Hệ thống quản lý khách sạn

Cùng với xu hướng phát triển chung của toàn cầu, ở Việt Nam việc ứng dụng tin học, sử dụng máy tính vào công tác quản lý đóng một vai trò rất quan trọng đòi hỏi mỗi nhà thiết kế hệ thống phải có cách nhìn tổng quan về hệ thống chuyên gia trong lĩnh vực thông tin. Hiện nay khi đất nước đang trong công cuộc đổi mới thì việc học tập kinh nghiệm và áp dụng công nghệ tiên tiến mà loài người đã sáng tạo và tích lũy được từ trước đến nay vào cuộc sống nhằm giảm tối thiểu những thao tác thủ công truyền thống, giảm sức lao động chân tay nhằm tiến tới một cuộc sống tự động hoá thì việc thay thế các công việc truyền thống bằng việc áp dụng các chương trình tự động hoá là việc hết sức cần thiết và nên làm. Với mong muốn đưa ra một chương trình ứng dụng quản lý có thể áp dụng vào trong thực tiễn cuộc sống, cũng như bắt kịp với xu hướng phát triển của xã hội, với việc các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng tư nhân mọc lên ngày càng nhiều với quy mô lớn mà việc quản lý một cơ sở như vậy là một khối lượng công việc lớn, đòi hỏi một lực lượng nhân viên hùng hậu mới có thể tiếp quản được với lượng công việc ấy. Quy mô càng lớn thì khối lượng công việc lại càng nhiều, và việc làm các công việc hàng ngày một cách thủ công máy móc là vô cùng khó nhọc và lãng phí thời gian cũng như không thể tránh khỏi các sai sót và nhàm chán. Vì vậy, nếu như thay các công việc làm một cách thủ công như: Việc tính hoá đơn, hoạch toán kinh doanh, kiểm tra sổ sách, kiểm tra lượng hàng, lượng khách... đòi hỏi thời gian tính toán và kiểm tra tỉ mỉ có khi mất hàng giờ, hàng ngày, thậm chí hàng tuần chỉ bằng một vài thao tác nhấp chuột thì rõ ràng là việc tra cứu, cập nhật bằng máy tính là nhanh hơn rất nhiều. Đặc biệt với một khách sạn thì việc sử dụng máy tính để quản lý là rất cần thiết. Áp dụng những kiến thức đã học, công cụ trong giáo trình, tài liệu tham khảo cùng thực tế để phân tích và thiết kế hệ thống quản lý một chương trình ứng dụng cho khách sạn. Và em đã dựa vào khách sạn “Capital Sun” làm tư liệu nghiên cứu đề tài chính của mình. Vì thời gian và vốn kiến thức chưa sâu mặc dù có nhiều cố gắng nhưng báo cáo chưa thật đầy đủ, tỉ mỉ và không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em cũng chân thành cảm ơn Th.S Lê Cường đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đồ án.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MỤC LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC VIẾT TẮT 3 LỜI NÓI ĐẦU 4 LỜI CẢM ƠN 6 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 7 1. Giới thiệu chung 7 1.1 Khảo sát 7 1.2. Phạm vi 8 2. Bài toán quản lý khách sạn 12 2.1. Quản lý khách hàng 12 2.2. Quản lý phòng 12 2.3. Quản lý đặt phòng 13 2.4. Quản lý thông tin nhận phòng 13 2.5. Quản lý việc trả phòng 13 2.6. Quản lý tiện nghi 14 2.7. Quản lý dịch vụ 14 3. Quy trình quản lý 14 4. Quy trình hoạt động của Khách sạn 15 4.1. Đặt phòng 16 4.2. Nhận phòng 17 4.3. Trả phòng 19 5. Tương tác giữa các bộ phận trong khách sạn 20 5.1. Bộ phận lễ tân có những tương tác với bộ phận khác 20 5.2. Bộ phận nhân sự 21 5.3. Bộ phận phòng giám đốc 21 6. Phạm vi bài toán 21 CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 23 1. Biểu đồ phân rã chức năng 23 Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Mô tả các chức năng: 24 2. Biểu đồ luồng dữ liệu 24 2.1. Các bước xây dựng 25 2.2. Các ký hiệu được sử dụng 26 2.3. Áp dụng vào hệ thống quản lý KS 27 3. Đầu vào, đầu ra của hệ thống 35 3.1 Những chức năng quản lý khách hàng: 35 3.2 Những chức năng quản lý phòng: 37 3.3 Những chức năng quản lý danh mục 39 3.4 Báo cáo tổ hợp 41 4. Mô hình thực thể liên kết E-R 42 4.1. Các thực thể và thuộc tính 42 4.2. Mô hình thực thể liên kết E-R 45 5. Mô hình quan hệ 46 5.1. Các dạng chuẩn của sơ đồ quan hệ 46 5.2. Các lược đồ quan hệ của hệ thống 46 6. Các from chính trong chương trình 53 6.1 FrmDangNhap 53 6.2 FrmMain 53 6.3 FrmDanhSachKhachHang 54 6.4 FrmDanhSachPhong 54 6.5 FrmThemDSPhong 55 6.6 FrmNhanPhong 55 6.7 FrmTimKiemKhachHang 56 6.8 FrmHoaDonThanhToanPhong 56 6.9 FrmBCaoHoaDonPhong 57 6.10 FrmBcaoKhachSuDungPhong 58 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN 59 1. Đánh giá 59 2. Hướng phát triển 59 Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 2 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 3. Kết luận 59 Tài liệu tham khảo 61 PHỤ LỤC 62 DANH MỤC VIẾT TẮT Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học STT Nội dung Viết tắt 1 Khách Sạn KS 2 Cơ Sở Dữ Liệu CSDL 3 Thống kê TK 4 Báo cáo BC 5 Quản lý QL 6 Bộ Phận Lễ Tân BPLT 7 Dữ Liệu DL 8 Danh Mục DM 9 Thông Tin TT 10 Hóa Đơn HD 11 Họ Tên HT 12 Chứng minh nhân dân CMND 3 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN LỜI NÓI ĐẦU Cùng với xu hướng phát triển chung của toàn cầu, ở Việt Nam việc ứng dụng tin học, sử dụng máy tính vào công tác quản lý đóng một vai trò rất quan trọng đòi hỏi mỗi nhà thiết kế hệ thống phải có cách nhìn tổng quan về hệ thống chuyên gia trong lĩnh vực thông tin. Hiện nay khi đất nước đang trong công cuộc đổi mới thì việc học tập kinh nghiệm và áp dụng công nghệ tiên tiến mà loài người đã sáng tạo và tích lũy được từ trước đến nay vào cuộc sống nhằm giảm tối thiểu những thao tác thủ công truyền thống, giảm sức lao động chân tay nhằm tiến tới một cuộc sống tự động hoá thì việc thay thế các công việc truyền thống bằng việc áp dụng các chương trình tự động hoá là việc hết sức cần thiết và nên làm. Với mong muốn đưa ra một chương trình ứng dụng quản lý có thể áp dụng vào trong thực tiễn cuộc sống, cũng như bắt kịp với xu hướng phát triển của xã hội, với việc các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng tư nhân mọc lên ngày càng nhiều với quy mô lớn mà việc quản lý một cơ sở như vậy là một khối lượng công việc lớn, đòi hỏi một lực lượng nhân viên hùng hậu mới có thể tiếp quản được với lượng công việc ấy. Quy mô càng lớn thì khối lượng công việc lại càng nhiều, và việc làm các công việc hàng ngày một cách thủ công máy móc là vô cùng khó nhọc và lãng phí thời gian cũng như không thể tránh khỏi các sai sót và nhàm chán. Vì vậy, nếu như thay các công việc làm một cách thủ công như: Việc tính hoá đơn, hoạch toán kinh doanh, kiểm tra sổ sách, kiểm tra lượng hàng, lượng khách đòi hỏi thời gian tính toán và kiểm tra tỉ mỉ có khi mất hàng giờ, hàng ngày, thậm chí hàng tuần chỉ bằng một vài thao tác nhấp chuột thì rõ ràng là việc tra cứu, cập nhật bằng máy tính là nhanh hơn rất nhiều. Đặc biệt với một khách sạn thì việc sử dụng máy tính để quản lý là rất cần thiết. Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 4 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Áp dụng những kiến thức đã học, công cụ trong giáo trình, tài liệu tham khảo cùng thực tế để phân tích và thiết kế hệ thống quản lý một chương trình ứng dụng cho khách sạn. Và em đã dựa vào khách sạn “Capital Sun” làm tư liệu nghiên cứu đề tài chính của mình. Vì thời gian và vốn kiến thức chưa sâu mặc dù có nhiều cố gắng nhưng báo cáo chưa thật đầy đủ, tỉ mỉ và không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em cũng chân thành cảm ơn Th.S Lê Cường đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đồ án. Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 5 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới Th.S Lê Cường – Giảng viên Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập vừa qua. Bên cạnh đó, em cũng xin hết lòng cảm ơn những sự giúp đỡ, lời động viên và những ý kiến đóng góp quý báu từ bạn bè để giúp em hoàn thành đề tài này. Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng do hạn chế về thời gian với kinh nghiệm chưa nhiều, kiến thức có hạn và một số điều kiện khách quan, nên mặc dù nỗ lực hết mình nhưng khó tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp, sự cảm thông và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 20 tháng 8 năm 2012 Sinh viên Dương Quốc Huy Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 6 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Giới thiệu chung 1.1 Khảo sát Để thực hiện đồ án em đã tiến hành khảo sát và thu thập thông tin về Khách sạn “Capital Sun” nằm ở 223 Bạch Mai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội là khác sạn đạt chuẩn 3 sao với các phòng nghỉ rất sang trọng. Áp dụng các kiến thức về CSDL, phân tích thiết kế hệ thống và công cụ phầm mềm Visual studio.net 2005 để xây dựng chương trình quản lý khách sạn tự động thực hiện một số công việc bằng máy tính thay thế một phần công việc cho con người. Nhiệm vụ : - Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của khách sạn - Tìm hiểu nhiệm vụ và quá trình thực hiện công việc tại khách sạn - Khảo sát tình hình thực tế của khách sạn Vấn đề Khó khăn Mục đích a) Việc lưu trữ thông tin khó khăn Do việc lưu trữ được thực hiện bằng tay nên rất khó khăn trong việc kiểm tra, lưu trữ cập nhật thông tin VD: Khi khách đã đặt phòng nhưng có sự cố phải trả lại phòng. Nếu công việc được thực hiện bằng tay thì phải tìm lại thông tin khách hàng, số buồng phòng, ngày giờ đặt sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức Cần tổ chức một hệ cơ sở dữ liệu để dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hơn, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác. → Nhưng khi có chương trình thì nó sẽ khắc phục được những vấn đề này, mà không tốn quá nhiều công sức, thời gian Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 7 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN c) Việc thống kê danh sách khách theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất . Việc thống kê theo mỗi ngày, mỗi tuần sẽ rất mất thời gian và bất tiện. Trong khi đó việc sai sót lại là vấn đề khó tránh khỏi. Nếu công việc được thực hiện bằng tay thì khó có thể đáp ứng yêu cầu thống kê đột xuất VD: Giám đốc khách sạn muốn xem danh sách khách đến thuê phòng trong 2 tuần qua. Thì lại phải chờ nhân viên ngồi tra lại sổ sách và thống kê số lượng khách. Như vậy sẽ tốn thời gian và công sức Nếu công việc được thực hiện bằng máy tính thì sẽ giúp cho việc thống kê được nhanh hơn và chính xác hơn. Nếu có chương trình được xử lý trên máy tính thì nhân viên có thể gửi cho giám đốc xem ngay chỉ bằng một vài thao tác nghiệp vụ cơ bản trên máy. 1.2. Phạm vi a, Cơ cấu tổ chức của khách sạn SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 8 GIÁM ĐỐC PHÒNG TIẾP TÂN PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG PHỤC VỤ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN b, Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức của khách sạn • Giám đốc khách sạn: Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp điều hành khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn. • Phòng tiếp tân: Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc của khách. • Phòng bảo vệ: Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng. • Phòng phục vụ: Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu. • Ghi vào sổ thuê của khách: Mã sổ: A102 Phòng: 101 HT khách: Bùi Quang Dũng CMND: 012500916 Quê quán: Sơn Tây Ngày thuê phòng: 9h, 11/2/2002 Ngày trả phòng: 15/2/2002 Loại phòng: Vip Mã sổ: A101 Phòng: 102 HT khách: Hoàng Lê Anh CMND: 172154311 Quê quán: Hà Nội Ngày thuê phòng: 10h,11/1/2002 Ngày trả phòng: 13/2/2002 Loại phòng: Vip Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 9 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN • Sổ dịch vụ: STT Loại Dịch vụ Tên Dịch vụ Đơn giá(VND) I 1 Nước uống Bia chai 15.000 – 20.000 2 Nước ép/ cốc 20.000 – 30.000 3 LaVie/ chai 15.000 II 1 Đồ ăn Lầu gà / nồi 500.000 2 Lẩu thập cẩm 600.000 3 Baba/con 300.000 III 1 Giặt là Áo sơ mi , quần 35.000 2 Áo lông 50.000 3 Áo da 55.000 Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 10 [...]... Ngày tháng năm KHÁCH GIÁM ĐỐC (Ký) (Ký) Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học QUẢN LÝ BUỒNG (Ký) 11 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 2 Bài toán quản lý khách sạn Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý Sau khi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng em nắm được những thông tin sau: 2.1 Quản lý khách hàng Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: • Họ... 21 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN - Đặt phòng - Nhận phòng - Trả phòng - Cập nhật thông tin dịch vụ - Quản lý hoá đơn dịch vụ - Tìm dịch vụ sử dụng - Báo cáo dịch vụ - Quản lý tiện nghi Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 22 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1 Biểu đồ phân rã chức năng Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 23 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN... Học 13 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng 2.6 Quản lý tiện nghi Tiện nghi trong từng phòng của khách sạn được quản lý theo các thông tin sau: • Tên tiện nghi • Giá tiện nghi • Tên phòng 2.7 Quản lý dịch vụ Dịch vụ của khách sạn được... Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 31 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý phòng Ghi chú: (1) Thông tin đặt phòng và kết quả trả lại (2) Cung cấp và lưu trữ thông tin • Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý khách hàng: Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 32 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý khách hàng Ghi chú: (1) Khách yêu cầu thanh toán phòng Dương Quốc... Tin Học 33 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN (2) Kết quả hoá đơn phòng (3) Khách yêu cầu thanh toán dịch vụ (4) Phiếu dịch vụ • Biểu đồ luồng dữ liệu báo cáo: Biểu đồ luồng dữ liệu báo cáo Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 34 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 3 Đầu vào, đầu ra của hệ thống 3.1 Những chức năng quản lý khách hàng: Tên chức năng : Cập nhật thông tin khách hàng Đầu vào:  Mã khách hàng... thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 24 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Biểu đồ luồng dữ liệu đối với hệ thống nhỏ, đơn giản thông thường được xây dựng dễ dàng, không cồng kềnh dễ xem xét Tuy nhiên đối với hệ thống quản lý khách sạn cần phân theo bốn mức 2.1 Các bước xây dựng Bước... Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 25 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 2.2 Các ký hiệu được sử dụng 1, Tiến trình: 2, Luồng dữ liệu: 3, Kho dữ liệu: 4, Tác nhân ngoài: Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 26 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 2.3 Áp dụng vào hệ thống quản lý KS a, Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng Ghi chú : (1) Đăng nhập vào hệ thống và yêu cầu tìm kiếm (2) Kết quả... trình hoạt động của Khách sạn Chúng ta sẽ theo dõi mô hình quản lý khách sạn theo lộ trình phục vụ một khách hàng Lộ trình này sẽ được xử lý theo một vòng khép kín gồm tuần tự bốn bước: Đặt phòng, nhận phòng, quá trình khách ở, trả phòng Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 15 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 4.1 Đặt phòng Đặt phòng trước là những yêu cầu mà khách sạn nhận được từ khách hàng về phòng... năng: • Chức năng quản lý danh mục:  Quản lý loại phòng, phòng - Cho phép cập nhật thông tin về phòng - Thêm, sửa, xoá, lưu thông tin về phòng và loại phòng  Quản lý đoàn khách và khách hàng - Cho phép thêm, sửa, xoá thông tin về khách hàng và đoàn khách  Quản lý dịch vụ và tiện nghi - Cho phép thêm, sửa, xoá, cập nhật dữ liệu • Quản lý phòng: - Quản lý quy trình đặt huỷ phòng - Quản lý nhận và trả... thông tin khách hàng (12) Cung cấp thông tin danh mục (13) Báo cáo và kết quả báo cáo (14) (15) Cung cấp thông tin phòng Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 29 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN c, Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh • Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý danh mục Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý danh mục Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 30 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Ghi . Bài toán quản lý khách sạn 12 2.1. Quản lý khách hàng 12 2.2. Quản lý phòng 12 2.3. Quản lý đặt phòng 13 2.4. Quản lý thông tin nhận phòng 13 2.5. Quản lý việc trả phòng 13 2.6. Quản lý tiện. tháng năm KHÁCH GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ BUỒNG (Ký) (Ký) (Ký) Dương Quốc Huy_K52_Viện Toán Ứng Dụng Và Tin Học 11 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 2. Bài toán quản lý khách sạn Một khách sạn cần tự động. 26 2.3. Áp dụng vào hệ thống quản lý KS 27 3. Đầu vào, đầu ra của hệ thống 35 3.1 Những chức năng quản lý khách hàng: 35 3.2 Những chức năng quản lý phòng: 37 3.3 Những chức năng quản lý danh mục 39 3.4