Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Cơ khí Phạm Gia Phát

Kinh doanh thương mại là một hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia. Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh thương mại trở nên phát triển hơn bao giờ hết, trong kinh doanh thương mại, tiêu thụ hàng hóa là vấn đề rất quan trọng, bởi lượng tiêu thụ hàng hóa là yếu tố quyết định sống còn của các doanh nghiệp thương mại vì doanh nghiệp không tiêu thụ được hàng hóa, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “ lãi giả, lỗ thât” thì sớm muộn doanh ngiệp đó cũng sẽ bị phá sản. Để quản lý được tốt các nghiệp vụ bán hàng hóa thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới. Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Cơ khí Phạm Gia Phát, cùng với sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của TS. Trần Thị Nam Thanh cùng các anh chị trong phòng kế toán của Công ty, em đã thực hiện báo cáo của mình với đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Thương mại và Dịch vụ Cơ khí Phạm Gia Phát”.

LỜI NÓI ĐẦU

Kinh doanh thương mại là một hoạt động lưu thông phân phối hàng hóa trên thị trường buôn bán của từng quốc gia Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh thương mại trở nên phát triển hơn bao giờ hết, trong kinh doanh thương mại, tiêu thụ hàng hóa là vấn đề rất quan trọng, bởi lượng tiêu thụ hàng hóa là yếu tố quyết định sống còn của các doanh nghiệp thương mại

vì doanh nghiệp không tiêu thụ được hàng hóa, xác định không chính xác kết quả bán hàng sẽ dẫn đến tình trạng “ lãi giả, lỗ thât” thì sớm muộn doanh ngiệp đó cũng sẽ bị phá sản

Để quản lý được tốt các nghiệp vụ bán hàng hóa thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới

Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của vấn đề trên, qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Cơ khí Phạm Gia Phát, cùng với

sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tình của TS Trần Thị Nam Thanh cùng các anh chị trong phòng kế toán của Công ty, em đã thực hiện báo cáo của mình với

đề tài:

“Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty CP Thương mại và Dịch vụ

Cơ khí Phạm Gia Phát”.

Bản báo cáo này có bố cục gồm 3 chương:

Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ cơ khí phạm gia phát

Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại

ơn những ý kiến đóng góp để em có điều kiện bố sung nâng cao kiến thức của mình và để phục vụ tốt hơn cho quá trình học tập công tác sau này Em xin

Chương III: Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty thương mại và dịch

vụ cơ khí phạm gia phát 1

BẢNG KÍ HIỆU VIẾT TẮT 3

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU 4

2.3.3 Kế toán doanh thu – chi phí hoạt động tài chính 39

CHƯƠNG III 45

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CƠ KHÍ PHẠM GIA PHÁT 45

BẢNG KÍ HIỆU VIẾT TẮT

TSCĐ :Tài sản cố địnhSXKD :Sản xuất kinh doanhGTGT :Giá trị gia tăng

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1: Trình tự ghi sổ kế toán Biểu mẫu số 13: Phiếu xuất kho

Biểu mẫu số 01: Hóa đơn GTGT Biểu mẫu số 14: Phiếu xuất kho

Biểu mẫu số 02: Hóa đơn GTGT Biểu mẫu số 15: Phiếu xuất kho

Biểu mẫu số 03: Hóa đơn GTGT Biểu mẫu số 16: Sổ chi tiết tài

khoản 632Biểu mẫu số 04: Hóa đơn GTGT Biểu mẫu số 17: Hóa đơn vận

chuyển hàng hóaBiểu mẫu số 05: Hóa đơn GTGT Biểu mẫu số 18: Hóa đơn vận

chuyển hàng hóaBiểu mẫu số 06: Phiếu nhập kho

hàng bán trả lại Biểu mẫu số 19: Phiếu chi

Biểu mẫu 07: Hóa đơn GTGT Biểu số số 20: Sổ cái tài khoản

6421Biểu mẫu số 8: Sổ chi tiết tài

Biểu số 09: Sổ chi tiết tài khoản

Biểu mẫu số 10: Sổ nhật ký bán

Biểu mẫu số 11: Phiếu xuất kho Biểu mẫu số 24: Nhật ký chung

Biểu mẫu số 12: Phiếu xuất kho

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CƠ KHÍ PHẠM GIA PHÁT

1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty CP TM và DV CK Phạm Gia Phát

1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty CP TM và DV CK Phạm Gia Phát

Công ty CPTM và DV cơ khí Phạm Gia Phát được thành lập dưới dự góp vốn của các cổ đông Công ty không sản xuất mà mua hàng hóa và kinh doanh để kiếm lời Hoạt động kinh doanh của công ty trong các mặt hàng sau:

− Sản xuất máy công nghiệp và lâm nghiệp, máy khai thác mỏ và xây dựng, máy sản xuất vật liệu xây dựng

− Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại

− Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác

− Bán buôn máy móc, thiết bị phụ tùng máy nông nghiệp, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây diện)

− Sửa chữa và bảo dưỡng máy móc, thiết bị và sản phẩm kim loại đúc sẵn, lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp

− Hoạt động tư vấn quản lý thiết kế thi công lắp đặt thiết bị máy móc công nghiệp

Trong những nội dung kinh doanh trên, công ty chú trọng vào kinh doanh các mặt hàng về phụ tùng ô tô, máy nông nghiệp Cụ thể bao gồm các nhóm hàng hóa sau:

Nhóm hàng ô tô:

Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng phụ tùng ô tô: thân máy, các linh kiện thiết bị thay thế (vòng bi, lá côn, hộp số…) đối với tất cả các dòng xe ô tô khác nhau (xe tải nhỏ, vừa và lớn) Mặt hàng đa dạng về chủng loại và đảm bảo về chất lượng …đáp ứng nhu cầu của thị trường tiêu thụ

Nhóm hàng máy nông nghiệp:

Thị trường kinh doanh của công ty tương đối rộng, khác hàng của công

ty phân bố từ các tỉnh Tuyên Quang, Lạng Sơn, Cao Bằng, Hà Nội cho đến

Đà Nẵng Hiện nay, công ty đang tập trung khai thác thị trường nội thành Hà Nội và một một số khách hàng ở vùng lân cận Tùy theo đặc điểm từng vùng

mà nhu cầu tiêu thụ của khách hàng khác nhau

Ví dụ: Đối với các tỉnh miền núi phía Bắc, tốc độ mua bán trao đổi các mặt hàng về máy nông nghiệp cao hơn so với nhu cầu kinh doanh mặt hàng phụ tùng ô tô Ngược lại, tại trụ sở chính Hà Nội thì tốc độ luân chuyển hàng hóa kinh doanh trong nhóm hàng ôtô lại cao hơn

Thị trường tiêu thụ hàng hóa ngày càng mở rộng, bên cạnh những đối tượng khách hàng truyền thống, công ty đang tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa sang các tỉnh phía Nam

1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty CP TM và DV CK Phạm Gia Phát

Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình lưu thông hàng hoá đồng thời thực hiện quan hệ trao đổi, giao dịch, thanh toán giữa người mua và người bán Bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại chủ yếu là bán hàng hoá và dịch vụ

- Xét về bản chất kinh tế: quá trình bán hàng là quá trình chuyển sở hữu về hàng hoá và tiền tệ Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh này, người bán (doanh nghiệp) mất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền sở hữu về tiền tệ hay quyền đòi tiền của người mua Người mua (khách hàng) được quyền sở hữu

về hàng hoá, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay có nghĩa vụ phải trả tiền cho người bán

- Xét về hành vi: Hoạt động bán hàng diễn ra sự trao đổi, thoả thuận giữa người bán và người mua, người bán chấp nhận bán và xuất giao hàng; người mua chấp nhận mua và trả tiền hay chấp nhận trả tiền

- Xét về quá trình vận động của vốn: trong hoạt động bán hàng, vốn kinh doanh chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái tiền tệ

Hiện nay, Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn

và bán lẻ

Phương thức bán buôn: Là một hình thức không thể thiếu được Nó

chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại công ty Với hình thức

này giúp cho hàng hoá tiêu thụ nhanh vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hoá Mặt hàng với hình thức bán này Công ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng khác nhau Từ đó có thể mở rộng quy mô kinh doanh, tăng sức cạnh tranh và uy tín trên thị trường Hiện nay hình thức bán buôn chủ yếu tại Công ty là bán buôn qua kho.

Công ty có kho hàng lớn đặt tại số kho 3C nhà máy bê tông Vĩnh Tuy, Hai

Bà Trưng, Hà Nội Khi có nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh của công ty

sẽ viết hoá đơn và xuất hàng tại kho này Tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng

đã ký kết mà công ty có thể vận chuyển hàng đến cho khách hàng hoặc khách hàng trực tiếp đến kho của công ty lấy hàng Cước vận chuyển do 2 bên thoả thuận Những mặt hàng kinh doanh của công ty ngoài mặt hàng chủ đạo là hành phụ tùng ô tô, máy nông nghiệp mới 100%

Phương thức bán lẻ: Hình thức bán lẻ tại kho được áp dụng đối với

những khách hàng cá nhân có nhu cầu mua nhỏ lẻ hoặc những cửa hàng kinh doanh nhỏ

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công Ty CP TM và DV

Cơ Khí Phạm Gia Phát

 Chức năng, nhiệm vụ phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của công ty Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn, xây dựng kế hoạch đầu tư và chủ động lên kế hoạch nhập mua hàng trong từng tháng, quý, kế hoạch ngắn hạn trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty Ngoài ra, phòng kinh doanh còn thực hiện thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện kinh doanh, nhập mua hàng, hàng tồn kho Hướng dẫn bộ phận Kho tổng quản lý hàng xuất/ nhập…

Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm Trên

cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm

Nhân viên kinh doanh: Chịu sự phân công và giám sát của trưởng phòng kinh doanh, thăm dò thị trường và nhu cầu sản phẩm của từng thị trường do

 Chức năng nhiệm vụ bộ phận kho:

Phụ trách việc nhập xuất hàng hóa theo đơn hàng, quản lý hàng hóa trong kho, báo cáo tới bộ phận kinh doanh số lượng hàng còn trong kho, áp tải hàng khi giao hàng tới khách hàng, thu xếp việc bốc/ xếp hàng lên xe khi có hàng nhập xuất

Mỗi bộ phận thực hiện chính sách cơ chế quản lý phân cấp, chuyên sâu riêng biệt Quyền lại và trách nhiệm của từng thành viên đều được quy định

rõ ràng Các bộ phận có liên hệ chặt chẽ với nhau trong việc theo dõi, kiểm tra tình hình hoạt động luân chuẩn hàng hóa, kinh doanh của công ty

 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần các thông tin, số liệu chi tiết,

cụ thể về hoạt động của doanh nghiệp, nhất là đối với doanh nghiệp thương mại thì cần phải có số liệu thống kê về hoạt động bàn hàng là đầu ra của mình Từ những thông tin này có thể biết mức độ tiêu thụ, phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý, luân chuyển hàng hoá để từ đó có những biện pháp cụ thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển

Do đó, kế toán nghiệp vụ bán hàng cung cấp các số liệu liên quan đến tình hình tiêu thụ hàng hoá có những đặc điểm cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh kịp thời chính xác đầy đủ tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ Ngoài kế toán tổng hợp trên từng tài khoản, kế toán bán hàng cần phải theo dõi, ghi chép về số lượng, kết cấu loại hàng bán, ghi chép doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm, mặt hàng theo từng đơn vị trực thuộc

- Tính toán giá mua thực tế của từng mặt hàng đã tiêu thụ, nhằm xác định kết quả bán hàng

- Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng: đối với hàng hoá bán chịu cần phải mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách hàng nợ, thời hạn và tình hình trả nợ

- Cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Các phương thức thanh toán.

Hiện nay, Công ty áp dụng 2 phương thức thanh toán chủ yếu là:

a Bán hàng thu tiền ngay (Thanh toán nhanh)

- Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc phương thức hàng đổi hàng:Việc giao hàng và thành toán tiền hàng được thực hiện ở cùng một thời

điểm và giao hàng ngay tại doanh nghiệp, do vậy việc bán hàng được hoàn tất ngay khi giao hàng và nhận tiền

- Thanh toán qua ngân hàng: trong đó có hai hình thức.

+ Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua đã chấp nhận thanh toán, việc bán hàng được xem là đã được thực hiện, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi việc thanh toán với người mua

+ Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản qua ngân hàng với điều kiện người mua có quyền từ chối không thanh toán một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng mua do khối lượng hàng gửi đến cho người mua không phù hợp với hợp đồng về số lượng hoặc chất lượng và quy cách: hàng hoá được chuyển đến cho người mua nhưng chưa thể xem là bán hàng, doanh nghiệp cần theo dõi tình hình chấp nhận hay không chấp nhận để xử lý trong thời hạn quy định đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp

b Bán hàng chưa thu được tiền ngay (Thanh toán chậm)

Hình thức này có đặc trưng cơ bản là từ khi giao hàng tới lúc thanh toán hàng có một khoản thời gian nhất định (tuỳ thuộc vào hai bên mua, bán)

Đây là còn được coi là hình thức mua hàng trả tiền sau Theo hình thức này thì khi Công ty xuất hàng cho khách thì khách hàng chỉ trả trước 1 số tiền nhỏ số còn lại được trả dần và các lần thanh toán tiếp theo và theo hình thức này thì số hàng đó được coi là đã tiêu thụ và kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên sổ chi tiết công nợ:

 Phương thức ghi nhận doanh thu

Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu về hoặc

sẽ thu được Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thoả thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được sau khi trừ các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại.Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là Công ty nhận được

tố không chắc chắn này đã xử lý xong Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

và không được ghi giảm doanh thu Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn được thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi

Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Các chi phí bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (như chi phí bảo hành và chi phí khác), thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thoả mãn Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu mà được ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trước của khách hàng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHẠM GIA PHÁT

2.1 Kế toán doanh thu

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tính thuế GTGT và doanh nghiệp sử dụng “Hoá đơn GTGT”

2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Chứng từ kế toán là những căn cứ để kế toán tiến hành ghi sổ Mọi nghiệp

vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh đều được phản ánh vào chứng từ kế toán

Ở Công ty thực hiện các mẫu chứng từ bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, séc, hóa đơn bán hàng, trái phiếu và các mẫu này đều theo quy định hiện hành của Nhà nước

Trong chứng từ kế toán của Công ty có các yếu tố;

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đều được lập đầy đủ số liên theo quy định, ví dụ: hóa đơn là 10 liên, phiếu thu là 10 liên trong đó người nộp tiền giữ 01 liên, phiếu

Việc ghi chép chứng từ rõ ràng, trung thực, đầy đủ yếu tố Những chứng

từ viết sai đều được hủy bỏ theo quy định

Các chứng từ kế toán có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ và những chữ ký đó đều là chữ ký bằng bút bi hoặc bút mực và nhất quán trong theo chữ ký đã đăng ký theo quy định

Các chứng từ kế toán gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều được tập trung vào bộ phận kế toán Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ ở Công ty tiến hành như sau:

+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào chứng từ;

+ Kiểm tra chứng từ kế toán;

+ Ghi sổ kế toán;

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

`Chứng từ sau khi đã sử dung thì được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước

 Đối với phương thức bán buôn hàng hóa qua kho:

Bán buôn là bán hàng với số lượng lớn khi có khách hàng yêu cầu mua hàng, phòng kinh doanh tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và hai bên thống nhất ký hợp đồng mua bán Căn cứ vào các điều khoản hợp đồng mua bán này, khách hàng chuyển tiền đặt cọc mua hàng, kế toán lập phiếu xuất kho giao cho bộ phận kinh doanh chịu trách nhiệm trong việc vận chuyển hàng hóa cho khách hàng theo đúng thời hạn ghi trong hợp đồng Sau khi khách hàng nhận hàng và ký vào phiếu giao hàng, công ty xuất hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng và ghi nhận doanh thu bán hàng Phiếu này được lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho

Đối với phương thức bán bán lẻ hàng hóa qua kho:

Theo trường hợp này khi có khách hàng yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc thì bộ phận bán hàng sẽ ghi “Hoá đơn bán lẻ” các hoá đơn bán lẻ này sau đó được kế toán ghi vào bảng kê chi tiết bán hàng Khi nhận

kèm phiếu thu tiền của khách hàng làm căn cứ để kế toán xuất hóa đơn bán hàng (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) để ghi nhận doanh thu bán hàng.

Còn đối với hàng bán bị trả lại, căn cứ vào biên bản trả lại hàng hoá và hoá đơn GTGT mà khách hàng xuất trả lại cho Công ty, dùng làm căn cứ để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu

Công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật

ký chung

Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản

kế toán Đồng thời với với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệpvụ phát sinh được ghi vào sổ chi tiết tài khoản

Chứng từ ghi sổ kế toán tại công ty:

Sơ đồ 1: Trình tự ghi sổ kế toán

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ:

Tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời đầy đủ và trung thực các số liệu kế toán Dựa trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế thực tế phát sinh ở công ty, kế toán tiến hành tổ chức hạch toán ban đầu Việc hạch toán ban đầu bao gồm:

- Xác định chính xác các loại chứng từ cần sử dụng cho từng bộ phận, các chứng từ cần phải được sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của bộ Tài chính ban hành Nếu cần thiết có thể xây dựng một số loại chứng từ cho phù hợp

- Quy định người ghi chép các chứng từ: Việc ghi chép phải đầy đủ và về nội dung lẫn tính hợp pháp

- Quy định trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng

kế toán

Kể từ khi mới thành lập, công ty đã áp dụng theo hệ thống sổ sách kế toán mới vào công tác hạch toán tại đơn vị mình theo hướng dẫn của của Bộ Tài chính, áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Do đó, trong nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ sử dụng cho việc hạch toán ban đầu tại công ty bao gồm:

+ Hóa đơn GTGT;

+ Phiếu xuất kho;

+ Phiếu thu tiền mặt, giấy báo có

+ Hợp đồng nhập mua/ xuất bán hàng hóa

* Phương pháp kế toán hàng tồn kho: công ty thực hiện theo phương pháp

kê khai thường xuyên, Phương pháp tính giá hàng tồn kho: là phương pháp nhập trước – xuất trước

* Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và khấu hao tài sản cố định theo phương pháp khấu hao tuyến tính;

* Niên độ kế toán được đăng ký ngay từ khi công ty được thành lập và được duy trì đến tận bây giờ đó là theo năm dương lịch từ 01/01 đến 31/12/

* Kỳ báo cáo kế toán hiện tại ở công ty đó là: sau mỗi quý kế toán tổng hợp số liệu và lên báo cáo để chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, báo cáo lên các cấp quản lý, các tổ chức cần thiết đến những thông tin kế toán

* Hệ thống báo cáo tài chính của công ty hiện nay bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

+ Phần I lãi lỗ

+ Phần II tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước

+ Phần III thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT được hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa

Biểu mẫu số 01: Hóa đơn GTGT được ghi như sau:

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ Ngày 03/10/2011

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: PGP/10 Số: 0069321

Đơn vị bán hàng: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát Hà Nội

Mã số thuế: 0100108897

Địa chỉ: : Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

Điện thoại: * Số TK 196012345 Ngân hàng ngoại thương VN

Họ tên người mua: Nguyễn Văn Thoảng

Tên đơn vị: Công ty Hải Nam

Mã số thuế: 5700481587

Địa chỉ: 97 Bồ Đề - Long Biên

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:……… …

STT Tên hàng hoá, dịch

vụ

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Biểu mẫu số 02: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ Ngày 07/10/2011

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: PGP/10 Số: 00699322

Đơn vị bán hàng: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát

Mã số thuế: 0100108897

Địa chỉ: : Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

Điện thoại: * Số TK 196012345 Ngân hàng ngoại thương VN

Họ tên người mua: Cửa hàng phụ tùng oto TQ Cường Dũng

Đơn giá Thành tiền

1 Motor máy phát điện Chiếc 01 9.188.300 9.188.300

Biểu mẫu số 10: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ Ngày 09/10/2011

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: PGP/10 Số: 0069323

Đơn vị bán hàng: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát

Mã số thuế: 0100108897

Địa chỉ: : Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

Điện thoại: * Số TK 196012345 Ngân hàng ngoại thương VN

Họ tên người mua: CH Hương Thể

Địa chỉ: 05 Nguyễn Chí Thanh - Đông Thọ - Thanh Hóa

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: 0011001124342 Ngân hàng ngoại thương VN

Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên

Biểu mẫu số 04: Theo hóa đơn thuế GTGT bán buôn hàng hóa dịch vụ ngày 17/10/2011

Biểu mẫu số 04: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ Ngày 17/10/2010

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: PGP/10 Số: 0069324

Đơn vị bán hàng: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát

Mã số thuế: 0100108897

Địa chỉ: : Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

Điện thoại: * Số TK 196012345 Ngân hàng ngoại thương VN

Họ tên người mua: Cửa hàng Hiền Nhạ

Địa chỉ: Khu Khả Lễ - P.Võ Cường - TP.Bắc Ninh

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: 0011001124342 Ngân hàng ngoại thương VN

Biểu số 05: Ngày 20/7/2011, Công ty ký hợp đồng cung cấp hàng hóa cho

Cty TNHH Đầu tư và phát triển Miền Trung – SN 200 đường Quang Trung - TP.Quảng Ngãi Biểu mẫu số 05: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3: Nội bộ Ngày 20/7/2011

Mẫu số: 01GTKT3/001

Ký hiệu: PGP/10 Số: 0069325

Đơn vị bán hàng: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát

Mã số thuế: 0100108897

Địa chỉ: : Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

Điện thoại: * Số TK ……… Ngân hàng ngoại thương VN

Họ tên người mua: Cty TNHH Đầu tư và phát triển Miền Trung

Địa chỉ: SN 200 đường Quang Trung - TP.Quảng Ngãi

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: …………

ST

T Tên hàng hoá, dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên

 Kế toán các khoản giảm trừ

a Kế toán các khoản giảm giá hàng bán

Khi có khách hàng quen, có quan hệ mua bán với công ty và mua với số lượng lớn thì công ty cũng thực hiện việc giảm giá hàng bán cho khách hàng

đó Tuy nhiên, việc giảm giá này thực hiện ngay tại khi thoả thuận khi ký hợp đồng với khách hàng và trước khi viết hoá đơn GTGT, nên sự giảm giá này không làm giảm doanh thu bán hàng

b Kế toán về hàng bán bị trả lại.

Khi khách hàng không chấp nhận thanh toán và đề nghị trả lại số hàng đã xuất bán Số hàng bán bị trả lại được công ty chấp nhận thì kế toán hạch toán như sau:

1, Phản ánh doanh thu hàng bán trả lại:

Biểu mẫu số 06: Phiếu nhập kho hàng bán trả lại

Cty TNHH Dịch Vụ

và TM Lân Huế

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -

BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG HOÁ

Căn cứ vào hợp đồng mua bán ngày 18/7/2010

Hôm nay, ngày 29 tháng 07 năm 2010 tại Cty TNHH Dịch Vụ và TM Lân Huế tiến hành trả lại hàng hoá:

- Bên giao: Cty TNHH Dịch Vụ và TM Lân Huế

Đại diện: Ông Trần Văn Khải - Giám đốc

- Bên nhận: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát Hà Nội

Đại diện: Ông Phạm Văn Nghinh- Giám đốc

Hai bên thống nhất trả Máy phát điện XC1F động cơ Diezel công suất 10KW -220V không đúng chủng loại trong hợp đồng đã ký

Số lượng: 10 x 2,180,009= 21.800.090đ (giá trên chưa bao gồm VAT)

Bên giao Bên nhận

Biểu mẫu 07: Hóa đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao khách hàng Ngày 27 tháng 07 năm 2011

Mẫu số:

01GTKT3/001

Ký hiệu: LH/10P Số: 0073124

Đơn vị bán hàng: Cty TNHH Dịch Vụ và TM Lân Huế

Mã số thuế: 5702145621

Địa chỉ: 111 Quang Trung - Sơn Tây - Hà Nội

Điện thoại: * Số tài khoản:

Họ tên người mua:

Tên đơn vị: Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát Hà Nội

Mã số thuế: 0100108897

Địa chỉ: Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản:

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên

2.1.2 Kế toán doanh thu bán hàng

 Quy trình ghi nhận doanh thu Từ các hoá đơn bán hàng trên, kế

toán tiến hành vào sổ chi tiết doanh thu và sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu như sau:

Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí

Phạm Gia PhátKho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy -

Vĩnh Tuy – Hà Nội

Mẫu số S02c2-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-

BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN DOANH THU BÁN HÀNG

Xuất bán hàng Cửa hàng phụ tùng oto TQ Cường Dũng

Trong quý IV kế toán tập hợp được tổng doanh thu hàng bán bị trả lại

theo số liệu của Sổ cái TK 531 là: 23.980.180 đồng

Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển hàng bán bị trả lại để giảm trừ vào doanh thu bán hàng trong kỳ theo số liệu của Sổ cái TK 521:

Biểu số 9: Sổ chi tiết tài khoản 521

Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí

Phạm Gia PhátKho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy -

Vĩnh Tuy – Hà Nội

Mẫu số S02c2-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-

BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU

Từ ngày 01/10/2011 đến ngày 31/10/2011 Tài khoản: 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu

2.1.3 Kế toán tổng hợp về doanh thu

Từ chứng từ kế toán sau khi vào sổ chi tiết tài khoản 511, 521, kế toán đồng thời vào Sổ nhật ký chung

Ngoài ra, kế toán còn lập thêm Sổ nhật ký bán hàng để theo dõi tình trạng tiêu thụ hàng hoá của Công ty

Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy

- Vĩnh Tuy – Hà Nội

48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng

BTC)

SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Tháng 3 Năm 2011 Đơn vị tính: đồng

Dịch vụ

10/10/2011 01 10/10

Bán hàng chưa thu tiền

131 85.140.000 07/10/2011

0207/10

Bán hàng chưa thu tiền

131 337,991,50010/10/2011 04 10/10

Bán hàng chưa thu tiền

Từ sổ nhật ký chung ở Biểu số 31, kế toán tiến hành vào Sổ Cái cho tài khoản 511, 521

2.2.Kế toán giá vốn hàng bán tại công ty

2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng Tk 632 “Giá vốn hàng bán ’’ TK này không được mở chi tiết cho từng hàng hoá

Ngoài ra công ty còn sử dụng các TK liên quan khác: 156,…

2.2.2.Phương pháp tính giá vốn hàng hoá xuất bán tại công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm Gia Phát

Xác định giá vốn hàng bán là phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng

hoá, dịch vụ xuất bán trong kỳ Tại công ty tình hình giá trị hàng xuất kho

theo phương pháp nhập trước – xuất trước, lô hàng nào nhập vào kho trước thì sẽ được xuất bán trước Vì vậy số lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Ví dụ: - Ngày 01/10 tồn kho 140 bộ Mặt bích cát đăng EQ 140 thép dầy 2cai/hộp ф39 đơn giá được nhập vào 420.500đ/ bộ

- Ngày 04/10 nhập kho Mặt bích cát đăng EQ 140 thép dầy 2cai/hộp ф39 với giá thực tế nhập vào là 400.000đ/ bộ

- Ngày 07/10 xuất kho 120 bộMặt bích cát đăng EQ 140

Vậy giá thực tế Mặt bích cát đăng EQ 140 xuất kho ngày 07/10 theo phương pháp nhập trước-xuất trước là 120 x 420.500 = 50.460.000đ

Tài khoản sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán

Trong quý IV xuất cho Công ty TNHH Vĩnh Phát 10 bộ gầm phụ tùng ô

tô loại với giá đã được tính như trên Tổng giá trị hàng xuất kho:

Theo phiếu xuất kho hàng bán tại kho Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy

- Vĩnh Tuy như sau:

Biểu mẫu số 11: Phiếu xuất kho như sau

Công ty CPTM và Dịch vụ cơ khí Phạm

Gia PhátKho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy -

Vĩnh Tuy – Hà Nội

Mẫu số 02 - VT (Ban hành theo QĐ số:

48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2009 của Bộ trưởng

BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 07/10/2011 Nợ TK: 632

Có TK: 156

- Họ và tên người nhận hàng: Công ty TNHH Vĩnh Phát

- Lý do xuất kho: Xuất bán

- Xuất tại kho: Kho 3C Nhà máy Bê tông Vĩnh Tuy - Vĩnh Tuy – Hà Nội

STT Tên, nhãn

hiệu, quy cách

Mã số

Đơn

vị

Số lượng Theo chứng từ

Thực xuất

- Tổng số tiền (bằng chữ): Sáu mươi ba triệu tám trăm bảy mươi bảy

nghìn tám trăm mười năm đồng

(ký, họ tên)

Giám đốc

(ký, họ tên, đóng dấu)