Tổng quan về công ty cổ phần cơ điện lạnh REE

Đề tài : Tổng quan về công ty cổ phần cơ điện lạnh REE

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời nói đầu: Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách Hành Chính Quốc gia và sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thì nghiệp vụ Giao tiếp Hành Chính nói riêng cũng đóng một phần quan trọng trong công cuộc đổi mới đất nớc, đồng thời đã thể hiện vai trò không nhỏ cho hiệu quả công việc của mỗi cơ quan. Trong hai năm học tập tại trờng em đã đợc nhận về Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh ree . Tại đây em đã đợc học hỏi những công việc thực tế với mục đích là gắn Nhà trờng với xã hội, kết hợp với lí thuyết đã học ở trờng để ứng dụng vào công việc thực tế. Qua đó học sinh đợc tiếp xúc trực tiếp với các nghiệp vụ nh tổ chức hội nghị, hội thảo, các chu yến đi công tác, cung cấp thông tin cho lãnh đạomà nghiêp vụ giao tiếp Hành Chính là một công việc không thể thiếu đợc trong hoạt động của mỗi cơ quan, xí nghiệp nhằm trao đổi với cơ quan, xí nghiệp khác. Giao tiếp Hành Chính là một trong những công việc chủ yếu của ngời th kí tại cơ quan. Báo cáo này gồm có 3 phần chính, Đó là: Phần Lời nói đầu: Phần nội dung: - Khái quát chung về cơ quan đơn vị mình thực tập - Cơ sở Lí luận - Nghiệp vụ giao tiếp Hành Chính tại công ty 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần kết luận: Tuy nhiên em đã nhận thức đợc tầm quan trọng của Nghiệp vụ Văn phòng song đây là lần đầu tiên em đợc tiếp xúc với thực tế, với các hoạt động của cơ quan, khả năng nhận thức và các kiến thức thực tế còn hạn chế. Chính vì vậy chuyên đề thực tập tốt Nghiệp của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong đ ợc sự chỉ bảo cũng nh y kiến đóng góp của các cô chú, các anh chị trong văn phòng cơ quan công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh ree và của các thầy cô giáo, để báo cáo của em đợc hoàn thiện hơn và cung là giúp em hiểu biết về công việc chuyên môn của mình. Em xin chân thành cảm ơn!. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Phần II: Phần nội dung: Khái quát chung về cơ quan đơn vị mình thực tập Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh ree Đợc thành lập vào năm 1977 tại thành phố Hồ Chí Minh. Trụ sở chính : 364 Cộng Hòa Tân Bình Thành Phố Hồ Chí Minh. Chi nhánh tại Hà Nội 41B Ly Thái Tổ- Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội Những dấu ấn của REE : - 1977 Thành lập công ty quốc doanh. - 1993 Công ty đầu tiên của Việt Nam cổ phần hóa với vốn 16 tỷ đồng. - 1996 Thành lập công ty : Reetech sản xuất hàng cơ điện gia dụng và công nghiệp. Sản phẩm Reetech đầu tiên xuất x ởng. - 1997 Phát hành trái phiếu công ty ra Quốc tế. - 1998 Vốn điều lệ 150 tỷ đồng. - 2000 Công ty Việt Nam đầu tiên niêm yếu trên thị tr ờng chứng khoán. Đạt chứng nhận tiêu chuẩn chất lợng Quốc tế ISO 9002. - 2002 Tăng vốn điều lệ lên 225 tỷ đồng. Sau hơn hai m ơi năm trong lĩnh vực cơ điện REE M & E đợc thành lập với 100% vốn của REE. REE chính thức tham gia lĩnh vực kinh doanh bất động sản. Công ty quản ly bất động sản ra đời. Khai tr ơng tòa nhà E.TOWN. - 2003 Đạt tiêu chuẩn chất lợng Quốc tế ISO 9001 2000. 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Các hoạt động chính của REE : - Dịch vụ cơ điện cho các công trình công nghiệp, th ơng mại và dân dụng. - Sản xuất máy điều hòa không khí Reetech, sản phẩm gia dụng và tủ điện và sản phẩm cơ khí công nghiệp. - Phát triển và khai thác bất động sản. - Hoạt động đầu t tài chính vào các công ty, ngân hàng cổ phần. Gần 30 năm hoạt động REE đợc biết đến nh một công ty tiền phong vơn lên từ những thử thách. Dấu ấn của REE trải dài theo từng chặng đờng phát triển của đất nớc bằng những công trình lớn và những sản phẩm điện lạnh chất lợng cao mang thơng hiệu Reetech. Qua nhiếu công trình trọng điểm khắp đất n ớc từ các sân bay quốc tế đến các khách sạn năm sao, từ các nhà máy Công Nghiệp, Nhà Hát, Ttrờng học, Bệnh viện,đã góp phần thay đổi diện mạo của đất nớc. Công ty đã từng bớc phát triển lớn mạnh và vững bớc trên th- ơng trờng. Tự hào là một nhà thầu Cơ Điện Lạnh lớn mạnh nhất Việt Nam đủ khả năng cạnh tranh với các nha thầu n ớc ngoài. Có một điều không thể phủ nhận đợc REE đã, và đang là nhà thầu lớn mạnh nhất Việt Nam. 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Sơ đồ hoạt động kinh doanh REE : 6 Hội Đồng quản trị Tổng giám đốc Phát triển và khai thác bất động sản Sản xuất máy điều hòa nhiệt độ, hàng gia dụng tủ diện Dịch vụ cơ điện công trình công nghiệp, thư ơng mại và dân dụng Đầu tư vào các công ty và ngân hàng cổ phần P. Kinh doanh và kỹ thuật P. Phát triển th trường P. Vật tư P. Thi công và bảo hành P. Quản l hợp đồng Xưởng tháp giải nhiệt Xưởng cơ khí Nhà máy sản xuất điều hòa không khí P. Kỹ thuật P. Bảo hành và bảo trì P. Kinh doanh P. Đầu tư và phát triển Công ty quản ly bất động sản P. K Toán Xưởng điện P. Kinh doanh và tiếp thị Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cơ sở lí luận Chúng ta đều biết rằng, giao tiếp là một nhu cầu, là một hoạt động không thể thiếu đợc của con ngời, đặc biệt là các văn phòng trung tâm giao tiếp của cơ quan là ng ời th ky văn phòng ngời trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp. Để tiến hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt thì các đối tợng giao tiếp nói chung và ngời th ky văn phòng nói riêng cần nắm vững các hình thức giao tiếp, nguyên tắc giao tiếp và kỹ năng giao tiếp. Các hình thức giao tiếp : Con ngời giao tiếp với nhau bằng nhiều hình thức. Sự phân loại hình thức giao tiếp căn cứ vào nhiều tiêu chí khác nhau. 1. Căn cứ vào tính chất tiếp xúc thì hoạt động giao tiếp chia làm hai loại: - Giao tiếp trực tiếp: là giao tiếp không qua các khâu trung gian, giao tiếp mặt đối mặt. - Giao tiếp gián tiếp: là thông qua một khâu trung gian nào đó để giao tiếp. 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Hiện nay ở các công sở có một hình thức giao tiếp vừa mang tính chất trực tiếp, vừa mang tính gián tiếp, đó là giao tiếp qua điện thoại. 2. Căn cứ vào tính chất của giao tiếp thì có thể chia làm hai loại: - Giao tiếp chính thức. - Giao tiếp không chính thức. 3. Căn cứ vào vị thế giao tiếp thì hoạt động giao tiếp đ ợc chia làm 3 loại: - Giao tiếp ở thế mạnh. - Giao tiếp ở thế yếu. - Giao tiếp ở thế cân bằng. Nhìn chung trong quá trình làm việc ở công sở ng ời th ky văn phòng hầu hết đề tham gia vào các hình thức giao tiếp cơ bản sau: - Giao tiếp qua điện thoại. - Giao tiếp qua văn bản. - Giao tiếp qua các cuộc họp, hội nghị, hội thảo - Giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp và khách. Các nguyên tắc giao tiếp hành chính : 1. Đảm bảo hài hòa lợi ích của các bên tham gia: Trong giao tiếp công sở đối tợng giao tiếp đến với ngời th ky và cơ quan thờng mang một mục đích nhất định nào đó và 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 họ luôn mong muốn nguyện vọng của họ trở thành hiện thực. Tuy nhiên, trong quá trình giải quyết công việc lại xảy ra hai tình huống: - Đối tợng giao tiếp đợc ngời th ky hoặc cơ quan đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, tức là cuộc giao tiếp thành công ở xu hớng tích cực. - Ngời th ky hoặc cơ quan không đáp ứng yêu cầu của đối t- ợng giao tiếp. Lợi ích mà con ngời hớng tới trong hoạt động giao tiếp hành chính có thể là lợi ích vật chất hoặc lợi ích tinh thần. Vì vậy, ng - ời th ky phải xác định, cố gắng đảm bảo sự hài hòa giữa các bên khi tham gia giao tiếp. Nguyên tắc này đòi hỏi ng ời th ky văn phòng trong hoạt động giao tiếp hành chính cần chú y những điểm sau: - Tìm hiểu tâm ly của khách cũng nh yêu cầu, mục đích của khách và mục đích của cơ quan, đơn vị cần đạt tới. - Trong giao tiếp gián tiếp thì ngời th ky phải giúp cơ quan và thủ trởng thu thập thông tin về phía đối tác và lợi ích mà họ h ớng tới. - Đặt mục tiêu sao cho mục đích của cơ quan mình đạt đ ợc và lợi ích của đối tợng giao tiếp cũng đợc thỏa mãn một phần hay toàn bộ. Có nh vậy thì cuộc giao tiếp mới đem lại kết quả cao cho công việc. 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Ngay cả trong trờng hợp lợi ích của đối tợng giao tiếp không đợc thỏa mãn thì ngời th ky cần tỏ thái độ cảm thông, chia sẽ chứ không đợc thỏa mãn, hiếu thắng hoặc thờ ơ. 2. Cần đa ra nhiều giải pháp để đối tợng giao tiếp có thể lựa chọn và quyết định: Trong hoạt động giao tiếp hành chính, nhìn chung các bên tham gia đều mong muốn đạt đợc mục đích. Tuy nhiên thực tế các hoạt động giao tiếp lại không đáp ứng đợc hoàn toàn những yêu cầu đó và việc một bên tham gia giao tiếp không đạt đ ợc mục đích là lẽ thờng tình. Th ky văn phòng cần hiểu biết tình hình thực tế đó và phải đặt ra một nhiệm vụ làm thế nào để có thể thỏa mãn đợc tất cả hay một phần nào đó của ngời giao tiếp. Nếu không thỏa mãn đợc thì cũng phải làm thế nào cho đối t ợng giao tiếp hiểu và chấp nhận thực tế với tâm lí thoải mái và vẫn còn tinh thần để hợp tác về sau. Để đảm bảo nguyên tắc này, ng ời th ky văn phòng cần chú y một số điểm sau: - Cần lắng nghe khách trình bày yêu cầu, nguyện vọng của họ và căn cứ vào tình hình thực tế xem có thể đáp ứng đ ợc tất cả các yêu cầu của khách, th ky cần phải vạch nhanh một số phơng án để khách có thể lựa chọn. - Khi đợc giao nhiệm vụ bàn bạc hoặc đàm phán với một đối tác về một vấn đề nào đó, th ky cần phân tích tình thế cho cả hai bên và có thể đa ra một số giải pháp để cuộc th ơng lợng đạt kết quả cao. 10 [...]... không chỉ thực hiện những công việc đợc giao mà còn mở rộng quan hệ của mình, thể hiện những khả năng mà mình có và là để tự khẳng định mình, đồng thời mở rộng các mỗi quan hệ của công ty Tại công ty cổ phần cơ điện lạnh REE, việc họp đ ợc tổ chức tại mội phòng họp riêng của công ty Đây là một phòng họp rộng rãi, bàn ghế đợc kê một cách rất phù hợp Vào thứ 6 hành tuần công ty lại tổ chức họp giao để... rõ cho mọi ng ời cùng biết về sự u tiên đó II giao tiếp qua điện thoại : Nếu tiếp khách là hình thức giao tiếp trực tiếp thì trao đổi công việc hoặc nói chuyện qua điện thoại lại là hình thức giao tiếp vừa gián tiếp vừa trực tiếp vì hai ng ời tuy ở cách xa nhau nhng lại có thể nghe đợc tiếng nói của nhau Tại công ty cổ phần cơ điện lạnh REE th kí là ngời trực điện thoại tổng và liên lạc với các phòng... cũng nh các hoạt động cụ thể tại cơ quan mà mình làm việc Hai tháng thực tập tại công ty cổ phần cơ điện lạnh REE tuy không nhiều nhng em đợc đóng vai trò là một th ky tổng hợp đã giúp em tích lũy đ ợc những kinh nghiệm cho bản thân và những kiến thức về công tác văn phòng nói chung và của ng ời th ky nói riêng Đồng thời quá trình thực tập giúp em nâng cao kiến thức về giao tiếp hành chính, cách ứng... thảo của công ty cổ phần cơ điện lạnh REE Nhìn chung văn bản đợc trình bày rõ ràng đ ợc mẫu hóa đúng theo pháp luật quy định Tuy nhiên bên cạnh đó công ty ch a áp dụng đúng tiêu chuẩn đã đ ợc quy định : TCVN-5700/2002 30 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Kết luận - đề xuất & kiến nghị Trong mọi cơ quan tổ chức muốn tồn tại và phát triển phải dựa vào các mối quan hệ,... 0918.775.368 III : nghiệp vụ giao tiếp hành chính tại công ty cổ phần cơ điện lạnh ree I - giao tiếp qua việc tiếp khách: Văn phòng là đầu mối giao tiếp của cơ quan nên hàng ngày luôn là nơi đón tiếp khách từ bên ngoài đến giao dịch, trao đổi công việc hoặc đề đạt các yêu cầu, nguyện vọng cần giải quyết Về một phơng diện khác tiếp khách còn là một phần của sản xuất, kinh doanh Sản xuất, kinh doanh là... liên lạc với các phòng ban qua các số máy lẻ 1, Khi nhận điện thoại: Th kí nhấc ống nghe và xng danh Ví dụ: Alô! Văn phòng công ty cổ phần cơ điện lạnh REE xin nghe ! - Khi ngời th kí đang bận làm một công văn gấp hoặc làm một việc cần phải tập trung tuyệt đối mà có chuông điện thoại reo Th kí nhấc máy với một thái độ niềm nở, lịch sự giới thiệu về mình và hỏi yêu cầu của khách Nếu yêu cầu của khách... hãnh diện về công việc của mình * Đối với cơ quan: Bộ phận lãnh đạo trong cơ quan, xí nghiệp cần quan tâm hơn nữa đến đời sông vật chất, đời sống tinh thần của các cán bộ công nhân viên Nhất là đối với cán bộ, nhân viên làm công tác hành chính văn phòng mà đặc biệt là ng ời th ky * Đối với các nhân viên: Cần nâng cao y thức tự giác, chấp hành nghiêm túc mọi nội quy của cơ quan, hoàn thành tốt công việc... Tôi là Thơm, ở công ty cổ phần cơ điện lạnh REE gọi đến, xin đợc làm việc với bộ phận kinh doanh của công ty Có những vấn đề phức tạp mà không thể nói qua điện thoại đợc th kí hẹn găp rồi trao đổi sau Khi nói chuyện qua diện thoại th kí tập trung vào những chủ đề chính không nói chuyện rộng dài và hạn chế những câu hỏi thăm, xã giao Ngoài ra ng ời th kí không cung cấp những thông tin quan trọng, bí mật... nh các đồ dùng cần thiết bàn ghế, điện thoại, ấm chén trên tờng có treo các ảnh về hoạt động của công ty trên bàn có đặt các tờ rơi, catalog về hoạt động của công ty và phòng thu kí đ ợc thông với phòng Kinh Doanh và phòng th kí đợc đặt ở một vị trí dễ quan sát - Khi khách đến công ty, ng ời th kí đón khách một cách niềm mở, thân thiện, lịch sự Sau đó, giới thiệu về mình và tìm hiểu yêu cầu của khách... kí gặp gỡ, trao đổi với các đồng nghiệp cơ quan khác hoặc với lãnh đạo cấp trên về những vấn đề mà mình quan tâm, có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ hay trao đổi danh thiếp với các khách hàng t ơng lai của công ty Bởi những cuộc gặp gỡ bên lề các cuộc họp, hội nghị không chỉ giúp cho ng ời th ky mở rộng quan hệ mà còn là cơ hội để học hỏi kinh nghiệm của cơ quan khác nắm đ ợc các thông tin mới trong . 0918.775.368 Phần II: Phần nội dung: Khái quát chung về cơ quan đơn vị mình thực tập Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh ree Đợc thành. không nhỏ cho hiệu quả công việc của mỗi cơ quan. Trong hai năm học tập tại trờng em đã đợc nhận về Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh ree . Tại đây em đã