước khi in). Mở nút Office dịch chuyển trỏ chuột xuống mục In sau đó chọn mục “Xem trước khi in” làm theo chi dẫn ghi chú Hình 30. Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 33 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Đóng cửa sổ Xem trước khi In Thực hiện lệnh In Chuyển để xem trang kế trước hoặc trang kế sau Tài liệu hiện thị ở dạng toàn cục (Xem bố cục tài liệu Hình 30 Sau khi đã hoàn chỉnh việc soạn thảo và trìh bày tài liệu hoặc văn bản, người sử dụng tiến hành ra lệnh cho máy in làm việc: Mở nút Office dịch chuyển trỏ chuột xuống mục In sau đó chọn mục “In” làm theo chi dẫn ghi chú Hình 31: (Với điều kiện máy in đã được cài đặt đúng loại và ở trạng thái sẵn sàng làm việc), chọn OK để in Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 34 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 31 Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 35 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin PHẦN II: KHAI THÁC HỆ THỐNG EMAIL VỚI TÊN MIỀN BACKAN.EDU.VN VÀ TÀI NGUYÊN TRÊN MẠNG INTERNET, MẠNG NỘI BỘ (LAN) 1. Khai thác hệ thống Email với tên miền BacKan.Edu.Vn. 1.1. Đăng nhập hộp thư: - Mở trình duyệt Web và gõ vào địa chỉ http://mail.Backan.edu.vn hoặc http://mail.google.com/a/backan.edu.vn Hình 32 Hình 32 - Tên người dùng: Gõ vào tên truy cập (đã dược cấp) - Mật khẩu: Gõ vào mật khẩu (mỗi hộp thư đã có mật khẩu) + Nếu truy cập lần đầu tiên sẽ phải nhập mã xác định tài khoản Hình 33. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 36 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Mã bảo mật Nơi gõ mã bảo mật Hình 33 + Nhập vào mã bảo mật theo hướng dẫn của máy (mỗi lần sẽ có một mã bảo mật khác nhau, đọc kỹ các hướng dẫn trước khi thực hiện) + Chọn vào nút “Tôi chấp nhận, Hãy tạo tài khoản của tôi” để vào màn hình giao diện chính của hộp thư Hình 34: Danh sách thư được gửi đến Thực hiện các cài đặt cho hộp thư Thoát khỏi hộp thư sau mỗi phiên làm việc Hình 34 + Lúc này bạn có thể gửi, nhận thư điện tử và thay đổi mật khẩu của hộp thư. 1.2. Thay đổi mật khẩu của hộp thư. Từ màn hình giao diện chính chọn vào mục “Cài đặt” (Setting) chọn tiếp vào mục “Tài khoản”, chọn tiếp mục “Đổi mật khẩu” Hình 35: Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 37 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Bấm chuột vào đây để đổi mật khẩu cho hộp thư Gõ mật khẩu hiện tại Gõ mật khẩu mới Gõ nhắc lại mật khẩu mới Hình 35 Mật khẩu hiện tại của bạn: Nhập vào mật khẩu hiện tại đang sử dụng. Chọn mật khẩu mới: Nhập vào mật khẩu mới (ít nhất 6 ký tự). Nhập lại mật khẩu mới: Gõ lại mật khẩu mới. Chọn vào nút “Đổi mật khẩu” để hoàn thành việc đổi mật khẩu. (Mỗi hộp thư đã được cấp một “Mật khẩu” duy nhất) 1.3. Nhận thư điện tử. Từ cửa sổ chính của màn hình giao diện hộp thư điện tử, đọc thư nào bấm chuột vào thư đó Hình 36: Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 38 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 36 Tải xuống: Ghi file đính kèm của thư xuống ổ đĩa cứng. Trả lời: Viết thư trả lời. Chuyển tiếp: Chuyển tiếp thư sang địa chỉ của hộp thư bất kỳ khác. 1.4. Gửi thư điện tử. Từ cửa sổ chính của màn hình giao diện hộp thư điện tử, chọn vào mục “Soạn thư” xuất hiện của sổ soạn nội dung thư điện tử Hình 37. Vùng nhập nội dung thư (Gõ tiếng Việt có dấu bằng bảng mã Unicode) Nhập chủ đề cho thư cần gửi Nhập đày đủ địa chỉ email, có thể gửi cho nhiều địa chỉ email cùng lúc mỗi địa chỉ ngăn cách nhau bằng dấu phẩy “,” Đính kèm tệp dữ liệu đã có Hình 37 Tới: Nhập địa chỉ của hộp thư bạn muốn gửi thư (nhập đầy đủ địa chỉ hộp thư cả phần trước và phần ở sau ký hiệu “@”). Chủ đề: Nhập tiêu đề cho nội dung thư đang gửi. Đính kèm tệp: Bấm vào đây để chọn tệp dữ liệu muốn gửi kèm thư điện tử. (Chỉ đính kèm tệp dữ liệu, không đính kèm được thư mục; muốn gửi được cả thư mục cần thực hiện nén thư mục đó thành một tệp dữ liệu) Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 39 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Kết thúc quá trình soạn thư và đính kèm tệp dữ liệu, chọn vào mục “Gửi” để hoàn thiện việc gửi thư điện tử. 1.5. Xoá các thư điện tử. Từ cửa sổ của màn hình giao diện chính hộp thư điện tử, đánh dấu vào ô kiểm các thư điện tử cần xoá sau đó bấm chọn nút “Xoá” để thực hiện xoá thư. 1.6. Chuyển tự động thư gửi đến từ nhiều hộp thư vào 1 hộp thư. (Theo tinh thần của công văn triển khai Email với tên miền Backan.Edu.Vn) Ví dụ: Một người có 4 hộp thư (4 địa chỉ Email). DhhComputer.SobacKan@Moet.Edu.Vn (1) PhongCNTT.SobacKan@Moet.Edu.Vn (2) PhongCNTT@BacKan.Edu.Vn (3) DhhComputer@BacKan.Edu.Vn (4) Chỉ thường xuyên dùng hộp thư DhhComputer@BacKan.Edu.Vn. Vậy làm cách nào để các thư gửi đến hộp thư (1), (2), (3) mà vẫn kiểm soát được, không cần mở các hộp thư (1), (2), (3). Để giải quyết vấn đề trên ta thực hiện cấu hình cho hộp thư (1), (2), (3) tự động chuyển các thư gửi đến sang hộp thư thường dùng (hộp thư thường xuyên được giao dịch qua mạng Internet) là DhhComputer@BacKan.Edu.Vn. Thực hiện theo các bước như sau: - Mở hộp thư DhhComputer.SobacKan@Moet.Edu.Vn (mở hộp thư này như khi dùng bình thường, tại cửa sổ giao diện chính của hộp thư chọn vào mục “Cài đặt” xuất hiện cửa sổ, chọn tiếp vào mục “Chuyển tiếp và POP/IMAP" như Hình 38 Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 40 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Nhập địa chỉ hộp thư (4), nhập đầy đủ địa chỉ hộp thư Bấm chuột tại đây để kết thúc quá trình thực hiện Hình 38 Vậy từ lúc này trở đi những thư gửi vào địa chỉ hộp thư (1) sẽ tự động chuyển sang hộp thư (4). Tương tự như với hộp thư (1) ta cấu hình cho các hộp thư (2), (3). Vậy vấn đề đặt ra đã được giải quyết, từ việc phải mở 4 hộp thư để xem thư, thì bây giờ chỉ cần mở 1 hộp thư (hộp thư (4) là xem được thử của cả các hộp thư (1), (2), (3)). Lưu ý: - Sau mỗi lần giao dịch thư điện tử cần thoát khỏi hộp thư bằng cách bấm chọn mục “Thoát” ở góc trên bên phải màn hình giao diện chính của hộp thư điện tử để bảo mật cho hộp thư. - Khuyến cáo không lưu lại mật khẩu của hộp thư lên máy tính. Ngoài các tính năng trên, dịch vụ của Nhà cung cấp còn cho người dùng có thể hội thoại trực tuyến giữa các địa chỉ thư điện tử đang được Online và một số tính năng khác như “Lọc thư”, “Sắp xếp thư”, … Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 41 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 2. Nén và giả nén thư mục, file dữ liệu: + Zip for WindowsXP + 7-Zip (7z) 2.1. Zip for Windows XP (Phần mềm nén Zip). Trong Windows XP tích hợp sẵn công cụ nén có phần mở rộng là zip. Để nén tập tin hay thư mục, bạn chọn đối tượng cần nén và nhấn phải chuột vào vùng được chọn, trình đơn ngữ cảnh của windows xuất hiện như hình thứ nhất, các bạn chọn Send to Compressed (zipped) Folder. Hình 39 Hình 39 Để giải nén một tập tin zip ta chỉ cần nhấn phải chuột vào tập tin đó và chọn Extract All… Hình 40 Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 42 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 40 Hộp thoại Extraction Wizard xuất hiện, bạn chọn Next và chọn thư mục đích để bung tệp tin mà bạn muốn giải nén, trong trường hợp này ta chọn D:\THU VIEN\TIGER\ : Hình 41 Hình 41 Kết thúc quá trình giải nén Thuật sĩ nén của Windows sẽ hỏi ta cú muốn mở tệp tin, thư mục ta vừa giải nén không, nếu bạn muốn tích chọn phần Show extracted files và nhấn Finish. Hình 42 Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 43 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 42 Tuy khả năng nén kém, chỉ thể hiện nén tốt với các file dạng văn bản, mức độ nén ở các file chương trình, tranh ảnh, PDF không cao… nhưng vẫn là chuẩn nén dễ sử dụng, tốc độ cao và thông dụng nhất hiện nay. 2.2. Nén dữ liệu hiệu quả với 7-Zip File Manager Mang trong mình khả năng nén dữ liệu mạnh mẽ hơn cả WinZip và WinRar cộng với việc hỗ trợ đầy đủ những tính năng cần thiết trong vấn đề quản lý dữ liệu, 7-Zip File Manager của Igor Pavlov thật sự là một giải pháp rất đáng quan tâm. Một điều thật hấp dẫn là chương trình lại được cung cấp hoàn toàn miễn phí giúp cho người dùng tránh phải những rắc rối về mặt pháp lý không đáng có khi sử dụng. Sau khi hoàn tất quỏ trình cài đặt, bạn hóy khởi động chương trình lờn. Mang dỏng dấp giống như trình quản lý dữ liệu Windows Explorer nên giao diện chính của 7-Zip File Manager được thiết kế đơn giản và chia làm hai thành phần chính. Phần trên thể hiện địa chỉ phân vùng của ổ cứng đang duyệt. Kế bên là nút nhấn mang hình mũi tờn cú chức năng tương tự như nút Up trong Windows Explorer. Bên dưới hiển thị nội dung của phân vùng trên. Hình 43 Là một trình “Manager” nên bạn hoàn toàn có thể xem nội dung của tất cả các định dạng nén hiện có kể cả Rar hay Ace và có thể thực hiện các thao tác đơn giản nhưng rất cần thiết như: thêm vào (Add), hay trích xuất thụng tin (Extract),... Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 44 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Để nén dữ liệu, bạn di chuyển đến phân vùng chứa nội dung cần nén. Sau đó chọn các thư mục và tập tin. Kế đến nhấn phải chuột và chọn mục Add to Archive (Với ngôn ngữ là tiếng Anh). Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Đặt lại tên tập tin nén và nhấn vào nút... để chọn nơi xuất. Kế đến bạn có thể chọn chế độ nén trong mục Compression level. Mặc định là chế độ bình thường Normal. Bên cạnh đó, mục Password của 7-Zip File Manager giúp người dùng có thể bảo vệ dữ liệu nén của mình. Nếu muốn bạn hũan tũan cú thể thiết lập được mật khẩu này bằng cách nhập nội dung vào ô trống dưới dũng Password. Sau cựng là nhấn Ok để bắt đầu quá trình nén. Theo mặc định tập tin nén sẽ mang định dạng *.7z. Khi hoàn tất chương trình sẽ thụng bỏo cho bạn biết. Định nghĩa các phần mở rộng cho 7-Zip, bạn vào trình đơn Tools và chọn Options… Trong tab System bạn tích vào các phần mở rộng mà bạn muốn mặc định mở bằng 7-zip và nhấn OK để các thay đổi có hiệu lực. Hình 44 Hình 44 Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 45 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Để sử dụng tiếng Việt với 7-Zip, bạn chọn tab Language, lựa chọn ngụn ngữ là Vietnamese rồi nhấn chọn OK để chuyển sang tiếng Việt. Hình 45 Hình 45 Một số hình ảnh hướng dẫn nén và giải nén bằng ngôn ngữ tiếng Việt. Hình 46 Hình 46 Chương trình được cung cấp miễn phí tại website: http://www.7-zip.org với dung lượng khoảng 1,08 MB, tương thích tốt với các hệ điều hành Windows. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 46 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 3. Hội thoại trực tuyến (YAHOO! MESSENGER - SKYPE). 3.1. Chát với Yahoo! Messenger. Sử dụng Yahoo! Messenger, bạn có thể nói chuyện với bạn bè, gửi và nhận file qua Internet, nhận bản tin cổ phiếu, thời tiết, thể thao… hoàn toàn miễn phí. Khởi tạo ID (User name) và password Yahoo, bạn sẽ dễ dàng khởi động và sử dụng các tiện ích tuyệt diệu của nó. - Tải phần mềm Yahoo! Messenger về (Phần mềm đã có trong đĩa CD ROM) hoặc địa chỉ như sau: http://www.mydigitallife.info/2007/11/13/download-yahoo-messenger-900907beta-full-version-installer-in-various-languages/ * Hướng dẫn cài đặt Yahoo! Messenger phiên bản Tiếng Anh. 1. Nhắp đúp chuột lên file chương trình cài đặt, chọn Yes nếu một hộp thoại thông báo yêu cầu bạn có muốn cài đặt và chạy Yahoo! Messenger không. Hộp thông báo Yahoo! Messenger Welcome xuất hiện. 2. Nhắp Next để xem điều kiện sử dụng chương trình. 3. Nhắp I Accept. Hộp thoại Select Destination Directory xuất hiện. Bạn có thể thay đổi nơi chương trình được cài đặt, nhưng Yahoo giới thiệu cho bạn sử dụng vị trí mặc định trong thư mục Program Files. 4. Nhắp Next để chấp nhận vị trí mặc định đó. Thông báo Ready to Install xuất hiện có tuỳ chọn Run Automatically When I Start My Computer. Nếu bạn để tuỳ chọn này được chọn và bạn có tài khoản Internet dạng quay số, Yahoo! Messenger sẽ chạy khi bạn khởi động máy và tự động quay số vào Internet. Nếu bạn không muốn kết nối vào Internet tự động hóy huỷ tuỳ chọn này. Nếu cú tài khoản DSL, bạn cú thể để tuỳ chọn này để mở Yahoo! Messenger bất kỳ lúc nào. Bạn cũng có thể thay đổi tuỳ chọn bằng cách sử dụng Yahoo! Messenger Preferences. 5. Nhắp Next và đợi cho tới khi chương trình được cài đặt xong. 6. Nhắp nút Finish. Bây giờ bạn vào Yahoo! Messenger và sẵn sàng gửi một thông báo cho người sử dụng Yahoo! khác. Nếu người đó online và chạy Messenger, thông báo của bạn sẽ hiện trên màn hình của họ. Nếu không thì Yahoo! sẽ lưu thông báo cho tới khi người nhận lần sau mở vào Messenger. * Thêm tên vào danh sách người sử dụng (Friends). Bằng cách bổ sung ID Yahoo! của người muốn liên lạc vào danh sách Friends, bạn sẽ được thông báo tự động mỗi khi họ online. Tương tự, một người có thể bổ sung ID của bạn vào danh sách Friends của họ. Nhắp nút Add ở phía trên Messenger để mở hộp thoại. Nhập ID Yahoo! của người muốn liên lạc, nhập một thông báo mô tả tại sao bạn muốn để tên người đó trong danh sách Friends và nhắp OK. Người nhận có thể trả lời bằng Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 47 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin cách nhắp vào một trong những nút sau: - Ignore: khụng gửi cõu trả lời. - Profile: hiển thị profile của người gửi. - Accept: cho phép được bổ sung vào danh sách Friends của người gửi. - Accept và Add: cho phép và cũng bổ sung tên người gửi vào danh sách Fiends của người nhận. - Deny: không cho phép. Khi một người online thì ID của họ xuất hiện dưới dạng chữ in đậm trên danh sách Fiends và biểu tượng mặt cười xuất hiện ở bên trái tên. * Tham gia thảo luận đông người Bạn có thể thực hiện Conference chat khi mời nhiều người tham gia vào cuộc đàm thoại Yahoo! Messenger dù bạn có đang trò chuyện với một người khác hay không. Nếu bạn đang trò chuyện, hãy chọn Conference trên danh sách Options ở phía cuối cửa sổ hộp thoại. Nếu không hãy chọn Start a Conference trên menu Messenger. Nếu bạn đang trò chuyện với ai đó thì ID của họ xuất hiện trong Chat Invitation List. Tuy nhiên, bạn có thể xoá tên của họ khỏi Chat Invitation List bằng cách chọn tên và nhắp Remove. Chọn tên những người bạn muốn mời từ Friend List ở phía bên trái và sau đó nhắp nút Add. Để mời một người chưa có tên trong danh sách, hóy gừ nhập ID của họ trong hộp phía dưới hộp Chat Invitation List và nhắp vào nút Add. Cuối cùng, nhắp nút Invite để yêu cầu mọi người tham gia cuộc thảo luận. * Tham gia voice chat Nếu có micro và loa, bạn có thể nói và nghe những người cũng có micro và loa trên máy tính của họ. Cách nói và nghe theo như thế này gọi là Voice chat (trò chuyện có tiếng nói). Để bắt đầu Voice chat, hãy sử dụng một trong 2 kỹ thuật sau: - Kéo menu Options ở phía cuối cửa sổ đàm thoại và chọn Voice Chat. - Chọn Start a Voice Chat trên menu Messenger. Hộp thoại Invite Friends To Voice Chat xuất hiện. Nó rất giống hộp thoại Invite Friends To a Conference như trình bày ở phần trước. Chỉ định ID Yahoo! của người bạn muốn nói chuyện và sau đó nhắp Invite để mở cửa sổ Voice Chat. Bạn vẫn có thể viết và đọc những thông báo như khi đàm thoại Messenger, cũng như có thể nói và nghe những người cùn tham gia khác. Bạn hãy nhắp và giữ nút Talk khi bạn nói vào micro. Khi bạn nóii xong, hãy thả con chuột để người khác có thể trả lời. Khi người khác trả lời thì ID của họ xuất hiện cùng với cấp độ Volume thu tiếng. Nếu không muốn giữ nút Talk trong khi nói, bạn hãy nhắp nút Free Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 48 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hands. Hãy nhớ rằng những người khác sẽ nghe mọi điều bạn nói gần micro sau khi nút đó được nhắp vào. Bạn có thể sử dụng bộ điều khiển trượt kế bên nút Free Hands để điều khiển volume của micro. Sử dụng nút Mute để tắt loa và điều khiển volume của loa. * Nhận thông báo Offline Khi ai đó gửi cho bạn một thông báo khi bạn không online hoặc không nối máy vào Yahoo! Messenger, Yahoo! sẽ lưu các thông báo cho bạn. Khi bạn online, hộp thông báo Offline xuất hiện. Chọn một thông báo bạn muốn trả lời và nhắp nút Reply. Nếu không, bạn có thể nhấn Delete. * Gửi file tài lliệu qua Messenger. Trong khi online với Yahoo! Messenger, bạn có thể gửi và nhận file từ bạn bè của bạn. File mà bạn gửi được lưu trên máy tính Yahoo! cho tới khi người nhận tải nó vào máy tính của họ. Để tránh việc tải file bị nhiễm virus, chỉ mở các file được gửi đến cho bạn từ nguồn tin cậy. Để gửi file qua Yahoo! Messenger, hãy thực hiện những bước sau: 1. Nếu người đó được liệt kê trong danh sách của bạn, hãy chọn tên. 2. Chọn Send a File/Attachment từ menu Messenger để mở hộp thoại. 3. Nếu bạn chọn một tên từ danh sách Friends thì ID của họ có trong hộp To. Nếu không, hãy gõ nhập ID của người bạn muốn gửi file. 4. Hãy gõ nhập đường dẫn và tên file trong hộp File To Send, hoặc nhắp Browse và xác định trên đĩa cứng của bạn. 5.Gõ nhập một thông báo ngắn gọn đi kèm theo file đó. 6. Nhắp Send để tiến hành gửi file. Hộp Sending File xuất hiện. Sau khi file được chuyển xong, bạn sẽ nhìn thấy một thông báo xác nhận. Nhắp OK để đóng hộp thông báo. 3.2. Cài đặt và sử dụng Skype (Hội đàm và theo dõi giờ dạy từ xa). 3.2.1. Cài đặt. - Tải phần mềm Skype về (Phần mềm đã có trong đĩa CD ROM) hoặc tải về từ địa chỉ: www.skype.com/download/skype/windows/beta - Chạy file SkypeSetup.EXE để tiến hành cài đặt. Hình 47 Chọn RUN Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 49 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin đánh dấu Chọn Instal l Hình 47 - Khai báo tài khoản để đăng nhập. (Hướng dẫn trực tuyến) 3.2.2. Cách sử dụng. (hướng dẫn trực tiếp) Ghi chú: Cần cài đặt đủ các thiết bị phần cứng: Card âm thanh, Webcam, Camera, tai nghe (head phone), mạng Internet. 4. Tìm kiếm và khai thác mạng Internet. Một trong các ứng dụng nổi tiếng của Google là công cụ tìm kiếm, công cụ này giúp người dùng Internet có thể dễ dàng tìm được trang Web có các thông tin cần thiết. Google hỗ trợ sử dụng nhiều ngôn ngữ, trong đó có ngôn ngữ tiếng Việt. Truy cập vào trang Web của Google theo địa chỉ: http://www.google.com (tiếng Anh) hoặc http://www.google.com.vn/ (tiếng Việt). Hình 48 Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 50 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 48 Để tìm kiếm thông tin, trước tiên cần phải xác định Từ khóa (Key Word) của thông tin muốn tìm kiếm, đây là phần rất quan trọng, từ khóa là từ đại diện cho thông tin cần tìm. Nếu từ khóa không rõ ràng và chính xác thì sẽ cho ra kết quả tìm kiếm rất nhiều, rất khó phân biệt và chọn được thông tin như mong muốn. Còn nếu từ khóa quá dài thì kết quả tìm kiếm có thể không có. Thông thường chỉ cần nhập từ khóa muốn tìm và nhấn Tìm với Google hoặc nhấn phím Enter thì Google sẽ cho ra nhiều kết quả tìm kiếm bao gồm địa chỉ liên kết đến trang Web có từ khóa và vài dòng mô tả bên dưới, chỉ cần nhấn trái chuột vào địa chỉ liên kết sẽ mở được trang Web có thông tin muốn tìm. Nhấn vào nút Xem trang đầu tiên tìm được thì Google sẽ tìm và tự động mở trang Web đầu tiên trong kết quả tìm kiếm. Các lựa chọn tìm kiếm trên:  Web: Tìm trên cả các Web Site.  Những trang viết bằng tiếng Việt: Chỉ tìm những trang hiển thị tiếng Việt.  Những trang từ Việt Nam: Chỉ tìm những trang từ Việt Nam.  Ngoài ra để cho kết quả tìm kiếm được chính xác hơn Google còn cho phép sử dụng các thông số và điều kiện chọn lọc kèm theo từ khóa. Sau đây là các thông số và điều kiện lọc thông dụng:  Loại bỏ một từ nào đó ra khỏi kết quả tìm kiếm Google sẽ tìm tất cả các trang Web có chứa từ khóa cần tìm nhưng không có từ bị loại bỏ. Cú pháp: từ khóa -từ loại bỏ Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google vi tính -máy Google sẽ tìm các trang có từ khóa vi tính nhưng không có từ máy trong đó.  Bắt buộc phải có một từ nào đó ra trong kết quả tìm kiếm Google sẽ tìm tất cả các trang Web có chứa từ khóa cần tìm và bắt buộc phải có thêm từ bắt buộc. Cú pháp: từ khóa +từ bắt buộc Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google vi tính +máy Google sẽ tìm các trang có từ khóa vi tính và có từ máy trong đó. - Rút gọn từ khóa cần tìm Dùng để đại diện cho một, nhiều ký tự hoặc nhiều từ khóa quá dài. Cú pháp: Từ khóa * từ khóa Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 51 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google máy * tính Google sẽ tìm các trang có từ khóa máy vi tính. - Tìm chính xác từ khóa Google sẽ cho ra các kết quả có chính xác từ khóa được chỉ định. Cú pháp: "từ khóa" Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google "máy tính" Google sẽ cho ra kết quả là máy tính, nhưng nếu dùng từ khóa máy tính thì kết quả có thể là máy vi tính. Các điều kiện lọc và thông số kèm theo từ khóa (từ muốn tìm) để giúp cho kết quả tìm kiếm chính xác như mong muốn, các điều kiện lọc này được kết thúc bằng dấu hai chấm (:) và tiếp liền theo sau (không có khoảng cách) là thông số hay từ khóa cần tìm. Tìm từ khóa theo tiêu đề trang web Google sẽ tìm tất cả các trang Web có tiêu đề chứa từ khóa cần tìm. Cú pháp: intitle:từ khóa Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google intitle:tinhoc Google sẽ tìm các trang có từ tinhoc trong tiêu đề. Tìm từ khóa trong một Web Site Google chỉ tìm các trang có từ khóa trong một web site được chọn đó thôi. Không cần chú ý đến các Web Site khác. Cú pháp: từ khóa site:website Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google vi tính site:tienphong.vn Google sẽ tìm các bài viết có từ khóa vi tính trong Web Site tienphong.vn. Tìm từ khóa trong địa chỉ trang Web Google sẽ tìm những địa chỉ liên kết có từ khóa cần tìm. Cú pháp: inurl:từ khóa Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google inurl:tienphong Google sẽ liệt kê những trang có từ tienphong trong địa chỉ liên kết của nó. Tìm File (tập tin) có cùng loại Google sẽ tìm những trang có File (tập tin) có cùng loại (ext) và có tên giống từ khóa cần tìm. Cú pháp: từ khóa filetype:ext Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google vi tính filetype:html Google sẽ liệt kê những File html có từ vi tính. Tìm Web Site có từ khóa liên quan với nhau Google sẽ tìm những Web Site có từ khóa giống nhau. Cú pháp: related:từ khóa Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 52 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google related:joomla Google sẽ liệt kê những Web Site có từ khóa liên quan với joomla. Tìm lại Web Site không còn hoạt động Google sẽ tìm những Web Site đã ngưng hoạt động nhưng vần còn lưu trữ trong kho dữ liệu của Google. Cú pháp: cache:website Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google cache:www.tienphong.vn Google sẽ liệt kê những trang của Web Site tienphong.vn đã được lưu trữ trong kho dữ liệu của Google. Có thể sử dụng một trong các điều kiện và thông số trên hoặc ghép chúng lại với nhau. Ví dụ: Nhập vào ô tìm kiếm của Google: vi tính filetype:html site:tienphong.vn sẽ cho kết quả là tất cả các File html có nội dung Sau khi tìm kiếm có kết quả trang Web chứa từ khoá cần tìm, bấm chuột vào đương link để mở Website đó, tuỳ từng trang web mà có cách thức tải tài liệu khác nhau. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 53 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin PHẦN III SOẠN THẢO VÀ TRÌNH CHIẾU BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT POWERPOINT 2007 Microsoft PowerPoint 2007 là gói sản phẩm đã được hãng phần mềm Microsoft nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sung nhiều tính năng mới và tiện dụng cho người dùng. Đặc biệt đã có gói sản phẩm ngôn ngữ Tiếng Việt hỗ trợ về giao diện hoàn toàn bằng ngôn ngữ Tiếng Việt dễ dùng và đem lại hiệu quả cao. Là một trong những phần mềm được sử dụng rộng rãi để biên tập và tạo ra những bài giảng điện tử, những mô phỏng sinh động, trực quan. Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa PowerPoint 2007 với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. 1. Khởi động PowerPoint 2007. - Mở Start của Windows chọn Programs\Microsoft Office\Microsoft Office PowerPoint 2007 theo như Hình 49: Hình 49 - Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm PowerPoint 2007 nếu như nhìn thấy nó bất kỳ ở chỗ nào: trên thanh tác vụ (task bar), trên màn hình nền (Desktop) của Windows … Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 54 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 2. Môi trường làm việc của PowerPoint 2007. Sau khi PowerPoint 2007 được khởi động, màn hình làm việc như Hình 50: Thanh chức năng Tab chức năng Các nhóm lệnh của Tab chức năng Thanh trạng thái Thanh cuốn trang văn bản Hình 50 2.1. Mở một Slide (Bản chiếu) mới. Khi khởi động chương chình PowerPoint 2007 luôn mở sẵn một Slide mới (Presentation1) với tên tài liệu ngầm định là Presentation xx. Khi đang làm việc với một bản chiếu Presentation muốn mở một bản chiếu mới để làm việc người sử dụng nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N. 2.2. Lưu trữ (Ghi) bản chiếu vào đĩa cứng (Hard Disk). Mỗi bản chiếu phải được cất lên đĩa với một tệp tin có phần tên chinh (Tuỳ đặt) và phần mở rộng pptx nếu ghi theo đinh dạng PowerPoint 2007 còn phần mở rộng là ppt nếu ghi theo định dang PowerPoin 2003. Để thực hiện ghi tài liệu lên đĩa ta thực hiện như sau: Mở Nút Office chọn mục “Lưu như …” sau đó chọn cách thức định dạng lưu File tài liệu (theo giải thích của Hình 51) xuất hiện hộp thoại để thực hiện các thao tác như đặt tên File, chọn ổ đĩa, thư mục cần thiết để lưu File (Hình 52) kết thúc thao tác chọn nút để lưu File văn bản và thư mục đã chọn. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 55 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Lưu văn bảnvới định dạng PowerPoint 2007 có phần mở rộng là PPTX Lưu với định dạng đóng gói theo khuôn mẫu đã trình chiếu (File chạy) Lưu văn bảnvới định dạng PowerPoint 2003 có phần mở rồng là PPT Lưu với một định dạng khác (PDF - XPS) Lưu với một định dạng khác, có tính mở rộng Hình 51 Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu File .pptx Nhập tên File đặt cho bản chiếu cần lưu Chọn kiểu định dạng Lưu trữ cho bản trình chiếu Hình 52 Chú ý 1: Cần thực hiện thao tác Ghi file thường xuyên trong quá trình soạn thảo và thiết kế, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, hay những trục trặc khác của máy tính. (Nhấn Ctrl + S thường xuyên). Chú ý 2: Khi có sự thay đổi về nội dung của bản trình chiếu mà chưa kip ghi hoặc chưa được đặt tên, mà người sử dụng ra lệnh thoát khỏi PowerPoint Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 56 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 2007 hệ thống sẽ cảnh báo là có ghi lại những thay đổi đó không? Hình 53 Hình 53 Chú ý 3: Khi thực hiện ghi bản chiếu trong một Thư mục mà cùng tên thì hệ thống sẽ hiện thị thông báo, thực hiện các lựa chọn cần thiết, phù hợp để lưu bản chiếu. Nếu chọn “Có” thì nội dụng File cũ được thay thế bằng nội dung của file mới. (nội dung của file cũ không thể khôi phục lại được nữa). Hình 54 Hình 54 2.3. Mở bản chiếu (file pptx) đã có trên đĩa cứng (Hard Disk). Để mở một bản chiếu 2007 đã có, thực hiện như sau: Khởi động PowerPoint 2007, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn chọn nút lệnh Open xuất hiện hộp thoại Hình 55 và thực hiện theo các chỉ dẫn trên hình vẽ để mở file theo yêu cầu, kết thúc khai báo chọn nút . Chú ý: Cũng có thể mở File văn bản bằng cách bấm đúp chuột trái vào tên File văn bản trong trình duyệt Explore của Windows, tự động gọi PowerPoint 2007 để mở. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 57 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn Ổ đĩa, đường dẫn, Thư mục chứa tệp Bản chiếu cần mở Danh sách các Thư mục và các File có trong Thư mục hiện hành (Thư mục đang làm việc) Chọn kiểu định dạng để liệt kê danh sách các File Hình 55 2.4. Thoát khỏi môi trường làm việc PowerPoint 2007. Khi không làm việc với PowerPoint 2007, thực hiện các cách sau: Mở dấu nút Office chọn nút Thoát khỏi PowerPoint 2007 hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 hoặc bấm chuột vào ở góc trên bên phải màn hình làm việc của PowerPoint 2007. 3. Soạn thảo và định dạng dữ liệu trong Slide của PowerPoint 2007. Trang một bản trình chiếu (1 File) có rất nhiều Slide, mỗi Slide sẽ truyền tải một lượng thông tin đến đích tiếp nhận có thể là âm thanh, video, văn bản, biểu đồ, bảng biểu, hình ảnh … Để thiết kế cho các Slide người sử dụng các chức năng soạn thảo và trình bày văn bản tương tự như với Microsoft Winword 2007: Trình bày Font chữ, đoạn văn bản, chền ký tự đặ biệt, chèn bảng biểu, chèn hình ảnh, hình dạng … Ngoài các thao tác định dang như Word 2007 thì PowerPoint còn có riêng một Tab chức năng “Định dạng” để tác động đến từng đối tượng trên mỗi Slide Hình 56 Hình 56 4. Hiệu ứng hoạt hình cho các đối tượng trong Slide. Chọn đối tường cần tác động hoạt hình. Mở Tab chức năng “Hoạt hình” và làm theo ghi chú Hình 57. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 58 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 2 3 1 Hinh 57 1- Thiết lập hoạt hình cho từng Slide (Tác động lên cả Slide). 2- Thiết lập hoạt hình cho từng đối tượng của từng Slide. 3- Thiết lập chi tiết các hiệu ứng hoạt hình cho từng đối tượng của từng Slide, chi tiết tới từng dòng trong từng Slide. Ghi chú: Với phiên bản PowerPoint 2007 giao diện Tiếng Việt thì việc ứng dụng PowerPoint 2007 vào việc soạn bài giảng điện tử là hoàn toàn có thể thực hiện được. Với các cảnh báo, các nhóm lệnh hoàn toàn là tiếng Việt cùng với lời giải thích hết sức dễ hiểu, với mỗi thao tác thay đổi trên Sliđe hệ thống chương trình luôn có ví dụ minh hoạ và mô phỏng sự thay đổi đó. Do thời gian tập huấn bị hạn chế nên việc khai thác, sử dụng các tính năng chi tiết của phần PowerPoint 2007 các học viên sẽ thực hiện trong quá trình thực hành thiết kế bài giảng điện tử. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 59 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin PHẦN IV BỘ PHẦN MỀM VĂN PHÒNG MÃ NGUỒN MỞ OPENOFFICE 3.1 HỖ TRỢ GIAO DIỆN TIẾNG VIỆT (Mọi thao tác trên OpenOffice tương tự như ở Microsoft Office) Mục tiêu bài học Cung cấp cho người học cái nhìn toàn diện về những chức năng mạnh mẽ của bộ OpenOffice 3.0 Beta. Cách thức cài đặt chương trình bản tiếng Anh, bản tiếng Việt hay cài thêm gói ngôn ngữ tiếng Việt vào phiên bản tiếng Anh. Cách soạn thảo văn bản bằng tiếng Việt trong môi trường OpenOffice 3.0 Hiểu cách định dạng tệp tin của bộ OpenOffice 3.0, cách chia sẻ tệp tin với những người dùng Microsoft Office. I. Giới thiệu về OpenOffice 3.0 Beta. 1. Tìm hiểu về bộ phần mềm OpenOffice.org 3.1 Beta. OpenOffice.org 3.1 là một tên gọi nhằm chỉ hai đối tượng: Bộ ứng dụng văn phòng OpenOffice.org 3.1 (viết tắt là OOo) và Cộng đồng tình nguyện viên tham gia phát triển và hỗ trợ sử dụng bộ ứng dụng này. Hình 58: Flash chào mừng của OpenOffice 3.0 Beta Trong phạm vi Tài liệu này, tác giả nhắc đến OpenOffice.org 3.1 với ý nghĩa là bộ trình ứng dụng văn phòng miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên nền tảng StarOffice mã nguồn mở của hãng Sun Microsystems. OpenOffice có thể chạy trên nhiều hệ điều hành khác nhau như Windows, Linux, Mac… Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 60 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin OpenOffice 3.1 với dung lượng nhỏ gọn và đã hỗ trợ giao diện bằng tiếng Việt. Tài liệu này hướng dẫn cách sử dụng OpenOffice.org 3.1 trên nền hệ điều hành phổ biến nhất thế giới hiện nay là Windows XP (với các hệ điều hành khác cách sử dụng cũng tương tự). Phiên bản mới nhất của OpenOffice hỗ trợ nhiều định dạng tệp tin chuẩn của các phần mềm văn phòng khác, trong đó có bộ Microsoft Office từ phiên bản 95 cho đến 2003. 2. Những lợi ích mà OpenOffice 3.1 đem lại so với dùng các ứng dụng văn phòng khác: Miễn phí hoàn toàn đến người dùng, là sản phẩm phần mềm nguồn mở. Cá nhân, tổ chức có thể tự phát triển. Chạy trên nhiều môi trường như: Microsoft Windows, Mac OS X, Linux, và Sun Solaris. Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ (có hỗ trợ giao diện tiếng Việt), tích hợp các từ điển và kiểm tra chính tả trên các ngôn ngữ khác nhau, tương thích với nhiều định dạng tài liệu, âm thanh, phim ảnh. OpenOffice tạo ra một số định dạng file khác so với so với Microsoft Office, nhưng nó vẫn có thể lưu file và đọc được toàn bộ mọi định dạng file của Microsoft Office. Có thể chuyển toàn bộ các file của nó sang định dạng sách điện tử PDF. Sử dụng mỗi bản OpenOffice là người dùng đã tiết kiệm được từ 90 đến 600 USD nếu phải bỏ tiền ra mua bộ Microsoft Office. 3. Các tiện ích văn phòng trong OpenOffice 3.0 3.1. OpenOffice.org 3.1 - Writer: Chương trình Soạn thảo văn bản tương đương với Microsoft Word 2003. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 61 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 59: Màn hình làm việc của OpenOffice.org Writer Writer có mọi thứ mà bạn cần trong một chương trình xử lý văn bản hay chế bản điện tử hiện đại. Nó đủ đơn giản để dễ nhớ, đủ mạnh để tạo một cuốn sách hoàn chỉnh với nội dung, sơ đồ, mục lục…bạn chỉ việc tập trung vào nội dung văn bản, còn Writer sẽ làm cho văn bản của bạn tuyệt vời hơn. Bạn có thể kết xuất tài liệu của mình sang dạng web hoặc dạng Portable Document Format (.pdf) bằng cách sử dụng chức năng HTML export của WRITER để đảm bảo rằng nhưng gì bạn viết, sẽ là những gì độc giả của bạn nhìn thấy. Tài liệu mặc định sẽ được ghi với định dạng OpenDocument - một chuẩn quốc tế cho các tài liệu mở văn phòng. Tuy vẫy bạn cũng không bắt buộc phải dùng định dạng mặc định đó của OpenOffice.org 3.1 vì bạn cũng có thể đọc và ghi được tất cả các tài liệu theo định dạng của Microsoft Word. 3.2. OpenOffice.org 3.1 - Calc. Là chương trình bảng tính điện tử tương đương với Microsoft Excel 2003. Calc là bảng tính tương tự như Excel. Ngoài định dạng ODS của Calc (Open Document Spreadsheet) chương trình có thể hỗ trợ bảng tính dưới định dạng của Excel cũng như các chương trình khác trong bộ OpenOffice.org 3.1 Beta, Calc có thể chèn nhạc, phim, ảnh.. vào bảng tính. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 62 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 60: Màn hình giao tiếp của OpenOffice.org Calc 3.3. OpenOffice.org 3.1 - Impress. Là chương trình soạn thảo trình diễn giống như PowerPoint nhưng hay hơn. Với Impress bạn có thể chèn nhạc, phim, chữ nghệ thuật FontWorld vào trang trình diễn. Ngoài định dạng ODP (Open Document Presentation) của Impress. Chương trình còn có thể lưu trang trình diễn theo định dạng PowerPoint Với thuật sĩ chỉ cần vài bước bạn tạo một trình diễn 7 trang. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 63 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 61: Màn hình giao tiếp của OpenOffice.org Impress 3.4 OpenOffice.org 3.1 - Draw. Chương trình xử lý đồ họa cơ bản (Có nhiều chức năng hơn hẳn MS Visio). DRAW làm việc được với tất cả các định dạng ảnh thông dụng như BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF, and WMF. Sử dụng DRAW bạn còn có thể kết xuất công việc của bạn ra cac Flash (.swf). Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 64 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 62: Màn hình giao tiếp của OpenOffice.org Draw 3.5. OpenOffice.org 3.1 - Base. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tự như MS Access. OpenOffice.org BASE cho phép bạn thao tác dữ liệu của cơ sở dữ liệu bên trong. Tạo và sửa các bảng, form, queries, và các reports… BASE bao gồm tất cả các phiên bản của HSQL database engine, lưu dữ liệu trong các file XML. BASE hỗ trợ rât nhiều cở sở dữ liệu thông dụng như Adabas D, ADO, Microsoft Access, MySQL, hay bất cứ một cơ sở dữ liệu nào thôngqua chuẩn công nghiệp ODBC and JDBC drivers. Nó còn hỗ trợ bất cứ sổ địa chỉ (address book) nào tuân theo chuẩn LDAP, cũng như các định dạng phổ biến khác như Microsoft Outlook, Microsoft Windows, and Mozilla… Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 65 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 13: Màn hình giao tiếp của OpenOffice.org Base 3.6. OpenOffice.org 3.1 - Math: Hệ soạn thảo các phương trình toán học dễ dùng và tính năng phong phú, hoạt động độc lập. MATH là một thành phần trong bộ OpenOffice.org 3.1 Beta, dùng để viết các công thức toán học hoặc cũng như các phương trình. MATH có thể dùng độc lập hoặc như một trình soạn thảo các phương trình toán học cho các tài liệu văn bản. Khi sử dụng MATH trong WRITER, thì phương trình được coi như một đối tượng bên trong tài văn bản. Tương tự, các phương trình có thể được chèn vào trong các chương trình khác của OpenOffice.org 3.1 như CALC và IMPRESS. Hình 64: Cửa sổ giao tiếp OpenOffice.org Math Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 66 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Bảng đánh giá khả năng làm việc của OpenOffice.org 3.1 so với các chương trình ứng dụng văn phòng thương mại khác (Microsoft Office): Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 67 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Qua bảng so sánh trên ta thấy rằng mặc dù là phần mềm miễn phí, nhưng do là mã nguồn mở lại trải qua quá trình phát triển lâu dài nên OpenOffice.org 3.1 thực sự tự tạo ra một môi trường làm việc mãnh mẽ, hiệu quả trong xử lý công việc cũng như khả năng phát triển hoàn thiện ở các phiên bản tiếp theo. Chính vì vậy, vấn đề lựa chọn giữa các bộ ứng dụng văn phòng cho công việc của mình hoàn toàn phụ thuộc vào mức độ công việc và khả năng ứng dụng của các cán bộ, giáo viên ở mỗi đơn vị. Với bảng so sánh trên, Tài liệu này hy vọng các cán bộ, giáo viên quan tâm và đi đến sự lựa chọn hợp lý nhất để tiếp cận với OpenOffice 3.0 Beta. Phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu các bước cơ bản nhất để có một môi trường làm việc văn phòng với OpenOffice.org 3.1 Beta. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 68 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin II. Cài đặt OpenOffice.org 3.1 và chia sẻ tài nguyên. 1. Các bước cài đặt OpenOffice.org 3.1. Sau khi đã có bản OpenOffice.org 3.1 trong tay (có trong thư mục OpenOffice 3.1 giao diện tiếng Việt của đĩa CDROM cấp cho các trường), bạn hãy bật máy và chuẩn bị không gian đĩa cứng khoảng 300Mb để tiến hành các bước cài đặt. Quá trình tiến hành hết sức đơn giản, đặc biệt bạn có thể sử dụng song song cả Microsft Office và OpenOffice.org 3.1 trên hệ điều hành Windows XP đây là một lợi thế giúp bạn làm quen dần với cách xử lý các công việc văn phòng như soạn thảo, tính toán, trình chiếu… bằng OpenOffice.org 3.1 Bước 1: Chạy chương trình cài đặt từ đĩa CDROM. Bấm kép chuột để tiến hành bung nén file chương trình Hình 65: Chạy và bung nén file chứa chương trình cài đặt. Bước 2: Nhấn Next để bắt đầu cài đặt. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 69 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn nút Next để tiếp tục cài đặt Hình 66: Màn hình chuẩn bị cho việc cài đặt Hình 67: Bung nén các File chương trình. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 70 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Chọn nút Kế để tiếp tục cài đặt Hình 68: Màn hình chuẩn bị xong sẵn sàng cài đặt phần mềm. Bước 3: Chấp nhận điều khoản sử dụng phần mềm để tiếp tục cài đặt. Hình 69: Màn hình chấp nhận điều khoản cài đặt phần mềm. Bước 4: Điền thông tin người dùng, nhấn Kế để tiếp tục (hình 70). Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 71 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 70: Màn hình khai báo tên người đăng ký sử dụng phần mền. Ngầm định mở bằng OpenOffice 3.0 nếu được đánh dấu Chọn nút Kế để tiếp tục cài đặt OpenOffice Hình 71: Lựa chọn xem có mở các file của MS Office bằng oOo hay không. Bước 5: Quá trình cài đặt được bắt đầu cho tới khi hệ thống thông báo “Kết thúc”. Việc cài đặt đã hoàn tất. Chọn nút “Cài đặt” để tiếp tục cài đặt OpenOffice Hình 72: Lựa chọn tạo lập đường Link trên màn hình nền. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 72 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 73: Quá trình cài đặt đang hoàn tất Kết thúc quá trình cài đặt OpenOffice . Hình 74: Màn hình chào mừng quá trình cài đặt thành công. 2. Chia sẻ tệp tin (tài nguyên) với người sử dụng Microsoft Office. Phần này sẽ đưa ra một tổng quan về định dạng tệp tin của OpenOffice.org và cách thức sử dụng các tệp tin chung với các ứng dụng văn phòng khác. OpenOffice.org chứa các tệp tin trong một định dạng XML đã được nén lại (khóa lại). Định dạng này khi được mở ra thì người ta có thể đọc được. Nó lưu tập tin theo chuẩn tài liệu mở và sẵn có công khai dưới bản quyền của GNU (http://www.gnu.org). Muốn biết chi tiết về các định dạng của XML hãy xem trong http://books.evc.cit.info/book.php Ngược lại, các tệp tin của Microsoft Office được lưu trong một định dạng sở hữu, tức là định dạng mà không phải người được cập quyền thì có thể không đọc được hoặc không được ghi một cách tự do. Điều này gây khó khăn cho các nhà phát triển phần mềm khi viết các máy lọc cho việc nhập và xuất trong các định dạng của Microsoft Office. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 73 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 75: Các định dạng tệp tin (File)của OpenOffice.org 3.0 OpenOffice có thể mở các tệp tin của Microsoft Office. Điều ngược lại không đúng: tại thời điểm này, Microsoft Office không thể mở các định dạng của OpenOffice.org. Vì vậy, nếu bạn cần gửi tập tin cho người đang sử dụng MS Office, trước tiên hãy ghi tệp tin của bạn trong dạng gốc của OpenOffice.org, sau đó ghi tệp tin đó có phần mở rộng tương thích với một trong các dạng của MS Office. Bằng cách đó bạn có thể chắc chắn rằng máy lọc không thể chuyển một cách hoàn hảo văn bản của bạn nhưng bạn vẫn có nguyên bản chính của bạn trong định dạng ban đầu. Một điểm nữa cần chú ý là OpenOffice.org không thể mở hoặc biến đổi thành các tệp tin Microsoft Access (.mdb) một cách trực tiếp, tuy nhiên nó có thể truy nhập dữ liệu trong các bảng có sử dụng DAO và ODBC. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 74 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin III. Soạn giáo án trên OpenOffice.org - Writer. 1. Khởi động và thoát khỏi Writer. * Mở nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.1\OpenOffice.org Writer Bấm chuột trái để khởi động OpenOffice.org Writer Hình 76: Khởi động OpenOffice.org Writer . * Thoát khỏi OpenOffice.org Writer. Có nhiều cách để thoát khỏi chương trình OpenOffice.org Writer. Ở đây, chúng tôi liệt kê ba cách thông dụng như sau : Cách 1: Kích chuột trái vào biểu tượng dấu nhân (X) phải của cửa sổ chương trình OpenOffice.org Writer. ở góc bên Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Cách 3: Chọn menu File > Close. 2. Màn hình làm việc của OpenOffice.org Writer. Sau khi khởi động chương trình sẽ xuất hiện một cửa sổ làm việc tương tự như đối với Microsoft Office 2003 nhưng với giao diện là tiếng Việt, đậy là điểm mạnh và cán bộ, giáo viện có thể khai thác chương trình một cách nhanh nhất và ứng dung để soạn giáo án bằng máy tính theo chuẩn của Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định dùng chương trình mã nguồn mở OpenOffice trong các trường trung học phổ thông. Màn hình có dạng như sau: Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 75 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hệ thống các thực đơn tương tự như với WinWord 2003 Hệ thống các Biểu tượng lệnh, nút lệnh tương tự như với WinWord 2003 Hình 77: Màn hình làm việc của OpenOffice.org Writer . 3. Các thao tác cơ bản trong OpenOffice.org Writer. 3.1. Mở/đóng tài liệu. 3.1.1. Mở tài liệu: Vào thực đơn Tệp tin\ chọn Mở (phím nóng Ctrl + O) hoặc bấm chuột lên biểu tượng trên thanh công cụ, khi đó hộp thoại xuất hiện (hình minh họa) cho phép bạn duyệt đến thư mục có chứa văn bản cần mở, chọn tệp cần mở sau đó nhấn Enter hoặc chọn Open hoặc nháy đúp chuột vào tên tệp cần mở ở phần liệt kê danh sách các File. (hình 77) Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 76 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 78: Mở một tệp tin có sẵn Thông thường trong lần mở đầu tiên, chương trình sẽ ngầm định thư mục là My Document, bạn phải tìm đúng nơi chứa tệp tin (file) của bạn. Sau khi đã chọn được tệp tin cần mở, bạn có thể tích thêm vào Read-only nếu chỉ muốn mở tệp tin đó ra để đọc chứ không chỉnh sửa. Các thao tác này hoàn toàn giống như với MS Word nên chắc chắn các bạn sẽ nhanh chóng làm quen được với nó. 3.1.2. Đóng tài liệu (hình 79): Vào thực đơn Tệp tin\ chọn Đóng (Phím nóng Ctrl + W) đóng tệp đang mở. Hình 79: Đóng văn bản đang làm việc Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 77 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin 3.2. Lưu văn bản/Trích xuất văn bản nhanh sang định dạng PDF. Sau khi đã tạo file, tiến hành soạn thảo văn bản, bạn cần phải lưu lại những gì mà mình đã tạo ra. Có thể lưu trữ dưới định dạng chuẩn của OpenOffice.org hoặc các định dạng khác như các kiểu tệp tin tương thích với MS Office chẳng hạn. 3.2.1. Lưu văn bản Để lưu văn bản đang làm việc bạn vào Tệp tin sau đó chọn Lưu (hoặc dùng tổ hợp phím nóng Ctrl+S), nếu là lần đầu tiên bạn lưu file, chương trình sẽ yêu cầu bạn đặt tên và lựa chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ tập tin, kết thúc các bạn nhấn Save (hình 80) để chấp nhận lưu lại các thay đổi. Để ghi tệp tin với một tên khác bạn cũng vào Tệp tin nhưng sau đó chọn Lưu như…. (hoặc dùng tổ hợp phím nóng Ctrt+Shift+S - hình 81), lựa chọn tên thích hợp, nhấn Save để lưu tập tin bằng tên mới. Hình 80: Lựa chọn chế độ ghi thích hợp Hình 81: Hoàn tất lưu trữ tài liệu Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 78 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Khi ta thực hiện theo những bước trên văn bản sẽ được lưu lại dưới định dạng của OpenOffice.org Writer là *.odt Để lưu trữ file với định dạng khác bạn chọn trong mục File types. Ví dụ: để những người dùng Microsoft Office 2003 đọc được tệp tin của bạn tạo băng OpenOffice thì nên chọn phần mở rộng theo dạng *.doc…. Các kiểu định dạng File của OpenOffice tương tác với các chương trình khác Hình 82: Các định dạng mà OpenOffice 3.1 hỗ trợ Khuyến cáo: Bạn nên lưu file dưới định dạng chuẩn của OpenOffice.org Writer là *.odt. Sau đó mới lưu sang các định dạng khác để trao đổi tập tin nhằm tránh những rủi ro khi bộ lọc của OOo Writer tiến hành chuyển định dạng. 3.2.3. Trích xuất nhanh sang PDF Khi làm việc với OpenOffice.org, bạn có một ưu thế là có thể chuyển các văn bản mình đang làm việc sang định dạng *.PDF nhanh chóng và chính xác mà không cần đến phần mềm của hãng thứ ba hay các phần mở rộng cài thêm vào (MS Office 2007 mới có chức năng này, nhưng cũng phải cài thêm add-on). Cách tiến hành rất đơn giản: Để xuất một văn bản sang PDF, bạn nhấn chọn biểu tượng , Sau đó cửa sổ Export (hình 83) xuất hiện: Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 79 Điện thoại: 0913 308 777 Tập huấn Công nghệ thông tin Hình 83: Cửa sổ Export sang định dạng PDF Bạn đặt tên cho file PDF rồi nhấn chọn Save để hoàn tất quá trình tạo tệp tin. Sau khi đã trích xuất xong, bạn chuyển đến thư mục chứa file đã trích xuất và mở như một văn bản PDF bình thường. 3.2.4. Đóng chương trình, ngừng làm việc với tài liệu. Để kết thúc phiên làm việc với văn bản, nhấn Tệp tin sau đó chọn Thoát (hoặc nhấn tổ hợp phím nóng Ctr+Q). Nếu văn bản có sự thay đổi mà chưa được lưu trữ sẽ có một cảnh báo hỏi ta có muốn lưu những thay đổi đó không: Hình 82: Hộp thoại cảnh báo Nhấn Lưu để lưu lại những thay đổi sau đó mới đóng chương trình lại Nhấn Huỷ để không lưu lại những thay đổi và đóng chương trình lại ngay. Nhấn Thôi để hủy bỏ lệnh đóng chương trình. Văn bản sẽ không được ghi lại và cũng không thoát khỏi chương trình, bạn sẽ được quay lại làm việc với văn bản đang mở. Chú ý: Khi khai thác và sử dụng OpenOfficce cũng tương tự như làm việc với Microsoft Office 2003, vì vậy cách trình bày giáo án, tài liệu thực hiện tương tự như đối với các phiên bản phần mềm hiện nay đang sử dụng. Đỗ Hoàng Hải Email: dhhcomputer@backan.edu.vn 80 Điện thoại: 0913 308 777 [...]... kết thúc quá trình chèn các ký tự đặc biệt người sử dụng bấm nút để đóng hộp thoại Chú ý: Ký tự đặc biệt sau khi chèn vào văn bản sẽ mang đầy đủ tính năng như ký tự được gõ từ bàn phím 3.4.2 Chèn phương trình và công thức toán học Đặt con trỏ soạn thảo vào vị trí cần chèn phương trình hay công thức rồi thực hiện mở Tab chức năng Chèn chọn mục Phương trình xuất hiện một hộp thoại chứa phương trình mẫu... 17, chọn kiểu phương trình cần tạo hay chọn xuất hiện thanh công cụ “Thiết kế” cho phép nhập công thức hay phương trình và làm theo chỉ dẫn như Hình 18, kết thúc quá trình nhập công thức hay phương trình ta bấm chuột ra ngoài phạm vi Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 24 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin vùng nhập công thức Danh sách liệt kê các mẫu phương trình, công thức có... công việc Hình 24 4.2 Trình bày bảng biểu 4.2.1 Trình bày dữ liệu trong bảng Sau khi đã chèn một bảng lên tài liệu tiến hành nhập, định dạng dữ liệu giống như nhập và trình bày dữ liệu ở soạn thảo văn bản bình thường chỉ khác đối tượng làm việc được giới hạn các lề là đường viền của ô bảng tính đang làm việc (chú ý quan sát các lề của ô bảng tính trên thước ngang và thước dọc) 4.2.2 Trình bày đường viền... xuất hiện công thức mẫu như sau, bấm chuột vào vị trí trong công thức để sửa chữa và thay đổi nội dung của công thức Chọn các chức năng để gõ công thức, phương trình theo yêu cầu Phạm vi và vị trí hiện thị công thức hay phương trình trong quá trình soạn thảo Hình 18 3.4.3 Chèn hình ảnh, hình dạng vào tài liệu (văn bản) Để chèn các đối tượng vào văn bản hay tài liệu, người sử dụng đặt con trỏ soạn thảo... chọn (tuỳ theo đối tượng Menu sẽ thay đổi để gọi lệnh tương ứng) Hình 26 5 In ấn văn bản tài liệu 5.1 Quy trình in ấn một tài liệu In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạn thảo văn bản, tài liệu Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, thực hiện theo qui trình sau: - Định dạng trang in: Đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tài liệu trên Word; -... nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 hoặc bấm chuột vào dấu màn hình làm việc của Winword hoặc ở góc trên bên phải 3 Định dạng văn bản 3.1 Thiết lập Tab Tab là công cụ được sử dụng rất nhiều trong việc nhập và trình bày văn bản Ngoài khả năng dịch chuyển điểm trỏ theo từng bước nhảy, mục này sẽ giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo một văn bản hiển thị dưới dạng các cột Bài toán đặt ra: Hãy tạo văn bản với... giá trị tương ứng với kiểu dãn dòng Chọn kiểu dãn các dòng văn bản trong các đoạn văn bản được chọn Khoảng cách đoạn văn bản hiện thời so với đoạn văn bản kế trước, kế sau Hình 15 Chọn để kết thúc quá trình thiết lập thông số cho đoạn văn bản Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 23 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ thông tin 3.4 Chèn các đối tượng đặc biệt vào văn bản 3.4.1 Chèn ký tự... lập chọn OK Ghi chú: Yêu cầu tất cả các đơn vị sau khi tập huấn sẽ tiến hành cài đặt lại toàn bộ máy tính của đơn vị mình theo tiêu chuẩn gợi ý ở trên, để sau này tất cả các báo cáo, văn bản gửi về Sở giáo dục và Đào tạo được thống nhất và đúng theo quy định của tiêu chuẩn Việt Nam (ngày, tháng, năm, số thập phân ) Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com 777 15 Điện thoại: 0913 308 Tập huấn Công nghệ... nâng cấp hoàn thiện từ những phiên bản trước và được bổ sung nhiều tính năng mới và tiện dụng cho người dùng Đặc biệt đã có ngôn ngữ Tiếng Việt hỗ trợ về giao diện cũng như về hướng dẫn sử dụng chương trình hoàn toàn bằng ngôn ngữ tiếng Việt dễ dùng và đem lại hiệu quả cao Là một trong những phần mềm máy tính được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay là Microsoft Word 2007 của hãng Microsoft hay còn gọi phần... để lưu File (Hình 8) kết thúc thao tác chọn nút để lưu File văn bản và thư mục đã chọn Lưu văn bảnvới định dạng Word2007 có phần mở rộng là DOCX Lưu văn bảnvới định dạng theo khuôn mẫu của tài liệu đã trình bày Lưu văn bảnvới định dạng Word2003 có phần mở rộng là DOC Lưu văn bảnvới một định dạng khác (Rich Text Format - RTF) Hình 7 Chọn Ổ đĩa và Thư mục cần lưu tệp văn bản Nhập tên File đặt cho văn ... thảo vào vị trí cần chèn phương trình hay công thức thực mở Tab chức Chèn chọn mục Phương trình xuất hộp thoại chứa phương trình mẫu Hình 17, chọn kiểu phương trình cần tạo hay chọn xuất công... chọn xuất công cụ “Thiết kế” cho phép nhập công thức hay phương trình làm theo dẫn Hình 18, kết thúc trình nhập công thức hay phương trình ta bấm chuột phạm vi Đỗ Hoàng Hải Email: computerdhh@Gmail.com... chữa thay đổi nội dung công thức Chọn chức để gõ công thức, phương trình theo yêu cầu Phạm vi vị trí thị công thức hay phương trình trình soạn thảo Hình 18 3.4.3 Chèn hình ảnh, hình dạng vào tài