Xây dựng phân hệ kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng ở công ty cổ phần công nghệ việt nhật

Doanh thu bán hàng là nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệptrang trải các khoản chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động đã hao phí trongquá trình sản xuất kinh doanh, để trả lương

Doanh thu là một chỉ tiêu quan trọng trong doanh nghiệp nói chung, trong đódoanh thu bán hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ doanh thu của doanhnghiệp Đặc biệt với doanh nghiệp mang tính chất thương mại thì điều này càng rõ.Doanh thu bán hàng, nó phản ánh quy mô của quá trình tái sản xuất, phản ánh trình

độ tổ chức chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Bởi lẽ có được doanh thubán hàng chứng tỏ doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa được người tiêudùng chấp nhận Doanh thu bán hàng là nguồn vốn quan trọng để doanh nghiệptrang trải các khoản chi phí về tư liệu lao động, đối tượng lao động đã hao phí trongquá trình sản xuất kinh doanh, để trả lương, thưởng cho người lao động, tríchBHXH, nộp thuế theo luật định,…

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác hạch toán doanh thu nói chung,doanh thu bán hàng nói riêng, từ vai trò quan trọng của doanh thu bán hàng đối với

doanh nghiệp và thông qua thời gian thực tập thực tế em đã chọn đề tài: “Xây dựng phân hệ kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

ở Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật”

Mục tiêu của đồ án:

 Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, phục vụ hiệuquả công tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàngtại Công ty.

 Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực conngười nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán

Phạm vi nghiên cứu đề tài:

 Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác kế toándoanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty một cách

có hiệu quả

 Nghiên cứu hệ thống kế toán kế toán doanh thu bán hàng và các khoảngiảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty, trên cơ sở đó sử dụng ngôn ngữ lập trìnhVisual FoxPro để thiết kế ứng dụng cho bài toán kế toán doanh thu bán hàng và cáckhoản giảm trừ doanh thu bán hàng đáp ứng thực trạng của Công ty

Phương pháp nghiên cứu:

 Thu thập thông tin

 Phương pháp phân tích hệ thống thông tin

 Phương pháp tin học bằng công cụ lập trình Visual FoxPro để giải quyếtbài toán đã được phân tích

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm có

3 phần:

Chương 1: Khái quát về ngôn ngữ Visual FoxPro và lý luận chung về công

tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng trongdoanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng tổ chức và giải pháp phân tích hệ thống thông tin

công tác kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tạiCông ty cổ phần công nghệ Việt Nhật

Chương 3: Thiết kế ứng dụng của bài toán kế toán doanh thu bán hàng và

các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng tại Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT VỀ NGÔN NGỮ VISUAL FOXPRO VÀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH

VFP là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ của Microsoft chạy trên hệ điềuhành Windows

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của ngôn ngữ Fox

Sự tồn tại của các hệ CSDL họ Fox đã trải qua một quá trình gồm nhiềuphiên bản (version) phát triển theo nhiều hướng tương thích đi lên từ Fox Base (rađời năm 1984 của Fox Technologies) đến FoxPro (năm 1992 Microsoft mua lại bảnquyền) rồi Visual FoxPro 3.0, …,9.0 Cho đến thời điểm này phiên bản VFP 9.0 làphiên bản mới nhất của VFP

1.1.3 Đặc điểm của ngôn ngữ VFP

Từ khi hệ điều hành Microsoft Windows ra đời, việc xây dựng các phân hệphần mềm quản lý trong môi trường Windows là một việc làm cần có và ngày càngthu hút các hãng sản xuất Với VFP, ta thấy việc xây dựng một hệ chương trình ứng

VFP là một trường hướng đối tượng mạnh mẽ cho việc xây dựng CSDL vàphát triển các ứng dụng VFP cung cấp các công cụ cần thiết để tổ chức các tablechứa thông tin, chạy các query, tạo một hệ thống CSDL thống nhất hay lập trìnhmột ứng dụng quản lý hoàn chỉnh cho người sử dụng.

Một số nét đặc trưng cơ bản của ngôn ngữ VFP:

 Nâng cao khả năng quản lý CSDL và Project: người sử dụng có thể kiểmsoát những hành vi do Project hook class cung cấp khi thực hiện lệnh Create Class,Create Object hay New Object hoặc sử dụng Application Builder

 Database Container cho phép người sử dụng tạo lập hoặc hiệu chỉnh ứngdụng đồng thời trong cùng một Database cũng như vậy khả năng truy xuất bằngphím có sẵn trong Project Manager hay các Icon trong Project Manager hoặcDatabase Designer giúp cho việc nhận biết các đối tượng rất mau lẹ

 Phát triển các ứng dụng dễ dàng hơn VFP thêm một chức năng mớiApplcation Wizard cung cấp các Project hook class mới và khả năng nâng cao đặctính Applcation Frame Work làm cho các ứng dụng hiệu quả hơn

 Cải tiến công cụ Debug: người dùng có thể tìm lỗi và kiểm tra nhữngthành phần ứng dụng một cách dễ dàng hơn Chương trình Debug cung cấp nhữngcông cụ để bật nhiều điểm dừng, kiểm tra những tình huống và code

 Dễ dàng khi thiết kế bảng và lập từ điển dữ liệu mở rộng Table Designer

dễ dàng thêm các Index giống như tạo các Field và chỉ rõ nhiều giá trị mặc nhiênlàm cho thiết kế Form nhanh hơn và thuận tiện hơn Conection Designer làm việcvới trình quản trị CSDL ODBC giúp dễ dàng hơn cho việc tạo lập kết nối

 Nâng cao tính năng Query và View Designer có thể tạo ra các Outerjoint,chỉ định tên gọi cho các cột hoặc một số Record thỏa mãn một điều kiện nào đóbằng Query và View Designer, dùng View Designer cho phép xác định nhiều thuộctính giống nhau trên Field hiện hữu của bảng

 Gia tăng nhiều tính năng cho Form và sự dễ dàng trong thiết kế FormDesigner hỗ trợ công cụ Single Document Interface (SDI) và Multiple DocumentInterface (MDI) cho chúng ta làm những gì mình muốn trên ứng dụng

 Gắn Active X và OLE chặt hơn: VFP là một Server tự động hóa, vì thếcác ứng dụng khác có thể gắn vào VFP trong khả năng của SimpleFrame mở rộng

hỗ trợ nhiều điều kiện Active rộng hơn VFP hỗ trợ khả năng tạo Server tự động củariêng người dùng để bạn có thể truy xuất từ xa hay cục bộ

 Tạo lập và có thể phát triển các ứng dụng một cách nhanh chóng nhờ sựtrợ giúp của các công cụ Wizard, Builder, Toolbar và Designer với nhứng kiểu đốitượng và hành vi chuẩn của VFP Người sử dụng có thể tạo được những ứng dụngtheo chuẩn và rất nhanh chóng

 Khai thác sức mạnh của lập trình hướng đối tượng: việc sử dụng các lớp

có thể đẩy nhanh tiến trình phát triển các ứng dụng giúp người lập trình thuận tiệnhơn trong khi dùng Class Designer hoặc lập trình bằng lệnh Define Class

 Giao tiếp với các ứng dụng khác: VFP có khả năng chia sẻ nguồn dữ liệuvới các ứng dụng khác như Microsoft Excel, Microsoft Word hay sử dụng nhiều đốitượng từ các ứng dụng khác, các điều kiện và các ứng dụng khác bằng cách dùng bộ

tự động

 Nâng cấp từ nhiều phiên bản trước: VFP bảo vệ thành quả có được trongnhiều ứng dụng xây dựng từ ứng dụng FoxPro phiên bản trước mà không cần thayđổi chúng

1.2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG

1.2.1 Một số vấn đề về công tác kế toán doanh thu bán hàng

1.2.1.1 Khái niệm các loại doanh thu

 Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ

hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) thông thường của

 Các loại doanh thu: Doanh thu tùy theo từng loại hình SXKD và baogồm:

Doanh thu bán hàng: doanh thu bán sản phẩm do doanh nghiệp sảnxuất ra, doanh thu bán hàng hóa mua vào

Doanh thu cung cấp dịch vụ

Doanh thu hoạt động tài chính: doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền,

cổ tức và lợi tức được chia

Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác

1.2.1.2 Điều kiện ghi nhận và nguyên tắc xác định doanh thu bán hàng

 Điều kiện ghi nhận

Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả (5) điềukiện sau:

Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

Doanh nghiệp không còn nắm giữ quản lý hàng hóa như người sở hữuhàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giaodịch bán hàng;

Xác đinh được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

 Nguyên tắc xác định

Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhậndoanh thu (như đã nêu ở trên), nếu không thỏa mãn thì không hạch toán vào doanhthu

Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghinhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính

Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụtương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu.

Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,ngành hàng, từng sản phẩm… theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, đểxác định doanh thu thuần về của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từngsản phẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lậpBáo cáo tài chính

1.2.2 Một số vấn đề về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng

1.2.2.1 Khái niệm

Các khoản giảm trừ doanh thu như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàngbán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp vàthuế xuất nhập khẩu Trong đó:

Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yếtcho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn

Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóakém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu

Giá trị hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định làtiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán

Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quảkinh doanh trong kỳ kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu phải được phản ánh,theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấpthông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính (Báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minhbáo cáo tài chính)

Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ doanh thu

Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đãgiảm trừ, hoặc thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã muahàng (sản phẩm, hàng hóa), dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiếtkhấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bánhàng.

Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:

Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại ngườimua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mạicủa doanh nghiệp đã quy định

Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng muađược hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm vào giábán trên “Hóa đơn (GTGT)” hoặc “Hóa đơn bán hàng” lần cuối cùng

Bên bán:

Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112…

Có TK 131 – Phải thu của khách hàngPhản ánh doanh thu:

Nợ TK 111, 112, 113, 131 – (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiếtkhấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trênhóa đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua.Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào TK521

Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiếtkhấu thương mại, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết

khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào

TK 521 Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã khấu trừ chiết khấu thương mại

Xuất hóa đơn theo giá đã giảm và ghi doanh thu (không hạch toán qua TK521):

Nợ TK 111, 112, 113, 131 – (Tổng giá thanh toán)

Có TK 511 – (Giá đã giảm giá và chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Bên bán phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện chotừng khách hàng và từng loại hàng bán như: bán hàng (sản phẩm, hàng hóa), dịchvụ

Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được kết chuyển sang TK 511

để xác định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thực tếthực hiện trong kỳ hạch toán

 Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêuthụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợpđồng kinh tế như: hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại

Theo điểm 5.8 mục IV phần B Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007của BTC quy định:

- Cơ sở kinh doanh mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đãnhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chấtlượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho ngườibán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán dokhông đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT Hóa đơn này là căn cứ để bênbán, bên mua điều chỉnh doanh số mua, bán, số thuế GTGT đã kê khai

- Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa,

kèm theo hóa đơn gửi cho bên bán Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơnbán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai doanh số bán, thuế GTGT của bên bán.

- Trường hợp người bán đã xuất hàng và lập hóa đơn, người mua chưa nhậnhàng nhưng phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải hoàn trả lạitoàn bộ hàng hóa, hoặc một phần hàng hóa, khi trả lại hàng bên mua và bên bánphải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiềnthuế GTGT lý do trả hàng theo hóa đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng của hóađơn) đồng thời kèm theo hóa đơn để gửi trả bên bán để bên bán lập lại hóa đơnGTGT cho số lượng hàng hóa đã nhận và làm căn cứ bên bán điều chỉnh doanh số

và thuế GTGT đầu ra

Trình tự hạch toán và xuất hóa đơn: Bên mua cần xuất hóa đơn để trả lại

hàng bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo đơn giá mua trên hóa đơn mua vào) Bênbán kê tờ hóa đơn của bên bán vào bảng kê 02/GTGT (nếu xuất trả hàng trong cùngkỳ) hoặc kê vào bảng kê 02A (nếu xuất trả hàng kỳ khác), và hạch toán:

Nợ TK 531 – (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 – (Thuế GTGT tương ứng của số hàng bị trả lại)

Có TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại để xác định doanhthu thuần:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 531 – Hàng bán bị trả lại

 Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán

Theo điểm 5.9 mục IV phần B Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007của BTC quy định:

Cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hóa, dich vụ và lập hóa đơn dohàng hóa, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách…phải điều chỉnh (tăng,giảm) giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằngvăn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hóa, mức giá tăng (giảm) theo hóa đơn bánhàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng

thời bên bán lập hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh Hóa đơn ghi rõ điềuchỉnh giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điềuchỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra,đầu vào.

Các trường hợp sử dụng hóa đơn điều chỉnh cơ sở kinh doanh không đượcghi số âm (-)

Trình tự hạch toán và xuất hóa đơn: Bên bán sẽ xuất hóa đơn giảm giá

cho số lượng hàng kém chất lượng Căn cứ vào hóa đơn giảm giá, bên bán sẽ hạchtoán:

Nợ TK 532 – (Giá chưa có thuế)

Nếu giảm giá khác kỳ thì tờ hóa đơn này sẽ ghi vào bảng kê 02A/GTGT, lên

tờ khai thuế ở mục điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu ra

Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ

để xác định doanh thu thuần:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 532 – Hàng bán bị trả lại

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT

2.1.1 Giới thiệu về Công ty

 Trụ sở:

Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT

Tên giao dịch: VIETNAM JAPAN TECHNOLOGY JOINT STOCKCOMPANY

Hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103012448 cấp ngày 07/12/2006của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

Địa chỉ trụ sở chính: P308, CT1A, ĐN1 – Khu đô thị mới Mỹ Đình 2, Xã MỹĐình, Huyện Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Điện thoại: 7830622 Fax: 7830624

 Ngành, nghề kinh doanh (theo đăng ký kinh doanh):

 Tư vấn đầu tư, triển khai và thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực thiết

bị điện và tự động hóa;

 Dịch vụ kỹ thuật ngành điện;

 Nghiên cứu, thiết kế chế tạo, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vựcthiết bị điện, tự động hóa, đo lường, điều khiển (không bao gồm dịch vụ thiết kếcông trình, thiết kế phương tiện vận tải);

 Tư vấn, xây lắp các công trình đường dây và trạm điện đến 35KV(không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);

 Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủylợi và các công trình chiếu sáng;

 Tư vấn, lắp đặt hệ thống bảo vệ giám sát, các hệ thống cảnh báo tựđộng;

 Tư vấn, xây dựng giải pháp phần mềm tự động;

 Buôn bán vật tư, thiết bị dùng cho phòng thí nghiệm, thiết bị giáodục, thiết bị điện tử, viễn thông, thiết bị phòng cháy chữa cháy, hệ thống cameraquan sát, đồ điện, điện tử, điện lạnh, điện dân dụng;

 Sản xuất và buôn bán vật tư, máy móc: thiết bị và tự động hóa ứngdụng trong công nghiệp và tiêu dùng;

 Buôn bán vật tư, máy móc, thiết bị phục vụ ngành công nghiệp,nông nghiệp, xây dựng và các phụ tùng thay thế, đồ dùng văn phòng, đồ dân dụng;

 Tư vấn kỹ thuật và cung cấp thiết bị cho lĩnh vực: xưởng sửa chữa,bảo dưỡng và kiểm định ô tô, dây chuyền lắp ráp ô tô, dây chuyền sơn sấy ô tô;

 Tư vấn kỹ thuật, sản xuất, lắp ráp và cung cấp thiết bị giáo dụcchuyên cho đào tạo ngành: gia công cơ khí và động lực (động cơ ô tô và máy nôngnghiệp);

 Dịch vụ chuyển giao công nghệ và bảo hành, bảo dưỡng thiết bị củaCông ty kinh doanh;

 Kinh doanh bất động sản (không bao gồm các hoạt động tư vấn vềnhà đât), xây dựng các dự án cao tầng;

…

Trong đó lĩnh vực kinh doanh chính là:

 Kinh doanh thép Việt Nhật và phôi thép,

 Tư vấn đầu tư, triển khai và thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực thiết

bị điện và tự động hóa

Hình 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.2 Tổ chức công tác kế toán của Công ty

2.1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty gồm 7 người (5 kế toán tại phòng Kế toán và 2

kế toán tại phòng Xuất Nhập khẩu và phòng Kinh doanh) được tổ chức với nhiệm

vụ cụ thể như sơ đồ sau:

Hình 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 2.1.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán

Công ty thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tưhướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của Bộ tài chính

Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức sổ kế toán Nhật ký

Quy trình hạch toán xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ được thể hiện qua

sơ đồ:

Hình 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

2.2.1 Đặc điểm doanh thu của Công ty

 Đặc điểm:

Tuy là một Công ty mới thành lập cuối năm 2006 nhưng đã sớm phát triển cả

về chiều rộng lẫn chiều sâu Giá trị nhiều hợp đồng của Công ty lên tới hàng tỷ.Doanh thu của Công ty năm 2007 là 657.459.368.731đ, năm 2008 đã tăng lên2.113.372.824.209đ (tăng 3.2 lần) Trong đó doanh thu từ buôn bán thép Việt Nhật

chiếm khoảng 40%, từ phôi thép khoảng 45%, từ các dự án về thiết bị điện và tựđộng hóa khoảng 10%, còn lại thuộc về các hoạt động kinh doanh khác

 Phân loại doanh thu tại Công ty:

Tương ứng với các hoạt động kinh doanh, doanh thu ở Công ty cổ phần côngnghệ Việt Nhật hiện tại được phân chia thành:

Doanh thu bán hàng (gần như toàn bộ là doanh thu từ buôn bán thépViệt Nhật và phôi thép)

Doanh thu cung cấp dịch vụ

Doanh thu hoạt động tài chính

(1.1) Nếu là bán hàng trong nước, kế toán phòng Kinh doanh sẽ là người lập

hóa đơn bán hàng (lập làm 3 liên trong đó 1 liên giao cho phòng Kế toán), theo dõi

và thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng khi khách hàng được hưởng.Khi có sự cố về hàng bán sẽ có trách nhiệm lập biên bản về sự cố (biên bản trả lạihàng khi có hàng bán bị trả lại, biên bản điều chỉnh hóa đơn khi giảm giá hàng bán),nhận hóa đơn bên mua gửi (hóa đơn bên mua gửi trả lại hoặc hóa đơn bên mua lậpcho hàng trả lại) hay lập hóa đơn mới (hóa đơn lập cho hàng nhận lại hoặc hóa đơnđiều chỉnh mức giá được điều chỉnh)

(1.2) Nếu xuất khẩu trực tiếp hàng bán, kế toán phòng Xuất Nhập khẩu sẽ lập

Tờ khai hàng xuất khẩu và lập hóa đơn bán hàng (lập 1 liên duy nhất giao chophòng Kế toán sử dụng cho công tác hạch toán), thực hiện chiết khấu thương mạicho khách hàng khi khách hàng được hưởng

(2) Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán

hàng

(2.1), (2.2) Kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán bán hàng tại phòng Kế

toán (kế toán viên 1) sẽ được kế toán phòng Kinh doanh và kế toán phòng Xuấtnhập khẩu chuyển cho các hóa đơn, đồng thời được kế toán viên 3 tại phòng Kếtoán (kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán vốn bằng tiền) chuyển cho cácchứng từ thanh toán cần thiết để tiến hành hạch toán mỗi khi có nghiệp vụ về doanhthu bán hàng phát sinh

(3) Lập báo cáo

Cuối tháng, từ kết quả hạch toán lập báo cáo tổng hợp doanh thu gửi choGiám đốc Tài chính

2.2.2.2 Kê khai hóa đơn về hàng bán

Các hóa đơn của hàng bán bao gồm: hóa đơn bán hàng, hóa đơn chiết khấu,hóa đơn cho hàng đã nhận lại, hóa đơn trả lại hàng hay hóa đơn giảm giá đều được

kê trên mẫu là hóa đơn GTGT Chúng được phân biệt dựa trên cách kê khai thôngtin trên hóa đơn GTGT Cụ thể:

Hóa đơn bán hàng: với hàng bán nội địa kê khai bình thường Với hóa đơnbán hàng của hàng xuất khẩu (phôi thép) được phòng Xuất Nhập khẩu lập một liênduy nhất để chuyển cho phòng kế toán sử dụng trong công tác hạch toán

Hóa đơn chiết khấu: trong cột “Tên hàng hóa, dịch vụ” sau khi kê khai cácmặt hàng kê khai đến khoản chiết khấu theo sản lượng mà khách hàng được hưởng(chỉ kê khai ở cột số tiền số tiền chiết khấu)

Hóa đơn cho hàng đã nhận lại: ở dòng hình thức thanh toán thay vì ghi “TM/CK” như bình thường ta ghi “hàng bị trả lại”, còn lại kê khai bình thường

Hóa đơn trả lại hàng (do bên mua lập gửi kèm theo hàng trả lại): ở dòng hìnhthức thanh toán thay vì ghi “TM/CK” như bình thường ghi “hàng trả lại”, còn lại kêkhai bình thường

Hóa đơn giảm giá: ở dòng hình thức thanh toán thay vì ghi “TM/CK” nhưbình thường ta ghi “điều chỉnh giá cho hàng tại hóa đơn số…, ký hiệu…”, còn lại kêkhai bình thường

2.2.2.3 Hệ thống tài khoản về doanh thu bán hàng

Các TK về doanh thu bán hàng được mở để ghi chép theo dõi chi tiết nhưsau:

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa

TK 51111 – Doanh thu bán hàng hóa nội địa

TK 51112 – Doanh thu bán hàng hóa xuất khẩu

TK 5112 – Doanh thu bán thành phẩm

TK 521 – Chiết khấu thương mại

TK 5211 – Chiết khấu hàng hóa

TK 5212 – Chiết khấu thành phẩm

TK 532 – Giảm giá hàng bán

TK 5321 – Giảm giá hàng bán: Hàng hóa

TK 5322 – Giảm giá hàng bán: Thành phẩm

2.2.2.4 Nghiệp vụ phát sinh và công tác xử lý, hạch toán

Bán hàng trong nước trực tiếp cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơnGTGT và các chứng từ thanh toán để phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)

Có TK 5111 (51111), 5112 – (Giá bán chưa thuế)

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Trường hợp bán hàng trong nước thu bằng ngoại tệ, ghi nhận doanhthu bán hàng phải quy đổi ra Việt Nam đồng theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷgiá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng ViệtNam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, căn cứ vào các chứng từ kế toánghi:

Nợ TK 1112, 1122, 131 – Theo tỷ giá GDBQ ngoại tệ liên NH

Có TK 5111 (51111), 5112 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp:

 Khi hàng hóa được coi là xuất khẩu, kế toán căn cứ các chứng từphản ánh doanh thu hàng xuất khẩu:

Nợ TK 112 (1122), 131 – (Tỷ giá thực tế)

Có TK 5111 (51112) – (Tỷ giá thực tế)

 Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp, kế toán ghi:

Nợ TK 5111 (51112) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3333 – Thuế xuất khẩu

Trường hợp bán hàng trả chậm:doanh thu bán hàng được tính theo giábán tại thời điểm thu tiền 1 lần; khách hàng chỉ thanh toán 1 phần tiền mua hàng đểnhận hàng và phần còn lại trả dần trong một thời gian và chịu khoản lãi theo quy

định trong hợp đồng Khoản lãi do bán trả góp hạch toán vào doanh thu hoạt độngtài chính.

Ghi nhận doanh thu, số tiền đã thu và số phải thu, tiền lãi do bán trả chậm, kếtoán ghi sổ:

Nợ TK 111,112 (Số tiền đã thu được)

Nợ TK 5211, 5212 – Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112…

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

Phản ánh doanh thu hàng đã bán bị trả lại trong kỳ này (không kểhàng đã bán tại thời điểm nào: Năm trước, kỳ trước hay kỳ này), căn cứ vào hóađơn của hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 5311, 5312 – (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 3331 – (Thuế GTGT tương ứng của hàng bán bị trả lại)

Có TK 111, 112, 131 – (Tổng giá thanh toán)

Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá cho khách hàng (hóa đơngiảm giá) về số lượng hàng đã bán, kế toán ghi:

Nợ TK 5321, 5322 – (Giá chưa có thuế)

Nợ TK 3331 – (Số thuế GTGT tương ứng)

Có TK 131 – Ghi giảm nợ phải thu khách hàng (nếu khách hàng chưathanh toán tiền hàng)

Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu phát sinhtrong kỳ để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi:

kế toán ghi sổ:

Nợ TK 111,112 – (Số tiền thực thu đã trừ chiết khấu thanh toán)

Nợ TK 635 – (Chiết khấu thanh toán)

Có TK 131 – (Tổng số tiền phải thu)

2.2.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty

Chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh tế, tàichính trong các doanh nghiệp cho các nhà quản lý Việc thực hiện chức năng này cótốt hay không trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời và chính xác củathông tin

Theo sự phát triển quy mô kinh doanh của Công ty, lượng thông tin cần xử lýcủa công tác kế toán nói chung của kế toán doanh thu bán hàng nói riêng ngày càngnhiều Do đó, việc tin học hóa công tác kế toán tại Công ty là tất yếu cần thiết

Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tin học hóa công tác kế toán, từ vai tròquan trọng của doanh thu bán hàng đối với doanh nghiệp và qua thời gian thực tập

thực tế được tìm hiểu thực trạng kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty, em đãchọn đề tài này.

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản khá chi tiết để theo dõi các nghiệp vụkinh tế phát sinh làm cho công tác kế toán chặt chẽ hơn Việc sử dụng, luân chyểnchứng từ tại công ty khá hoàn hảo với sự phối hợp giữa 3 phòng: phòng Kinhdoanh, phòng Kế toán và phòng Xuất Nhập khẩu cũng như giữa các kế toán viêntrong phòng Kế toán Các nghiệp vụ nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàngngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác

2.3 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU

2.3.1 Mô tả bài toán

Công ty cổ phần công nghệ Việt Nhật buôn bán rất nhiều mặt hàng nhưng

trong đó mặt hàng kinh doanh chính là thép Việt Nhật và phôi thép Trong đó phôithép là mặt hàng xuất khẩu duy nhất của Công ty Khi có giao dịch mua bán với

khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán với khách hàng Hợp

đồng mua bán có 2 loại: hợp đồng nguyên tắc và hợp đồng chi tiết Hợp đồngnguyên tắc là hợp đồng ký kết ban đầu, trên đó là những thỏa thuận chung giữa haibên về mua bán, thanh toán, và quy chế nội bộ của Công ty về mức chiết khấu theosản lượng Hợp đồng chi tiết trên đó là thông tin chi tiết cụ thể về hàng mua bángiữa hai bên: các mặt hàng cụ thể, số lượng, đơn giá cụ thể của từng mặt hàng,…Trên hợp đồng nguyên tắc của giao dịch xuất khẩu phôi thép có ghi rõ không nhậnlại hàng cũng như giảm giá cho hàng đã bán, yêu cầu khách hàng thẩm định kỹ chấtlượng hàng trước khi ký kết hợp đồng mua bán

Khách hàng của Công ty thanh toán theo 2 phương thức thanh toán ngayhoặc trả chậm Giá trị các giao dịch buôn bán thép, phôi thép có thể rất lớn Vì vậyvới các giao dịch này, phương thức thanh toán của khách hàng chủ yếu là trả chậm

Mỗi lần bán hàng, khi giao hàng nếu là bán trong nước kế toán phòng Kinh

doanh sẽ lập hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT), nếu là xuất khẩu kế toán phòng Xuất Nhập khẩu sẽ lập hóa đơn bán hàng Khi lập hóa đơn, kế toán dựa

trên mức chiết khấu đã quy định kiểm tra xem khách hàng có được hưởng chiết

khấu thương mại không để thực hiện chiết khấu cho khách hàng qua việc lập hóa đơn chiết khấu hoặc chi tiền chiết khấu Tiền chiết khấu cho khách hàng có thể là tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản qua ngân hàng Các hóa đơn bán hàng cùng các

hóa đơn khác (hóa đơn bên mua gửi khi bên mua trả lại hàng hay khi phải giảm

giá hàng bán), sẽ được kế toán phòng Kinh doanh và phòng Xuất Nhập khẩu chuyển

cho kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán bán hàng (kế toán viên 1 phòng

Kế toán) để căn cứ vào đó cùng các chứng từ thanh toán tập hợp từ các mảng kế toán liên quan (phiếu chi, phiếu thu của mảng kế toán tiền mặt; ủy nhiệm chi từ mảng kế toán ngân hàng_hai mảng kế toán thuộc phần hành kế toán vốn bằng tiền do kế toán viên 3 phòng Kế toán đảm nhiệm) ghi nhận doanh thu và ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu khi có phát sinh

Khi khách hàng chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng không đúng quy cách,chất lượng phải hoàn trả toàn bộ hàng hóa hoặc một phần hàng hóa Hai bên lập

biên bản đồng thời bên mua trả lại hóa đơn để Công ty lập lại hóa đơn GTGT cho

số hàng đã nhận lại Căn cứ hóa đơn cùng các chứng từ thanh toán (chi trả số tiền

theo tổng giá thanh toán của hàng bán trả lại cho khách hàng) kế toán viên 3 ghi

nhận khoản giảm trừ doanh thu_doanh thu hàng bán bị trả lại.

Khi khách hàng đã nhận hàng sau đó phát hiện hàng không đúng quy cách,chất lượng phải hoàn trả toàn bộ hay một phần hàng hóa Khi xuất trả lại hàng,

khách hàng lập hóa đơn trả lại hàng Căn cứ hóa đơn này cùng các chứng từ thanh

toán (chi trả số tiền theo tổng giá thanh toán của hàng bán trả lại) kế toán viên 3 ghinhận doanh thu hàng bán bị trả lại

Khi Công ty đã xuất bán, cung ứng hàng hóa và lập hóa đơn do hàng hóa

không đảm bảo chất lượng, quy cách…phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán thì

căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh (hóa đơn giảm giá) kế toán viên 3 ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu_khoản giảm giá hàng bán.

Từ các chứng từ gốc người kế toán định khoản, phản ánh vào sổ nhật ký

bán hàng

Đến cuối tháng, người kế toán tiến hành lập bảng kê hóa đơn và báo cáo

tổng hợp doanh thu bán hàng gửi Giám đốc Tài chính đáp ứng yêu cầu của công

tác theo dõi doanh thu bán hàng hàng tháng của Công ty

Cuối kỳ người kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ

doanh thu đã phát sinh trong kỳ để xác định doanh thu thuần về bán hàng.

2.3.2 Phân tích yêu cầu

Từ công việc của kế toán doanh thu bán hàng, cần phải xây dựng một hệthống đáp ứng được các yêu cầu sau:

 Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời chính xác các khoản doanh thu vàcác khoản giảm trừ doanh thu của hoạt động bán hàng thông qua các chứng từ: cáchóa đơn, ủy nhiệm chi, phiếu thu, phiếu chi, …

 Từ đầu vào là các chứng từ trên đầu ra là các sổ và báo cáo:

Sổ nhật ký bán hàng

Bảng kê hóa đơn

Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng

 Hệ thống phải có khả năng thao tác dữ liệu nhanh chóng, giao diện dễnhìn, dễ sử dụng

 Đưa ra các báo cáo một cách nhanh chóng

2.3.3 Một số hồ sơ thu thập được

 Tài liệu số 1: Hóa đơn GTGT

 Tài liệu số 2: Phiếu thu

 Tài liệu số 3: Phiếu chi

 Tài liệu số 4: Ủy nhiệm chi

 Tài liệu số 5: Sổ nhật ký bán hàng

 Tài liệu số 6: Biên bản điều chỉnh hóa đơn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN (GTGT)

Số 01000/BBĐCHĐ

+ Căn cứ Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007 của BTC về sử dụng

HĐ chứng từ trong trường hợp giảm giá hàng bán

Hôm nay ngày 21/09/2008, đại diện hai bên gồm có:

BÊN GIAO HÓA ĐƠN:

BÊN NHẬN HÓA ĐƠN:

Thống nhất lập biên bản điều chỉnh 01 hóa đơn GTGT 03 liên số 0093593ngày 15/09/2008

NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:

NỘI DUNG SAU KHI ĐIỀU CHỈNH:

 Tài liệu số 7: Biên bản trả lại hàng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -o0o -

BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG

Số …

+ Căn cứ Thông tư 32/2007/TT-BTC ngày 09/04/2007 của BTC về sử dụng

HĐ chứng từ trong trường hợp giảm giá hàng bán

Sau khi kiểm tra lại hàng hóa bên A đã xuất cho bên B theo số HĐ GTGT kýhiệu … số … ngày …/…/……

Chúng tôi 2 bên đồng ý chấp nhận cho đơn vị B đã mua lô hàng ngày …/…/

… không đảm bảo chất lượng bên B xuất trả lại hàng cho bên A kèm theo HĐGTGT xuất trả lại hàng ký hiệu … số … ngày …/…/…

2.4 MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA BÀI TOÁN

2.4.1 Biểu đồ ngữ cảnh

Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ:

1 Ghi nhận doanh thu

2 Ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu

3 Phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán

4 Vào sổ nhật ký bán hàng

5 Lập bảng kê hóa đơn

6 Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán

hàng

7 Gửi cho Giám đốc Tài chính

8 Kết chuyển toàn bộ các khoản giảm

15 Kế toán phòng Xuất Nhập khẩu

16 Chiết khấu thương mại

17 Hóa đơn chiết khấu

18 Tiền chiết khấu

19 Tiền mặt

20 Tiền chuyển khoản

21 Hóa đơn bên mua gửi

22 Kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán bán hàng

23 Kế toán viên 1 phòng Kế toán

=Hsdl

=

=

= Hsdl Tác nhân

Tác nhân

=Hsdl

=HsdlHsdl

=Hsdl

34 Doanh thu

35 Khoản giảm trừ doanh thu

36 Hóa đơn GTGT cho số hàng đãnhận lại

37.Doanh thu hàng bán bị trả lại

38 Hóa đơn trả lại hàng

39 Hóa đơn giảm giá

40 (khoản) Giảm giá hàng bán

41 Doanh thu thuần về bán hàng

42 Sổ nhật ký bán hàng

43 Bảng kê hóa đơn

44 Báo cáo tổng hợp doanh thu

45 Giám đốc Tài chính

=

=Hsdl

=Hsdl Hsdl

=

=HsdlHsdl Hsdl Tác nhân

Từ bảng phân tích trên ta có biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống.

Hình 5: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

2.4.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Hình 6: Biểu đồ phân rã chức năng 2.4.3 Mô tả chi tiết chức năng lá

(1.0) Cập nhật doanh thu bán hàng

<1.1> Cập nhật hóa đơn bán hàng: Mỗi khi có nghiệp vụ về bán hàng phát

sinh kế toán viên 1 phòng Kế toán được chuyển cho hóa đơn bán hàng để cập nhậtthông tin hóa đơn để thực hiện công tác kế toán doanh thu

<1.2> Tập hợp chứng từ thanh toán: Các chứng từ thanh toán sẽ được tập

hợp để cùng với hóa đơn làm căn cứ hạch toán doanh thu

<1.3> Phản ánh doanh thu bán hàng: Căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ

thanh toán, kế toán viên 1 phòng Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và chiếtkhấu thương mại nếu có

<1.4> Kết chuyển cuối kỳ các khoản giảm trừ doanh thu: Đến cuối kỳ, kế

toán viên 1 phòng Kế toán thực hiện kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanhthu để xác định doanh thu thuần về bán hàng

(2.0) Cập nhật giảm trừ doanh thu khi có sự cố hàng bán

<2.1> Có hàng bị trả lại: Bị người mua trả lại toàn bộ hay một phần do người

mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng

2.1.1 Cập nhật hóa đơn của hàng bị trả lại: Kế toán viên 1 phòng Kế

toán cập nhật hóa đơn của hàng bán bị trả lại (hóa đơn cho hàng nhận lạihoặc hóa đơn trả lại hàng) để tiến hành hạch toán doanh thu

2.1.2 Cập nhật chứng từ thanh toán: Với khách hàng đã thanh toán

tiền hàng các chứng từ thanh toán sẽ được tập hợp để làm căn cứ hạch toándoanh thu hàng bán bị trả lại

2.1.3 Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại: Căn cứ hóa đơn kế toán

viên 1 phòng Kế toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại

<2.2> Điều chỉnh giá: Do hàng bán không đảm bảo chất lượng, quy cách…

phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán

2.2.1 Cập nhật hóa đơn giảm giá: Kế toán viên 1 phòng Kế toán cập

nhật hóa đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh

2.2.2 Cập nhật chứng từ thanh toán: Với khách hàng đã thanh toán

tiền hàng các chứng từ thanh toán sẽ được tập hợp để làm căn cứ hạch toángiảm giá hàng bán

(3.0) Báo cáo

<3.1> Vào sổ nhật ký bán hàng

<3.2> Lập bảng kê hóa đơn

<3.3> Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng.

2.4.4 Hồ sơ dữ liệu sử dụng

Trong 7 tài liệu thu thập được liệt kê ở trên ta sử dụng các tài liệu: tài liệu số

2 (Phiếu thu), tài liệu số 3 (Phiếu chi), tài liệu số 4 (Ủy nhiệm chi) là các chứng từthanh toán liên quan; tài liệu số 5 (Sổ nhật ký bán hàng); với tài liệu số 1 (hóa đơnGTGT) ta phân tách thành hóa đơn bán hàng, hóa đơn cho hàng nhận lại, hóa đơn

trả lại hàng và hóa đơn giảm giá (căn cứ mục “2.2.2.2.” và thuận tiện cho xử lý

chứng từ, công tác hạch toán)

Còn tài liệu số 6 (biên bản điều chỉnh hóa đơn) và số 7 (biên bản trả lại hàng)

sẽ được lưu cùng hóa đơn liên quan tương ứng trong công tác lưu trữ chứng từ màkhông dùng trực tiếp trong hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừdoanh thu bán hàng

Do đó, các hồ sơ dữ liệu sử dụng là:

a Hóa đơn bán hàng

b Hóa đơn cho hàng nhận lại

c Hóa đơn trả lại hàng

d Hóa đơn giảm giá

e Phiếu thu

f Phiếu chi

g Ủy nhiệm chi

h Bảng kê hóa đơn

a Hóa đơn bán hàng

b Hóa đơn cho hàng nhận lại

c Hóa đơn trả lại hàng

d Hóa đơn giảm giá

2.4.6 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.4.6.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

2.4.6.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

 Biểu đồ của tiến trình “1.0 – Cập nhật doanh thu bán hàng”

Hình 9: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – tiến trình “1.0 – Cập nhật doanh thu

bán hàng”

 Biểu đồ của tiến trình “2.0 – Cập nhật giảm trừ doanh thu khi có sự

cố hàng bán”

Hình 10: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – tiến trình “2.0 – Cập nhật giảm trừ

doanh thu khi có sự cố hàng bán”

 Biểu đồ của tiến trình “3.0 – Báo cáo”

Hình 11: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – tiến trình “3.0 – Báo cáo”