quản trị khoản phải thu tại công ty may thanh trì.doc

quản trị khoản phải thu tại công ty may thanh trì

I Cở sở lý thuyết quản trị khoản phải thu

1.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng

1.1.1 Chính sách tín dụng a Tiêu chuẩn tín dụng.

Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan tới sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp cho họ Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp…

Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính sau:

-Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.

-Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

-Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây: thường trả đúng thời hạn hay trễ hạn, trong thời gian gần đây có lần nào không thanh toán nợ hay không, nếu có thì tỉ lệ là bao nhiêu lần.

b Thời hạn tín dụng.

Thời hạn tín dụng là thời gian mà người mua được trì hoãn thanh toán, thời hạn cuối cùng họ phải thanh toán Thời hạn tín dụng có thể tác động lớn tới doanh số, nếu như cầu đối với một loại sản phẩm nào đó phụ thuộc vào thời kỳ bán hàng, việc mở rộng thời hạn tín dụng vừa làm cho khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán đồng thời thu hút thêm khách hàng mới cho công ty

Khi mở rộng thời hạn tín dụng, các nhà quản trị tài chính cần xem xét giữa việc lợi nhuận tăng thêm và các khoản chi phí tăng thêm Cần phải phân tích những ảnh hưởng có thể có của việc kéo dài thời hạn tín dụng tới lợi nhuận của công ty Cụ thể, cần phải so sánh khả năng sinh lợi của doanh số kỳ vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết vào các khoản đầu tư vào khoản phải thu và tồn kho.

c Chiết khấu thanh toán.

Là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm bằng cách thực hiện việc giảm giá đối với các trường hợp mua hàng trả tiền trước thời hạn.

Chiết khấu nhờ trả sớm cho khách hàng là tỉ lệ phần trăm giảm giá và thời hạn trả trước để được nhận chiết khấu tiền mặt Ví dụ 2/10 net 60 : nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%, thời hạn cuối cùng phải thanh toán là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.

Được áp dụng để tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan Mặt khác, công ty mất đi chi phí chiết khấu trên phần doanh thu của các hóa đơn.

d Chính sách thu tiền

Bao gồm các quy định về cách thức thu tiền như thu 1 lần hay nhiều lần, hay trả góp và biện pháp xử lý đối với các khoản tính dụng quá hạn.

1.1.2 Các yếu tố tác động đến chính sách tín dụng:a Điều kiện của doanh nghiệp

Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp Doanh nghiệp này có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn.

b Điều kiện của khách hàng

Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau:

- Vốn hay sức mạnh tài chính (capital): là thước đo về tình hình tài chính của một doanh nghiệp, nó ảnh hưởng đến rủi ro thanh toán Yếu tố này được xác định dựa vào quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh.

- Khả năng thanh toán (capacity): được đánh giá qua các hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay…của khách hàng.

- Tư cách tín dụng (character): là thái độ tự giác đối với việc thanh toán nợ của khách hàng Yếu tố này được coi là rất quan trọng vì mỗi một giao dịch tín dụng được ngầm hiểu là một sự hứa hẹn thanh toán.

- Vật thế chấp (collateral): là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình.

- Điều kiện kinh tế (condition): là sự phát triển của nền kinh tế nói chung và muwacs độ phát triển của từng vùng địa lý nói riêng có ảnh hưởng đến việc thanh toán của khách hàng đối với món nợ.

Thông tin về khách hàng có thể thu thập được thông qua việc điều tra trực tiếp như phân tích báo cáo tài chính của khách hàng, phỏng vấn trực tiếp, phân tích thông tin thu thập từ các nhà cung cấp thông tin trước đó, đến thăm khách hàng… Đồng thời có thể thu thập thông tin từ các trung tâm xử lý dữ liệu về vị thế tín dụng của doanh nghiệp.

Kết quả điều tra là căn cứ quan trọng để xac định chính sách tín dụng đối với khách hàng Nếu khách hàng có tiềm lực tài chính hạn chế, uy tín ( hay tư cahs tín dụng) thấp không thể thực hiện một chính sách tín dụng nới lỏng như những khách hàng có tiềm lực tài chính mạnh luôn giữ chữ tín trong quan hệ thanh toán.

1.2 Phân tích, đánh giá các khoản phải thu

Người làm công tác quản lý tài chính phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu, đồng thời thường xuyên đôn đốc khách nợ để thu hồi vốn đúng hạn Theo định kì nhất định, doanh nghiệp phải tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ Tổng nợ phải thu có thể phân loại theo các tiêu thức sau :

Nhóm 1: Nợ loại A (nợ có độ tin cậy cao hay nợ đủ tiêu chuẩn): thường bao

gồm các khoản nợ trong hạn mà doanh nghiệp đánh giá có đủ khả năng thu hồi đúng hạn Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp vững chắc về tài chính, về tổ chức, uy tín và thương hiệu.

Nhóm 2 : Nợ loại B (nợ có rủi ro thấp hay nợ cần chú ý): thường bao gồm các

khoản nợ quá hạn dưới 90 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn nợ Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính khá tốt, khách nợ truyền thống, có độ tin cậy.

Nhóm 3 : Nợ loại C (nợ quá hạn có thể thu hồi được hay nợ dưới tiêu chuẩn):

thường bao gồm các khoản nợ quá hạn từ 90 ngày đến 180 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn dưới 90 ngày theo thời hạn cơ cấu lại Các khách nợ này thường là các doanh nghiệp có tình hình tài chính không ổn định, hiện tại có khó khăn nhưng có triển vọng phát triển hoặc cải thiện.

Nhóm 4 : Nợ loại D (nợ ít có khả năng thu hồi và nợ quá hạn khó đòi hay nợ

nghi ngờ): thường bao gồm các khoản nợ quá hạn từ 181 ngày đến 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn từ 90 đến 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại Các khoản nợ này thường là những doanh nghiệp có tình hình tài chính xấu, không có triển vọng rõ ràng hoặc khách nợ cố ý không thanh toán nợ.

Nhóm 5 : Nợ loại E (nợ không thể thu hồi được hay nợ có khả năng mất vốn):

thường bao gồm các khoản nợ quá hạn trên 360 ngày và các khoản nợ đã cơ cấu lại thời hạn trả nợ quá hạn trên 180 ngày theo thời hạn cơ cấu lại Các khách nợ này thường là những doanh nghiệp phá sản hoặc chuẩn bị phá sản không có khả năng trả nợ hoặc không tồn tại.

 Kết quả phân loại nợ là cơ sở quan trọng giúp nhà quản trị xác định đúng thực trạng và tính hữu hiệu của các chính sách thu tiền của doanh nghiệp Nếu tỉ lệ nợ xấu ( bao gồm các khoản nợ thuộc nhóm 3, 4, 5 ) cao, chứng tỏ chất lượng quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp còn yếu kém Doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai các biện pháp giải quyết thích hợp Đồng thời đây cũng là căn cứ để xây dựng các chính sách tín dụng trong các kỳ tiếp theo.

 Ngoài ra, để theo dõi các khoản phải thu ( KPT ) có thể sử dụng các công cụ sau :

a.Kỳ thu tiền bình quân

- Kỳ thu tiền bình quân (còn gọi là số ngày của một vòng quay các khoản phải thu) phản ánh số ngày cần thiết bình quân để thu được các khoản phải thu Nó được tính bằng cách lấy số dư bình quân khoản phải thu nhân (x) với 360 ngày rồi chia cho tổng doanh thu bán chịu trong kỳ.

- Kỳ thu tiền bình quân ngắn, chứng tỏ doanh nghiệp không bị đọng vốn trong khâu thanh toán Ngược lại, nếu kỳ thu tiền dài chứng tỏ thời gian thu hồi khoản phải thu chậm Tuy nhiên, để đánh giá thực trạng này tốt hay xấu còn phụ thuộc vào chính

sách tín dụng thương mại và thực tế thanh toán nợ của từng khoản phải thu Trong nhiều trường hợp do công ty muốn chiếm lĩnh thị trường thông qua bán hàng trả chậm, hay tài trợ cho các chi nhánh đại lý nên dẫn tới kỳ thu tiền bình quân tăng lên.

b Phân tích “tuổi” của các khoản phải thu

- Phương pháp phân tích này dựa trên thời gian biểu về tuổi của các khoản phải thu tức là khoảng thời gian có thể thu được tiền của các khoản phải thu để phân tích.

- Xác định tuổi của các khoản phải thu cho phép đánh giá một cách chi tiết hơn quy mô và độ dài thời gian tương ứng của các khoản phải thu đó tại một thời điểm nhất định Đây là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp lựa chọn các biện pháp quản lý và chính sách thu tiền thích hợp.

c Mô hình số dư khoản phải thu

Phương pháp này đo lường quy mô doanh số bán chịu chưa thu được tiền tại thời điểm cuối các tháng do kết quả bán hàng của tháng và của các tháng trước đó Thực tế cho thấy, khối lượng hàng bán chịu phụ thuộc nhiều vào đặc điểm của ngành và mặt hàng kinh doanh, điều kiện của khách hàng ở từng khu vực địa lý Do đó nếu chỉ dựa vào những con số trong mô hình này để so sánh và đánh giá thực trạng khoản phải thu của từng chi nhánh, bộ phận ở các khu vực khác nhau trong một công ty thì sẽ không phù hợp Bởi vậy, cách tốt nhất là nên phân loại và theo dõi số dư nợ của từng nhóm khách hàng theo tập quán thanh toán của họ

1.3 Phòng ngừa rủi ro và xử lí đối với các khoản phải thu khó đòi

1.3.1 Phòng ngừa rủi ro

Phòng ngừa rủi ro đối với các khoản phải thu là nhu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp để ổn định tình hình tài chính, tăng hiệu quả của chính sách tín dụng Rủi ro đối với các khoản phải thu thường bao gồm:

- Rủi ro do không thu hồi ddwowcjnowj (rủi ro tính dụng)

Rủi ro tín dụng là rủi ro một hoặc một nhóm khách hàng không thực hiện được nghĩa vụ tài chính đối với doanh nghiệp, khách hàng không trả được nợ khi đến hạn thanh toán Hay nói cách khác, rủi ro tín dụng là rủi ro không thu được nợ khi đến hạn thanh toán Đây là rủi ro thường xảy ra đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và thường gây hậu quả nặng nề nhất tới nguồn tài chính phục vụ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Biểu hiện ở việc khách hàng không thực hiện nghĩa vụ trả

nợ, vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng, khó có khả năng thu hồi, khoản phải thu quá hạn ngày càng lớn…

- Rủi ro do tác động của sự thay đổi tỷ giá, lãi suất,…

Tỉ giá hối đoái là giá của một đơn vị ngoại tệ tính theo đồng nội tệ Rủi ro hối đoái là rủi ro do sự biến động của tỷ giá hối đoái gây ra Rủi ro hối đoái xảy ra đối với doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, các khoản phải thu của doanh nghiệp được thực hiện bằng ngoại tệ

Rủi ro do thay đổi lãi suất: Do tiền có giá trị theo thời gian, nên trong chính sách tín dụng của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ bán hàng với giá cao hơn khi khách hàng trả chậm, mức giá cao hơn đó chính là giá của chi phí cơ hội khi doanh nghiệp chưa thu hồi được khoản phải thu ngay Mặt khác, do tính chất của thị trường là luôn biến động không ngừng, một trong những chỉ số đó là lãi suất

Nguyên nhân dẫn tới rủi ro thanh toán của các khoản phải thu trong doanh nghiệp: quy mô của khoản phải thu quá lớn, số khoản phải thu quá hạn nhiều, khách hàng không trả nợ, doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn do đó không có tiền để kinh doanh, thanh toán.

1.3.2 Xử lí các khoản phải thu khó đòi

Trên cơ sở phân loại các khoản nợ quá hạn tìm nguyên nhân của các khoản nợ (khách quan và chủ quan) doanh nghiệp phải có các giải pháp thích hợp để nhanh chóng thu hồi tiền vốn trong thanh toán theo nguyên tắc hiệu quả, linh hoạt và kiên quyết Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp sau:

- Cơ cấu lại thời hạn nợ: doanh nghiệp có thể điều chỉnh kì hạn nợ hoặc gia hạn nợ cho khách hàng nếu doanh nghiệp đánh giá khách hàng suy giảm khă năng trả nợ nhưng có thể trả nợ đầy đủ theo thời hạn cơ cấu lại.

II Thực trạng quản trị khoản phải thu tại một doanh nghiệp

2.1 Giới thiệu công ty cổ phần may Thanh Trì

Công cổ phần  may Thanh Trì được thành lập năm 1996, địa chỉ tại Km 11 Quốc lộ 1A, Văn Điển, Thanh Trì, Hà Nội

Công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu nhiều loại sản phẩm may mặc Sản phẩm chính: Trang phục thể thao: Áo khoác, váy, quần; Trang phục trẻ em,   Thị trường: Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, Trung Quốc, Canada, Nam Mỹ, Autralia, Newzealand, Hàn Quốc, Nga  

Cơ cấu tài sản và nguồn vốn

(Nguồn: Báo cáo tài chính 2007, 2008)

2.2 Cơ cấu khoản phải thu

Bảng 2.1: Cơ cấu khoản phải thu của công ty.

Đơn vị tính: VNĐ

Phải thu của khách hàng 6.324.589.054 97.45 9.281.075.727 98.9 Trả trước cho người bán 110.632.089 1.7 65.360.500 0.697 VAT được khấu trừ 45.000.000 0.69 37.454.460 0.349

-Các khoản phải thu6.490.383.4261009.383.890.687100

(Nguồn: bảng quyết toán năm 2007-2008)

Năm 2008, doanh thu thuần tăng 21,6%, nhưng các khoản phải thu lại tăng 44,58% so với năm 2007, mức độ tăng nhanh hơn mức độ tăng của doanh thu thuần, đây là mức tăng đột biến.

Mặt khác, khi xem xét tỉ chỉ tiêu tỉ lệ % giữa khoản phải thu khách hàng với doanh thu thuần: = (Khoản phải thu khách hàng/ Doanh thu trong năm) Năm 2007, tỷ

lệ này là 15,3% và năm 2008 là 18,3% Chứng tỏ công ty đã thu hồi tương đối tốt số tiền doanh thu hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, năm 2008 tỷ lệ doanh thu thuần chưa được thu hồi lại tăng 3% so với năm 2007 Phản ánh hiệu quả công tác quản trị khoản phải thu đang có chiều hướng đi xuống.

Qua bảng số liệu trên thấy tỉ lệ khoản phải thu của khách hàng chiếm hầu hết các khoản phải thu (năm2007 là 97,45% năm 2008 là 98,9%) Năm 2008, khoản phải thu của khách hàng tăng lên đột biến là 46,75% so với năm 2007 cùng với đó là tỷ trọng trong cơ cấu tăng 1,46% Phản ánh công tác quản lý khoản phải thu khách hàng cho hiệu quả.

Bảng 2.2: Bảng tính chi tiêu vòng quay khoản phải thu

Doanh thu thuần VND 42.395.618.671 51.367.089.273 Khoản phải thu bình quân VND 6.053.962.128 7.937.137.052

Xem xét kỳ thu tiền bình quân năm 2007 chỉ tiêu này là 51 ngày tương ứng với số vòng quay khoản phải thu là 7 vòng Năm 2008 kỳ thu tiền bình quân là 56 ngày ứng với 6,4 vòng quay 1 năm Điều này cho thấy sự đi xuống của các chỉ tiêu trên, phản ánh có những khó khan trong công tác thu hồi nợ Mặt khác nếu so với chi tiêu chung của ngành gia công may mặc, vòng quay khoản phải thu trung bình là 8.1 (vòng/năm) thì vẫn còn kém xa Tuy nhiên, nếu chỉ xem xét các chỉ tiêu này thì chưa phản ánh hết được thực trạng công tác quản trị các khoản phải thu tại doanh nghiệp.

2.3 Phân loại khoản phải thu

2.3.1 Theo độ tuổi

Phân loại theo độ tuổi thì các khoản phải thu tại công ty được chia thành nhóm:

- Từ 60 – 90 ngày

Bảng các khoản phải thu theo độ tuổi

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2007, 2008)

Năm 2008 các khoản phải thu của khách hàng có độ tuổi dưới 30 ngày chiếm 30% số khoản phải thu, giảm 6.33% so với năm 2007 Ngoài ra tuổi của các khoản phải thu cũng được nới rộng ra trong năm 2008.

Các khoản phải thu đều có xu hướng gia tăng so với năm trước đó là năm 2007 Chiếm chủ yếu vẫn là các khoản phải thu có độ tuổi dưới 30 ngày (chiếm 30% giảm 17% so với năm 2007) và khoản phải thu có độ tuổi 60-90 ngày (chiếm 23.5% tăng 10% so với năm trước đó)

Tỷ trọng của hai khoản phải thu có độ tuổi nhiều nhất tăng mạnh nhất, nhưng chỉ chiếm lần lượt 5.5% và 4.8% trong tổng số khoản phải thu khách hàng nên về giá trị không lớn), Tuy nhiên khoản phải thu có độ tuổi từ 30 -60 ngày chiếm 36.2% giảm 3% so với năm trước

Tổng số khoản phải thu tăng lên 46,75% so với năm 2007 tương ứng với nó độ tuổi của các khoản phải thu cũng được nới rộng ra nhiều hơn Điều đó chứng tỏ khả năng quản trị khoản phải thu khách hàng hiệu quả chưa cao.

Năm 2008, số khoản phải thu của nhóm các khách hàng A tăng 25.22% so với năm 2007, nhóm khách hàng B tăng 72.64%, nhóm khách hàng C tăng 93% và nhóm khách hàng N tăng 442.32% tương ứng với số tổng phải thu của khách hàng trong năm tăng 46.75% Nhóm N tăng mạnh nhất là bời công ty đã mở rộng điều kiện tín dụng đối với nhóm này để thu hút thêm khách hàng mới, tạo hấp dẫn, vì theo đánh giá đây có thể là nhóm khách hàng lớn có chất lượng trong tương lai.

Tỷ trọng khoản phải thu nhóm khách hàng A và B trong tổng số khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng cao Tổng nhóm khách hàng A và B chiếm 84% số khoản phải thu năm 2008 Tuy nhiên tỷ trọng nhóm khách hàng Atrong tổng khoản phải thu năm 2008 lại giảm 11%, nhóm B tăng 3%, nhóm C tăng 1.8% và nhóm N tăng 6.2% Chứng tỏ công ty đang thận trọng có sự chuyển dịch phân bổ những nới lỏng chính sách tín dụng sang các nhóm khách hàng khác.

Như vậy chiếm phần lớn các khoản nợ phải thu của khách hàng tại công ty là nhóm khách hàng A và B ( nhóm có độ tin cậy cao, ít rủi ro tài chính) Số còn lại là nhóm các khách hàng khác, trong đó đáng kể đến là sự gia tăng nhanh chóng của nhóm khách hàng N, đây là nhóm khách hàng tiềm năng mới của công ty, có khả năng trở thành nhóm A và B Vì thế,các khoản phải thu có độ tuổi bị kéo dài phần nhiều cũng thuộc về nhóm A và B này ( tập trung vào tuổi 0 – 90 ngày).

2.4 Chính sách tín dụng hiện hành tại công ty may

2.4.1 Tiêu chuẩn tín dụng

- Đối với các khách hàng lớn, truyền thông và có mối quan hệ làm ăn lâu năm, công ty xếp họ là nhóm A Do đã có sự tin tưởng hiểu biết lẫn nhau, các hãng đều có vị thế tài chính vững chắc, có uy tín trong thị trường ngành dệt may thế giới.

- Đối với các hãng, các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và quy mô hoạt động nhỏ hơn, thanh toán có thể không đúng hạn nhưng chưa phát sinh nợ khó đòi Nhưng cũng đã có mối quan hệ làm ăn lâu năm với công ty như: may Đức Giang, may Phố Hiến, may Hưng Long là các công ty trong nước cũng như các hãng nước ngoài như: Shin Han, Flexcon, Yoolim Công ty xếp nhóm B Các đơn vị này khả năng tài chính khá vững chắc, nhưng thường đơn hàng không thường xuyên được quanh năm, thường thanh toán không đúng hạn, thậm chí để quá hạn 3 tháng sau khi ký hợp đồng.