Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Để thông tin kế toán đápứng được nhu cầu của những người quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức,phân loại, luân chuyển chứng từ phải được thông suốt, hợp lý, hợp pháp.. Như ta đã biết th

Lời mở đầu

Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộhoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát đượctoàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó Để thông tin kế toán đápứng được nhu cầu của những người quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức,phân loại, luân chuyển chứng từ phải được thông suốt, hợp lý, hợp pháp Haynói một cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn được đặt lên hàngđầu

Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hướngdẫn, không bắt buộc Nhưng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán rađời, tạo ra cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị Qua đó, việctrao đổi thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp được

dễ dàng và minh bạch Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng

từ kế toán đã đạt được những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạtđộng hiệu quả

Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự pháttriển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ýnghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác cácnghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toánsau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động củachứng từ qua các khâu như thế nào là hợp lý v.v… là những câu hỏi luônđược đặt ra Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ

để đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán Chính

vì những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán”.

* Mục đích nghiên cứu: nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về tổ

chức chứng từ kế toán; phân tích, đánh giá thực trạng của tổ chức chứng từ kế

toán đối với quá trình ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầuquản lý trong cơ chế thị trường Trên cơ sở đó đưa ra những nội dung và giảipháp hoàn thiện công tác tổ chức chứng từ kế toán trong điều kiện mới.

+ Giúp sinh viên củng cố kiến thức lý luận môn học Kế toán tài chính đãđược trang bị trong nhà trường

+ Giúp sinh viên hình thành phương pháp tư duy một cách khoa học, cókhả năng độc lập trong nghiên cứu lý luận khoa học về kế toán tài chính.+ Giúp sinh viên bước đầu tìm hiểu, tiếp cận phương pháp nghiên cứukhoa học, nắm bắt được những vấn đề lý luận và các quan điểm khác nhau

Từ đó, sinh viên nắm vững và sâu hơn lý luận chuyên ngành, chuẩn bị chogiai đoạn thực tập tốt nghiệp

* Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Hệ thống chứng từ kế toán, cách thức tổ chức hệ thống chứng từ theo quyđịnh trong Chế độ kế toán tài chính Việt Nam

* Phương pháp nghiên cứu :

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của kinh tếhọc, phương pháp tổng hợp - phân tích, kết hợp giữa phân tích lý luận và thựctiễn

Kết cấu của bài viết bao gồm các chương như sau:

Chương I Cơ sở lý luận về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.

Chương II Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán hiện hành ở Việt

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HỆ

THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.

Như ta đã biết thì chứng từ kế toán là phương pháp thông tin vàkiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hoạch toán cụ thể, nhằmphục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và là các căn cứ để ghi sổ và phânloại tổng hợp kế toán

Còn tổ chức chứng từ kế toán là: việc tổ chức ban hành, ghi chép,kiểm tra luân chuyển và lưu trữ tất cả những chứng từ kế toán sử dụng trongđơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục vụkịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán

1 Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán

Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán như đã nêu trên thì tổ chứcchứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phương diện khác nhau:

- Về phương diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụquản lý các đối tượng hoạch toán, thiết kế khối lượng công tác hoạch toán banđầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quytrình luân chuyển chứng từ nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu choquản lý vật tư, tiền vốn, hoạt động thu - chi và ra các quyết định kinh doanh

- Về phương diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạnđầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầuquản trị trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoáthông tin

- Về phương diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với tráchnhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ Chứng từ

kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra vàthanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh

tế Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra củathông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.

2 Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ

tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp

Phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tìnhhình biến động tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyểngiữa các bộ phận có liên quan

Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loạicũng như một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chương trình chứng từcho từng loại cho hợp lý

Căn cứ vào các chế độ do nhà nước ban hành được áp dụng thốngnhất (như điều luật kế toán nhà nước ….) để tăng cường tình pháp lý củachứng từ đảm bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ

3 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:

3.1 Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ

Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lượng và chủng loại có sự lựachọn khác nhau Nhưng về cơ bản phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phảiđầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung đốivới các chứng từ đặc thù

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:

1, Tên gọi của chứng từ (hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi )

2, Ngày, tháng, năm lập chứng từ

3, Số hiệu của chứng từ

4, Tên gọi và địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ

5, Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ

6, Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ.

7, Các chỉ tiêu về lượng và giá trị

8, Chữ kí của người lập và những người chịu trách nhiệm về tính chính xáccủa nghiệp vụ Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhânphải có chữ kí của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủtrưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị

Đối với những chứng từ liên quan đến việc bán hàng, cung cấp dịch

vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định phải có thêm chỉ tiêu: thuế suất và sốthuế phải nộp Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toánphải có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán

Các chứng từ kế toán phải thể hiện được các thông tin cần thiết choviệc ghi sổ kế toán sau này

Các chứng từ kế toán dựa trên các cơ sở biểu mẫu quy định do nhànước ban hành Nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhànước thì không được coi là hợp lệ Tuy nhiên, để đảm bảo sự thống nhất củanhà nước về chứng từ, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ thìphải có văn bản của nhà nước cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép

Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chépbằng tay hay bằng máy

3.2 Tổ chức lập chứng từ

Lập chứng từ là một phương pháp kế toán được dùng để phản ánhcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫuquy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lýcho việc ghi sổ kế toán

Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán củađơn vị nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lượng của công tác kếtoán Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu: đúng chủng

loại, ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từphải được lập bằng các loại ghi chép có chất lượng tốt, đảm bảo giá trị lưu trữtheo thời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồngthời về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không được phép tẩy xoá chứng

từ khi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại Đảm bảo các yêu cầu trên

sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sựbiến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cáchliên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đãhoàn thành

Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi vào sổ kế toán,lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiệntượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tàichính do nhà nước ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vitham ô, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể, cung cấp những số liệuphục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnhlệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị

3.3 Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việctuân thủ quy định do nhà nước ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nộidung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tínhtoán bằng chữ, bằng con số Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm tra chứng

từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người có liên quan.Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

1, Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trênchứng từ

2, Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

3, Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ

4, Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểmtra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chínhsách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện(xuất quỹ, thanh toán, xuất kho ) đồng thời báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn

vị và kế toán trưởng biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung vàcon số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trảlại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điềuchỉnh sau đó mới làm căn cứ để ghi sổ

Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nókhẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đốichiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành Bên cạnh đó, có những chứng từ

có yếu tố bổ sung là các định khoản được ghi trên chứng từ, cần phải xác địnhcách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyếtđịnh đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọngcũng như lập các báo cáo kế toán sau này Nên cũng phải đối chiếu với chế độ

kế toán hiện hành để phát hiện sai sót

3.4 Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ

Như ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhưng tùy theotừng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tàisản của đơn vị Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán saunày sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều

Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhưngvẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kếtoán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổnghợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác.

Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ

kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằm tăngtính chính xác, khách quan của các số liệu kế toán

3.5 Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ

Trong năm tài chính, các chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảoquản, đánh số thứ tự theo thời gian và người đó phải có trách nhiệm bảo quảntrong năm đó Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàngiao chứng từ đó

Khi báo cáo quyết toán trong năm được duyệt, các chứng từ sổ sáchbáo cáo quyết toán trong năm được chuyển vào lưu trữ theo chế độ lưu trữchứng từ, tài liệu kế toán nhà nước Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972:quy định như sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trongphòng kế toán lâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm Sau thời hạn đó phảichuyển cho bộ phận lưu trữ chung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn:

o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng

o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý

o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm

o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phải lưuvĩnh viễn

Khi chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ khi cần sử dụng lại phải

có sự đồng ý của kế toán trưởng Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phảiđược kế toán trưởng đồng ý và thủ trưởng cho phép

Trong trường hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởng

và kế toán trưởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trường

hợp mất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế, ngânhàng mở tài khoản và cơ quan công an địa phương về số lượng hoá đơn, hoàncảnh bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật Sớm có biện phápthông báo và vô hiệu hoá đơn chứng từ bị mất.

4.Luân chuyển chứng từ:

4.1.Khái niệm

Chứng từ kế toán thường xuyên vận động Sự vận động liên tục kếtiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luânchuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập(hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đếnkhâu huỷ chứng từ

Chứng từ kế toán được lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn

vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phải được tập trung về bộ phận kếtoán để phản ánh vào sổ sách kế toán Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kế toánđược nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ mộtcách khoa học

4.2.Các giai đoạn

Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đường đi cụ thể củatừng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào cónhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đó,

bộ phận nào được phép lưu trữ chứng từ Tóm lại, quá trình luân chuyểnchứng từ thường bao gồm các giai đoạn sau:

 Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng

từ từ bên ngoài) Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng

từ thích hợp Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ có thểđược lập thành một liên hoặc nhiều liên Nếu chứng từ được lập thành nhiều

liên thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của người có liên quan phải

ký từng bản một không ký qua giấy than

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định Ghi chépchứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống.Không được sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ Trường hợp viết sai cần huỷ bỏkhông xé rời ra khỏi cuống

 Kiểm tra chứng từ

Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp vàtính pháp lý của chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của người cóliên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đãđược kiểm tra thì mới làm căn cứ để ghi sổ kế toán

 Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán

Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp

vụ Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chiphí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán.Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán

 Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán

Trong kỳ hoạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đượcbảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ

Chứng từ đã ghi sổ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tàiliệu lịch sử của xí nghiệp Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hoạch toánchứng từ được chuyển sang lưu trữ, đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mấtmát khi cần có thể tìm được nhanh chóng Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từđược đem huỷ

4.3.Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặctính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch (chươngtrình) luân chuyển chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đườngđược thiết lập từ trước cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huyđầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ

Trước hết, để xây dựng được chương trình luân chuyển chứng từhợp lý cần xuất phát từ những cơ sở nhất định:

 Đặc điểm của đơn vị hoạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất

và quản lý … Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc thiết lập quytrình luân chuyển chứng từ thường đơn giản và có thể giải quyết nhanh chóng,nhưng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thì việc nghiên cứu xây dựngchương trình luân chuyển chứng từ là một việc rất đáng quan tâm Ngoài ra,tuỳ theo đặc điểm sản xuất của từng đơn vị cũng quy định rất lớn đến việc xâydựng quy trình luân chuyển chứng từ Ví dụ như công ty xây dựng, do đặcđiểm của nghành xây dựng là các hoạt động diễn ra trên diện rộng, có nhiềucấp quản lý trung gian nên việc luân chuyển chứng từ thường khó khăn đòihỏi phải có hình thức luân chuyển chứng từ hợp lý

 Tình hình tổ chức hệ thống thông tin (đặc biệt là thông tin nghiệp

vụ trong đơn vị) Trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán có thể làmột hệ thống thủ công, đơn giản, dựa trên cơ sở của bút và giấy, cũng có thể

là một hệ thống phức tạp, sử dụng máy vi tính hiện đại nhất hoặc ở giữa haithái cực này Tuỳ vào sự chọn lựa của doanh nghiệp để xây dựng những chutrình luân chuyển chứng từ cho hợp lý và hiệu quả

 Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ Mỗi loạichứng từ tuỳ theo nội dung kinh tế của nó mà phải trải qua các khâu, các giaiđoạn và qua các phần hành kế toán khác nhau Chính điều đó tạo nên nét đặc

trưng trong luân chuyển của loại chứng từ này với loại chứng từ khác trongdoanh nghiệp Từ đó làm cho việc ghi sổ được thuận tiện nhanh chóng.

Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch luân chuyển chứng từ là phảiphản ánh được từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểmtra, sử dụng, lưu trữ Trong nhiều trường hợp phải xác định rõ địa chỉ (đốitượng hay tên người chịu trách nhiệm trong từng khâu) Trong điều kiện chophép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiếtcho từng khâu của quá trình vận động

Hình thức của kế hoạch luân chuyển chứng từ thường dùng bảnghoặc sơ đồ Thông thường có 2 cách lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: lậpriêng hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ Trong các đơn vị có quy môlớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều … Thường kết hợp sử dụng cả 2phương pháp trên

Kế hoạch luân chuyển riêng cho từng loại chứng từ còn gọi là cácchương trình luân chuyển cá biệt Chương trình này thường được lập chonhững loại chứng từ có số lượng lớn, phản ánh các loại đối tượng hạch toán

có những biến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ Với loại chương trình này

có thể biểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thường ápdụng là hình thức biểu kết hợp sơ đồ Còn kế hoạch luân chuyển chung chonhiều loại chứng từ có thể thực hiện dưới dạng bảng

Dưới đây, chúng ta xem xét sơ đồ luân chuyển chứng từ của Phiếuthu:

Trách nhiệmluân chuyểnCông việc

Ngườinộp tiền

Kế toánthanhtoán

Kế toántrưởng

Ghi sổ nghiệp vụ quỹ

Bảo quản, lưu

1

2

5 6

3

4

*Ghi chú: 1,2… 6: là thứ tự đi của phiếu thu

Việc xây dựng các sơ đồ như vậy, ngoài việc biểu hiện mối quan hệ

về cung cấp số liệu của bộ phận khác đối với bộ phận kế toán, còn cho phépxác định được những luồng thông tin kinh tế diễn ra thường xuyên trong đơn

vị, xác định được những nguyên nhân làm cho số liệu kế toán thiếu chính xác

và thiếu kịp thời

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH Ở VIỆT NAM

1 Giai đoạn từ 1961 trở về trước

Từ tháng 9 năm 1961 trở về chưa có văn bản nào quy định về một hệ thống chứng từ kế toán Tháng 10 năm 1961 Hội đồng Chính phủ ban hành nghị định 175/CP về điều lệ tổ chức kế toán bao gồm những nguyên tắc

chung và những quy định về chứng từ

Nghị định số 175 – CP ngày 28/10/1961 của Hội đồng chính phủ đã chỉ

rõ : “ Kế toán có tác dụng rất lớn đối với việc kế hoạch hoá và quản lý nền kinh tế quốc dân; kế toán là công việc rất cần thiết để bảo đảm sự phát triển không ngừng của nền kinh tế tài chính XHCN ”

Và chứng từ là cơ sở của kế toán… về thực chất việc ghi sổ sách bao gồm việc xử lý chứng từ theo thời gian và theo hệ thống Vì rằng cuối cùng chúng là nguồn gốc lịch sử của kế toán

2 Giai đoạn từ 1962 đến 1994

Đến 1/9/1967 Nhà nước mới ban hành chế độ ghi chép ban đầu theo

QĐ 583/ LB của Liên bộ Tổng cục thống kê - Bộ tài chính Sau đó chế độ ghichép ban đầu này được sửa đổi nhiều lần nhằm phù hợp với yêu cầu quản lýcác cấp các ngành trong cơ chế kinh tế tập trung bao cấp, lần sửa đổi có tínhchất căn bản nhất là vào năm 1983 theo quyết định số 200 ngày 24/8/1983

Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định như sau: Các tàiliệu kế toán mỗi năm chỉ được lưu giữ lại trong phòng kế toán lâu nhất là 12tháng sau khi hết năm Sau thời hạn đó phải chuyển cho bộ phận lưu trữchung của cơ quan đó và lưu ở đó trong thời hạn:

o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng