Hội họp là một hình thức giao tiếp mà ng ời th ky thờng xuyên tham gia. Thông qua các cuộc họp, ng ời th ky không chỉ thực hiện những công việc đợc giao mà còn mở rộng quan hệ của mình, thể hiện những khả năng mà mình có và là để tự khẳng định mình, đồng thời mở rộng các mỗi quan hệ của công ty.
Tại công ty cổ phần cơ điện lạnh REE, việc họp đ ợc tổ chức tại mội phòng họp riêng của công ty. Đây là một phòng họp rộng rãi, bàn ghế đợc kê một cách rất phù hợp. Vào thứ 6 hành tuần công ty lại tổ chức họp giao để dánh giá nhìn nhận lại hoạt động của cơ quan trong tuần qua. Các đơn vị báo cáo lại công việc của đơn vị mình; Ban lãnh đạo giao nhiệm vụ cho các đơn vị trong thời gian tới. Đồng thời họp giao ban cũ tạo ra mỗi quan hệ giữa các đơn vị trong cơ quan để phối hợp thực hiện .
Nhận thức đợc vai trò và nhiệm vụ của mình, tr ớc giờ họp th kí phải xắp xếp lại bàn ghế chuẩn bị các vật dùng, nhắc nhở các đơn vị khẩn trơng đến họp đúng giờ. Trong cuộc họp, th kí luôn lắng nghe các y kiến chỉ đạo, y kiến góp y, phê bình của cấp trên và của đồng nghiệp có liên quan đến công việc của văn phòng nói chung, của bản thân nói riêng để thực hiện và rút kinh nghiệm trong quá trình bàn việc.
Khi th kí đợc cử đi dự hội nghị cùng thủ tr ởng, th kí đã chuẩn bị bài phát biểu cho thủ tr ởng, các tờ rơi, tờ quảng cáo hoạt động của công ty, danh thiếp của các đối t ợng có liên quan để vào những giờ giải lao, tr ớc và sau khi hội nghị th kí gặp gỡ, trao đổi với các đồng nghiệp cơ quan khác hoặc với lãnh đạo cấp trên về những vấn đề mà mình quan tâm, có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ hay trao đổi danh thiếp với các khách hàng t ơng lai của công ty. Bởi những cuộc gặp gỡ bên lề các cuộc họp, hội nghị không chỉ giúp cho ng ời th ky mở rộng quan hệ mà còn là cơ hội để học hỏi kinh nghiệm của cơ quan khác nắm đ ợc các thông tin mới trong ngành và có thể mở rộng sự hợp tác trong lĩnh vực chuyên môn.
IV- Giao tiếp qua việc soạn thảo văn bản và xử lícác th từ, văn bản :