Qui trình tuyển dụng đào tạo thôi việc.doc

Qui trình tuyển dụng đào tạo thôi việc.

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG-ĐÀO TẠO-THÔI VIỆC

Bảng theo dõi nội dung sửa đổi tài liệu BM.02-TT.01/00KSTL

Ngày:

đổi đổi

1.Mục đích: Quy trình này nhằm đưa ra phương pháp xử lý nhất quán trong việc giải

quyết các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc,xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với các nhân viên trongCông ty Việc giải quyết thi tay nghề, nâng bậc lương, mua bảo hiểm xã hội được nêu

trong Quy chế Tiền lương và việc giải quyết khen thưởng, ký luật, bồi thường tráchnhiệm vật chất được nếu trong Quy định Khen thưởng-Kỷ luật.

2.Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng đối với hoạt động giải quyết các vấn đề

nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xin nghỉ việc riêng

có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với tất cả các nhân viên các cấp trong Công

5.1.1 Trách nhiệm của Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế:

- Chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc Ban Giám đốc trong việc hoạch định chínhsách nhân sự và triển khai thực hiện chính sách nhân sự phù hợp với luật pháp Nhànước, định hướng phát triển của Công ty

- Thống nhất chỉ đạo nghiệp vụ và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về kết quảcông tác giải quyết các vấn đề nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, thuyênchuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối vớimọi nhân viên trong Công ty

5.1.2 Trách nhiệm của Phụ trách đơn vị:

- Phối hợp với Phòng Nhân sự-Pháp chế giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm,phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyênchuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối vớinhân viên trong đơn vị tuân theo Quy trình này.

5.1.3 Trách nhiệm của Ban chấp hành Công đoàn:

- Tham gia đóng góp ý kiến trong suốt quá trình hoạch định chính sách nhân sự vàtriển khai thực hiện chính sách nhân sự của Công ty

- Giám sát toàn bộ quá trình giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm, phỏng vấn,kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc,xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với mọi nhân viêntrong Công ty

5.1.4 Trách nhiệm của nhân viên:

- Tham gia đóng góp ý kiến xây dựng chính sách nhân sự và tham gia triển khai thực

hiện chính sách nhân sự của Công ty

- Tuân thủ các quy định giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm, phỏng vấn, kiểm

tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyên chuyển công việc, xinnghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối với mọi nhân viên trongCông ty

- Tham gia giám sát toàn bộ quá trình giải quyết các vấn đề nhân sự như tìm kiếm,

phỏng vấn, kiểm tra, tuyển dụng, hướng dẫn làm việc, đào tạo, đề bạt, thuyênchuyển công việc, xin nghỉ việc riêng có thời hạn và giải quyết cho thôi việc đối vớimọi nhân viên trong Công ty

5.2 L u ưu đồ quy trình tuyển dụng: đồ quy trình tuyển dụng: quy trình tuy n d ng:ển dụng: ụng:

Trách nhiệm Lưu đồ quy trình Tài liệu/biểu mẫu liên quan

-Phụ trách đơn vị

QT.14/TDĐTTV

5.3.1-5.3.2-BM.01-11 Phòng NS5.3.1-5.3.2-BM.01-11 PC

- Ban Giám đốc

5.3.3-BM.01-11 QT.14/TDĐTTV

- Phòng NS-PC

- Phụ trách đơn vị

5.3.4-5.3.5-5.3.6 BM.02-03-04-15 QT.14/TDĐTTV

- Ban Giám đốc

5.3.7 BM.02-QT.14/TDĐTTV

- Phòng NS-PC

- Phụ trách đơn vị

5.3.7 BM.02-QT.14/TDĐTTV

Đạt yêu cầu Sát hạch kết quả đào tạo

Quyết định thử việc

5.3 Mô tả lưu đồ quy trình tuyển dụng:

- Trước ngày 20/12 hàng năm, Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhucầu sử dụng nhân sự, dự tính nhu cầu tuyển dụng cho cả năm sau gửi cho Phòng

Nhân sự-Pháp chế theo biểu mẫu "Kế hoạch nhu cầu tuyển dụng năm"

- Đối với nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch, trước ngày 25 hàng tháng Phụ trách đơn

vị phải khẳng định lại bằng văn bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự của tháng tiếptheo

- Đối với nhu cầu tuyển dụng chưa có trong kế hoạch, trừ trường hợp khẩn cấp theoyêu cầu của công việc, Phụ trách đơn vị phải gửi đề nghị bằng văn bản cho PhòngNhân sự-Pháp chế trước ít nhất 01 tháng Phụ trách đơn vị phải ghi thông tin yêu

cầu vào biểu mẫu "Phiếu yêu cầu tuyển dụng" BM.01-QT.14/TDĐTTV và chuyển

cho Phòng Nhân sự-Pháp chế Trong đó phải mô tả rõ những yêu cầu về trình độđào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, những đặc điểm tâm-sinh-lý, tính cách, nhữngyêu cầu khác cần có ở ứng viên Đồng thời giải trình rõ mức độ cấp thiết, nhiệm

vụ sẽ giao và dự kiến những thay đổi trong kết quả công tác của đơn vị sẽ thu đượckhi bổ sung lao động

- Dựa trên những tiêu chí cụ thể và áp dụng những phương pháp phân tích có căn cứ,Phòng Nhân sự-Pháp chế xem xét tính hợp lý của yêu cầu tuyển dụng căn cứ vàonhu cầu kinh doanh, định biên lao động và số lượng nhân viên hiện có của bộ phận

đó Các nội dung cần xem xét:

+ Số lượng nhân viên cần tuyển

+ Ngành nghề

+ Trình độ đào tạo

+ Kinh nghiệm chuyên môn.

+ Những yêu cầu khác cần có đối với ứng viên

- Nếu Phòng Nhân sự-Pháp chế không đồng ý với yêu cầu tuyển dụng sẽ chuyển

"Phiếu yêu cầu tuyển dụng" trả lại cho đơn vị đăng ký và giải thích lý do từ chối vớiPhụ trách đơn vị Nếu Phụ trách đơn vị vẫn giữ nguyên yêu cầu tuyển dụng thì

"Phiếu yêu cầu tuyển dụng" được trình Ban Giám đốc Ban Giám đốc xem xét và raquyết định cuối cùng đối với yêu cầu tuyển dụng của Phụ trách đơn vị

- Nếu Phòng Nhân sự-Pháp chế đồng ý với yêu cầu tuyển dụng, Phòng Nhân sự-Phápchế trình Ban Giám đốc phê duyệt về yêu cầu tuyển dụng từ các Phụ trách đơn vị đểlập kế hoạch tổ chức tuyển dụng

5.3.4 Lập phương án tổ chức tuyển dụng:

- Phòng Nhân sự-Pháp chế lập phương án tổ chức tuyển dụng theo biểu mẫu

BM.02-QT.14/TDĐTTV trong đó phải giải trình rõ các kênh tuyển dụng và dự kiến kinh

phí phục vụ tuyển dụng (nếu có) trình Ban Giám đốc phê duyệt

5.3.5 Thông báo tuyển dụng và hồ sơ ứng tuyển:

- Phòng Nhân sự-Pháp chế kết hợp với Phụ trách đơn vị có liên quan tổ chức tuyểndụng theo phương án đã được Ban Giám đốc phê duyệt

- Nhu cầu tuyển dụng được thông báo rộng rãi trên hệ thống E-mail của Công ty,trong mục Tuyển dụng trên website của Công ty và các phương tiện thông tin đạichúng Mọi thành viên trong Công ty có quyền và có nghĩa vụ giới thiệu những ứngviên phù hợp đến dự tuyển

- Thông tin về các ứng viên được tập trung thông báo cho Phòng Nhân sự-Pháp chế.Phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm sàng lọc, tập hợp thông tin và lập danhsách các ứng viên dự tuyển

- Người lao động ứng tuyển vào làm việc tại Công ty có trách nhiệm nộp Hồ sơ xinviệc cho Phòng Nhân sự-Pháp chế

Hồ sơ xin việc bao gồm:

+ Đơn xin việc làm hoặc học nghề

+ 02 ảnh chân dung kiểu chứng minh nhân dân 3x4 màu chụp trong vòng 6tháng kể từ ngày nộp

+ 01 Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận của chính quyền địa phương nơi đăng ký

hộ khẩu thường trú hoặc cơ quan công tác cũ Trong Sơ yếu lý lịch phải nêu rõhoàn cảnh gia đình và quá trình công tác được cập nhật cách không quá 30 ngày

kể từ thời điểm nộp

+ 01 Giấy khám sức khoẻ trong vòng 03 tháng kể từ ngày nộp do Trung tâm Y

tế cấp quận, huyện trở lên cấp

+ 01 Bản sao Giấy khai sinh (không cần Công chứng)

+ 01 Bản sao Đăng ký hộ khẩu thường trú (không cần Công chứng)

+ 01 Bản sao Giấy chứng minh nhân dân (không cần Công chứng)

+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ (nếu có) (có Công chứng)

- Những vị trí công tác có liên quan trực tiếp đến tài sản có giá trị lớn như Lái xe, Thủkho, Thủ quỹ, Thu ngân, Giao hàng… ứng viên rước khi được giao đảm nhiệm công

việc phải làm Bản cam kết trách nhiệm dân sự theo mẫu BM.15-QT.14/TDĐTTV.

- Những vị trí công tác nắm giữ nhiều bí quyết kinh doanh như Kinh doanh, Kỹ thuật,

Kế toán, Nhân sự ứng viên trước khi được giao đảm nhiệm công việc phải cam kếttrong thời hạn ít nhất 02 năm kể từ khi thôi đảm nhiệm vị trí đó không được làmviệc cho bất kỳ một công ty nào khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm

kỹ thuật số, điện, điện tử của Công ty với bất kỳ hoàn cảnh và lý do nào

- Tùy vào tính chất công việc và từng tình huống cụ thể, trong trường hợp cần thiết,Công ty có thể yêu cầu ứng viên nộp thêm những giấy tờ khác trong Hồ sơ xin việc

- Những ứng viên tham gia tuyển dụng phải điền đầy đủ thông tin vào bản đăng ký

tuyển dụng theo biểu mẫu BM.03-QT.14/TDĐTTV do Phòng Nhân sự-Pháp chế

cung cấp

5.3.6 Tổ chức thi tuyển hoặc phỏng vấn tuyển dụng:

- Phòng Nhân sự-Pháp chế kiểm tra, chọn lọc những hồ sơ ứng tuyển, lập Danh sách

để phỏng vấn những ứng viên có đủ tiêu chuẩn gửi kèm hồ sơ ứng viên trình BanGiám đốc phê duyệt và chuẩn bị tổ chức phỏng vấn

- Phòng Nhân sự-Pháp chế phối hợp với Phụ trách đơn vị chuẩn bị câu hỏi và tìnhhướng trắc nghiệm hoặc yêu cầu ứng viên trực tiếp giải quyết những nội dung côngviệc cụ thể để đánh giá trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp Trưởngphòng Nhân sự-Pháp chế và Phụ trách đơn vị phải chịu trách nhiệm về sự phù hợpcủa nội dung phỏng vấn và kết quả của cuộc phỏng vấn

- Tham gia phỏng vấn vòng 1 có Đại diện Phòng Nhân sự-Pháp chế, Đại diện đơn vị

có nhu cầu bổ sung lao động và những nhân viên do Phụ trách đơn vị đề cử Kết quảphỏng vấn được lập thành văn bản theo mẫu trình Phụ trách đơn vị và Trưởngphòng Nhân sự-Pháp chế chấp thuận

- Tham gia phỏng vấn vòng 2 có Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và Phụ trách đơn

vị có nhu cầu bổ sung lao động Chỉ có Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và Phụtrách đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động được biết mức lương thỏa thuận với ứngviên Kết quả phỏng vấn được lập thành văn bản theo mẫu trình Ban Giám đốc phêduyệt

- Những người tham gia phỏng vấn phải đưa ra đánh giá riêng về sự phù hợp của ứngviên và có quyền bảo lưu ý kiến riêng

- Những người được giao nhiệm vụ kiểm tra, phỏng vấn phải ghi nhận và ký vào biểu

mẫu “Phiếu đánh giá phỏng vấn” theo BM.04-QT.14/TDĐTTV Kết quả bài thi sẽ

được lưu vào Hồ sơ nhân sự để bảo quản Kết quả phỏng vấn được trình Ban Giámđốc phê chuẩn

- Ban Giám đốc có thể phỏng vấn, sát hạch bổ sung đối với ứng viên trước khi quyếtđịnh phê chuẩn hay không phê chuẩn kết quả tuyển dụng

- Việc phỏng vấn những người lao động có trình độ cao hoặc những ứng viên dự kiến

bố trí đảm nhiệm những vị trí quan trọng trong Công ty sẽ do các thành viên trongBan Giấm đốc, Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế và những nhân viên khác do BanGiám đốc chỉ định thực hiện

- Phụ trách đơn vị có quyền từ chối tiếp nhận những nhân viên mới tuyển không phùhợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị, phải báo cáo ngay cho Ban Giám đốc nhưngphải tuân thủ quyết định cuối cùng của Ban Giám đốc

- Trong trường hợp nhân viên mới tuyển phải tham gia chương trình đào tạo ban đầu,Phòng Nhân sự-Pháp chế thông báo cho ứng viên về kế hoạch tham gia đào tạo và

tổ chức ký thỏa thuận đào tạo

- Phòng Nhân sự-Pháp chế tổ chức đào tạo ban đầu, tổ chức sát hạch kết quả đào tạocho các ứng viên

- Nhân viên trực tiếp phụ trách ứng viên phải tổ chức hướng dẫn, kèm cặp ứng viên

và phải chịu trách nhiệm về kết quả hướng dẫn, kèm cặp ứng viên

5.3.8 Thử việc:

- Trường hợp nhân viên mới tuyển được miễn tham gia hoặc đã hoàn thành chươngtrình đào tạo ban đầu, Phòng Nhân sự-Pháp chế soạn thảo “Quyết định tuyển dụng

vào thử việc” và “Hợp đồng thử việc” theo biểu mẫu BM.13-QT.14/TDĐTTV trình

Ban Giám đốc Hồ sơ kèm theo bao gồm: Hồ sơ xin việc của ứng viên, Bản đăng kýtuyển dụng của ứng viên, Phiếu đánh giá phỏng vấn và bài thi (nếu có), Xác nhậnhoàn thành hoặc được miễn chương trình đào tạo ban đầu

- Ban Giám đốc nếu phê duyệt kết quả tuyển dụng sẽ ký một Quyết định tuyển dụng

và thử việc và Hợp đồng thử việc được sao thành 02 bản:

+01 bản giao cho nhân viên mới được tuyển dụng

+01 bản lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên

- Trong thời gian thử việc, người lao động được hưởng 80% mức lương của vị trí ứngtuyển Trong thời gian học nghề có tham gia làm việc, người lao động được hưởng80% mức lương bậc I của thang lương Lao động phổ thông

- Thời gian thử việc của người lao động không bao gồm thời gian học nghề và/hoặcthời gian đào tạo ban đầu Chỉ sau khi người lao động hoàn thành chương trình họcnghề và/hoặc chương trình đào tạo ban đầu thì mới bắt đầu tính thời gian thử việc

- Thời gian thử việc đối với nhân viên mới tuyển:

+60 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ đại học hoặc trên đại học

+30 ngày đối với công việc yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp và công nhân kỹthuật

+05 ngày đối với các công việc giản đơn không đòi hỏi phải đào tạo nghề

- Thời gian thử việc đối với những trường hợp đặc biệt do Ban Giám đốc quyết định.Những nhân viên mới tuyển có trình độ cao hoặc có nhiều kinh nghiệm có thể đượcxem xét miễn thử việc

- Phòng Nhân sự-Pháp chế bàn giao nhân viên thử việc cho Phụ trách đơn vị liên

quan và xác nhận vào biểu mẫu BM.04-QT.14/TDĐTTV.

- Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể, cung cấp những phươngtiện làm việc cần thiết phù hợp với nhu cầu của công việc và điều kiện chung củaCông ty, tổ chức kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ, tay nghề, tạo điều kiện làm việc

thuận lợi và cử nhân viên cũ đã có kinh nghiệm theo dõi, giúp đỡ nhân viên mới làmquen với công việc, nhanh chóng hội nhập với môi trường làm việc trong thời gianthử việc.

- Phòng Nhân sự-Pháp chế phải đặc biệt quan tâm theo dõi, giám sát quá trình thửviệc của nhân viên mới và sẵn sàng áp dụng những biện pháp giúp đỡ, hỗ trợ khicần thiết

- Nhân viên thử việc thực hiện xuất sắc công việc có thể được xem xét rút ngắn thờigian thử việc và được tuyển dụng chính thức trước thời hạn

- Trong thời gian thử việc, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng về bảo mật, hai bên cóquyền đề nghị chấm dứt Hợp đồng thử việc nếu nhận thấy không phù hợp mà khôngcần phải tuân thủ quy định về thời gian báo trước

- Hết thời gian thử việc, chậm nhất sau 03 ngày làm việc, Phụ trách đơn vị phải tổ

chức đánh giá kết quả thử việc theo biểu mẫu BM.05-QT.14/TDĐTTV Trong đó,

căn cứ vào kết quả thử việc ghi ý kiến đề nghị tuyển dụng chính thức, kéo dài thờigian thử việc hoặc chấm dứt Hợp đồng lao động thử việc gửi về Phòng Nhân sự-Pháp chế

- Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế căn cứ vào kết quả thử việc ghi ý kiến nhận xét,đánh giá kết quả thử việc trình Ban Giám đốc

- Phòng Nhân sự-Pháp chế soạn thảo Quyết định tương ứng và Hợp đồng lao độngtrong trường hợp tuyển dụng chính thức kèm theo Phiếu đánh giá kết quả thử việctrình Ban Giám đốc

- Ban Giám đốc nếu phê duyệt kết quả thử việc sẽ ký một Quyết định tương ứng vàHợp đồng lao động trong trường hợp tuyển dụng chính thức được sao thành 02 bản:

01 bản giao cho nhân viên mới được tuyển dụng và 01 bản lưu trong hồ sơ nhân sựcủa nhân viên

- Phòng Nhân sự-Pháp chế thông báo cho các bộ phận có liên quan và tiến hành thựchiện những nghiệp vụ cần thiết

5.4.L u ưu đồ quy trình tuyển dụng: đồ quy trình tuyển dụng: quy trình đào tạo ạo :o t o

Trách nhiệm Lưu đồ quy trình Tài liệu và biểu mẫu liên quan

- Phụ trách đơn vị

- Phòng NS-PC

QT.14/TDĐTTV

5.5.6.BM.08 Phòng NS5.5.6.BM.08 PC

5.5.7.BM.08-QT.14/TDĐTTV

- Phòng NS-PC

QT.14/TDĐTTV BM.10- QT.14/TDĐTTV

5.5.8.BM.09-5.5 Mô tả lưu đồ quá trình đào tạo:

LËp kÕ ho¹ch tuyÓn dông

Lập kế hoạch đào tạo

Tổ chức thực hiện

Đánh giá kết quả đào tạo

Lưu hồ sơ đào tạo

5.5.1 Kế hoạch nhu cầu đào tạo năm:

- Trước ngày 20/12 hàng năm, Phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm lập kế hoạch nhucầu đào tạo nhân sự dự tính cho cả năm sau gửi cho Phòng Nhân sự-Pháp chế theo

biểu mẫu “Kế hoạch đào tạo năm” BM.12-QT.14/TDĐTTV

- Phòng Nhân sự-Pháp chế căn cứ vào kế hoạch của Phụ trách đơn vị lập kế hoạchđào tạo nhân lực tổng thể cho toàn Công ty

- Trưởng phòng Nhân sự-Pháp chế chịu trách nhiệm đề xuất bổ sung kế hoạch đàotạo nhân lực tổng thể cho toàn Công ty và trình Ban Giám đốc phê duyệt trướcngày 31/12 của năm trước

- Phụ trách đơn vị căn cứ vào yêu cầu công việc và năng lực thực tế của nhân viên đểxác định nhu cầu đào tạo

- Đối với những nội dung đào tạo đơn vị tự tổ chức được thì Phụ trách đơn vị tổ chứclập chương trình đào tạo, biên soạn bài giảng và báo cáo cho Phòng Nhân sự-Phápchế chấp thuận cho đơn vị tự tiến hành đào tạo

- Đối với những nội dung đào tạo đơn vị không tự tổ chức được thì Phụ trách đơn vịghi thông tin yêu cầu Công ty tổ chức đào tạo hỗ trợ vào biểu mẫu “Phiếu yêu cầu

đào tạo” theo BM.06-QT.14/TDĐTTV và chuyển cho Phòng Nhân sự-Pháp chế.

- Phòng Nhân sự-Pháp chế xem xét và trình Ban Giám đốc phê duyệt yêu cầu đàotạo của Phụ trách đơn vị để lập kế hoạch tổ chức đào tạo

5.5.4 Lập kế hoạch tổ chức đào tạo:

- Phòng Nhân sự-Pháp chế lập kế hoạch tổ chức đào tạo theo biểu mẫu “Kế hoạch

đào tạo” BM.07-QT.14/TDĐTTV và trình Ban Giám đốc để được phê duyệt trước khi thực hiện.