Công ty và phương hướng hoàn thiện
3.1.1 Ưu điểm
Công ty Phạm Gia Phát là một doanh nghiệp cổ phần mới được thành lập, hệ thống kế toán vẫn còn đang trong quá trình hoàn thiện. Tuy nhiên, công ty cũng đã đạt được một số thành tựu sau:
Về hệ thống chứng từ sổ sách: công ty đã thực hiện đúng chế độ ghi
sổ của nhà nước đã ban hành ghi sổ theo chế độ sổ Nhật ký chứng từ, thực hiện việc trích khấu hao theo đúng tỉ lệ hàng tháng
Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Do buôn bán thương mại cho
nên việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán phân tán là rất phù hợp cho công tác quản lý cũng như việc thực hiện thông tin kế toán
Về áp dụng phần mềm kế toán : Ngay từ khi mới thành lập, công ty
đã áp dụng hệ thống phần mềm kế toán vào công tác kế toán do đó đã giảm được thời gian làm báo cáo kế toán cũng như các công việc liên quan đến công tác kế toán đồng thời cung cấp kịp thời chính xác các thông tin về kế toán cho ban lãnh đạo để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược.
Về tổ chức công tác kế toán tại công ty
Công ty đã có phòng chức năng chuyên môn riêng, sử dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính và nối mạng để hỗ trợ trong công tác hạch toán kế toán, giảm khối lượng cho kế toán mà vẫn đạt hiệu quả cao.
Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng nên công ty sử dụng hình thức nhật ký – chứng từ. Hình thức này có ưu điểm: Căn cứ chứng từ để ghi sổ kế toán rõ ràng, không phát sinh việc ghi trùng lặp, khối lượng công việc ghi sổ kế toán ít vì tận dụng ưu thế của bản tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, công việc kiểm tra đối chiếu không bị dồn vào cuối kỳ kế
phục vụ cho quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung và tình hình tiêu thụ hàng hóa nói riêng.
Công ty Thương mại và dịch vụ hầu hết đều áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc Thông tư 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011 hướng dẫn sửa đổi Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa của Bộ tài chính, áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do nhà nước ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo từng quy định, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành nên sai sót xảy ra ít.
3.1.2. Nhược điểm
Về xác định kết quả cho từng mặt hàng: công ty trong kỳ kinh doanh
rất nhiều mặt hàng nhưng hiện nay vẫn chưa thực hiện xác định kết quả cho từng mặt hàng cụ thể mà xác định chung cho từng nhóm mặt hàng. Mặt khác, nhu cầu tiêu thụ hàng hóa vẫn chưa được bộ phận kinh doanh khai thác triệt để nên vẫn còn tồn tại tình trạng hàng hóa dư thừa tồn kho với số lượng lớn.
Về hình thức ghi sổ kế toán: Công ty mới được thành lập nên chưa phát
sinh nghiệp vụ kế toán nhiều. Công ty đang áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Kế toán đã tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản kế toán nhưng lại chưa Lập bảng tổng hợp chi tiết để làm căn cứ cho việc đối chiếu, kiểm tra với Sổ cái để từ đó cho kết quả một cách chính xác nhất.
Về chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
Hiện nay Công ty chưa có những quyết định cụ thể bằng văn bản cho việc "chiết khấu thương mại" và "giảm giá hàng bán" áp dụng đối với từng đối tượng khách hàng. Nên chưa khuyến khích được họ mua hàng với số lượng lớn, và dần dần đưa những khách hàng mới trở thành những khách hàng truyền thống, thành những đối tác quan trọng, tin cậy của Công ty.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau cần có tài khoản hạch toán riêng cho từng loại mặt hàng để từ đó có thể theo dõi được doanh thu từng loại mặt hàng mang lại, từ đó giúp cho các nhà quản trị biết được xu hướng phát triển và lên kế hoạch đầu tư.
Hiện nay nhiều công ty vẫn chưa có những quyết định cụ thể bằng văn bản cho việc "Chiết khấu thương mại" và "Giảm giá hàng bán" áp dụng đối với từng đối tượng khách hàng. Nên chưa khuyến khích được họ mua hàng với số lượng lớn và dần dần đưa những khách hàng mới trở thành những khách hàng truyền thống, thành những đối tác quan trọng. Dịch vụ chăm sóc khách hàng sau bán hàng còn nhiều hạn chế.
Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho theo giá đích danh, đây là phương pháp sử dụng trong trong trường hợp doanh nghiệp quản lý theo từng lô hàng. Tuy nhiên, do công ty có rất nhiều mặt hàng khác nhau và tốc độ luân chuyển hàng hóa cao. Đối với một số hàng hóa tồn kho các thời điểm trước đó vẫn để trong kho nhưng tại thời điểm xuất bán ra vẫn tính theo giá ban đầu thì doanh nghiệp không thu hồi chi phí kho để hàng.
Hiện nay, công ty vẫn chưa lập được kế hoạch thu mua hàng hóa, kế hoạch thanh toán mua – bán hàng hóa. Đối với các khoản nợ khó đòi, công ty vẫn chưa lập được kế hoạch thu nợ và trích lập dự phòng những khoản thu khó đòi. Do đó, bộ phận kinh doanh cần lên kế hoạch dự toán kinh doanh nhằm hướng cho doanh nghiệp phát triển trong thời điểm ngắn hạn và dài hạn. Cần cụ thể hóa các mục tiêu để đảm bảo nguồn tài chính và dự toán được các nguồn phát sinh.
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty 3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Nhìn chung, muốn Công ty phát triển đi lên cần không ngừng tìm kiếm thị trường, tìm kiếm đối tác làm ăn lâu dài để ổn định trên thị trường. Không ngừng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên trong công ty để nâng cao năng lực và hiệu quả bán hàng, không ngừng có những chính sách, chế độ đãi ngộ tốt với cán bộ CNV để người lao động có thể yên tâm làm việc tại Công ty, cống hiến hết mình vì sự phát triển của Công ty.
Thêm vào đó, Công ty muốn phát triển phải luôn luôn cập nhập thị hiếu của khách hàng về các sản phẩm theo thời gian để từ đó Công ty cho ra những mặt hàng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
3.2.2- Về sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Chính vì thế sổ kế toán phải ghi rõ tên Công ty, tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của Công ty. Sổ chi tiết kế toán phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng ghi sổ
- Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ - Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán
- Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
3.2.3- Về sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán và phải căn cứ vào sổ nhật ký chung để tiến hành ghi vào sổ cái. Việc ghi sổ phải theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu trên sổ kế toán của năm liền kề và phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.
Nên lập thêm bảng tổng hợp chi tiết tài khoản sau khi đã ghi sổ chi tiết tài khoản để giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu với Sổ cái từ đó sẽ tìm ra sai sót một cách nhanh nhất.
3.2.4- Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Hiện nay, có 4 loại báo cáo hàng quý: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra Công ty còn có báo cáo doanh thu - chi phí hàng ngày trong Công ty để Giám đốc nắm bắt tình hình tiêu thụ sản phẩm của. Việc lập báo cáo doanh thu - chi phí này nên thay thế hàng ngày bằng hàng tuần để thuận tiện cho bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán vì nhiều khi trong một ngày chưa có sự biến đổi về doanh thu - chi phí.
3.3. Điều kiện thực hiện 3.3.1 Về phía công ty
Công ty cần thiết đào tạo đội ngũ nhân viên nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, giúp cán bộ trong Công ty có điều kiện làm việc, nghỉ ngơi hợp lý để toàn tâm toàn ý vì sự phát triển của Công ty.
Công ty cũng nên có những biện pháp quản lý chặt chẽ hơn đối với người lao động như làm thẻ nhân viên, có chế độ khen thưởng đối với người lao động xuất sắc được Công ty bình bầu nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên và tạo động lực thúc đẩy khả năng sáng tạo của nhân viên.
3.3.2 Về phía Nhà nước
Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ thông tin, về nâng cao sức cạnh tranh và được bảo hộ sản xuất, kinh doanh trước sự tấn công của hàng hóa nước ngoài tràn vào. Nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp về chính sách thuế (thuế đất, thuế thu nhập), xử lý nợ xấu, hàng tồn kho, thực hiện lộ trình cải cách tiền lương phù hợp với thực tế, giảm bớt các bất cập trong cải cách hành chính, giảm chi phí về thời gian, tiền bạc. Đặc biệt, nhà nước tạo điều kiện tốt nhất để công ty tiếp cận nhanh chóng nguồn vốn vay.
3.4 Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán
3.4.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại
Kế toán được xem là một công cụ quản lý kinh tế - tài chính quan trọng trong mọi chế độ kinh tế xã hội, nó có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm tra các hoạt động kinh tế của nhà nước cũng như của bản thân mỗi doanh nghiệp. Khi nền kinh tế xã hội càng phát triển thì chức năng và yêu cầu của kế toán ngày càng được mở rộng và nâng cao.
Các cơ sở thực tiễn đã chỉ ra rằng mọi sự thiếu sót, tồn tại trong việc tổ chức công tác kế toán đều dẫn đến sự trì trệ trong khâu thực hiện công tác kế toán, lúc đó kế toán không thể thực hiện đúng đắn, đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của mình đó là cung cấp các thông tin kinh tế - tài chính một cách kịp thời, chính xác cho nhà quản lý không giám sát được tình hình thực hiện
sinh các tiêu cực trong kinh doanh. Như vậy để có thể hoàn thiện được công tác quản lý thì việc tổ chức tốt công tác kế toán là một nội dung quan trọng.
Đối với mỗi doanh nghiệp thì lưu thông hàng hoá là chức năng chính mà trong đó tiêu thụ hàng hoá là khâu vận động cuối cùng, nó có tính chất quyết định đến hiệu quả hoạt động, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một chu kỳ kinh doanh. Chính vì lẽ đó mà trong một doanh nghiệp thương mại, kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất và có vị trí quan trọng nhất trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.
Mặt khác, trên thực tế hiện nay công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nói riêng còn thụ động, mới chỉ dừng lại ở mức ghi chép, cung cấp thông tin sẵn có mà chưa có sự tác động thực sự tới quá trình tiêu thụ hàng hoá. Trước những yêu cầu của nền kinh tế thị trường, công việc của người làm kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu từ các chứng từ, vào sổ sách kế toán mà còn phải biết phân tích, đánh giá các số liệu, các báo cáo kế toán, thông qua đó để có những ý kiến đề xuất giúp nhà quản trị có thể đưa ra được các quyết định, các giải pháp thích hợp và đúng đắn nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Có thể khẳng định rằng việc hoàn thành công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nói riêng đối với một doanh nghiệp thương mại là một điều vô cùng quan trọng.
Trước hết hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ hơn quá trình tiêu thụ hàng hoá, phản ánh một cách chính xác, kịp thời doanh thu hàng bán, tình hình thanh toán với người mua… từ đó có thể tránh được những tổn thất trong kinh doanh, đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn và khả năng luân chuyển vốn để từ đó có thể đánh giá và xác định chính xác hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá sẽ làm cho các tài liệu kế toán cung cấp có độ chính xác cao hơn, giúp các nhà quản trị phân tích, đánh giá đúng đắn toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp từ đó có thể đưa ra những quyết định, những điều chỉnh kịp thời phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị và những biến đổi của môi trường kinh doanh.
Tóm lại hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá sẽ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo kế toán doanh nghiệp,
giúp cho kế toán thực hiện tốt chức năng vốn có của mình và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
3.4.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại
Trong những năm gần đây, để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý mới, nhà nước ta đã không ngừng thực hiện các biện pháp quan trọng nhằm cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán nhờ đó mà hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đổi mới nhằm thích ứng, phù hợp với đặc điểm nền kinh tế mới, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế - tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và trong thời gian sắp tới. Song với sự vận động và đổi mới không ngừng của nền kinh tế thị trường đã nảy sinh rất nhiều các nghiệp vụ mới mà bản thân các nhà kinh tế không thể lường trước được trong quá trình xây dựng chế độ kế toán.
Mặt khác, khi được áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể thì chế độ kế toán hiện hành còn nảy sinh nhiều vấn đề đòi hỏi cần phải có sự hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có vậy mới phát huy được tốt nhất vai trò và chức năng của mình đối với doanh nghiệp.
Như đã đề cập ở trên, trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá có vị trí quan trọng nhất. Để có thể thực hiện tốt mục tiêu cuối cùng của một doanh nghiệp thương mại là lợi nhuận thì đòi hỏi công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn luôn được cập nhật với thực tế và ngày càng được hoàn thiện.
Xuất phát từ những lý luận trên cùng tình hình thực tế công tác nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ cơ khí