Thực thể 1 Quan hệ Thực thể 2
HÀNG THUỘC LOẠI HÀNG
2.4.7.5. Mô hình E – R
CHƯƠNG 3
THIẾT KẾ ỨNG DỤNG CỦA BÀI TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU BÁN HÀNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỆT NHẬT
3.1. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU3.1.1. Mô hình quan hệ 3.1.1. Mô hình quan hệ
STT QUAN HỆ THUỘC TÍNH
1 ĐƠN VỊ Mã ĐV, Tên ĐV, Địa chỉ, Điện thoại, Số TK*, Mã số thuế, Tên NH*
2 KHÁCH
HÀNG
Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, Điện thoại, Số TK, Mã số thuế, Tên NH
3 HÀNG Mã hàng, Tên hàng, TS GTGT, ĐVT, Mã loại
4 LOẠI
HÀNG Mã loại, Tên loại
5 TÀI
KHOẢN Số hiệu TK, Tên TK
6 HÓA ĐƠN
Số HĐ, Ký hiệu HĐ, Loại HĐ, Ngày HĐ, Mã ĐV, Mã hàng*, Mã KH, Số hiệu TK*, Số lượng*, Đơn giá*, HTTT, Chiết khấu, Số HĐ liên quan
7 LOẠI HÓA
ĐƠN Loại HĐ, Tên loại
8 PHIẾU
THU
Số phiếu thu, Ngày thu, Lý do thu, Số tiền thu, Số hiệu TK*, Mã ĐV, Mã KH, Tỷ giá, STQĐ
9 PHIẾU CHI Số phiếu chi, Ngày chi, Lý do chi, Số tiền chi, Số hiệu TK*, Mã ĐV, Mã KH, Tỷ giá, STQĐ
10 ỦY NHIỆM
CHI Số UNC, Ngày UNC, Nội dung, Số tiền, Mã ĐV, Mã KH
HÀNG Tên NH
3 HÀNG Mã hàng, Tên hàng, TS GTGT, ĐVT, Mã loại 4 LOẠI HÀNG Mã loại, Tên loại
5 TÀI KHOẢN Số hiệu TK, Tên TK
6 HÓA ĐƠN Số HĐ, Ký hiệu HĐ, Loại HĐ, Ngày HĐ, Mã ĐV, Mã KH, HTTT, Chiết khấu, Số HĐ liên quan
7 LOẠI HÓA
ĐƠN Loại HĐ, Tên loại
8 DÒNG HÓA
ĐƠN
Số HĐ, Ký hiệu HĐ, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá
9 HÓA ĐƠN – TK
Số HĐ, Ký hiệu HĐ, Số hiệu TK
10 PHIẾU THU Số phiếu thu, Ngày thu, Lý do thu, Số tiền thu, Mã ĐV, Mã KH, Tỷ giá, STQĐ
11 PHIẾU THU – TK
Số phiếu thu, Số hiệu TK
12 PHIẾU CHI Số phiếu chi, Ngày chi, Lý do chi, Số tiền chi, Mã ĐV, Mã KH, Tỷ giá, STQĐ
13 PHIẾU CHI – TK
Số phiếu chi, Số hiệu TK
14 ỦY NHIỆM CHI
Số UNC, Ngày UNC, Nội dung, Số tiền, Mã ĐV, Mã KH
15 ĐƠN VỊ - TKNH
Mã số TK, Mã ĐV, Số TK, Tên NH
3.1.3. Biểu đồ mô hình quan hệ
Hình 16: Biểu đồ mô hình quan hệ
biệt chúng thì theo nghiệp vụ thực tế hệ thống mã số phiếu quy định riêng cho từng loại phiếu. Ta thu được 2 quan hệ sau: PHIẾU, PHIẾU-TK.
Ở quan hệ PHIẾU-TK, HÓA ĐƠN-TK ta nhận thấy rằng trong nghiệp vụ thực tế một bút toán liên hoàn nào cũng có thể đưa được về dạng nhiều bút toán kép (bút toán chỉ gồm hai tài khoản đối ứng với nhau). Hơn nữa, trong thực tế các phần hành kế toán có sự độc lập tương đối với nhau nên ta có thể bỏ quan hệ PHIẾU-TK, HÓA ĐƠN-TK tương ứng trong hai quan hệ PHIẾU, HÓA ĐƠN và thay vào đó là hai thuộc tính mới là TK NỢ, TK CÓ.
Ngoài các quan hệ trên, ta thêm vào quan hệ: NGƯỜI DÙNG.
Như vậy, sau quá trình phi chuẩn hóa các quan hệ, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual FoxPro 9.0, ta xây dựng cơ sở dữ liệu vật lý gồm các bảng sau: STT TÊN TRƯỜNG KIỂU ĐỘ RỘNG KHÓA CHÚ THÍCH 1. DMTK
1 Matk C 6 Chính Mã tài khoản
2 Tentk C 50 Tên tài khoản
2. HANGBAN
1 Mahang C 10 Chính Mã hàng
2 Maloai C 8 Ngoại Mã loại hàng
3 Tenhang C 50 Tên hàng
4 Tsgtgt N 2 Thuế suất GTGT
5 Dvt C 10 Đơn vị tính
3. LOAIHANG
1 Maloai C 5 Chính Mã loại hàng
2 Tenloai C 40 Tên loại hàng
4. DONVI
1 Madv C 5 Chính Mã đơn vị
2 Tendv C 60 Tên đơn vị
3 Diachi C 60 Địa chỉ
4 Dthoai C 12 Điện thoại
5 MST C 10 Mã số thuế 5. DMKH 1 Makh C 5 Chính Mã khách hàng 2 Tenkh C 60 Tên khách hàng 3 Diachi C 60 Địa chỉ SV: Phạm Thị Thủy 54 Lớp: K43/41.02
4 Sotk C 20 Số TK ngân hàng
5 Dthoai C 12 Điện thoại
6 MST C 10 Mã số thuế
7 Tennh C 50 Tên ngân hàng
6. PHIEU
1 Sophieu C 8 Chính Số phiếu thu/chi
2 Madv C 5 Ngoại Mã đơn vị
3 Makh C 5 Ngoại Mã khách hàng
4 Ngaylap D 8 Ngày lập
5 Lydo C 50 Lý do thu/chi
6 Tygia N 6 Tỷ giá
7 Sotien N 15 Số tiền nguyên tệ
8 Stqd N 15 Số tiền quy đổi
7. PHIEUTC_TK
1 Sophieu C 8 Sophieu + TKno +
TKco: khóa chính
Số phiếu thu/chi
2 TKno C 6 Tài khoản nợ
3 TKco C 6 Tài khoản có
8. UNC
1 Sounc C 8 Chính Số giấy ủy nhiệm chi
2 Madv C 5 Ngoại Mã đơn vị
3 Makh C 5 Ngoại Mã khách hàng
4 Ngaylap D 8 Ngày lập UNC
5 Sotien N 15 Số tiền
6 Lydo C 50 Lý do chi
9. HOADON
1 Sohd C 8 Chính Số hóa đơn
2 Seri C 8 Chính Ký hiệu hóa đơn
3 Loaihd C 1 Ngoại Loại hóa đơn
4 Madv C 5 Ngoại Mã đơn vị
5 Makh C 5 Ngoại Mã khách hàng
6 Ngaylap D 8 Ngày lập hóa đơn
7 Httt C 10 Hình thức thanh toán
8 Tck N 12 Chiết khấu thương mại
9 Sohdlq C 8 Số HĐ liên quan
10 TKno C 6 Ngoại Tài khoản nợ
11 TKco C 6 Ngoại Tài khoản có
10. DONGHD
5 Dgia N 9 Đơn giá 11. DMTKNH
1 Masotk C 4 Chính Mã số TK
2 Madv C 5 Ngoại Mã đơn vị
3 Sotk C 20 Số TK ngân hàng
4 Tennh C 50 Tên ngân hàng
12. LOAIHD
1 Loaihd C 1 Chính Mã loại hóa đơn
2 Tenlhd C 30 Tên loại hóa đơn
13. NGUODUNG 1 User C 30 2 Pass C 15 3 right N 1 3.2. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 3.2.1. Xác định luồng hệ thống
Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc của người và máy, các kho dữ liệu liện quan đến tiến trình máy làm được thay thế bằng các File tương ứng.
3.2.1.1. Luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Cập nhật doanh thu bánhàng” hàng”
Hình 17: Biểu đồ luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Cập nhật doanh thu bán hàng”
Tiến trình “1.4 – Kết chuyển cuối kỳ các khoản giảm trừ doanh thu”
- Xử lý vào cuối kỳ cho từng khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
- Cuối kỳ, khi kế toán viên khai báo các bút toán kết chuyển giảm trừ doanh thu bán hàng, dựa vào các dữ liệu đã có, máy tự động thực hiện kết chuyển từng khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
- Giao diện xử lý: “Kết chuyển cuối kỳ các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng”.
3.2.1.3. Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Báo cáo”
Hình 18: Biểu đồ luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Báo cáo”
- Xử ký vào cuối kỳ.
- Cuối kỳ, dựa vào các dữ liệu đã có, máy sẽ tạo ra các bảng kê hóa đơn. - Giao diện xử lý: “Lập bảng kê hóa đơn”.
Tiến trình “3.3 - Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng”
- Xử ký vào cuối kỳ
- Cuối kỳ, dựa vào các dữ liệu đã có, máy sẽ tạo ra báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng trình cho Giám đốc Tài chính cùng các báo cáo chi tiết khác dùng cho công tác theo dõi doanh thu bán hàng.
- Giao diện xử lý: “Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng”.
3.2.2. Xác định các giao diện
3.2.2.1. Các giao diện cập nhật
a. Cập nhật thông tin đơn vị Thực thể ĐƠN VỊ.
b. Cập nhật danh mục tài khoản kế toán sử dụng Thực thể TÀI KHOẢN. c. Cập nhật danh mục hàng bán Thực thể HÀNG.
d. Cập nhật danh mục loại hàng bán Thực thể LOẠI HÀNG.
e. Cập nhật danh mục tài khoản ngân hàng Mối quan hệ ĐƠN VỊ - TKNH. f. Cập nhật danh sách khách hàng Thực thể KHÁCH HÀNG.
g. Cập nhật Ủy nhiệm chi của đơn vị Mối quan hệ TRẢ2, NHẬN2. h. Cập nhật Ủy nhiệm chi của khách hàng Mối quan hệ TRẢ2, NHẬN2. i. Cập nhật Phiếu thu Mối quan hệ THU.
j. Cập nhật Phiếu chi Mối quan hệ CHI.
k. Cập nhật Hóa đơn bán hàng Mối quan hệ MUA, BÁN.
l. Cập nhật Hóa đơn hàng bán bị trả lại Mối quan hệ TRẢ1, NHẬN1. m. Cập nhật Hóa đơn giảm giá Mối quan hệ GIẢM GIÁ.
3.2.2.2. Các giao diện xử lý
Suy ra từ các tiến trình xử lý.
n. Bút toán kết chuyển cuối kỳ các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng
Tiến trình “1.4. – Kết chuyển cuối kỳ các khoản giảm trừ doanh thu ”.
o. Vào sổ nhật ký bán hàng Tiến trình “3.1. – Vào sổ nhật ký bán hàng”. p. Lập bảng kê hóa đơn Tiến trình “3.2. – Lập bảng kê hóa đơn”.
q. Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng Tiến trình “3.3. – Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng”.
d. Cập nhật danh mục loại hàng bán
e. Cập nhật danh mục tài khoản ngân hàng f. Cập nhật danh sách khách hàng
g. Cập nhật Ủy nhiệm chi của đơn vị h. Cập nhật Ủy nhiệm chi của khách hàng i. Cập nhật Phiếu thu chi
j. Cập nhật Hóa đơn bán hàng
k. Cập nhật Hóa đơn hàng bán bị trả lại l. Cập nhật Hóa đơn giảm giá
m. Khai báo bút toán kết chuyển n. Vào sổ nhật ký bán hàng o. Lập bảng kê hóa đơn
p. Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng
Loại các giao diện đồng nhất, ta còn 16 giao diện cần phải thực hiện.
Ngoài ra, để hoàn thiện thêm hệ thống, chúng ta còn thêm một số giao diện nữa, tương ứng với các chức năng hỗ trợ cho chính hệ thống: về quản lý người dùng của hệ thống, hỗ trợ tra cứu, truy vấn thêm thông tin, trợ giúp, sao lưu dữ liệu…
3.2.3. Hệ thống giao diện tương tác của hệ thống
Ngoài các chức năng cơ bản với hệ thống giao diện phân tích ở trên, để hoàn thiện thêm chương trình cần phải bổ sung thêm một số chức năng mới (bổ sung một số giao diện tương ứng). Chương trình được sử dụng chủ yếu thông qua hệ thống Menu, trong đó hệ thống menu chính gồm có: menu Hệ thống, menu Dữ liệu, menu Sổ và báo cáo, menu Trợ giúp, menu Thoát. Chi tiết hệ thống menu như sau:
• Menu Hệ thống:
• Menu Dữ liệu
3.2.4. Thiết kế các giao diện
Một số màn hình giao diện:
• Giao diện đăng nhập hệ thống
Hình 19: Giao diện form đăng nhập hệ thống
Bắt đầu chạy chương trình, người dùng phải đăng nhập vào hệ thống qua form đăng nhập. Nếu đăng nhập đúng thì sẽ vào màn hình chính của chương trình để điều khiển thông qua hệ thống Menu. Còn nếu đăng nhập sai thì có thể thoát và đăng nhập lại.
• Giao diện chính của chương trình:
Hình 20: Giao diện chính của chương trình
• Giao diện quản trị người dùng
Chỉ có quản trị viên (toàn quyền) mới được thực hiện chức năng này. Quản trị viên có thể thêm, sửa hay xóa người dùng và cấp cho họ quyền hạn nhất định.
Hình 21: Giao diện form quản trị người dùng
• Giao diện form đổi mật khẩu
Hình 22: Giao diện form đổi mật khẩu
• Giao diện form danh mục tài khoản kế toán”
Hình 23: Giao diện form danh mục tài khoản kế toán sử dụng
Ở mỗi form của một danh mục, người dùng có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xóa một bản ghi lựa chọn.
• Giao diện form danh mục loại hàng
Hình 24: Giao diện form danh mục loại hàng
• Giao diện form danh mục khách hàng
Hình 26: Giao diện form danh mục khách hàng
• Giao diện form danh mục tài khoản ngân hàng
Hình 27: Giao diện form danh mục tài khoản ngân hàng
• Giao diện form danh mục tài khoản kết chuyển
Hình 28: Giao diện form danh mục tài khoản kết chuyển
Hình 29: Giao diện form hóa đơn bán hàng
• Giao diện form danh sách hóa đơn bán hàng
Hình 30: Giao diện form danh sách hóa đơn bán hàng
• Giao diện form cập nhật hóa đơn của hàng bán bị trả lại
Hình 31: Giao diện form hóa đơn hàng bán bị trả lại
• Giao diện form danh sách hóa đơn hàng bán bị trả lại
Hình 32: Giao diện form danh sách hóa đơn hàng bán bị trả lại
Hình 33: Giao diện form nhập phiếu thu chi
• Giao diện form danh sách phiếu thu chi
Hình 34: Giao diện form danh sách phiếu thu chi
• Giao diện form nhập thông tin ủy nhiệm chi của khách hàng
Hình 35: Giao diện form ủy nhiệm chi của khách hàng
Hình 36(a): Giao diện form gọi các danh mục từ điển
Khi chọn “Xem”, danh mục tương ứng sẽ được in ra như sau:
Hình 36(b): Kết quả gọi danh mục hàng bán
• Giao diện form thực hiện kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng cuối kỳ
Hình 37: Giao diện form thực hiện kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng cuối kỳ
• Giao diện form gọi bảng kê hóa đơn
Hình 38: Giao diện form gọi bảng kê hóa đơn
• Giao diện form gọi sổ nhật ký bán hàng
Kết quả khi chọn “Xem” ta được sổ nhật ký bán hàng có mẫu như sau:
• Giao diện form báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
Hình 40: Giao diện form gọi báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
Kết quả khi chọn “Xem”:
Hình 41: Kết quả gọi báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng
Kết quả chọn “Xem” báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng theo khách hàng, mặt hàng ở form này cho ra báo cáo có mẫu biểu như sau:
3.3. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG (MODULE) CỦA CHƯƠNG TRÌNH
• Chương trình được thiết kế nhằm thực hiện các chức năng sau:
Chức năng quản lý người dùng
Với bất kì người dùng nào của hệ thống đều có thể đăng nhập và thay đổi thông tin đăng nhập của mình.
Ngoài ra, với người dùng quản trị có thể thêm, xóa, cập nhật thông tin của người dùng.
Hệ thống đã phân quyền ở một mức độ nhất định thông qua hệ thống thực đơn.
Quản lý các danh mục (chỉ cho phép với người dùng toàn quyền):
Có thể thêm mới, sửa đổi thông tin, xóa một bản ghi trong cơ sở dữ liệu.
Người dùng có thể tra cứu nhanh theo yêu cầu của mình liên quan đến.
Có thể xem thông tin theo loại.
Quản lý việc cập nhật các chứng từ: Cập nhật các hóa đơn, nhập thông tin các chứng từ thanh toán liên quan.
Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng:
Có thể tạo sổ nhật ký bán hàng.
Tổng hợp doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, nhóm hàng, và của từng khách hàng.
Lập các báo cáo: có thể lập các báo cáo một cách nhanh nhất ngay khi có yêu cầu.
• Trong điều kiện thời gian không cho phép, đồ án đã thực hiện được một số module sau:
Xử lý cập nhật các danh mục, bao gồm thêm, mới, sửa, xóa.