Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Lời mở đầu Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát được toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó. Để thông tin kế toán đáp ứng được nhu cầu của những người quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức, phân loại, luân chuyển chứng từ phải được thông suốt, hợp lý, hợp pháp. Hay nói một cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn được đặt lên hàng đầu. Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hướng dẫn, không bắt buộc. Nhưng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra đời, tạo ra cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị. Qua đó, việc trao đổi thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp được dễ dàng và minh bạch. Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng từ kế toán đã đạt được những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt động hiệu quả. Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ý nghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toán sau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động của chứng từ qua các khâu như thế nào là hợp lý v.v… là những câu hỏi luôn được đặt ra. Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ để đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán. Chính vì những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán”. * Mục đích nghiên cứu: nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về tổ chức chứng từ kế toán; phân tích, đánh giá thực trạng của tổ chức chứng từ kế 1 toán đối với quá trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế thị trường. Trên cơ sở đó đưa ra những nội dung và giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện mới. + Giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận môn học Kế toán tài chính đã được trang bị trong nhà trường. + Giúp sinh viên hình thành phương pháp tư duy một cách khoa học, có khả năng độc lập trong nghiên cứu lý luận khoa học về kế toán tài chính. + Giúp sinh viên bước đầu tìm hiểu, tiếp cận phương pháp nghiên cứu khoa học, nắm bắt được những vấn đề lý luận và các quan điểm khác nhau. Từ đó, sinh viên nắm vững và sâu hơn lý luận chuyên ngành, chuẩn bị cho giai đoạn thực tập tốt nghiệp. * Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: Hệ thống chứng từ kế toán, cách thức tổ chức hệ thống chứng từ theo quy định trong Chế độ kế toán tài chính Việt Nam. * Phương pháp nghiên cứu : Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của kinh tế học, phương pháp tổng hợp - phân tích, kết hợp giữa phân tích lý luận và thực tiễn. Kết cấu của bài viết bao gồm các chương như sau: Chương I. Cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. Chương II. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hiện hành ở Việt Nam. Chương III. Kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán. Do hạn chế về thời gian cũng như sự hiểu biết, trong bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Và qua đây em cũng xin chân thành cám ơn TS. Phan Trọng Phức đã giúp em hoàn thành đề án này. 2 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN. Như ta đã biết thì chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hoạch toán cụ thể, nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và là các căn cứ để ghi sổ và phân loại tổng hợp kế toán. Còn tổ chức chứng từ kế toán là: việc tổ chức ban hành, ghi chép, kiểm tra luân chuyển và lưu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụ kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. 1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán như đã nêu trên thì tổ chức chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phương diện khác nhau: - Về phương diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụ quản lý các đối tượng hoạch toán, thiết kế khối lượng công tác hoạch toán ban đầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho quản lý vật tư, tiền vốn, hoạt động thu - chi và ra các quyết định kinh doanh. - Về phương diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầu quản trị trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoá thông tin. - Về phương diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với trách nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ. Chứng từ kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra và thanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh 3 tế. Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. 2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp. Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan. Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loại cũng như một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chương trình chứng từ cho từng loại cho hợp lý. Căn cứ vào các chế độ do nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất (như điều luật kế toán nhà nước ….) để tăng cường tình pháp lý của chứng từ đảm bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ. 3. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán: 3.1. Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lượng và chủng loại có sự lựa chọn khác nhau. Nhưng về cơ bản phải đảm bảo được các yêu cầu sau: Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đối với các chứng từ đặc thù. Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau: 1, Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi ) 2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ. 3, Số hiệu của chứng từ. 4, Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ. 5, Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ. 4 6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ. 7, Các chỉ tiêu về lượng và giá trị. 8, Chữ kí của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ kí của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán. Các chứng từ kế toán phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho việc ghi sổ kế toán sau này. Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nước thì không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất của nhà nước về chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thì phải có văn bản của nhà nước cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép. Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chép bằng tay hay bằng máy. 3.2. Tổ chức lập chứng từ Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán. Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu: đúng chủng 5 loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ phải được lập bằng các loại ghi chép có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng thời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không được phép tẩy xoá chứng từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại. Đảm bảo các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoàn thành. Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán, lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do nhà nước ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị. 3.3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ quy định do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nội dung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tính toán bằng chữ, bằng con số. Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: 1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. 2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. 3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. 6 4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho ) đồng thời báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ. Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nó khẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đối chiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành. Bên cạnh đó, có những chứng từ có yếu tố bổ sung là các định khoản được ghi trên chứng từ, cần phải xác định cách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọng cũng như lập các báo cáo kế toán sau này. Nên cũng phải đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành để phát hiện sai sót. 3.4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ Như ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tùy theo từng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị . Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán sau này sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều. Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhưng vẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau: 7 Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế toán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổng hợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác. Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăng tính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán. 3.5. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ Trong năm tài chính, các chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian và người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong năm đó. Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàn giao chứng từ đó. Khi báo cáo quyết toán trong năm được duyệt, các chứng từ sổ sách báo cáo quyết toán trong năm được chuyển vào lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán nhà nước. Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định như sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong phòng kế toán lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm. Sau thời hạn đó phải chuyển cho bộ phận lưu trữ chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn: o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý. o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm. o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phải lưu vĩnh viễn. Khi chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ khi cần sử dụng lại phải có sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phải được kế toán trưởng đồng ý và thủ trưởng cho phép. Trong trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trường 8 hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế, ngân hàng mở tài khoản và cơ quan công an địa phương về số lượng hoá đơn, hoàn cảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật. Sớm có biện pháp thông báo và vô hiệu hoá đơn chứng từ bị mất. 4.Luân chuyển chứng từ: 4.1.Khái niệm Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ. Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kế toán để phản ánh vào sổ sách kế toán. Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kế toán được nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học. 4.2.Các giai đoạn Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể của từng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó, bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ. Tóm lại, quá trình luân chuyển chứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau:  Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài). Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thể được lập thành một liên hoặc nhiều liên. Nếu chứng từ được lập thành nhiều 9 liên thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của người có liên quan phải ký từng bản một không ký qua giấy than. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống. Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ. Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ không xé rời ra khỏi cuống.  Kiểm tra chứng từ Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và tính pháp lý của chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi chứng từ đã được kiểm tra thì mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán.  Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp vụ. Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán. Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán.  Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán. Trong kỳ hoạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.  Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ. Chứng từ đã ghi sổ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tài liệu lịch sử của xí nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hoạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mất mát khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được đem huỷ. 10 [...]... LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 3 1 Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán 3 2 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 4 3 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán: 4 3.1 Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ 4 3.2 Tổ chức lập chứng từ 5 3.3 Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ 6 3.4 Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ 7 3.5 Tổ chức bảo... hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/1995 có quy định về chứng từ kế toán doanh nghiệp, gồm 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn 16 Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc tổ chức có yêu cầu quản lý chặt... tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, nguyên nhân có thể từ phía doanh nghiệp và từ phía nhà nước  Về phía doanh nghiệp: chưa tổ chức tốt hệ thống chứng từ theo quy định, thậm chí còn cố tình vi phạm chế độ quản lý và sử dụng chứng từ vì lợi ích riêng Ở nhiều doanh nghiệp, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế, tổ chức chứng từ kế toán không đầy đủ, thiếu khoa học Các công tác tổ chức luân chuyển chứng. .. loại chứng từ này 26 Kết luận Tổ chức chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của công tác kế toán, do vậy khi chứng từ được tổ chức tốt sẽ đảm bảo các thông tin do kế toán cung cấp là có cơ sở pháp lý, đáng tin cậy Trải qua những giai đoạn phát triển khác nhau của nền kinh tế, yêu cầu về tổ chức chứng từ có nhiều thay đổi Đặc biệt trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán thì tổ. .. chứng từ, nhằm hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ, các giải pháp cần tập trung là:  Thứ nhất: đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong việc điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân, Bộ Tài chính đã ban hành chế độ chứng từ kế toán cùng với các bộ phận cấu thành khác của hệ thống kế toán doanh nghiệp, nhưng cần giảm bớt chủng loại chứng từ kế toán bắt buộc và tăng cường hệ thống chứng từ kế toán hướng... trình Tổ chức hoạch toán kế toán Trường ĐH KTQD 2 Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán Trường ĐH KTQD NXB Tài chính 3 QĐ 03- TC/TDT ngày 30/3/1972 4 Nguyên lý kế toán NXB Tài chính _2003 5 Chứng từ hoá đơn trong kinh doanh và hạch toán NXB Chính trị quốc gia _1998 6 Chứng từ, sổ sách kế toán, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp NXB Chính trị quốc gia _1996 7 Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ. .. thực hiện đầy đủ), lập chứng từ chưa kịp thời, thậm chí còn vi phạm nguyên tắc lập chứng từ như: tẩy xoá chứng từ, lập chứng từ kế toán không đầy đủ, thiếu chứng từ gốc, … gây khó khăn cho việc ghi sổ kế toán (nhất là ghi sổ kế toán chi tiết) Trong việc kiểm soát chứng từ chưa được thoả đáng, vì chứng từ trải qua hai khâu kiểm soát: lần đầu và kiểm soát lại Kiểm soát lần đầu do kế toán viên tiến hành... nghệ thông tin trong kế toán, nhằm biến đổi những dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra các quyết định quản trị gọi là kế toán máy Để thấy được vai trò của máy vi tính trong việc quản lý thông tin trên chứng từ, chúng ta so sánh kế toán máy với kế toán thủ công theo bảng dưới đây: Đặc tính Kế toán thủ công Kế toán máy Khối Ghi sổ chứng từ, tính toán các số Nhập chứng từ. .. chứng từ, tiêu chuẩn hoá, thống nhất quy cách biểu mẫu chứng từ Giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng những chứng từ liên hợp, chứng từ sử dụng nhiều lần Chứng từ kế toán bắt buộc là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế đã được nhà nước tiêu chuẩn hoá quy cách, mẫu biểu, các chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế Nhiệm vụ của doanh nghiệp là tổ. ..11 4.3 .Kế hoạch luân chuyển chứng từ Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặc tính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch (chương trình) luân chuyển chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đường được thiết lập từ trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ Trước hết, để xây . cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán. 1. Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán như đã nêu trên thì tổ chức chứng từ kế toán có vai trò quan trọng. tra của thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. 2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để. chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. 15 Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc tổ chức có yêu cầu quản