BÀI GIẢNG về QUẢN lý dự án

BÀI GIẢNG QUẢN lý dự án , Khởi đầu dự án, tổ chức dự án, hoạch định dự án,và lập tiến độ dự án

Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn BÀI GIẢNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CHÖÔNG 1 - GIÔÙI THIEÄU VEÀ DÖÏ AÙN VAØ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN CHÖÔNG 2 - KHÔÛI ÑAÀU DÖÏ AÙN CHÖÔNG 3 - TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN CHÖÔNG 4 - HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN & LAÄP TIEÁN ÑOÄ DÖÏ AÙN CHÖÔNG 1 GIÔÙI THIEÄU VEÀ DÖÏ AÙN VAØ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN 1. GIÔÙI THIEÄU VEÀ DÖÏ AÙN 1.1. Moät soá khaùi nieäm veà döï aùn Döï aùn laø gì ? Laø moät quaù trình goàm caùc coâng taùc, nhieäm vuï coù lieân quan vôùi nhau, ñöôïc thöïc hieän nhaèm ñaït ñöôïc muïc tieâu ñaõ ñeà ra trong ñieàu kieän raøng buoäc veà thôøi gian, nguoàn löïc vaø ngaân saùch. Moãi döï aùn goàm caùc ñaëc ñieåm nhö sau : PM4.doc 1 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn a. Moãi döï aùn phaûi coù moät hoaëc moät soá muïc tieâu roõ raøng. Thoâng thöôøng ngöôøi ta coá gaéng löôïng hoaù muïc tieâu thaønh ra caùc chæ tieâu cuï theå. Moãi döï aùn laø moät quaù trình taïo ra moät keát quaû cuï theå. Neáu chæ coù keát quaû cuoái cuøng maø keát quaû ñoù khoâng phaûi laø keát quaû cuûa moät tieán trình thì keát quaû ñoù khoâng ñöôïc goïi laø döï aùn. b. Moãi döï aùn ñeàu coù moät thôøi haïn nhaát ñònh (thöôøng < 3naêm), nghóa laø phaûi coù thôøi ñieåm baét ñaàu vaø thôøi ñieåm keát thuùc. Döï aùn ñöôïc xem laø moät chuoãi caùc hoaït ñoäng nhaát thôøi. Toå chöùc cuûa döï aùn mang tính chaát taïm thôøi, ñöôïc taïo döïng leân trong moät thôøi haïn nhaát ñònh ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra, sau ñoù toå chöùc naøy seõ giaûi taùn hay thay ñoåi cô caáu toå chöùc cho phuø hôïp vôùi muïc tieâu môùi. Nghóa laø moãi döï aùn ñeàu coù moät chu kyø hoaït ñoäng. Chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn goàm nhieàu giai ñoaïn khaùc nhau: + Khôûi ñaàu döï aùn + Trieån khai döï aùn + Keát thuùc döï aùn % hoaøn thaønh döï aùn Chaäm 100% Nhanh Chaäm Thôøi gian Khôûi ñaàu Ñieåm baét ñaàu Trieån khai Giai ñoaïn khôûi ñaàu (Initiation phase) + Khaùi nieäm (Conception): + Ñònh nghóa döï aùn laø gì ? (Definition) + Thieát keá (Design) + Thaåm ñònh (Appraisal) + Löïa choïn (Selection) + Baét ñaàu trieån khai PM4.doc 2 G.V. Cao Haøo Thi Keát thuùc Ñieåm keát thuùc Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Trieån khai (Implementation phase) + Hoaïch ñònh (Planning) + Laäp tieán ñoä (Scheduling) + Toå chöùc coâng vieäc (Organizing) + Giaùm saùt (Monitoring) + Kieåm soaùt (Controlling) Keát thuùc (Termination phase) + Chuyeån giao (Handover) + Ñaùnh giaù (Evaluation) Chu kyø hoaït ñoäng döï aùn xaûy ra theo tieán trình chaäm - nhanh – chaäm Noã löïc thöïc hieän döï aùn trong caùc giai ñoaïn cuõng khaùc nhau Möùc noã löïc cuûa DA (Level of Effort) Ñænh (Peak) Khaùi nieäm Löïa choïn HÑ, laäp tieán ñoä, giaùm saùt, kieåm soaùt Ñaùnh giaù Thôøi gian Coù nhöõng döï aùn khoâng toàn taïi qua giai ñoaïn khaùi nieäm vaø ñònh nghóa. Coù nhöõng döï aùn khi gaàn keát thuùc seõ chuyeån sang döï aùn môùi neân noã löïc cuûa döï aùn ôû giai ñoaïn cuoái seõ khoâng baèng khoâng. Chi phí cuûa döï aùn (Cost of project) PM4.doc 3 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Chi phí cuûa DA Thôøi gian ÔÛ giai ñoaïn khôûi ñaàu ---> chi phí thaáp ÔÛ giai ñoaïn trieån khai ---> chi phí taêng Caøng veà sau thì chi phí caøng taêng + Vieäc ruùt ngaén tieán ñoä laøm chi phí taêng leân raát nhieàu. + Theo thôøi gian tính chaát baát ñònh cuûa chi phí seõ taêng daàn leân c. Moãi döï aùn ñeàu söû duïng nguoàn löïc vaø nguoàn löïc naøy bò haïn cheá . Nguoàn löïc goàm: nhaân löïc, nguyeân vaät lieäu, ngaân saùch. Theá giôùi cuûa döï aùn laø theá giôùi cuûa caùc maâu thuaãn. Baát kyø moät döï aùn naøo cuõng toàn taïi trong moät theá giôùi ñaày maâu thuaãn (The World of Conflicts) Maâu thuaãn ôû ñaâu ra? + Giöõa caùc boä phaän trong döï aùn + Giöõa caùc döï aùn trong toå chöùc meï + Giöõa döï aùn vaø khaùch haøng d. Moãi döï aùn ñeàu mang tính ñoäc ñaùo (Unique) ñoái vôùi muïc tieâu vaø vieäc phöông thöùc thöïc hieän döï aùn. Khoâng coù söï laëp laïi hoaøn toaøn giöõa caùc döï aùn. 1.2 Söï khaùc bieät giöõa chöông trình, döï aùn vaø nhieäm vuï Chöông trình (Program) laø moät keá hoaïch daøi haïn bao goàm nhieàu döï aùn. Ñoâi khi veà maët thuaät ngöõ, chöông trình ñöôïc duøng ñoàng nghóa vôùi döï aùn. Döï aùn (Project) laø moät quaù trình goàm caùc coâng taùc, nhieäm vuï coù lieân quan vôùi nhau, ñöôïc thöïc hieän nhaèm ñaït ñöôïc muïc tieâu ñaõ ñeà ra trong ñieàu kieän raøng buoäc veà thôøi gian, nguoàn löïc vaø ngaân saùch. PM4.doc 4 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Nhieäm vuï (Task) laø noã löïc ngaén haïn trong vaøi tuaàn hoaëc vaøi thaùng ñöôïc thöïc hieän bôûi moät toå chöùc naøo ñoù, ñoàng thôøi toå chöùc naøy coù theå keát hôïp vôùi caùc nhieäm vuï khaùc ñeå thöïc hieän döï aùn. Heä thoáng (System) Chöông trình 1 Chöông trình 2 Döï aùn 1 Döï aùn 2 Chöông trình i Döï aùn i Nhieäm vuï 1 Nhieäm vuï 2 Döï aùn n (Project) Nhieäm vuï i Chöông trình n 1.3 Söï khaùc bieät giöõa döï aùn vaø phoøng ban chöùc naêng Döï aùn 1. Coù chu kyø hoaït ñoäng roõ raøng 2. Thôøi ñieåm baét ñaàu vaø keát thuùc theo ngaøy lòch 3. Döï aùn coù theå keát thuùc ñoät ngoät khi khoâng ñaït muïc tieâu 4. Do tính ñoäc ñaùo cuûa döï aùn, coâng vieäc khoâng bò laëp laïi 5. Noã löïc toång hôïp ñöôïc hoaøn thaønh trong raøng buoäc veà thôøi gian vaø nguoàn löïc 6. Vieäc döï baùo thôøi gian hoaøn thaønh vaø chi phí gaëp khoù khaên 7. Lieân quan ñeán nhieàu kyõ naêng vaø kyû luaät trong nhieàu toå chöùc vaø thay ñoåi theo giai ñoaïn döï aùn 8. Tyû leä vaø loaïi chi phí thay ñoåi lieân tuïc 9. Baûn chaát naêng ñoäng 1.4 Caùc loaïi döï aùn a. Döï aùn hôïp ñoàng (Contractual project) PM4.doc 5 G.V. Cao Haøo Thi Phoøng ban chöùc naêng 1. Toàn taïi laâu daøi, töø naêm naøy sang naêm khaùc 2. Khoâng coù ñaëc ñieåm cuï theå lieân quan ñeán ngaøy lòch (ngoaïi tröø ngaân saùch taøi chính haøng naêm) 3. Toàn taïi lieân tuïc 4. Thöïc hieän caùc coâng vieäc vaø chöùc naêng ñaõ bieát 5. Coâng vieäc toái ña ñöôïc thöïc hieän vôùi ngaân saùch saøn / traàn haøng naêm (ceiling budget) 6. Töông ñoái ñôn giaûn 7. Chæ lieân quan ñeán moät vaøi kyõ naêng vaø kyû luaät trong moät toå chöùc 8. Töông ñoái oån ñònh 9. Baûn chaát oån ñònh - Saûn xuaát saûn phaåm Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn - Dòch vuï b. Döï aùn nghieân cöùu vaø phaùt trieån (R & D Project) c. Döï aùn xaây döïng (Contruction Project) d. Döï aùn heä thoáng thoâng tin (Information System Project) e. Döï aùn ñaøo taïo vaø quaûn lyù (Management & Trainning Project) f. Döï aùn baûo döôõng lôùn (Major Maintenance Project) g. Döï aùn vieän trôï phaùt trieån / phuùc lôïi coâng coäng (Public / Welfare / Development Project) 2. GIÔÙI THIEÄU VEÀ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN 2.1. Quaûn lyù döï aùn (Project Management) Quaûn lyù döï aùn laø moät quaù trình hoaïch ñònh (Planning), toå chöùc (Organizing), laõnh ñaïo (Leading/Directing) vaø kieåm tra (Controlling) caùc coâng vieäc vaø nguoàn löïc ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu ñaõ ñònh. 2.2. Caùc tieâu chuaån ñaùnh giaù vieäc quaûn lyù döï aùn Thaønh quaû Yeâu caàu veà thaønh quaû Muïc tieâu Chi phí Ngaân saùch cho pheùp Thôøi haïn quy ñònh Thôøi gian Moät döï aùn thaønh coâng coù caùc ñaëc ñieåm sau : - Hoaøn thaønh trong thôøi haïn quy ñònh (Within Time) - Hoaøn thaønh trong chi phí cho pheùp (Within Cost) - Ñaït ñöôïc thaønh quaû mong muoán (Design Performance) - Söû duïng nguoàn löïc ñöôïc giao moät caùch : + Hieäu quaû (Effective) PM4.doc 6 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn + Höõu hieäu (Efficiency) 2.3. Nhöõng trôû löïc trong quaûn lyù döï aùn (Obstacles in Project Management) - Ñoä phöùc taïp cuûa döï aùn - Yeâu caàu ñaëc bieät cuûa khaùch haøng - Caáu truùc laïi toå chöùc - Ruûi ro trong döï aùn - Thay ñoåi coâng ngheä - Keá hoaïch vaø giaù caû coá ñònh 2.4. Caùc chöùc naêng quaûn lyù döï aùn a. Chöùc naêng hoaïch ñònh ---> Xaùc ñònh caùi gì caàn phaûi laøm ? - Xaùc ñònh muïc tieâu - Ñònh phöông höôùng chieán löôïc - Hình thaønh coâng cuï ñeå ñaït ñeán muïc tieâu trong giôùi haïn veà nguoàn löïc vaø phaûi phuø hôïp vôùi moâi tröôøng hoaït ñoäng. b. Chöùc naêng toå chöùc ---> Quyeát ñònh coâng vieäc ñöôïc tieán haønh nhö theá naøo ? ---> Laø caùch thöùc huy ñoäng vaø saép xeáp caùc nguoàn löïc moät caùch hôïp lyù ñeå thöïc hieän keá hoaïch - Laøm vieäc gì ? - Ai laøm ? - Phoái hôïp coâng vieäc ra sao ? - Ai baùo caùo cho ai ? - Choã naøo caàn ra quyeát ñònh ? (Cuï theå hoùa ra sô ñoà toå chöùc) c. Chöùc naêng laõnh ñaïo - Ñoäng vieân, höôùng daãn phoái hôïp nhaân vieân. - Choïn löïa moät keânh thoâng tin hieäu quaû. - Xöû lyù caùc maâu thuaãn trong toå chöùc. PM4.doc 7 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn ---> Nhaèm ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñaõ ñeà ra cuûa toå chöùc. d. Chöùc naêng kieåm soaùt Nhaèm ñaûm baûo caùc hoaït ñoäng ñöôïc thöïc hieän theo keá hoaïch vaø höôùng ñeán muïc tieâu. Kieåm soaùt = Giaùm saùt + So saùnh + Söûa sai. 3. GIÔÙI THIEÄU VEÀ NHAØ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN (PROJECT MANAGER - PM) PM : Laø ngöôøi chòu traùch nhieäm trong vieäc QLDA 3.1. Vai troø vaø traùch nhieäm cuûa nhaø QLDA (PM/s Role & Responsibility) a. Vò trí cuûa nhaø QLDA trong boái caûnh chung cuûa döï aùn Parent Organization (Toå chöùc Meï) Client/Beneficiary (Ngöôøi höôûng thuï töø DA) Project Team (Toå Döï aùn) PM soáng trong moät theá giôùi ñaày maâu thuaãn: • Caùc döï aùn caïnh tranh veà nguoàn löïc PM4.doc 8 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn • • • Maâu thuaãn giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn Khaùch haøng muoán thay ñoåi yeâu caàu Caùc nhaø quaûn lyù cuûa toå chöùc “Meï” muoán giaûm chi phí ---> Ngöôøi quaûn lyù gioûi seõ phaûi giaûi quyeát nhieàu maâu thuaãn naøy b. Vai troø cuûa nhaø quaûn lyù döï aùn • Quaûn lyù caùc moái quan heä giöõa ngöôøi vaø ngöôøi trong caùc toå chöùc cuûa DA • Phaûi duy trì söï caân baèng giöõa chöùc naêng : - Quaûn lyù döï aùn - Kyõ thuaät cuûa döï aùn • Ñöông ñaàu vôùi ruûi ro trong quaù trình QLDA • Toàn taïi vôùi ñieàu kieän raøng buoäc cuûa döï aùn ---> PM phaûi laäp keá hoaïch, toå chöùc, laõnh ñaïo vaø kieåm tra. Vai troø cuûa nhaø quaûn lyù chöùc naêng (Functional Manager) • Laøm theá naøo ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï (How) • Nhieäm vuï ñöôïc hoaøn thaønh ôû ñaâu ? (Where) ---> Nhaø quaûn lyù chöùc naêng seõ cung caáp ñaày ñuû nguoàn löïc ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu ñaõ ñeà ra trong ñieàu kieän giôùi haïn cuûa döï aùn c. Traùch nhieäm cuûa nhaø QLDA. Cost Relations Time Quality PM phaûi giaûi quyeát ñöôïc moái lieân heä giöõa 3 yeáu toá : Chi phí, Thôøi gian vaø Chaát löôïng 3.2. Caùc kyõ naêng vaø phaåm chaát cuûa PM a. Caùc kyõ naêng (Required Skills) PM4.doc 9 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Kyõ naêng quaûn lyù thôøi gian & laäp tieán ñoä Kyõ naêng laäp ngaân saùch Kyõ naêng kyõ thuaät Kyõ naêng laõnh ñaïo Kyõ naêng tieáp thò vaø kyù hôïp ñoàng vôùi khaùch haøng Kyõ naêng thöông löôïng Kyõ naêng quan heä con ngöôøi vaø quaûn lyù nguoàn löïc Kyõ naêng truyeàn ñaït b. Phaåm chaát cuûa nhaø QLDA • • • • Thaät thaø vaø chính tröïc (Honesty & Integrity) Khaû naêng ra quyeát ñònh (Decision Making Ability) Hieåu bieát caùc vaán ñeà veà con ngöôøi (Understanding of Personal Problem) Tính chaát linh hoaït, ña naêng, nhieàu taøi (Versatility) c. Choïn löïa PM : • Generalist > Specialist Bieát toång quaùt > chuyeân saâu • Synthesizer > Analyst Mang ñaàu oùc toång hôïp > mang ñaàu oùc phaân tích • Facilatator > Supervisor Ngöôøi laøm cho moïi vieäc deã daøng ( saün saøng hôïp taùc) > Giaùm saùt Tuøy theo quy moâ cuûa döï aùn maø caùc tính chaát naøy seõ thay ñoåi PM4.doc 10 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Yeâu caàu Kyõ naêng quan heä con ngöôøi Kyõ naêng chuyeân moân / kyõ thuaät Quy moâ döï aùn Caâu hoûi: Ai laø ngöôøi thích hôïp vôùi quaûn lyù döï aùn ? ---> Traû lôøi : By Training, Experience & Educational Background ---> Loaïi ngöôøi + Industrial Engineer + Engineering Manager CHÖÔNG 2 KHÔÛI ÑAÀU DÖÏ AÙN 1. HÌNH THAØNH DÖÏ AÙN (Project Formulation) Moät döï aùn ñöôïc hình thaønh qua caùc giai ñoaïn sau: - Khaùi nieäm, yù töôûng vaø ñònh nghóa döï aùn (Conception, Idea and Defintion of Project)  Ra quyeát ñònh - Nghieân cöùu tieàn khaû thi (Pre-Feasibility Study)  Ra quyeát ñònh - Nghieân cöùu khaû thi (Feasibility Study)  Ra quyeát ñònh - Thieát keá chi tieát (Detail Design)  Ra quyeát ñònh - Thöïc hieän döï aùn (Project Implementation) Vaán ñeà: Taïi sao döï aùn phaûi traûi qua nhieàu giai ñoaïn? PM4.doc 11 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn 1.1 Khaùi nieäm vaø ñònh nghóa döï aùn Trong giai ñoaïn naøy caàn traû lôøi caùc caâu hoûi chuû yeáu sau: - Döï aùn ñaùp öùng nhu caàu gì? - Döï aùn naøy coù phuø hôïp vôùi chuyeân moân vaø chieán löôïc cuûa Coâng ty hay khoâng? Giai ñoaïn naøy coøn ñöôïc goïi laø giai ñoaïn nghieân cöùu cô hoäi ñaàu tö. Neáu vieäc traû lôøi caùc caâu hoûi naøy gaëp khoù khaên thì vieäc hình thaønh döï aùn seõ coù theå khoâng khaû thi. 1.2 Nghieân cöùu tieàn khaû thi - Muïc tieâu laø nghieân cöùu trieån voïng chung cuûa döï aùn Duy trì chaát löôïng thoâng tin chung cho moïi bieán soá Söû duïng thoâng tin thöù caáp Thoâng tin thieân leäch (giaù trò max, min) thì toát hôn giaù trò trung bình Trong böôùc naøy traû lôøi caùc caâu hoûi: - Döï aùn coù khaû thi veà maët taøi chính, kinh teá, xaõ hoäi khoâng? - Caùc bieán hay chæ tieâu chuû yeáu laø gì? - Nguoàn ruûi ro Trong böôùc naøy caàn tieán haønh caùc phaân tích sau: - Phaân tích thò tröôøng Phaân tích kyõ thuaät Phaân tích nguoàn löïc Phaân tích taøi chaùnh Phaân tích kinh teá Phaân tích xaõ hoäi Phaân tích nhu caàu cô baûn 1.3 Nghieân cöùu khaû thi - Troïng taâm: caûi thieän ñoä chính xaùc cuûa caùc bieán soá chuû yeáu Caùc bieän phaùp haïn cheá ruûi ro phaûi ñöôïc nghieân cöùu chi tieát hôn Trong böôùc naøy traû lôøi caùc caâu hoûi: - Coù khaû thi veà maët taøi chính, kinh teá, xaõ hoäi khoâng? - Möùc ñoä khoâng tin caäy cuûa caùc bieán soá chuû yeáu? - Ra quyeát ñònh thieát keá chi tieát hay khoâng? PM4.doc 12 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn 2. THAÅM ÑÒNH VAØ LÖÏA CHOÏN DÖÏ AÙN 2.1 Caùc phöông phaùp ñònh löôïng Coù hai phöông phaùp: a. Phöông phaùp doøng tieàn teä chieát giaûm (Discounted Cash Flow Method) • Phöông phaùp giaù trò töông ñöông (PW, FW, AW): Ñöa taát caû caùc giaù trò cuûa doøng tieàn teä veà moät thôøi ñieåm naøo ñoù: hieän taïi, töông lai, hoaëc haøng naêm. PW A F P AW F P A FW Tieâu chuaån ñaùnh giaù “Phöông aùn ñaùng giaù” : + Caùc phöông aùn ñoäc laäp: NPV > 0 + Caùc phöông aùn loaïi tröø nhau: NPV  Max (vôùi NPV > 0) • Phöông phaùp suaát thu lôïi (IRR, ERR, ERRR) - IRR (Internal Rate of Return – Suaát thu lôïi noäi taïi) - ERR (External Rate of Return – Suaát thu lôïi ngoaïi lai) - ERRR (Explicit Reinvestment Rate of Return – Suaát thu lôïi taùi ñaàu tö töôøng minh) Tieâu chuaån ñaùnh giaù “Phöông aùn ñaùng giaù” : + Caùc phöông aùn ñoäc laäp: IRR (ERR, ERRR) > MARR + Caùc phöông aùn loaïi tröø nhau: IRR ( ∆ ) ≥ MARR  PA coù voán ñaàu tö lôùn laø ñaùng giaù • Phöông phaùp tyû soá lôïi ích / chi phí (B/C) Tyû soá B/C thöôøng B C Tieâu chuaån ñaùnh giaù “Phöông aùn ñaùng giaù” : PM4.doc 13 G.V. Cao Haøo Thi Tyû soá B/C söûa ñoåi (B – C) Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn + Caùc phöông aùn ñoäc laäp: B / C > 1 + Caùc phöông aùn loaïi tröø nhau: B / C ( ∆ ) > 1  PA coù voán ñaàu tö lôùn laø ñaùng giaù Caùc coâng ty treân theá giôùi thöôøng söû duïng NPV vaø IRR. Nhieàu khi hoï söû duïng caû hai phöông phaùp naøy ñeå ñanh giaù moät döï aùn. Phöông phaùp NPV khaù phöùc taïp bôûi vì vieäc xaùc ñònh MARR raát khoù vaø phöùc taïp, trong khi ñoù phöông phaùp IRR khoâng caàn MARR vaãn coù theå tính ñöôïc IRR. Tuy nhieân khi so saùnh caùc phöông aùn vôùi nhau thì phöông phaùp IRR deã gaây laàm laãn hôn (chaúng haïn, IRR (A) > IRR (B) > 0, khoâng coù nghóa laø phöông aùn A toát hôn phöông aùn B). Ngoaøi ra phöông phaùp IRR coøn coù nhöôïc ñieåm nöõa laø moät baøi toaùn coù theå cho nhieàu nghieäm, do ñoù khoù choïn ñöôïc nghieäm ñuùng. Ñoái vôùi caùc döï aùn coâng ích thì söû duïng phöông phaùp tyû soá B/C. Phöông aùn ñöôïc xem laø ñaùng giaù khi lôïi ích cuûa vieäc ñaàu tö lôùn lôùn hôn chi phí ñaõ boû ra. b. Phöông phaùp coå ñieån • Phöông phaùp thôøi gian buø voán – Tbv : thôøi gian caàn thieát ñeå löôïng tieàn thu ñöôïc buø laïi tieàn ñaàu tö ban ñaàu. (+) (-) Tbv (coù xeùt ñeán suaát chieát khaáu) Tbv (khoâng xeùt ñeán suaát chieát - ) t tính Thôøi gian buø voán khoâng xeùt ñeán khaá suaátuchieá Tbv ∑CF −P + t =0 t =1 - Thôøi gian buø voán coù xeùt ñeán suaát chieát tính Tbv CFt ∑(1 +t ) −P + t =1 Tieâu chuaån ñaùnh giaù “Phöông aùn ñaùng giaù”: Tbv < [Tbv] PM4.doc 14 G.V. Cao Haøo Thi t =0 Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Neáu 2 phöông aùn coù cuøng lôïi ích (muïc tieâu) thì phöông aùn naøo coù T bv nhoû hôn thì phöông aùn ñoù toát hôn. Nghóa laø phaûi löu yù ñeán caùc muïc tieâu, giaû thieát, raøng buoäc khi so saùnh caùc phöông aùn Ví duï: Xeùt 2 döï aùn vôùi caùc soá lieäu sau: DA (A) Naêm CF 0 -1000 1 1100 Naêm CF DA (B) 0 1 -3000 3300 Naêm CF DA (B-A) 0 1 -2000 2200 a. Tính IRR (A), IRR (B). Bieát MARR = 8% b. So saùnh (A) vaø (B) theo IRR vaø NPV c. Neáu MARR = 12% thì choïn döï aùn naøo? Giaûi: a. DA (A): -1000 + 1100 . 1/(1+i) = 0  IRR (A) = 10% DA (B): -3000 + 3300 . 1/(1+i) = 0  IRR (B) = 10% b. Phöông phaùp IRR: (B-A): -2000 + 2200 . 1/(1+i) = 0 Phöông phaùp NPV: NPV (A) = -1000 + 1100 . 1/(1+8%) = 18,5 NPV (B) = -3000 + 3300 . 1/(1+8%) = 55,55  IRR (B - A) = 10% > 8%  Döï aùn B ñaùng giaù  Döï aùn B ñaùng giaù c. MARR = 12%  khoâng döï aùn naøo ñaùng giaù • Phöông phaùp ñieåm hoøa voán 3. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP ÑA MUÏC TIEÂU 3.1 Khaùi nieäm chung - Vieäc ra quyeát ñònh phuï thuoäc vaøo yeáu toá thaùi ñoä cuûa ngöôøi ra quyeát ñònh - Ra quyeát ñònh ña muïc tieâu (RQÑÑMT, Multi Objective Decision Making – MODM): laø quaù trình ra quyeát ñònh ñeå löïa choïn moät trong caùc phöông aùn sao cho trong cuøng moät luùc coù theå thoûa maõn nhieàu muïc tieâu khaùc nhau vôùi möùc ñoä caøng cao caøng toát. (Neáu ta thoûa maõn nhieàu moät tieâu cuøng moät luùc nghóa laø do ta ñaët muïc tieâu quaù thaáp) - MCDM : Multi Criteria Decision Making – Ra quyeát ñòng ña tieâu chí PM4.doc 15 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn - MADM : Multi Attribute Decision Making – Ra quyeát ñònh ña thuoäc tính 3.2. Quaù trình ra quyeát ñònh ña muïc tieâu Böôùc 1: Xaùc ñònh lôøi giaûi toái öu cho moãi muïc tieâu (Individual Solution) + Bieán quyeát ñònh + Haøm muïc tieâu Moâ hình toaùn Lôøi giaûi toái öu + Raøng buoäc Böôùc 2: Phaân tích ña muïc tieâu: goàm 2 böôùc caên baûn 1) Phaùt hieän ra caùc phöông aùn khoâng bò troäi (Non-dominate Alternatives) 2) Löïa choïn phöông aùn baèng MODM 3.3 Caùc phöông phaùp MODM thöôøng duøng: - Phöông phaùp lieät keâ vaø cho ñieåm - Phöông phaùp ra quyeát ñònh ña yeáu toá (MFEP – Multi Factor Evaluation Process) - Phöông phaùp lôïi ích chung (CU - Collective Utility) - Phöông phaùp hieäu quaû – chi phí (Cost – Effective) - Phöông phaùp quy hoaïch thoûa hieäp (Compromise programming) - Phöông phaùp löïa choïn (Electre) 4. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP RA QUYEÁT ÑÒNH ÑA MUÏC TIEÂU 4.1. Moâ hình phaân cöïc  Ñaây thöoøng laø moâ hình ñaàu tieân trongNhanh quaù trình löïa choïn 3 C Reû PM4.doc 16 3 0 Nhieàu 3 B G.V. Cao Haøo Thi 3 Toát Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Nhaän xeùt: - B laø phöông aùn bò troäi  coù theå loaïi ngay töø ñaàu - A vaø C coù nhöõng ñieåm troäi neân chöa theå keát luaän choïn phöông aùn naøo  söû duïng nhöõng phöông phaùp khaùc tieáp theo ñeå löïa choïn phöông aùn toát nhaát - Phöông phaùp naøy söû duïng ít thoâng tin ban ñaàu neân thöôøng söû duïng trong vieäc nhaän ñònh sô boä ban ñaàu 4.2. Phöông phaùp lieät keâ vaø cho ñieåm Ñieåm A B C MT1: Nhanh 3 2 1 X X X Chæ tieâu (Criteria) MT2: Nhieàu MT3: Toát 3 2 1 3 2 1 X X X X X X MT4: Reû 3 2 1 X X X Toång 10 6 8  Choïn phöông aùn A vì A coù soá ñieåm cao nhaát, tuy nhieân ta cuõng nhaän thaáy khoâng phaûi taát caû moïi muïc tieâu cuûa phöông aùn A ñeàu toát nhaát. 4.3. Phöông phaùp ra quyeát ñònh ña yeáu toá (Multi Factor Evaluation Program MFEP) Phæång phaïp MFEP: mäùi yãúu täú quan troüng aính hæåíng âãún quyãút âënh seî âæåüc gaïn mäüt hãû säú noïi lãn táöm quan troüng tæång âäúi giæîa caïc yãúu täú våïi nhau. Sau âoï âaïnh giaï phæång aïn theo caïc hãû säú naìy. PM4.doc 17 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Caïc bæåïc thæûc hiãûn MFEP: Bæåïc 1: Liãût kã táút caí caïc yãúu täú vaì gaïn cho yãúu täú thæï i mäüt troüng säú FWi, 0 10%  NPV < 0 12 11 8 ñoä nhaïy thuoäc loaïi moâ hình moâ taû, keát quaû cuûa moâ hình seõ cung caáp Moâ hình phaân tích 6 lieân quan cho ngöôø NPV theâm thoâng tin coù i ra quyeát ñònh ñeå löïa choïn phöông aùn hoaëc yeâu caàu phaûi toå chöùc theâm veà moät soá tham soá kinh teá naøo ñoù. 0 + PM4.doc 23 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Trong phaân tích ñoä nhaïy caàn ñaùnh giaù ñöôïc bieán soá quan troïng, laø bieán soá coù aûnh höôûng nhieàu ñeán keát quaû vaø söï thay ñoåi cuûa bieán soá coù nhieàu taùc ñoäng ñeán keát quaû. Nhöôïc ñieåm cuûa phaân tích ñoä nhaïy: • Chæ xem xeùt töøng tham soá trong khi keát quaû laïi chòu tac ñoäng cuûa nhieàu tham soá cuøng moät luùc. • Khoâng trình baøy ñöôïc xaùc suaát xuaát hieän cuûa caùc tham soá vaø xaùc suaát xaûy ra cuûa caùc keát quaû. Ghi chuù: Coù theå thöïc hieän phaân tích ñoä nhaïy theo moät tham soá treân EXCEL baèng caùch söû duïng baûng phaân tích moät chieàu vôùi caùc leänh DATA  TABLE. 5.2 Phaân tích ñoä nhaïy theo nhieàu tham soá (Scenario Analysis) - Coøn ñöôïc goïi laø phaân tích caùc tình huoáng (Scenario Analysis). Ñeå xem xeùt khaû naêng coù söï thay ñoåi töông taùc giöõa söï thay ñoåi cuûa caùc tham soá kinh teá, caàn phaûi phaân tích ñoä nhaïy cuûa nhieàu tham soá. Phöông phaùp toång quaùt trong tröôøng hôïp naøy taïo thaønh caùc vuøng chaáp nhaän vaø vuøng baùc boû PW (chi) Vuøng chaáp nhaän PW = 0 Max Vuøng baùc boû Min Min Trong VD veà baùn haøng thì - tröôøng hôïp toát nhaát laø : - tröôøng hôïp xaáu nhaát laø: Max PW (chi) + giaù baùn cao nhaát + giaù mua thaáp nhaát + giaù baùn thaáp nhaát + giaù mua cao nhaát Neáu trong tröôøng hôïp xaáu nhaát maø TIEÀN LÔØI > 0 thì neân thöïc hieän PA Ghi chuù: Coù theå thöïc hieän phaân tích ñoä nhaïy theo hai tham soá treân EXCEL baèng caùch söû duïng baûng phaân tích hai chieàu vôùi caùc leänh DATA  TABLE PM4.doc 24 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn 5.3 Phaân tích ruûi ro (Risk Analysis) a. Phaân tích ruûi ro theo phöông phaùp giaûi tích Phaân tích ruûi ro laø phaân tích moâ taû caùc aûnh höôûng ñoái vôùi ñoä ño hieäu quaû kinh teá cuûa caùc phöông aùn ñaàu tö trong ñieàu kieän ruûi ro. Moâ hình toång quaùt cuûa baøi toaùn phaân tích ruûi ro Giaû söû ta coù m phöông aùn A i (i = 1,m) mang tính loaïi tröø laãn nhau vaø coù n traïng thaùi S j (j = 1,n). Neáu ta choïn phöông aùn Ai vaø traïng thaùi xaûy ra laø Sj thì ta seõ coù moät keát quaû Rij. Trong phaân tích ruûi ro, chuùng ta bieát ñöôïc xaùc suaát ñeå cho caùc traïng thaùi S j xaûy ra laø Pj ; coøn trong ñieàu kieän baát ñònh chuùng ta khoâng xaùc ñònh ñöôïc Pj. Moâ hình toång quaùt cuûa baøi toaùn phaân tích ruûi ro Traïng thaùi Sj Phöông aùn Ai A1 A2 … Ai … Am Xaùc suaát cuûa caùc traïng thaùi Pj S1 S2 … Sj … Sn R11 R21 … Ri1 … Rm1 P1 R12 … … … … … P2 … … … … … … … R1j … … Rij … … … … … … … … R1n … … Rin … Rmn Pn Pj b. Phaân tích ruûi ro theo phöông phaùp moâ phoûng MONTE - CARLO Moâ phoûng MONTE – CARLO, coøn goïi laø phöông phaùp thöû nghieäm thoáng keâ (Method of Statistics) laø moät phöông phaùp phaân tích moâ taû caùc hieän töôïng coù chöùa yeáu toá ngaãu nhieân (nhö ruûi ro trong döï aùn) nhaèm tìm ra lôøi giaûi gaàn ñuùng. Moâ phoûng ñöôïc söû duïng trong phaân tích ruûi ro khi vieäc tính toaùn baèng caùch giaûi tích quaù phöùc taïp, thaäm chí khoâng thöïc hieän ñöôïc – chaúng haïn: chuoãi CF laø moät toå hôïp phöùc taïp PM4.doc 25 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn cuûa nhieàu tham soá coù tính chaát ngaãu nhieân phaûi öôùc tính qua döï baùo nhö: soá löôïng baùn, giaù baùn, tuoåi thoï, chi phí vaän haønh, … Vì vaäy vieäc öôùc löôïng phaân phoái xaùc suaát cuûa chuoãi doøng tieàn teä raát khoù khaên, nhaát laø khi caùc bieán ngaãu nhieân ñoù laïi töông quan vôùi nhau. Trong tröôøng hôïp naøy, söû duïng phöông phaùp moâ phoûng seõ ñôn giaûn hôn nhieàu. Thöïc chaát cuûa moâ phoûng MONTE CARLO laø laáy moät caùch ngaãu nhieân caùc giaù trò coù theå coù cuûa caùc bieán ngaãu nhieân ôû ñaàu vaøo vaø tính ra moät keát quaû thöïc nghieäm cuûa ñaïi löôïng caàn phaân tích. Quaù trình ñoù laëp laïi nhieàu laàn ñeå coù moät taäp hôïp ñuû lôùn caùc keát quaû thöû nghieäm. Tính toaùn thoáng keâ caùc keát quaû ñoù ñeå coù caùc ñaëc tröng thoáng keâ caàn thieát cuûa keát quaû caàn phaân tích (E, Cv). CHÖÔNG 3 TOÅ CHÖÙC DÖÏ AÙN 1. CAÁU TRUÙC TOÅ CHÖÙC 1.1 Caùc khaùi nieäm veà toå chöùc vaø caáu truùc toå chöùc a) Toå chöùc vaø caáu truùc toå chöùc - Toå chöùc laø moät nhoùm ngöôøi ñöôïc saép xeáp theo moät traät töï nhaát ñònh ñeå coù theå cuøng phoái hôïp hoaït ñoäng vôùi nhau ñeå ñaït ñeán muïc tieâu cuûa toå chöùc. - Caáu truùc toå chöùc laø moät kieåu maãu ñöôïc ñaët ra ñeå phoái hôïp hoaït ñoäng giöõa caùc ngöôøi trong toå chöùc. b) Khoâng coù toå chöùc toát hay xaáu maø chæ coù toå chöùc thích hôïp hay khoâng thích hôïp (No such thing as good or bad orginization, there are only appropriate or inappropriate ones) c) Trong moãi caáu truùc toå chöùc, moãi thaønh vieân phaûi ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng veà + quyeàn haïn ---> the authority = the power + boån phaän ---> the responsibility = the obligation PM4.doc 26 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn ---> Traùch nhieäm = quyeàn haïn + boån phaän (Accountability = Authority + Responsibility) 1.2 Caùc loaïi caáu truùc toå chöùc Coù 3 loaïi : + Caáu truùc chöùc naêng + Caáu truùc döï aùn + Caáu truùc ma traän a. Caáu truùc chöùc naêng Döï aùn ñöôïc chia ra laøm nhieàu phaàn vaø ñöôïc phaân coâng tôùi caùc boä phaän chöùc naêng hoaëc caùc nhoùm trong boä phaän chöùc naêng thích hôïp. Döï aùn seõ ñöôïc toång hôïp bôûi nhaø quaûn lyù chöùc naêng caáp cao. Öu ñieåm: - Söû duïng hieäu quaû caùc kinh nghieäm vaø caùc phöông tieän chung - Cô caáu toå chöùc cho hoaïnh ñònh vaø kieåm soaùt - Taát caû caùc hoaït ñoäng ñeàu coù lôïi töø nhöõng coâng ngheä hieän ñaïi nhaát - Tieân lieäu tröôùc nhöõng hoaït ñoäng trong töông lai ñeå phaân boå nguoàn löïc - Söû duïng hieäu quaû caùc yeáu toá saûn xuaát - OÅn ñònh vaø phaùt trieån ngheà nghieäp laâu daøi cho nhaân vieân - Phuø hôïp cho loaïi hình saûn xuaát ñaïi traø Nhöôïc ñieåm: - Khoâng coù quyeàn löïc döï aùn taäp trung  khoâng coù ai coù traùch nhieäm cho döï aùn toång theå. - Ít hoaëc khoâng coù hoaïch ñònh vaø vieát baùo caùo döï aùn - Ít quan taâm ñeán yeâu caàu cuûa khaùch haøng - Vieäc thoâng tin lieân laïc giöõa caùc chöùc naêng gaëp khoù khaên - Khoù toång hôïp caùc nhieäm vuï ña chöùc naêng - Coù khuynh höôùng quyeát ñònh theo nhöõng nhoùm chöùc naêng coù öu theá nhaát Chuû tòch / Giaùm ñoác Phoù GÑ Taøi chính PM4.doc 27 Phoù GÑ Marketing G.V. Cao Haøo Thi Phoù GÑ Saûn xuaát Phoù GÑ Kyõ thuaät Döï aùn 1 Döï aùn 1 Döï aùn n Döï aùn n Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn b. Caáu truùc döï aùn Moät nhaø quaûn lyù phaûi chòu traùch nhieäm quaûn lyù moät nhoùm / toå goàm nhöõng thaønh vieân noøng coát ñöôïc choïn töø nhöõng boä phaän chöùc naêng khaùc nhau treân cô sôû laøm vieäc toaøn phaàn (fulltime). Caùc nhaø quaûn lyù chöùc naêng khoâng coù söï tham gia chính thöùc. Öu ñieåm: - Coù söï kieåm soaùt chaët cheõ do coù quyeàn löïc döï aùn - Thôøi gian xuùc tieán döï aùn nhanh choùng - Khuyeán khích söï caân ñoái veà thaønh quaû, thôøi gian bieåu vaø chi phí - Taïo söï trung thaønh cuûa caùc thaønh vieân trong döï aùn - Coù moái quan heä toát vôùi caùc ñôn vò khaùc - Quan taâm ñeán yeâu caàu cuûa khaùch haøng Nhöôïc ñieåm: - Söû duïng nguoàn löïc khoâng hieäu quaû - Khoâng chuaån bò nhöõng coâng vieäc trong töông lai - Ít coù cô hoäi trao ñoåi kyõ thuaät giöõa caùc döï aùn - Ít oån ñònh ngheà nghieäp cho nhöõng thaønh vieân tham gia döï aùn - Khoù khaên trong vieäc caân ñoái coâng vieäc khi döï aùn ôû giai ñoaïn baét ñaàu vaø keát thuùc. Chuû tòch / Giaùm ñoác Caùc phoøng ban chöùc naêng: Taøi chính, Marketing, ... Phoù GÑ Quaûn lyù Döï aùn GÑ Döï aùn 1 PM4.doc 28 G.V. Cao Haøo Thi GÑ Döï aùn 2 Taøi chính Taøi chính Kyõ thuaät Kyõ thuaät Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn c. Caáu truùc ma traän Caáu truùc naøy laø söï keát hôïp cuûa hai daïng caáu truùc chöùc naêng vaø döï aùn. Öu ñieåm: - Söû duïng hieäu quaû nguoàn löïc - Toång hôïp döï aùn toát - Luoàng thoâng tin ñöôïc caûi thieän - Ñaùp öùng söï thích nghi nhanh choùng - Duy trì kyû luaät laøm vieäc toát - Ñoäng löïc vaø cam keát ñöôïc caûi thieän Nhöôïc ñieåm: - Söï tranh chaáp veà quyeàn löïc - Gia taêng caùc maâu thuaãn - Thôøi gian phaûn öùng laïi chaäm chaïp - Khoù khaên trong giaùm saùt vaø kieåm soaùt - Quaûn lyù phí taêng cao - Traûi qua nhieàu caêng thaúng (stress) Chuû tòch / Giaùm ñoác Phoù GÑ Taøi chính Phoù GÑ Marketing Phoù GÑ Saûn xuaát Phoù GÑ Kyõ thuaät Phoù GÑ QL döï aùn Döï aùn 1 PM4.doc 29 G.V. Cao Haøo Thi Döï aùn 2 Döï aùn 3 Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn 2. XAÂY DÖÏNG VAØ QUAÛN LYÙ LAØM VIEÄC THEO NHOÙM (TEAM WORK) 2.1 Söï laøm vieäc theo nhoùm coù hieäu quaû a. Theá naøo laø laøm vieäc theo nhoùm - Laøm vieäc theo nhoùm (Team work) laø caùc caù nhaân cuøng laøm vieäc vôùi nhau ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï moät caùch toát hôn laø khi hoï laøm vieäc rieâng reõ. Hieäu quaû toång hôïp (Synergy): Theo lyù thuyeát heä thoáng: Toái öu toång theå > toång caùc toái öu cuïc boä b. Söï laøm vieäc theo nhoùm coù hieäu quaû • Coù 3 thaønh phaàn laøm vieäc theo nhoùm coù hieäu quaû: - Kyõ naêng cuûa caùc thaønh vieân trong nhoùm - Caáu truùc toå chöùc - Kieåu quaûn lyù • 3 yeáu toá ñeå xaây döïng nhoùm: - Choïn ñuùng vieäc phoái hôïp caùc ngöôøi trong nhoùm - Toå chöùc nhoùm hoaøn thaønh nhieäm vuï - Choïn ñuùng kieåu laõnh ñaïo c. Caùc phaåm chaát ngheà nghieäp cuûa moät thaønh vieân trong nhoùm - Quan taâm vaø chòu traùch nhieäm cuûa coâng vieäc - Chòu söï kích thích cuûa moâi tröôøng laøm vieäc - Caàu tieán trong ngheà nghieäp - Laõnh ñaïo toång quan + Kyõ naêng kyõ thuaät PM4.doc 30 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn + Kyõ naêng xöû lyù thoâng tin + Kyõ naêng giao tieáp hieäu quaû + Kyõ naêng ra quyeát ñònh d. Lôïi ích cuûa laøm vieäc theo nhoùm - Naâng cao ñöôïc thaønh quaû - Xaây döïng ñöôïc hieäu quaû toång hôïp - Naâng cao ñöôïc khaû naêng saùng taïo - Laøm giaûm bôùt ñöôïc caêng thaúng vaø caùc maâu thuaãn - Giaûi quyeát vaán ñeà moät caùch hieäu quaû - Naâng cao ñöôïc yeáu toá ñaïo ñöùc, tinh thaàn, söï quan taâm vaø söï tin töôûng laãn nhau (khi laøm vieäc chung thì môùi hieåu ñöôïc coâng vieäc vaø thoâng caûm laãn nhau) - Ñöông ñaàu vôùi thöû thaùch e. Caùc khoù khaên cuûa laøm vieäc theo nhoùm - Toán thôøi gian vaø toán coâng söùc - Ra quyeát ñònh chaäm - Daãn ñeán xu höôùng nhoùm taùch rôøi khoûi toå chöùc “Meï” - Hình thaønh beø phaùi (factionalism) f. Giao tieáp hieäu quaû laø yeáu toá chuû yeáu cuûa vieäc xaây döïng nhoùm - Bieát laéng nghe + Thaùi ñoä: quan taâm, chuù yù, toân troïng. + Daùng ñieäu: nghe baèng maét, khoâng caét ngang lôøi noùi ngöôøi khaùc. + Taäp trung: noäi dung, caûm xuùc - Giaûi quyeát maâu thuaãn (Confict Resolution) Quan ñieåm cuõ - Tìm caùch traùnh maâu thuaãn Maâu thuaãn laø do sai laàm cuûa quaûn lyù Maâu thuaãn laø moät daáu hieäu xaáu Maâu thuaãn caàn phaûi ñöôïc loaïi boû Quan ñieåm môùi - g. Caùc ñieàu kieän ñeå nhoùm laøm vieäc coù hieäu quaû PM4.doc 31 G.V. Cao Haøo Thi Khoâng theå traùch ñöôïc maâu thuaãn  caàn phaûi ñöông ñaàu vôùi maâu thuaãn Maâu thuaãn laø do nhieàu nguyeân nhaân khaùc nhau Maâu thuaãn coù theå xaáu, coù theå toát Maâu thuaãn caàn phaûi ñöôïc quaûn lyù vaø kieåm soaùt Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn - - Thôøi gian: moïi thaønh vieân trong nhoùm ñeàu phaûi cam keát daønh thôøi gian ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï (neáu moïi ngöôøi ñeàu coù tö töông luoân daønh khoù khaên veà phía mình thì nhieäm vuï deã daøng thaønh coâng) Tình caûm (Feeling): moïi thaønh vieân trong nhoùm phaûi quan taâm tôùi muïc tieâu, caáu truùc coâng vieäc, töông lai vaø con ngöôøi trong nhoùm Taäp trung: Taát caû caùc thaønh vieân trong nhoùm phaûi bieát vaán ñeà (issue) cuûa nhoùm vaø trong ñaàu moãi thaønh vieân phaûi coù thöù töï caùc öu tieân cuûa nhoùm 2.2 Caùc thaát baïi cuûa laøm vieäc theo nhoùm - Maâu thuaãn noäi boä (maâu thuaãn khoâng giaûi quyeát ñöôïc) - Caùc thaønh vieân ñeàu lo laéng vaø naûn loøng (coù taâm traïng muoán thoaùt ra khoûi nhoùm) - Caùc quyeát ñònh tuøy tieän ñöôïc ra bôûi moät ngöôøi hay moät soá ngöôøi khoâng coù söï chaáp nhaän cuûa nhöõng ngöôøi khaùc. 2.3 Xaây döïng nhoùm a. Caùc vaán ñeà caàn quan taâm - Thoâng tin hieäu quaû giöõa caùc thaønh vieân trong nhoùm - Caùch giaûi quyeát vaán ñeà hieäu quaû - Caùch giaûi quyeát maâu thuaãn - Tính saùng taïo trong nhoùm - Khoâng khí laøm vieäc tin caäy vaø hoã trôï - Phaûi roõ ñöôïc muïc tieâu cuûa nhoùm vaø vai troø cuûa caùc thaønh vieân trong nhoùm b. Caùc bieän phaùp toång quaùt - Moïi vieäc phaûi ñöôïc hoaïch ñònh vaø thöïc hieän caån thaän. Nhöõng vaán ñeà khoâng roõ thì neân nhôø tö vaán / chuyeân vieân - Thu thaäp thoâng tin ñaày ñuû - Phaûi coù quaù trình töï ñaùnh giaù c. Ñieàu kieän ñeå thaønh coâng - Ñöôïc söï hoã trôï töø caùc nhaø quaûn lyù - Söï töï nguyeän tham gia cuûa caùc thaønh vieân trong nhoùm 3. LAÕNH ÑAÏO (Leadership) 3.1. Laõnh ñaïo vaø caùc nguoàn goác cuûa quyeàn löïc - Laõnh ñaïo: Laø haønh ñoäng ñoäng vieân hay cöôõng eùp ngöôøi khaùc hoaøn thaønh moät nhieäm vuï cuï theå ñeå ñaït tôùi muïc tieâu cuûa toå chöùc. - Quyeàn löïc: laø khaû naêng cuûa moät ngöôøi naøy aûnh höôûng tôùi haønh vi cuûa moät ngöôøi khaùc. - Nguoàn goác quyeàn löïc: + Quyeàn löïc chính thöùc PM4.doc 32 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn + Quyeàn löïc do söï töôûng thöôûng + Quyeàn löïc do cöôõng böùc (hình phaït) + Quyeàn löïc chuyeân moân + Quyeàn löïc toân phuïc (uy tín) Ngoaøi ra trong thöïc teá coøn coù caùc loaïi quyeàn löïc khaùc: + Thoâng tin + Thuyeát phuïc + Lieân keát (moái quen bieát vôùi ngöôøi coù quyeàn löïc lôùn) 3.2. Lyù thuyeát laõnh ñaïo Coù 3 quan ñieåm: - Coå ñieån - Haønh vi - Phuø hôïp a. Lyù thuyeát laõnh ñaïo theo coå ñieån: ngöôøi laõnh ñaïo sinh ra laø coù vai troø laõnh ñaïo - Tính caùnh laõnh ñaïo > < khoâng coù tính caùch laõnh ñaïo - Tính caùnh laõnh ñaïo coù hieäu quaû > < tính caùch laõnh ñaïo khoâng hieäu quaû b. Lyù thuyeát laõnh ñaïo theo haønh vi: muoán laøm laõnh ñaïo thì phaûi huaán luyeän - Caùc nhieäm vuï cuûa nhaø laõnh ñaïo - Kieåu laõnh ñaïo a. Lyù thuyeát laõnh ñaïo theo söï phuø hôïp : Vieäc laõnh ñaïo hieäu quaû tuøy thuoäc vaøo caùc yeáu toá cuûa moâi tröôøng - Tính caùch, kinh nghieäm cuûa ngöôøi laõnh ñaïo vaø cuûa nhaân vieân - Caáu truùc cuûa nhieäm vuï caàn ñöôïc thöïc hieän (caáu truùc toát hay caáu truùc keùm) - Vò trí coâng taùc cuûa ngöôøi laõnh ñaïo 3.3. Caùc kieåu laõnh ñaïo Quan taâm ñeán con ngöôøi D C B PM4.doc 33 A G.V. Cao Haøo Thi D Quan taâm ñeán coâng vieäc Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Caùc kieåu laõnh ñaïo: - Quan taâm ñeán coâng vieäc (Task-oriented): Quan taâm nhieàu ñeán muïc tieâu cuûa coâng vieäc vaø coù xu höôùng daãn tôùi caùch cö xöû chuyeân quyeàn, ñoäc taøi - Quan taâm ñeán con ngöôøi (People relation-oriented): Quan taâm nhieàu hôn yeáu toá con ngöôøi vaø laø kieåu laõnh ñaïo daân chuû. Ñoäc taøi (taäp trung Möùc ñoä tham gia cuûa caáp quyeàn löïc)laõnh ñaïo trong quaù trình ra quyeát ñònh Möùc ñoä tham gia cuûa ngöôøi döôùi quyeàn trong quaù trình ra quyeát ñònh 2.1 Moâ hình V. Vroom Leadership Model (1973) - AI AII CI CII GII Authoritarian (ñoäc ñoaùn, chuyeân quyeàn) Töï do (phaân quyeàn) Taäp trung Consultative Group Phaân quyeàn • AI : Ngöôøi laõnh ñaïo töï ra quyeát ñònh vaø chæ söû duïng nhöõng thoâng tin saün coù trong tay • AII : Ngöôøi laõnh ñaïo tröôùc khi ra quyeát ñònh yeâu caàu thuoäc caáp cung caáp thoâng tin vaø khoâng nhaát thieát phaûi noùi vôùi ngöôøi hoã trôï mình caàn thoâng tin naøy ñeå laøm gì. Sau ñoù ngöôøi laõnh ñaïo seõ töï ra quyeát ñònh • CI : Ngöôøi laõnh ñaïo gaëp gôõ töøng caù nhaân vaø cho hoï bieát roõ muïc tieâu cuûa vieäc caàn hoûi. Sau ñoù ngöôøi laõnh ñaïo töï ra quyeát ñònh vaø quyeát ñònh naøy coù theå bò aûnh höôûng cuûa ngöôøi hoã trôï. PM4.doc 34 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn • CII : Ngöôøi ra quyeát ñònh taäp trung caû nhoùm ñeå hoûi vaø cuõng cho bieát roõ muïc tieâu caàn hoûi. Sau ñoù ngöôøi laõnh ñaïo töï ra quyeát ñònh vaø quyeát ñònh naøy coù theå bò aûnh höôûng cuûa nhöõng ngöôøi hoã trôï. • GII : Ra quyeát ñònh taäp theå. Ba quy taéc ñeå baûo veä chaát löôïng cuûa quyeát ñònh (3 rules to protect decision quality) 1) Quy taéc thoâng tin: Neáu: - chaát löôïng laø quan troïng - nhaø laõnh ñaïo khoâng ñuû thoâng tin Thì: loaïi boû kieåu AI 2) Quy taéc veà phuø hôïp muïc tieâu: - Neáu chaát löôïng laø quan troïng nhöõng ngöôøi nhaân vieân khoâng roõ muïc tieâu cuûa toå chöùc Thì: khoâng neân duøng GII 3) Quy taéc maø vaán ñeà khoâng coù caáu truùc: Neáu - chaát löôïng laø quan troïng - vaán ñeà khoâng coù caáu truùc - ngöôøi laõnh ñaïo khoâng ñuû thoâng tin vaø khoâng bieát laáy thoâng tin ôû ñaâu Thì: AI, AII, CI, CII ñeàu bò loaïi boû Boán quy taéc baûo veä söï chaáp nhaän cuûa quyeát ñònh 1) Quy taéc chaáp nhaän: Neáu - Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát nhaân vieân coù chaáp nhaän thöïc hieän quyeát ñònh naøy hay khoâng - Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát chaéc quyeát ñònh ñoäc ñoaùn cuûa toâi coù ñöôïc nhaân vieân chaáp nhaän hay khoâng PM4.doc 35 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Thì: AI, AII bò loaïi boû 2) Quy taéc maâu thuaãn Neáu - Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát nhaân vieân coù chaáp nhaän thöïc hieän quyeát ñònh naøy hay khoâng - Ngöôøi laõnh ñaïo khoâng bieát chaéc quyeát ñònh ñoäc ñoaùn cuûa toâi coù ñöôïc nhaân vieân chaáp nhaän hay khoâng - Quyeát ñònh ñoù gaây ra maâu thuaãn giöõa caùc nhaân vieân Thì: AI, AII, CI ñeàu bò loaïi boû 3) Quy taéc coâng baèng Neáu - Chaát löôïng laø khoâng quan troïng - Söï chaáp nhaän laø quan troïng Thì: AI, AII, CI, CII ñeàu bò loaïi boû 4) Quy taéc öu tieân chaáp nhaän Neáu - Söï chaáp nhaän laø quan troïng - Khoâng ñaûm baûo ñöôïc quyeát ñònh laø ñoäc ñoaùn hay khoâng - Tin töôûng vaøo nhaân vieân Thì: AI, AII, CI, CII ñeàu bò loaïi boû CHÖÔNG 4 HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN & LAÄP TIEÁN ÑOÄ DÖÏ AÙN (Project Planning and Scheduling) 1. GIÔÙI THIEÄU 1.1 Hoaïch ñònh döï aùn Hoaïch ñònh döï aùn (HÑDA) laø quaù trình saép xeáp vaø quaûn lyù caùc coâng taùc/coâng vieäc nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa döï aùn. PM4.doc 36 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Nghóa laø giaûi quyeát caùc vaán ñeà laäp thôøi gian bieåu cho caùc coâng taùc vaø nguoàn löïc (con ngöôøi, thieát bò, nguyeân vaät lieäu,...) ñeå thöïc hieän döï aùn. Hôn nöõa, noù cuõng laø cô sôû ñeå kieåm soaùt vaø ñaùnh giaù quaù trình thöïc hieän döï aùn. 1.2. Caùc böôùc trong hoaïch ñònh döï aùn: • • • • • • • • Xaùc ñònh muïc tieâu vaø phaïm vi cuûa döï aùn. Tìm kieám thoâng tin Thieát laäp caáu truùc phaân vieäc Thieát laäp baûn baùo caùo cho moãi coâng taùc Thieát laäp sô ñoà traùch nhieäm Öôùc tính thôøi gian, ngaân saùch, nguoàn löïc ñöôïc ñoøi hoûi cho moãi coâng taùc. Ñaùnh giaù - söûa ñoåi Chuaån bò keá hoaïch, ngaân saùch vaø thôøi gian bieåu • Pheâ chuaån. 1.3. Tieâu chuaån ñaùnh giaù vieäc hoaïch ñònh döï aùn thaønh coâng • • • • Noäi dung (Content): Hoaïch ñònh neân ñaày ñuû chi tieát caàn thieát nhöng khoâng neân quaù chi tieát laøm noù trôû neân phöùc taïp. Nghóa laø noäi dung HÑ phaûi roõ raøng, khoâng mô hoà. Coù theå hieåu ñöôïc (Understandability): moïi ngöôøi coù theå deã daøng hieåu ñöôïc muïc tieâu cuûa moãi coâng vieäc vaø thöïc hieän noù nhö theá naøo. Coù theå thay ñoåi ñöôïc (Changeability): Moät hoaïch ñònh döï aùn hieäu quaû laø noù deã daøng thay ñoåi, caäp nhaät vaø söûa ñoåi. Coù theå söû duïng ñöôïc (Usability): HÑ phaûi taïo ñieàu kieän deã daøng cho vieäc kieåm soaùt tieán trình thöïc hieän döï aùn vaø truyeàn ñaït thoâng tin. 1.4. Nhöõng vaán ñeà thöôøng gaëp trong hoaïch ñònh döï aùn (Taïi sao hoaïch ñònh bò thaát baïi) • Muïc tieâu cuûa coâng ty khoâng roõ raøng ôû nhöõng caáp toå chöùc thaáp hôn. • Hoaïch ñònh quaù nhieàu vieäc trong thôøi gian quaù ít. • Öôùc tính veà taøi chính khoâng ñuû. • Hoaïch ñònh döïa treân nhöõng döõ lieäu khoâng ñaày ñuû. • Tieán trình hoaïch ñònh khoâng coù heä thoáng. • Hoaïch ñònh ñöôïc thöïc hieän bôûi nhöõng nhoùm hoaïch ñònh. • Khoâng ai bieát ñöôïc muïc tieâu cuoái cuøng. • Khoâng ai bieát ñöôïc nhöõng yeâu caàu veà nhaân söï. PM4.doc 37 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn • • • • • • Khoâng ai bieát ñöôïc nhöõng moác thôøi gian quan troïng, bao goàm vieäc vieát baùo caùo. Ñaùnh giaù döï aùn döïa treân nhöõng phaùn ñoaùn maø khoâng döïa treân nhöõng tieâu chuaån hoaëc soá lieäu quaù khöù. Khoâng ñuû thôøi gian ñeå coù nhöõng ñaùnh giaù thích hôïp. Khoâng coù ai quan taâm ñeán nguoàn nhaân löïc saün coù vôùi nhöõng kyõ naêng caàn thieát. Moïi ngöôøi laøm vieäc khoâng höôùng tôùi cuøng moät ñaëc tính kyõ thuaät. Moïi ngöôøi thöôøng thay ñoåi thôøi gian thöïc hieän caùc coâng taùc maø khoâng quan taâm ñeán tieán ñoä thöïc hieän chung. 1.5 Moät soá phöông phaùp thöôøng duøng trong hoaïch ñònh döï aùn: Caùc phöông phaùp hoaïch ñònh döï aùn: Hoaïch ñònh döï aùn (HÑDA) theo moác thôøi gian (Milestone Schedule) • HÑDA theo caáu truùc phaân vieäc (Work Break Down Structure) • HÑDA theo sô ñoà Gantt (bieåu ñoà thanh ngang) • HÑDA theo sô ñoà maïng (Network System) Chöông naày seõ trình baøy caùc phöông phaùp hoaïch ñònh döï aùn trong ñoù chuù troïng ñeán sô ñoà maïng • 2. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN 2.1. Hoaïch ñònh döï aùn theo moác thôøi gian Neâu caùc giai ñoaïn hoaëc caùc hoaït ñoäng chính cuûa döï aùn vôùi moác thôøi gian baét ñaàu vaø thôøi gian keát thuùc. Bieåu ñoà moác thôøi gian ñöôïc trình baøy sô löôïc, ñôn giaûn giuùp nhaø quaûn lyù ñoä chung coâncg tieá vieänc thöïc hieän caùc hoaït naém ñöôï ñoäng chính. Coâ ng gian vieäc A Thôøi Naêm 1, 2, 3, 1 ... 11, 12 B C D E PM4.doc 38 G.V. Cao Haøo Thi Naêm 10, 1, 2, 3, 2 ... 11, 12 10, Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn 2.2. Hoaïch ñònh theo caáu truùc phaân vieäc (Work Break Down Structure WBS) Sô ñoà caáu truùc phaân vieäc moâ taû toaøn boä coâng vieäc cuûa döï aùn, phaân coâng coâng vieäc cuï theå theo töøng caáp quaûn lyù, neâu roõ traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng nhoùm coâng taùc ñoàng thôøi ñaùnh giaù thôøi gian vaø chi phí hoaøn thaønh coâng vieäc ñaõ ñeø ra. Cáúu truïc phán viãûc laì mäüt bæåïc quan troüng trong tiãún trçnh hoaûch âënh dæû aïn. WBS laì tiãún trçnh phán chia dæû aïn täøng thãø thaình caïc cäng viãûc nhoí hån vaì cuû thãø hån. Maì nhæng cäng viãî ûc naìy âäüc láûp, coï thãø quaín lyï âæåüc, täøng håüp âæåc vaü ì âo âæåüc. Muûc tiãu cuía phán têch WBS laì nhàòm xaïc âënh caïc cäng viãûc maì noï co thãï âæåø thäng qua viãûc lãn kãú hoaûch, dæû truì ngán saïch, giaïm saït vaì kiãøm soaït. üc nháûn biãút Bieåu ñoà caáu truùc coâng vieäc taïo thuaän lôïi baùo caùo keát quaû cho ban quaûn lyù döï aùn, cho caùc caáp quaûn lyù theo chöùc naêng chuyeân moân vaø qua ñoù ta coù theå naém baét ñöôïc caùc thoâng tin caàn thieát cuûa döï aùn. Caáu truùc phaân vieäc cuõng taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho vieäc xaây döïng sô ñoà maïng sau naày. Caáp 1 Döï aùn Coâng vieäc A Caáp 2 Caáp 3 A1 A2 A3 Coâng vieäc B Coâng vieäc C An Caáp n • • • PM4.doc WBS thöôøng coù caùc ñaëc ñieåm sau: WBS ñöôïc thöïc hieän döïa treân caû yeáu toá chöùc naêng laãn vaät chaát Moät vaøi yeáu toá coâng vieäc chöùc naêng ñieån hình laø söï hoã trôï veà cung öùng, quaûn lyù döï aùn, tieáp thò, kyõ thuaät vaø söï toång hôïp caùc heä thoáng 39 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn • • • Nhöõng yeáu toá vaät chaát laø nhöõng coâng trình kieán truùc, saûn phaåm, thieát bò,..; Chuùng coøn yeâu caàu veà lao ñoäng, nguyeân vaät lieäu, vaø nhöõng nguoàn löïc khaùc ñeå saûn xuaát hoaëc xaây döïng. Nhöõng yeâu caàu veà noäi dung vaø nguoàn löïc cho moät nhieäm vuï laø söï keát hôïp caùc coâng taùc vôùi caùc nguoàn löïc töông öùng vôùi chuùng. Moät WBS thöôøng bao goàm nhöõng yeáu toá coâng vieäc laëp laïi vaø khoâng laëp laïi. 2.3. Hoaïch ñònh döï aùn theo sô ñoà Gantt (sô ñoà thanh ngang) Naêm 1915 Henry Gantt ñaõ ñeà ra phöông phaùp laäp keá hoaïch theo sô ñoà thanh ngang, theo ñoù caùc coâng vieäc cuûa döï aùn vaø thôøi gian thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc bieåu dieãn baèng thanh ngang. Vê duû : Mäüt nhaì maïy theïp âang cäú gàõng traïnh chi phê cho viãûc làõp âàût mäüt thiãút bë kiãøm soaït ä nhiãùm khäng khê. Tuy nhiãn, âã baø ío vãû mäi træåìng âëa phæång caïc cå quan coï chæïc nàng âaî buäüc nhaì maïy naìy phaíi làõp mäüt hãû thäúng loüc khäng khê trong voìng 16 tuáön. Nhaì maïy naìy âaî bë caính caïo ràòng noï seî buäüc phaíi âoïng cæía nãúu thiãt bë naú y khäng âæåìüc làõp âàût trong thåìi haûn cho pheïp. Do âoï, âãø âaím baío sæû hoaût âäüng cuía nhaì may, äng giaï ïm âäc muäún hãúû thäúng loüc naìy phai âæåíüc làõp âàût âuïng haûn vaì thuáûn låüi. Nhæîng cäng taïc cuía dæû aïn làõp âàût thiãút bë loüc khäng khê naìy âæåüc trçnh baìy nhæ sau: Caïc cäng taïc trong dæû aïn làõp âàût thiãút bë loüc khäng khê Thåi gian (tuáì Cäng tac ï A B Mä ta í Cäng tac træåï c ï Xáy dæng bäû pháü n bãn trong û Sæa chæí a maî i vaï Xáy äng gom khoú D Âä bã täng vaø xáy khung ì E Xáy cæa loí chëu nhiãì Làp âàõ t hãû thäû F G PM4.doc 2 saì 3 nì C soaø iï ng kiãú m tï Làp âàõ t thiãû út bë loc khê ü 40 tû G.V. Cao Haøo Thi n) ö A 2 B 4 C 4 C 3 D,E 5 Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn H Kiãm tra vaø thæì nghiãí m û F,G 2 Hçnh 1: Så âäö Gantt cuía dæû aïn (theo triãøn khai såïm) Trãn så âäö ta nháûn tháúy ràòng caïc cäng taïc A-C-E-G-H nàòm trãn âæåìng gàng (âæåìng gàng laì âæåìng daìi nháút, báút cæï sæû cháûm trãù cuía caïc cäng taïc trãn âæåìng gàng âãöu dáùn âãún sæû cháûm trã cuù aí dæ aû ïn). Caïc cäng taïc B-D-F khäng nàòm trãn âæåìng gàng vaì chuïng coï thã dëch chuyãø øn trãn så âäö trong giåïi haûn cho pheïp maì khäng aính hæåíng tåïi thåìi gian hoaìn thaình dæû aïn. Do âoï, ta coï thãø sàõp xãúp caïc cäng taïc naìy theo phæång thæïc triãøn khai såïm hoàûc triãøn khai cháûm. • Triãøn khai såïm cho pheïp caïc cäng tac coï ï thãø bàõt âáöu caìng såïm caìng täút, miãùn laì khäng aính hæåíng âãún caïc cäng taïc træåïc noï. Hçnh 1 mä taí så âäö Gantt theo træång håì üp triãøn khai såïm. • Trong triãøn khai cháûm, caïc cäng taïc coï thãø bàõt âáöu trãù hån maì khäng aính hæåíng tåïi thåìi gian hoaìn thaình dæû aïn (hçnh 2). Âäü chãnh lãûch giæîa thåìi âiãøm bàõt âáöu vaì kãút thuc cuï ía mäüt cäng taïc trong hai så âäö (neït cháúm gaûch) âæåüc goüi laì thåìi gian dæû træî. PM4.doc 41 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Öu ñieåm • Ñôn giaûn, deã nhaän bieát coâng vieäc vaø thôøi gian thöïc hieän caùc coâng vieäc • Thaáy roõ toång thôøi gian thöïc hieän caùc coâng vieäc. Nhöôïc ñieåm • Khoâng theå hieän moái quan heä giöõa caùc coâng vieäc, khoâng ghi roõ qui trình coâng ngheä. Trong tröôøng hôïp döï aùn coù nhieàu coâng vieäc thì nhöôïc ñieåm naày caøng roõ neùt. • Khoâng thaáy roõ vieäc naøo laø chuû yeáu coù tính chaát quyeát ñònh ñoái vôùi toång tieán ñoä thöïc hieän döï aùn ñeå giuùp cho nhaø quaûn lyù taäp trung chæ ñaïo. • Khoâng thuaän tieän khi phaân tích ñaùnh giaù caùc chæ tieâu kinh teá kyõ thuaät cuûa baûn thaân sô ñoà cuûa döï aùn. Vì vaäy ñoái vôùi döï aùn coù qui moâ lôùn ngöôøi ta thöôøng söû duïng sô ñoà maïng. 2.4. Hoaïch ñònh döï aùn theo sô ñoà maïng Sô ñoà maïng laø moät ñoà thò bao goàm toaøn boä khoái löôïng cuûa moät baøi toaùn laäp keá hoaïch, noù aán ñònh moät caùch loâ-gích trình töï kyõ thuaät vaø moái quan heä veà toå chöùc giöõa caùc coâng taùc saûn xuaát, aán ñònh thôøi gian thöïc hieän caùc coâng taùc vaø toái öu hoùa keá hoaïch ñeà ra. Trong quaù trình quaûn lyù vaø thöïc hieän keá hoaïch ta vaãn coù theå ñieàu chænh sô ñoà maïng cho saùt vôùi thöïc teá. Caùc phöông phaùp phaân tích sô ñoà maïng: • Phöông phaùp ñöôøng gaêng CPM (Critical Path Method) Phöông phaùp naày söû duïng moâ hình xaùc ñònh (taát ñònh) theo ñoù thôøi gian hoaøn thaønh moãi coâng vieäc laø haèng soá. • Phöông phaùp toång quan vaø ñaùnh giaù döï aùn PERT (Project Evaluation and Review Techniques) Phöông phaùp naày söû duïng moâ hình xaùc suaát theo ñoù thôøi gian hoaøn thaønh coâng vieäc ñöôïc cho döôùi daïng haøm phaân phoái xaùc suaát. PM4.doc 42 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn 3. PHÖÔNG PHAÙP CPM 3.1. Moät vaøi ñònh nghóa qui öôùc 1 a/ Söï kieän (Event) Söï kieän laø söï keát thuùc cuûa moät hay moät soá coâng taùc, ñeå cho caùc coâng taùc tieáp sau coù theå baét ñaàu ñöôïc. Treân sô ñoà maïng söï kieän ñöôïc bieåu dieãn baèng moät voøng troøn coù ñaùnh soá kyù hieäu cuûa söï kieän. b/ Coâng taùc (coâng vieäc - Activity) Coâng taùc laø hoaït ñoäng saûn xuaát ôû giöõa hai söï kieän. Coâng taùc ñöôïc bieåu dieãn baèng moät muõi teân noái hai söï kieän vaø ñöôïc kyù hieäu baèng caùc soá cuûa hai söï kieän tröôùc vaø sau hoaëc baèng moät maãu töï. Söï kieän xuaát phaùt i Söï kieän keát thuùc j A A j i j i t t YÙ nghóa: coâng taùc A hay coâng taùc ij laø moät hoaït ñoäng saûn xuaát ôû giöõa 2 söï kieän i vaø j. thôøi gian thöïc hieän coâng taùc A laø t. Coù 3 loaïi coâng taùc: • Coâng taùc thöïc: laø hoaït ñoäng saûn xuaát caàn taøi nguyeân (goàm nhaân vaät löïc) vaø thôøi gian. Coâng taùc thöïc ñöôïc bieåu dieãn baèng muõi teân lieàn. • Coâng taùc giaû: (coâng taùc aûo - Dummy): duøng chæ moái lieân heä giöõa caùc coâng taùc, khoâng ñoøi hoûi taøi nguyeân vaø thôøi gian. Coâng taùc giaû ñöôïc bieåu dieãn baèng muõi teân chaám chaám. (hình treân) • Coâng taùc chôø ñôïi: laø coâng taùc khoâng caàn taøi nguyeân maø chæ caàn thôøi gian. Coâng taùc chôø ñôïi ñöôïc bieåu dieãn baèng muõi teân lieàn. 3.2. Nhöõng qui taéc laäp sô ñoà maïng a/ Trong sô ñoà maïng söï kieän ñöôïc ñaùnh soá töø nhoû ñeán lôùn theo höôùng töø traùi qua phaûi vaø töø treân xuoáng döôùi. Moãi söï kieän ñeàu phaûi coù coâng taùc ñeán vaø coâng taùc ñi vaø söï kieän cuoái cuøng chæ coù coâng taùc ñeán. 1 Coù 2 caùch ñeå bieåu dieãn coâng taùc vaø söï kieän: • Trong sô ñoà AOA (Activity On Arc network), coâng taùc ñöôïc bieåu dieãn baèng muõi teân, söï kieän ñöôïc bieåu dieãn baèng nuùt voøng troøn. • Trong sô ñoà AON (Activity On Node network), coâng taùc ñöôïc bieåu dieãn baèng nuùt voøng troøn, söï kieän ñöôïc bieåu dieãn baèng muõi teân. PM4.doc 43 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Ví duï : 17 18 21 19 22 20 Sai vì: Söï kieän 19 khoâng coù coâng taùc ñeán Söï kieän 21 khoâng coù coâng taùc ñi b/ Taát caû caùc coâng taùc trong sô ñoà maïng phaûi höôùng töø traùi sang phaûi khoâng ñöôïc quay trôû laïi söï kieän maø chuùng xuaát phaùt, nghóa laø khoâng ñöôïc laäp thaønh voøng kín. Ví duï : 5 Sai 4 6 7 c/ Nhöõng coâng taùc rieâng bieät khoâng ñöôïc kyù hieäu bôûi cuøng moät soá, nghóa laø khoâng ñöôïc cuøng söï kieän xuaát phaùt vaø söï kieän Coâng taùc giaû 45 4 keát thuùc. Ví duï : A Cho A vaø B laø 2 coâng taùc rieâng bieät. B 3 5 A 3 B 4 Sai vì: Coâng taùc A = Coâng taùc 34 Coâng taùc B = Coâng taùc 34 PM4.doc 44 G.V. Cao Haøo Thi Ñuùng vì: Coâng taùc A = Coâng taùc 34 Coâng taùc B = Coâng taùc 35 Ta coù keát quaû nhö sau: Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn PM4.doc 45 G.V. Cao Haøo Thi d/ Sô ñoà maïng caàn coù daïng ñôn giaûn nhaát, khoâng neân coù quaù nhieàu coâng taùc giao caét Trung nhau.Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Ví duï : 4 2 Söï kieän 1 4 3 tieân ñaàu 2 1 3 Khoâng neân Neân e/ Sô ñoà maïng phaûi phaûn aùnh ñöôïc trình ñoä kyõ thuaät cuûa coâng taùc vaø quan heä kyõ thuaät giöõa chuùng. Ví duï: Laäp sô ñoà maïng cuûa coâng taùc sau: Baøi taäp Laäp sô ñoà maïng cuûa coâng Coâng taùc A B C D E 1 A Coâng taùc ñi tröôùc Khoâng coù Khoâng coù A C B, C C 2 B taùc sau: 1 A < D, E 2A Z = 0 ==> p = 0.50 Treân thöïc teá p = 0.25 - 0.50 (coù nghóa laø D hôi nhoû hôn hoaëc baèng S) Vieäc hoaøn thaønh döï aùn ñöôïc xem laø bình thöôøng vaø döï aùn hoaøn thaønh trong khoaûng thôøi gian töông öùng coù theå chaáp nhaän ñöôïc. Neáu p < 0.25: khoâng bình thöôøng. Neáu p > 0.50: döï aùn hoaøn thaønh treã hôn döï ñònh seõ gaây laõng phí. 52 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Vê duû: Mäüt dæû aïn coï thåìi gian æåïc tênh cuía caïc cäng taïc âæåüc trçnh baìy nhæ sau: Thåìi gian æåïc tênh cuía caïc cäng taïc Cäng TG lac tac ï quan û TG thæång xaì y TG bi quan ra í nhát, m ú b a Thåi gian kyì voì ng ü te = Phæång sai [(b-a)/6]2 [(a+4m+b)/6] A=1-2 1 2 3 2 4/36 B=1-3 2 3 4 3 4/36 C=2-4 1 2 3 2 4/36 D=3-5 2 4 6 4 16/36 E=4-5 1 4 7 4 36/36 F=4-6 1 2 9 3 64/36 G=5-6 3 4 11 5 64/36 H=6-7 1 2 3 2 4/36 1) Tênh xac suáï út âãø dæû aïn hoaìn thaình trong khoaíng thåìi gian: a) 15 tuáön b) 14 tuáön c) 16 tuán ö 2) Tênh thåìi gian hoaìn thaình dæû aïn, nãúu xaïc suáút hoan thaì nh dæì û an laï 35%. ì Giaíi: 1/. Ve så âäî PM1.doc ö mang: Dæû a vaû o cäng taì 53 ïc vaì sæ kiãû ûn G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) 2 2 0 0 A 0 1 2 4 4 2 2, 4 /36 C 2, 4 /36 4 10 F 3, 64 /36 13 13 4 E 4, 36 /36 1 B 3, 4/36 3 3 4 Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 3 D 4, 16/36 G 8 5 15 15 13 6 5, 64 /36 H 2, 4/36 7 8 8 2 2/. Tênh tij vaì σij cuía mäùi cäng taïc Kãt quaú âæåí üc tênh åí baíng vaì âæåüc trçnh bay trãn så âäì ö 3/. Duìng CPM âãø xaïc âënh âæåìng gàng, cäng taïc gàng vaì thåìi gian täúi thiãøu âãø hoaìn thaình dæû aïn theo te (thåìi gian trãn âæåìng gàng) ==> Âæåìng gàng A-C-E-G-H ==> Thåìi gian täúi thiãøu âã hoaø tuáì n. ö 4./ ìn thaình dæ aû ïn theo te la S = 15 1) Tênh xaïc suáút âãø dæû aïn hoaìn thaình trong khoang thåí i gian ì Âäü lãch chuáû øn cua dæí û an: ï σ= 2 ∑ σ 2 ij =  4 + 4 + 36 + 64 + 4  =  36 36 36 36 36    σ 2 112  =  36    3 ,11 = 1,76 tuán ö a) D = 15 tuán ö Z = D ∑− S 2 = 15 −76 15 = 0 σij 1, ==> p = 0,5. Nghéa la, xaì ïc suát âãú hoaø khoaíng 15 tuáön laì 50 %. b) D = 14 tuán ö n hoaì n thaì nh dæì aû ïn trong Z = D ∑− S 2 = 141,−76 15 = −0,57 σij PM1.doc 54 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn p = P(Z < -0,57) = 1 - P(Z < 0,57) = 1- 0,7157 = 0,2843 =28,43%. (Tra bang phán phäí i chuáú n våø ïi Z = 0,57 ==> P(Z < 0,57) = 0,7157) Nhæ váûy, xaïc suáút âãø hoan hoaì ìn thaình dæ aû ïn trong khoaíng 14 tuáön la 28,43 %. ì c) D = 16 tuán ö Z = D ∑− S 2 = 161,−76 15 = 0,57 σij p = P(Z < 0,57) = 0,7157 = 71,57%. Nghéa laì, xac suáï t âãú dæø aû ïn hoaìn thaình trong voìng 16 tuáön laì 71,57%. 2) Tênh thåìi gian hoaìn thaình dæû aïn, nãúu xaïc suáút hoaìn thaình dæû an laï 35%. ì p = 35% ==> Z (p = 0.35) = - Z (p = 0.65) = - 0.385 ===> D = S + Z ×σ = 15 − 0.385 × 1.76 = 14.32 tuán. ö Nhö vaäy, neáu xaùc suaát hoaøn thaønh döï aùn laø 35%, thì thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn laø 14.32 tuaàn. Toùm laïi: Phöông phaùp PERT cung caáp caùc thoâng tin sau: 1. Thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn. 2. Xaùc suaát maø döï aùn seõ hoaøn thaønh trong thôøi gian cho saün. 3. Ñöôøng gaêng vaø caùc coâng taùc gaêng. Neáu baát kyø coâng taùc gaêng naøo bò keùo daøi, thì toång thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn cuõng bò keùo daøi. 4. Caùc coâng taùc khoâng gaêng vaø thôøi gian döï tröõ cuûa chuùng. Ñieàu naøy coù nghóa laø, neáu caàn thieát nhaø quaûn lyù döï aùn coù theå söû duïng taïm nguoàn taøi nguyeân cuûa chuùng ñeå xuùc tieán toaøn boä döï aùn. 5. Bieát ñöôïc tieán ñoä thöïc hieän chi tieát veà thôøi gian baét ñaàu vaø keát thuùc cuûa caùc coâng taùc. 4. ÑIEÀU CHÆNH SÔ ÑOÀ MAÏNG THEO THÔØI GIAN (Crashing scheduling) 4.1 Vaán ñeà ñieàu chænh Trong thöïc teá, coù raát nhieàu tröôøng hôïp thôøi gian mong muoán hoaøn thaønh döï aùn (D) nhoû hôn thôøi gian toái öu ñeå hoaøn thaønh döï aùn tính theo ñöôøng gaêng (thôøi gian ñöôøng gaêng - S). Ñeå ñaûm baûo thôøi gian quy ñònh D ta phaûi tìm caùch ruùt ngaén thôøi gian ñöôøng gaêng S PM1.doc 55 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Caùc bieän phaùp ruùt ngaén thôøi gian ñöôøng gaêng S: • Boá trí thöïc hieän caùc coâng taùc song song thay vì noái tieáp trong sô ñoà maïng. • Phaân phoái laïi taøi nguyeân: taêng nhaân coâng, taêng giôø lao ñoäng, taêng coâng suaát maùy moùc, thieát bò,... • Thay ñoåi bieän phaùp kyõ thuaät. Noùi chung caùc bieän phaùp ruùt ngaén thôøi gian ñöôøng gaêng S thöôøng laøm cho chi phí cuûa döï aùn taêng leân. Vaán ñeà : laøm theá naøo ruùt ngaén S vôùi chi phí taêng leân laø nhoû nhaát 4.2 Caùc böôùc thöïc hieän ruùt ngaén thôøi gian ñöôøng gaêng S Ruùt ngaén thôøi gian döï aùn theo CPM goàm caùc böôùc sau: 1. Tìm ñöôøng gaêng chuaån vaø caùc coâng taùc gaêng 2. Tính chi phí ruùt ngaén trong moät ñôn vò thôøi gian (ngaøy, tuaàn, thaùng,...) cho taát caû caùc coâng taùc treân sô ñoà maïng theo coâng thöùc: Chi phí ruùt ngaén - Chi phí chuaån Chi phí ruùt ngaén ñôn vò = ----------------------------------------------Thôøi gian chuaån - Thôøi gian ruùt ngaén Chi phí gia taêng = -----------------------------------Thôøi gian caét giaûm toái ña 3. Löïa choïn caùc coâng taùc treân ñöôøng gaêng maø chi phí ruùt ngaén trong moät ñôn vò thôøi gian laø nhoû nhaát. Caét giaûm thôøi gian thöïc hieän coâng taùc naøy theo yeâu caàu (thôøi gian quy ñònh D) vaø trong phaïm vi toái ña cho pheùp. 4. Kieåm tra laïi ñöôøng gaêng, vì thöôøng söï caét giaûm thôøi gian cuûa caùc coâng taùc treân ñöôøng gaêng laøm cho caùc ñöôøng khoâng phaûi laø ñöôøng gaêng trôû thaønh ñöôøng gaêng: + Neáu ñöôøng gaêng cuõ vaãn coøn toàn taïi thì laëp laïi böôùc 3 + Neáu khoâng thì phaûi tìm ñöôøng gaêng môùi vaø laëp laïi böôùc 3. Ví du: Theo ví duï tröôùc ñaây, giaû söû nhaø maùy theùp phaûi laép ñaët thieát bò kieåm soaùt söï oâ nhieãm môùi trong voøng 14 tuaàn thay vì 16 tuaàn nhö ñaõ noùi ôû treân. Chuùng ta bieát raèng, thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn laø 15 tuaàn. Nhö vaäy, BGÑ cuûa nhaø maùy seõ phaûi laøm gì? giaûm thôøi gian thöïc hieän döï aùn hay ñoùng cöûa nhaø maùy? Dó nhieân laø BGÑ seõ choïn phöông aùn ñaàu, nghóa laø ruùt ngaén thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn baèng caùch taêng theâm nguoàn vaät löïc (nhö maùy moùc thieát bò vaø lao ñoäng) ñeå hoaøn thaønh coâng taùc sôùm hôn. Chi phí döï aùn seõ taêng leân, do ñoù nhaø quaûn lyù phaûi quan taâm ñeán vieäc hoaøn thaønh coâng taùc sôùm vôùi chi phí gia taêng theâm laø nhoû nhaát. PM1.doc 56 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Giaûi: 1/. Sô ñoà maïng: ñöôøng gaêng vaø caùc coâng taùc gaêng 2 2 0 0 A 2 4 4 2 C 2 4 4 2 0 1 10 E 3 4 1 3 F 13 13 6 G B 3 3 D 4 3 4 8 13 15 15 H 2 7 5 5 8 8 Ñöôøng gaêng vaø caùc coâng taùc gaêng. 2/. Thôøi gian vaø chi phí chuaån vaø ruùt ngaén cuûa caùc coâng taùc Thôøi gian vaø chi phí chuaån vaø ruùt ngaén cuûa caùc coâng taùc YÙ nghóa: Laáy coâng taùc A laøm ví duï, coâng taùc A coù thôøi gian chuaån laø 2 tuaàn vaø thôøi gian ruùt ngaén laø 1 tuaàn. Ñieàu naøy coù nghóa laø thôøi gian thöïc hieän coâng taùc A coù theå giaûm bôùt 1 tuaàn neáu chi phí taêng theâm 1.000 USD (do taêng theâm nguoàn vaät löïc) hay toång chi phí laø 23.000 USD, trong khi chi phí chuaån laø 22.000 USD. PM1.doc 57 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 3/. Töø sô ñoà maïng vaø baûng treân ta nhaän thaáy raèng: " Caùc coâng taùc A, C, E, G, vaø H naèm treân ñöôøng gaêng " Caùc coâng taùc A, C, E coù chi phí ruùt ngaén ñôn vò thaáp nhaát (1000 USD) Do ñoù, ñeå ruùt ngaén thôøi gian thöïc hieän döï aùn xuoáng 14 tuaàn, BGÑ coù theå caét giaûm thôøi gian thöïc hieän cuûa caùc coâng taùc sau ñaây xuoáng 1 tuaàn: + hoaëc A; + hoaëc C; + hoaëc E; vôùi chi phí taêng theâm 1.000 USD, hay toång chi phí laø 309.000 USD. * Neáu ruùt ngaén toaøn boä caùc coâng taùc cuûa döï aùn, thì ta thöïc hieän nhö sau: 1. Döïa vaøo sô maïng ban ñaàu ta coù: Ñöôøng gaêng A - C - E - G - H S = 15 tuaàn Chi phí cuûa döï aùn CP = 308.000 USD (Xem hình a) 2. Neáu ruùt ngaén thôøi gian döï aùn xuoáng moät tuaàn (D = 14 tuaàn) Xem baûng treân ta thaáy raèng caùc coâng taùc gaêng A, C, E coù chi phí taêng leân nhoû nhaát (1000 USD) Do ñoù, ñeå ruùt ngaén thôøi gian thöïc hieän döï aùn xuoáng 14 tuaàn, ta coù theå ruùt ngaén thôøi gian thöïc hieän cuûa caùc coâng taùc sau ñaây xuoáng 1 tuaàn: + hoaëc A; + hoaëc C; + hoaëc E; CP = 308.000 + 1.000 = 309.000 USD Ñöôøng gaêng môùi: A-C-E-G-H vaø B-DPM1.doc 58 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn G-H (Xem hình b, giaû söû ruùt ngaén coâng taùc A). 3. Neáu ruùt ngaén thôøi gian döï aùn xuoáng theâm moät tuaàn nöõa (D = 13 tuaàn) Chi phí ruùt ngaén ñoái vôùi caùc coâng taùc treân ñöôøng gaêng A-CE-G-H vaø B-D-G-H: Ñöôøng gaêng A-C-E-G-H: Coâng taùc A : khoâng theå ruùt ngaén ñöôïc nöõa. Coâng taùc C, E : 1000 USD (min) Coâng taùc G : 2000 USD Coâng taùc H : 3000 USD - Ñöôøng gaêng B-D-G-H: Coâng taùc B : 2000 USD Coâng taùc D : 1000 USD (min) Coâng taùc G : 2000 USD Coâng taùc H : 3000 USD ===> chí phí nhoû nhaát = 1000 + 1000 = 2000 USD ===> Ruùt ngaén 1 tuaàn caùc coâng taùc: + hoaëc C vaø D + hoaëc D vaø E + hoaëc G CP = 309.000 + 2.000 = 311.000 USD Ñöôøng gaêng khoâng ñoåi: A-C-E-G-H vaø B-D-G-H (Xem hình c, giaû söû ruùt ngaén coâng taùc C vaø D) - 4. Neáu ruùt ngaén thôøi gian döï aùn xuoáng theâm moät tuaàn nöõa (D = 12 tuaàn) Chi phí ruùt ngaén ñoái vôùi caùc coâng taùc treân ñöôøng gaêng A-C-E-G-H vaø B-D-G-H: Ñöôøng gaêng A-C-E-G-H: Coâng taùc A, C: khoâng theå ruùt ngaén ñöôïc nöõa. Coâng taùc E : 1000 USD (min) Coâng taùc G : 2000 USD Coâng taùc H : 3000 USD Âæåìng gàng B-D-G-H: - - Cäng taïc D : khäng thãø ruït ngàõn âæåüc næîa. Cäng taïc B : 2000 USD (min) Cäng taïc G : 2000 USD (min) Cäng taïc H : 3000 USD ===> chê phê nho nháí t = 2000 USD ú ===> Ruït ngàn 1 tuáõ ön cäng tac G ï • CP = 311.000 + 2.000 = 313.000 USD • Âæång gàng khäng âäìøi: A-C-E-G-H vaì B-D-G-H PM1.doc 59 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) (Xem hçnh d, rut ngàï Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn õn cäng taïc G) 5. Nãúu ruït ngàõn thåìi gian dæû aïn xuäúng thãm hai tuáön næîa (D = 10 tuáön) Chi phê rut ngàï õn âäúi våïi caïc cäng taïc trãn âæåìng gàng A-C-E-G-H vaì BD-G-H: Âæåìng gàng A-C-E-G-H: - Cäng taïc A, C: khäng thã ruø t ngàï n âæåõ c næü t ngàï õn âæåüc næa î a. î Cäng taïc E : 1000 USD (min) Cäng tac G : ï 2000 USD Cäng tac H : ï 3000 USD Âæång gàng B-D-G-H: ì - Cäng taïc D : khäng thã ruø Cäng tac B : ï Cäng tac G : ï 2000 USD (min) 2000 USD (min) Cäng tac H : ï 3000 USD ===> chê phê nho nháí ===> Rut ngàï út 2000 USD/1 tuán ö n 2 tuáõ n cäng taö cGï • CP = 313.000 + 4.000 = 317.000 USD • Âæång gàng khäng âäìi: A-C-E-G-H vaø B-D-G-H ì (Xem hçnh e, ruït ngàõn cäng taïc G) 6. Nãúu ruït ngàõn thåìi gian dæ aû n xuäï ng thãm mäú üt tuán næö a (D = 9 tuáî ön) Chi phê ruït ngàõn âäúi våïi caïc cäng taïc trãn âæåìng gàng A-C-E-G-H vaì B-D-G-H: Âæång gàng A-C-E-G-H: ì Cäng taïc A, C, G: - khäng thãø ruït ngàõn âæåüc næîa. Cäng taïc E : 1000 USD (min) Cäng taïc H : 3000 USD Âæång gàng B-D-G-H: ì - Cäng taïc D, G : khäng thãø rut ngàï õn âæåüc næîa Cäng taïc B : 2000 USD (min) Cäng taïc H : 3000 USD ===> chê phê nhoí nháút = 1000 + 2000 = 3000 USD ===> Ruït ngàõn 1 tuáön cac cäng taï c: + hoàï ûc B vaì E + hoàc H û • CP = 317.000 + 3.000 = 320.000 USD PM1.doc 60 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) • Âæåìng gàng måi: A-C-E-G-H vaï (Xem hçnh f, gia sæí ruí t ngàï 7. Nãu ruú ït ngàn thåõ i gian dæì Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn B-D-G-H ì n cäng taõ c H) ï aû ïn xuäúng thãm 2 tuáön næîa (D = 7 tuáön) Chi phê rut ngàï n âäõ i våú i caï ïc cäng taïc trãn âæåìng gàng A-C-E-G-H vaì B-D-G-H: - Âæåìng gàng A-C-E-G-H: Cäng taïc A, C, G, H: khäng thãø ruït ngàn âæåõ c næü a. î Cäng taïc E : 1000 USD (min) - Âæåìng gàng B-D-G-H: Cäng taïc D, G, H: khäng thã ruø ït ngàn âæåõ üc næîa Cäng taïc B : 2000 USD (min) ===> chê phê nho nháí t = 1000 + 2000 = 3000 USD/1tuáú ===> Ruït ngàõn 2 tuán caö ïc cäng tac B vaï n ö Eì • CP = 320.000 + 2*3.000 = 326.000 USD • Âæåìng gàng khäng âäøi: A-C-E-G-H vaì B-D-G-H (Xem hçnh g, ruït ngàõn cäng taïc B vaì E) 8. Nãúu ruït ngàõn táút caí caïc cäng taïc Cac cäng taï Rut ngàï ïc A,B,C,D,E,G,H khäng thãø ruït ngàn âæåõ n 1 tuáõ n cäng taö c F coï n laì aî iû • CP = 326.000 + 500 = 326.500 USD • Thåi gian D = 7 tuáì • Âæåìng gàng måïi: A-C-E-G-H va B-D-G-H ì PM1.doc c næü nö 61 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) PM1.doc 62 Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Laäp bieåu ñoà quan heä giöõa thôøi gian D vaø chi phí CP PM1.doc 63 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 7 tuaàn laø thôøi gian toái thieåu ñeå hoaøn thaønh döï aùn. Thôøi gian thöïc hieän döï aùn khoâng theå ruùt ngaén theâm ñöôïc nöõa vì thôøi gian taát caû caùc coâng taùc ñaõ ruùt ngaén ñeán möùc toái ña. Taïi thôøi ñieåm naøy, neáu taêng chi phí leân cuõng khoâng theå ruùt ngaén theâm thôøi gian hoaøn thaønh döï aùn. Trong tröôøng hôïp ta bieát ñöôïc thôøi gian toái thieåu ñeå hoaøn thaønh döï aùn, neáu muoán keùo daøi thôøi gian thöïc hieän döï aùn ñeå giaûm chi phí, ta thöïc hieän theo caùc böôùc: 1. Xaùc ñònh ñöôøng gaêng vaø caùc coâng taùc ñöôøng gaêng. 2. Tính chi phí keùo daøi trong 1 thôøi ñoaïn cuûa taát caû caùc coâng taùc nhö trong tröôøng hôïp ruùt ngaén döï aùn. 3. Tröôùc tieân keùo daøi thôøi gian caùc coâng taùc khoâng naèm treân ñöôøng gaêng vôùi chi phí keùo daøi lôùn nhaát (*). 4. Kieåm tra laïi ñöôøng gaêng vì thöôøng söï keùo daøi thôøi gian cuûa caùc coâng taùc khoâng naèm treân ñöôøng gaêng laøm cho caùc ñöôøng khoâng phaûi laø ñöôøng gaêng naøy trôû thaønh ñöôøng gaêng: a. Neáu ñöôøng gaêng cuõ vaãn coøn toàn taïi thì laëp laïi böôùc 3 cho tôùi khi caùc coâng taùc naøy khoâng theå keùo daøi ñöôïc nöõa hoaëc xuaát hieän ñöôøng gaêng môùi. Khi ñoù thöïc hieän böôùc 4b. b. Neáu xuaát hieän ñöôøng gaêng môùi, thì keùo daøi caùc coâng taùc treân ñöôøng gaêng naøo coù chí phí lôùn nhaát vaø laëp laïi böôùc 3. PM1.doc 64 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn (*) Vieäc keùo daøi thôøi gian thöïc hieän caùc coâng taùc seõ laøm giaûm chi phí cho döï aùn. Hay noùi moät caùch khaùc laø vieäc keùo daøi thôøi gian seõ laøm cho döï aùn tieát kieäm ñöôïc moät khoaûn tieàn. Do ñoù, khi keùo daøi thôøi gian coâng taùc coù chi phí keùo daøi lôùn hôn seõ laøm cho döï aùn tieát kieäm ñöôïc nhieàu hôn. Löu yù: Vieäc ñieàu chænh thôøi gian döï aùn theo sô ñoà PERT cuõng ñöôïc thöïc hieän töông töï nhö sô ñoà CPM vôùi thôøi gian kyø voïng (te) ôû phöông phaùp PERT töông öùng vôùi thôøi gian chuaån ôû phöông phaùp CPM. 5. PHAÂN BOÅ NGUOÀN LÖÏC ÔÛ caùc phaàn tröôùc chuùng ta môùi ñeà caäp tôùi yeáu toá thôøi gian vaø chi phí. Chi phí naøy chöa ñuû ñaëc tröng cho nguoàn löïc cuûa döï aùn. Nguoàn löïc ôû ñaây bao goàm voán, lao ñoäng, maùy moùc thieát bò, nguyeân vaät lieäu,... Moái lieân heä giöõa tieán trình, thôøi gian vaø vieäc söû duïng nguoàn löïc laø noäi dung chính cuûa chöông naøy. Vaán ñeà thöôøng xuyeân maø nhaø quaûn lyù döï aùn phaûi quan taâm chính laø tìm ra söï caân ñoái toát nhaát giöõa caùc yeáu toá veà söû duïng nguoàn löïc vaø thôøi gian. Sau ñaây laø moät soá phöông phaùp phaân boå nguoàn löïc: 5.1 Khoái löôïng nguoàn löïc (Resource Loading) Khaùi nieäm: Khoái löôïng nguoàn löïc laø quaù trình tính toaùn toång khoái löôïng moãi nguoàn löïc cuûa caùc coâng taùc trong döï aùn ôû moãi thôøi ñoaïn thöïc hieän döï aùn. Muïc ñích: Khoái löôïng nguoàn löïc cho chuùng ta nhöõng hieåu bieát chung veà nhu caàu maø moät döï aùn seõ söû duïng nguoàn löïc cuûa coâng ty. Dó nhieân ñaây cuõng laø böôùc ñaàu tieân trong noã löïc giaûm nhu caàu vöôït quaù möùc cuûa moät nguoàn löïc naøo ñoù. Caùch xaùc ñònh nguoàn löïc: nguoàn löïc coù theå ñöôïc xaùc ñònh döïa treân nhöõng ñònh möùc saün coù hoaëc döïa treân kinh nghieäm khi vaän haønh. 5.2 Caân baèng nguoàn löïc (Resource Leveling) Khaùi nieäm: Caân baèng nguoàn löïc laø quaù trình laäp thôøi gian bieåu cho caùc coâng taùc sao cho vieäc söï duïng nguoàn löïc laø caân baèng nhau suoát quaù trình thöïc hieän döï aùn. Vieäc caân baèng nguoàn löïc ñöôïc thöïc hieän baèng caùch dòch chuyeån caùc coâng taùc trong thôøi gian döï tröõ cho pheùp cuûa chuùng. Muïc ñích: " Giaûm ñoä dao ñoäng trong vieäc huy ñoäng caùc nguoàn löïc. PM1.doc 65 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn " Vieäc söû duïng nguoàn löïc ñeàu ñaën coù theå daãn ñeán chi phí thaáp hôn. (Ví duï: ñoái vôùi coâng nhaân, vieäc thueâ möôùn theâm, vieäc ñaøo taïo hoaëc sa thaûi,v.v... seõ daãn ñeán chi phí taêng leân; ñoái vôùi nguyeân vaät lieäu, nhu caàu kho baõi thay ñoåi theo nhu caàu nguyeân vaät lieäu cuõng seõ daãn ñeán chi phí taêng leân) " Vieäc trieån khai thöïc hieän döï aùn seõ oån ñònh hôn. " Giaûm bôùt coâng söùc/noã löïc quaûn lyù. Caùc böôùc thöïc hieän: 1. Töø sô ñoà maïng chuyeån ñoåi sang sô ñoà thanh ngang (Gantt) vôùi taát caû caùc coâng taùc baét ñaàu ôû thôøi ñieåm sôùm nhaát nhö coù theå. 2. Veõ sô ñoà khoái löôïng cuûa moãi nguoàn löïc. 3. Choïn nguoàn löïc naøo dao ñoäng nhieàu nhaát. Dòch chuyeån caùc coâng taùc coù söû duïng nguoàn löïc naøy trong thôøi gian döï tröõ cuûa chuùng ñeå caân baèng vieäc söû duïng nguoàn löïc naøy suoát döï aùn. PM1.doc 66 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 4. Veõ laïi sô ñoà khoái löôïng cho taát caû caùc nguoàn löïc. Choïn nguoàn löïc keá tieáp vaø laëp laïi böôùc treân. PM1.doc 67 G.V. Cao Haøo Thi Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) PM1.doc 68 Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn G.V. Cao Haøo Thi [...]... Hào Thi Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Dự án 1 Dự án 1 Dự án n Dự án n Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n b Cấu trúc dự án Một nhà quản lý phải chòu trách nhiệm quản lý một nhóm / tổ gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (fulltime) Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính... Việt Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n Yêu cầu Kỹ năng quan hệ con người Kỹ năng chuyên môn / kỹ thuật Quy mô dự án Câu hỏi: Ai là người thích hợp với quản lý dự án ? -> Trả lời : By Training, Experience & Educational Background -> Loại người + Industrial Engineer + Engineering Manager CHƯƠNG 2 KHỞI ĐẦU DỰ ÁN 1 HÌNH THÀNH DỰ ÁN (Project Formulation) Một dự án được hình thành qua các giai đoạn... cho những thành viên tham gia dự án - Khó khăn trong việc cân đối công việc khi dự án ở giai đoạn bắt đầu và kết thúc Chủ tòch / Giám đốc Các phòng ban chức năng: Tài chính, Marketing, Phó GĐ Quản lý Dự án GĐ Dự án 1 PM4.doc 28 G.V Cao Hào Thi GĐ Dự án 2 Tài chính Tài chính Kỹ thuật Kỹ thuật Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n c Cấu trúc ma trận Cấu trúc... quan trọng - Không đảm bảo được quyết đònh là độc đoán hay không - Tin tưởng vào nhân viên Thì: AI, AII, CI, CII đều bò loại bỏ CHƯƠNG 4 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN & LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (Project Planning and Scheduling) 1 GIỚI THIỆU 1.1 Hoạch đònh dự án Hoạch đònh dự án (HĐDA) là quá trình sắp xếp và quản lý các công tác/công việc nhằm hoàn thành mục tiêu của dự án PM4.doc 36 G.V Cao Hào Thi ... nhiều căng thẳng (stress) Chủ tòch / Giám đốc Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Phó GĐ QL dự án Dự án 1 PM4.doc 29 G.V Cao Hào Thi Dự án 2 Dự án 3 Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n 2 XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TEAM WORK) 2.1 Sự làm việc theo nhóm có hiệu quả a Thế nào là làm việc theo nhóm - Làm việc theo nhóm... tiêu j Mô hình này có 2 dạng bài toán: + bài toán Max + bài toán Min Các bước thực hiện để giải bài toán Max: Bước 1: Đổi Zij thành bij (không thứ nguyên) bij = Z ij − Z ij min i Z ij max − Z ij min i i Bước 2: Đònh nghóa trọng số αj cho mỗi mục tiêu j Bước 3: Tính CUi cho mỗi phương án i Bước 4: Sắp xếp các phương án theo thứ tự giảm dần của CU i Phương án tốt nhất là phương án có CUi  Max PM4.doc 19... −P + t =1 Tiêu chuẩn đánh giá “Phương án đáng giá”: Tbv < [Tbv] PM4.doc 14 G.V Cao Hào Thi t =0 Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n Nếu 2 phương án có cùng lợi ích (mục tiêu) thì phương án nào có T bv nhỏ hơn thì phương án đó tốt hơn Nghóa là phải lưu ý đến các mục tiêu, giả thiết, ràng buộc khi so sánh các phương án Ví dụ: Xét 2 dự án với các số liệu sau:... quyền lực dự án - Thời gian xúc tiến dự án nhanh chóng - Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian biểu và chi phí - Tạo sự trung thành của các thành viên trong dự án - Có mối quan hệ tốt với các đơn vò khác - Quan tâm đến yêu cầu của khách hàng Nhược điểm: - Sử dụng nguồn lực không hiệu quả - Không chuẩn bò những công việc trong tương lai - Ít có cơ hội trao đổi kỹ thuật giữa các dự án - Ít ổn... Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n 1.1 Khái niệm và đònh nghóa dự án Trong giai đoạn này cần trả lời các câu hỏi chủ yếu sau: - Dự án đáp ứng nhu cầu gì? - Dự án này có phù hợp với chuyên môn và chiến lược của Công ty hay không? Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn nghiên cứu cơ hội đầu tư Nếu việc trả lời các câu hỏi này gặp khó khăn thì việc hình thành dự án sẽ có thể không khả thi 1.2 Nghiên... phương án này không cùng mục tiêu so sánh  chọn tập {2,4,5} = Kernel (các tập phương án chủ yếu) 5 PHÂN TÍCH RỦI RO 5.1 Phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysis) Đònh nghóa: Phân tích độ nhạy là phân tích những ảnh hưởng của các yếu tố có tính bất đònh (VD: MARR, chi phí, thu nhập, tuổi thọ dự án, …) đến: • • Độ đo hiệu quả kinh tế của các phương án so sánh, và Khả năng đảo lộn kết luận về các phương án ... GĐ Kỹ thuật Dự án Dự án Dự án n Dự án n Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á Việt Nam(AITCV) Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n b Cấu trúc dự án Một nhà quản lý phải chòu trách nhiệm quản lý nhóm / tổ... Project) f Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) g Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public / Welfare / Development Project) GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Quản lý dự án (Project... ra? + Giữa phận dự án + Giữa dự án tổ chức mẹ + Giữa dự án khách hàng d Mỗi dự án mang tính độc đáo (Unique) mục tiêu việc phương thức thực dự án Không có lặp lại hoàn toàn dự án 1.2 Sự khác biệt