tổ chức hợp đồng và quy trình giao nhận

CHƯƠNG I ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 1.1 QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ VÀ ĐÀM PHÁN 1.1.1 Chuẩn bị:  Tại công ty công tác chuẩn bị thực chất là tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu giá cả của các đơn vị cạnh tranh.  Hợp đồng nhập khẩu của công ty do nhân viên của phòng kinh doanh thực hiện. Họ sẽ tự đề ra kế hoạch lập phương án kinh doanh, tạo sự cân đối đầu vào đầu ra, xác định mức lợi nhuận thu được.  Sau đó phương án kinh doanh sẽ được trình lên Giám đốc duyệt. Nếu thấy khả thi và chấp nhận được giám đốc sẽ giao cho người thực hiện đàm phán, ký kết hợp đồng.  Những mặt hàng quan trọng, mặt hàng trọng điểm sẽ do chính Giám đốc nghiên cứu thực hiện. 1.1.2 Đàm phán: Về phía công ty việc đàm phán khá đơn giản, rất hiếm khi có cuộc đàm phám trực tiếp. Chủ yếu chỉ thực hiện việc đàm phán qua điện thoại. • Về đàm phán trực tiếp: hình thức này chỉ được công ty sử dụng vài lần, chỉ áp dụng đối với những khách hàng chưa quen biết công ty. Cuộc gặp mặt này mang tính giới thiệu, làm quen, bàn bạc với những điều khoản sẽ được ký kết hợp đồng. • Đàm phán qua điện thoại và Fax: Hình thức này được công ty sử dụng nhiều nhất, công ty chỉ áp dụng đối với những khách hàng đã có sự quen biết từ trước, làm ăn thường xuyên, có sự tin cậy lẫn nhau 1.2 PHÂN TÍCH HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Trong hoạt động buôn bán ngoại thương thì văn bản pháp lý đầu tiên để chứng tỏ mối quan hệ làm ăn giữa hai bên đó chính là hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng ngoại thương cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện đẩy đủ tất cả những điều khoản và điều kiện mà hai bên đã thương lượng. Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài, ban lãnh đạo công ty Phú Hưng vẫn giữ tiêu chí là “hợp tác, đôi bên cùng có lợi”. Trong hợp đồng nhập khẩu hạt điều thô từ Ấn Độ hợp đồng đã thể hiện được rõ: Bên xuất khẩu là: THE EAST INDIA COMPANY KAUSHAMBI GHAZIABAD - 201010 REPRESENTED BY: MR DABUR – DIRECTOR TEL: 0171 7221611, 7229716 FAX: 0171-4832929 E-MAIL:DABUR@GMAIL.COM Bên nhập khẩu là: PHU HUNG COMPANY CHAU VAN LIEM, PHUOC THOI WARD, O MON DIST.,CAN THO CITY, VIET NAM REPRESENTED BY: MR NGUYEN PHU HUNG – DIRECTOR TEL: +84 1222290933 FAX: +84 1222290934 E-MAIL: PHUHUNG@GMAIL.COM Đây là thông tin đầy đủ về các bên đối tác. Ngoài ra, hợp đồng còn thể hiện rõ các điều khoản mua bán mà hai bên đã thỏa thuận như:  ARTICLE 3,4,5,6: COMMODITY – QUANTITY – PRICE : Đây là điều khoản về tên hàng, số lượng,giá cả,ký mã hiệu, Trong đó thể hiện : • Commodity: Dried raw cashew nuts in shell of new crop 2015 from origin India (Hạt điều thô (hạt điều còn nguyên vỏ) nguồn gốc từ Ấn Độ, mùa vụ 2015). • Quantity: 126 tấn (+/-5%) • Price:  Mode of price: CIF Ho Chi Minh city port, Vietnam.  Unit price: 1393USD/ tấn • Contractual value: USD 175,518.00 • Packaging:  In seaworthy new jute bags, each bag containing about 80kgs net weight of raw cashew in shell.( Đóng trong bao đay, trọng lượng tịnh khoảng 80 kg/bao)  Tare weight of the bag is 1 kg per bag. Đối với hạt điều là mặt hàng đơn giản, dễ đóng gói nên trong điều khoản này, chi tiết được thể hiện rõ ràng, có thể kiểm tra được dễ dàng, đồng thời cũng rất ngắn gọn. Hợp đồng này còn thỏa thuận điều kiện giao hàng là CIF cảng TP. Hồ Chí Minh Việt Nam theo điều kiện thương mại Incoterm ® 2010.  ARTICLE 7 Insurance người bán chịu  ARTICLE 8 :QUALITY . - Chất lượng được kiểm định bởi cơ quan giám định Vinacontrol. - Địa điểm kiểm tra chất lượng: theo yêu cầu của người mua. - Chi phí kiểm định do người bán trả. Giấy chứng nhận chất lượng do Vinacontrol cấp và có giá trị cuối cùng. - Địa điểm cân hàng: tại kho người mua (đối với các công ty có đủ điều kiện) hoặc tại cảng Hồ Chí Minh 1. Tiêu chuẩn chất lượng: - Định mức thu hồi: tối thiểu 15 lbs/bao/80kg. - Tổng số hạt: 100 hạt/kg. - Hạt không hoàn toàn: tối đa không quá 5%. - Độ ẩm: tối đa 12%. - Tạp chất: tối đa 0.5%. - Nguyên liệu bị mốc đen bề mặt vỏ không được tính và người mua không phải trả cho người bán. 2. Phương pháp lấy mẫu và kiểm định: a. Phương pháp lấy mẫu: - Lấy mẫu ngay sau khi mở cửa container. - Bao bì chứa đựng phải là bao đay đậm màu (màu đen hoặc xanh đậm). - Sau khi cho hàng mẫu vào bao chứa đựng phải kẹp chì ngay các đầu bao chứa đựng. - Nơi cất mẫu: để ở nơi có nhiệt độ thoáng mát không quá 26 o C b. Phương pháp kiểm định chất lượng điều thô: - Thời gian kiểm mẫu không quá 24 giờ kể từ khi nhận mẫu (đối với chỉ tiêu tính định mức thu hồi). - Độ ẩm được đo bởi máy “Cashew Tester” ngay sau khi mở container để lấy mẫu. c. Nhân điều được tính vào định mức thu hồi sau khi bóc vỏ lụa như sau: - Khi kiểm tra nhân điều phải kiểm tra cả mặt ngoài và mặt trong của nhân điều. - Nhân điều có màu trắng, màu vàng nhạt được tính vào định mức thu hồi. - Nhân điều có màu vàng, màu nám mờ chiếm diện tích nhỏ hơn hoặc bằng 30% diện tích nhân điều thì được tính vào định mức thu hồi 100%, nếu lớn hơn 30% diện tích nhân điều thì tính 50% nhân thu hồi. - Nhân điều có một đốm vàng, một đốm nám, một chấm đen (nhưng không quá 3mm) thì được tính 50% định mức thu hồi. - Nhân điều bị non, teo bề mặt nhân thì được tính là 50% định mức thu hồi. d. Các loại nhân không được tính vào định mức thu hồi như sau: - Nhân điều bị nhiễm dầu hoặc có màu vàng đậm do bị thẩm thấu nước lâu ngày thì không được tính vào định mức thu hồi. - Nhân điều có màu vàng đen, vàng nám đậm, màu nâu đen, màu đen, nhân điều teo lép bị trống ở giữa lớn hơn 50% thì không được tính vào định mức thu hồi. - Nhân điều bị mốc thì không được tính vào định mức thu hồi.  ARTICLE 9: TIME AND CONDITIONS OF SHIPMENT 1. Thời gian giao hàng: chậm nhất ngày 23/3/1025. Hàng đóng trong cont 20’/40’. Container phải thông thoáng, không có mùi lạ, ẩm móc, container không bị móp méo hay bị thủng. 2. Điều kiện giao hàng: Giao hàng một lần. Bên bán phải gửi thông báo giao hàng đến bên mua trong vòng 05 ngày kể từ ngày có bill tàu và chi tiết như sau: - Số lượng gồm trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số bao. - Tên tàu và số chuyến. - Ngày giao hàng, số vận đơn. - Ngày dỡ hàng. - Bill, invoice, packing list 01 bản copy . - Bảo hiểm được chi trả bởi bên bán.  ARTICLE 10: PAYMENT 1. Thanh toán bởi LC trả chậm 180 ngày kể từ ngày hàng đến cảng TP. HCM căn cứ theo thông báo hàng đến của hãng tàu, bên mua sẽ mở LC 97% 100% giá trị của lô hàng. Thời gian mở LC không quá 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. 2. Chứng từ thanh toán gồm:  3/3 bộ bill gốc có thể hiện “Freight Prepaid”.  03 bản gốc hóa đơn thương mại.  03 bản gốc packing list.  02 bản gốc và 01 bản copy chứng thư chất lượng và trọng lượng được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại (nước sở tại là nơi xuất xứ của điều thô).  02 bản gốc và 01 bản copy chứng thư xuất xứ được cấp bởi Bộ Thương mại tại nước sở tại.  02 bản gốc và 01 bản copy chứng thư kiểm dịch thực vật được cấp bởi Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tại nước sở tại.  02 bản gốc và 01 bản copy chứng thư hun trùng được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại.  ARTICLE 11: LC Requirement: - Bên bán được phép xuất trình chứng từ đến ngân hàng trong vòng 15 ngày kể từ ngày có B/L. - Lỗi điện tín, lỗi chính tả thì được chấp nhận. Ngoại trừ các lỗi không được chấp nhận như: chất lượng, số lượng, đơn giá, trị giá và các lỗi trong mô tả hàng hóa. - Chi phí phát sinh tại ngân hàng bên bán thì bên bán chịu, chi phí phát sinh tại ngân hàng bên mua thì bên mua chịu. - Sau khi có kết quả kiểm định của cơ quán giám định, hai bên sẽ làm bảng đối chiếu công nợ, số tiền thừa thiếu sẽ được thanh toán bằng phương thức TT trong vòng 10 ngày kể từ ngày cơ quan giám định cấp chứng thư.  ARTICLE 12 Force majeure: theo qui định của Incoterm ® 2010.  ARTICLE 13 . Arbitration Trong trường hợp hai bên không cùng thống nhất được, hai bên đồng ý chọn Cơ quan Trọng tài Quốc tế Việt Nam (bên cạnh Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam) là nơi xử kiện cuối cùng. Hai bên phải nghiêm túc thực hiện theo quyết định của trọng tài quốc tế Việt Nam. Án phí do bên thua chịu.  ARTICLE 14 General clause Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản của hợp đồng Nếu có bất kì sự thay đổi hay tu chỉnh nào thì phải được thực hiện bằng văn bản và phải được sự chấp thuận của bên kia. Thời gian kiểm định hàng hóa tại kho người mua do hai bên cùng thống nhất và thông báo cho cơ quan giám định để tiến hành lấy mẫu của lô hàng, nhưng nếu vì lý do nào đó mà một trong hai bên vắng mặt thì cả hai bên phải chấp nhận kết quả giám định của cơ quan giám định. Hợp đồng này được lập thành 04 bản tiếng Anh, mỗi bên giữ 02 bản gốc có giá trị pháp lý ngang nhau. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký đến hết ngày 15 tháng 6 năm 2015. ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA CHƯƠNG II THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI Khâu quan trọng đầu tiên trong công việc thuê phương tiện vận chuyển là tìm hiểu về phương tiện cần thuê. Nhận biết được điều đó nên khi thuê tàu, Công ty luôn nghiên cứu kỹ, tìm kiếm thông tin về các hãng tàu và cử các cán bộ nắm chắc nghiệp vụ thuê tàu và giàu kinh nghiệm đảm nhận. 2.1 THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI Công ty xuất khẩu có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải do theo điều kiện CIF. Để thực hiện nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, số lượng, đặc điểm hàng hóa, các thông tin thu thập được về các hãng tàu (cước phí, tuyến đường vận chuyển, uy tín ), Công ty nghiên cứu lựa chọn hãng tàu phù hợp và là tàu chợ + Vì số lượng hàng hóa nhập khẩu của Công ty không nhiều (để thuê tàu chuyến) và là hàng khô, có bao bì được chuyên chở trong + Tàu chợ chạy theo một hành trình và thời gian xác định, cước phí quy định trước + Quá trình giao dịch thuê tàu đa phần tuân thủ theo quy chế của tàu chợ + Hiện nay hệ thống tàu chợ rộng khắp trong khu vực và thế giới, đa phần là tàu chở container rất thuận tiện cho doanh nghiệp trong quá trình chuyên chở, nhất là chuyên chở các lô hàng nhỏ + Tàu chợ chịu trách nhiệm bốc hàng và dỡ hàng, chi phí vận tải đã bao gồm chi phí bốc và dỡ hàng Với tuyến từ cảng Ấn Độ đến cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam, với đặc điểm chở container, Công ty xuất khẩu đã liên hệ với hãng tàu uy tín, có khả năng bảo quản hàng hóa tốt K.Line Sau khi lựa chọn được hãng tàu thích hợp, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng vận chuyển với hãng này và thực hiện các bước sau:  Liên hệ với hãng tàu để nhận booking note, nộp danh mục hàng xuất khẩu, hoàn thành booking note của hãng tàu. Đây là loại công văn có sẵn mẫu do hãng tàu cung cấp, chỉ cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết, sau đó nộp lại cho hãng tàu để xin ký cùng với danh mục hàng xuất khẩu. Sau khi hoàn thành nội dung của booking note, hãng tàu sẽ cấp lệch giao vỏ container có Chủ hàng Nhận booking note từ hãng tàu Nhận lệnh cấp container rỗng Kéo cont rỗng về kho hàng/ bãi đóng hàng/ đóng hàng. Làm thủ tục hải quan, kiểm tra, kiểm nghiệm, niêm seal Vận chuyển , giao cont cho tàu tại cảng quy định trước giờ closing time Mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn kèm theo kẹp chì số hiệu và phiếu đóng gói của hãng tàu cho Công ty( Nếu hàng giao đủ một container). Trong lệnh giao vỏ container thể hiện: • Tên người nhận vỏ container • Tên cảng giao container cho người nhận container • Số booking • Số lượng vỏ container • Hàng được đóng tại đâu( kho hoặc bãi) • Nhiệt độ container • Độ thông gió • Tàu dự kiến,chuyến, ngày • Cảng chuyển tải, cảng đến • Đã thanh lý hải quan tại cảng nào • Thời gian phải mang container vào lại cảng (closing time) • Các chi tiết mà chủ hàng cần lưu ý khi mượn container của hãng tàu. • Sau dó nhân viên giao nhận sẽ xuống văn phòng của hãng tàu tại cảng để đổi lệnh. Tại đây, văn phòng sẽ đóng dấu xác nhận trên lệnh.  Mang lệnh đã đóng dấu xuống thương vụ cảng để đóng tiền phí và lấy container. Khi đó, khách hảng sẽ được hãng tàu cấp hóa đơn phiếu E chứng nhận việc đã thanh toán phí cho hãng tàu.  Khi đã có container, hãng tàu sẽ cung cấp cho khách hàng số container và số seal.  Chủ hàng cho xe vào lấy container về địa điểm đóng hàng của mình. Chủ hàng tiến hành đóng hàng vào container dưới sự giám sát của đại diện Hải quan. Sau khi đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container.  Chủ hàng sau khi hoàn tất mọi quy trình đóng hàng vào container sẽ vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container hoặc hải quan của cảng quy định vào đúng ngày giờ quy định trong lệnh giao vỏ container (closing time) và lấy Mate’s Receipt. Nếu như trễ hơn thời gian quy định, hàng sẽ bị bỏ lại vả chủ hàng phải làm lại các quy trình đặt tàu cũng như mượn container rỗng tại hãng tàu. Như vậy sẽ tốn kém rất nhiều chi phí. Do đó, [...]... trong trường hợp “freight collect” (cước vận chuyển do người nhận hàng trả sau khi hàng đến) Những trường hợp phát sinh về chứng từ: • Trong trường hợp HB/L đã được xuất trình (surrendered) tại nước đại lý giao nhận nơi gửi hàng thì người giao nhận giao lệnh giao hàng cho chủ hàng khi chủ hàng xuất trình chứng chỉ hợp thức • Trong trường hợp chủ hàng không có vận đơn gốc để xuất trình Có thể nhận hàng... giao hàng của người giao nhận làm thủ tục khai Hải quan Hải quan sẽ căn cứ vào giấy phép xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán, lệnh giao hàng của người giao nhận phát hành, MB/L (OB/L) HB/L< Manifest… để thông quan cho lô hàng đó - Sau khi Hải quan đồng ý và hẹn ngày kiểm hóa hàng tại kho, chủ hàng phải xuất trình lênh giao hàng cho người nhận phát hành, đóng phí lưu bãi, nâng hạ container Người giao nhận. .. trường hợp sau: - Giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách - Giao hàng không đúng phẩm chất, nguồn gốc như hợp đồng quy định - Bao bì, ký mã hiệu sai quy cách, không phù hợp với điều kiện vận chuyển, bảo quản làm hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển - Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai so với thỏa thuận giữa 2 bên như chuyển tải hàng hóa, giao hàng từng phần - Không giao. .. phạm hợp đồng chuyên chở như: đưa tàu đến cảng không đúng quy định, hàng bị mất thất lạc trong quá trình chuyên chở… Người bán hoặc người mua có thể khiếu nại người bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất do các rủi ro đã được mua bảo hiểm gây nên 3.2 QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU * Tầm quan trọng của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu:  Hợp đồng nhập khẩu sẽ có tác động trực tiếp đến quá trình. .. để giao hàng “nóng” (hot delivery) không cần vận đơn gốc 3.2.7.2 Khi tàu đến cảng: - Hãng tàu sẽ đưa container lên bãi của cảng - Ngay ngày tàu đến hãng tàu sẽ gửi giấy báo nhận hàng cho người giao nhận, người giao nhận giao giấy ủy quy n cho chủ hàng và các chứng từ khác như Lệnh giao hàng của hãng tàu (Master D/O) Ocean Bill of Lading, Manifest để chủ hàng có quy n thay mặt người giao nhận đi nhận. .. cứ để thuê phương tiện vận tải + Căn cứ vào hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, những quy định về đặc điểm phương tiện vận tải… + Căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa + Căn cứ vào điều kiện vận tải - Tổ chức thuê phương tiện vận tải : Việc thuê phương tiện vận tải có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng Để thuê tàu, doanh nghiệp cần có đầy... lượng và điều kiện phục vụ, mức độ đáp ứng nhu cầu về vận tải, giá cước va uy tín… + Đàm phán và ký hợp đồng thuê tàu và hãng tàu Nội dung chủ yếu của một hợp đồng thuê tàu chuyến bao gồm : + Tên chủ tàu và người thuê tàu + Quy định về con tàu + Thời gian tàu đến cảng xếp hàng + Quy định về hàng hóa + Quy định cảng xếp, cảng dỡ + Quy định về chi phí xếp, dỡ hàng + Cước phí và thanh toán cước phí + Quy. .. chỉnh trong các trường hợp sau : - Khi phát hiện thấy nội dung LC không phù hợp với hợp đồng - Khi LC đã có hiệu lực nhưng vì một lý do nào đó, một trong hai bên có thể thực hiện được hợp đồng theo các quy định của LC mà cần phải thỏa thuận lại để có thể thực hiện tiếp hợp đồng nếu đựơc đề nghị và hai bên thống nhất thay đổi nội dung của hợp đồng thì phải sửa lại LC cho phù hợp với nội dung thỏa thuận... tải, các loại hợp đồng vận tải, các công ước và luật lệ quốc tế và quốc gia về vận tải… Tùy theo vào các trường hợp cụ thể doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức thuê tàu sau: • Phương thức thuê tàu chợ Thuê tàu chợ có một số đặc điểm sau: + Tàu chợ chạy theo 1 hành trình và thời gian xác định, cước phí được quy định trước + Quá trình giao dịch thuê tàu đa phần tuân thủ theo quy chế của... chiếu lệ + Hóa đơn trung lập + Hóa đơn xác nhận - Vận đơn đường biển - Chứng từ bảo hiểm - Đơn bảo hiểm - Giấy chứng nhận bảo hiểm - Bảng kê chi tiết - Phiếu đóng gói - Giấy chứng nhận số lượng và giấy chứng nhận trọng lượng - Giấy chứng nhận phẩm chất - Các giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh - Giấy chứng nhận xuất xứ 3.1.11 Khiếu nại và giải quy t khiếu nại Người mua khiếu nại người . cứ vào hợp đồng TMQT như điều kiện cơ sở giao hàng, những quy định về đặc điểm phương tiện vận tải… + Căn cứ vào khối lượng hàng hóa và đặc điểm hàng hóa + Căn cứ vào điều kiện vận tải - Tổ chức. hoàn tất mọi quy trình đóng hàng vào container sẽ vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container hoặc hải quan của cảng quy định vào đúng ngày giờ quy định trong lệnh giao vỏ container. mua bảo hiểm cho hàng hóa : - Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng - Căn cứ vào hàng hóa vận chuyển - Căn cứ vào điều kiện vận chuyển v Tổ chức mua bảo hiểm cho hàng hóa Để tiến