Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại DNTN định nhân

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại DNTN định nhân

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

Trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay, các doanh nhiệp muốn phát triển lâu dài cần phải có các chiến lược kinh doanh tốt, đáp ứng các yêu cầu của thị trường kinh doanh Trong đó bộ phận lao động là mấu chốt quan trọng Lao động chính là quá trình kết hợp giữa trí óc và chân tay để tạo ra sản phẩm có ích trong đời sống, để cho quá trình này diễn ra thường xuyên trong doanh nghiệp thì người lao động phải tái tạo sức lao động và ta phải trà thù lao cho người lao

động.Tiền lương chính là thù laomà doanh nghiệp phải trả cho người lao động ứng với thời gian làm việc hoặc số lượng sản phẩm tạo ra.

Quá trình hạch toán theo lương và các khoản trích theo lương rất được người lao động quan tâm Họ muốn biết mức lương chính thức họ được hưởng bao nhiêu với các khoản quyền lợi (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) mà họ được nhận Người lao động biết được với sức lao động mà họ bỏ ra sẽ đổi lại được thù lao chính xác hay không và từ đó sẽ thúc đẩy việc nâng cao chất lượng lao động cho doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp việc nghiên cứu tìm hiểu sâu về hạch toán tiền lương sẽ giúp chủ doanh nghiệp quản lý tốt tài sản doanh nghiệp và đúng với chính sách của Nhà nước Việc hoạch toán tiền lương còn giúp doanh nghiệp phân bổ chính xác chi phí nhân công, sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm Vậy nên giữa tiền lương và lao động có mối quan hệ mật thiết với nhau; tiền lương làm cho người lao động có thêm động lực để làm việc, tạo ra được sản phầm tốt, đảm bảo được tính cạnh tranh trên thị trường hiện nay.

Chính vì tầm quan trọng như vậy, nên tôi quyết định chọn đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại DNTN Định Nhân” để đi sâu

nghiên cứu vấn đề kế toán tiền lương tại doanh nghiệp này.

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

1.2.1 Mục tiêu chung

Tìm hiểu tình hình thực tế về cách hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại DNTN Định Nhân Đồng thời phân tích các yếu tố tiền lương và các khoản trích theo lương, từ đó đề ra một số biện pháp nhằm quản lí lao động một cách hiệu quả, nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp.

1.3.1 Không gian nghiên cứu

Đề tài được thực hiện tại DNTN Định Nhân số 164/7 Trần Ngọc

Quế, phường Hưng Lợi, quận Ninh Kiều, Tp Cần Thơ.

1.3.2 Thời gian nghiên cứu

Đề tài được thực hiện trong thời gian từ ngày 25/08/2014 đến ngày

1.3.3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong đề tài này là thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Chương 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ

CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG

2.1 Cơ sở lý luận

2.1.1 Khái niệm

Tiền lương là một phạm trù kinh tế, chính trị xã hội Nó không chỉ phản ánh thu nhập thuần tuý quyết định sự ổn định và phát triển của người lao động mà nó chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, của xã hội

Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện sống bằng tiền của giá trị sức lao động

Theo quan niệm của các nhà kinh tế học hiện đại: Tiền lương là giá cả của lao động, được xác định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường lao động

Theo quan điểm kinh tế: “Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao

mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh”

2.1.2 Ý nghĩa, nhiệm vụ và chức năng

2.1.2.1 Ý nghĩa

Lao động là một yếu tố khoog thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Hạch toán tốt lao động tiền lương và các khoản trích theo lương giúp cho công tác quản lý nhân sự đi vào nề nếp có kỷ luật, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp chi tar các khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho người lao động nghỉ việc trong trường hợp nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.

Tổ chức tốt công tác tiền lương còn giúp cho việc quản lý tiền lương chặt chẽ đảm bảo tar lương đúng chính sách và doanh nghiệp đồng thời còn căn cứ để tính toán phân bổ chi phí nhân công và chi phí doanh nghiệp hợp lý.

- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương

và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.

- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT.

- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT vào chi phí sản xuất kinh doanh Hướng dẫn và kiểm trả các

bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ, đúng đắn chế độ ghi chép ban đầu về tiền lương, BHXH, BHYT đúng chế độ, đúng phương thức hạch toán.

- Tổ chức lập báo cáo về lao động tiền lương, BHYT, BHXH, tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, để đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động.

Chức năng kích thích lao động: bảo đảm khi người lao động làm việc có hệu quả thì tang lương và ngược lại

Chức năng tích lũy: đảm bảo có dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi người lao động hết khả năng lao động hoặc gặp bất trắc, rủi ro

2.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tiền lương

Tiền lương không chỉ thuần túy là vấn đề lợi ích mà nó còn là vấn đề xã hội liên quan trực tiếp đến chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước Do vậy tiền lương

bị ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố:

- Nhóm yếu tố thuộc về doanh nghiệp: chính sách của doanh nghiệp, khả năng tài chính, cơ cấu tổ chức, bầu không khí văn hóa của doanh nghiệp…

- Nhóm yếu tố thuộc về thị trường lao động: quan hệ cung cầu trên thị trường, mặt bằng chi phí tiền lương, chi phí sinh hoạt, thu nhập quốc dân, tình hình kinh tế

- Mức lương được hình thành trên cơ sở thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.

- Mức lương trong hợp đồng lao động phải lớn hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước qui định.

- Người lao động được hưởng lương theo năng suất lao động, chất lượng lao động và kết quả lao động.

2.1.5 Phân loại tiền lương

2.1.5.1 Phân loại theo hình thức trả lương:

Trả lương theo thời gian: là tiền tương trả cho người lao động theo thời

gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của lao động Tiền lương theo thời gian có thể thực hiện tính theo giờ-ngày-tháng làm việc của người lao động, tùy thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian làm việc của doanh nghiệp

+ Tiền lương giờ: được tính dưạ trên cơ sở mức lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không theo lương sản phẩm).+ Tiền lương ngày: căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng, lương ngày thường được áp dụng cho mọi người lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội

+ Tiền lương tháng: là lương trả cố định hàng tháng được quy định đối với từng bậc lương trong các doanh nghiệp có tháng lương, thường áp dụng cho nhân viên hành chính

Hình thức này có ưu điểm là thể hiện được trình độ và điều kiện làm việc của người lao động, dễ tính toán Nhược điểm là chưa gắn liền tiền lương với sức lao động của từng người, do đó chưa phát huy được hết chức năng của tiền lương cho sự phát triển sản xuất và chưa phát huy được năng lực của người lao động

Trả lương theo sản phẩm: là tiền lương trả cho người lao động theo kết

quả lao động khối lượng sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó

+ Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm Được sử dụng để tính lương cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất Đây là hình thức trả lương phổ biến trong các doanh nghiệp phải trả lương cho lao động trực tiếp

+ Tiền lương trả theo sản phẩm gián tiếp: được tính bằng tiền lương được lĩnh của bộ phận trực tiếp nhân với tỷ lệ phần tram lương gián tiếp Hình thức này được áp dụng trả lương gián tiếp cho các bộ phận sản xuất như: công nhân điều chỉnh máy, sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng máy móc, nhân công vận chuyển vật tư…

+ Tiền lương tính theo sản phẩm có thưởng: là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp kết hợp với chế độ khen thưởng do doanh nghiệp quy định Chế độ khen thưởng được đặt ra để khuyến khích người lao động nâng cao trách nhiệm làm việc, để thưởng cho công nhân đạt và vượt chỉ tiêu mà doanh nghiệp quy định

+ Tiền lương sản phẩm lũy tiến: là tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với suất tiền thưởng lũy tiến theo mức độ hoàn thành vượt mức sản xuất hoặc định mức sản lượng

+ Tiền lương khoán theo khối lượng công việc: tiền lương khoán được áp dụng đối với những khối lượng công việc hoặc những công việc cần phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định Khi thực hiện cách tính lương này, cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nghiệm thu Hình thức này áp dụng cho những công việc không thể định mức cho từng bộ phận, thường là những việc đúng thời hạn

Hình thức trả lương theo sản phẩm có nhiều ưu điểm như: bảo đảm theo nguyên tắc phân phối lao động gắn với số lượng, chất lượng và hiệu quả sản xuất, tăng sản phẩm cho xã hội Để hình thức này phát huy được các ưu điểm cần phải xây dựng hệ thống định mức lao động cụ thể của từng công việc, đơn giá tiền lương một cách khoa học, hợp lý từng sản phẩm.

2.1.5.2 Theo tính chất tiền lương

Theo tính chất tiền lương thì tiền lương được chia làm 2 loại: tiền lương chính và tiền lương phụ

+ Tiền lương chính:là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian trực tiếp làm việc bao gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các khoản phụ cấp có tính chất lương

+ Tiền lương phụ: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhưng chế độ được hưởng lương quy định như: nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ, tết, ngừng sản xuất

2.1.5.3 Theo chức năng tiền lương

Theo cách phân loại này, tiền lương được phân thành:

+ Tiền lương trực tiếp: là tiền lương trả cho người lao động trực tiếp sản xuất hay cung ứng dịch vụ

+ Tiền lương gián tiếp: là tiền lương trả cho người lao động tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.5.4 Theo đối tượng trả lương

Theo cách phân này, tiền lương được phân thành: tiền lương sản xuất, tiền lương bán hàng, tiền lương quản lý

+ Tiền lương sản xuất: là tiền lương trả cho các đối tượng thực hiện chức năng sản xuất

+ Tiền lương bán hàng: là tiền lương trả cho các đối tượng thực hiện chức năng bán hàng

+ Tiền lương quản lý: là tiền lương trả cho các đối tượng thực hiện chức năng quản lý.

2.2 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp

2.2.1 Trả lương theo thời gian

2.3 Quỹ tiền lương, quỹ tiền thưởng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

2.3.1 Quỹ tiền lương

Quỹ lương tiền lương là tổng số tiền lương và phụ cấp phải trả cho người lao động mà doanh nghiệp quản lý và sử dụng, bao gồm lao động trong biên chế, lao động hợp đồng ngắn hạn, lao động hợp đồng dài hạn và lao động thời vụ

Các khoản lương mà doanh nghiệp dùng quỹ lương để chi trả như sau:+ Tiền lương tính theo thời gian, sản phẩm + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian lao động và được điều đi công tác, đi làm nghĩa vụ, thời gian nghỉ phép, đi học

+ Các khoản phụ cấp làm thêm giờ

+ Các khoản chi trợ cấp BHXH cho công nhân viên trong thời gian bịnh, thai sản, tai nạn lao động…

Quỹ lương trên phương diện hạch toán tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp sản xuất chia thành 2 loại như sau:

+ Quỹ lương chính của người lao động trực tiếp sản xuất được hạch toán vào chi phí sản xuất trong loại sản phẩm

+ Quỹ lương phụ của người lao động trực tiếp sản xuất được hạch toán và phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm có liên quan Quỹ lương phụ không có liên quan trực tiếp với từng loại sản phẩm mà liên quan đến nhiều loại sản phẩm, không phụ thuộc vào năng suất lao động

2.3.2 Quỹ tiền thưởng

Quỹ khen thưởng dùng để khen thưởng cho người lao động cuối năm hay thường kỳ trong doanh nghiệp, thưởng cho tập thể trong doanh nghiệp có sáng kiến cải tiến kỹ thuật mang lại hiệu quả trong kinh doanh

Quỹ còn dự phòng về trợ cấp mất việc làm dùng để chi trả cho việc đào tạo lao động do thay đổi cơ cấu hay công nghệ, đào tạo nghề dự phòng cho lao động nữ của doanh nghiệp và bồi dưỡng nâng cao nghề nghiệp cho người lao động và trợ cấp cho người lao động làm việc thường xuyên cho doanh nghiệp nay bị mất việc làm

2.3.3 Quỹ bảo hiểm xã hội

Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo hay bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH

Quỹ BHXH được hình thành chủ yếu từ sự đóng góp của người sử dụng lao động, người lao động và một phần hỗ trợ của nhà nước Việc quản

lý và sử dụng quỹ BHXH phải thống nhất theo chế độ của nhà Nước và theo nguyên tắc hạch toán độc lập

Theo quy định hiện hành: Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ quy định là 24% Trong đó:

+ 17% thuộc trách nhiệm đóng của doanh nghiệp bằng cách trừ vào chi phí;

+ 7% thuộc trách nhiệm đóng góp của người lao động bằng cách trừ lương;

Quỹ BHXH được trích lập tạo ra nguồn vốn tài trợ cho người lao động trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động Thực chất của BHXH

là giúp mọi người đảm bảo về mặt xa hội để người lao động có thể duy trì

và ổn định cuộc sống khi gặp khó khăn, rủi ro khiến họ bị mất sức lao động tạm thời hay vĩnh viễn.

Tại doanh nghiệp, hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho công nhân viên bị ốm đau, thai sản,… trên cơ sở các chứng từ hợp lệ Cuối tháng, doanh nghiệp phải quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH

2.3.4 Quỹ bảo hiểm y tế

BHYT là một khoản trợ cấp cho việc phòng chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho người lao động Cơ quan bảo hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất định mà Nhà nước quy định cho những người đã tham gia bảo hiểm

Quỹ BHYT được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT được hình thành từ hai nguồn:

+ 1,5% tiền lương cơ bản do người lao động đóng;

+ 3% quỹ tiền lương cơ bản tính vào chi phí sản xuất do người sử dụng lao động chịu;

Quỹ BHYT được trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh

2.3.5 Kinh phí công đoàn (KPCĐ)

Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho người lao động, nói lên tiếng nói chung của người lao động, đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động, đồng thời Công đoàn cũng là người trực tiếp hướng dẫn thái độ của người lao động trong công việc, với người sử dụng lao động.KPCĐ là khoản tiền được trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ CNVtrong doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt động của công đoàn tại doanh nghiệp

KPCĐ được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng, theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương thực tế phải trả cho CNV trong kỳ Trong đó, doanh nghiệp phải nộp 50% kinh phí công đoàn thu được lên Công đoàn cấp trên, còn lại 50% để lại chi tiêu tại công đoàn cơ sở.

2.3.6 Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)

Đối tượng được nhận BHTN là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 12 tháng – 36 tháng với người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên

Điều kiện để được hưởng BHTN là phải đóng BHTN đủ 12 tháng trở lên trong vòng 24 tháng trước khi bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; đã đăng ký với cơ quan lao động khi

bị mất việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký với cơ quan lao động theo quy định

Mức hưởng trợ cấp thất nghiệp hàng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng BHTN của 6 tháng liền kề trước khi người lao động thất nghiệp Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp sẽ là 3 tháng nếu

có từ đủ 12 tháng - dưới 36 tháng đóng BHTN; 6 tháng nếu có từ đủ 36 tháng - dưới 72 tháng đóng BHTN; 9 tháng nếu có từ đủ 72 tháng - dưới

144 tháng đóng BHTN; 12 tháng nếu có từ đủ 144 tháng đóng BHTN trở lên

Quỹ BHTN được hình thành từ 3% tiền lương, tiền công tháng của người lao động Trong đó, người lao động đóng 1%, người sử dụng lao động đóng 1% và nhà nước lấy từ ngân sách hỗ trợ 1% Ngoài ra có tiền sinh lời của hoạt động đầu tư quỹ và các nguồn thu hợp pháp khác

2.4 Kế toán tiền lương và các khoản thu nhập của người lao động

2.4.1 Nguyên tắc hạch toán

2.4.1.1 Hạch toán số lượng lao động

Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng "Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp" thường do phòng lao động theo dõi Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên Phòng Lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp

2.4.1.2 Hạch toán thời gian lao động

Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế như ngày nghỉ việc,

ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người.Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban… Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong một tháng Danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động

có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo qui định như ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng

Bảng chấm công phải để lại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình Cuối tháng tổ trưởng, trưởng phòng