IV- Giao tiếp qua việc soạn thảo văn bản và xử lí các th từ, văn bản :
Kết luận đề xuất & kiến nghị
Trong mọi cơ quan tổ chức muốn tồn tại và phát triển phải dựa vào các mối quan hệ, chẳng hạn nh : quan hệ với cấp trên, quan hệ ngang cấp, quan hệ với cấp d ới và quan hệ với chính quyền và nhân dân địa phơng nơi cơ quan xí nghiệp đóng trụ sở. Các mối quan hệ này đợc tiến hành qua nhiều phơng thức khác nhau nh: qua văn bản, qua điện thoại, giao tiếp trực tiếp, hội họp, th từ giao dịch…Cho dù d ới hình thức nào thì cũng phải qua một khâu trung gian đó là ng ời th ky văn phòng. sự thành công hay thất bại trong công việc của mỗi cơ quan có phần phụ thuộc vào cách ứng xử cũng nh cách thức làm việc của ngời th ky.
Th ky văn phòng thông qua công việc đã góp phần quan trọng vào việc duy trì các mối quan hệ của cơ quan cũng nh của bản thân ngời th ky. Để có thể thực hiện tốt các hoạt động giao tiếp hành chính ngời th kí văn phòng cần nắm vững các hình thức giao tiếp, các nguyên tắc, kỹ năng giao tiếp cũng nh các hoạt động cụ thể tại cơ quan mà mình làm việc.
Hai tháng thực tập tại công ty cổ phần cơ điện lạnh REE tuy không nhiều nhng em đợc đóng vai trò là một th ky tổng hợp đã giúp em tích lũy đợc những kinh nghiệm cho bản thân và những kiến thức về công tác văn phòng nói chung và của ng ời th ky nói riêng. Đồng thời quá trình thực tập giúp em nâng cao kiến thức về giao tiếp hành chính, cách ứng xử để từ đó thiết lập nên các
mối quan hệ khác nhau. Đây sẽ là những tiền đề quan trọng để giúp em tự tin vững bớc vào môi trờng làm việc sau này.
Sau đây là Một số đề xuất và kiến nghị của em:
* Đối với cấp trên:
Trong nền kinh tế mở nh hiện nay, ngành nghề th ky đã đợc chấp nhận, tuy nhiên vẫn còn một số cái nhìn lệch lạc về ng ời th ky.
Vì vậy các cấp có thẩm quyền cần phải quy định chức danh đối với nghề th ky văn phòng. Để họ luôn tự tin và hãnh diện về công việc của mình.
* Đối với cơ quan:
Bộ phận lãnh đạo trong cơ quan, xí nghiệp cần quan tâm hơn nữa đến đời sông vật chất, đời sống tinh thần của các cán bộ công nhân viên. Nhất là đối với cán bộ, nhân viên làm công tác hành chính văn phòng mà đặc biệt là ng ời th ky.
* Đối với các nhân viên:
Cần nâng cao y thức tự giác, chấp hành nghiêm túc mọi nội quy của cơ quan, hoàn thành tốt công việc đ ợc giao, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần đoàn kết, t ơng trợ học hỏi lẫn nhau. Riêng với ng ời th ky văn phòng cần phải mở rộng hơn quan hệ giao tiếp, hiểu biết xã hội, đặc biệt là nâng cao trình độ ngoại ngữ, tâm huyết với công việc, y thức tự giác, kỷ luật,
cẩn thận chu đáo, chính xác và bí mật. Để góp phần xây dựng cơ quan ngày càng phát triển.
* Đối với nhà trờng:
Nhà trờng cần trang bị cho học sinh nói chung và ngành th ky văn phòng nói riêng các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc thực hành nghề nghiệp. Bởi qua những đợt thực tập nh thế này hầu hết các học sinh ngành th ky văn phòng mới thấy đợc những khó khăn khi tiếp cận với các máy móc hiện đại nh ngày nay. Vì vậy trong các khóa học tới chúng em hy vong sẽ không còn tình trạng thiếu thiết bị thực hành nữa. Có nh vậy thì học sinh trờng Công nghệ & Kinh tế Đối ngoại sẽ không bị tụt lùi so với các trờng bạn và đáp ứng đợc yêu cầu của xã hội.
Trên đây là toàn bộ chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em. Em xin đợc bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô giáo – Thạc sĩ Đỗ Thanh Nga đã hớng dẫn em về mặt nội dung, cách tiếp cận vấn đề một cách khoa học nhất.
Qua đây em xin đợc chúc cô luôn luôn khỏe mạnh, trẻ đẹp và hạnh phúc.
Em cũng xin đợc bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các cô chú trong ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty Cơ Điện Lạnh REE. Đặc biệt là phòng Kinh Doanh đã giúp em trong suốt quá trình thực tập và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt chuyên đề thực tập của mình.