Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Hệ thống thông tin quản lý giáo dụcMục tiêu bài học • Hiểu rõ vai trò và mối lên hệ của thông tin trong thực hiện các chức năng cơ bản của QLGD lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo v

Hệ thống thông tin quản lý giáo dục

Mục tiêu bài học

• Hiểu rõ vai trò và mối lên hệ của thông tin trong thực hiện các chức năng cơ bản của QLGD (lập kế hoạch,

tổ chức thực hiện, chỉ đạo và kiểm tra đánh giá)

• Hiểu được cơ cấu tổ chức của hệ thống thông tin

QLGD thường phù hợp với cơ cấu QLGD

• Biết được các kênh thông tin trong hệ thống giáo

dục

Các khái niệm cơ bản

• Hệ thống: Hệ thống là một tập hợp các phần tử khác nhau, giữa chúng có mối liên hệ và tác động qua lại theo một qui luật nhất định tạo thành một chỉnh thể

có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định”

• Hệ thống thông tin là một chu trình gồm đầu vào, quá trình xử lý thông tin và đầu ra được thực hiện và quản

lý trong một tổ chức và môi trường quanh tổ chức đó

• Hệ thống thông tin quản lý có mục đích cung cấp

thông tin giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc của tổ chức

Quan niệm về hệ thống thông tin

QLGD

• Là một cơ chế sẽ định hướng cấu trúc thông tin theo cách loại

bỏ sự chồng chéo và không thích hợp trong hệ thống giáo dục

và sự lãng phí tiềm năng nguồn lực con người và vật chất

• Là hệ thống cung cấp cho các nhà QLGD những thông tin có ích trong lập kế hoạch và phân bổ các dịch vụ giáo dục Cụ thể cung cấp thông tin theo các lĩnh vực

Hệ thống TTQLGD chỉ hoạt động có hiệu quả khi đáp ứng được nhu cầu thông tin ở các cấp quản lý khác nhau

Cấp vĩ mô Lập kế hoạch,

chiến lược

Cấp vĩ mô Các hoạt động

Nhu cầu thông tin theo các cấp quản lý

• Nhu cầu thông tin

- Mục tiêu quốc gia và các tiêu chí

- Kết quả học tập của từng học sinh, từng môn học

- Báo cáo theo dõi sự chuyên cần, gặp gỡ với BGH và cha mẹ học sinh

• Nhà trường – ban giám hiệu

- Kiểm tra kết quả và tính

chuyên cần của học sinh

- Hỗ trợ và thanh tra giáo

viên, v.v.

• Nhu cầu thông tin

- Các mục tiêu quốc gia và số liệu so sánh giáo dục khác

- Các tệp thông tin cập nhật

về học sinh, giáo viên, cơ sở vật chất và trang thiết bị, đồ dùng học tập

- Kết quả năm học này so với các năm học trước và so với các trường khác

- Thái độ, động cơ, tuyển dụng và nhu cầu đào tạo giáo viên

- Dự báo ngắn hạn về nhu cầu

nhân lực của địa phương

- Xác định nhu cầu nguồn lực

của các trường…

• Nhu cầu thông tin không đòi hỏi chi tiết như ở cấp trường

- Đăng ký và nhập học của học sinh theo trường (theo dõi trong nhiều năm phân theo giới tính)

- Số liệu địa lý theo độ tuổi, các tỉ lệ nhập học

- Các nguồn lực, các yêu cầu

về CSVC, SGK, nhu cầu giáo viên và giờ làm thêm

• Cấp quốc gia – lập kế hoạch

- Dân số theo độ tuổi, nhập nhập, số năm đi học, chuyển cấp (phân theo giới và

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả

hoạt động của hệ thống

• Các đặc điểm của tổ chức như cơ cấu tổ chức và công nghệ;

• Các đặc điểm môi trường như các điều kiện phát triển kinh tế-xã hội

và thị trường tác động đến hệ thống hoặc tổ chức;

• Các đặc điểm nhân lực như trình độ chuyên môn, tay nghề, thái

độ

đối với công việc;

• Các chính sách quản lý và người quản lý.

Cả bốn yếu tố này đều phải được xem xét trong mối quan hệ ảnh hưởng lẫn nhau để đạt hiệu quả Một hệ thống quản lý có hiệu quả là hệ thống thích nghi được với môi trường xung quanh, có cấu trúc tổ chức phù hợp, áp dụng công nghệ hiện đại, đội ngũ nhân lực có chuyên môn, có tiềm năng và có các chính sách

quản lý thích hợp để đạt các mục tiêu đề ra

Vai trò của hệ thống thông tin trong

QLGD

• Nâng cao chất lượng giáo dục

• Phục vụ đa dạng đối tượng dùng tin

• Khắc phục yếu kém trong quản lý, đặc biệt trong việc

ra quyết định giáo dục

• Cung cấp thông tin phản ánh thực về các hoạt động giáo dục một cách chi tiết

Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin QLGD

• Nguyên tắc liên hệ ngược: Mối quan hệ điều khiển

giữa chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý thường gồm hai chiều thông tin, thông tin điều khiển từ trên xuống và chiều liên hệ ngược - tức là chiều thông tin

từ dưới lên trên Không có chiều thông tin liên hệ

ngược thì không thể thực hiện bất kỳ một hoạt động quản lý nào một cách phù hợp và hiệu quả

• Nguyên tắc phân cấp xử lý thông tin: Đây là nguyên tắc

quan trọng của điều khiển học Đối với các đối tượng quản lý

là các hoạt động thông tin QLGD ở nhiều cấp quản lý (Trung ương, tỉnh, huyện và trường) thì không thể điều khiển và xử lý thông tin chỉ tập trung vào một trung tâm Với nguyên tắc

phân cấp, một hệ thống lớn bao gồm nhiều hệ thống nhỏ, mỗi

hệ thống nhỏ đó có tính độc lập tương đối, đồng thời chính nó

là đối tượng quản lý của hệ thống lớn Sự phân cấp hợp lý tạo cho mỗi cấp dưới có quyền độc lập, tự chủ xử lý thông tin gần nhất với các sự kiện, hoạt động giáo dục của mình nhưng vẫn bảo đảm được sự thống nhất của hệ thống

• Nguyên tắc hệ thống mở nhằm đảm bảo cho hệ

thống thông tin QLGD có thể dễ dàng truy nhập được vào mạng của các hệ thống thông tin kinh tế- xã hội

và của các tổ chức khác Trong thời đại khoa học - kỹ thuật ngày nay cùng với những thành tựu mới nhất

của viễn thông, tin học như Internet, xa lộ thông tin, các phương tiện truyền thông đa chức năng phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống

áp dụng nguyên tắc hệ thống mở đòi hỏi hệ thống

thông tin QLGD phải tuân thủ một loạt các tiêu

chuẩn, qui ước chung để có thể dễ dàng truy nhập

mạng, nối mạng thông tin

Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin QLGD

• Phương pháp mô hình hoá: Mô hình hoá là phương

pháp tái hiện những đặc trưng của đối tượng nghiên cứu bằng một mô hình khi việc nghiên cứu chính đối tượng đó không thể thực hiện được Đây phương

pháp nghiên cứu hệ thống khi biết cả ba yếu tố đầu vào, đầu ra và cấu trúc của hệ thống Phương pháp này dễ thực hiện, chi phí thấp cũng như thời gian

nghiên cứu và áp dụng trong thực tế ngắn Mô hình hoá cho phép người nghiên cứu nắm được những yếu

tố cơ bản và các quan hệ cơ bản một cách phổ quát, đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả

Trình tự sử dụng phương pháp mô hình hóa

• Bước 1: Xây dựng mô hình của hệ thống phải nghiên cứu

• Bước 2: Phân tích, nghiên cứu trên mô hình lý thuyết

đã thu được ở bước 1

• Bước 3: Đối chiếu kết luận rút ra từ mô hình với kết quả thực tế để xem xét kết luận rút ra về mô hình lý thuyết có chuẩn xác hay không

• Bước 4: Chỉnh lý lại kết quả của mô hình lý thuyết

cho phù hợp sau đó đem sử dụng kết quả trong thực tế

• Phương pháp hệ thống là xem xét và xử lý một công

việc đòi hỏi người quản lý phải tính đến tất cả các yếu

tố có liên quan đến đối tượng nghiên cứu cả về con người, phương tiện, pháp lý, nguồn đầu tư Tuy

nhiên người quản lý cũng phải phân biệt lựa chọn vấn

đề gì là cơ bản nhất để tập trung nghiên cứu giải

quyết Sử dụng phương pháp hệ thống trong nghiên cứu tức là phân tích hệ thống ban đầu thành các hệ

thống con hay phân hệ có mối liên hệ ràng buộc với nhau, từ đó tìm ra các qui luật vận động trong từng

phân hệ để khái quát thành những qui luật cho cả hệ thống

• Phương pháp thông qua tiếp cận hành vi: Đây là phương pháp quan

trọng có liên quan tới các hành vi nảy sinh trong xây dựng, phát triển và duy trì hoạt động lâu dài của các hệ thống thông tin quản lý Các vấn đề có liên quan là: Tính tích hợp các cơ sở dữ liệu về thiết kế, thực hiện, sử dụng

và quản lý phục vụ chiến lược phát triển giáo dục Các yếu tố quan trọng khác trong tiếp cận hành vi là các khái niệm và phương pháp Ví dụ, các nhà xã hội học nghiên cứu hệ thống thông tin để xem xét các nhóm người

và tổ chức ảnh hưởng thế nào đến sự phát triển của hệ thống và tương tự,

hệ thống thông tin có ảnh hưởng gì đến các cá nhân, nhóm người và các tổ chức Các nhà tâm lý học nghiên cứu hệ thống thông tin QLGD với mối quan tâm là những thông tin nào được các nhà ra quyết định sử dụng Các nhà kinh tế học thì quan tâm nghiên cứu hệ thống thông tin trên khía cạnh ảnh hưởng tác động của hệ thống lên cấu trúc, giá thành và tương tác giữa giáo dục và thị trường lao động

• Ví dụ, các nhà xã hội học nghiên cứu hệ thống thông tin để xem xét các nhóm người và tổ chức ảnh hưởng thế nào đến sự phát triển của hệ thống và tương tự, hệ thống thông tin có ảnh hưởng gì đến các cá nhân,

nhóm người và các tổ chức

• Các nhà tâm lý học nghiên cứu hệ thống thông tin

QLGD với mối quan tâm là những thông tin nào được các nhà ra quyết định sử dụng

• Các nhà kinh tế học thì quan tâm nghiên cứu hệ thống thông tin trên khía cạnh ảnh hưởng tác động của hệ thống lên cấu trúc, giá thành và tương tác giữa giáo dục và thị trường lao động

• Tiếp cận hành vi nói chung không tập trung nhiều vào các giải pháp kỹ thuật mà chú trọng đến những thay đổi trong các chính sách tổ chức, quản lý phù hợp

thực tiễn và thái độ, hành vi ứng xử của cán bộ quản

lý, nhân viên trong tổ chức Trong bối cảnh Việt Nam hiện nay, khi chuyển từ hệ thống thông tin QLGD

theo hướng thủ công sang hiện đại hoá và áp dụng

CNTT vào hệ thống đòi hỏi phải có các biện pháp

phối hợp về đầu tư cơ sở vật chất đi đôi với đào tạo người sử dụng, thay đổi thói quen từ làm việc thủ

công sang chuyên môn hoá, có sự hỗ trợ kỹ thuật

Mục tiêu của hệ thống thông tin QLGD

• Nâng cao khả năng xử lý dữ liệu, lưu trữ và phân tích thông tin trên nguyên tắc

cung cấp những dữ liệu và thông tin kịp thời, thích hợp cho các nhà lập kế hoạch giáo dục và QLGD.

• Phối hợp trong việc thu thập , xử lý, lưu trữ, phân tích và cung cấp thông tin

giáo dục và có liên quan đến giáo dục.

• Tăng cường khả năng quản lý, lập kế hoạch và chỉ đạo dòng thông tin QLGD

giữa các tổ chức trong ngành giáo dục và các ngành có liên quan ở nhiều lĩnh vực khác nhau.

• Tạo điều kiện và khuyến khích sử dụng những thông tin thích hợp từ nhiều tổ

chức khác nhau ở mọi cấp quản lý cho việc lập kế hoạch triển khai và QLGD có hiệu quả hơn.

• Hợp lý hoá các dòng thông tin cho việc ra quyết định bằng cách giảm đi và loại

trừ việc sao chép lặp lại thông tin theo kiểu thông tin lấp chỗ trống.

• Thiết lập quan hệ với nhiều hệ thống thông tin khác nhau hiện đang tồn tại.

• Lồng ghép các nguồn thông tin chất lượng và số lượng khác nhau trong cùng

một hệ thống.

• Đẩy mạnh hơn nữa việc thu thập, cung cấp và sử dụng thông tin QLGD ở mọi

cấp quản lý đáp ứng nhu cầu thông tin luôn thay đổi.

Cơ cấu tổ chức và các kênh thông tin của hệ thống thông tin QLGD

Cơ cấu tổ chức của hệ thống phù hợp với cơ cấu quản

lý bao gồm:

• Cơ quan thông tin QLGD cấp quốc gia

• Cơ quan thông tin cấp tỉnh/thành phố

• Cơ quan thông tin cấp quận/huyện

• Thông tin QLGD cấp trường

Cỏc kờnh thụng tin:

- Kờnh thụng tin hàng dọc

- Kờnh thụng tin hàng ngang

Qui trình thu thập số liệu hàng năm

Nhà trường

Phiếu khảo sát

Phòng GD

Sở GD Nhập số liệu vào hệ thống

Cơ sở dữ liệu của EMIS

Một số hệ thống thông tin QLGD hiện hành

• Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) – tập hợp các dữ liệu về nhà trường được thu thập từ cấp trường tới phòng giáo dục, sở giáo dục và gửi lên Bộ Giáo dục & Đào tạo Bộ phận lưu trữ và xử lý thông tin hiện nay trực thuộc Vụ Kế hoạch – Tài vụ, Bộ GD&ĐT.

• Hệ thống thông tin về tài chính (FMIS) do Vụ Kế hoạch – Tài

vụ, Bộ GD&ĐT lưu giữ, xử lý và cung cấp số liệu

• Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (PMIS) lưu trữ và xử lý các số liệu về nhân sự ngành giáo dục trực thuộc Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ GD&ĐT.

• Hệ thống thông tin phát triển chuyên môn giáo viên tiểu học (PDIS) – dự án phát triển giáo viên tiểu học xây dựng và vận hành.

Điểm mạnh và yếu của EMIS Việt

Nam

• Điểm mạnh

- Mạng lưới thu thập và báo cáo dữ liệu từ cấp trường

- Đã xây dựng được một hệ thống biểu mẫu cho thu thập và báo cáo số liệu

- Đã được tin học hóa ở hầu hết các cơ quan quản lý giáo dục cấp quận/huyện, tỉnh/thành phố

Điểm yếu

Độ chính xác của các số liệu thống kê là kém tin cậy do việc duy trì sổ sách ở các cơ sở chủ yếu dựa vào trí nhớ của người quản lý;

• Sử dụng kém hiệu quả các số liệu có sẵn trong việc lập kế hoạch giáo dục ở địa phương;

• Trách nhiệm của cán bộ trong công tác thống kê và thông tin QLGD chưa cao;

• Thiếu cộng tác giữa các bộ phận của hệ thống thông tin QLGD ở địa phương (khảo sát tại Tiên Yên,

Quảng Ninh, 2000)

• "Dự án hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo" do EU tài trợ

(2000-2003) nêu ra thực trạng như sau: "Người làm thống kê tại các trường mầm non, tiểu học, THCS

thường là giáo viên kiêm nhiệm hoặc cán bộ hành

chính Họ thường được hướng dẫn sơ lược về cách thức điền số liệu vào biểu nên còn nhiều trường hợp chưa hiểu được tính lôgic của các dữ liệu trong biểu thống kê rồi gửi lên phòng GD-ĐT huyện Phòng

GD-ĐT tổng hợp lại rồi báo cáo lên sở GD-ĐT, do vậy về thời gian cũng như độ chính xác là hoàn toàn không đảm bảo".

• Các dự án liên quan đến đầu tư trang thiết bị hiện đại

Dự án tiểu học (1,7tr USD) Trang bị PC, máy văn

phòng cho 61 Sở GD-ĐT, một số phòng GD-ĐT

Dự án GD trung học cơ sở (Trang bị PC cho 61 Sở

GD-ĐT, một số trường CĐSP của 36 tỉnh, thành phố)

Dự án GD đại học (4,3 tr USD) Trang bị phần mềm

quản lý tài chính, hồ sơ sinh viên, nhân sự và lương, các chi phí đào tạo cho 140 trường đại học và cao

đẳng

Đánh giá: Trang bị còn chồng chéo, hiệu quả sử dụng chưa cao

Kinh nghiệm quốc tế

Philippines

Hàn Quốc: hệ thống thông tin giáo dục quốc gia (NEIS – National Educational Information System) được xây dựng để hỗ trợ các điện tử hóa các nhiệm vụ quản lý như quản lý học sinh, sinh viên, giáo viên và tài chính

ở các cơ sở giáo dục Hệ thống này sử dụng tích cực công cụ Internet và công nghệ thông tin, viễn thông

để tăng tính hiệu quả và minh bạch của hệ thống quản

lý giáo dục NEIS được xây dựng dựa trên chính sách nhà nước về một chính phủ điện tử hóa

Các bước xây dựng NEIS của HQ

3 8/2002-3/2003: Chạy thử chương trình quản lý và

đào tạo người sử dụng

4 3/2003-5/2003: Triển khai hệ thống ở diện rộng (cả

nước)

Kinh phí đầu tư cho NEIS

• Tổng kinh phí: 52,1 tỷ won (tiền Hàn Quốc)

(1USD tương đương 1200 won, tỷ giá 8/2005)

Trong đó: 25 tỉ won do Quĩ Thông tin tài trợ,1,1 tỉ won từ Kho bạc nhà nước, 26 tỉ won còn lại là ngân sách của các tỉnh.

Để áp dụng trong QLGD: 421 văn bản giáo dục được xem lại để nhập máy, trong đó 11 văn bản phải viết lại; 3912 mẫu biểu được thử nghiệm và 2272 biểu mẫu (chiếm 58%) được nhập máy theo mẫu biểu điện tử, 1640 biểu mẫu không phù hợp

hoặc không cần thiết được thiết kế lại hoặc loại bỏ; đào tạo 450.000 giáo viên về chương trình phần mềm và thu thập số liệu; đào tạo 110.000 cha mẹ học sinh về khai thác và sử dụng

dữ liệu

Hiệu quả

• Giảm 50% chi phí in ấn, gửi công văn giấy tờ

• Giảm 75% các tệp/tập công văn, giấy tờ phải lưu trữ tại các cơ quan giáo dục (trước đây là 86 loại giấy tờ nay còn 20 loại)

• Cán bộ quản lý và thanh tra nhà trường được giảm tải công việc do tiếp cận thông tin dễ dàng và nhanh chóng

• Cha mẹ tiếp nhận thông tin về hoạt động của nhà trường nơi con mình học mà không cần phải đến trường

• Các văn bản pháp luật liên quan đến giáo dục có thể đến tay các công dân mà không cần phải đến các cơ quan quản lý giáo dục.

• Địa chỉ website: http://www.moe.go.kr

• Bài tập

Anh/chị hãy đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin QLGD Việt Nam phục vụ lập kế hoạch và quản lý các hoạt động giáo dục trong giai đoạn hiện nay