Chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện tại chi nhánh (CN) công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội

Luận văn báo cáo: Chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện tại chi nhánh (CN) công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU………1

PHẦN NỘI DUNG………5

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYÊN NGHIỆP HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO……… 5

1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN……… 5

1.1.1 Khái niệm hội họp……… 5

1.1.2 Khái niệm sự kiện……….5

1.1.3 Khái niệm về tổ chức sự kiện……… 6

1.1.4 Các yếu tố cần thiết cho một cuộc họp……….7

1.1.4.1 Chủ đề, mục đích cuộc họp……… 7

1.1.4.2 Người tham gia………8

1.1.4.3 Địa điểm……….10

1.1.4.4 Sắp xếp chỗ ngồi và chỉ dẫn tới hội thảo……… 10

1.1.4.5 Điều kiện cơ bản cho cuộc họp, sự kiện………11

1.1.4.6 Các trang thiết bị hỗ trợ……….13

1.1.4.7 Phục vụ lưu trú và ăn uống………13

1.1.4.8 Ngân sách dành cho cuộc họp………14

1.2 Các bước xây dựng một cuộc họp………14

1.2.1 Xác định loại hình một cuộc họp……… 15

1.2.2 Xác định mục tiêu cuộc họp và tổ chức nhân sự……….15

1.2.3 Lập ngân sách cho cuộc họp hay sự kiện……… 18

1.2.4 Lập kế hoạch cho cuộc họp hay sự kiện……….20

1.2.5 Xây dựng chương trình nghị sự……… 26

1.2.6 Xác định, lựa chọn địa điểm và vị trí cho cuộc họp………28

1.2.7 Lập kế hoạch lưu trú và ăn uống……….31

1.2.8 Tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyêch trương và tiến hành bán

chỗ tham dự cuộc họp……… 34

1.3 Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo………35

1.3.1 Góc độ con người……….35

1.3.2 Góc độ tổ chức……….38

1.3.3 Trang thiết bị tiện nghi……….39

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST TẠI HÀ NỘI……….40

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CN CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN CHUYỂN SAIGONTOURIST TẠI HÀ NỘI……… 40

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……… 40

2.1.1.1 Địa vị pháp lý của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……… 41

2.1.1.2 Chức năng kinh doanh……….42

2.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức lao động cùng nhiệm vụ của các bộ phận tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……… 42

2.1.2.1 Phòng vé………44

2.1.2.2 Phòng kinh doanh (thị trường)……… 44

2.1.2.3 Phòng điều hành………46

2.1.2.4 Phòng kế toán………47

2.1.3 Đặc điểm nguồn khách của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội………48

2.2 TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI

NGHỊ, HỘI THẢO TẠI VIỆT NAM………50

2.3 KHẢO SÁT - ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN……… 52

2.3.1 Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội………52

2.3.1.1 Tiếp nhận thông tin từ khách hàng……… 52

2.3.1.2 Dựa vào thông tin từ khách hàng cung cấp tiến hành chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra……… 53

2.3.1.3 Các khâu quản lý, chuẩn bị trước khi diễn ra hội nghị……….54

2.3.1.4 Điều phối các hoạt động của hội nghị……… 54

2.3.1.5 Kết thúc hội nghị……… 55

2.3.2 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CN……… 56

2.3.2.1 Đánh giá quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội……… 56

2.3.2.2 Đánh giá thực trạng công tác tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo tại CN……….59

2.3.2.3 Đánh giá thực trạng nguồn nhân lực của CN……… 60

2.3.2.4 Đánh giá cơ sở vật chất, trang thiết bị của CN………63

2.3.2.5 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của CN qua mức độ hài lòng của khách hàng……… 66

2.3.2.6 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của CN qua dịch vụ của nhà cung cấp……… 67

2.3.2.7 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo

của CN thông qua kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận Mice…….67

CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CHUYÊN NGHIỆP HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CHI NHÁNH……… 70

3.1 Cơ sở đề xuất ………70

3.1.1 Dự báo phát triển của thị trường tổ chức hội nghị, hội thải tại Việt Nam……… 70

3.1.2 Phương hướng kinh doanh của CN……….71

3.2 Những giải pháp đối với CN……… 71

3.2.1 Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường……….71

3.2.2 Nâng cao, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho nhân viên phục vụ hội nghị, hội thảo……… 72

3.2.3 Tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp……… 73

3.2.4 Xác sịnh các tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ………74

3.2.5 Xây dựng hệ thống kiểm tra thường xuyên……….74

3.2.6 Xây dựng lại quy trình tổ chức sao cho phù hợp với CN và yêu cầu phù hợp về công việc……….74

KẾT LUẬN……….79

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Du lịch vẫn thường được coi là ngành “công nghiệp không khói” Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển, khoa học công nghệ đạtđược những tiến bộ vượt bậc, đời sống con người ngày càng được nâng caothì nhu cầu vui chơi giải trí, nhu cầu đi du lịch cũng tăng lên không ngừng

Vì vậy ngành du lịch ngày càng giữ một vị trí quan trọng trong nền kinh tế

Ngày nay, khi nền kinh tế thị trường có những bước tiến đáng kể, bêncạnh nhu cầu thiết yếu của con người như ăn, ở, mặc thì nhu cầu du lịchcũng tăng lên không ngừng Đặc biệt, hiện nay đang là xu thế mở cửa vềkinh tế, chính trị trong nước, trong khu vực và trên toàn thế giới Sự giaolưu, gặp gỡ giữa các nước, các dân tộc diễn ra ngày một nhiều hơn, đa dạnghơn Ngành du lịch cũng theo đó đóng vai trò quan trọng trong việc xuấtkhẩu vô hình và xuất khẩu tại chỗ Nhờ đó mà hoạt động kinh doanh du lịchnước ta cũng phát triển ngày càng mạnh mẽ và thực sự sôi động trên phạm

vi rộng lớn với nhiều loại hình khác nhau như kinh doanh ăn uống, kinhdoanh phòng ngủ, hướng dẫn tham quan du lịch, hay tổ chức sự kiện, hộinghị, hội thảo – một loại hình kinh doanh mới ở Việt Nam chúng ta

Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra thường xuyên hàng ngày trong đờisống kinh tế xã hội trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơngiản đến phức tạp ( các buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân chương tớinhững sự kiện lớn tầm cỡ quốc gia và quốc tế như Sea Games, Olympics,

…) Cùng với tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hoạt động tổ chức sựkiện đã không ngừng phát triển với sự phân công lao động xã hội ngày một

sâu sắc và cạnh tranh cũng trở lên gay gắt Hoạt động tổ chức sự kiện đang

là mối quan tâm của xã hội

Ở nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện được hình thành từ ngàyđổi mới và ngày càng sôi động, nhất là mấy năm gần đây Hiện nay và trongnhững năm tới hoạt động tổ chức sự kiện càng mở rộng và trở thành nếpsống văn hóa không thể thiếu trong nhân dân ta Tuy nhiên để tổ chức sựkiện đạt được mục tiêu cần thiết với nguồn lực cho phép thì không hề đơngiản Kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện cũng rất khó khăn, phức tạp và gặpnhiều rủi ro Hơn nữa cũng như các ngành kinh tế khác trong nền kinh tếquốc dân, ngành du lịch nói chung và hoạt động tổ chức sự kiện nói riêngcũng phải hoạt động theo cơ chế thị trường

Vì vậy để tiếp cận với thị trường và đững vững trong cạnh tranh, mỗimột doanh nghiệp kinh doanh du lịch đều phải tìm ra cho mình một conđường riêng phù hợp với cơ chế thị trường và nhằm tăng thêm lợi nhuận chobản thân mỗi doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu đó, mỗi doanh nghiệpphải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, không ngừng cảithiện để đạt được sự chuyên nghiệp trong việc tổ chức các sự kiện Việcnghiên cứu những nguyên lý và rèn kỹ năng về tổ chức sự kiện để vận dụng

tổ chức thành công một sự kiện như mong muốn đang là vấn đề bức xúcđược đặt ra đối với những người quan tâm trong những năm gần đây

Chính vì tính cấp thiết mang tính thời sự của vấn đề này mà em nhận

thấy rằng đề tài “Chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức sự kiện tại chi

nhánh (CN) công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội” là

một đề tài rất cần thiết cho công tác nghiên cứu nhằm tạo ra một sản phẩmthỏa mãn nhu cầu của khách hàng

2 Mục đích, phạm vi nghiên cứu đề tài.

* Mục đích của đề tài:

Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN, đónggóp cho sự phát triển công tác tổ chức sự kiện tại CN.

* Phạm vi nghiên cứu của đề tài:

Đề tài được giới hạn trong phạm vi nghiên cứu là hoạt động tổ chức

sự kiện, hội nghị, hội thảo của CN tại thị trường Hà Nội và một số tỉnh lâncận như Hải Dương, Hải Phòng…

3 Đối tượng, phương pháp nghiên cứu.

* Đối tượng nghiên cứu:

Hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phầnvận chuyển Saigontourist tại Hà Nội

* Phương pháp nghiên cứu:

Sử dụng các phương pháp tổng hợp so sánh và phân tích thống kê,phương pháp thu thập thông tin, phương pháp khảo sát thực địa

4 Kết cấu của đề tài:

Gồm 3 phần: Mở đầu – Nội dung – Kết luận

Trong đó phần nội dung được trình bày trong 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về chuyên nghiệp hóa công tác tổ chức

sự kiện, hội nghị, hội thảo

- Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức sự kiện, hội nghị, hộithảo tại CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm chuyên nghiệp hóa công tác

tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo tại CN công ty cổ phần vận chuyểnSaigontourist tại Hà Nội

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUYÊN NGHIỆP HÓA CÔNG TÁC TỔ

CHỨC SỰ KIỆN, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO.

1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN.

1.1.1 Khái niệm hội họp.

* Khái niệm hội họp thông thường

Theo cách định nghĩa này thì hội họp là cuộc họp đã được lên kếhoạch và có trao đổi thông tin qua lại giữa hai hay nhiều người vì một mụcđích chung

Như vậy theo khái niệm này thì đây là buổi họp giữa người với người( hai hay nhiều hơn), có tính kế hoạch, có nội dung cụ thể và phải đạt đượcmục tiêu nào đó

* Khái niệm hội họp có tính chuyên nghiệp

Hội họp có tính chuyên nghiệp là cuộc họp mang tính trí tuệ và cả tìnhcảm trong đó giữa hai hay nhiều người theo một cách thức đã được chuẩn bịnhằm đạt được mục đích chung của những người tham gia

Ở đây khái niệm nhấn mạnh đến mục đích chung đó là:

- Người tham gia học được những gì qua cuộc họp

- Người tham gia có thể ảnh hưởng, truyền đạt tới lẫn nhau

- Người tham gia cảm thấy thoải mái

- Các vấn đề được giải quyết thông qua cuộc họp

1.1.2 Khái niệm sự kiện.

Sự kiện được đĩnh nghĩa là bất cứ điều gì xảy ra, khác biệt với cáihiện hữu, hay nói cách khác đó là một sự việc diễn ra với tầm quan trọng đặcbiệt hơn hội họp, diễn ra không thường xuyên.

1.1.3 Khái niệm về tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt độnglao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị,công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việcchuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian vàkhông gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thôngđiệp truyền thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu

Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho đối tượng nhận nhữnggiá trị miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sởhữu đều thuộc tổ chức sự kiện

Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hoạtđộng Qúa trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tớicác hoạt động sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra cáchoạt động trên

Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịchbản , kế hoạch đã được chuẩn bị từ trước Có những hoạt động trong quátrình sẽ sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hànghóa cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế,… Những hoạt động khác nhằmtạo ra dịch vụ như thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh,ánh sáng, vận chuyển, khách sạn… tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạtđộng sự kiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện Tuy nhiên, theo thứ tự thời gian

và công việc ta có nhận xét khái quát như sau: thời gian chuẩn bị, đó là thời

gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thựchiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện; thời gian sau sự kiện

là thời gian dành cho các công việc tiếp theo sau sự kiện Tương tụ, côngviệc sự kiện bao gồm: công việc chuẩn bị; công việc trong sự kiện và côngviệc sau sự kiện

- Không gian thực hiện sự kiện là một mục tiêu quan trọng mà tổchức sự kiện hướng tới Không gian này phải đảm bảo đủ các điều kiện đểcác thành viên tham gia hoạt động sự kiện thành công Không gian thực hiện

sự kiện thường có sân khấu và phòng tổ chức sự kiện, sân khấu ngoài trời

- Chủ sở hữu sự kiện là người có nhu cầu tổ chức sự kiện Chủ sởhữu sự kiện có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoànthể Chủ sở hữu sự kiện có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhậntin, đó là những thành viên chủ sở hữu quan tâm để truyền những tin quathông điệp trong sự kiện với mục tiêu ngắn hạn trước mắt hoặc dài hạn Chủ

sở hữu là người đầu tư cho hoạt động sự kiện Trong khi đó, Nhà tổ chức sựkiện là những thành viên tổ chức hoạt động sự kiện chuyên nghiệp

- Đối tượng tham dự sự kiện là các khách mời theo yêu cầu củachủ sự kiện Đó chính là đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sựkiện Tùy theo yêu cầu của chủ sự kiện mà đối tượng tham dự là khác nhau

được mục tiêu gì? Nói cách khác, Nhà tổ chức cuộc họp hay sự kiện cần làm

rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó Mụctiêu của cuộc họp, sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt độngcuộc họp hay sự kiện

Cuộc họp thường có các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn và mục tiêu cụthể

Nắm rõ các mục tiêu giúp nhà tổ chức có thể bố trí nhân sự tốt chotừng công đoạn

Người tham gia cuộc họp, sự kiện là những người sẽ tham gia trao đổi

và cùng có mục đích chung

Người tham gia cuộc họp, sự kiện bao gồm:

- Nhân viên phục vụ (người cung cấp dịch vụ), những người locông tác hậu cần Nhà tổ chức cuộc họp, sự kiện phải nắm được số lượngnhân viên phục vụ để quản lý và giám sát đồng thời sẽ dễ dàng trong việcliên đới trách nhiệm

- Các đại biểu: đó là các khách Vips ( những người đặc biệt quantrọng) và những người tham gia khác

Để cuộc họp hay sự kiện tổ chức được thành công chúng ta phải nắm

rõ số lượng các khách Vips và những người tham gia, đây là vấn đề quan trọng giúp Nhà tổ chức trong việc phục vụ, đặt ăn, đặt chỗ ngồi, phòngkhách sạn, đồng thời cũng dễ quản lý, giám sát Hơn nữa việc nhận rõ cáckhách Vips giúp chúng ta có cách phục vụ tốt hơn, đặc biệt là biết cách giớithiệu hay quảng bá hình ảnh công ty

Vì mỗi một người tham dự có các đặc tính nhu cầu, các sở thích khácnhau, những sở thích này bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố cả chủ quan vàkhách quan Vì vậy để phục vụ khách Vips và những người tham dự tốt Nhà

tổ chức cần tìm hiểu, thu thập thông tin về người tham gia đầy đủ, nhữngthông tin đó bao gồm:

- Độ tuổi: mỗi người ở một độ tuổi khác nhau có mức độ thamgia vui chơi, giải trí khác nhau, có những sở thích, nhu cầu khác nhau vềkhẩu vị ăn uống, chỗ ở…

- Đồ ăn uống: ảnh hưởng đến khẩu vị quen thuộc của người thamdự

- Sở thích chung khác như: âm nhạc, giải trí, chính trị, tôn giáo,văn hóa,… các sở thích này ảnh hưởng đến việc tổ chức các hoạt động giảilao, vui chơi, giải trí hay cả khẩu vị ăn của những người tham dự ví dụ nhưkhi tổ chức các hội thảo quốc tế, sẽ có không ít người theo đạo Hồi, đạoHinđu tham dự vì vậy họ sẽ không ăn thịt lợn hay thịt bò, mà các món ănViệt Nam chúng ta chế biến thì nguyên liệu chủ yếu là thịt lợn, vì vậy vấn đềnày phải được các nhà tổ chức hội thảo, sự kiện chú ý

- Nguồn gốc địa lý: Nhà tổ chức cần phải chú ý xem nhữngngười tham dự trong cuộc họp hay sự kiện đến từ đâu vì mỗi một người đến

từ những vùng miền khác nhau khẩu vị ăn uống rất khác nhau như nhữngngười đến từ miền Trung thì hay ăn cay còn miền Nam thì đồ ăn thường hay

có vị ngọt, trong khi người miền Bắc lại không sử dụng những gia vị đó mộtcách phổ biến

- Một cách thu thập thông tin chính xác hơn đó là tham khảo ởcác cuộc họp đã tổ chức trước đó, việc tham khảo này sẽ cho Nhà tổ chứcnhững thông tin chính xác hơn, thực tế hơn là khi tìm hiểu qua các kênhthông tin trên Một số thông tin có được như là: nhu cầu vui chơi, giải trí,khẩu vị ăn uống,…

1.1.4.3 Địa điểm

Địa điểm là nơi diễn ra cuộc họp

Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, có thể giúp cuộc họp hay sự kiệnthành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện Do vậy khi lựa chọn địa điểm,Nhà tổ chức cần chú ý địa điểm phải phù hợp với nội dung cuộc họp về : vịtrí giao thông, cách trang trí, sắp xếp chỗ ngồi, các trang thiết bị hỗ trợ,…

1.1.4.4 Sắp xếp chỗ ngồi và chỉ dẫn tới hội thảo

* Sắp xếp chỗ ngồi cho hội thảo, sự kiện:

Nhà tổ chức phải sắp xếp chỗ ngồi cho khách tham dự sao cho phùhợp, mang tính khoa học và nghệ thuật

Có rất nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trong hội nghị, hội thảo, sau đây làmột số cách sắp xếp phổ biến cho các sự kiện, hội thảo và hội nghị được ápdụng trong không gian kín như: sắp xếp theo kiểu lớp học, kiểu hình chữ U,chữ T hay kiểu rạp hát, kiểu chữ E, kiểu chữ nhật/ vuông,… Ứng với mỗikiểu sắp xếp này thì các vị trí quan trọng cũng được bố trí hợp lý Thậm chívới những cuộc hội thảo quốc tế mang tính quan trọng phải có bảng tên cácthành viên tham dự của các nước Nhà tổ chức sẽ phác thảo sơ đồ lắp đặt,

bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo này với các nhà cung cấp dịch vụ.Điều đó giúp nhà tổ chức xem xét công việc rõ ràng hơn, có những quyếtđịnh chính xác hơn

* Hệ thống bảng biểu chỉ dẫn đến hội thảo:

Hệ thống bảng biểu chỉ dẫn đến hội thảo, sự kiện được thiết kế phùhợp và tiện lợi nhất để bất cứ ai cũng có thể dễ dàng tìm kiếm được địa điểmcuộc họp cũng như chỗ ngồi phù hợp của mình trong cuộc họp, có như vậykhách sẽ chủ động đến với các hoạt động của sự kiện Đặc biệt đối với cáccuộc họp hay sự kiện được tổ chức tại các khách sạn, sẽ có rất nhiều đườngđến phòng họp như cầu thang bộ, thang máy hay cầu thang nơi thoát hiểm,nếu không được chỉ dẫn rõ ràng sẽ dẫn đến việc đi sai đường hoặc đi vàođường không được chuẩn bị từ trước Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi (phòng

họp, hội trường…) sự kiện hay cuộc họp diễn ra, theo thời gian, có sơ đồ rõràng và thường được đặt ở những vị trí thuận lợi mà mọi khách đều có thểđọc được.

Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian sự kiện ,vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự kiện Chẳng hạn một cuộc hộichợ triển lãm sẽ cần nhiều bảng chỉ dẫn Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từngkhu vực lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn Bảng chỉ dẫn

có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy theo điều kiện từng nơisong chúng đều được nằm trong maket của Nhà tổ chức

Đó là những điều kiện hết sức cần thiết để mang lại một không gianthoải mái cho cuộc họp diễn ra tốt đẹp, đó là những điều kiện về:

- Nguồn điện: Nhà tổ chức cần xác định trước nhu cầu về sửdụng điện của cuộc họp hay sự kiện Những gì cần phải cắm điện và ổ cắmđược bố trí ở vị trí cụ thể nào ? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện Ở

đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát không? Tại địa điểm tổ chức

đã có thợ điện chưa và có cần thuê một thợ điện không? Cần chú ý điện áp ởnơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào Chúng ta cầnxem xét trước và kiểm tra tỉ mỉ những vấn đề liên quan đến nguồn điện

- Nước sinh hoạt: Bất kỳ cuộc họp, sự kiện nào cũng không thểthiếu nước sinh hoạt từ chai nước nhỏ cho các vị đại biểu, đến nước uốngcho những người tham gia cuộc họp hay sự kiện Và đặc biệt chú ý cần cóngười thay nước trên bàn các đại biểu sau mỗi lần giải lao giữa giờ và nghỉ

ăn trưa

- Khu vệ sinh: đây được xem là vấn đề quan trọng của bất kỳcuộc hội thảo hay sự kiện nào, khu vệ sinh cần có chỉ dẫn rõ ràng để bất cứngười tham dự nào cũng có thể tìm thấy, những bảng chỉ dẫn đến các phòng

vệ sinh nam và nữ phải thật rõ ràng và dễ tìm tránh gây sự nhầm lẫn chokhách tham dự.

- Âm thanh: Hầu như tất cả các cuộc họp, sự kiện đều cần có âmthanh, âm thanh cũng là phương tiện truyền thông tin, là vật mã hóa thôngtin Cần sử dụng âm thanh thích hợp đối với cuộc họp, sự kiện Âm thanh làmột trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạobầu không khí cho sự kiện Các Nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian chocác thiết bị và hoạt động âm thanh Có thể là không gian phía trước và bêncạnh màn chiếu Cần bố trí vị trí thích hợp cho công ty phụ trách âm thanh

Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quayhình trực tiếp Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của

họ ở vị trí phía trên hay phía trước sân khấu Ánh sáng: Cùng với âm thanh,ánh sáng trở lên rất quan trọng đối với sự kiện Nó là công cụ tích cực và tácđộng có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phùhợp với các hoạt động sự kiện khác nhau Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệthống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học côngnghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật Hệ thống ánh sáng được chia làm 3loại sau:

+ Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng,ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động Để tạo được ánhsáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đènlaser, đèn tròn quay và đèn màu,

+ Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợpbảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn

ra sự kiện

+ Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sựkiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt củakhách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời hian diễn ra sự kiện.

1.1.4.6 Các trang thiết bị hỗ trợ

Đó là các thiết bị nghe nhìn, các tài liệu trình bày trong hội thảo Đây

là những điều kiện phụ trợ khác cũng hết sức cần thiết, giúp các diễn giảcảm thấy hứng khởi trong trình bày và truyền đạt các ý tưởng của mình cũngnhư nắm bắt được ý tưởng của người khác một cách chính xác nhất Nhà tổchức cần chuẩn bị tốt những điều kiện này, nó tuy là vấn đề nhỏ nhưng lạiđóng góp đáng kể đến thành công của cuộc họp hay sự kiện

1.1.4.7 Phục vụ lưu trú và ăn uống

Hoạt động này thường diễn ra với những cuộc họp dài ngày, ngườitham dự từ xa tới Yếu tố ăn uống này trong chương trình hoạt động sựkiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện và bữa

ăn hàng ngày của khách tham dự Nhà tổ chức cần phân biệt, tránh nhầm lẫnvới ăn uống của khách tại khách sạn hoặc nhà hàng

Đây là một trong những yêu cầu tương đối phức tạp và đòi hỏi kỹnăng tổ chức rất tốt về các dịch vụ lưu trú, ăn uống

1.1.4.8 Ngân sách dành cho cuộc họp

* Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu củacuộc họp hay tổ chức sự kiện Ngân sách quyết định việc cuộc họp hay tổchức sự kiện có được thực hiện hay không cũng như mục tiêu, quy mô tổchức sự kiện

* Yêu cầu của lượng ngân sách:

- Nhà tổ chức cuộc họp, sự kiện cần khẳng định được là có ngânsách hay không có, ngân sách từ đâu ra và tài trợ bằng nguồn nào

- Nhà tổ chức cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏhay lớn Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức cuộc họp, sựkiện Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hếtđược

- Nhà tổ chức cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổchức cuộc họp hay sự kiện chi phối đến ngân sách Trên cơ sở xác định rõmức giới hạn ngân sách là bao nhiêu: cụ thể % các hạng mục

- Cuối cùng, trên cơ sở mức giới hạn ngân sách đã xác định, nhà

tổ chức cuộc họp, sự kiện sẽ lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách chophép

1.2 Các bước xây dựng một cuộc họp.

1.2.1 Xác định loại hình một cuộc họp

Loại hình cuộc họp hay sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kếhoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức một cuộc họp hay sự kiện quyếtđịnh đến đối tượng khách mời Ta có các loại hình cuộc họp như sau:

- Cuộc họp nội bộ trong tổ chức mang tính định kỳ: ở cuộc họpnày số người không phải là nhiều, thường không có ăn uống

- Cuộc họp nội bộ liên quan đến các dịp lễ, kỷ niệm: cuộc họpnày số lượng người tham gia lớn, có ăn uống và trình diễn

- Cuộc họp mang tính sự kiện : có số lượng người tham gia lớn,

có ăn uống, thậm chí cả lưu trú và trình diễn

Đối với các cuộc họp lớn, các sự kiện lớn, vì đối tượng người thamgia lớn lên:

- Nhà tổ chức cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham giacuộc họp hay sự kiện

- Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượngquan trong tham dự cuộc họp hay tổ chức sự kiện

- Loại hình cuộc họp hay sự kiện còn chi phối việc chọn quyếtđịnh thời điểm diễn ra sự kiện.

- Loại hình sự kiện hay cuộc họp cũng chi phối việc quyết địnhđịa điểm diễn ra sự kiện hay cuộc họp, những loại sự kiện khác nhau sẽ phùhợp với địa điểm khác nhau

- Loại hình sự kiện hay cuộc họp còn chi phối phương thức thựchiện sự kiện hay cuộc họp đó

1.2.2 Xác định mục tiêu cuộc họp và tổ chức nhân sự

16

Sau khi trả lời và làm rõ mục tiêu của tổ chức cuộc họp hay sự kiện,Nhà tổ chức cần phải xem xét các vấn đề sau:

* Ý nghĩa của mục tiêu:

Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ chức cuộc họp,

sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới,giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đốitượng quan tâm ( giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượngcao,…)

* Tính rõ ràng của mục tiêu

Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện, hội họp phải rõ ràng, thể hiện rõbản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiệntượng Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức cuộc họp hay sự kiện sẽ thất bại,lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không như mongmuốn

* Thứ bậc mục tiêu:

Một cuộc họp hay một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một sốmục tiêu Các nhà tổ chức cần xác định được những mục tiêu chính, mụctiêu phụ, hay mục tiêu dài hạn, mục tiêu cụ thể, mục tiêu ngắn hạn để tậptrung ưu tiên trong thực hiện Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêuđưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu(các yếu tố chi phối nó và nó tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy

mô và ngân sách tổ chức cuộc họp, sự kiện Các mục tiêu đều thể hiện mụcđích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện hay cuộc họp không

- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm

- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

- Trao đổi ý kiến

- Kỷ niệm (các dấu mốc thời gian, không gian…)

Hay các sự kiện gây quỹ, khuyến khích hoặc các sự kiện đặc biệtnhằm gây sự chú ý trong giới truyến thông, gây ý thức trong công chúng…

Mục tiêu cuộc họp hay sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kếhoạch và tổ chức thực hiện cuộc họp, sự kiện Những mục tiêu cụ thể đòi hỏinhững phương pháp cụ thể Nó yêu cầu phải có kế hoạch riêng cùng vớichương trình hoạt động sát thực với chúng Có như vậy sự kiện, cuộc họpmới đem lại thành công cao Đặc biệt hơn việc xác định và làm rõ các vấn đề

18

về mục tiêu của cuộc họp hay sự kiện còn giúp nhà tổ chức biết sách bố trí,sắp xếp nhân sự bao gồm:

- Các nhân viên túc trực tại cuộc họp hay sự kiện

- Các nhân viên di chuyển: như nhân viên đi đón khách, nhânviên hướng dẫn khách làm thủ tục nhận phòng khách sạn (nếu có) nhân viênhướng dẫn đăng ký cho các đại biểu tại nơi họp, nhân viên chỉ dẫn tới hộithảo và sắp xếp chỗ ngồi, nhân viên chỉ dẫn khách tới khu vệ sinh, nhân viênphục vụ khách nghỉ giải lao giữa giờ và ăn trưa

- Lực lượng tình nguyện viên

Kèm theo vấn đề về nhân lực là vấn đề về lương thưởng, ăn ở củangười lao động Vì hoạt động tổ chức sự kiện, hội họp có thể phải kéo dàiđến tối muộn (những hôm có tiệc chiêu đãi, hay tiệc cocktail vào buổi tối),thì vấn đề làm ngoài giờ hay thưởng, hoặc tính công cho người lao độngcũng hết sức được chú ý sao cho đem lại sự công bằng xứng đáng cho ngườilao động, tạo động lực giúp họ làm việc hiệu quả hơn

1.2.3 Lập ngân sách cho cuộc họp hay sự kiện.

Sau khi đã nắm được tầm quan trọng và yêu cầu của việc tiên lượngngân sách (đã được nói đến ở trên), Nhà tổ chức phải:

- Có dự toán sơ bộ ngân sách : Nhà tổ chức phải dự kiến đượcdanh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức hội thảo, sự kiện về sốlượng và chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hànghóa bắt buộc phải có trong chương trình Nếu ngân sách dự toán cho phép cóthể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ banđầu Ngược lại nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức phải rà soát lạidanh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa

- Vật kiệu quảng cáo

- Thông tin liên lạc

1.2.4 Lập kế hoạch cho cuộc họp hay sự kiện.

Nhà tổ chức sự kiện hay cuộc họp phải xác định được toàn bộ nộidung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và công việc với độingũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể Thiết lập loại hình sự kiện vàtiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình.

* Thành lập ban tổ chức sự kiện, cuộc họp

Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thựchiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, hội họp Ban tổ chức gồmnhững thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức

và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện Mỗi

* Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian:

Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạnchuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều , đòi hỏi ban

tổ chức phải tính tới, không được bỏ sót Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chứccần làm là xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện Căn cứ để xác địnhcác hoạt động cụ thể này là mục tiêu của sự kiện.Từ mục tiêu đòi hỏi phảithiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể như thế nào Những hoạt động

sự kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian thực hiện, các sựkiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện.

Các thành viên trong Ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổchức sự kiện, lên kế hoạch cho các công việc mình đảm nhận, đảm bảo tínhkhách quan, hệ thống hóa các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện theomức độ quan trọng của chúng đối với tổ chức sự kiện,hoạt động nào quantrọng thì thực hiện trước, tìm các hoạt động chuẩn bị có mối liên hệ mật thiếtvới nhau

Sau đây là một số việc cần làm trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện,hội họp:

- Lập danh sách những người đến dự và những người thực đến dự

22

- Quy trình đăng ký đại biểu

- Kế hoạch điều động phòng ngủ khi cần thiết

- Lập danh sách những người quan trọng

- Lập danh sách các nhân viên tham gia cuộc họp

- Quy trình thanh toán

- Lên lịch trình hàng ngày

- Liệt kê công việc theo lịch trình công việc

- Liệt kê thực đơn

- Lập kế hoạch về ăn uống cho cuộc họp

- Liệt kê các sự kiện đặc biệt

- Liệt kê các thiết bị nghe nhìn

* Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khi khái quát các hoạtđộng chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổchức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc Từ các hạng mục đó, tiến

hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổchức sự kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công việc nối vớinhau thành chuỗi thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạngmục công việc chính, Nhà tổ chức xác định các hạng mục công việc phụ trợ.Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việcphụ trợ di theo, có quan hệ mật thiết với nhau.

* Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: Cần lần lượt phântích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức sự kiện Trước hếtcần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện

là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩnbị

23

Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạngmục công việc, đặc biệt là các hạng mục chủ yếu quan trọng Sau đó, xácđịnh thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc Ứng vớimỗi công viêc và một mức thời gian cụ thể sẽ có người chịu trách nhiệmtương ứng cho công việc đó Người này sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ mọiviệc liên quan đến công việc này cũng như là kết quả và giải quyết các tìnhhuống phát sinh của công việc đó

Một điều cần quan tâm khi lập kế hoạch cho tổ chức hội nghị, sựkiện đó là phải dự báo được và đưa ra cách giải quyết những tình huống cóthể phát sinh trong cũng như ngoài hội nghị

* Hình dung sự kiện : Hình dung sự kiện là yếu tố quan trọng đểđảm bảo sự kiện thành công Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổchức từng bước khái quát lại toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúpchúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sinh mâu

thuẫn và nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từkhâu lập kế hoạch Cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khảnăng xuyên suốt sự kiện.

Hình dung trước sự kiện giúp nhà tổ chức xác định chính xác sốlượng cán bộ, nhân viên đảm nhận những công việc Phục vụ tốt cho việcthực thi sự kiện, giảm được sự trùng lặp sai sót

Hình dung giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án đồng thờicũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khihoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp Sau đây là những vấn

đề nhà tổ chức sẽ phải giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạtđộng sự kiện:

24

- Mục đích của sự kiện

- Nhiệm vụ của sự kiện

- Những hoạt động cụ thể của sự kiện

- Thành phần tham dự sự kiện

- Thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày)

- Địa điểm thực hiện dự kiện

- Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm cho tổchức sự kiện

* Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: Cần liệt kê tất cả các yếu tố, nộidung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện mang lại Từ đó xácđịnh những nội dung, yếu tố nào cần được ưu tiên để đảm bảo sự kiện thànhcông Trong sự kiện phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Xác định những nội dung, yếu tố cần thiết

- Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện

và của tổ chức sở hữu sự kiện trong công chúng

- Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thựchiện sự kiện luôn mới lạ

- Chuỗi giá trị mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên thamdự

* Kế hoạch phân bổ ngân sách: Kế hoạch phân bổ ngân sách rất quantrọng, nó được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện.Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nộidung các hoạt động sự kiện Để tránh nhầm lẫn Nhà tổ chức cần phải thựchiện các công việc sau:

25

Lập bảng chi phí Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên mộtbảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoạtđộng cùng với ngân sách dự kiến kèm theo Ngân sách dự kiến thường chocao hơn chi phí thực tế khoảng 10% để phòng những chi phí phát sinh saunày

Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể Sau khi lập bảng, Nhà tổ chức sự kiệncần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá pháthiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hànhđiều chỉnh cho hợp lý

- Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhaunên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí Cẩn thận chi tiết đivào từng hạng mục cụ thể, kể cả không quan trọng Tổng chi phí có thể tănglên rất nhiều, đặc biệt là liên quan đến đồ ăn thức uống Thuế đánh vào đồ ăn

thức uống là khác nhau cũng làm chi phí tổ chức tăng lên như: thuế rượu là10%, thuế thực phẩm là 8%

- Ngoài các khoản trên còn khoản phụ phí cũng tính gộp vàongân sách như: chi phí điện, chi phí trả tiền bản quyền nhạc sĩ khi sử dụngtác phẩm của họ

- Liên tục chỉnh sửa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi các hạngmục và lưu lại trong một tập tin khác.Quyết định thêm vào hay bớt đi là đều

có sự thống nhất của khách hàng Kiểm tra chi tiêu, duy trì chi tiêu theobảng chi phí ngân sách đã phân bổ Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số tiền theohóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với bảng chi phí và số liệu dựtoán Phân tích tìm nguyên nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc phục

26

* Lịch thanh toán: Trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức cần chuẩn bịlịch thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng

ăn uống, bệnh viện nghỉ dưỡng Cần thỏa thuận cụ thể, chi tiết những dịch

vụ cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán Bảng chi phí là

cơ sở để lập lịch thanh toán

Thông thường nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho nhà cung cấpdịch vụ từ 30 đến 50% hợp đồng giá trị dịch vụ theo hợp đồng Phần còn lạiđược thanh toán ngay khi sự kiện kết thúc hoặc trong vòng vài ngày sau.Trong nhiều trường hợp có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu.Nhũng khoản này được tính vào số tiền còn lại phải thanh toán cho các nhàcung cấp dịch vụ Do đó, lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mụccông việc có sự thay đổi, số lượng khách dự kiến phát sinh…

1.2.5 Xây dựng chương trình nghị sự

Là tất cả những hoạt động được sắp xếp theo thứ tự và có kế hoạch từtrước nhằm đạt được mục tiêu của chương trình đó là người tham giachương trình đều cảm thấy thoải mái.

Đối tượng tham gia chương trình nghị sự có cả người lớn và trẻ em

* Các bước xây dựng chương trình nghị sự:

- Xác định mục tiêu của chương trình nghị sự Mục tiêu cần đạt đượccác yêu cầu sau: càng cụ thể, chi tiết càng tốt; có thể đo lường được; đạtđược những gì; có tính thực tế; cuối cùng là phải xác định được không gian Muốn đạt được những mục tiêu này thì nhà tổ chức phải trả lời được các câuhỏi sau: người tham gia chương trình có thể làm được gì? người tham gia cóthể làm được điều đó trong điều kiện nào? người tham gia có thể thực hiệntốt ở mức độ nào?

27

- Xác định công việc cần chuẩn bị cho chương trình:

+ Lập bảng hỏi phỏng vấn hoặc lấy ý kiến người tham gia để tìm hiểunhu cầu của những thành viên tham dự

+ Đưa ra một vài cách tiếp cận: để tiếp cận đúng người tham gia, chongười tham gia lựa chọn đúng theo chương trình phù hợp với người tham gia

+ Chọn thời gian phù hợp

+ Kết cấu nội dung trình bày

+ Nên đưa ra một vài cách tiếp cận trong ngày

+ Cung cấp cho các diễn giả cách giao tiếp

+ Mô tả phòng họp

+ Lên lịch từng phần cho chương trình

- Xác định những vấn đề liên quan khác đến chương trình:

+ Thời điểm tổ chức chương trình và thời điểm khách đến

+ Thời gian nghỉ nghơi sau khi khách đến

+ Hướng dẫn thủ tục đăng ký

+ Hướng dẫn thời gian ăn sáng

+ Hướng dẫn thời gian nghỉ trưa và ăn trưa

+ Tạo không khí thoải mái trong phòng họp khi bắt đầu

+ Hướng dẫn lối đi tới nhà vệ sinh

+ Bố trí thời gian phù hợp khi có sự di chuyển phòng họp

* Nhân tố cơ bản tác động đến xây dựng chương trình nghị sự

- Xác định thời gian cho chương trình, sắp xếp thời gian phù hợp đốivới các đối tượng tham gia, thông thường thời gian tốt nhất là từ 8h30 đến10h; 10h đền 11h30 (đối với người Việt Nam); đối với các hội thảo quốc tế

28

có người tham gia là nước ngoài thì thời gian thích hợp để bắt đầu là 9hsáng

- Xác định tâm lý và thời gian hiệu quả cho chương trình

Thông thường để có một chương trình nghị sự thành công Nhà tổchức cần phải chú ý đến các vấn đề sau:

- Chương trình nghị sự phải thích nghi với nhu cầu của nhóm,được xây dựng trên mục tiêu của nhóm như: người lớn thì hoàn thiện được

về hiểu biết, kiến thức, tư duy,…

- Chương trình phải thực tế với người tham gia

- Xây dựng chương trình trên cơ sở kinh nghiệm của các thànhviên trong các nhóm tham gia: tham khảo ý kiến của các thành viên trongnhóm đặc biệt là những người đứng đầu, người có tính chất quyết định

- Chương trình lên ngắn gọn, phân làm các chủ đề khác nhaugiúp người tham gia dễ tiếp thu

- Kết hợp giữa tài liệu, hình ảnh và âm thanh để tránh cảm giácchán nản của người tham gia

- Nên kết hợp càng nhiều ý kiến của nhóm tham gia càng tốt

1.2.6 Xác định, lựa chọn địa điểm và vị trí cho cuộc họp

* Vị trí về mặt địa lý cũng rất quan trọng Trong đó các yếu tố nhưvận chuyển, khí hậu, lịch sử các cuộc họp hay các sự kiện đã tổ chức trước

đó, tiện nghi luôn được quan tâm

- Vận chuyển: đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi tổ chức cáccuộc hội thảo lớn, hay các sự kiện lớn, đặc biệt là cho các đối tượng kháchVips, nhà tổ chức cần phải chú ý đến vị trí tổ chức, xem có gần trung tâmkhông, có hay xảy ra tắc đường không, có thuận lợi cho giao thông đi lại hay

29

không, hay vị trí đó có thuận tiện trong việc tham quan, thu hút sự quan tâmchú ý của công chúng đối với các sự kiện ngoài trời nhằm mục đích mang lại

sự ảnh hưởng lớn trong công chúng

- Khí hậu thời tiết tại nơi tổ chức cuộc họp hay sự kiện tác độngtrực tiếp vào tổ chức sự kiện cuộc họp đó, nó quyết định rất lớn khả năngthành công của sự kiện hay cuộc họp, đặc biệt là các sự kiện tổ chức ngoàitrời Do vậy xem xét khí hậu thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết vàkhông thể thiếu Mỗi một mùa đều mang đến những việc cần phải xem xét

và những tin tức cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địađiểm và ngân sách tổ chức sự kiện

- Lịch sử các cuộc họp trước đó giúp ích rất nhiều cho nhà tổchức trong việc ra quyết định cân nhắc nơi tổ chức, nơi đó đã diễn ra rất

nhiều các sự kiện thành công hay chưa, nơi đó có được nhiều người biết đếnhay không…

* Địa điểm tổ chức cuộc họp, sự kiện

Địa điểm tổ chức cuộc họp hay sự kiện là nơi diễn ra cuộc họp hay sựkiện Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành cônghay thất bại, cũng có thể làm hỏng sự kiện Do vậy khi lựa chọn địa điểm,Nhà tổ chức cần chú ý một vài điểm sau đây:

- Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện, có được điều nàyđem lại không gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực Điềunày làm cho khách tham dự cảm thấy thỏa mái, dễ chịu và có xu hướng thânthiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công

- Không gian giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chứckhông nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng Bởi có

30

những sự kiện lớn, rất phong phú và đa dạng Thực tế cho thấy nêu lựa chọncác vị trí trên chỉ thích hợp cho loại hình hội nghị, hội thảo, ngoài ra còn cókhông ít các sự kiện không phù hợp, làm như vậy sẽ bó hẹp nguồn lực có thểhuy động được, hạn chế khả năng thành công cao của các sự kiện

Xong chúng ta cần phải chú ý đối với các cuộc hội nghị, hội thảo thìlựa chọn ở khách sạn lại là một giải pháp khá tối ưu, nó thích hợp vì tính tiệnnghi của dịch vụ, vì có các cuộc hội thảo mà khách tham dự sẽ ở lại luôntrong khách sạn, họ sẽ sử dụng các dịch vụ của khách sạn một cách tiện nghinhư ăn uống, lưu trú,… ngoài ra còn thuận tiện cho việc di chuyển tới địađiểm tổ chức hội thảo

- Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường: việc tổ chức này sẽ rất

có thuận lợi cho việc thực hiện các ý tưởng sáng tạo, không gian tổ chức

không bị bó hẹp ở một vị trí, và không có không gian lặp lại như trong hộitrường Người tham gia có thể nhìn thấy, cảm thấy và hình dung được Hơnnữa tổ chức ngoài hội trường còn tạo cơ chế năng động cho quy mô tổ chức

sự kiện

Thông thường Nhà tổ chức dựa vào bảng nội dung về các hoạt động

sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó Nhà tổ chức

sẽ gửi bản yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơi nào có thể đápứng được các yêu cầu đó Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạtđộng sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổchức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạtđộng sự kiện nêu trên

Nhũng yêu cầu đối với từng sự kiện luôn thật cụ thể và được ghi chúvào bảng yêu cầu

31

- Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cầnkhông gian Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không giancần cho các hoạt động diễn tập Có nhiều hoạt động sự kiện phải diễn tậpmột cách thuần thục mới được thực hiện trong sự kiện như dẫn chương trình,các chương trình và các thiết bị nghe nhìn, hoạt động của một số khách mời,lắp đặt thiết bị

- Địa điểm tổ chức phải phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnhhưởng đến yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để cóthể ra những quyết sách phù hợp Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cânđối với bảng chi phí Khả năng tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuốicùng xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự kiện

1.2.7 Lập kế hoạch lưu trú và ăn uống.

* Kế hoạch lưu trú cho khách tham dự.

Đối với các cuộc hội thảo dài ngày hay các sự kiện lớn mang tínhquốc tế thì khách mời đa số sẽ phải nghỉ qua đêm vì thế các nhà tổ chứccũng phải rất quan tâm đến vấn đề lưu trú của khách, đặc biệt là đối vớinhững khách mời quan trọng, nhân viên phụ trách về việc đặt phòng nghỉcho các khách mời phải có kiến thức chuyên môn, có óc tổ chức, đặc biệt làcác hội thảo quốc tế khi khách mời của nhà tổ chức thường đi cùng vợ hoặcgia đình, vì thế nhân viên đặt phòng phải nắm rõ được những thông tin nàytrước khi đặt phòng cho khách, và trước đó nhân viên chịu trách nhiệmcông việc này phải có trong tay danh sách khách sẽ tham dự, danh sáchkhách nghỉ tại khách sạn, thời gian khách đến và đặc biệt là thời gian khách

đi, tránh để xảy ra tình trạng trả phòng sớm hơn thời gian kết thúc buổi họp:

ví dụ như cuộc họp kéo dài hai ngày thì chắc chắn đến ngày thứ 3 khách sẽbay

32

về nước, vì thế người đặt phòng khách sạn phải chú ý cho khách trả phòngvào ngày thứ 3 chứ không thể trả vào ngày thứ 2 được

* Kế hoạch phục vụ ăn uống cho khách tham dự

Ăn uống trong các buổi hội thảo, các chương trình sự kiện, đó là cácbuổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện, hay các bữa ăn nhẹgiải lao giữa giờ ( Tea break) và các bữa ăn hàng ngày của khách tham dự.Nhà tổ chức phải phân biệt với các bữa ăn hàng ngày của khách tại kháchsạn hay nhà hàng

* Đồ ăn

Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đich bữa ăn cầnphải đạt tới Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu,

kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng,…nhằm nâng cao tầm vị trí của sựkiện.

Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mứcnào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi Cần bàn bạc cụ thể với cơ sởcung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn củangân sách Chú ý tới màu sắc món ăn, hương vị có những nét gì đặc trưng,gợi sự quan tâm của mọi người, mang lại hiệu quả cao, chi phí hạn chế, saocho thể hiện sự tinh tế, khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt

Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm.Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm cho người ăn kiêng, đặc biệt chú ý đồ ăncho những người theo đạo Quan trọng hơn thực phẩm phải đảm bảo an toàn

từ nguồn gốc và chế biến phục vụ

Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơcấu món ăn cho phù hợp

33

Ngoài ra , Nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc

và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm Vấn đề này cần lưu ý tới số kháchtăng thêm do có những người đi kèm Tuy nhiên những khách đi kèm nàynhà tổ chức cũng cố gắng biết trước để đảm bảo cung cấp đủ suất ăn, tránh

để thừa lãng phí Cần có mốc thời gian cuối cùng để chốt số suất ăn sau khi

đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự

Một vấn đề quan trọng đó là bố trí đội ngũ nhân viên phục vụ, nhânviên âm thanh ánh sáng, sân khấu, giải trí,…Tùy vào lực lượng này có được

dự với khách mời hay sắp xếp riêng cho họ, thông thường nhà tổ chức sẽphải bố trí riêng cho họ, như vậy thì ngân sách sẽ phải tăng thêm

* Đồ uống

- Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt rađối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, Nhà tổ chức cần giới hạn đồuống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh, sâm panh, vang,…Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách Để giải quyếtvấn đề này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung cấp Ngoài

ra cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý vàphải trả chi phí Cần làm việc về giá cả các loại đồ uồng trước, một giáthống nhất của khách sạn trước đó hay theo mức giá ưu tiên nào đó cho sựkiện hay hội thảo

- Rượu và quầy bar: Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ trong quầybar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách Nhân viên phục vụphải biết rõ công việc của mình Phải biết mình ở vị trí nào và thời gian baolâu

34

- Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý khôngnên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong Nhà tổ chức phải rất linhhoạt Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách không muốn tiệc kết thúc và cóthể muốn kéo dài phục vụ Như vậy nhà tổ chức phải xác định chi phí phục

vụ thêm giờ

Một vấn đề quan trọng cần chú ý khi Nhà tổ chức đặt ăn ở các kháchsạn hay nhà hàng, đặc biệt là ăn đứng, nhà tố chức cần kiểm tra kỹ cáchtrang trí, sắp xếp bàn ghế trong phòng ăn (đối với phục vụ khách Tây) trướckhi diễn ra tiệc chiêu đãi, tránh gây tình trạng lộn xộn, không đủ thời gian đểsắp xếp lại Một điều chú ý trong cách sắp xếp chỗ ngôi đối với các tiệc ngồi

đó là chỗ ngồi của các thành viên quan trọng tham dự cuộc họp hay sự kiện,

và chố ngồi của chủ tiệc,…

1.2.8 Tiến hành các hoạt động quảng cáo, khuyếch trương và tiến hành bán chố tham dự cuộc họp.

Đối với những cuộc hội nghi, hội thảo hay những sự kiện lớn có sựtham gia của các diễn giả là những người hết sức quan trọng và tài giỏi thìNhà tổ chức có thể bán vé, bánn chỗ và thu tiền, cách làm này tạo ra nhữngmặt tích cực cho cuộc hội thảo thành công hơn, vì các thành viên tham gianghĩ là phải mất tiền nên sẽ có thái độ tham gia tích cực hơn

Sau khi đã hoàn thành hết các khâu chuẩn bị, trước khi hội thảo hay

sự kiện diễn ra Nhà tổ chức có thể tiến hành các hoạt động khuyếch trương,quảng cáo đến công chúng Hoạt động quảng cáo có quy mô như thế nào và

ở những nơi nào còn phụ thuộc vào mục đích của Nhà tổ chức.Nhưng Nhà tổchức cũng cần nắm rõ luật treo các biển hiệu quảng cáo ở đường phố ví dụnhư: chỉ được treo biển quảng cáo cho hội nghị, hội thảo hay sự kiện không

35

quá 5 ngày trước khi diễn ra sự kiện và không được treo quá 20 điểm trên cảthành phố nơi tổ chức sự kiện, hay hội nghị, hội thảo

1.3 Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức

sự kiện, hội nghị, hội thảo.

Dưới đây là một số tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác

tổ chức hội nghị, hội thảo hay sự kiện Tính chuyên nghiệp của công tác tổchức sự kiện, hội nghị, hội thảo được thể hiện qua nhân viên tổ chức, cáchthức tổ chức, và trang thiết bị tiện nghi phục vụ cho sự kiện, hội nghị, hộithảo

Dưới góc độ con người tính chuyên nghiệp được thể hiện qua:

* Trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, hiểu biết của Nhà tổ chức,nhân viên phục vụ

Tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, sự kiện trước hếtđược thể hiện ở trình độ kiến thức, kỹ năng chuyên môn, mức độ hiểu biết

và khả năng tổ chức của Ban tổ chức hội nghị hay sự kiện Nó thể hiện ởviệc hiểu biết trên các lĩnh vực riêng biệt trong tổ chức, nền tảng kiến thứcsâu và rộng, từ cách bố trí, sắp xếp nhân viên, công việc một cách khoa học,hợp lý cho đến cách giải quyết đối với các tình huống phát sinh trong sựkiện Mỗi một lĩnh vực chuyên môn trong tổ chức đòi hỏi Nhà tổ chức phảibiết cách bố trí đúng nhân lực, đúng việc, không thể xảy ra tình trạng nhânviên chịu trách nhiệm công việc này mà lại không hề biết mình phải làmnhững gì Tính chuyên nghiệp còn thể hiện ở việc nhận thấy khả năng củatừng nhân viên và trao quyền cho họ, biết cách trao đúng quyền hạn chonhân viên Nhà tổ chức phải trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra

36

quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc, về việc kết hợp các

kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trìnhriêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban

Để làm được những nhiệm vụ trên đòi hỏi ban tổ chức phải có kỹ năngchuyên môn sâu, óc tổ chức tốt

Tiếp theo đó tính chuyên nghiệp được thể hiện ở trình độ chuyên môncủa từng nhân viên phục vụ trong hội thảo và sự kiện Nhân viên phục vụphải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn Nhân viên phải hiểu việc vàthành thạo công việc trong tất cả các khâu Cần có sự phân biệt nhân viênphục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp Tính chuyên

nghiệp không chỉ được xem xét, đánh giá hay huấn luyện đối với nhân viênphục vụ của nhà tổ chức mà còn cả ở những người cung cấp, những ngườitình nguyện viên tham gia trong hội thảo hay sự kiện.

* Thái độ ứng xử của Nhà tổ chức, nhân viên điều hành

Có thể nói thái độ ứng xử là vấn đề luôn được đặt ra hàng đầu đối vớinhững ai làm ngành dịch vụ Thái độ ứng xử ở đây được hiểu là thái độtrong công việc và thái độ ứng xử với các vị khách mời Và tính chuyênnghiệp trong thái độ ứng xử cũng được xem xét từ nhân viên phục vụ chođến những thành viên trong ban tổ chức

Đối với nhân viên phục vụ phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói nănglịch thiệp và luôn tôn trọng khách, sẵn sàng giúp đỡ bất cứ khi nào kháchcần Hành vi này cũng thể hiện trong lối ăn mặc , cách giao tiếp của tất cảnhân viên từ nhân viên phục vụ của nhà tổ chức, cho đến nhân viên của nhàcung cấp và lực lượng tình nguyện viên Luôn tin tưởng và tôn trọng khách,tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo Tất cả nhân

37

viên đều phải luôn tìm hiểu kỹ về phong tục tập quán và đức tin những điềukiêng kỵ của người khác (đặc biệt là nhân viên phục vụ trong các hội thảohay sự kiện quốc tế) Trên cơ sở đó mà điều chỉnh hành vi phục vụ tronghoạt động sư kiện Đây là vấn đề cơ bản trong giao tiếp giữa các nền văn hóakhác nhau Ngưỡng văn hóa của các nền văn hóa quy định suy nghĩ, tìnhcảm, cách cư xử hành vi của từng con người trong nền văn hóa đó

Ở đây tôn trọng khách, ứng xử văn hóa không có nghĩa là tuân thủmọi yêu cầu của khách Trước hết phải xem khách là những người nào, trongtình trạng nào và yêu cầu của họ là gì? Có phù hợp với sự kiện không.Chẳng hạn trường hợp khách mời quá say gây lộn xộn hoặc muốn đem đồ

uống về phòng, những trường hợp như vậy thật khó chấp nhận và cách giảiquyết của nhân viên trong những trường hợp này là dựa trên những quy tắc ,quy chế đã có và phải nhờ đến nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay cảnh sátthực hiện.

Những nguyên tắc ứng xử như trên yêu cầu đối với nhân viên phục vụbao nhiêu thì đối với những người trong ban tổ chức lại càng khắt khe bấynhiêu, những thành viên trong ban tổ chức phải là tấm gương về thái độ ứng

xử trong công việc và với khách mời cho nhân viên Luôn luôn chủ độngthực hiên công việc, luôn tích cực, tươi cười trong việc giải quyết những tìnhhuống phát sinh trong công việc và đối với khách mời

* Tính đúng thời gian: Xã hội ngày càng phát triển, thời gian ngàycàng trở lên quý giá hơn, và ngày nay thời gian đã được xem như một tiêuchí đánh giá tính chuyên nghiệp của một cá nhân hay một tổ chức Luônluôn tuân thủ quy tắc đúng giờ, thâm chí là sớm hơn thời gian đã định trướcđược xem là một con người chuyên nghiệp Tổ chức cũng vậy, với những kế

38

hoạch đã định ra về thời gian như: thời gian trong lịch trình tổ chức, thờigian đã hẹn trước trong các bản hợp đồng với các nhà cung cấp hay thời gianbắt đầu tổ chức hội thảo, sự kiện Không ít cuộc hội thảo đã phải lùi thờigian tổ chức xuống vì lý do các khách mời đến muộn, thời gian tổ chức bịkéo lùi lại nảy sinh ra rất nhiều vấn đề liên quan đến các dịch vụ đã đặt trước

đó của nhà tổ chức, vì vậy việc tuân thủ đúng thời gian ngày càng phải được

đề cao đặc biệt là đối với các cuộc hội thảo trong nước

1.3.2 Góc độ tổ chức

Một cuộc hội thảo hay sự kiện muốn thành công thì vấn đề về tổ chức

và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất