Bài giảng Quản lý dự án IT Chương 3: Hoạch định và lập tiến độ dự án

• Chương 3: Hoạch định & lập tiến độ dự án Hoạch định & lập tiến độ dự án • Hoạch định & lập tiến độ dự án nhằm: – – – – – – – – – Đảm bảo đạt mục tiêu dự án Đảm bảo trình tự cơng việc Xác định thời gian, chi phí, u cầu chất lượng Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực Giúp việc kiểm soát và theo dõi Tăng cường giao tiếp, phối hợp Khuyến khích động viên Huy động vốn Cung cấp dữ liệu • Hầu hết dự án gặp khó khăn không lập kế hoạch hay lập kế hoạch không Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Nội dung việc hoạch định & lập tiến độ dự án: – Xác định cơng việc – Trình tự thực hiện/mối quan hệ công việc – Xác định nguồn tài nguyên, yêu cầu chất lượng cho công việc – Xác định thời gian, chi phí cho hoạt công việc – Xây dựng kế hoạch tiến độ cho dự án – Kiểm sốt tiến đợ dự án Hoạch định & lập tiến đợ dự án Xác định mục tiêu Làm chi tiết thiết kế dự án Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực& tài Lập tiến độ Kế hoạch kiểm soát Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Xác định cơng việc • Sử dụng Cấu trúc phân việc (WBS) • WBS cơng cụ để xác định cách hệ thống công việc dự án cách chia nhỏ dự án thành cơng việc nhỏ dần với mục đích: – Tách dự án thành công việc với mức độ chi tiết, rõ ràng – Xác định tất công việc – Xác định điểm mốc dự án (milestones) – Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và yêu cầu cho công việc – Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Ngun tắc xây dựng WBS: Bắt đầu với phát biểu về phạm vi & kết xuất dự án Đặt cơng việc phải hồn tất để tạo sản phẩm dự án đầu danh sách Xác định đầu vào, đầu ra, nguồn lực và cột mốc cho công việc Nếu công việc đã định nghĩa thực cách độc lập, thực tiếp bước Ngược lại thực bước 4 Tạo công việc cho công việc này, lặp lại bước và cho công việc Quay lại bước để thực tiếp cho công việc kế tiếp tất cơng việc đã phân tích và xác định rõ Hoạch định & lập tiến đợ dự án Cấp Nội dung Nội dung dự án dự án Caáp Caáp Module A A B B Module Module Module Module C C D D E E Cấu trúc phân việc dạng sơ đồ khối F F Hoạch định & lập tiến độ dự án Dự án xây dựng web site quản lý quan hệ khách hàng 1 Xây dựng mục tiêu nội dung dự án 1.2 Xây dựng đội dự án 1.3 Xác định bên có liên quan 1.4 … Phân tích yêu cầu 2.1 Tập hợp yêu cầu bên có liên quan 2.2 Phân tích yêu cầu 2.3 Các chức hệ thống … Cấu trúc phân việc dạng liệt kê Hoạch định & lập tiến đợ dự án sau: Một gói công việc xác định rõ ràng có đặc điểm – Nó có kiện bắt đầu kết thúc – Nó bao gồm công việc quản lý, đo công việc độc lập với công việc hoạt động khác – Nó thường gồm chuỗi công việc liên tục từ bắt đầu đến kết thúc – Chất lượng mức độ hoàn thành đo cách dễ dàng – Nó quen thuộc nhóm dự án; thời gian, chi phí nguồn nhân lực dự tính cách dễ dàng Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Xác định mối quan hệ cơng việc: Hồn tất-Bắt đầu (Finish-to-start) Bắt đầu - Bắt đầu (Start-to-start) Hoàn tất- Hoàn tất (Finish-to-finish) Bắt đầu - Hoàn tất (Start-to-finish) Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Bài tập: Xây dựng sơ đờ ngang cho dự án sau • • Công tác A Công tác trước - Thời gian (tuần) • B - • C A • D A, B • E - • F C, D, E Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Kỹ thuật xem xét đánh giá lại dự án • Sơ đờ PERT (Program Evaluation Review Technique PERT) – 1958 – Chương trình Tên lửa đạn đạo Hải quân Mỹ – Nhằm dự báo thời gian hoàn thành cho DA nhiều rủi ro Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Sơ đờ PERT • Là kỹ thuật phân tích mạng để ước lượng thời gian hoàn thành dự án thời gian cho công việc không thể xác định xác • Được hình thành lúc với sơ đờ đường găng (1950’s) • Dùng phương pháp thống kê điểm để tính thời gian trung bình hồn thành cơng việc • Thời gian hồn thành dự án tính hồn tồn tương tự sơ đồ găng Hoạch định & lập tiến độ dự án • Sơ đờ PERT Ví dụ: Hãy xây dựng sơ đồ mạng dạng AOA cho dự án sau: Công tác Công tác trước Thời gian (tuần) a m b te 6,17 4,00 3 2,83 3,5 4,08 2,83 10 15 10,5 3,00 2 2,5 2,08 Độ lệch chuẩn (σ) 0,50 0,33 0,17 0,25 0,50 1,17 0,33 0,08 A – Lựa chọn phần cứng B – Thiết kế phần mềm C – Cài đặt phần cứng A D – Mã hóa kiểm tra phần mềm B E – Hoàn thành file B F – Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng G – Đào tạo sử dụng E,F H - Cài đặt kiểm tra hệ thống C,D Hỏi: Tại kiện sau công tác C D hoàn thành, thời gian mong muốn 10 tuần xác suất hoàn thành kiện %? Tại kiện kết thúc dự án, thời gian mong muốn 12 tuần xác suất hoàn thành dự án %? Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Sử dụng mơ để tính tốn thời gian hồn thành dự án • Dùng kỹ thuật mơ Monte Carlo • Gán phân phối xác suất cho thời gian hồn thành cơng việc • Dùng sơ đờ PERT để xác định đường găng và thời gian hồn thành dự án • Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Hoạch định tiến độ dựa thời gian – Thay đổi thời gian thực công việc đường găng Thay đổi thời gian hồn tất dự án • Thay đổi nguồn tài nguyên thực Điều chỉnh chi phí thực dự án • Thực công việc song song (Bắt đầu – Bắt đầu) thay liền kề (Kết thúc – bắt đầu) Hoạch định & lập tiến đợ dự án Chi phí (1000 USD) 330 Rút ngắn toàn 328 326 324 322 320 318 316 314 312 310 308 Bình thường Tuần 10 11 12 13 14 15 16 Lập biểu đồ quan hệ thời gian (D) chi phí (CP) D (tuaàn) 15 CP (1000 $) 14 308 13 12 309 11 10 311 313 315 317 320 323 326,5 Hoạch định & lập tiến độ dự án • Hoạch định tiến độ dựa nguồn lực giới hạn – Thay đổi thời gian thực cơng việc có nguồn lực giới hạn • • • • • Xác định nguồn lực giới hạn dự án Xác định cơng việc có sử dụng nguồn lực Phân bổ nguồn lực giới hạn cho cơng việc Xác định thời gian hồn thành công việc Hoạch định tiến độ cho dự án: – – – – Tránh thực song song cơng việc có nguồn lực giới hạn Loại bỏ thời gian trống công việc Thêm thời gian đệm vào cuối dự án (Project Buffer) Thêm thời gian đệm khởi đầu (Feeding Buffer) cho công việc sử dụng nguồn lực giới hạn công việc đứng trước công việc không thuộc đường găng Hoạch định & lập tiến độ dự án Ba công việc không song song Ba công việc song song Hoạch định & lập tiến độ dự án Lập tiến độ theo chuỗi giới hạn Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Kế hoạch kiểm sốt tiến đợ dự án – Mục tiêu: • Để đánh giá tình trạng dự án so với kế hoạch • Thiết lập điều chỉnh cần thiết cho dự án – Nội dung kế hoạch kiểm sốt dự án • Các mốc kiểm sốt • Các nội dung cần phải đạt mốc • Các phương pháp/tiêu chuẩn để thực đánh giá mức đợ đạt dự án • Các bên tham gia kiểm sốt đánh giá dự án • Các biên kiểm sốt/đánh giá dự án – Một sớ tài liệu dùng để kiểm sốt dự án: • Báo cáo tiến độ (các mốc dự án, kết xuất) • Báo cáo mức đợ hồn thành cơng việc • Báo cáo chi phí, tài nguyên đã sử dụng Hoạch định & lập tiến độ dự án % hoaøn thaøn h TT Côn g tác Xây dựn g phân bên Sửa chữa mái sàn Xây ốn g gom khói Đổ bê tôn g xây khung Xây cửa lò chịu nhiệt Lắp đặt hệ thốn g kiểm soát Lắp đặt thiết bị lọc khí Kiểm tra thử nghiệm Thời gian (tuần ) Khối lượn g côn g việc hoàn thàn h 10 11 12 13 14 15 Thời gian đán h giá Hoạch định & lập tiến độ dự án TT C o ân g ta ùc Thời gian T r o ïn g s o T u a àn 100 Ñ a øo m o ùn g 10 Ñ o å m o ùn g 15 X a ây tư øn g 5 90 7 75 5 M a ùi 30 15 S a øn n h a ø 30 H o a øn th ie än 10 60 15 15 45 15 30 10 100 15 T h ô øi g ia n ( tu a àn ) th e o k e h o a ïc h 5 0 0 0 T íc h lu õy 7 5 0 100 T h ô øi g ia n ( tu a àn ) th e o th ö ïc te 0 0 T íc h lu õy 4 B ie åu ñ o tie án trie ån d ö ï a ùn th e o g iơ ø la o đ o än g c o ù tr o ïn g s o Hoạch định & lập tiến độ dự án Tổ chức đội dự án – Tuyển chọn Giám Đốc và cán bộ dự án – Tổ chức Ban QLDA – Phân công công việc/trách nhiệm/quyền lực cho thành viên Ban QLDA – Kế hoạch tổ chức để phối hợp, giao tiếp với bên có liên quan khác – Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, sơ đồ tổ chức và sơ đờ dịng thơng tin (biểu mẫu báo cáo) Hoạch định & lập tiến độ dự án Giám đốc Marketing Giám đốc sản xuất Giám đốc phần mềm Giám đốc kỹ thuật Giám đốc dự án 3 3 Xây dựng cấu trúc phân việc 3 3 Thiết kế phần cứng 4 Thiết kế phần mềm Thiết kế giao diện 4 Thiết kế kỹ thuật sản xuất 4 Định rõ tài liệu liên quan 4 4 4 Chuẩn bị nguồn nhân 1 Chuẩn bị chi phí cho thiết bị 1 Chuẩn bị chi phí cho NVL 1 Phân công công việc 1 1 Thiết lập kế hoạch dự án Thiết lập kế hoạch giới thiệu SP Thiết lập tiến độ thực Giám đốc điều hành Phó chủ tịch BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM 5 Trách nhiệm thực Có thểã tham khảo Giám sát chung Phải thông báo Phải tham khảo Thông qua cuối ... kế hoạch tiến độ cho dự án – Kiểm sốt tiến đợ dự án Hoạch định & lập tiến đợ dự án Xác định mục tiêu Làm chi tiết thiết kế dự án Xác định công việc Tổ chức Kế hoạch nguồn lực& tài Lập tiến. .. khích động viên Huy động vốn Cung cấp dữ liệu • Hầu hết dự án gặp khó khăn không lập kế hoạch hay lập kế hoạch không Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Nội dung việc hoạch định & lập tiến. .. dự án Ba công việc không song song Ba công việc song song Hoạch định & lập tiến độ dự án Lập tiến độ theo chuỗi giới hạn Hoạch định & lập tiến đợ dự án • Kế hoạch kiểm sốt tiến đợ dự án