Hoạt động Giao nhận vận tải bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội.doc

Hoạt động Giao nhận vận tải bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội.

Lời mở đầu

Từ năm 1986, Nhà nước ta chủ trương xây dựng nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần Hiệu quả đạt được trong những năm qua đã chứng minh cho tính đúng đắn của chủ trương đó Cả lý luận và thực tiễn đều khẳng định rằng: kinh tế thị trường là quy luật tất yếu để phát triển lực lượng sản xuất, xây dựng quan hệ sản xuất XHCN Nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN ở nước ta hiện nay các thành phần kinh tế hoạt động đan xen nhau trong đó kinh tế Nhà nước giữ vai trò định hướng Khi xu thế toàn cầu hoá trở thành xu thế chủ đạo thì thị trường được mở rộng, nó không còn bị bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà toàn thế giới này là một thị trường chung Đối với mỗi quốc gia Ngoại thương trở thành lĩnh vực kinh tế vô cùng quan trọng để phát huy lợi thế so sánh của mình Ở nước ta ngoại thương chiếm khoảng 1/3 GDP Nhưng để hoạt động ngoại thương phát triển thì vận tải -một yếu tố quan trọng nhất của Logistics - phải phát triển.

Trên thực tế, hầu hết các hoạt động XNK được thực hiện thông qua người Giao nhận (Forwarder) - nhân vật trung gian giữa người Xuất khẩu và người Nhập khẩu Trong hoạt động giao nhận hàng hoá XNK, giao nhận vận tải bằng đường hàng không dù chiếm một tỷ trọng rất nhỏ nhưng do tính ưu việt của nó là tốc độ vận tải và tính an toàn cao nên vận tải hàng không vẫn giữ vai trò rất quan trọng Cùng với kiến thức lĩnh hội được ở trường đại học Ngoại Thương Hà Nội và qua quá trình làm việc thực tế tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha

Việt Nam tại Hà Nội em đã mạnh dạn chọn đề tài "Hoạt động Giao nhận vận tảibằng đường hàng không tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh AlphaViệt Nam tại Hà Nội" Trong khuôn khổ của một bản thu hoạch em chỉ xin đề cập

đôi nét về lĩnh vực nhiều tiềm năng này ở nước ta.

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, TS - Nguyễn Quang Minh người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài này, xin cảm ơn các đồng nghiệp tại Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội đã có những ý kiến xây dựng và tạo điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành tốt đề tài đã chọn Trong quá trình viết đề tài này cũng không tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN NHANH ALPHAVIỆT NAM TẠI HÀ NỘI VÀ KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN

HÀNG HOÁ

XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNGI Giới thiệu về công ty

1 Quá trình hình thành và phát triển

Với ý tưởng tuyệt vời của một nhóm các thành viên Vận Tải và Chuyển Phát Nhanh nhằm tạo ra một Dịch vụ trọn gói tốt nhất, ngày 10 tháng 04 năm 2003 được sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0100403535 Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt Nam tại Hà Nội có tên viết tắt là ALPHA EXPRESS được thành lập, đúng trong thời kỳ hoạt động ngoại thương ở Việt Nam đang phát triển Văn phòng công ty được đặt tại Số 08, lô 4A, KĐT Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội ALPHA EXPRESS là một thành viên của hệ thống Toll Priority DPEX Worldwide có trụ sở chính đặt tại Singapore - là thành viên của tập đoàn Quantas Hệ thống Toll Priority DPEX Worldwide là một trong những công ty chuyển phát nhanh Quốc Tế hàng đầu trên Thế Giới, với đội ngũ đông đảo các nhân viên được đào tạo có hệ thống, cơ bản và nâng cao, tận tâm với công việc Hệ thống Toll Priority DPEX World hoạt động rộng khắp trên 7 Châu lục, cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh Quốc tế trên 180 Quốc gia và vùng lãnh thổ, khai thác 7 trạm trung chuyển hàng, 340 trung tâm dịch vụ khách hàng, 265 chuyến bay mỗi ngày, sử dụng hơn 2500 phương tiện vận chuyển với hơn 4000 nhân viên Với hệ thống kiểm tra hàng tích hợp “Net-Trak”, khách hàng có thể cập nhật đầy đủ thông tin về hàng gửi vào bất kỳ thời điểm nào gồm lịch bay, lịch chuyển tải và thông tin nhận hàng.

Hơn nữa, Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh Alpha Việt nam tại Hà Nội tự hào về uy tín và tính chuyên nghiệp trong ngành công nghiệp Chuyển Phát Nhanh Việt Nam Công ty thiết lập các xu hướng thị trường hơn là đi theo bước

chân những người khác và hiện nay ALPHA EXPRESS là một trong mười doanh nghiệp Chuyển Phát Nhanh hàng đầu ở Việt Nam.

2 Cơ cấu tổ chức

- Giám đốc trực tiếp điều hành các hoạt động của Công ty

- Phòng khai thác: Nhiệm vụ của phòng là tìm kiếm khách hàng mới, khai thác các dịch vụ mới, khu vực mới,…

- Phòng nhập liệu: Quản lý và khai thác thông tin khách hàng.

- Phòng chăm sóc khách hàng: Đây là bộ phận tiếp nhận các đơn hàng của khách và cũng là nơi tiếp nhận những ý kiến đóng góp từ phía khách hàng.

- Phòng kế toán: Kiểm soát tình hình tài chính của toàn công ty.

- Tổ giao nhận: Có nhiệm vụ tới địa chỉ của khách nhận hàng và giao hàng tới tay khách hàng.

3 Chức năng và nhiệm vụ của ALPHA EXPRESS

- Làm đại lý giao nhận hàng hóa.

- Môi giới vận tải hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ giao nhận nhanh Alpha

Việt Nam tại Hà Nội

Phòng kế toánPhòng khai thácPhòng nhập liệu

- Kinh doanh vận tải hàng hóa bằng đường bộ - Dịch vụ thông quan.

- Dịch vụ thuê xe kéo container.

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến giao nhận vận tải như: thay mặt chủ hàng làm thủ tục xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan, các thủ tục giao nhận tại cảng, giám định, kiểm dịch, sản xuất xuất khẩu, mua bảo hiểm hàng hoá.

- Công ty sẽ giúp khách hàng giải quyết những vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính trong hoạt động xuất nhập khẩu

4 Các nguồn lực phục vụ kinh doanh của ALPHA EXPRESS

- Với nguồn vốn đầu tư ban đầu là 6,5 tỷ, tới nay ALPHA EXPRESS có nguồn lực phục vụ là 39 tỷ.

- Với đội ngũ 27 nhân viên chuyên nghiệp tập trung mạnh vào dịch vụ gom hàng cho khách hàng là người Việt Nam muốn xuất hàng ra nước ngoài

- Thường tận dụng được vận chuyển 2 chiều Đây chính là thế mạnh nổi bật nhất của ALPHA EXPRESS so với các Công ty giao nhận trong nước khác

- Nhân viên kinh doanh, khai thác được đào tạo bài bản về kỹ năng nghiệp vụ bên cạnh đó cơ sở vật chất kỹ thuật của ALPHA EXPRESS khá đầy đủ vì thường xuyên được được nâng cấp, hoàn thiện

Ngoài ra:

 Có được Giấy phép trong ngành Chuyển Phát Nhanh.

 Thành viên của hai Tập đoàn Chuyển Phát Nhanh lớn là DPEX và GDA  Đại lý của UPS.

 Đại lý của EMS, dịch vụ bưu chính VN  Đại lý của nhiều hãng hàng không.

 Thành tích hiện nay Alpha Express đạt được:

 DPEX Outstanding Performance in Tracking Compliance in 2009 Award  DPEX Outstanding Performance in Tracking Compliance in 2010 Award.

II Khái quát về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không

1 Khái niệm

Vận tải, đặc biệt là vận tải quốc tế nói chung và vận tải hàng không nói riêng đóng vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia Nó được coi là lĩnh vực xuất nhập khẩu vô hình (Invisible trade) vì nó ảnh hưởng đến cán cân thanh toán của một nước, nó có thể góp phần cải thiện hay làm trầm trọng thêm cán cân thanh toán của một quốc gia Khi vận tải phát triển làm cho giá thành vận chuyển hạ, tạo điều kiện cho những mặt hàng có giá trị thấp có thể tham gia buôn bán quốc tế Hơn thế nữa, vận tải đảm bảo chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu ngày càng tăng trong thương mại quốc tế, góp phần làm thay đổi cơ cấu hàng hoá và cơ cấu thị trường trong buôn bán quốc tế.

2 Đặc điểm

Tuy chỉ chuyên chở khoảng 1% tổng khối lượng hàng hoá trong buôn bán quốc tế nhưng lại chiếm khoảng 20% trị giá hàng hoá trong mua bán quốc tế Đối với các nước phát triển, vận tải hàng không chỉ chuyên chở một khối lượng nhỏ hơn 1%, nhưng lại chiếm khoảng 30% trị giá.

Điều này chứng tỏ vận tải hàng không có vai trò rất lớn đối với việc vận chuyển hàng hoá đặc biệt là hàng hoá có giá trị cao.

Vận tải hàng không có vị trí số 1 đối với vận tải quốc tế, những mặt hàng mau hỏng, dễ thối, súc vật sống, thư từ, chứng từ, hàng nhạy cảm với thời gian, hàng cứu trợ khẩn cấp những mặt hàng đòi hỏi giao ngay do máy bay có ưu thế tuyệt đối về tốc độ so với các phương tiện vận tải khác.

Vận tải hàng không có vị trí đặc biệt quan trọng đối với việc giao lưu giữa các nước, là cầu nối giữa nền văn hoá các dân tộc, là phương tiện chính của khách du lịch quốc tế.

Vận tải hàng không là một mắt xích quan trọng để liên kết các phương thức vận tải, tạo ra khả năng kết hợp các phương thức vận tải với nhau như vận tải hàng

không-vận tải biển, vận tải hàng không-vận tải ôtô nhằm tận khai thác lợi thế của các phương thức vận tải.

3 Vai trò của các bên có liên quan

Trong buôn bán quốc tế, người bán và người mua không trực tiếp vận chuyển hàng hoá mà thuê một người thứ 3 gọi là người chuyên chở Nghĩa vụ thuê vận tải và chịu chi phí vận tải được quy định trong hợp đồng mua bán, hợp đồng này thường được ký kết theo các điều kiện mua bán, hợp đồng này thường được ký kết theo các điều kiện mua bán quốc tế (Incoterms), theo đó quyền lợi nghĩa vụ về vận tải phân chia giữa người mua và người bán cũng khác nhau Người giành được quyền vận tải là người chịu trách nhiệm thuê phương tiện vận tải để chuyên chở trên chặng đường chính Theo Incoterms 2000 quyền vận tải được phân chia như sau:

- Người bán giành được quyền vận tải theo các điều kiện CFR (Cost and freight); CIF (Cost, insurance and freight); CPT (Carriage paid to); CIP (Carriage and Insurance paid to); DDU (Delivesed duty unpaid); DDP (Delivered duty paid); DES (Delivered ex ship); DEQ (Debivered ex quay); DAF (Delivered at Frontier).

- Người mua giành quyền Việt Nam theo các điều kiện EXW (Ex-works); FCA (Free carriage); FOB (Free on board); FAS (Free alongside ship);

Trong đó phương thức vận tải bằng đường hàng không được thực hiện theo các điều kiện sau: EXW, FCA, CPT, DAF, DDU và DDP.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK VẬNCHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI

VÀ GIAO NHẬN NHANH ALPHA VIỆT NAM TẠI HÀ NỘII Kết quả hoạt động giao nhận

1 Khối lượng hàng giao nhận

Bảng 1 – Mức tăng trưởng khối lượng hàng qua các năm

(Nguồn: Phòng khai thác ALPHA EXPRESS)

Theo như bảng thống kê mức tăng trưởng khối lượng hàng qua các năm ta có thể thấy mức tăng trưởng khối lượng hàng cũng như số lượng các lô hàng đã được thực hiện qua các năm, năm 2007 khối lượng hàng và số lô hàng đều tăng ở mức đỉnh điểm Nhưng cũng từ cuối năm 2007 đầu năm 2008 do biến động của thị trường hàng hoá, nhu cầu chuyên chở băng đường hàng không của khách hàng nên lượng hàng đã giảm sút mạnh, lượng hàng của ALPHA EXPRESS lúc này chỉ ngang bằng so với năm 2006 Năm 2009 và năm 2010 có tăng trưởng tuy nhiên mức tăng không nhiều Điều này cũng phản ánh thị trường giao nhận vận tải bằng đường hàng không đã không còn nhộn nhịp như những năm trước, mặt khác, cũng có thể khách hàng cũng đã lựa chọn cho mình một loại hình vận chuyển chi phí thấp hơn.

2 Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận

Bảng 2 – Kết quả tăng trưởng doanh thu của các năm

ĐVT : VNĐ

thu 8.520.880.000 10.363.750.000 9.391.220.000 10.328.000.000 11.835.000.000

(Nguồn: Phòng Kế toán tài vụ năm 2006,2007,2008,2009,2010)

Mức tăng trưởng doanh thu của Công ty tỷ lệ thuận với mức tăng trưởng khối lượng hàng hoá và dịch vụ mà Công ty đã đạt được qua các năm Nhìn vào bảng trên có thể thấy được mức tăng trưởng doanh thu đều đặn, điều này cho thấy bước

đi đúng đắn của ban lãnh đạo công ty khi đưa ra quyết định thành lập chi nhánh công ty tại Hà Nội nhằm khai thác dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường hàng không Cùng với những lỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên doanh thu của công ty đã đạt đỉnh điểm 11.835.000.000 VNĐ vào cuối năm 2010 đầu năm 2011.

Năm 2008 do biến động của thị trường, khủng hoảng nền kinh tế do lạm phát tăng cao, cũng như sự cạnh tranh mạnh mẽ của không những công ty trong nước mà các các hãng nước ngoài hoạt động trong cùng lĩnh vực, xuất hiện ngày một nhiều các công ty đăng ký thành lập nên doanh thu của công ty đã có giảm sút Nhận thức được điều đó Ban giám đốc công ty đã có những điều chỉnh hợp lý nhằm khôi phục lại hoạt động của mình và doanh thu đạt 10.328.000.000 VNĐ năm 2009 đầu năm 2010 đã phản ánh điều đó.

ALPHA EXPRESS hiện là đại lý có hợp đồng ký kết vận chuyển hàng hoá bằng đường hàng không tại Việt Nam của rất nhiều hãng hàng không Do chính sách ưu tiên về giá, tuyến đường và các chính sách đãi ngộ khác vì thế ALPHA EXPRESS luôn phải lập ra cho mình kế hoạch phân tải trên các hãng hàng không qua các năm Để giữ vững vị thế của mình ALPHA EXPRESS không ngừng khai thác hàng hoá từ hàng chỉ định đến hàng tự khai thác để cung cấp đủ lượng hàng trên các tuyến chính của các hãng hàng không, nhằm thiết lập mối quan hệ ngày càng gắn bó trên cơ sở hai bên cùng có lợi trong bối cảnh thị trường giao nhận vận tải ngày một chịu nhiều sự cạnh tranh như ngày nay.

3 Chủng loại hàng hóa giao nhận

Không phải bất kỳ hàng hoá nào cũng được phép chuyên chở bằng đường hàng không Hàng hoá khi chuyên chở bằng đường hàng không bắt buộc phải tuân thủ theo các qui định về vận tải hàng không của các nước, nơi hàng đi và đến cũng như các quy định, quy ước chung của các tổ chức, hiệp hội hàng không quốc tế như IATA, FIATA, ICAO Nhưng nhìn chung hàng hoá giao nhận vận tải bằng đường hàng không có những đặc điểm sau:

- Thường là hàng có giá trị cao, hàng hoá thông thường;

- Yêu cầu thời gian chuyển hàng nhanh;

- Cần độ an toàn cao trong quá trình vận chuyển; - Hàng không cồng kềnh, dễ xếp dỡ;

- Hàng được đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn vận chuyển bằng đường hàng không;

- Hàng phải được dán nhãn mác đầy đủ, rõ ràng, phù hợp; - Hàng có đính kèm chứng từ hợp lệ (nếu có yêu cầu).

Sản phẩm của ALPHA EXPRESS bao gồm chuyển phát nhanh tài liệu, bưu phẩm, bưu kiện hàng hóa quốc tế với các gói dịch vụ:

+ Door to Door (nhận tận tay người gửi và phát tận tay người nhận) + Door to Air port (nhận tận tay người gửi và vận chuyển đến Sân bay) + Air port to Air port (vận chuyển đơn thuần)

4 Chính sách giá cả và các hoạt động Marketing4.1 Cơ sở tính cước

Cước phí hàng không được tính trên cơ sở trọng lượng, nếu là hàng nặng Còn nếu là hàng nhẹ, hàng công kềnh thì tính theo thể tích Nhưng nếu là hàng quý hiếm thì trọng lượng hay cơ sở tính cước là giá trị của hàng hoá đó Giá cước phụ thuộc vào: tính thường xuyên của việc vận chuyển, sự cạnh tranh giữa các hãng hàng không, loại hàng và khối lượng hàng hoá vận chuyển, giá trị hàng hoá, các yêu cầu về phương tiện xếp dỡ.

Công thức tính cước của ALPHA EXPRESS:

- Cước hàng không được tính trên trọng lượng tính cước thực tế, giá cước và phụ phí hàng không được áp dụng tuỳ theo từng hãng hàng không qui định.

Trọng lượng tính cước (Chargeable weight)

Dài(cm) x rộng(cm) x cao(cm) 6000

Thực tế ở Việt Nam đơn vị tính được thể hiện bằng centimeter (cm) và trọng lượng được tính bằng kilogram (kg).

Hay có thể quy đổi 1 m3 = 167 kg

Nếu đơn vị tính cước là inch thì quy đổi 1 inch = 1,54 kgs =

Việc tính cước dựa vào số cân thực tế tại hải quan cửa khẩu xuất hàng hoặc người ta có thể dựa vào thể tích và qui đổi ra số cân tính cước Nếu số cân thực tế của lô hàng cao hơn số cân qui đổi từ thể thích thì sẽ áp dụng tính cước theo số cân Mỗi 500 Grs tiếp theo1.6004.0005.0007.0007.5008.0008.500

Các loại hàng hóa đặc biệt đi theo đường hàng không Cộng Cước- Các Loại máy ảnh, video camera - Cộng thêm10% cước phí - Máy Laptop, NetBooks, Case Máy Tính, Thiết Bị cá nhân PDAs

- Các loại máy điện tử, linh kiện điện tử, USB- Điện thoại di động, sim điện thoại

- Đồng hồ điện tử, đồng hồ cơ

theo.- Các loại vacxin, đồ ăn tươi sống…

*Ghi chú:

- Bảng giá chưa bao gồm 17% PP xăng dầu và 10% VAT

- Đối với tuyến huyện xã ngoài cước chính cộng thêm 20% phụ phí (vùng sâu, vùng xa),miễn phụ phí xăng dầu cho khu vực nội thành Hà Nội

- Đối với hàng hóa nhẹ mang tính chất cồng kềnh, cách quy đổi khối hàng nhanh được tínhtheo công thức sau: chiều dài (cm) x chiều rộng (cm) x chiều cao (cm) / 6000

Bảng 4: Giá chuyển phát nhanh phát trong ngày (hỏa tốc)

4.3 Các loại chi phí khác

Bên cạnh cước hàng không (bao gồm: giá cước và các phụ phí như: phí không vận đơn AWB, phí xăng dầu, phí chiến tranh, phí soi an ninh) người gửi hàng hoặc người nhận hàng có thể phải trả cho Alpha Express một số các chi phí phát sinh do người giao nhận cung cấp một số các dịch vụ tương ứng trên cơ sở yêu cầu của người gửi hàng hoặc người nhận hàng Cụ thể như sau:

Tối thiểu là 65.500VNĐ hoặc 1.300VNĐ/kg.

- Chi phí làm hồ sơ, giấy tờ, khai báo hải quan Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ: 20.000VNĐ

Phí làm thủ tục Hải quan: tối thiểu 43.500VNĐ hoặc 800 VNĐ/kg - Chi phí lưu kho bãi

Hai ngày đầu tiên: 215VNĐ/kg Hai ngày tiếp theo: 4.350VNĐ/kg Những ngày kế tiếp: 5.400VNĐ/kg - Phí cân, đo hàng hoá tại sân bay

- Phí sân bay;

+ Đối với hàng nhập khẩu: tối thiểu 64.500VNĐ/lô hàng hoặc 1.100VNĐ/kg (sau 12 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), 1.300VNĐ/kg (sau 9 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), 1.500VNĐ/kg (sau 6 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến), USD 2.150VNĐ/kg (sau 3 tiếng tính từ thời điểm máy bay đến).

+ Đối với hàng xuất khẩu: tối thiểu là 6.500VNĐ/lô hàng hoặc 1.100VNĐ/kg.

- Phí làm hàng tại sân bay:

Tối thiểu là 32.200VNĐ/lô hàng hoặc USD 1.100VNĐ/kg - Phí xếp dỡ hàng hoá.

Kiện hàng dưới 100kg: tối thiểu là 32.200VNĐ/ lô hàng hoặc 6.500VNĐ/kiện hàng.

Kiện hàng trên 100kg: tuỳ theo kích thước và trọng lượng thực tế mà chủ hàng có thể thoả thuận với người thực hiện công việc xếp dỡ.

II Quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không ở Công ty TNHH Vận tải và giao nhận nhanh ALPHA Việt Nam tại Hà Nội.

1 Hàng Xuất khẩu

1.1 Các bước tiến hành nghiệp vụ hàng xuất

Khi nhận được thông tin về hàng chỉ định của Đại lý nước ngoài, nhân viên

ALPHA EXPRESS liên hệ trực tiệp với nhà xuất khẩu (shipper), nhà cung ứng (supplier/vendor) để biết rõ chi tiết về hàng hoá, chuẩn bị cho việc vận chuyển, chẳng hạn như: khi nào hàng hoá chuẩn bị xong có thể xuất được, khối lượng cụ thể, kích cỡ và yêu cầu người gửi hàng gửi cho người giao nhận chỉ thị làm hàng (shipping instruction) Cũng có thể người gửi hàng hoặc đại diện người gửi hàng chủ động liên hệ với ALPHA EXPRESS theo sự chỉ định trong hợp đồng mua bán hay trong tín dụng thư (L/C), lúc này ALPHA EXPRESS sẽ kiểm tra lại với đại lý của mình để xác nhận việc chuyên chở.

Các nhân viên thị trường hoặc dịch vụ khách hàng bộ phận xuất cung cấp cho người gửi hàng những thông tin cần thiết như: lịch trình bay, (flight schedule), hãng hàng không sử dụng, Chi tiết này có thể do nhà nhập khẩu nước ngoài thoả thuận trước trong hợp đồng hoặc nhà nhập khẩu chọn Hoặc do nhân viên thị trường giới thiệu tư vấn cho họ Đây là công việc quan trọng đầu tiên khi quyết định xuất một lô hàng vì với tư cách người gom hàng và người giao nhận cho nhà xuất khẩu, ta phải chọn sao cho vừa hợp lý vừa giảm được cước phí vận chuyển, vừa rút ngắn thời

gian vận chuyển mà vẫn đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt, đồng thời có lợi nhuận Các phương án có thể chọn là:

- Tuyến đường đi thẳng (Direct flight - non stop)

- Tuyến đường qua một trung tâm chuyển tải (transit hub) của Đại lý giao nhận nước ngoài để tiếp tục vận chuyển theo phương thức gom hàng, hay hàng cần chuyển đến một nơi mà ta chưa có chuyến bay một nước cần phải qua một trạm trung chuyển.

- Tuyến đường theo chuyến bay nối tiếp (connecting flight) của cùng một hãng hàng không (thường là để tiếp nhiên liệu).

Căn cứ vào kết quả của việc lựa chọn tuyến đường, nhân viên thị trường phải tính toán đưa ra bản giá chào cho từng loại hàng với khối lượng cụ thể ở các mức cước cụ thể.

Khi khách hàng thông báo đã làm hàng xong sẵn sàng cho việc vận chuyển, nhân viên thị trường có nhiệm vụ liên hệ với hãng hàng không đã được chọn để đặt chỗ trước (Booking space) theo ngày giờ quy định để xuất hàng Đồng thời, yêu cầu người gửi hàng cung cấp thư chỉ dẫn (Letter of instruction), giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) nếu có yêu cầu, hoá đơn thương mại (Commercial invoice), danh mục đóng gói (Packing list), giấy phép XNK của Bộ thương mại, tất cả các chi tiết có liên quan đến lô hàng để có thể hoàn thành thủ tục khai báo và phát hành vận đơn Sau đó nhân viên thị trường hoặc nhân viên phải chăm sóc khách hàng để chuyển toàn bộ những thông tin làm hàng cho bộ phận hiện trường để lên kế hoạch, chuẩn bị làm hàng hợp lý phù hợp với tính chất đặc điểm của lô hàng.

Theo thời gian quy định người gửi hàng đưa hàng ra sân bay hoặc tổ giao nhận cử nhân viên đến tận nơi để lấy hàng rồi đem tập kết ở sân bay Tại đó, bộ phận hiện trường sẽ thực hiện việc tiếp nhận hàng để chở (Acceptance for carriage), tổ chức bốc xếp, cân hàng dán nhãn, kiểm hải quan, kiểm văn hoá hoặc kiểm dịch động thực vật, nếu có Cũng có khi đem hàng về kho đóng gói lại nếu cần thiết hoặc cho thêm đá khô vào hàng đông lạnh tuỳ theo tính chất lô hàng hay dịch vụ

chọn gói đã chào cho khách mà bộ phận hiện trường có những bước thực hiện cụ thể.

Trong thao tác này, nhiệm vụ của hiện trường rất quan trọng, đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn nhất định về làm hàng hàng không (Handling facilities) chỉ một sơ xuất nhỏ tại hiện trường có thể gây ra những hậu quả như: mất mát, thất lạc hàng hoá, chậm giao hàng cụ thể như:

Đối với hàng đặc biệt như đồng đen, vàng, tín phiếu, hài cốt phải dán nhãn hiệu đặc biệt, chú ý nơi đặt hàng.

Đối với hàng dễ hư hỏng, như hàng tươi sống (Perishable goods), hàng rau quả, hàng đông lạnh, phải có kỹ thuật và phương tiện chuyên dùng.

Đối với hàng nguy hiểm (Dangerous goods) như hoá chất, súng đạn, chất nổ phải có giấy chứng nhận được phép làm hàng nguy hiểm do IATA cung cấp.

Đối với hàng dễ vỡ phải chèn lót cẩn thận.

Đối với hàng động vật sống phải được nhốt trong chuồng thích hợp, chú ý việc đảm bảo điều kiện sống trong suốt quá trình vận chuyển

Ngoài ra, nhân viên làm công tác hiện trường còn phải nắm vững các mã sân bay, thành phố để việc chuyển tải được chính xác.

Cũng cần phải chú ý đến việc xác định khối lượng hàng Trong nhiều trường hợp, đối với những lô hàng bình thường thì khối lượng thực tế cả bì (gross weight) cũng là khối lượng tính cước (chargeble weight) Tuy nhiên với những loại hàng nhẹ cồng kềnh chiếm thể tích lớn thì phải tính giá cước theo khối lượng (volume).

Bộ phận hiện trường thu xếp với cán bộ cân hàng của hãng hàng không để xác định trọng lượng của lô hàng Khi hoàn tất việc cân hàng cán bộ cân hàng sẽ điền khối lượng thực tế của lô vào tờ phiếu cân hàng và ký xác nhận.

Sau khi hàng đã được khai báo Hải quan (do người gửi hàng tự khai báo hay họ cũng có thể uỷ thác cho đại lý giao nhận làm thủ tục này), hoàn thành kiểm hoá và có xác nhận của Hải quan trên tờ khai hải quan thì bộ phận hiện trường cầm tờ khai này đến cửa khẩu sân bay Nội bài khâu xuất để thanh lý tờ khai, đóng dấu thực xuất lên tờ khai và tờ cân hàng.