1- Khái niệm về kiểm soát chi phí Tiếp Con ng ời, thông qua ph ơng pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình đầu t xây dựng
Trang 1Chuyên đề 6
kiểm soát chi phí dự án
đầu t XDCT
1 Giới thiệu chung
2 Nội dung và tổ chức quản lý công tác kiểm soát chi phí
Trang 2I- Giới thiệu chung
1.Khái niệm về kiểm soát chi phí đầu tư
XDCT
2 Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí
3 Mục đích, yêu cầu đối với kiểm soát chi
phí.
4 Điều kiện cần thiết để thực hiện kiểm soát chi phí
Trang 31- Khái niệm về kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí xây dựng đ ợc hiểu là điều
khiển việc hình thành chi phí, giá xây dựng công trình sao cho không phá vỡ hạn mức đã đ ợc xác
định trong từng giai đoạn, nó là việc làm th ờng
xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình quản lý dự án nhằm bảo đảm cho
dự án đạt đ ợc hiệu quả kinh tế đầu t , lợi ích xã hội
đ ợc xác định
Trang 41- Khái niệm về kiểm soát chi phí (Tiếp)
Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong
giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí.
KSCP là việc giúp dự án đ ợc thực hiện trong phạm vi
ngân sách đã có và l u ý đúng lúc vào các vấn đề về mặt chi phí có thể xảy ra nhằm có các biện pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí.
KSCP kỹ thuật đ ợc sử dụng để giám sát chi phí cho dự án
từ giai đoạn ý t ởng đến giai đoạn quyết toán
Trang 51- Khái niệm về kiểm soát chi phí ( Tiếp )
Con ng ời, thông qua ph ơng pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình đầu t xây dựng công trình và đ a ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phí đầu t xây dựng công
trình nằm trong ngân sách đã đ ợc chấp thuận
(bằng việc bảo đảm ngân sách công trình đạt đ
ợc các mục tiêu hiệu quả nh dự tính).
Trang 62- Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí
• Yêu cầu của Chủ đầu t đối với việc đạt đ ợc cần
bằng giữa ba yếu tố: chi phí yêu cầu cần đạt đ ợc thời gian xây dựng.
-• Yêu cầu về hiệu quả đầu t xây dựng công trình tạo
nên áp lực đòi hỏi phải kiểm soát chi phí đầu t xây dựng.
• Yêu cầu về công nghệ và xã hội học thay đổi
nhanh Dự án ngày càng phức tạp, chi phí dễ v ợt tầm kiểm soát Do vậy cần phải có hệ thống kiểm soát chi phí có hiệu quả.
Trang 72- Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí (tiếp)
Sự tham gia của nhiều nhà đầu t vào một dự án đòi hỏi phải có kiểm soát chi phí.
Kỹ thuật, vật liệu sử dụng … giá cả thay đổi nhanh giá cả thay đổi nhanh
chóng, dự tính ban đầu so với quyết toán cuối cùng th ờng v ợt Do vậy cần phải kiểm soát liên tục
Đề án “Đổi mới cơ chế quản lý chi phí xây dựng công trình” ban hành theo QĐ1585/TTg-CN ngày
09/10/2006 của TTCP -> yêu cầu biện pháp “Kiểm
soát chi phí XDCT”.
Trang 83- Mục đích và yêu cầu
kiểm soát chi phí
Bảo đảm đúng giá trị cho đồng tiền của chủ đầu t bỏ ra phù hợp cho mục
đích đầu t xây dựng công trình, cân bằng giữa chất l ợng và ngân quỹ đầu
t
Trang 93- Mục đích và yêu cầu
kiểm soát chi phí (tiếp)
Đảm bảo rằng chi phí phân bổ vào
các bộ phận phù hợp với yêu cầu của chủ đầu t và nhà thiết kế.
Giữ cho chi phí nằm trong ngân sách của chủ đầu t
Trang 104- Điều kiện cần thiết để
kiểm soát chi phí
Có cách thức (ph ơng pháp) kiểm soát chi phí phù hợp với
đặc điểm, nội dung chi phí theo từng giai đoạn, công việc của quá trình đầu t xây dựng.
Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện công tác kiểm soát chi phí đầu t xây dựng công trình nh : hệ thống các số liệu, hệ thống các báo cáo, bảng biểu và phần mềm thích hợp sử dụng trong quá trình thực hiện kiểm soát chi phí.
Trang 114- Điều kiện cần thiết để
kiểm soát chi phí (tiếp)
Có các cá nhân đ ợc đào tạo thích hợp về kiểm soát chi phí hoặc các chuyên gia t vấn, tổ chức t vấn có chức năng về quản lý chi phí thực hiện việc kiểm soát chi phí
Trang 12II-Nội dung kiểm soát chi phí
đầu tư xây dựng công trình
1 Kiểm soát chi phí khi lập tổng mức đầu tư xây
dựng công trình
2 Kiểm soát chi phí theo thiết kế kỹ thuật, thiết kế
bản vẽ thi công xây dựng công trình
3 Kiểm soát chi phí khi đấu thầu, ký kết hợp đồng và
thanh toán hợp đồng xây dựng công trình
4 Kiểm soát chi phí khi kết thúc xây dựng đưa công
trình vào khai thác sử dụng
Trang 131- KiÓm so¸t chi phÝ khi lËp tæng møc §Çu t x©y
Trang 141- KiÓm so¸t chi phÝ trong viÖc lËp tæng møc
Trang 151- Kiểm soát chi phí trong việc lập tổng
mức ĐTXD CT (Tiếp)
Bướcư3:ưưLậpưKếưhoạchưchiưphíưsơưbộưtổngưmứcưưư
đầuưtư.
- Lập báo cáo đánh giá thay đổi giá trị tổng mức
đầu t sau khi thẩm tra, thẩm định
- Lập Kế hoạch chi phí sơ bộ tổng mức đầu t
(phân bổ tổng mức đầu t cho các phần của dự án, các hạng mục công trình)
Trang 162- Kiểm soát chi phí theo thiết kế kỹ thuật,
thiết kế bản vẽ thi công XDCT
Bướcư1:ưKiểmưtraưtínhưđầyưđủ,ưhợpưlýưcủaưcácưdựưtoánưcácư bộưphậnưcôngưtrình.
Mục đích kiểm soát ở b ớc này là để bảo đảm các chi phí bộ phận công trình đ ợc tính toán đầy đủ (tham gia với t vấn lập thiết kế, lập dự toán)
Trang 172- Kiểm soát chi phí theo TKKT, TKBVTC xây dựng
CT (tiếp)
Bướcư2:ưKiểmưtraưsựưphùưhợpưdựưtoánưbộưphậnưcôngư
trình,ưhạngưmụcưcôngưtrìnhưvớiưKếưhoạchưchiưphíưsơư bộ
- Kiểm tra các dự toán (sự phù hợp với khối l ợng thiết
kế, việc áp giá… giá cả thay đổi nhanh ) Đề nghị điều chỉnh nếu cần thiết
- Đối chiếu dự toán với Kế hoạch chi phí sơ bộ:
Điều chỉnh thiết kế (thay đổi chi tiết, vật liệu sử dụng)
Điều chỉnh giá trị trong Kế hoạch chi phí sơ bộ
Phê duyệt giá trị các dự toán
Trang 182- Kiểm soát chi phí theo TKKT, TKBVTC xây dựng
CT (tiếp)
Bướcư3:ưLậpưKếưhoạchưchiưphíưvàưgiáưgóiưthầuưtrongưkếưhoạchư
đấuưthầu.
- Lập kế hoạch chi phí: Kế hoạch này xác định giá trị trên cơ
sở dự toán phê duyệt và các bổ sung khác (nếu có).
- Giá trị các bộ phận, hạng mục trong Kế hoạch chi phí phải phù hợp và không v ợt Kế hoạch chi phí sơ bộ.
- Giá gói thầu các bộ phận, hạng mục trong Kế hoạch đấu thầu phải căn cứ trên Kế hoạch chi phí và không đ ợc v ợt giá trị
trong Kế hoạch chi phí.
Trang 193- Kiểm soát chi phí khi đấu thầu, ký kết hợp
đồng và thanh toán hợp đồng
xây dựng công trình
Bướcư1:ưKiểmưtraưgiáưgóiưthầuưvàưcácưđiềuưkiệnưliênư quanưđếnưchiưphíưtrongưHSMT.
- Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa khối l ợng
HSMT với khối l ợng đo bóc ở giai đoạn tr ớc
- Kiến nghi các hình thức hợp đồng, ph ơng thức thanh toán và các điều kiện liên quan tới chi phí
sử dụng trong Hợp đồng
- Dự kiến giá gói thầu trên cơ sở các điều kiện của HSMT Điều chỉnh nếu cần thiết
Trang 203- Kiểm soát chi phí khi đấu thầu, ký kết hợp
- Kiểm tra hợp đồng, kiến nghị các vấn đề cần
đàm phán để tránh các vấn đề có thể gây phát sinh chi phí
Trang 213- Kiểm soát chi phí khi đấu thầu, ký kết hợp
đồng và thanh toán
hợp đồng XDCt (tiếp)
Bướcư3:ưKiểmưsoátưthanhưtoánưtrongưquáưtrìnhưthựcưhiệnư hợpưđồng.
- Kiểm tra tiến độ thanh toán và sự hợp lý của các khoản thanh toán cho các phần của dự án (giải phóng mặt bằng, quản lý dự án, t vấn … giá cả thay đổi nhanh )
- Giám sát khối l ợng thanh toán cho các nhà thầu (t vấn, xây lắp, cung cấp vật t , thiết bị ) Lập báo cáo tiến độ và giá trị đã thanh toán, đối chiếu với KHCP.
- Kiểm tra, giám sát các thay đổi, phát sinh trong việc th c hiện hợp đồng Lập báo cáo, kiến nghị xử lý.
Trang 224- Kiểm soát chi phí khi kết thúc xây dựng đ a
công trình vào khai thác sử dụng
Bướcư1:ưLậpưBáoưcáoưvềưcácưgiáưtrịưchiưphíưmàưnhàưthầu,ư chủưđầuưtưưcầnưphảiưthựcưhiệnưkhiưkếtưthúc.
Bướcư2:ưLậpưBáoưcáoưđánhưgiáưgiáưtrịưquyếtưtoánưcuốiưcùngư củaưHợpưđồng.ưĐềưxuấtưcácưgiảiưphápưgiảiưquyếtưcácư
phátưsinh,ưbổưsung.
Bướcư3:ưLậpưBáoưcáoưcuốiưcùngưvềưtoànưbộưchiưphíưcôngư
trình.ưSoưsánhưvớiưKHCP.
Bướcư4ư:ưLậpưKếưhoạchưlưuưtrữưcácưsốưliệuưchiưphí.
Trang 23Tổ chức và quản lý việc kiểm soát chi phí
đầu tư xây dựng công trình
1. Các hình thức tổ chức kiểm soát chi phí
đầu tư xây dựng công trình
2. Trách nhiệm của chủ đầu tư đối với việc
kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình
3. Trách nhiệm của các các nhân tổ chức tư
vấn quản lý chi phí đối với việc kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng công trình
Trang 241- Các hình thức tổ chức kiểm soát chi phí đầu t
xDCT
Thứ nhất: Bổ nhiệm chuyên viên về chi phí của dự
án (Project Cost Specialist) hoặc Chuyên viên về chi phí/ tính toán khối l ợng ( The Costing/
Quantity Serveyor) thực hiện các công việc về quản lý chi phí trong đó có kiểm soát chi phí dự
án và đây là một trong các nhân vật chủ chốt của
dự án (Key Persons)
Trang 251- Các hình thức tổ chức kiểm soát chi phí đầu t
xDCT (Tiếp)
Thứ hai: thuê một tổ chức t vấn có năng lực chuyên môn làm nhiệm vụ quản lý, kiểm soát chi phí Tuy nhiên do khối l ợng công việc lớn, tính phức tạp với các yêu cầu đáp ứng nhanh, phù hợp với các yếu tố thị tr ờng qua các giai đoạn
th c hiện dự án nên chủ đầu t có xu h ớng thuê các tổ chức quản lý chi phí thực hiện công việc này và quan hệ giữa chủ đầu t và tổ chức t vấn quản lý chi phí th ờng đ ợc xác
định qua hợp đồng với các trách nhiệm cụ thể.
Trang 262- trách nhiệm của chủ đầu t với quá trình
kiểm soát chi phí ĐTXDCT
Chủ đầu t có các quyền sau:
Chỉ định ng ời kiểm soát chi phí ngay khi tiến hành thực
hiện dự án đầu t xây dựng công trình; ký kết hợp đồng với tổ chức t vấn kiểm soát chi phí hoặc cá nhân thực
hiện kiểm soát chi phí không thuộc tổ chức của chủ đầu
t ;
Xem xét, phê duyệt các hệ thống các báo cáo cần thiết
lập trong quá trình kiểm soát chi phí do ng ời kiểm soát chi phí lập để áp dụng trong quá trình kiểm soát chi phí;
Trang 272- trách nhiệm của chủ đầu t với quá trình
kiểm soát chi phí ĐTXDCT (tiếp)
Đ ợc quyền yêu cầu cá nhân, t vấn kiểm soát chi phí đ a ra các đánh giá, phân tích và đề xuất liên
quan tới bất cứ vấn đề chi phí nào trong các giai
đoạn thực hiện đầu t xây dựng công trình;
Không chấp thuận đề xuất của cá nhân, t vấn kiểm soát chi phí và tự chịu trách nhiệm về những quyết
định của mình
Trang 282- trách nhiệm của chủ đầu t với quá trình
kiểm soát chi phí ĐTXDCT (Tiếp)
Chủưđầuưtưưưcóưcácưnghĩaưvụưsau:
Đ a ra các yêu cầu, nội dung làm cơ sở cho việc
lập hệ thống các báo cáo cần thiết lập trong quá trình kiểm soát chi phí;
Xem xét và có ý kiến về những đề xuất, báo cáo
giám sát của các cá nhân, tổ chức t vấn kiểm
soát chi phí thực hiện theo các thủ tục đã quy
định;
Trang 292- trách nhiệm của chủ đầu t với quá trình
kiểm soát chi phí ĐTXDCT (Tiếp)
Xem xét và tổ chức thực hiện các đề xuất của cá nhân, tổ chức kiểm soát chi phí nhằm khống chế
và tiết kiệm chi phí đầu t xây dựng công trình nếu chấp thuận
Thanh toán chi phí cho các cá nhân, tổ chức kiểm soát chi phí theo hợp động đã ký kết
Trang 303- trách nhiệm của cá nhân và các tổ chức
quản lý chi phí XD đối với quá trình kiểm soát
chi phí ĐTXD CT
Cáưnhân,ưtổưchứcưtưưvấnưkiểmưsoátưchiưphíưcóưcácư quyềnưsau:
Đ ợc tham gia vào tất cả các vấn đề trong hoạt
động xây dựng công trình có liên quan tới chi phí
Trang 31 Các báo cáo, phân tích và đề xuất với chủ đầu t phải chính xác và trung thực.
Trang 323- trách nhiệm của cá nhân và các tổ chức
quản lý chi phí XD đối với quá trình kiểm soát
chi phí ĐTXD CT (Tiếp)
Cáưnhân,ưtổưchứcưtưưvấnưkiểmưsoátưchiưphíưcóưcácư nghĩaưvụưsauư:
Thực hiện ph ơng pháp kiểm soát chi phí xây dựng công trình Các nội dung, yêu cầu
kiểm soát chi phí cần đạt đ ợc trong từng
công việc đ ợc thể hiện chi tiết, cụ thể trong hợp đồng ký kết giữa chủ đầu t và cá nhân,
tổ chức t vấn thực hiện việc kiểm soát chi
phí đầu t xây dựng công trình;
Trang 33đầu t áp dụng trong quá trình kiểm soát chi phí
Các hệ thống báo cáo, phân tích, đề xuất với chủ
đầu t phải đ ợc trình bày d ới dạng phù hợp với kiến thức của chủ đầu t kể cả khi chủ đầu t không có chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng
Trang 34Chịu trách nhiệm bồi th ờng thiệt hại cho chủ
đầu t do lỗi của mình trong quá trình thực
hiện công việc theo mức bồi th ờng đ ợc xác
định trong hợp đồng ký kết với chủ đầu t
Trang 35iii: quản lý chi phí theo theo các
giai đoạn đầu t XDCT
Khái niệm giá thành:
Giá thành dự án là toàn bộ các chi phí tính bằng tiền để hoàn thành tất cả các công việc của dự án cho đến khi đ a dự án vào khai thác sử dụng theo đúng mục tiêu đã đặt ra.
Quản lý chi phí (giá thành) dự án là tập hợp các biện pháp quản lý nhằm đảm bảo dự án đ ợc hoàn thành trong phạm vi ngân sách đ ợc duyệt.
Quản lý chi phí (giá thành) dự án đ ợc thực hiện
Trang 36quản lý chi phí theo các giai
đoạn đầu t xây dựng công trình
Mục đích của quản lý giá thành dự án:
Mục đích của quản lý giá thành dự án là xác lập chiến l ợc, các
thủ tục, các biện pháp để lập kế hoạch và kiểm soát chi phí
và bao gồm các nội dung sau:
• Quản lý chi phí tr ớc khi dự án bắt đầu đ ợc thực hiện bao
gồm: (i) phân tích chi phí vòng đời dự án; và (ii) dự toán ngân sách dự án - xác định các chỉ tiêu chi phí cần thiết để thực hiện dự án.
• Quản lý chi phí trong quá trình thực hiện dự án, bao gồm
kiểm soát chi phí và khống chế giá thành: th ờng xuyên đánh giá các chi phí thực tế, so sánh với các số liệu kế hoạch
Trang 37quản lý chi phí theo các giai
đoạn đầu t xây dựng công trình
Mục đích của quản lý giá thành dự án:
Trong tr ờng hợp không có biến động về giá cả xây dựng,
không có sự thay đổi về thiết kế và chế độ chính sách của Nhà n ớc thì giá xây dựng công trình đ ợc duyệt trong các giai đoạn của quá trình đầu t xây dựng th ờng có mối quan
Trang 38KiÓm so¸t chi phÝ
KiÓm so¸t chi phÝ
KiÓm so¸t chi phÝ tÝch luü
KiÓm so¸t chi phÝ trong thêi kú
Trang 39KiÓm so¸t chi phÝ
0 20 40 60 80 100
Giíi h¹n kiÓm so¸t trªn
Giíi h¹n kiÓm so¸t d íi
Ng©n s¸ch tÝch luü Chi phÝ tÝch luü
Trang 40KiÓm so¸t chi phÝ
Trang 41khống chế giá thành
Khống chế giá thành là để quản lý những thay đổi trong chi phí thực hiện dự án với mục đích làm giảm các yếu
tố tiêu cực và tăng các yếu tố tích cực trong sự thay đổi
đó Khống chế giá thành dự án bao gồm các nội dung sau:
đích phát hiện các sai lệch so với ngân sách đã hoạch
Trang 44khèng chÕ gi¸ thµnh
Ph ¬ng ph¸p KHèng chÕ gi¸ thµnh
Ph ¬ng ph¸P truyÒn thèng
Ph ¬ng ph¸p gi¸ trÞ thu ® îc
Trang 45= giá dự toán của các công
việc theo kế hoạch
ACWP (Actual Cost
of Work Performed)
Chi phí thực tế của công tác
đ ợc thực hiện.
(chính là số tiền thực tế đã tiêu cho dự án tính đến thời
điểm báo cáo)
Chênh lệch chi phí CV– CV 1 (Cost Variance)
CV 1 = BCWS- ACWP
CV 1 > 0 Chi tiêu
CV 1 = 0 Chi tiêu đúng
CV 1 < 0 Chi tiêu v ợt
Trang 46Chênh lệch tiến độ
SV = BCWP - BCWS Chỉ số tiến độ
SI = BCWP/ BCWS
Chênh lệch chi phí CV2 = BCWP ACWP– CV
Chỉ số chi phí
CI = BCWP/ ACWP
% v ợt chi so với kế hoạch % v ợt chi thực tế
Trang 49Dù b¸o gi¸ thµnh
“Dùb¸ogi¸thµnhdù¸n– Gi¸ trÞ thu ®îcEAC(Estimate at Completion): lµ íc tÝnh gi¸ trÞ cuèi cïngcñadù¸ntrªnc¬sëth«ngtinhiÖn
Trang 50Dự báo giá thành
Ph ơng pháp truyền
thống Ph ơng pháp giá trị thu đ ợc Ph ơng pháp đánh giá lại
ETC (Estimate to Completion) Chi phí còn lại ớc tính của dự án– CV
EAC = ACWP + ETC – Giá trị thu đượcTr ờng hợp bi quan:
– Giá trị thu được Tr ờng hợp lạc quan:
EAC = ACWP + dự toán mới cho phần dự án còn lại
Chỉ tiêu v ợt chi cho toàn bộ dự án: VAC = BC - EAC
CI
BCWP BC
CI
BCWP BC
ACWP EAC
SI CI
BCWP BC
ACWP EAC
Trang 51Các ng ỡng khống chế giá thành trong thi công xây dựng công trình
Theo các giai đoạn hình thành giá công trình xây dựng, chi
phí đầu t xây dựng công trình đ ợc khống chế theo bất đẳng
thức:
Trang 52Các ng ỡng khống chế giá thành trong thi công xây dựng công trình
• Khi chi phí không v ợt dự toán đã đ ợc phê duyệt kể cả thay đổi cơ cấu chi phí trong tổng dự toán thì Chủ đầu t tự điều chỉnh và
không phải phê duyệt lại.
• Khi chi phí v ợt dự toán nh ng không v ợt tổng mức đầu t (theo cơ cấu):
• Do thay đổi tỷ giá ngoại tệ thì Chủ đầu t tự điều chỉnh, không phải phê duyệt lại và báo cáo Ng ời quyết định đầu t , riêng công trình sử dụng vốn ngân sách Nhà n ớc thì Chủ đầu t phải báo cáo Ng ời quyết định đầu
t phê duyệt lại.
• Do thay đổi giá vật liệu, giá nhân công, các cơ chế chính sách của Nhà
n ớc thì Chủ đầu t phải thẩm định và phê duyệt lại đồng thời báo cáo Ng
ời quyết định đầu t Chủ đầu t chịu trách nhiệm về tính đúng đắn của kết quả thẩm định, phê duyệt của mình.