rèn luyện năng lực giao tiếp

McCroskey "Tự báo cáo như là một cách tiếp cận để đo" giải thích rằng: "Phạm vi của năng lực giao tiếp bao gồm cả kiến thức và kỹ năng học tập, những cái sẵn có, cách họ đã được làm việc

1 năng lực giao tiếp là gì?

Năng lực giao tiếp là khả năng giao tiếp có liên quan đến những người khác với

độ chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, chặt chẽ, chuyên môn, hiệu quả và phù hợp Đó

là một thước đo để xác định mức độ các mục tiêu nào của sự tương tác đang đạt được

Tuy nhiên, năng lực giao tiếp còn tùy thuộc vào tình huống hay ngữ cảnh mà trong đó sự tương tác di\ễn ra Giao tiếp được coi là thành công đối với một nhóm trong một tình huống nào đó nhưng nó có thể không được coi là thành công đối với một

nhóm khác nhau trong một tình hình khác McCroskey ("Tự báo cáo như là một

cách tiếp cận để đo") giải thích rằng: "Phạm vi của năng lực giao tiếp bao gồm

cả kiến thức và kỹ năng học tập, những cái sẵn có, cách họ đã được làm việc trong các tình huống khác nhau trong quá khứ, và có thể xác định được những thành công có

khả năng xảy ra cao nhất của trong một tình huống nhất định

Trong GT Tâm lý học QTKD (Xuất bản năm 2009 – NXB Tài chính) cũng có

đề cập “Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các quan hệ giữa người với người, hoặc giữa người với các yếu tố xã hội nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định” Có thể hiểu giao tiếp là sự chia sẻ ý nghĩ, tình cảm, thông tin với một hoặc nhiều người Nhưng giao tiếp chỉ đơn thuần là nói chuyện với ai đó thì có thực sự mang lại kết quả như ta mong đợi chưa? Không chỉ đơn giản là thế, giao tiếp còn bao hàm rất nhiều vấn đề khác như: Bạn nói như thế nào? Bạn hiểu đối tượng giao tiếp với mình như thế nào? Làm thể nào để hai bên có thể hiểu rõ về các thông tin cùng trao đổi? Bạn làm thế nào để lần giao tiếp đó đạt được kết quả như mong đợi…? Vì vậy, kỹ năng giao tiếp liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ năng viết đến kỹ năng nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác

để diễn tả quan điểm và mục đích của vấn đề muốn đề cập

Kỹ năng giao tiếp là vấn đề lớn, bao gồm nhiều kỹ năng nhỏ không chỉ đơn giản

là nói cho hay mà còn là giao tiếp bằng miệng, bằng tai, bằng cử chỉ, văn bản, giao tiếp trong kinh doanh, trong công việc, trong học hành và trong từng ngành

cụ thể… Kỹ năng giao tiếp là thuộc tính hết sức cần thiết để quyết định thành công trong công việc mà thành đạt trong sự nghiệp Hành trang cho bạn trẻ bước vào công việc, áp lực cuộc sống chính là kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp, bạn bè trong cuộc sống Trong tháp nhu cầu của Maslow thì nhu cầu xã hội, trong đó có giao tiếp đứng ở tầng thứ ba sau nhu cầu về sinh lý và an toàn Ông cha ta thường nói: “Sự ăn cho ta cái lực, sự ở cho ta cái trí và sự bang giao cho ta cái nghiệp” Không chỉ vậy, 1 trong 3 yêu cầu hàng đầu của nhà tuyển dụng ngày nay đó là giao tiếp tốt

Đến một buổi xin việc trong vị trí tuyển dụng là nhân viên văn phòng, lại mặc quần jeans đánh bạc, áo pull hay đến gặp đối tác là một chuyên gia thời trang trong một quán cà phê trẻ trung, lại “kín cổng cao tường” trong bộ sơ mi tuềnh

toàng và cổ điển…, thì có thể bạn mất điểm từ cái nhìn đầu tiên của những người mà bạn sắp giao tiếp Để thể hiện thái độ, tình cảm, mối quan hệ và những tâm lý khác của mình trong một cuộc giao tiếp chúng ta sử dụng phương tiện giao tiếp Phương tiện giao tiếp hết sức phong phú và đa dạng, nhưng chúng ta có thể chia chúng ra thành 2 nhóm chính: ngôn ngữ và phi ngôn ngữ Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người, bằng ngôn ngữ con người có thể truyền đi bất cứ một loại thông tin nào, như diễn tả tình cảm, ám chỉ, miêu tả sự vật Nó dựa vào các yếu tố: nội dung ngôn ngữ và tính chất của ngôn ngữ Một giọng nói nhẹ nhàng, thanh tao lên giọng, xuống giọng đúng lúc

sẽ luôn dễ dàng đi vào lòng người hơn đó là những giọng nói oang oang một cách không ý thức Vì vậy, sử dụng ngôn ngữ một cách phi ngôn ngữ, nó giúp ta nhạy cảm hơn trong giao tiếp Con người biểu lộ thái độ cảm xúc của mình qua nét mặt, nụ cười, cử chỉ, ánh mắt, diện mạo, tư thế… Khi dùng các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ, nó giúp ta nhạy cảm hơn trong giao tiếp Con người biểu lộ thái độ cảm xúc của mình qua mét mặt, nụ cười, cử chỉ, ánh mắt, diện mạo, tư thế… Khi dùng các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ, ít nhiều thông tin sẽ được truyền thông qua các cử chỉ, thái độ, động tác và giọng điệu, cách nói của người nói chuyện Người nghe sẽ cảm thấy hồ hởi, thoải mái và cởi mở hơn khi được tiếp xúc với một gương mặt vui vẻ Ngoài ra, cử chỉ, giọng điệu khi nói cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn với người kia đến đâu điều này sẽ góp phần rất quan trọng vào sự thành công trong cuộc sống cũng như trong công việc

2 cấu trúc năng lực giao tiếp

3 thức trạng năng lực giao tiếp của sinh viên hiện nay.

Ngày nay, giao tiếp được mở rộng ra vượt qua rào cản cả về thế hệ, văn hoá, nền tảng giáo dục cũng như nghề nghiệp Biết cách mở rộng giao tiếp và giao tiếp có hiệu quả sẽ rất tốt cho công việc của mỗi người Phần lớn sinh viên khi tốt nghiệp đều được trang bị những kiến thức chuẩn về ngành nghề mà họ được đào tạo trong các trường đại học Tuy nhiên, các kỹ năng mềm như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, tìm kiếm thông tin, giải quyết vấn đề… để đáp ứng nhu cầu thị trường lao động thì sinh viên còn rất hạn chế Có một thực tế rằng hiện nay, sinh viên có điều kiện giao tiếp và tiếp xúc với môi trường thực

tế còn quá ít, việc quá chú trọng vào chuyên môn học tập của mình khiến tính năng động trong môi trường giao tiếp còn yếu, rất nhiều các bạn trẻ không biết cách bắt đầu một câu chuyện dù là đơn giản nhất, không biết ứng xử và thể hiện thế mạnh của mình khi đứng trước nhà tuyển dụng Trong khi đó, dù nhiều trường đại học đã lồng ghép các kỹ năng khác nhưng do thiếu phương pháp dạy khiến sinh viên cảm thấy tự ti trước nhà tuyển dụng Thiếu kỹ năng, nhiều sinh

viên ra trường với tấm bằng tốt nghiệp khá, giỏi cũng rất khó xin việc làm và thích ứng với yêu cầu công việc Theo điều tra mới nhất của Bộ Lao động – Thương Binh – Xã Hội, có đến 13% sinh viên sau khi tốt nghiệp phải đào tạo lại hoặc bổ sung kỹ năng mới gần 40% phải được kèm cặp tại nơi làm việc và 41% cần làm quen với công việc qua một thời gian nhất định mới có thể thích ứng Còn theo kết quả nghiên cứu trên 2.000 sinh viên tại Hà Nội, Cần Thơ, TP HCM…, hiện có tới 83% sinh viên tốt nghiệp được đánh giá là thiếu kỹ năng mềm 37% không tìm được việc làm phù hợp vì nhiều nguyên nhân, trong đó, do thiếu yếu tố kỹ năng là chủ yếu Thống kê của Viện Khoa học lao động (Bộ LĐ-TB-XH) cũng cho thấy, cứ 2.000 hồ sơ xin việc nộp vào các doanh nghiệp thì chỉ có 40 hồ sơ đạt yêu cầu Một cán bộ nhân sự ngân hàng Vietcombank cũng bộc bạch: “Tôi rất bức xúc khi thấy không ít bạn SV thực tập, hoặc SV mới ra trường, dù đã được huấn luyện trước, nhưng hình như không có ý thức mở một

nụ cười và lời chào thân thiện khi gặp những đồng nghiệp đi trước trong cơ quan”

4 cách thức rèn luyện năng lực giao tiếp

Về phía sinh viên:

Tích cực tham gia các hoạt động ngoại khoá, trao đổi bài để nâng cao năng lực giao tiếp, ví dụ như là tích cực xây dựng bài, thuyết trình trước đám đông, tham gia các hoạt động xã hội, tham gia những buổi học ngoại khoá hay chuyến đi thực nghiệm do trường lớp tổ chức

Không ngừng chủ động tìm kiếm cơ hội để rèn luyện bản thân như luôn chủ động tham gia các câu lạc bộ liên quan đến ngành học, chủ động trong việc tìm gặp giáo viên khi cần đến sự hướng dẫn để nâng cao năng lực bản thân, không ngừng trao đổi xin góp ý của giáo viên để hoàn thiện khả năng của mình

Về phía nhà trường:

Nhà trường phải quan tâm nhiều hơn đến nhu cầu hoạt động tập thể của sinh viên để có thể tổ chức nhiều và thường xuyên hơn các hoạt động ngoại khoá giúp sinh viên phát triển kỹ năng của mình

Phổ cập rộng rãi về những hoạt động ngoại khoá để thu hút nhiều hơn nữa sinh viên tham gia

Đổi mới và áp dụng các phương pháp học tập nhằm nâng cao kĩ năng của sinh viên, như tăng cường hình thức làm bài tập lớn theo nhóm, thuyết trình, các buổi thảo luận…

Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của người càng cao Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc đời, công việc Kỹ

năng giao tiếp là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng của sinh viên, khả năng giao tiếp của sinh viên vẫn còn nhiều hạn chế, vậy để có được những kết quả khả quan thì đòi hỏi có sự nỗ lực từ hai phía nhà trường cũng như là sinh viên Giao tiếp là một hoạt động mà không riêng sinh viên mà mọi người nói chung đều cũng phải đối mặt thường xuyên, mọi lúc, mọi nơi, từ đơn giản đến phức tạp, từ với một người đến đám đông Để hoàn thiện, cần cả một quá trình

và đôi lúc cần được học bài bản Bởi có được sự thiện cảm trong giao tiếp, chúng ta sẽ dễ dàng hơn khi thực hiện được nhiều điều mong muốn…

**** tài liệu khác

Giao tiếp là gì?

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về giao tiếp, nhưng nhìn một cách tổng thể, giao tiếp được hiểu là:

- Quá trình trao đổi thông tin, niềm tin và cảm xúc giữa Người với Người

- Sự chuyển giao thông tin và sự hiểu biết

- Suy nghĩ của người này được chuyển đến người khác và hiểu rõ

- Hành vi và thái độ được tiếp nhận bởi người khác

Tại sao sinh viên phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp?

Sinh viên là đội ngũ kế thừa có nhiều khả năng và sức mạnh nội tại để tạo nên những thay đổi mang tính đột phá Tuy nhiên, suốt một khoảng thời gian dài, sinh viên Việt Nam được đánh giá cao về năng lực học tập, về trí tuệ nhưng về khả năng thích nghi và thích ứng trong công việc và cuộc sống thì vô cùng hạn chế Rất nhiều những cử nhân đại học phải đi học lại kỹ năng và theo đánh giá chung của rất nhiều nhà tuyển dụng, đa phần sinh viên mới ra trường đều yếu về giao tiếp Điều đó trở thành rào cản làm hạn chế sự thành công và thành đạt của các bạn sinh viên Chính vì vậy, việc học và rèn luyện về kỹ năng giao tiếp là điều không thể bỏ qua

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp là rèn luyện những điều gì?

Giao tiếp là một quá trình phức tạp và được cấu thành bởi rất nhiều những yếu

tố khác nhau như: người gửi, người nhận, thông điệp, kênh thông tin (có lời, không lời), bối cảnh,…Tuy nhiên, có 3 yếu tố cơ bản cần phải được chú trọng

trong quá trình rèn luyện kỹ năng giao tiếp đó là:

- Chủ thể và đối tượng tham gia quá trình giao tiếp (người gửi và người nhận): Mỗi một cá nhân tham gia giao tiếp là một con người cụ thể, khác

biệt về tính khí, tính cách, nhu cầu, sở thích, niềm tin,…Chính vì điều này, trong giao tiếp rất dễ xuất hiện hiện tượng hiểu sai nghe nhầm

- Thông điệp: Nội dung cần chuyển tải Trong quá trình giao tiếp, thông

điệp không phải lúc nào cũng dễ hiểu và dễ nhận thấy mà nó còn có những “nội

dung ẩn” phía sau Thông điệp có thể đơn thuần chỉ mang tính thông tin nhưng

có nhiều trường hợp đan xen với cảm xúc, mong đợi, nhu cầu, sở thích,…của các đối tượng tham gia giao tiếp

- Kênh thông tin: Ngôn ngữ có lời hoặc không lời (cử chỉ, điệu bộ, ánh

mắt, nụ cười,…)

Rèn luyện kỹ năng giao tiếp chính là rèn luyện những nội dung có liên quan đến

3 vấn đề quan trọng trên, cụ thể:

- Đối với những cá nhân tham gia giao tiếp cần phải quan tâm đến:

 Khám phá bản thân: Tôi là ai? Tôi khác gì so với người khác? Tôi có những ưu và nhược điểm gì? Ước mơ của tôi là gì?,

 Xác định vị thế tâm lý

 Phong cách ăn mặc

- Đối với thông điệp chuyển tải:

- Đối với kênh thông tin:

 Sử dụng ngôn ngữ có lời hiệu quả

 Kỹ năng lắng nghe

 Kỹ năng quan sát

 Sử dụng ngôn ngữ không lời (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười,…)

Làm thế nào để rèn luyện kỹ năng giao tiếp?

Tùy theo mỗi vấn đề cụ thể mà các bạn sinh viên có thể lựa chọn cho mình cách thức rèn luyện kỹ năng giao tiếp phù hợp Việc tham khảo tài liệu, thông tin trong sách, báo, trên mạng hữu ích trong nhiều tình huống Tuy nhiên, để có thể hiểu rõ hơn về cách thức phải làm, chúng ta có thể tham khảo trường hợp của một bạn sinh viên tên Q – Một sinh viên học rất giỏi nhưng không thiết lập được bất kỳ mối quan hệ nào với bạn cùng lớp vì không biết diễn tả suy nghĩ và cảm xúc của mình Mỗi khi đối diện với người khác là Q bối rối, căng thẳng và lắp bắp Q đã tự giúp mình như sau:

- Nâng cao vốn từ cá nhân thông qua:

- Ghi lại các từ, câu hay vào sổ tay và luôn giữ quyển sổ bên mình

- Tập diễn đạt cùng một nội dung nhưng bằng nhiều câu và nhiều cách nói khác nhau

- Lựa chọn câu nói, cách nói phù hợp nhất với bản thân

- Đứng trước gương hoặc một nơi vắng vẻ, an toàn và tự đặt mình vào tình huống giao tiếp để thử diễn đạt

- Trò chuyện cùng những người bạn trong ký túc xá và lắng nghe họ phản hồi, góp ý của họ

- Tham gia các hoạt động do Đoàn – Hội tổ chức hoặc các hoạt động tập thể, xã hội khác

- Tập quan sát và ghi nhận khi tiếp xúc với mọi người xung quanh: quan sát tướng mạo, quan sát cách ăn mặc, quan sát tư thế ngồi,…

- Tham gia các khóa học về kỹ năng giao tiếp

****tài liệu khác

1 ĐẶT VẤN ĐỀ

Giao tiếp là một hoạt động cơ bản, một nhu cầu không thể thiếu của con người

Để tồn tại và phát triển, hàng ngày, hàng giờ, con người luôn thực hiện việc giao tiếp; mỗi con người đều phải giao tiếp với cộng đồng, với thế giới xung quanh để hoàn thành chức trách của mình

Khi bước vào môi trường đại học, có nghĩa là sinh viên đã bước vào một môi trường mới, khác nhiều với các môi trường giao tiếp khác Ở môi trường đại học sinh viên đã là những người trưởng thành chứ không còn như khi ở phổ thông Đặc biệt ở môi trường đại học, sinh viên được nhìn nhận là những con người có học vấn, có nhận thức, và có trình độ văn hóa cao; đối tượng quan hệ giao tiếp thường xuyên, chủ yếu của sinh viên là những người có tri thức: thầy

cô, bạn bè sinh viên,v.v.Vì thế đòi hỏi sinh viên phải có những kĩ năng giao tiếp

cơ bản, thiết yếu nhằm biết cách xây dựng được các mối quan hệ nơi trường lớp

và trong cuộc sống, tạo nên một bầu không khí thật sự tốt đẹp văn minh, lịch sự

2 NỘI DUNG

2.1.Bất kì một hoạt động nào cũng cần có một số kĩ năng, kĩ xảo nhất định,

không biết cách làm, không tự động hóa được một số thao tác hoạt động nhất định sẽ kém hiệu quả Hoạt động giao tiếplà “một hệ thống những quá trình có mục đích và động cơ trong hoạt động tập thể, thực hiện các quan hệ xã hội và nhân cách, các quan hệ tâm lí và sử dụng những phương tiện đặc thù, mà trước hết là ngôn ngữ”(theo A.A Lêonchiev (1, 168); kĩ năng giao tiếp là khả năng nhận thức nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và những biểu hiện tâm lí bên trong của đối tượng và bản thân chủ thể giao tiếp; là khả năng sử dụng hợp

lí các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách tổ chức điều chỉnh, điều khiển quá trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp Các kĩ năng giao tiếp có vai trò rất quan trọng đối với tất cả chúng ta Nhà học giả người Mỹ, Kinixti đã từng nói: “Sự thành công của một người chỉ có mười lăm phần trăm phải dựa vào kĩ thuật chuyên ngành, còn tám mươi lăm phần trăm phải dựa vào những quan hệ giao tiếp và tài năng xử thế của người ấy.” (9, 6) Chúng ta đã ngày càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kĩ năng giao tiếp, thế nhưng trong thực tế cuộc sống có rất nhiều cá nhân đang rất chật vật về năng lực này

Đã có rất nhiều báo chí phản ánh những về những cử chỉ bất lịch sự diễn ra chung quanh ta, đặc biệt ở lớp trẻ mới lớn lên: gặp người già đến nhà, con cái không chào; lên xe buýt, thanh niên tranh chỗ ngồi, không nhường chỗ người già, phụ nữ có con nhỏ; ra đường xô đẩy người khác không xin lỗi; nói năng thì thô lỗ, bỗ bã, luôn mồm chửi tục, chửi đổng; ăn mặc thì lôi thôi, tự động nhận xét bừa bãi về người khác ở nơi công cộng; có những hành vi ứng xử thiếu cẩn trọng; sống ích kỉ,v.v

Trong những năm gần đây, chất lượng đào tạo đại học ở Việt Nam đã dần dần được nâng cao, nhưng theo rất nhiều nguồn tin thì các nhà tuyển dụng quốc gia vẫn chê khả năng giao tiếp của sinh viên Việt Nam Vì vậy, hơn ai hết, mỗi sinh viên cần phải được kịp thời cũng cố và bổ sung những kĩ năng giao tiếp cơ bản nhất nhằm hoàn thiện nhân cách cá nhân, kết nối với cộng đồng trước mắt là để phục vụ tốt cho việc sống và học tập; đó là bảy kỹ năng sau: 1 Kĩ năng hòa nhập với cộng đồng;2 Kĩ năng quản lý sự nhận thức của bản thân; 3 Kĩ năng lựa chọn ngôn từ và điều chỉnh giọng nói; 4 Kĩ năng giao tiếp phi ngôn ngữ; 5

Kĩ năng lắng nghe; 6 Kĩ năng thấu hiểu sự khác biệt và giải quyết những xung đột; 7 Kĩ năng trình bày Chúng tôi xin được phân tích cụ thể bảy kĩ năng này ở phần tiếp theo

2.2 Bảy kĩ năng giao tiếp cơ bản

2.2.1 Kĩ năng hòa nhập với mọi người

Mỗi con người chúng ta không thể sống khi bị tách rời khỏi cộng đồng, chính vì

lẽ đó năng lực giao tiếp giữa người và người chính là năng lực xây dựng những cầu nối Khi chúng ta giao tiếp với người khác, chúng ta phải là xây dựng được cầu nối quan hệ tích cực để tạo ra một môi trường sống, học tập hữu ích cho cả hai bên đó chính là mục tiêu quan trọng nhất.Trong cuộc sống, muốn trở thành người giao tiếp tốt, chúng ta cần thực hiện thuần thục các quy tắc, chuẩn mực xã hội Các quy tắc, chuẩn mực giao tiếp, cách đối nhân xử thế ở đời rất đa dạng phong phú; tuy nhiên, có một số nguyên tắc, chuẩn mực phổ biến trong giao

tiếp xã hội như: xử thế lịch sự, luôn quan tâm đến người khác, ý thức bản thân

luôn ở trong tư thế chuẩn bị sẵn sàng có thái độ trân trọng chính mình, biết điều

và tự tin, điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với phong cách mà đối tác ưa

thích nhất; xử lí mọi việc phải thấu tình đạt lí, luôn giữ chữ tín trong trong cuộc sống, xây dựng niềm tin bằng cách thể hiện tính nhất quán trong lời nói và việc làm, xây dựng những cầu nối cảm thông và hợp tác, dựa trên sự tin cậy lẫn nhau

và những mối quan tâm hay sở thích giống nhau Chúng ta cần biết đặt mình vào vị trí của đối tác giao tiếp để cư xử cho đúng mực; điều gì mình không muốn hoặc không làm được thì cũng không bắt người khác phải làm; dùng cách nói tế nhị, có lý, có tình, tránh dùng cách nói vỗ mặt sỗ sàng; tránh chạm vào lòng tự ái của người khác, khiến người ta phải buồn lòng đau khổ; tránh dùng cách nói mỉa mai cay độc; lúc cần thiết biết dùng cách nói triết lý để giảm bớt nỗi bất hạnh của người khác Làm được những điều như vậy thì có nghĩa là chúng ta đã có kỹ năng hòa nhập với mọi người

2.2.2 Kĩ năng quản lí nhận thức của bản thân

Sự nhận thức có tác động mạnh mẽ hơn sự thật và việc nhận thức của mỗi người

về người giao tiếp với mình có ảnh hưởng rất lớn trong giao tiếp, thế nhưng rất nhiều người thường chuyển thông điệp sang nhận thức ngay tức thì và thường làm như vậy mà không hề có ý thức gì cả đồng thời hình thành những ấn tượng, cảm giác, đưa ra những quyết định hay những kết luận một cách máy móc, đó

có nghĩa là không kiểm soát được nhận thức của mình Con người nếu không kiểm soát được nhận thức của mình là một điều vô cùng tai hại trong giao tiếp, tai hại nhất là sẽ để lại một hình ảnh xấu về mình trong nhận thức của người giao tiếp với mình Vì vậy, mỗi con người nên rèn cho mình có được kĩ năng quản lí nhận thức của bản thân Muốn thế khi giao tiếp cần lưu ý: trước hết là

phải chuyển thông điệp đúng lúc, khi đối tác của chúng ta có một số nhận thức

không chính xác về một vấn đề nào đó chỉ vì tầm nhìn của họ chưa bao quát toàn bộ sự việc chúng ta nên bắt đầu từ quan điểm của đối phương trước và giúp

họ dần nhận ra toàn cảnh vấn đề để họ thấu tình đạt lí, không có cảm giác bị hạ

bệ, có thái độ tế nhị đối với những điểm dị biệt cá nhân, chú tâm đến lời nói,

giọng nói, thái độ cử chỉ và kiểu cách của mình.

2.2.3 Kĩ năng chọn lựa ngôn từ và điều chỉnh giọng nói

Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người Nhờ ngôn ngữ người

ta có thể trao đổi với nhau mọi loại thông tin, như: diễn tả hành động, sự vật, sự việc, trạng thái, tình cảm, những mong muốn, những suy nghĩ Hiệu quả của giao tiếp bằng ngôn ngữ phụ thuộc vào nội dung của ngôn ngữ, tính chất của ngôn ngữ, điệu bộ khi nói Trong lúc giao tiếp một số từ ngữ có khả năng tạo ra một phản ứng mạnh mẽ nào đó Khi viết lách việc chọn từ ngữ cũng như phong cách thể hiện là các yếu tố quan trọng hàng đầu Khi giao tiếp qua điện thoại thì giọng nói đóng vai trò quyết định Khi giao tiếp trực diện, cử chỉ là quan trọng nhất, kế đến là giọng nói, và cuối cùng là những từ ngữ được sử dụng

Để có được kĩ năng này cần cẩn trọng đối với từ ngữ, cố gắng điều khiển giọng nói của mình để đạt mục tiêu khi giao tiếp, biết sử dụng một phong cách diễn cảm để tạo hiệu quả

2.2.4 Kĩ năng tận dụng hiệu quả của giao tiếp phi ngôn ngữ

Nếu lời nói và chữ viết (ngôn ngữ) là phương tiện giao tiếp cực kì quan trọng trong đời sống xã hội thì giao tiếp phi ngôn ngữ cũng có ý nghĩa quan trọng không kém Mỗi ánh mắt, nụ cười, cử chỉ, hành động,v.v đều có ý nghĩa của nó

và là phương tiện giúp những người tiến hành giao tiếp hiểu được nhau Một nghiên cứu cho thấy rằng, trong giao tiếp thông qua hình thức nói, thì tác động của từ ngữ chỉ chiếm 30 – 40%, phần còn lại là tác động của giao tiếp phi ngôn ngữ, bao gồm: nét mặt, nụ cười, ánh mắt, cử chỉ, hành động, trang phục, không gian giao tiếp,v.v Giao tiếp phi ngôn ngữ phản ánh chân thật và đầy đủ các mối quan hệ, do đó, chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây để tận dụng hiệu quả của giao tiếp phi ngôn ngữ, nhằm không chỉ giúp người ta hiểu được nhau,

mà còn giúp hoàn thiện các mối quan hệ, giúp con người sống đẹp hơn, có ý nghĩa hơn: phát huy việc tiếp xúc bằng mắt một cách thích hợp để cho mọi người biết mình thực sự thích thú khi giao tiếp với họ; luôn nở nụ cười làm cho cuộc đời đẹp hơn, mọi người cảm thấy ấm áp thân thiện, gần gũi với nhau hơn; đừng vô tình có những cử chỉ thái độ dễ gây hiểu lầm; hãy làm cho cuộc giao tiếp bằng ngôn ngữ hiệu quả hơn bằng cách sử dụng kèm theo những điệu bộ,

cử chỉ khi nói; luôn thể hiện sự thích thú lắng nghe người khác khi giao tiếp và điều đặc biệt nên nhớ là đứng hay ngồi cũng phải ngay ngắn, chững chạc, trông thoải mái tự tin, nhưng cũng đừng quá cứng nhắc, căng thẳng và trịnh trọng 2.2.5 Kĩ năng lắng nghe

Chúng ta có thể đều đã biết, lắng nghe là kĩ năng cơ bản và bí quyết giúp thành

công trong giao tiếp, chúng ta có kĩ năng lắng nghe sẽ đặt được mình vào vị thế

kẻ mạnh, trở thành người dễ gần, dễ mến.Vì lắng nghe, khác với nghe ở chỗ, nghe là một quá trình thụ động, trong đó chúng ta đón nhận tất cả các âm thanh đến tai mình còn lắng nghe là một quá trình chủ động; lắng nghe bao gồm việc

sử dụng các kiến thức và kinh nghiệm hiện có để hiểu thông tin mới Lắng nghe giúp ta thu thập được nhiều thông tin để hiểu và giải quyết vấn đề; giúp ta hiểu người khác và ứng xử phù hơp Biết lắng nghe các ý tưởng sáng tạo sẽ nảy sinh nhiều hơn khi các cuộc giao tiếp cởi mở.Nhưng đây là một kĩ năng khó và rất nhiều người chưa biết lắng nghe Lí do mà chúng ta khó tạo được cho mình kĩ năng lắng nghe có thể có rất nhiều lý do Có những nguyên nhân chủ quan thuộc

về người nghe như: sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán chú ý; cảm nhận tiêu cực về đề tài; chỉ nghĩ về mình; cảm nhận tiêu cực về người nói Cũng có thể nguyên nhân là do phía nguời nói mức độ quan tâm thấp đối với người nghe Hay nguyên nhân xuất phát từ sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin

( Trung bình nói 125 – 150 từ/phút; đọc nhanh gấp 2-3 lần nói; người nghe xử

lý thông tin nhanh gấp 2 -3 lần người đọc; con người suy nghĩ nhanh hơn từ

10-20 lần họ nói)

Để có được kĩ năng lắng nghe, chúng ta phải: tập trung chú ý vào nguời nói; tự gợi mở hiểu biết cho mình khi nghe; lắng nghe gắn với quan sát cách ứng

xử Cần phải chú ý tới những thông điệp thông qua cách ứng xử của đối

phương, vì nó có thể thống nhất hoặc không thống nhất với lời nói của đối phương

Chúng ta cũng cần phải lưu ý rằng, sử dụng kĩ năng lắng nghe là nhằm để thực hiện ba mục đích:

Thứ nhất là lắng nghe để thu thập thông tin Để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn

đề mà ta cần biết Chúng ta cần phải chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin chính xác, cần thiết đồng thời chủ động nghe và lái câu

chuyện theo mục đích của mình bằng một số phương pháp như : Đặt câu hỏi; phương pháp gợi mở - phương pháp khống chế; phương pháp cân bằng -

phương pháp xoay chuyển,v.v

Thứ hai là lắng nghe để giải quyết vấn đề Người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp Một số thủ thuật nhằm lắng nghe để giải quyết vấn đề là: ghi nhanh những gợi ý để phản hồi, cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ, tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi

Thứ ba là lắng nghe để thấu cảm.Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có hiểu biết và đặc biệt có sự tin tưởng Vì vậy người nghe phải cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với nói, chờ thời điểm thích hợp mới trình bày ý kiến phản hồi của mình Muốn lắng nghe để thấu cảm người nghe phải dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác

2.2.6 Kĩ năng thấu hiểu sự khác biệt và giải quyết những xung đột

Trong một tập thể mỗi một con người đều có những nét khác biệt, đồng thời là

sự xuất hiện của những cuộc xung đột giữa các cá nhân trong nội bộ tổ chức nguyên nhân chính là do năng lực giao tiếp quá kém Vì vậy mỗi chúng ta phải thấu hiểu được sự khác biệt và có khả năng giải quyết những xung đột

Sự xung đột nó có cội nguồn sâu xa là ở sự khác biệt Khi giao tiếp gặp vấn đề, nguyên nhân thông thường là do khác nhau về nhận thức hoặc khác nhau về giao tiếp Để giảm thiểu các xung đột cũng chúng ta phải thấu hiểu sự khác biệt bằng các tìm hiểu những phong cách giao tiếp và lối suy nghĩ khác nhau, không