Hiện tại Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist CN tại Hà Nội có 6 cán bộ, nhân viên. Tất cả cán bộ nhân viên đều có tuổi trung bình không quá 30. Tất cả mọi người làm công tác chuyên môn trong chi nhánh đều tốt nghiệp Đại Học.
Trình độ học vấn của các cán bộ nhân viên của chi nhánh được thể hiện qua bảng sau:
Bảng số 3: Trình độ học vấn của cán bộ nhân viên của Chi nhánh Tên bộ phận Số nhân viên Trình độ đại
học Phòng vé 2 2 Phòng kinh doanh 2 2 Phòng điều hành 1 1 Phòng kế toán 1 1
( Nguồn: CN Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội ) Đặc biệt bộ phận nhiệp vụ du lịch đều là các nhân viên được đào tạo về chuyên ngành du lịch, am hiểu kiến thức về kinh doanh nói chung và kinh donah du lịch nói riêng. Đây là những lợi thế không phải công ty kinh doanh du lịch nào cũng có, độ tuổi trung bình trẻ giúp các nhân viên có sự ham học hỏi, năng động, đặc biệt là óc sáng tạo cao giúp họ cập nhật và tiếp thu kiến thức nhanh chóng cũng như là tìm ra nguyên nhân vấn đề, giải quyết nó một cách nhanh chóng và có hiệu quả. Đây là yếu tố rất cần cho công tác tổ chức hội nghị, hội thảo hay sự kiện.
Không chỉ có vậy, các cán bộ nhân viên của Chi nhánh còn có kinh nghiệm khá dày, từ 3 đến 4 năm, cộng với trình độ ngoại ngữ cao. Điều này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch, đó là chìa khóa để các doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh cũng như là quan hệ với các doanh
nghiệp nước ngoài, giúp các nhân viên của chi nhánh trong quá trình giao tiếp với khách nước ngoài, là cửa sổ giúp công ty có thể thu hút thêm nhiều hợp đồng để tổ chức các hội thảo quốc tế.
Tất cả những thuận lợi trên đã tạo điều kiện cho CN có thể mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay khi nước ta đã gia nhập WTO và đang từng bước thực hiện những cam kết của nó.
Tuy vậy vẫn có những hạn chế về nhân lực làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, đến chất lượng công tác tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN. Đó chính là cán bộ nhân viên của CN đều chưa được đào tào cơ bản về cách thức tổ chức cũng như các kiến thức chuyên môn về tổ chức các hội nghị, hội thảo, hơn nữa đây lại là một ngành kinh doanh mới ở Việt Nam chúng ta, vì thế hầu hết mọi kinh nghiệm, cách làm có được chủ yếu là do những lần tổ chức hội nghị thực tế, điều này khó tránh khỏi những sai sót gặp phải trong quá trình tổ chức, ảnh hưởng lớn đến hình ảnh cũng như tính chuyên nghiệp trong tổ chức hội nghị tại CN. Không những thế, điều này còn gây khó khăn cho CN trong việc quản lý, nâng cao chất lượng phục vụ để đáp ứng nhu cầu của khách, giải quyết những tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức cũng như là giám sát việc cung cấp sản phẩm của các nhà cung cấp mà công ty đã ký kết. Vấn đề thứ hai liên quan đến nguồn nhân lực mà CN cần khắc phục đó là sự thiếu hụt nhân viên phòng kinh doanh, phòng kinh doanh đảm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ chồng chéo, nên cần có thêm nhân viên hỗ trợ phát triển thị trường giúp hoạt động tổ chức được chuyên môn hóa hơn cũng như là đáp ứng tốt được nhu cầu của khách hàng. Không chỉ vậy vấn đề sử dụng các tình nguyện viên để tham gia phục vụ các cuộc
hội thảo hay các sự kiện lớn cần được chú ý hơn, đặc biệt là vấn đề đào tạo và quản lý họ, CN cần có những buổi đào tạo cho các tình nguyện viên này về các hoạt động cần làm và tiêu chuẩn của các công việc mà họ đảm nhận, quản lý tốt được đội ngũ tình nguyện viên sẽ giúp hiệu quả công việc tổ chức hội thảo hay sự kiện tăng lên rất nhiều.
2.3.2.4 Đánh gía cơ sở vật chất, trang thiết bị của CN.
Là CN duy nhất tại Hà Nội của Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist, CN Hà Nội luôn có sự đầu tư đầy đủ về cơ sở vật chất kỹ thuật.
Ngày đầu khi thành lập CN được Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist cấp vốn ban đầu là 142.000.000VND bao gồm:
- Vốn bằng tiền mặt đưa vào tài khoản của CN tại ngân hàng Eximbank là 10.000.000 VND
- Vốn dùng cho thanh toán tiền thuê nhà đợt 1 là 60.000.000 ( Thuê nhà làm văn phòng đại diện tại số 6 Vọng Đức, Hoàn Kiếm, Hà Nội, với giá 5.000.000 VND/ tháng
- Vốn bằng hiện vật bao gồm trang thiết bị và phương tiện làm việc của văn phòng là 72.000.000 VND
Sau hơn 3 năm hoạt động, số vốn cố định và lưu động của CN ngày một tăng lên. CN đã tự trang bị cho mình một hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày một đồng bộ hơn. Hơn nữa CN còn sử dụng mạng lưới thông tin liên lạc tiên tiến, có mạng internet tốc độ cao, đã giúp CN giao dịch, liên lạc thuận tiện với các đối tác cũng như khắp các nơi trong cả nước và quốc tế. Không những vậy còn có quan hệ rất tốt với các nhà cung cấp khách sạn,
nhà hàng, xe… tạo điều kiện thuận lợi cho việc phục vụ khách, lấy được hợp đồng tốt trong mùa cao điểm của thời vụ tổ chức hội thảo.
* Hệ thống các loại máy móc trang thiết bị được sử dụng.
CN Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tuy mới thành lập được hơn 3 năm, đứng trước những thách thức về tiến bộ khoa học, kỹ thuật hiện đại, nhưng đã chủ động đầu tư được một hệ thống máy móc trang thiết bị khá hiện đại, thuận lợi cho công việc trong quá trình phục vụ khách hàng.
Bảng số 4: Bảng liệt kê các trang thiết bị máy móc STT Tên thiết bị Đơn vị
Số lượng
Phòng sử dụng
1 Máy vi tính Chiếc 1 Kinh doanh
2 Máy vi tính Chiếc 1 Vé
3 Máy vi tính Chiếc 1 Kế toán
4 Máy tính xách tay Chiếc 1 Giam đốc
5 Máy fax, in Chiếc 1
6 Tủ đựng hồ sơ Cái 1
7 Bàn máy tính Cái 4
8 Bàn tiếp khách Cái 1
9 Điện thoại Chiếc 5
10 Ghế xoay Chiếc 6
11 Ghế nhựa Chiếc 6
12 Két sắt Chiếc 1
( Nguồn: CN Công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nôị) Qua bảng thống kê các trang thiết bị được sử dụng ta thấy CN được trang bị đầy đủ, mỗi người sử dụng một máy tính riêng ( có hai nhân viên dùng máy tính xách tay của riêng mình), một điện thoại cố định riêng. Hệ thống máy tính đều được kết nối mạng LAN và kết nối với bên ngoài qua mạng Internet. Điều này đã giúp chi nhánh nâng cao năng suất lao động lên đáng kể.
66
Như vậy CN đã có một hệ thống các trang thiết bị hiện đại, điều nay giúp thông tin được cập nhật một cách nhanh chóng, thông suốt, giúp công việc diễn ra một cách thuận lợi hơn, đảm bảo đúng tiến độ thời gian.Xong đây chỉ là các thiết bị dùng cho giao tiếp văn phòng giữa khách hàng và nhân viên CN, còn về trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức hội thảo tại
CN lại rất thiếu thốn, vì đây là hình thức kinh doanh mới của CN nên trang thiết bị chủ yếu chưa có, hầu hết các trang thiết bị chính sử dụng trong hội thảo đều phải đi thuê ngoài như ánh sáng, âm thanh,…vì vậy chất lượng phục vụ của CN chịu ảnh hưởng, phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung cấp này, việc đảm bảo tính đồng bộ, chuyên nghiệp trong công tác tổ chức trở lên rất khó khăn, không chỉ vậy CN còn đối mặt với vấn đề chậm tiến độ thời gian của các nhà cung cấp.
2.3.2.5 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hộinghị, hội thảo của CN qua mức độ hài lòng của khách hàng. nghị, hội thảo của CN qua mức độ hài lòng của khách hàng.
Chất lượng, tính chuyên nghiệp có được đánh giá đúng hay không là do cảm nhận chủ quan của khách hàng. Qua sự điều tra của CN thông qua việc thu thập và phân tích các khiếu nại, phản ánh của khách, thông qua các phiếu thu thập ý kiến được tổ chức sau hội nghị cho thấy: phần lớn khách hàng đều rất hài lòng với chất lượng, phong cách phục vụ của CN, từ địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, cho đến công tác tổ chức,… Nó thể hiện qua việc đại đa số khách hàng đều lựa chọn đánh dấu vào những ô: Exellence, Good hoặc Ok về các mục như địa điểm tổ chức, thái độ nhân viên phục vụ, nhân viên điều hành hay công tác tổ chức. Sự hài lòng đó thể hiên rõ nhất qua số lượng khách đến với CN ngày càng tăng lên, không chỉ là các khách hàng nâu năm của CN mà còn có thêm rất nhiều khách hàng mới.
67
2.3.2.6 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hộinghị, hội thảo của CN qua dịch vụ của các nhà cung cấp. nghị, hội thảo của CN qua dịch vụ của các nhà cung cấp.
Sản phẩm của dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo được cấu thành từ rất nhiều các dịch vụ cụ thể như: phòng hội nghị của khách sạn, lưu trú, ăn uống, vận chuyển, các trang thiết bị ánh sáng, âm thanh,…. Mà tất cả các
dịch vụ này CN đều phải đi thuê ngoài, cho nên ý thức được tầm quan trọng của các dịch vụ này nên ngay từ khi thành lập CN đã cố gắng tạo dựng cho mình một hệ thống quan hệ với các nhà hàng, khách sạn, các công ty vận chuyển, phong phú về số lượng với chất lượng cao. Mối quan hệ giữa CN với các nhà cung cấp dịch vụ là rất tốt và đã tạo cho nhau một sự tin cậy nhất định. Vì vậy về chất lượng của sản phẩm dịch vụ không phải là điều quá lo lắng của công ty. Tuy nhiên, đây là yếu tố bên ngoài, không chịu sự kiểm soát của CN. Nên đôi khi chất lượng sản phẩm dịch vụ không phải lúc nào cũng được cung cấp một cách hoàn hảo nhất, đặc biệt là vấn đề liên quan đến thái độ phục vụ của nhân viên các nhà cung cấp, đây là vấn đề rất khó quản lý, khó tạo ra sự chuyên nghiệp mang tính đồng bộ đặc biệt là có rất nhiều khâu do nhân viên phục vụ của các nhà cung cấp làm. Chính vì vậy yếu tố quản lý và lựa chọn nhà cung cấp là vấn đề cần được CN rất quan tâm bởi thái độ phục vụ quyết định rất nhiều đến tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức tại CN.
2.3.2.7 Đánh giá tính chuyên nghiệp của công tác tổ chức hội nghị, hội thảo tại CN thông qua kết quả hoạt động kinh doanh của bộ phận kinh doanh Mice.
Kết quả kinh doanh là một trong những chỉ tiêu phản ánh chất lượng của công tác tổ chức, cũng là một phần thể hiện tính chuyên nghiệp về công
68
tác tổ chức của CN. Kết quả kinh doanh cao có nghĩa là công ty đã làm tốt công tác tổ chức, chứng tỏ sự chuyên nghiệp đã được cải thiện.
Trong những năm gần đây CN đã có những bước thành công nhất định trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo. Những thành công đó phần
nào thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận của CN liên tục tăng lên trong những năm gần đây (2005- 2007).
Nó được phản ánh qua bảng tổng kết doanh thu, chi phí, lợi nhuận của CN từ 2005- 2007:
Bảng số 5: Báo cáo kết quả kinh doanh về công tác tổ chức hội nghị, hội thảo của CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội.
Đơn vị: 1000 VND Năm
Chỉ tiêu
Đơn vị 2005 2006 2007
Doanh thu Triệu đồng 450 699 914
Chi phí Triệu đồng 330 570 750
Lợi nhuận Triệu đồng 120 129 164
( Nguồn: Báo cáo tổng kết các năm 2005, 2006, 2007 của công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist CN tại Hà Nội )
Qua bảng ta có sự so sánh về doanh thu và chi phí, lợi nhuận các năm của CN như sau:
• Doanh thu:
69
- Tỷ lệ chênh lệch tuyệt đối: năm 2006 so với 2005 là 249 triệu đồng; năm 2007/2006 là 215 triệu đồng
- Tỷ lệ chênh lệch tương đối: năm 2006/2005 là 1,55%; năm 2007/2006 là 1,30%
- Tỷ lệ chênh lệch tuyệt đối: năm 2006/2005 là 240 triệu đồng; năm 2007/2006 là 180 triệu đồng
- Tỷ lệ chênh lệch tương đối: năm 2006/2005 là 1,72%; năm 2007/2006 là 1,31%
• Lợi nhuận:
- Tỷ lệ chênh lệch tuyệt đối: năm 2006/2005 là 9 triệu đồng; năm 2007/2006 là 35 triệu đồng
- Tỷ lệ chênh lệch tương đối: năm 2006/2005 là 1,075%; năm 2007/2006 là 1,27%
Như vậy qua việc phân tích các con số ta thấy nhìn chung CN hoạt động có hiệu quả và mang tính ổn định tương đối, qua 3 năm CN hoạt động luôn có lãi, tuy kết quả còn chưa cao. Trong năm 2007 doanh thu và chi phí đều giảm xong mức giảm chi phí nhiều hơn giảm doanh thu ở cả chỉ tiêu tuyệt đối và tương đối nên CN hoạt động vẫn có lãi. Nó thể hiện sự hoạt động hiệu quả của CN, thể hiện CN ngày càng có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, lấy được giá ưu đãi của các nhà cung cấp.
70
CHƯƠNG III
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM CHUYÊN NGHIỆP HÓA CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI CHI
3.1 Cơ sở đề xuất
3.1.1 Dự báo phát triển của thị trường tổ chức hội nghị, hội thảitại Việt Nam. tại Việt Nam.
Theo những nhận xét về tổng quan thị trường tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện tại Việt Nam ta nhận thấy đây còn là một thị trường mới mẻ ở nước ta. Đa số các công ty tổ chức hội nghị, hội thảo đều chưa có nhân viên được đào tạo chuyên môn về vấn đề này, kinh nghiệm mà các công ty có được chủ yếu là do làm thực tế mà có, vì thế chất lượng chưa được đảm bảo, chưa có tính chuyên nghiệp trong các khâu chuẩn bị, khâu tổ chức và quản lý cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức. Vì thế lĩnh vực kinh doanh này hiện nay vẫn còn rất nhiều tiềm năng đối với các công ty du lịch cũng như công ty chuyên tổ chức sự kiện, hơn nữa đây là lĩnh vực kinh doanh mà mối quan hệ hợp tác giữa các nhà cung cấp và các công ty tổ chức hội nghị, hội thảo là không thể thiếu, hiện nay chúng ta đa số chỉ có quan hệ làm ăn với các đối tác quen thuộc, thị trường khách hàng trong lĩnh vực này cũng vậy. Việt Nam ngày càng hợp tác sâu rộng với các đối tác trên thế giới trên nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, tạo điều kiện cho các hoạt động gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm được diễn ra thường xuyên hơn, đây chính là những tiềm năng lớn phía sau cho các công ty tổ chức hội
71
nghị, hội thảo cũng như là cho CN công ty cổ phần vận chuyển Saigontourist tại Hà Nội.
3.1.2 Phương hướng kinh doanh của CN.
Theo nhận định của Giám đốc CN thì thị trường Mice cạnh trạnh chưa gay gắt, thường dựa vào các mối quan hệ , uy tín với khách hàng và đây
cũng là điểm mạnh mà CN đạt được trong 3 năm qua. CN nhận định từ quan hệ tốt với các đối tác về hội nghị, hội thảo, CN sẽ kết hợp mở rộng thêm về các tour outbound và inbound nhằm đẩy mạnh mảng dịch vụ của CN.
Trong thời gian tới CN tiếp tục giữ vững quan hệ với đối tượng khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm thêm đối tượng khách hàng mới, đối tượng khách hàng chủ yếu vẫn là các cơ quan nhà nước và một số cơ quan, tổ chức phi chính phủ có khả năng chi trả cao. Thị trường mà CN hướng đến vẫn là