Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Báo cáo thực tập: Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

A.Lời mở đầu:

Kế toán là môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộhoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị và thông qua đó kiểm tra kiểm soát đợctoán bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đó Để thông tin kế toán đápứng đợc nhu cầu của những ngời quan tâm thì ngay từ quá trình tổ chức,phân loại, luân chuyển chứng từ phải đợc thông suốt, hợp lý, hợp pháp Haynói một cách khác, công tác tổ chức chứng từ kế toán luôn đợc đặt lên hàng

đầu

Với hệ thống chứng từ ra đời năm 1964 mới chỉ mang tính chất hớng dẫn,không bắt buộc Nhng đến năm 1967 thì chế độ Chứng từ kế toán ra đời, tạo

ra cơ sở pháp lý và yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị Qua đó, việc trao

đổi thông tin giữa bên trong nội bộ và với bên ngoài doanh nghiệp đợc dễ vàminh bạch Trải qua nhiều năm cải cách và đổi mới chế độ chứng từ kế toán

đã đạt đợc những kết quả tốt góp phần làm cho nền kinh tế hoạt động hiệuquả

Ngày nay, trong điều kiện của nền kinh tế thị trờng, đặc biệt là sự pháttriển của khoa học kỹ thuật thì vai trò của chứng từ kế toán càng trở nên có ýnghĩa hơn: làm sao để các chứng từ kế toán phản ánh đúng, chính xác cácnghiệp vụ kinh tế thực sự đã phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán để hạch toánsau này, nên phân loại sắp xếp các chứng từ ra sao, quá trình vận động củachứng từ qua các khâu nh thế nào là hợp lý v.v… là những câu hỏi luôn đợc

đặt ra Đòi hỏi chúng ta luôn phải tiến hành hoàn thiện tổ chức chứng từ để

đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi cấp thiết trong các đơn vị hoạch toán Chính vì

những lẽ trên mà em đã quyết định nghiên cứuđề tài : “Hoàn thiện tổ chức

hệ thống chứng từ kế toán” Do hạn chế về thời gian cũng nh sự hiểu biết,

trong bài viết của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót Và qua đây em cũngxin chân thành cám ơn PGS TS Nguyễn Minh Phơng đã giúp em hoànthành để án này

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán

Nh vậy, thực chất của chứng từ kế toán là những giấy tờ đợc in sẵntheo mẫu quy định, chúng đợc dùng để ghi chép những nội dung vốn có củacác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt độngcủa đơn vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốncũng nh các đối tợng kế toán

Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tếphát sinh và hoàn thành một cách thờng xuyên, cho nên, việc lập chứng từ đểlàm cơ sở xác minh tính chất thờng xuyên và là một yêu cầu cần thiết kháchquan

Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số1141TC/QĐ/CĐKT ngày 11/11/195 có quy định về chứng từ kế toán doanhnghiệp, gồm 2 hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thốngchứng từ kế toán hớng dẫn

Hệ thống chứng từ thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản

ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc tổ chức có yêu cầu quản lýchặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này Nhà nớctiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phơng pháp lập và

áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế

Hệ thống chứng từ kế toán hớng dẫn chủ yếu là những chứng từ sửdụng trong nội bộ đơn vị Nhà nớc hớng dẫn các chỉ tiêu đặc trng để cácnghành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trờng hợp cụthể thích hợp Các nghành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặcthù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêucầu nội dung phải phản ánh nhng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết củachứng từ

Hiện nay, danh mục chứng từ kế toán của nớc ta nh sau:

Danh mục chứng từ kế toán

Số

TT TÊN CHứNGTừ

Số hiệu chứngtừ

Phạm vi áp dụng DNNN Khác

Cao Thị Thanh Huyền 2

Bảng thanh toán tiền thởng

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho kiêm phiếu vạn chuyển nội

bộ

Phiếu xuất vật từ theo hạn mức

Biên bản kiểm nghiệm

Thẻ kho

Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ

Biển bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá

Phiếu xuất kho gửi bán đại lý

thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất

Bản thanh toán hàng đại lý, ký gửi

Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Biên lai thu tiền

04/XKĐL-3LL

01/GTKT-3LL 01/GTKT-2LN 02/GTTT-3LL 02/GTTT-2LN

05-BH 04/GTGT

14-BH 15-BH

01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT 06-TT 07a-TT 07b-TT 01-TSCĐ

HD HD BB BB HD HD HD HD HD BB BB BB HD HD BB HD BB BB BB BB BB BB BB BB HD HD BB BB HD BB HD HD BB BB BB BB BB HD HD

Cao Thị Thanh Huyền 3

* Ghi chú: BB: bắt buộc

HD: hớng dẫn

2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý chứng từ kế toán

Chứng từ là vật mang tin nhằm khẳng định các nghiệp vụ kinh tế

đã phát sinh hay khẳng định mối quan hệ giữa bên trong với bên trong doanhnghiệp, giữa bên trong với bên ngoài doanh nghiệp Do vậy, chứng từ cónhững đặc điểm và yêu cầu riêng về nội dung và hình thức để đảm bảo cácthông tin đợc truyền tải là chính xác, đầy đủ

Về mặt nội dung, bản chứng từ bao gồm 2 nhóm: nhóm các yếu tốcơ bản và các yếu tố bổ sung Các yếu tố cơ bản là những yếu tố bắt buộcphải có trong mỗi bản chứng từ và tạo nên nội dung cơ bản của mỗi bảnchứng từ Qua các yếu tố cơ bản có thể cho thấy đặc trng nghiệp vụ kinh tế

về số lợng, chất lợng, không gian, thời gian phát sinh v.v… Sự vắng mặt củabất kỳ một yếu tố cơ bản nào sẽ làm cho các bản chứng từ trở nên không đầy

đủ và do đó không đáng tin cậy Vì vậy, các yếu tố này trở thành nội dungbắt buộc của mỗi bản chứng từ kế toán, không phụ thuộc vào loại nghiệp vụ,tính chất của nghiệp vụ và tình trạng của vốn liên quan đến nghiệp vụ đó:

Các yếu tố cơ bản của chứng từ thờng gồm:

 Tên chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ.Chẳng hạn: phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng v.v…

 Tên và địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ

Đây là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụkinh tế, để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ theo dõi đối tợng có liênquan đến nghiệp vụ Đồng thời làm cơ sở để xác định đối chiếu và thanh tracác nghiệp vụ kinh tế

 Ngày tháng và số thứ tự của chứng từ đây là yếu tố vừa là cơ sởchi tiết hoá nghiệp vụ theo thời gian, vừa là cơ sở thanh tra kinh tế tài chính

 Nội dung của nghiệp vụ kinh tế Đây là một trong các yếu tố cơbản làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ Nội dung nghiệp

vụ ghi trên chứng từ cần diễn đạt gọn và rõ ràng Đồng thời cần sử dụng cáctên, các khái niệm và các danh mục song phảI đảm bảo tính thông dụng và

dễ hiểu

 Quy mô của nghiệp vụ về số lợng, giá trị….Đây là yếu tố phân

định ranh giới giữa chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trongthanh tra, trong hành chính

 Chữ ký của những ngời chịu trách nhiệm về thực hiện cácnghiệp vụ Thông thờng, mỗi nghiệp vụ kinh tế đều gắn liền với việc thay đổitrách nhiệm vật chất từ ngời này sang ngời khác Vì thế về nguyên tác, chứng

từ kế toán phải ít nhất hai chữ ký của hai ngời tham gia vào việc thực hiệnnghiệp vụ kinh tế, kèm theo chữ ký của ngời xét duyệt chứng từ nhất thiếtphải có dấu của đơn vị

Cao Thị Thanh Huyền 4

Ngoài các yếu tố cơ bản của chứng từ đã nêu ở trên các yếu tố bổsung gồm có:

o Quan hệ nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đến các loại tài sản(loại sổ, loại tài khoản) phải phản ánh, Trờng hợp kế toán kép thì có thể địnhkhoản ở phần cuối hay phần đầu của chứng t

o Các yếu tố bổ sung khác nh: Quy mô kế hoạch ( định mức) củanghiệp vụ, phơng thức mua, bán hàng, phơng thức thanh toán…

Hoá đơn bán hàng Mẫu số 02_GTTT/3LL

Liên 1 (lu) Ngày… tháng… năm……

sử dụng phải đảm bảo tính nguyên tắc ghi chép bằng những phơng tiện hiện

có, tiện cho việc sử dụng, tiết diện không lớn, có thể bảo quản lâu dài… Vềkết cấu phải quan tâm đến các cột sao cho dễ ghi, dễ đọc Việc ghi chépchứng từ đảm bảo 2 mặt gọn và rõ

3 Phân loại chứng từ kế toán:

Các bản chứng từ riêng biệt cần đợc liên kết lại theo một trật tựnhất định trong một hệ thống xác định Để tiện cho việc phân biệt và sử dụngcác loại chứng từ khác nhau trong quản lý kinh tế nói chung và trong côngtác kế toán nói riêng cần nghiên cứu các cách phân loại chứng từ Mỗi cáchphân loại này căn cứ vào những tiêu thức khác nhau nh: công dụng, trình độtổng hợp, số lần sử dụng, địa điểm lập và nội dung kinh tế của bản chứng từ

Cao Thị Thanh Huyền 5

a Theo công dụng: có thể phân hệ thống bản chứng từ thành cácloại chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành, chứng từ thủ tục kế toán vàchứng từ liên hợp.

b Theo địa điểm lập chứng từ: hệ thống chứng từ bao gồm chứng

từ bên trong ( nội bộ) và chứng từ bên ngoài

Phân chia chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài tạo điều kiệnthuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra và xử lý các nghiệp vụ trong kế toán.Tuy nhiên, việc phân chia này, trong một số trờng hợp chỉ có ý nghĩa tơng

đối Có thể cùng loại chứng từ có thể lập từ bên trong hay bên ngoài đơn vị vìvậy đối chiếu kiểm tra cần đợc đa và yếu tố “ngày và số thứ tự chứng từ” đểxác định và phân loại

c Theo trình độ khái quát của tài liệu trong chứng từ có thể chiathành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp

Phân loại chứng từ theo trình độ khái quát giúp ích cho việc lựachọn từng loại chứng từ trong công tác hoạch toán, thanh tra và quản lý kinhtế

d Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ có thể phân

hệ thống chứng từ thành chứng từ một lần và chứng từ nhiều lần

Nếu phân loại theo cách này giúp ích nhiều cho việc lựa chọnloại chứng từ thích hợp cho từng loại nghiệp vụ kinh tế để giảm bớt việc ghichép trên chứng từ

e Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ:

Hệ thống chứng từ bao gồm nhiều loại: Chứng từ về tiền mặt, về vật t, về tiêuthụ hàng hoá, về thanh toán với ngời bán, thanh toán với công nhân viên…Cách phân loại này giúp ích trong phân loại chứng từ để đa vào lu trữ và xác

định thời hạn lu trữ cho từng loại chứng từ

f Theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ: Hệ thốngchứng từ có thể chia thành 2 loại chứng từ bình thờng và chứng từ báo động.Cách phân loại này thể hiện mức độ diễn biến của các loại chứng từ, căn cứvào đó chúng ta có thể lựa chọn thời gian hợp lý để xử lý chứng từ kịp thời

đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác khách quan của các thông tin và phục

vụ kịp thời cho việc phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán

1 Vai trò của tổ chức chứng từ kế toán

Với khái niệm tổ chức chứng từ kế toán nh đã nêu trên thì tổ chứcchứng từ kế toán có vai trò quan trọng trên nhiều phơng diện khác nhau:Cao Thị Thanh Huyền 6

- Về phơng diện quản lý: chứng từ cung cấp thông tin phục vụ quản lý các đối tợng hoạch toán, thiết kế khối lợng công tác hoạch toán ban

đầu trên hệ thống các bản chứng từ sao cho hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng nhất định; tổ chức hệ thống thông tin ban đầu cho quản lý vật t, tiền vốn, hoạt động thu- chi và ra các quyết định kinh doanh

- Về phơng diện kế toán: tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn

đầu tiên để thực hiện việc ghi sổ kế toán, phân loại thông tin theo yêu cầuquản trị trong và ngoài doanh nghiệp, kể cả chứng từ trong điều kiện số hoáthông tin

- Về phơng diện pháp lý: do chứng từ kế toán gắn liền với tráchnhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị có liên quan đến nghiệp vụ Chứng từ

kế toán là căn cứ của nghiệp vụ kế toán, để kiểm tra kế toán, kiểm tra vàthanh tra hoạt động kinh doanh và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh

tế Tổ chức chứng từ kế toán tốt sẽ nâng cao tính pháp lý và kiểm tra củathông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán

Căn cứ vào nội dung, đặc điểm luân chuyển chứng từ của từng loạicũng nh một số yêu cầu về quản lý khác để xây dựng chơng trình chứng từcho từng loại cho hợp lý

Căn cứ vào các chế độ do nhà nớc ban hành đợc áp dụng thốngnhất (nh điều luật kế toán nhà nớc….) để tăng cờng tình pháp lý của chứng

từ đảm bảo cho các chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ

3 Nội dung tổ chức chứng từ kế toán:

3.1 Lựa chọn số lợng và chủng loại chứng từ

Tuỳ theo từng doanh nghiệp, mà số lợng và chủng loại có sự lựachọn khác nhau Nhng về cơ bản phải đảm bảo đợc các yêu cầu sau:

Các chứng từ sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải

đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết của các chứng từ và các yếu tố bổ sung

có văn bản của nhà nớc cấp hoặc cấp có thẩm quyền cho phép

Cao Thị Thanh Huyền 7

Việc lựa chọn chứng từ kế toán phải phù hợp với yêu cầu ghi chépbằng tay hay bằng máy.

3.2 Tổ chức lập chứng từ

Lập chứng từ là một phơng pháp kế toán đợc dùng để phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy

định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở pháp lý choviệc ghi sổ kế toán

Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của

đơn vị nên ảnh hởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lợng của công tác kế toán.Chính vì vậy, khi lập chứng từ cần phải đảm bảo yêu cầu : đúng chủng loại,ghi đủ chứng từ cần thiết, ghi đủ yếu tố cần thiết trên chứng từ; chứng từ phải

đợc lập bằng các loại ghi chép có chất lợng tốt, đảm bảo giá trị lu trữ theothời gian quy định.Chứng từ cung cấp phải chính xác và kịp thời, đồng thời

về nội dung phải đảm bảo tính hợp pháp, không đợc phép tẩy xoá chứng từkhi có sai sót, nếu có sai sót phải huỷ và lập lại Đảm bảo các yêu cầu trên sẽgiúp cho công tác kế toán phản ánh đầu đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến

động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc một cách liêntục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế trong và sau khi phát sinh và đã hoànthành

Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý của số liệu khi ghi và sổ kế toán,lập chứng từ đúng theo yêu cầu đã nêu còn tác dụng: ngăn ngừa các hiện t-ợng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tàichính do nhà nớc ban hành, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham

ô, lãng phí tài sản của nhà nớc, của tập thể, cung cấp những số liệu phục vụcho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh,chỉ thị công tác trong đơn vị

3.3 Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ

Kiểm tra lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việctuân thủ quy định do nhà nớc ban hành, đặc biệt chú ý đến các yếu tố nộidung kinh tế của các nghiệp vụ, chữ ký, con dấu nghiệp vụ, các số liệu tínhtoán bằng chữ, bằng con số Nếu là chứng từ tổng hợp thì phải kiểm trachứng từ đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những ngời có liênquan

Đây là công việc rất quan trọng trong tổ chức chứng từ kế toán, nókhẳng định các chứng từ có hợp lý, hợp pháp hay không, muốn vậy phải đốichiếu với chế độ kế toán, điều lệ hiện hành Bên cạnh đó, có những chứng từ

có yếu tố bổ sung là các định khoản đợc ghi trên chứng từ, cần phải xác địnhcách định khoản đó có đúng không; điều này là rất quan trọng bởi nó quyết

định đến việc nhập số liệu vào các sổ kế toán để ra các quyết định quan trọngcũng nh lập các báo cáo kế toán sau này Nên cũng phải đối chiếu với chế độ

kế toán hiện hành để phát hiện sai sót

3.4 Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ

Cao Thị Thanh Huyền 8

Nh ta đã biết, có 6 cách phân loại chứng từ kế toán, nhng tùy theotừng loại nghiệp vụ cụ thể mà có cách phân loại phù hợp với việc quản lý tàisản của đơn vị Cách phân loại có hợp lý, rõ ràng thì việc ghi sổ kế toán saunày sẽ đơn giản, chính xác và nhanh chóng thuận tiện hơn rất nhiều.

Việc ghi sổ kế toán có thể thực hiện bằng tay hoặc bằng máy, nhngvẫn phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Các chứng từ kế toán phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kếtoán đúng với nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, phân tích nhằm tổnghợp và phân tích thông tin sau này một cách chính xác

Trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và

sổ kế toán về nội dung kinh tế và số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai, nhằmtăng chính xác, khách quan của các số liệu kế toán

3.5 Tổ chức bảo quản lu trữ chứng từ

Trong năm tài chính, các chứng từ do ngời sử dụng ghi sổ bảoquản, đánh số thứ tự theo thời gian và ngời đó phải có trách nhiệm bảo quảntrong năm đó Trong năm, nếu có sự thay đổi nhân sự phải có biên bản bàngiao chứng từ đó

Khi báo cáo quyết toán trong năm đợc duyệt, các chứng từ sổ sáchbáo cáo quyết toán trong năm đợc chuyển vào lu trữ theo chế độ lu trữ chứng

từ, tài liệu kế toán nhà nớc Theo QĐ 03_TC/TDT ngày 30/3/1972: quy định

nh sau: Các tài liệu kế toán mỗi năm chỉ đợc lu giữ lại trong phòng kế toánlâu nhất là 12 tháng sau khi hết năm Sau thời hạn đó phải chuyển cho bộphận lu trữ chung của cơ quan đó và lu ở đó trong thời hạn:

o 10 năm đối với tài liệu kế toán tháng

o 20 năm đối với tài liệu kế toán quý

o 30 năm đối với tài liệu kế toán năm

o Riêng đối với sổ kế toán và báo cáo quyết toán năm phảI lu vĩnhviễn

Khi chứng từ kế toán đợc đa vào lu trữ khi cần sử dụng lại phải có

sự đồng ý của kế toán trởng Nếu muốn đem tài liệu ra ngoài thì phải đợc kếtoán trởng đồng ý và thủ trởng cho phép

Trong trờng hợp mất mát chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trởng

và kế toán trởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời Riêng trờng hợpmất hoá đơn bán hàng, biên lai, séc trắng phải báo cáo cơ quan thuế, ngânhàng mở tài khoản và cơ quan công an địa phơng về số lợng hoá đơn , hoàncản bị mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật Sớm có biện phápthông báo và vô hiệu hoá đơn chứng từ bị mất

4 Luân chuyển chứng từ:

4.1 Khái niệm

Chứng từ kế toán thờng xuyên vận động Sự vận động liên tục kếtiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luânCao Thị Thanh Huyền 9

chuyển chứng từ Luân chuyển chứng từ thờng đợc xác định từ khâu lập(hoặc tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) đến khâu lu trữ hoặc rộng hơn đếnkhâu huỷ chứng từ.

Chứng từ kế toán đợc lập ở rất nhiều bộ phận khác nhau trong đơn

vị, song cuối cùng các chứng từ kế toán phảI đợc tập trung về bộ phận kếtoán để phản ánh vào sổ sách kế toán Do vậy, để đảm bảo việc ghi sổ kếtoán đợc nhanh chóng và chính xác cần phải tổ chức luân chuyển chứng từmột cách khoa học

4.2 Các giai đoạn

Tổ chức luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng đi cụ thể củatừng loại chứng từ: Chứng từ phải đi qua các bộ phận nào, bộ phận nào cónhiệm vụ kiểm tra , xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ

đó, bộ phận nào đợc phép lu trữ chứng từ Tóm lại, quá trình luân chuyểnchứng từ thờng bao gồm các giai đoạn sau:

 Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhậnchứng từ từ bên ngoài) Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụngchứng từ thích hợp Tuỳ theo yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng từ

có thể đợc lập thành một liên hoặc nhiều liên Nếu chứng từ đợc lập thànhnhiều liên thì đặt giấy than viết một lần, riêng chữ ký của ngời có liên quanphải ký từng bản một không ký qua giấy than

 Kiểm tra chứng từ

Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp vàtính pháp lý của chứng từ nh: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của ngời cóliên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ đã

đợc kiểm tra thì mới làm căn cứ để ghi sổ kê toán

 Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán Cung cấp nhanh những thông tin cần thiết cho lãnh đạo nghiệp

vụ Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ theo tính chất của khoản chiphí, theo từng địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ sách kế toán.Lập định khoản kế toán và vào các sổ kế toán

 Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán

Trong kỳ hoạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phảI đợcbảo quản và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ

Chứng từ đã ghi sổ là căn cứ pháp lý để ghi sổ, đồng thời là tàIliệu lịch sử của xí nghiệp Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hoạch toánchứng từ đợc chuyển sang lu trữ, đảm bảo an toàn, chứng từ không bị mấtmát khi cần có thế tìm đợc nhanh chóng Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ đ-

ợc đem huỷ

4.3 Kế hoạch luân chuyển chứng từ

Cao Thị Thanh Huyền

10

Do mỗi loại chứng từ có vị trí khác nhau trong quản lý và có đặctính vận động khác nhau nên trong kế toán phải xác lập kế hoạch (chơngtrình) luân chuyển chứng từ Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con đờng đợcthiết lập từ trớc cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủchức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.

Trớc hết, để xây dựng đợc chơng trình luân chuyển chứng từ hợp lýcần xuất phát từ những cơ sở nhất định :

 Đặc điểm của đơn vị hoạch toán về quy mô, về tổ chức sản xuất

và quản lý… Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì việc thiết lập quytrình luân chuyển chứng từ thờng đơn giản và có thể giải quyết nhanh chóng,nhng đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thì việc nghiên cứu xây dựng ch-

ơng trình luân chuyển chứng từ là một việc rất đáng quan tâm NgoàI ra, tuỳtheo đặc điểm sản xuất của từng đơn vị cũng quy định rất lớn đến việc xâydựng quy trình luân chuyển chứng từ Ví dụ nh công ty xây dựng, do đặc

điểm của nghành xây dựng là các hoạt động diễm ra trên diện rộng, có nhiềucấp quản lý trung gian nên việc luân chuyển chứng từ thờng khó khăn đòihỏi phải có hình thức luân chuyển chứng từ hợp lý

 Tình hình tổ chức hệ thống thông tin ( đặc biệt là thông tinnghiệp vụ trong đơn vị) Trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán cóthể là một hệ thống thủ công, đơn giản, dựa trên cơ sở của bút và giấy, cũng

có thể là một hệ thống phức tạp, sử dụng máy vi tính hiện đại nhất hoặc ởgiữa hai thái cực này Tuỳ vào sự chọn lựa của doanh nghiệp để xây dựngnhững chu trình luân chuyển chứng từ cho hợp lý và hiệu quả

 Vị trí và đặc điểm luân chuyển của từng loại chứng từ Mỗi loạichứng từ tuỳ theo nội dung kinh tế của nó mà phải trải qua các khâu, các giai

đoạn và qua các phần hành kế toán khác nhau Chính điều đó tạo nên nét đặctrng trong luân chuyển của loại chứng từ này với loại chứng từ khác trongdoanh nghiệp Từ đó làm cho việc ghi sổ đợc thuận tiện nhanh chóng

Nội dung bắt buộc trong một kế hoạch luân chuyển chứng từ làphải phản ánh đợc từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ nh: lập,kiểm tra, sử dụng, lu trữ Trong nhiều trờng hợp phải xác định rõ địa chỉ (đốitợng hay tên ngời chịu trách nhiệm trong từng khâu) Trong điều kiện chophép cần xác định nội dung công việc ở từng khâu và cả thời gian cần thiếtcho từng khâu của quá trình vận động

Hình thức của kế hoạch luân chuyển chứng từ thờng dùng bảnghoặc sơ đồ Thông thờng có 2 cách lập kế hoạch luân chuyển chứng từ: lậpriêng hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ Trong các đơn vị có quymô lớn, nhu cầu thông tin cho quản lý nhiều… Thờng kết hợp sử dụng cả 2phơng pháp trên

Cao Thị Thanh Huyền

11

Kế hoạch luân chuyển riêng cho tng loại chứng từ còn gọi là cácchơng trình luân chuyển cá biệt Chơng trình này thờng đợc lập cho nhữngloại chứng từ có số lợng lớn, phản ánh các loại đối tợng hạch toán có nhữngbiến động nhiều và cần quản lý chặt chẽ Với loại chơng trình này có thểbiểu hiện đầy đủ nội dung bắt buộc và mở rộng hình thức thờng áp dụng làhình thức biểu kết hợp sơ đồ Còn kế hoạch luân chuyển chung cho nhiềuloại chứng từ có thể thực hiện dới dạng bảng.

Dới đây, chúng ta xem xét sơ đồ luân chuyển chứng từ của Phiếuthu:

Trách nhiệm

luân chuyển

Công việc

Ngời nộp tiền

Kế toán thanh toán

Kế toán ởng

3

4

*Ghi chú: 1,2… 6: là thứ tự đi của phiếu thu.

Việc xây dựng các sơ đồ nh vậy, ngoài việc biểu hiện mối quan hệ

về cung cấp số liệu của bộ phận khác đối với bộ phận kế toán, còn cho phépxác định đợc những luồng thông tin kinh tế diễn ra thờng xuyên trong đơn vị,xác định đợc những nguyên nhân làm cho số liệu kế toán thiếu chính xác vàthiếu kịp thời

Trong phần trên chúng ta đã nghiên cứu về quy trình chung của tổchức hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp Nhng hiện nay, máy vi tính đãtrở nên thân quen với ngời Viêt Nam, cũng nh nhiều nớc khác trên thế giới,chúng ta đang tiến hành áp dụng máy vi tính vào việc quản lý nói chung vàviệc quản lý thông tin kế toán nói riêng Vậy thì trong phần tiếp theo này,chúng ta sẽ xem tác động của công nghệ thông tin ảnh hởng đến tổ chứcchứng từ kế toán nh thế nào

III Nội dung và yêu cầu quản lý thông tin trên chứng từ trong điều kiện

áp dụng máy vi tính:

1 Khái quát một số nét về áp dụng máy vi tính vào công tác tổ chứcchứng từ:

1.1 Điều kiện áp dụng máy vi tính vào doanh nghiệp

Trong điều kiện hiện nay, nền kinh tế thị trờng ngày càng pháttriển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinhCao Thị Thanh Huyền

12