- Hãng tàu sẽ đưa container lên bãi của cảng.
- Ngay ngày tàu đến hãng tàu sẽ gửi giấy báo nhận hàng cho người giao nhận, người giao nhận giao giấy ủy quyến cho chủ hàng và các chứng từ khác như Lệnh giao hàng của hãng tàu (Master D/O) Ocean Bill of Lading, Manifest để chủ hàng có quyền thay mặt người giao nhận đi nhận hàng.
Tên và địa chỉ của chủ hàng nội địa thường được ghi trên HB/L hoặc Agent’s Manifest (Consignees’ list) mà đại lý gửi cho người giao nhận. - Làm thủ tục với hãng tàu để nhận D/O (3 bản) và các chứng từ liên quan như Manifest (có chứng nhận của Hải quan chứng nhận có lô hàng đó vào cảng), các vận đơn chuyển tải của hãng tàu (nếu hàng có chuyển tải) để Hải quan sau này
có căn cứ theo dõi hành trình, xuất xứ của lô hàng và làm thủ tục Hải quan cho lô hàng.
- Lấy được lệnh giao hàng của hãng tàu và các chứng từ có liên quan thì phải gấp rút giao cho bộ phận nội địa ra cảng , làm mọi thủ tục để rút hàng vào trong kho. Thủ tục gồm có:
· Một công văn xin dỡ hàng vào kho nộp cho Thương vụ cảng.
· Một lệnh giao hàng để cho Thương vụ cảng căn cứ vào đó tính các phí nâng hạ, rút ruột container.
· Một lệnh giao hàng cho bộ phận Kho hàng để lấy lệnh xuất kho (2 lệnh xuất kho).
· Một Lệnh giao hàng cho Hải quan giám sát rút hàng từ container vào kho.
- Người giao nhận lập lệnh giao hàng của mình giao cho các chủ hàng lẻ kèm theo với vận đơn của hãng tàu (bản photocopy), Manifest (Cước vận chuyển hàng hóa đường biển) có đóng dấu của Hải quan.
Để có thể nhận được lệnh giao hàng của Người giao nhận, chủ hàng chỉ cần phải xuất trình những chứng từ sau:
HB/L bản gốc.
Giấy giới thiệu của Công ty.
Hóa đơn trả cước phí vận chuyển trong trường hợp “freight collect” (cước vận chuyển do người nhận hàng trả sau khi hàng đến).
Những trường hợp phát sinh về chứng từ:
• Trong trường hợp HB/L đã được xuất trình (surrendered) tại nước đại lý giao nhận nơi gửi hàng thì người giao nhận giao lệnh giao hàng cho chủ hàng khi chủ hàng xuất trình chứng chỉ hợp thức.
• Trong trường hợp chủ hàng không có vận đơn gốc để xuất trình. Có thể nhận hàng nếu được bão lãnh của Ngân hàng có uy tín
bằng thư bảo đảm. Ví dụ: như VIETCOMBANK, EXIMBANK.
- Chủ hàng cầm lệnh giao hàng của người giao nhận làm thủ tục khai Hải quan. Hải quan sẽ căn cứ vào giấy phép xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán, lệnh giao hàng của người giao nhận phát hành, MB/L (OB/L) HB/L< Manifest… để thông quan cho lô hàng đó.
- Sau khi Hải quan đồng ý và hẹn ngày kiểm hóa hàng tại kho, chủ hàng phải xuất trình lênh giao hàng cho người nhận phát hành, đóng phí lưu bãi, nâng hạ container.
Người giao nhận sẽ cùng với Hải quan giao hàng cho chủ hàng.
Sau khi chủ hàng lấy hàng ra khỏi thì người giao nhận làm kết toán với kho về số lượng hàng, số lượng hàng đã rút ra khỏi kho.
Những trường hợp phát sinh về hàng:
Tàu đến mà hãng tàu không thông báo cho ta đến nhận hàng kịp thời thì mọi chi phí phát sinh (lưu kho lưu bãi, làm hư hỏng tổn thất…) hãng tàu phải chịu trách nhiệm.
Khi mở cửa container để đưa hàng vào kho đã thấy hàng bị đỗ vỡ, kiểm đếm thấy thiếu hụt thì ngay lập tức Người giao nhận phải mời giám định hàng tới. Giám dịnh viên sẽ lập biên bản hàng đỗ vỡ. Biên bản hàng đỗ vỡ, hiện tượng đỗ vỡ. Biên bản giám định là cơ sở sau này chủ hàng khiếu nại đòi bồi thường các bên liên quan. Bên cạnh đó Hải quan giám sát khi mở cửa container thấy hàng bị đỗ vỡ, hoặc thiếu hụt so với Manifest cũng sẽ lập biên bản chứng nhận có chữ ký của kho cảng, Hải quan giám sát, và dại diện của Người giao nhận.
Khi đưa hàng vào kho do không cẩn thận làm đỗ vỡ hàng, người của Người giao nhận cũng phải lập biên bản với kho để phân định rõ lỗi và trách nhiệm của mỗi bên.
· Nếu trong vòng 1 tháng, chủ hàng được người giao nhận thông báo nhiều lần mà không đến nhận hàng thì theo Luật Hải quan, họ sẽ tiến hành thanh lý hàng. Để được miễn trách Người giao nhận sẽ làm công văn gửi cho chủ hàng về việc này.